Golongan

Akun Fungsi Bisnis Dokumen & Catatan

Transaksi

Pembelian 1. Persediaan 1. Pembuatan order 1. Permintaan pembelian

  2. pembelian 2. Order Pembelian
Properti,peralatan,aset
  tetap lainnya
3. Beban dibayar di 2. Penerimaan 3. Laporan penerimaan
  muka Barang & Jasa barang & jasa
  4.Beban Pabrik 3. Pengakuan utang 3. Faktur dari penjual
  5. Beban Penjualan   4. Memo Debet
  6. Beban administrasi   5. Voucher
      6. File transaksi pembelian
      7. Jurnal Pembelian
      8. Master file utang usaha
      9. Daftar Utang usah
      10. Laporan dari pemasok
Pengeluaran 1. kas di bank (untuk 1. Pembayaran &
kas pengeluaran kas) pencatatan 1. Check pembayaran
  pengeluaran kas 2. File Transaksi
  pengeluaran kas
  2. Utang usaha   3. Jurnal pengeluaran kas
  3. Potongan Pembelian    
GOLONGAN TRANSAKSI, AKUN – AKUN, FUNGSI BISNIS, DAN DOKUMEN
SERTA CATATAN UNTUK SIKLUS PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN

PEMBUATAN ORDER PEMBELIAN

Dokumen – dokumen yang lazim digunakan meliputi :

1
 a. Permintaan Pembelian : digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh pejabat
perusahaan yang diberi kewenangan untuk mengajukan permintaan pembelian.
b. Order pembelian : digunakan untuk memesan barang dan jasa dari pemasok. Dokumen
ini berisi deskripsi, kuantitas dan informasi lain yang berhubungan dengan barang dan
jasa yang diinginkan perusahaan.
PENERIMAAN BARANG DAN JASA
Laporan penerimaan adalah dokumen berupa kertas atau elektronik yang dibuat pada saat barang
diterima. Dalam laporan tersebut dicantumkan keterangan mengenai barang, jumlah yang
diterima, tanggal penerimaan, serta data lain yang relevan.
PENGAKUAN KEWAJIBAN (UTANG)
Dokumen – dokumen yang lazim digunakan meliputi :
a. Faktur dari pemasok : dokumen yang diterima daripenjual dan menunjukan jumlah yang
terutang yang berasal dari pembelian barang dan jasa.
b. Memo debet : dokumen yang diterima dari pemasok dan menunjukan pengurangan atsa
jumlah yang terutang yang disebabkan karena adanya pengembalian (retur) barang ke
pemasok atau diterimanya pengurangan harga.
c. Voucher : biasanya digunakan dalam suatu organisasi untuk menetapkan cara yang
formal dalam pencatatan dan pengawasan pembelian, terutama dengan membuat agar
setiap transaksi pembelian bernomor urut.
d. File transaksi pembelian : file yang dihasilakn komputer yang mencakup semua transaksi
pembelian yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu periode tertentu, misalnya
satu hari, satu minggu, atau sebulan.
e. Jurnal pembelian : dihasilkan dari file transaksi pembelian dan biasanya berisi nama
pemasok, tanggal, jumlah, dan kelompok akun untuk setiap transaksi seperti reparasi dan
pemeliharaan, persediaan atau kelompok akun lainnya.
f. Master file piutang usaha : mencatat transaksi pembelian, pengeluaran kas,dan retur
pembelian untuk setiap pemasok.
g. Daftar utang usaha : berisi daftar jumlah yang terutang kepada masing – masing pemasok
atau untuk setiap faktur atau voucher pada suatu saat tertentu.
Laporan dari pemasok : dokumen yang dibuat oleh pemasok setiap akhir bulan dan

2
 menunjukan saldo awal, pembelian, retur pembelian, dan pembayaran kepada pemasok
tersebut serta saldo akhir.

