Introduction to Transaction Processing

Gambaran Umum Pemrosesan Transaksi

Pada bab 1, transaksi keuangan didefinisikan sebagai peristiwa ekonomi
yang memengaruhi aset dan ekuitas perusahaan, tercermin dalam akunnya, dan
diukur dalam satuan moneter.
Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi
dengan pihak eksternal, ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian
persediaan, pelepasan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan.
Transaksi keuangan juga mencakup peristiwa internal tertentu seperti penyusutan
aset tetap; penerapan tenaga kerja, bahan baku, dan overhead pada proses
produksi; dan pemindahan persediaan dari satu departemen ke departemen lain.
Siklus Transaksi
Tiga siklus transaksi memproses sebagian besar aktivitas ekonomi
perusahaan, yaitu siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan.
Siklus ini ada di semua jenis bisnis, baik jenis yang mencari untung maupun yang
tidak mencari untung. Gambar di bawah menunjukkan hubungan siklus ini dan
aliran sumber dayanya.

1. Siklus pengeluaran, kegiatan bisnis dimulai dengan perolehan

material, properti, dan tenaga kerja dengan imbalan uang tunai atau
yang disebut siklus pengeluaran. Sebagian besar transaksi
pengeluaran didasarkan pada hubungan kredit antara pihak-pihak
perdagangan. Berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu dapat
berlalu di antara dua peristiwa ini. Dengan demikian, dari perspektif
sistem, transaksi ini memiliki dua bagian, yaitu komponen fisik
(perolehan barang) dan komponen keuangan (pembelian barang).

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Introduction to Transaction Processing

2. Siklus konversi, siklus konversi terdiri dari dua subsistem utama, yaitu
sistem produksi dan sistem akuntansi biaya. Sistem produksi
melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk fisik
melalui proses manufaktur. Ini termasuk menentukan kebutuhan
bahan baku, otorisasi pekerjaan yang harus dilakukan dan pelepasan
bahan baku ke dalam produksi, dan mengarahkan pergerakan barang
dalam proses melalui berbagai tahap manufaktur. Sistem akuntansi
biaya memantau aliran informasi biaya yang berkaitan dengan
produksi. Informasi yang dihasilkan sistem ini digunakan untuk
inventaris penilaian, penganggaran, pengendalian biaya, pelaporan
kinerja, dan keputusan manajemen, seperti membuat atau membeli
keputusan.
3. Siklus pendapatan, perusahaan menjual barang jadi mereka kepada
pelanggan melalui siklus pendapatan, yang melibatkan pemrosesan
uang tunai penjualan kredit, dan penerimaan kas setelah penjualan
kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki fisik dan komponen
keuangan, yang diproses secara terpisah. Subsistem utama dari
sikluas pendapatan ada 2 (dua), yaitu pemrosesan pesanan penjualan
dan penerimaan uang tunai.
Catatan Akuntansi
Pada bagian ini, kita akan mulai dengan catatan tradisional yang
digunakan dalam sistem manual dan kemudian memeriksanya dalam sistem
berbasis computer.
1. Dokumen, memberikan bukti peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk
memulai pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen, yaitu:
a. Dokumen sumber, merupakan sebuah bukti peristiwa ekonomi yang
dibuat di awal transaksi. Dokumen ini dibuat untuk menangkap dan
memformalkan data transaksi yang dibutuhkan oleh siklus transaksi
untuk diproses.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Introduction to Transaction Processing

b. Dokumen produk, merupakan hasil pemrosesan transaksi dari

mekanisme pemicu proses. Contohnya adalah cek panggilan kepada
karyawan adalah dokumen produk dari sistem penggajian.

c. Dokumen perubahan, merupaka dokumen produk dari satu sistem

yang menjadi dokumen sumber untuk sistem lain. Dokumen turnaround
berisi informasi penting tentang akun pelanggan untuk membantu
sistem penerimaan kas memproses pembayaran.

