Transaction Processing and Financial Reporting Systems Overview

Tugas Kuliah

Auditing EDP Kelas B

Oleh:

Bella Amanda Putri 150810301041

Alan Nuri Hidayatullah 150810301111

Dendi Fadilah Rahman 150810301144

Afanda Oktorio K.A 170810301259

A. Hajar Nur Fachmi 170810301260

Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Jember

Tahun 2018
Pendahuluan:

Pada Rtm 6 kali ini akan dibahas tentang “Transaction Processing and Financial
Reporting Systems Overview” yaitu Pemrosesan Transaksi dan Ikhtisar Sistem
Pelaporan Keuangan. Pembahasannya yaitu mengenai berbagai masalah yang
melibatkan aplikasi AIS, termasuk prosedur otomatis, kontrol internal, tes audit, dan
skema penipuan. Sebagai latar belakang, bab ini memberikan gambaran umum
sistem-sistem pemrosesan transaksi (TPS) dan sistem pelaporan keuangan (FRS) dan
menyajikan topik-topik awal yang umum bagi semua TPS dan FRSaplikasi. Dalam
bab-bab selanjutnya, kita akan menarik banyak dari materi ini ketika kita memeriksa
sistem individual secara rinci.

Yang menarik dalam bab kali ini ialah disusun dalam tujuh bagian utama. Yang
pertama adalah gambaran umum dari pemrosesan transaksi. Bagian ini
mendefinisikan tujuan luas dari tiga siklus transaksi dan menentukan peran subsistem
masing-masing. Bagian kedua menjelaskan hubungan antara catatan akuntansi dalam
membentuk jejak audit di kedua sistem manual dan berbasis komputer. Bagian ketiga
meneliti teknik dokumentasi yang digunakan untuk mewakili sistem manual dan
berbasis komputer. Bagian keempat membahas sistem berbasis komputer. Ini
meninjau fitur dasar batch dan teknologi real-time dan implikasinya untuk pemrosesan
transaksi. Bagian kelima meneliti skema pengkodean data dan peran mereka dalam
pemrosesan transaksi. Bagian keenam mengilustrasikan peran sentral dari buku besar
sebagai hub yang menghubungkan TPSaplikasi dan memberikan masukan kepada
FRS. Akhirnya, bab ini menguraikan perubahan yang akan terjadi pada proses
pelaporan keuangan tradisional sebagai akibat dari inisiatif XBRL (bahasa pelaporan
bisnis yang dapat diperpanjang) oleh SEC.

Pembahasan:

SEBUAH GAMBARAN PENGOLAHAN TRANSAKSI

Aplikasi TPS memproses transaksi keuangan. Transaksi keuangan didefinisikan

sebagai

“Peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aset dan ekuitas perusahaan, tercermin

dalam

akun, dan diukur dalam istilah moneter.”

Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihak
eksternal. Ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan,
pelepasan obyektif keuangan, dan penerimaan uang tunai di rekening dari
pelanggan. transaksi keuangan juga termasuk peristiwa internal tertentu seperti
depresiasi aset tetap; penerapan tenaga kerja, bahan baku, dan overhead untuk
proses produksi; dan transfer inventaris dari satu departemen ke departemen lain.

transaksi keuangan adalah peristiwa bisnis umum yang terjadi secara teratur.
misalnya, ribuan transaksi tipe tertentu (penjualan kepada pelanggan) dapat terjadi
setiap hari. Untuk menangani secara efisien dengan volume seperti itu,
perusahaan-perusahaan bisnis mengelompokkan jenis-jenis transaksi serupa ke
dalam siklus-siklus transaksi.

Siklus Transaksi

Tiga siklus transaksi memproses sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan:

siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan. Siklus-siklus ini ada di
semua jenis bisnis — baik yang mencari laba maupun yang bukan untuk mencari
keuntungan. Sebagai contoh, setiap bisnis (1) menimbulkan pengeluaran sebagai
pertukaran sumber daya (siklus pengeluaran), (2) memberikan nilai tambah
melalui produk atau layanannya (siklus konversi), dan (3) menerima pendapatan
dari sumber luar (siklus pendapatan).

