Revenue Cycle

Perusahaan ekonomi, baik untuk profit maupun non-profit, menghasilkan

pendapatan melalui proses bisnis yang membentu siklus pendapatan mereka.
Dalam bentuk yang paling sederhana, siklus pendapatan adalah pertukaran
langsung barang atau jasa jadi dengan uang tunai dalam satu transaksi antara
penjual dan pembeli. Siklus pendapatan yang lebih kompleks memproses
penjualan secara kredit. Beberapa hari atau minggu mungkin berlalu atara tempat
penjualan dan penerimaan uang tunai berikutnya. Jeda waktu ini membagi
transaksi pendapatan menjadi dua fase:
1. Fase Fisik, yang melibatkan aset atau jasa dari penjual ke pembeli.
2. Tahap keuangan, yang melibatkan penerimaan uang tunai oleh penjual
Sebagian besar perusahaan memperlakukan setiap fase sebagai transaksi
terpisah.
A. Sistem Konseptual
Pada bagian ini, kami memeriksa siklus pendapatan secara konseptual.
Dengan menggunakan diagram aliran data (DFD) sebagai panduan, kami akan
melacak urutan aktivitas melalui tiga proses yang membentuk siklus pendapatan
untuk sebagian besar organisasi ritel, grosir, dan manufaktur. Ini adalah prosedur
pesanan penjualan, prosedur retur penjualan, dan prosedur penerimaan kas.
Perusahaan jasa seperti rumah sakit, perusahaan asuransi, dan bank akan
menggunakan metode khusus industri yang berbeda.
Bagian ini dimaksudkan agar kita bisa netral teknologi. Dengan kata lain, tugas
yang dijelaskan dapat dilakukan secara manual atau oleh komputer. Pada titik ini
fokus kami adalah pada apa (secara konseptual) perlu dilakukan, bukan
bagaimana (secara fisik) hal itu dicapai. Pada berbagai tahap dalam proses kami
akan memeriksa dokumen, jurnal, dan buku besar tertentu yang ditemukan. Sekali
lagi, ulasan ini netral teknologi. Dokumen dan file ini mungkin dalam bentuk fisik
(hard copy) atau digital (dihasilkan komputer). Di bawah ini, kita akan membahas
contoh sistem fisik.
1. Prosedur Pemesanan Penjualan
Prosedur pesanan penjualan mencakup tugas-tugas yang terlibat dalam
menerima dan memproses pesanan pelanggan, mengisi pesanan dan
mengirimkan produk ke pelanggan, menagih pelanggan pada waktu yang tepat,
dan menghitung transaksi dengan benar.
a. Menerima pesanan, proses penjualan dimulai dengan penerimaan
pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan jumlah barang dagangan

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Revenue Cycle

yang diinginkan. Pada titik ini, pesanan pelanggan tidak dalam format
standar dan mungkin atau mungkin bukan dokumen fisik. Pesanan
mungkin datang melalui surat, telepon, atau dari perwakilan lapangan yang
mengunjungi pelanggan. Jika pelanggan juga merupakan entitas bisnis,
pesanan sering kali merupakan salinan pesanan pembelian pelanggan.
Pesanan pembelian adalah dokumen siklus pengeluaran.
b. Karena pesanan pelanggan tidak dalam format standar yang dibutuhkan
oleh sistem pemrosesan pesanan penjual, tugas pertama adalah
mentranskripsikannya ke dalam format formal, yaitu order penjualan.
Pesanan penjualan menangkap informasi penting seperti nama pelanggan,
alamat, dan nomor rekening; nama, nomor, dan deskripsi barang yang
dijual; dan jumlah dan harga satuan dari setiap barang yang terjual. Pada
titik ini, informasi keuangan seperti pajak, diskon, dan biaya pengiriman
mungkin disertakan atau tidak. Setelah membuat pesanan penjualan,
salinannya ditempatkan di pelanggan membuka file pesanan untuk
referensi di masa mendatang. Tugas mengisi pesanan dan menyampaikan
produk ke pelanggan mungkin membutuhkan waktu berhari-hari atau
bahkan berminggu-minggu. Selama periode ini, pelanggan dapat
menghubungi pemasok mereka untuk memeriksa status pesanan mereka.
Catatan pelanggan dalam file pesanan terbuka diperbarui setiap kali status
pesanan berubah seperti persetujuan kredit, pemesanan kembali, dan
pengiriman. File pesanan terbuka dengan demikian memungkinkan
karyawan layanan pelanggan untuk menanggapi pertanyaan pelanggan
dengan cepat dan akurat.
c. Periksa kredit, sebelum memproses pesanan lebih lanjut, kelayakan kredit
pelanggan perlu ditetapkan. Keadaan penjualan akan menentukan sifat
dan tingkat pemeriksaan kredit. Misalnya, pelanggan baru mungkin
menjalani penyelidikan keuangan penuh untuk menetapkan jalur kredit.
Namun, setelah batas kredit ditetapkan, pemeriksaan kredit pada
penjualan berikutnya mungkin dibatasi untuk memastikan bahwa
pelanggan memiliki riwayat pembayaran tagihannya dan bahwa penjualan
saat ini tidak melebihi batas yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses
persetujuan kredit merupakan kontrol otorisasi dan harus dilakukan
sebagai fungsi yang terpisah dari aktivitas penjualan. Dalam sistem
konseptual kami, tugas pesanan terima mengirimkan pesanan penjualan