PENGOLAHAN DAN PENCATATAN PENGELUARAN KAS

Dokumen – dokumen yang berkaitan dengan proses pembayaran yang akan diperiksa auditor
meliputi :
a. Check : digunakan untuk pembayaran pembelian pada saat kewajiban jatuh tempo.
b. Jurnal pengeluaran kas : daftar atau laporan yang dihasilkan dari file transaksi
pengeluaran kas yang mencakup seluruh transaksi pada suatu periode waktu tertentu.
METODOLOGI UNTUK PERANCANGAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN
PENGUJIAN SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif transaksi untuk siklus pembelian dan
pembayaran terbagi dalam dua bagian besar yaitu pengujian pembelian dan pengujian
pengeluaran kas.
PEMAHAMAN PENGENDALIAN INTERNAL
Pemahaman ini dapat diperole auditor dengan mempelajari bagan alir yang berlaku pada
perusahaan klien, mereview daftar pertanyaan pengendalian internal, dan melaksanakan
pengujian mengikuti jejak transaksi pembelian dan pengeluaran kas.
MENILAI RISIKO DIRENCANAKAN
Otorisasi Pembelian
Pemberian otorisasi yang tepat untuk pembelian menjamin bahwa barang dan jasa yang
dibeli sungguh-sungguh barang yang dibutuhkan perusahaan, dan dengan demikian
menghindarkan terjadinya pembelian yang berlebihan atau tidak diperlukan. Setelah diotorisasi,
disusul dengan pembuatan order pembelian baran atau jasa. Order diterbitkan kepada pemasok
untuk membeli barang atau jasa dan dipandang sebagai dokumen resmi karena biasanya dibuat
dalam bentuk tertulis.
Pemisahan Pemegang Aset dari Fungsi Lainnya
Kebanyakan perusahaan memiliki bagian penerimaan yang harus membuat laporan
penerimaan barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan diperiksa. Salah satu copy
biasanya dikirimkan ke gudang bahan baku dan lembar lainnya dikirim ke bagian utang untuk
memberi informasi yang mereka butuhkan. Untuk mencegah pencurian maka barang tersebut
diawasi secara fisik sejak barang itu datang dan personel yang ditugasi harus independen.

3
Pencatatan Tepat Waktu dan Review Independen atas Transaksi
Pencatatan utang yang timbul dari transaksi pembelian dilakukan ketika barang atau jasa
diterima, bisa juga dicatat hingga faktur dari pemasok diterima. Cara manapun yang dipakai,
bagian utang bertanggungjawab untuk mencermati ketepatan pembelian. Dilakukan dengan cara
membandingkan rinci dalam order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari
pemasok untuk menentukan bahwa uraian, harga, kuantitas, termin, dan biaya pengakuan dalam
faktur adalah benar.
Otorisasi Pembayaran
Pengendalian terpenting atas pengeluaran kas meliputi penandatanganan check oleh
individu yang diberi otorisasi, pemisahan tanggungjawab untuk menandatangani check dan
melaksanakan fungsi utama, pemeriksaan yang cermat atas dokumen pendukung oleh
penandatanganan check sebelum suatu check ditandatangani.
MENENTUKAN LUASNYA PENGUJIAN PENGENDALIAN
Setelah auditor mengidentifikasi pengendalian internal kunci dan defisiensinya, auditor bisa
menilai risiko pengendalian. Apabila auditor bermaksud untuk mengandalkan pada pengendalian
untuk mengandalkan pada pengendalian untuk mendukung penilaian risiko pengendalian
pendahuluan di bawah maksimum, auditor melakukan pengujian pengendalian untuk
mendapatkan bukti bahwa pengendalian telah beroprasi dengan efektif. Dengan beroprasinya
pengendalian secara efektif didukung dengan tambahan pengujian pengendalian, auditor
menurunkan pengujian substantifnya.
MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIANN SUBSTANTIF
GOLONGAN TRANSAKSI UNTUK PEMBELIAN
1. Pembelian Terbukukan adalah untuk Barang dan Jasa yang Diterima (Keterjadian)
Apabila auditor puas bahwa pengendalian cukup untuk tujuan ini, pengujian untuk
memeriksa adanya transaksi yang tidak tepat dan pencatatan transaksi yang tidak pernah
terjadi bisa sangat dikurangi. Pengendalian yang memadai bisa mencegah terjadinya
pencatatan transaksi yang tidak pernah terjadi secara tidak disengaja, terutama yang berupa
pencatatan pembelian ganda.
2. Pembelian yang Terjadi telah Dibukukan (Kelengkapan)