2. Jurnal, merupakan catatan entri kronologis. Pada titik tertentu dalam

proses transaksi, ketika semua fakta relevan tentang transaksi diketahui,
peristiwa tersebut dicatat dalam jurnal dalam urutan kronologis. Dokumen
adalah sumber utama data untuk jurnal. Ada dua jenis utama jurnal, yaitu:
a. Jurnal khusus, digunakan untuk mencatat transaksi tertentu atau
khusus yang terjadi, seperti jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal
penerimaan kas, dan jurnal pengeluaran kas. Bisa dilihat pada gambar
di bawah ini yang menunjukkan jurnal khusus untuk mencatat transaksi
penjualan saja.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Introduction to Transaction Processing

Seperti yang bisa dilihat, jurnal penjualan menyediakan format khusus

untuk mencatat transaksi penjualan saja. Pada akhir periode
pemrosesan (bulan, minggu, atau hari), juru tulis memposting jumlah
dalam kolom ke akun buku besar yang ditunjukkan.
b. Jurnal umum, Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat
transaksi yang tidak berulang, jarang, dan berbeda. Sebagai contoh,
kita biasanya mencatat depresiasi periodik dan ayat jurnal penutup
pada jurnal umum.

Perhatikan bahwa kolom tidak spesifik, memungkinkan semua jenis

transaksi dicatat. Entri dicatat secara kronologis.
3. Buku Besar
Buku besar (General Ledger), merupakan buku akun yang mencerminkan
efek keuangan dari transaksi perusahaan setelah diposting dari berbagai
jrunal. Jika jurnal menunjukkan efek kronologis dari aktivitas bisnis, maka
buku besar menunjukan aktivitas berdasarkan jenis akun. Buku besar
menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo saat ini dari setiap akun.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Introduction to Transaction Processing

Ada dua tipe buku besar, yaitu:

a. Buku besar umum, berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk
akun kontrol yang sangat diringkas.
b. Buku besar pembantu, berisi perincian dari akun individu yang
merupakan akun kontrol tertentu.
Jejak Audit
Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya memberikan jejak audit
untuk melacak transaksi dari sumber dokumen ke laporan keuangan. Auditor
eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan organisasi bisnis publik
atas nama pemegang saham dan pihak berkepentingan lainnya. Auditor eksternal
secara berkala mengevaluasi laporan keuangan organisasi bisnis publik atas
nama pemegang saham dan pihak berkepentingan lainnya. Tanggung jawab
auditor melibatkan, di dalam bagian, peninjauan akun, dan transaksi yang dipilih
untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapannya.
. Mari kita asumsikan auditor ingin memverifikasi keakuratan piutang klien
seperti yang dipublikasikan dalam laporan keuangan tahunannya. Auditor dapat
menelusuri angka piutang di neraca ke buku besar akun kontrol piutang.

Audit piutang sering mencakup prosedur yang disebut konfirmasi. Ini

melibatkan menghubungi yang dipilih pelanggan untuk menentukan apakah
transaksi yang dicatat dalam akun benar-benar terjadi dan pelanggan setuju
dengan saldo yang tercatat. Informasi yang terkandung dalam dokumen sumber
dan anak perusahaan akun memungkinkan auditor untuk mengidentifikasi dan

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Introduction to Transaction Processing