Siklus Pengeluaran

Kegiatan bisnis dimulai dengan perolehan bahan, properti, dan tenaga kerja dalam
pertukaran untuk kas-siklus pengeluaran. Sebagian besar transaksi pengeluaran
didasarkan pada hubungan kredit antara pihak-pihak perdagangan. Pencairan
uang tunai yang sebenarnya terjadi di beberapa titik setelah penerimaan barang
atau jasa. Hari atau bahkan minggu dapat lewat di antara dua peristiwa ini. Jadi,
dari perspektif sistem, transaksi ini memiliki dua bagian: komponen fisik (perolehan
barang) dan komponen keuangan (pembayaran tunai kepada pemasok). Sebuah
subsistem terpisah dari siklus memproses setiap komponen. Subsistem utama dari
siklus pengeluaran adalah mereka yang memproses pembelian / hutang,
pencairan tunai, penggajian dan aset tetap.

Sistem pembelian / rekening hutang. Sistem ini mengakui kebutuhan untuk

memperoleh persediaan fisik [seperti bahan mentah] dan menempatkan
pesanan dengan vendor. Ketika barang diterima, sistem pembelian mencatat
kejadian dengan meningkatkan inventaris dan membuat hutang akun untuk
dibayar di kemudian hari.

Sistem pencairan tunai. Ketika kewajiban yang dibuat dalam sistem pembelian
jatuh tempo, sistem pencairan tunai memberi otorisasi pembayaran,
menyalurkan dana ke vendor, dan mencatat transaksi dengan mengurangi
rekening kas dan akun hutang.

Sistem penggajian. Sistem penggajian mengumpulkan data penggunaan

tenaga kerja untuk setiap karyawan, menghitung gaji, dan menyalurkan cek
gaji kepada karyawan. Secara konseptual, penggajian adalah pembelian
spesifik dan sistem pencairan tunai. Karena kompleksitas akuntansi yang
 terkait dengan penggajian, kebanyakan perusahaan memiliki sistem terpisah
untuk proses penggajian.

Sistem aset tetap. Sistem aset tetap suatu perusahaan memproses transaksi
yang berkaitan dengan perolehan, pemeliharaan, dan pembuangan aset
tetapnya. Ini adalah item yang relatif permanen yang secara kolektif sering
mewakili investasi keuangan terbesar organisasi. Contoh aset tetap termasuk
tanah, bangunan, furnitur, mesin, dan kendaraan bermotor.

Siklus Konversi

Siklus konversi terdiri dari dua subsistem utama: sistem produksi dan sistem
akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan
pengendalian produk fisik melalui proses manufaktur. Ini termasuk menentukan
persyaratan bahan baku, mengesahkan pekerjaan yang akan dilakukan dan
pelepasan bahan mentah ke dalam produksi, dan mengarahkan pergerakan kerja-
dalam-proses melalui berbagai tahap pembuatannya. Sistem akuntansi biaya
memonitor aliran informasi biaya yang terkait dengan produksi. Informasi yang
dihasilkan sistem ini digunakan untuk penilaian inventaris, penganggaran,
pengendalian biaya, pelaporan kinerja, dan keputusan manajemen, seperti
keputusan membuat-atau-membeli.

Perusahaan manufaktur mengubah bahan mentah menjadi produk jadi melalui

operasi siklus konversi formal. Siklus konversi biasanya tidak formal dan dapat
diamati dalam perusahaan layanan dan ritel. Namun demikian, perusahaan-
perusahaan ini masih terlibat dalam kegiatan siklus konversi yang berujung pada
pengembangan produk atau layanan yang dapat dijual. Kegiatan-kegiatan ini
termasuk menyiapkan produk dan layanan untuk pasar dan alokasi sumber daya
seperti penyusutan, membangun amortisasi, dan biaya pra-bayar ke periode
akuntansi yang tepat. Namun, tidak seperti perusahaan manufaktur, perusahaan
merchandising tidak memproses kegiatan ini melalui subsistem siklus konversi
formal.

Siklus Pendapatan

Finlandia menjual barang jadi mereka kepada pelanggan melalui siklus

pendapatan, yang melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan
penerimaan uang tunai setelah penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga
memiliki komponen fisik dan keuangan, yang diproses secara terpisah. Subsistem
utama dari siklus pendapatan diuraikan di bawah ini.