4
 Kegagalan mencatat pembelian barang dan jasa yang diterima menyebabkan utang usaha
kurang saji dan mengakibatkan laba bersih dan ekuitas pemilik lebih saji. Oleh karena itu,
auditor harus memandang hal ini sebagai tujuan yang penting.
3. Pembelian Dicatat dengan Akurat (Ketelitian)
Luas pengujian rinci pada kebanyakan akun neraca dan akun beban tergantung pada
evaluasi auditor tentang efektivitas pengendalian internal atas ketelitian pencatatan transaksi
pembelian. Apabila klien menggunakan catatan persediaan perpetual, pengujian rinci saldo
juga dapat dikurangi secara signifikan seandainya auditor percaya bahwa catatan perpetual
adalah akurat.
4 Pembelian digolongkan dengan benar (penggolongan)
Pengujian rinci akun individual tertentu dapat dikurangi apabila auditor yakin bahwa
penendalian internal mencukupi untuk dapat memberikan keyakinan memadai mengenai
penggolongan yang benar di dalam jurnal pembelian. Auditor akan banyak membutuhkan waktu
untuk melaksanakan pengujian dokumen pembelian asset tetap dan akun-akun beban periode ini
guna memeriksa ketelitian dan kebenaran penggolongan. Oleh karena itu akan sangat
menghemat waktu apabila pengendalian internal efektif.
PERANCANGAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF
GOLONGAN TRANSAKSI UNTUK MENGELUARKAN KAS
Untuk pengendalian dan prosedur-prosedur audit ini kita berasumsi bahwa terdapat jurnal
khusus pembelian dan pengeluaran kas. Auditor biasanya melakukan pengujian pembelian dan
pengeluaran kas pada saat yang sama. Untuk transaksi tertentu yang dipilih dari jurnal
pembelian untuk diperiksa, faktur penjualan, laporan penerimaan barang, dan dokumen
pendukung lainnya.
SAMPLING ATRIBUT UNTUK PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN
SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI
Mengingat betapa pentingnya pengujian pengendalian dan pengujian golongan transaksi
untuk pembelian dan pembayaran, maka pengguna sampling atribut menjadi sangat lazim
dilakukan.

5
Ada tiga hal yang berbeda pada siklus pembelian dan pembayaran dibandingkan dengan siklus-
siklus laiinnya:
1. Seperti telah disinggung padda awal bab, siklus ini menyangkut banyak akun, baik yang
berupa akun-akun laba rugi, maupun akun –akun neraca.
2. Dalam siklus transaksi ini sangan lazim diperlukan prtimbangan yang signifikan, seperti
misalnya dalam hal sewa guna dan biaya kontruksi.
3. Jumlah rupiah untuk transaksi individual, seringkali berjumlah sangat besar.
METODOLOGI UNTUK PERANCANGAN PENGUJIAN RINCI SALDO UNTUK
UTANG USAHA
Karena hamper semua transaksi dalam siklus pembelian dann pembayaran mengalir
melalui akun utang usaha, akun ini sangat kritikal dalam setiap audit atas siklus pembelian dan
pembayaran. Utang usaha adalah kewajiban yang belum dibayar yang timbul dari pembelian
barang dan jasa yang telah diterima dalam kegiatan normal perusahaan. Utang usaha harus
dibedakan dari utang biaya dan kewajiban utang bunga. Kewajiban merupakan utang usaha
hanya apabila total kewajiban diketahui dan terutang pada tanggal neraca. Apabila kewajiban
menyangkut pembayaran bungan, maka harus dicatat sebagai utang wesel, utang kontrak, utang
hipotik, atau utang obligasi.
MENGIDENTIFIKASI RISIKO BISNIS KLIEN YANG MEMENGARUHI UTANG USAHA
(TAHAP I)
Akhir-akhir ini banyak perusahaan focus pada upaya memperbaiki manajemen aktivitas
rantai-pemasokan yang telah mengubah berbagai hal dalam rancangan sistem yang digunakan
untuk menginisiasi dan mencatat aktivitas pembelian dan pembayaran. Upaya-upaya untuk
merampingkan pembelian dan pembayaran barang dan jasa, termasuk lebih meningkatkan
pembelian persediaan secara just-in-time, meningkatkan berbagai informasi dengan pemasok,
dan pengguna teknologi informasi dan e-commerce.
MENETAPKAN MATERIALITAS KINERJA DAN ENILAI RISIKO INHEREN (TAHAP II)
Seperti halnya piutang usaha, sejumlah besar transaksi bisa memengaruhi utang usaha.
Saldonya sering kali berjumlah besar dan meliputi sejumlah besar pemasok dan biasanya akan
mahal bila harus mengaudit semua akun tersebut. Karena alasan tersebut, biasanya auditor
menetapkan materialitas kinerja untuk utang usaha relatif tinggi. Dengan alasan yang sama,
auditor sering menlai risiko inheren pada tingkat medium atau tinggi.