menemukan pelanggan yang dipilih untuk konfirmasi. Hasil dari merekonsiliasi

buku besar pembantu piutang dengan akun kontrol dan dari konfirmasi pelanggan
akan membantu auditor membentuk opini tentang keakuratan piutang seperti yang
dilaporkan pada neraca keuangan.
Sistem Berbasis Komputer
Ada empat jenis file magnetik yang berbeda, yaitu:
1. Master File, umumnya berisi data akun, contohnya seperti buku besar
umum dan buku besar pembantu. Nilai data dalam master file biasanya
diperbarui dari transaksi.
2. Transaction File, berupa file sementara dari catatan transaksi yang
digunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam master file,
contohnya seperti penjualan, penerimaan persediaan, dan penerimaan
kas.
3. Reference File, yang menyimpan data yang digunakan sebagai standar
untuk memproses transaksi, misalnya berupa program penggajian dapat
merujuk pada tabel pajak untuk menghitung jumlah pemotongan pajak
yang tepat untuk transaksi penggajian.
4. Archive File, berisi catatan transaksi masa lalu yang disimpan untuk
referensi di masa yang akan datang. Transaksi ini merupakan bagian
penting dari jejak audit. Contoh dari archive file ini adalah jurnal, informasi
penggajian periode sebelumnya, catatan akun yang dihapus, dan buku
besar periode sebelumnya.
Teknik Dokumentasi
1. Data Flow Diagram (DFD), menggunakan symbol untuk mewakili
entitas, proses, aliran data, dan penyimpanan data yang berhubungan
dengan sistem. DFD digunakan untuk mewakili sistem pada tingkat
detail yang berbeda dari yang sangat umum hingga yang sangat detail.
Teknik ini mewakili sumber dan tujuan data. Analis sistem
menggunakan DFD secara ekstensif untuk mewakili elemen logis dari
sistem. Namun, teknik ini tidak menggambarkan sistem fisik. Dengan
kata lain, DFD menunjukkan tugas logis apa yang sedang dilakukan,
tetapi bukan bagaimana melakukannya atau siapa (atau apa) yang
melakukannya.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Introduction to Transaction Processing

2. Entity Relationship (ER) Diagram, merupakan teknik dokumentasi yang

digunakan untuk mempresentasikan hubungan antar entitas. Entitas
adalah:
a. sumber daya fisik (mobil, uang tunai, atau inventaris),
b. acara (pemesanan persediaan, penerimaan uang tunai, pengiriman
barang), dan;
c. agen (penjual, pelanggan, atau vendor) yang ingin diambil datanya
oleh organisasi.
Derajat hubungan, yang disebut kardinalitas, adalah pemetaan numerik
antara instansi entitas. Suatu hubungan dapat berupa:
a. satu ke satu (1:1)
b. satu ke banyak (1:M)
c. banyak ke banyak (M:M)
Jika kita menganggap entitas dalam diagram ER sebagai file record,
kardinalitas adalah jumlah maksimum record dalam satu file yang
terkait dengan satu record di file lain dan sebaliknya. Kardinalitas
mencerminkan aturan bisnis normal serta kebijakan organisasi.
Perancang sistem mengidentifikasi entitas dan menyiapkan modelnya.
Model data ini adalah cetak biru untuk apa yang pada akhirnya akan
menjadi database fisik. Kedua diagram tersebut terkait melalui data;
setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data yang
sesuai dalam diagram ER.
3. Flowcharts, representasi grafis dari sistem yang menggambarkan
hubungan fisik antara entitas kuncinya. Teknik ini dapat digunakan
untuk mewakili aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau
keduanya. representasi grafis dari sistem yang menggambarkan
hubungan fisik antara entitas kuncinya. Teknik ini juga apat digunakan
untuk mewakili aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau
keduanya.
a. Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen
sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku
besar, dan file), departemen organisasi yang terlibat dalam proses,
dan aktivitas (baik administrasi maupun fisik) yang dilakukan di
departemen.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Introduction to Transaction Processing