Pemrosesan pesanan penjualan. Sebagian besar penjualan bisnis dilakukan

secara kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti menyiapkan pesanan
penjualan, memberikan kredit, pengiriman produk untuk layanan) kepada
pelanggan, menagih pelanggan, dan mencatat transaksi di akun (piutang
[AR], inventaris, biaya, dan penjualan).
 Penerimaan kas. Untuk penjualan kredit, beberapa periode waktu (hari atau
minggu) lewat di antara titik penjualan dan penerimaan uang tunai. Proses
penerimaan kas termasuk mengumpulkan uang tunai, menyetorkan uang
tunai di bank, dan mencatat hal-hal tersebut di akun (AR dan uang tunai).

CATATAN AKUNTANSI

Sistem Manual

Bagian ini menjelaskan tujuan dari setiap jenis catatan akuntansi yang digunakan
dalam siklus transaksi. Kami mulai dengan catatan tradisional yang digunakan
dalam sistem manual (dokumen, jurnal, dan buku besar) dan kemudian memeriksa
rekan-rekan magnetik mereka dalam sistem berbasis komputer.

Dokumen

Sebuah dokumen memberikan bukti peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk
memulai pemrosesan transaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari
pemrosesan transaksi. Di bagian ini, kami membahas tiga jenis dokumen: dokumen
sumber, dokumen produk, dan membalik dokumen.

Dokumen sumber. Peristiwa ekonomi menghasilkan beberapa dokumen yang

dibuat sebagai awal (sumber) transaksi. Ini disebut dokumen sumber. Dokumen
sumber digunakan untuk menangkap dan memformalkan data transaksi yang
dibutuhkan siklus transaksi untuk diproses.

Peristiwa ekonomi (penjualan) menyebabkan petugas penjualan untuk

menyiapkan pesanan penjualan multi, yang merupakan bukti formal bahwa
penjualan terjadi. Salinan dokumen sumber ini masuk ke sistem penjualan dan
digunakan untuk menyampaikan lnformatlon ke berbagai fungsi, seperti penagihan,
pengiriman, dan AR. Informasi dalam urutan penjualan memicu aktivitas tertentu di
masing-masing departemen ini.

Dokumen Produk. Dokumen produk adalah hasil dari pemrosesan transaksi

daripada mekanisme pemicu proses. Sebagai contoh, cek gaji kepada karyawan
adalah dokumen produk dari sistem penggajian.

Balik Dokumen. Balik Dokumen adalah dokumen produk dari satu sistem yang
menjadi dokumen sumber untuk sistem lain. Satu bagian adalah tagihan yang
sebenarnya, dan bagian lainnya adalah saran pembayaran. Pelanggan menghapus
saran pengiriman uang dan mengembalikannya ke perusahaan bersama dengan
pembayaran mereka (biasanya berupa cek). Dokumen balik berisi informasi penting
tentang akun pelanggan untuk membantu penerimaan kas pembayaran
pembayaran. Salah satu masalah yang dihadapi perancang sistem penerimaan kas
adalah pencocokan pembayaran pelanggan ke akun pelanggan yang benar.
Dengan menyediakan informasi yang diperlukan ini sebagai produk dari sistem
saless memastikan akurasi ketika sistem penerimaan kas memprosesnya.
Jurnal

Jurnal adalah catatan entri kronologis. Pada titik tertentu dalam proses transaksi,
ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi diketahui, acara dicatat dalam
jurnal dalam urutan kronologis. Dokumen adalah sumber utama data untuk jurnal.
Setiap transaksi membutuhkan entri jurnal terpisah, yang mencerminkan akun yang
terpengaruh dan jumlah yang akan didebit dan dikreditkan. Sering ada jeda waktu
antara memulai transaksi dan merekamnya di akun. Jurnal menyimpan catatan
transaksi yang lengkap dan dengan demikian menyediakan sarana untuk
memposting ke akun. Ada dua jenis jurnal utama: jurnal khusus dan jurnal umum.

Jurnal Khusus. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas-kelas

transaksi tertentu yang terjadi dalam volume tinggi. Transaksi semacam itu
dapat dikelompokkan bersama dalam jurnal khusus dan diproses lebih efisien
daripada izin jurnal umum.