6
MENILAI RISIKO PENGENDALIAN DAN MERANGCANG SERTA MELAKSANAKAN
PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF GOLOANGAN
TRANSAKSI (TAHAP I DAN II)
Setelah auditor menetapkan materialitas kinerja dan risiko inheren untuk utang usaha,
mereka menilai risiko pengendalian berdasarkan pemahaman atas pngendalian internal. Oleh
karena itu, auditor harus memiliki pemahaman yang dalam tentang bagaimana pengendalian
yang berhubungan dengan utang usaha.
Pengaruh pengendalian internal klien atas pengujian pengendalian internal dapat dilikuskan
sebagai berikut:
1. Misalkan kklien memiliki pengendalian internal yang efektif atas catatan dan pembayaran
untuk pembelian.
2. Misalkan perusahaan tidak menggunakan laporan penerimaan barang, klien menunda
pencatatan pembelian hingga dilakukan pembayarn kas, dank karena kekurangan kas,
tagihan dari oemasok sering dibayar beberapa bulan setelah ttanggal jatuhnya.
MERANCANG DAN MELAKSANAKAN PROSEDUR ANALITIS (TAHAP III)
Pengggunaan prosedur analisi meruppakan hal penting dalam siklus pembelian dan
pembayaran seperti halnya dalam siklus yang lain, terutama Dallam menemukan kesalahan
penyajian dalam utang usaha.auditor harus membandingkan total beban tahun ini dengan tahun
sebelumnya untuk menemukan kesalahan penyajian dalam utang usaha maupun dalam akun
beban.
MERANCANG DAN MELAKSANAKAN PENGUJIAN RINCI SALDO AKUN UTANG
USAHA (TAHAP III)
Tujuan keseluruhan audit utang usaha adalah untuk menentukan apakah saldo utang
usaha telah disajikan secara wajar dan diungkapkan dengan tepat . tujuh dari delapan tujuan
audit saldo yang telah dibahas pada bab 4 diterapkan pada audit utang usaha, yaitu: keberadaan,
kelengkapan, ketelitian, penggolongan, pisah batas, kecocokan saldo, dan hak serta kewajiban.
Nilai bersih bisa direalisasi tidak bisa diterapkan pada utang usaha.
Pengujian Liabilitas Sesudah Tanggal Neraca
Luasnya pengujian untuk menemukan utang yang tidak dicata, sangat tergantung pada
penilaian risiko pengendalian dan materialitas saldo potensialdalam akun yang bersagkutan.