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Revenue Cycle

(salinan kredit) ke tugas kredit cek untuk persetujuan. Kembali pesanan

penjualan disetujui kemudian memicu kelanjutan proses penjualan dengan
merilis informasi pesanan penjualan secara bersamaan ke berbagai tugas.
Beberapa dokumen yang disebutkan di bagian berikut, seperti rilis stok, slip
pengepakan, pemberitahuan pengiriman, dan faktur penjualan, hanyalah
salinan pesanan penjualan untuk tujuan khusus dan tidak diilustrasikan
secara terpisah.
d. Pilih barang, aktivitas menerima pesanan meneruskan rilis saham
dokumen (juga disebut tiket pengambilan) ke fungsi pengambilan barang,
di gudang. Dokumen ini mengidentifikasi item-item persediaan yang harus
ditempatkan dan diambil dari rak gudang. Ini juga memberikan otorisasi
resmi bagi personel gudang untuk melepaskan barang-barang tertentu.
Setelah memilih stok, pesanan diverifikasi keakuratan dan barang dan rilis
saham terverifikasi dokumen tugas dikirim ke kapal barang. Jika tingkat
persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan, pegawai gudang
menyesuaikan pelepasan stok terverifikasi untuk mencerminkan jumlah
yang benar-benar masuk ke pelanggan. Karyawan kemudian
mempersiapkan pesanan yang akan di record kembali, yang tetap di file
sampai persediaan tiba dari pemasok. Item yang dipesan kembali dikirim
sebelum penjualan baru diproses. Terakhir, pegawai gudang
menyesuaikan catatan stok untuk mencerminkan pengurangan
persediaan. Catatan stok ini bukanlah catatan akuntansi formal untuk
mengendalikan aset persediaan. Mereka digunakan untuk tujuan
manajemen gudang saja. Menugaskan pemeliharaan aset dan tanggung
jawab penyimpanan catatan akuntansi kepada petugas gudang akan
melanggar prinsip utama pengendalian internal. Fungsi pengendalian
persediaan, dibahas kemudian, memelihara catatan persediaan akuntansi
formal.
e. Mengirim barang, sebelum kedatangan barang dan dokumen pelepasan
stok yang diverifikasi, departemen pengiriman menerima slip pengepakan
dan pemberitahuan pengiriman dari fungsi terima pesanan. Slip
pengepakan pada akhirnya akan dikirimkan bersama barang ke pelanggan
untuk menjelaskan isi pesanan. Pemberitahuan pengiriman nantinya akan
diteruskan ke fungsi billing sebagai bukti bahwa pesanan pelanggan telah
dipenuhi dan dikirimkan. Dokumen ini menyampaikan fakta baru terkait