Jurnal penjualan menyediakan format khusus untuk merekam hanya

transaksi penjualan. Pada akhir periode pemrosesan (bulan, minggu, atau
hari), petugas posting jumlah dalam kolom ke buku besar ditunjukkan.
Sebagian besar organisasi menggunakan beberapa jurnal khusus lainnya,
termasuk jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian,
dan jurnal penggajian.

Register. Istilah register sering digunakan untuk menunjukkan jenis jurnal

khusus tertentu. misalnya, jurnal gaji sering disebut daftar gaji. Kami juga
menggunakan register jangka, bagaimanapun, untuk menunjukkan log.
Misalnya, daftar penerima adalah catatan semua kuitansi bahan mentah atau
barang dagangan yang dipesan dari vendor. Demikian pula, register
pengiriman adalah log yang mencatat semua pengiriman ke pelanggan.

Jurnal Umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat tidak

berulang. transaksi jarang, dan berbeda. Sebagai contoh, kami biasanya
mencatat penyusutan periodik dan menutup entri di jurnal umum. Perhatikan
bahwa kolom tidak spesifik, memungkinkan semua jenis transaksi dicatat.
Entri dicatat secara kronologis.

Sebagai masalah praktis, sebagian besar organisasi telah menggantikan

jurnal umum mereka dengan sistem voucher jurnal. Voucher jurnal
sebenarnya adalah dokumen sumber khusus yang berisi satu entri jurnal yang
menetapkan akun buku besar yang terpengaruh. Voucher jurnal digunakan
untuk mencatat ringkasan transaksi rutin, transaksi non-rutin, entri
penyesuaian, dan entri penutup. Total voucher jurnal yang diproses setara
dengan jurnal umum.

Buku besar

Buku besar adalah buku rekening yang mencerminkan efek keuangan dari transaksi
perusahaan setelah diposkan dari berbagai jurnal. Sedangkan jurnal menunjukkan
 efek kronologis aktivitas bisnis, buku besar menunjukkan aktivitas berdasarkan jenis
akun. Buku besar menunjukkan peningkatan, penurunan, dan saldo saat ini dari
setiap akun. Organisasi menggunakan informasi ini untuk menyiapkan laporan
keuangan, mendukung operasi harian, dan menyiapkan laporan internal.

Ada dua tipe dasar buku besar: (1) buku besar umum, yang berisi informasi akun
perusahaan dalam bentuk akun kontrol yang sangat dirangkum, dan (2) buku besar
pembantu, yang berisi rincian akun individu yang merupakan akun kontrol tertentu.

Buku Besar Umum. Buku besar umum merangkum kegiatan untuk masing-
masing akun organisasi. Departemen buku besar umum memperbarui
catatan-catatan ini dari voucher jurnal yang dibuat dari jurnal khusus dan
sumber lain yang berada di seluruh organisasi.

Buku besar umum memberikan nilai tunggal untuk setiap akun kontrol,
seperti hutang, AR, dan inventaris. Informasi yang sangat dirangkum ini cukup
untuk pelaporan keuangan, tetapi tidak berguna untuk mendukung operasi
bisnis sehari-hari. Sebagai contoh, untuk tujuan pelaporan keuangan, nilai
total AR perusahaan harus disajikan sebagai figur tunggal dalam neraca. Nilai
ini diperoleh dari akun kontrol AR dalam buku besar umum. Untuk benar-
benar mengumpulkan uang tunai yang diwakili aset ini, bagaimanapun,
perusahaan harus memiliki informasi rinci tertentu tentang pelanggan yang
tidak disediakan oleh angka ringkasan ini. Harus tahu pelanggan mana yang
berhutang, berapa banyak setiap pelanggan berutang, kapan pelanggan
terakhir melakukan pembayaran, kapan pembayaran berikutnya jatuh tempo,
dan seterusnya. Buku besar pembantu AR berisi rincian penting ini.