b. Bagan alir sistem menggambarkan aspek komputer dari suatu

sistem. Mereka menggambarkan hubungan antara input (sumber)
data, file transaksi, program komputer, file master, dan laporan
output yang dihasilkan oleh sistem. Ini juga menjelaskan jenis
media yang digunakan dalam sistem, seperti pita magnetik, disk
magnetik, dan terminal.
Dikotomi (perbedaan) antara diagram alur dokumen dan diagram alur
sistem mencerminkan dikotomi yang secara tradisional ada antara
aspek manual dan komputer dari suatu sistem informasi.
4. Batch Processing, memungkinkan pengelolaan volume transaksi yang
besar secara efisien. Batch adalah sekelompok transaksi serupa
(seperti pesanan penjualan) yang diakumulasikan dari waktu ke waktu
dan kemudian diproses bersama. Dua keuntungan umum untuk
pemrosesan batch:
a. Organisasi meningkatkan efisiensi dengan mengelompokkan
sejumlah besar transaksi ke dalam kelompok daripada memproses
setiap peristiwa secara terpisah.
b. Pemrosesan batch memberikan kontrol atas proses transaksi.
Implikasi untuk merancang sistem batch:
a. Ekonomi berasal dari memiliki batch sebesar mungkin. Biaya
pemrosesan setiap transaksi berkurang ketika biaya pemrosesan
data tetap dialokasikan di banyak transaksi.
b. Menemukan kesalahan dalam batch yang sangat besar mungkin
terbukti sulit.
5. Program Flow Chart, Setiap program yang direpresentasikan dalam
diagram alur sistem harus memiliki diagram alur program pendukung
yang menjelaskan logikanya. Akuntan terkadang menggunakan
diagram alur program untuk memverifikasi kebenaran logika program.
Bagan alur program memberikan perincian penting untuk melakukan
audit teknologi informasi (IT).
6. Record Layout Diagrams, digunakan untuk mengungkapkan struktur
internal catatan yang membentuk file atau tabel database. Diagram tata
letak biasanya menunjukkan nama, tipe data, dan panjang setiap
atribut (atau bidang) dalam catatan. Informasi struktur data terperinci
diperlukan untuk tugas-tugas seperti mengidentifikasi jenis kegagalan

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Introduction to Transaction Processing

sistem tertentu, menganalisis laporan kesalahan, dan merancang tes

logika komputer untuk keperluan debugging dan audit. Jenis tata letak
ini menunjukkan konten catatan. Setiap atribut data dan bidang kunci
ditampilkan dalam hal nama dan lokasi relatifnya.
Sistem Akuntansi Berbasis Komputer
1. Kerangka waktu informasi:
a. Batch System, adanya jeda antara saat peristiwa ekonomi dan saat
dicatat. Contohnya adalah pada akhir periode cek gaji untuk semua
karyawan disiapkan bersama sebagai batch.
b. Real-time System, pemrosesan terjadi ketika peristiwa ekonomi
terjadi.Contohnya adalah sistem reservasi maskapai penerbangan,
yang memproses permintaan layanan dari satu pengembara pada
suatu waktu sementara dia menunggu.
2. Sumber daya:
a. Batch System, umumnya, lebih sedikit sumber daya (perangkat
keras, pemrograman, pelatihan) yang diperlukan.
b. Real-time System, lebih banyak sumber daya diperlukan daripada
untuk pemrosesan batch.
3. Efisiensi operasional:
a. Batch System, catatan tertentu diproses setelah acara untuk
menghindari penundaan operasional.
b. Real-time System, semua catatan yang berkaitan dengan acara
segera diproses.
Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif
1. Sistem Tradisional Vs Sistem Modern
2. Memperbarui File Master Dari Transaksi
3. Prosedur Pencadangan Basis Data
4. Pemrosesan Waktu Nyata
Skema Pengkodean Data
Pengkodean data melibatkan pembuatan kode numerik atau alfanumerik
sederhana untuk mewakili fenomena ekonomi kompleks yang
memfasilitasi pemrosesan data yang efisien.
Contoh: kunci primer dan sekunder (pengkodean data)
a. Sebuah sistem tanpa kode
b. Sebuah sistem dengan kode

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
Introduction to Transaction Processing

Kegunaan lain dari pengkodean data dalam SIA:

a. Ringkas mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang seharusnya
dapat dikelola.
b. Memberikan sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan transaksi
yang diproses.
c. Identifikasi transaksi dan akun unik dalam file.
d. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.
Skema Pengkodean Numerik dan Abjad
a. Kode Berurutan
b. Blok Kode
c. Kode Grup
d. Kode Abjad
e. Kode Mnemonic

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065