7
Prosedur audit yang sama yang sama yang digunakan untuk mencari utang yang tidak dicatat
diterapkan pula untuktujuan ketelitian.
Berikut adalah prosedur – prosedur yang lazim dilakukan :
Periksalah dokumen pendukung untuk pengeluaran kas sesudah tanggal neraca
Auditor memriksa dokumen pendukung untuk pengeluaran kas sesudah tanggal neraca
untuk menentukan apakah pengeluaran kas itu untuk membayar utang dariperiode ini. Apabila
pembayaran itu untuk pembayaran utang untuk periode ini, auditor harus menelusur ke daftar
utang usaha apakah utang termaksud tercantum dalam daftar utang usaha.
Periksalah dokumen pendukung untuk faktur tagihan yang belum dibayar samai beberapa
minggu setelah akhir tahun
Auditor melakukan prosedur ini diperiode berikutnya dengan cara yang sama seperti
prosedur diatas utuk tujuan yang sama. Prosedur ini berbeda dengan yang diatas, yaitu dalam hal
kewajiban ini belum dibayar sampai menjelang akhir audit, bukan kewajiban yang sudah
dibayar.
Telusur laporan penerimaan barang yang diterbitkan sebelum akhir tahun dengan faktur
penjualan yang bersangkutan
Semua barang yang diterima sebelum akhir tahun buku harus dimasukan sebagai utang
usaha. Dengan menelusur laporan penerimaan barang yang diterbitkan menjelang akhir tahun
buku ke faktur penjual dan meyakinkan bahwa semua telah dimasukan sebagai utang usaha,
auditor menguji ada tidaknya utang yang tidak dicatat.
Telusur laporan dari pemasok yang menunjukan saldo terutang ke daftar saldo utang usaha
Apabila klien menyimpan arsip laporan bulanan dari pemasok, auditor dapat menelusur
setiap laporan yang menunjukan saldo tertang pada setiap tanggal neraca ke daftar utang usaha,
untuk memastikan telah dimasukan sebagai utang usaha.
Pengiriman konfirmasi kepada pemasok yang memiliki hubungan bisnis dengan klien
Mekipun pengiriman konfirmasi untuk utang usaha tidak begitu lazim dibandingakan
dengan konfirmasi untuk piutang usaha, namun auditor dapat menggunakan prosedur ini jika
dipandang perlu untuk menguji jangan – jangan nama pemasok tidak tercantum dalam daftar
utang, atau ada transaksi yang dihilangkan, atau saldonya tidak sesuai dengan catatan pemasok.
Pengujian Pisah Batas

8
 Pengujian pisah batas utang usaha dilakukan untuk menentukan apakah transaksi yang
dibukukan beberapa hari sebelum dan beberapa hari sesudah tanggal neraca telah dibekukan
pada periode yang tepat. Lima pengujian audit yang liabilitas telah dikemukakan diatas semua
merupakan pengujian pisah batas untuk pembelian, tetapi semuanya ditekankan untuk
menemukan kurang saji
Hubungan antara pisah batas dengan observasi fisik persediaan

Dalam menentukan apakah pisah batas sudah benar, sebaiknya pengujian pisah batas
dikoordinasikan dengan observasi penghitungan fisik persediaan. Informasi pisah batas untuk
pembelian harus diperoleh selama observasi fisik persediaan.

Persediaan dalam perjalanan

Dalam menentukan utang usaha, auditor harus membedakan antara pembelian persediaan
yang dilakukan atas dasar FOB destination dengan yang dilakukan atas dasar FOB origin.
Auditor akan dapat menentukan apakah persediaan telah dibeli atas dasar FOB destination
ataukan FOB origin dengan memeriksa dari faktur penjual.

KEANDALAN BUKTI

Auditor harus memahami keandalan relatif tiga tipe utama bukti yang biasa untuk
memeriksa utang usaha diantaranya :

Perbedaan antara faktur penjualan dengan laporan dari penjualan

Auditor haus bisa membedakan antara faktur dari penjual dengan laporan dari
penjualdalam melakukan verifikasi atas jumlah yang terutang kepada pemasok. Auditor
mendapat bukti tentang transaksi individual dengan pendukungnya, seperti laporan penerimaan
barang dan order pembelian

Perbedaan antara laporan dari penjual dengan konfirmasi

Perbedaan terpenting antara laporan dari penjual dengan konfirmasi utang usaha adalah
sumber informasinya. Laporan dari penjua dibuat oleh penjualtetapi berada ditangan klie ketika
auditor memeriksanya. Jawaban atas permintaan konfirmasi untuk utang usaha pada umumnya
harus dikirim langsung ke kantor akuntan publik oleh penjual.

9
10