Buku Besar Pembantu. Buku besar pembantu disimpan di berbagai

departemen akuntansi perusahaan, termasuk persediaan, hutang, gaji, dan
AR. Pemisahan ini memberikan kontrol dan dukungan operasi yang lebih baik.
Dengan demikian, selain memberikan informasi laporan keuangan, buku
besar adalah mekanisme untuk memverifikasi akurasi keseluruhan data
akuntansi yang memisahkan departemen akuntansi telah diproses. Setiap
kejadian yang salah dicatat dalam jurnal atau buku besar pembantu akan
menyebabkan kondisi tidak seimbang yang harus dideteksi selama
pembaruan buku besar umum. Dengan rekonsiliasi neraca ringkasan secara
berkala dari akun anak perusahaan, jurnal, dan akun kontrol, kelengkapan
dan keakuratan pemrosesan transaksi dapat dinilai secara formal.

Jalur Audit

Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya memberikan jejak audit untuk

melacak transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Dari banyak
tujuan jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun.
Meskipun studi tentang audit keuangan berada di luar cakupan teks ini, sketsa
kecil berikut dari proses audit akan menunjukkan pentingnya jejak audit.
 Auditor eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan
organisasi bisnis yang dimiliki publik atas nama pemegang saham dan pihak
yang berkepentingan lainnya. Tanggung jawab auditor meliputi, sebagian,
peninjauan akun dan transaksi yang dipilih untuk menentukan keabsahan,
keakuratan, dan kelengkapannya. Mari kita asumsikan auditor ingin
memverifikasi keakuratan AR klien seperti yang dipublikasikan dalam laporan
keuangan tahunannya. Auditor dapat melacak sosok AR di neraca ke akun
pengendali AR buku besar umum. Keseimbangan ini kemudian dapat
direkonsiliasi dengan total untuk buku besar pembantu AR. Daripada memeriksa
setiap transaksi yang mempengaruhi akun AR, auditor akan menggunakan teknik
sampling untuk memeriksa subset representatif dari transaksi. Mengikuti
pendekatan ini, auditor dapat memilih sejumlah akun dari buku besar pembantu
AR dan melacaknya kembali ke jurnal penjualan. Dari jurnal penjualan, auditor
dapat mengidentifikasi dokumen sumber spesifik yang memulai transaksi dan
menariknya dari file untuk memverifikasi keabsahan dan keakuratannya.

Audit AR sering termasuk prosedur yang disebut konfirmasi. Ini melibatkan

menghubungi pelanggan yang dipilih untuk menentukan apakah transaksi yang
tercatat dalam akun benar-benar terjadi dan bahwa pelanggan setuju dengan
saldo yang tercatat. Informasi yang terkandung dalam dokumen sumber dan
akun tambahan memungkinkan auditor untuk mengidentifikasi dan menemukan
pelanggan yang dipilih untuk konfirmasi. Hasil dari rekonsiliasi buku besar
pembantu AR dengan akun kontrol dan dari mengkonfirmasikan akun pelanggan
membantu auditor membentuk opini tentang keakuratan AR seperti yang
dilaporkan pada neraca. Auditor melakukan pengujian serupa pada semua akun
dan transaksi utama perusahaan klien untuk sampai pada pendapat keseluruhan
tentang penyajian yang adil dari laporan keuangan. Jejak audit memainkan peran
penting dalam proses ini.

Sistem Berbasis Komputer

Jenis File

Jejak audit dalam sistem berbasis komputer kurang dapat diamati

dibandingkan dengan sistem manual tradisional, tetapi masih ada. Catatan
akuntansi dalam sistem berbasis komputer diwakili oleh empat jenis file
magnetik berbeda: file master, file transaksi, ubin referensi, dan file arsip.

File Master. File master umumnya berisi data akun. Buku besar dan buku
besar pembantu adalah contoh file induk. Nilai data dalam file master
diperbarui dari transaksi.

File Transaksi. File transaksi adalah file temporer dari catatan transaksi yang
digunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam ubin master.
Pesanan penjualan, penerimaan inventaris, dan tanda terima kas adalah
contoh file transaksi.
File Referensi. Referensi saya menyimpan data yang digunakan sebagai
standar untuk memproses transaksi. Sebagai contoh, program penggajian
dapat merujuk ke tabel pajak untuk menghitung jumlah pemotongan pajak
yang tepat untuk transaksi penggajian. File referensi lainnya termasuk daftar
harga yang digunakan untuk menyiapkan faktur pelanggan, daftar pemasok
resmi, daftar nama karyawan, dan file kredit pelanggan untuk menyetujui
penjualan kredit.