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Revenue Cycle

seperti tanggal pengiriman, item dan jumlah yang sebenarnya dikirim,

nama pengangkut, dan biaya pengiriman. Di beberapa sistem,
pemberitahuan pengiriman adalah dokumen terpisah yang disiapkan
dalam fungsi pengiriman. Setelah menerima barang dari gudang, petugas
pengiriman merekonsiliasi barang fisik dengan rilis stok, slip pengepakan,
dan pemberitahuan pengiriman untuk memverifikasi bahwa pesanan
sudah benar. Fungsi barang kapal dengan demikian berfungsi sebagai titik
kontrol verifikasi independen yang penting dan merupakan kesempatan
terakhir untuk mendeteksi kesalahan sebelum pengiriman. Petugas
pengiriman mengemas barang, melampirkan slip pengepakan, melengkapi
pemberitahuan pengiriman, dan menyiapkan daftar muatan kapal atau Bill
of lading. Bill of lading adalah kontrak resmi antara penjual dan perusahaan
pelayaran (pengangkut) untuk mengangkut barang ke pelanggan.
Dokumen ini menetapkan kepemilikan dan tanggung jawab hukum atas
aset dalam perjalanan. Setelah barang ditransfer ke pengangkut, petugas
pengiriman mencatat kiriman di log pengiriman, meneruskan
pemberitahuan pengiriman dan rilis stok ke fungsi tagihan-pelanggan
sebagai bukti pengiriman, dan memperbarui file pesanan terbuka
pelanggan.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Revenue Cycle

f. Bill customer, pengiriman barang menandai selesainya peristiwa ekonomi

dan titik di mana pelanggan harus ditagih. Penagihan sebelum pengiriman
mendorong pencatatan yang tidak akurat dan operasi yang tidak efisien.
Saat pesanan pelanggan awalnya disiapkan, beberapa detail seperti
ketersediaan inventaris, harga, dan biaya pengiriman mungkin tidak
diketahui dengan pasti. Dalam kasus back-order, misalnya, pemasok
biasanya tidak menagih pelanggan untuk barang yang stoknya habis.
Penagihan untuk barang yang tidak dikirim menyebabkan kebingungan,
merusak hubungan dengan pelanggan, dan membutuhkan pekerjaan
tambahan untuk membuat penyesuaian pada catatan akuntansi. Untuk
mencegah masalah tersebut, fungsi penagihan menunggu pemberitahuan
dari pengiriman sebelum menagih. Fungsi tagihan-pelanggan menerima
pesanan penjualan (salinan faktur) dari tugas terima pesanan. Dokumen
ini ditempatkan di SO file tertunda hingga diterimanya pemberitahuan
pengiriman, yang menjelaskan produk yang sebenarnya dikirim ke
pelanggan. Setelah tiba, barang yang dikirim akan direkonsiliasi dengan
yang dipesan dan harga satuan, pajak, dan biaya pengiriman ditambahkan
ke salinan faktur pesanan penjualan. Selesai faktur penjualan adalah
tagihan pelanggan, yang secara resmi menggambarkan tagihan kepada
pelanggan. Selain itu, fungsi penagihan melakukan tugas-tugas terkait
pencatatan berikut ini:
1) Mencatat penjualan di jurnal penjualan.
2) Meneruskan salinan buku besar dari pesanan penjualan ke tugas
dan memperbarui catatan piutang.
3) Mengirim dokumen perilisan stok ke tugas perbarui catatan
inventaris.
g. Jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat
transaksi penjualan yang sudah selesai. Rincian faktur penjualan
dimasukkan ke dalam jurnal satu per satu. Setiap voucher jurnal mewakili
entri jurnal umum dan akun buku besar yang terpengaruh. Ringkasan
transaksi, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup semuanya dimasukkan
ke dalam buku besar melalui metode ini. Ketika disetujui dengan benar,
voucher jurnal adalah kontrol yang efektif terhadap entri yang tidak sah ke
buku besar. Sistem voucher jurnal menghilangkan kebutuhan akan jurnal
umum formal, yang digantikan oleh file voucher jurnal.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Revenue Cycle

h. Perbarui catatan inventarisasi, pembaruan fungsi kontrol inventaris buku

besar pembantu persediaan akun dari informasi yang terkandung dalam
dokumen rilis saham. Dalam sistem persediaan perpetual, setiap item
persediaan memiliki catatannya sendiri di buku besar yang berisi, minimal,
dan beberapa data. Setiap dokumen pelepasan stok mengurangi kuantitas
di tangan satu atau lebih akun inventaris.
i. Update akun piutang, catatan pelanggan di buku besar pembantu piutang
dagang (AR) diperbarui dari informasi pesanan penjualan (salinan buku
besar) yang disediakan. Setiap pelanggan memiliki catatan akun di buku
besar pembantu AR yang berisi, setidaknya, data berikut: nama pelanggan;
alamat pelanggan; saldo saat ini; kredit yang tersedia; tanggal transaksi;
nomor faktur; dan kredit untuk pembayaran, pengembalian, dan tunjangan.
j. Posting ke buku besar, pada penutupan periode pemrosesan transaksi,
fungsi buku besar telah menerima voucher jurnal dari tugas penagihan dan
pengendalian inventaris serta ringkasan akun dari fungsi AR. Karena akun
buku besar digunakan untuk menyiapkan laporan keuangan, akun tersebut
hanya berisi gambar ringkasan (tidak ada detail pendukung) dan hanya
memerlukan informasi posting ringkasan. Informasi ini mendukung kontrol
verifikasi independen yang penting. Ringkasan AR, yang disediakan oleh
fungsi AR secara independen, digunakan untuk memverifikasi keakuratan
voucher jurnal dari penagihan. Angka ringkasan AR harus sama dengan
total debit ke AR yang tercermin dalam voucher jurnal untuk periode
transaksi. Dengan menggabungkan angka-angka ini, fungsi buku besar
dapat mendeteksi banyak jenis kesalahan.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Revenue Cycle

2. Prosedur Pengembalian Penjualan

Suatu perusahaan dapat mengharapkan bahwa persentase tertentu dari
penjualannya akan dikembalikan. Ini terjadi karena sejumlah alasan, beberapa di
antaranya mungkin:
a. Perusahaan mengirimkan barang dagangan yang salah kepada pelanggan
b. Barang rusak
c. Produk rusak saat pengiriman
d. Pembeli menolak pengiriman karena penjual terlambat mengirimkan
barang atau tertunda dalam perjalanan
Ketika pengembalian diperlukan, pembeli meminta kredit untuk produk yang
tidak diinginkan. Ini melibatkan pembalikan transaksi sebelumnya dalam prosedur
pesanan penjualan.
a. Siapkan slip pengembalian, ketika barang dikembalikan, pegawai
departemen penerima menghitung, memeriksa, dan mempersiapkan slip
kembali mendeskripsikan item. Barang, bersama dengan salinan slip
pengembalian, pergi ke gudang untuk diisi kembali. Karyawan kemudian
mengirimkan salinan kedua slip pengembalian ke fungsi penjualan untuk
menyiapkan nota kredit.
b. Siapkan kredit memo, setelah menerima slip pengembalian, karyawan
penjualan mempersiapkan memo kredit. Dokumen ini adalah otorisasi bagi
pelanggan untuk menerima kredit atas barang dagangan yang
dikembalikan. Beberapa sistem mungkin benar-benar menggunakan
salinan memo kredit bertanda pesanan penjualan. Dalam kasus di mana
otorisasi khusus diperlukan (yaitu, jumlah pengembalian atau keadaan
seputar pengembalian melebihi wewenang umum karyawan penjualan
untuk menyetujui), nota kredit pergi ke manajer kredit untuk mendapatkan
persetujuan. Namun, jika petugas memiliki kewenangan umum yang cukup
untuk menyetujui pengembalian, nota kredit dikirim langsung ke fungsi
penagihan, di mana transaksi penjualan pelanggan dibalik.
c. Setujui memo kredit, manajer kredit mengevaluasi keadaan pengembalian
dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak kredit. Manajer
kemudian mengembalikan file nota kredit yang disetujui ke departemen
penjualan.
d. Perbarui jurnal penjualan, setelah menerima nota kredit yang disetujui,
transaksi tersebut dicatat dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra. Nota

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Revenue Cycle

kredit kemudian diteruskan ke fungsi pengendalian inventaris untuk

diposting. Pada akhir periode, total retur penjualan dirangkum dalam
voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar.
e. Update akun persediaan dan rekaman piutang, fungsi pengendalian
persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo
kredit ke piutang, di mana akun pelanggan juga disesuaikan. Secara
berkala, kontrol inventaris mengirimkan voucher jurnal yang meringkas nilai
total pengembalian inventaris ke tugas pembaruan buku besar umum.
Demikian pula, piutang mengajukan ringkasan akun AR ke fungsi buku
besar.
3. Prosedur Penerimaan Tunai
Prosedur pesanan penjualan menjelaskan transaksi kredit yang menghasilkan
pembentukan piutang. Pembayaran di akun jatuh tempo pada suatu tanggal di
masa depan, yang ditentukan oleh persyaratan perdagangan. Prosedur
penerimaan kas berlaku untuk acara mendatang ini. Mereka melibatkan
penerimaan dan pengamanan uang tunai; menyimpan uang tunai di bank;
mencocokkan pembayaran dengan pelanggan dan menyesuaikan akun yang
benar; dan dengan benar memperhitungkan dan merekonsiliasi detail keuangan
transaksi. Semua akan dijelaskan secara rinci sebagai berikut.
a. Buka mail dan siapkan saran remitansi, seorang karyawan ruang surat
membuka amplop yang berisi pembayaran pelanggan dan nasihat
pengiriman uang . Nasihat pengiriman uang berisi informasi yang
diperlukan untuk melayani rekening pelanggan individu. Ini termasuk
tanggal pembayaran, nomor rekening, jumlah yang dibayarkan, dan nomor
cek pelanggan. Hanya bagian di atas garis berlubang yang merupakan
saran pengiriman uang, yang dihapus dan dikembalikan oleh pelanggan
dengan pembayaran. Dalam beberapa sistem, bagian bawah dokumen
adalah pernyataan pelanggan yang dikirim oleh departemen penagihan
secara berkala. Dalam kasus lain, ini bisa menjadi faktur pelanggan asli,
yang dijelaskan dalam prosedur pesanan penjualan. Nasihat pengiriman
uang adalah bentuk dokumen penyelesaian. Pentingnya hal ini paling jelas
terlihat di perusahaan yang memproses penerimaan kas dalam jumlah
besar setiap hari. Misalnya, memproses cek dari John Smith tanpa detail
pendukung akan membutuhkan pencarian yang memakan waktu dan
mahal melalui mungkin ribuan catatan untuk menemukan John Smith yang

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Revenue Cycle

benar. Tugas ini sangat disederhanakan ketika pelanggan memberikan

nomor akun yang diperlukan dan informasi posting. Karena kemungkinan
kesalahan dan kelalaian transkripsi, penjual tidak mengandalkan
pelanggan mereka untuk memberikan informasi ini langsung pada cek
mereka. Kesalahan dihindari dan efisiensi operasional sangat ditingkatkan
dengan menggunakan saran pengiriman uang. Personel ruang surat
mengarahkan cek dan saran pengiriman uang ke petugas administrasi
yang mendukung cek '' Hanya Untuk Deposit '' dan mencocokkan jumlah
pada setiap saran pengiriman uang dengan cek yang sesuai. Petugas
kemudian mencatat setiap cek pada formulir yang disebut a daftar
pengiriman uang (atau daftar awal kas), di mana semua kas yang diterima
dicatat. Dalam contoh ini, petugas menyiapkan tiga salinan daftar
pengiriman uang. Salinan asli dikirim dengan cek ke fungsi cek catatan dan
deposit. Salinan kedua disertai dengan saran pengiriman uang ke fungsi
AR pembaruan. Yang ketiga adalah tugas rekonsiliasi.
b. Rekam dan cek deposit, seorang pegawai penerimaan kas memverifikasi
keakuratan dan kelengkapan pemeriksaan terhadap prelist. Setiap cek
yang mungkin hilang atau salah arah antara ruang surat dan fungsi ini
dengan demikian diidentifikasi. Setelah mendamaikan prelist dengan cek,
karyawan mencatat cek tersebut di jurnal penerimaan kas . Semua
transaksi penerimaan kas, termasuk penjualan tunai, penerimaan kas lain-
lain, dan penerimaan kas secara kredit, dicatat dalam jurnal penerimaan
kas. Perhatikan bahwa setiap cek yang diterima dari pelanggan
dicantumkan sebagai item baris terpisah. Selanjutnya, petugas siapkan slip
bank penyetoran menunjukkan jumlah kwitansi hari itu dan seterusnya.
Setelah dana disimpan, teller bank memvalidasi slip setoran dan
mengembalikannya ke perusahaan untuk di rekonsiliasi. Pada penghujung
hari, pegawai penerima kas merangkum entri jurnal dan mengirimkan entri
voucher jurnal berikut ke fungsi buku besar.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065