Berkas arsip. File arsip berisi catatan transaksi sebelumnya yang disimpan
untuk referensi di masa mendatang. Transaksi ini membentuk bagian penting
dari jejak audit. Arsip file termasuk jurnal, informasi penggajian periode
sebelumnya, daftar mantan karyawan, catatan akun yang dihapus, dan buku
besar periode sebelumnya.

Jalur Audit Digital

Gambar 6.11 untuk mengilustrasikan bagaimana file komputer menyediakan

jejak audit. Kami mulai dengan menangkap peristiwa ekonomi. Dalam contoh
ini, penjualan dicatat secara manual pada dokumen sumber, seperti pada
sistem manual. Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah mengubah
dokumen sumber ke bentuk digital. Ini dilakukan dalam tahap input data,
ketika transaksi diedit dan file transaksi pesanan penjualan diproduksi.
Beberapa sistem komputer tidak menggunakan dokumen sumber fisik.
Sebaliknya, transaksi ditangkap langsung di media digital.

Langkah selanjutnya adalah memperbarui berbagai file utama anak

perusahaan dan akun kontrol yang mempengaruhi transaksi. Selama
prosedur pembaruan, pengeditan tambahan transaksi dilakukan. Beberapa
transaksi mungkin terbukti salah atau tidak valid karena alasan seperti nomor
rekening salah, jumlah tidak cukup di tangan, atau masalah kredit pelanggan.
Dalam contoh ini, sistem menentukan kredit yang tersedia untuk setiap
pelanggan dari file kredit sebelum memproses penjualan. Setiap catatan yang
ditolak karena masalah kredit ditransfer ke file kesalahan. Sisa catatan yang
bagus digunakan untuk memperbarui file induk. Hanya transaksi ini
ditambahkan ke file arsip yang berfungsi sebagai jurnal penjualan. Dengan
menyalin transaksi yang valid ke jurnal, transaksi asli saya tidak diperlukan
untuk tujuan audit trail. File ini sekarang dapat dihapus (tergores) sebagai
persiapan untuk batch pesanan penjualan berikutnya.
Seperti jejak kertas, jejak audit digital ini memungkinkan pelacakan transaksi.
Sekali lagi, auditor yang mencoba mengevaluasi keakuratan angka AR yang
diterbitkan dalam neraca dapat melakukannya melalui langkah-langkah
berikut, yang diidentifikasi pada Gambar 6.11

1. Bandingkan saldo AR dalam neraca dengan file master AR saldo akun

kontrol.
2. Rekonsiliasi sosok kontrol AR dengan total akun anak perusahaan AR.
3. Pilih contoh entri pembaruan yang dibuat untuk akun dalam buku
besar pembantu AR dan lacak ini ke transaksi di jurnal penjualan (file
arsip).
4. Dari entri jurnal ini, identifikasi dokumen sumber tertentu yang dapat
ditarik dari file mereka dan diverifikasi. Jika perlu, auditor dapat
mengkonfirmasi keakuratan dan kepatutan dokumen sumber ini
dengan menghubungi pelanggan yang bersangkutan.
TEKNIK DOKUMENTASI

Pepatah lama berkata bahwa sebuah gambar bernilai seribu kata sangat
berguna ketika datang ke sistem pendokumentasian. Gambaran tertulis tentang suatu
sistem dapat bertele-tele dan sulit untuk diikuti. Pengalaman telah menunjukkan bahwa
gambar visual dapat menyampaikan informasi sistem vital secara lebih efektif dan
efisien. dari kata-kata. Akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara rutin, baik
sebagai perancang sistem dan auditor. Kemampuan untuk mendokumentasikan sistem
dalam bentuk grafik merupakan keterampilan penting bagi para akuntan untuk
dikuasai. Teknik dokumentasi fivebasic diperkenalkan di bagian ini: diagram aliran
data, relasi entitas, flowchart sistem, diagram alur program, dan diagram tata letak
rekam.

Data FlowDiagrams dan Entity Relationship Diagram

Dua desain sistem yang umum digunakan dan teknik dokumentasi adalah
hubungan entitas. Fitur dari teknik ini, menggambarkan penggunaannya, dan
menunjukkan bagaimana mereka terkait.

A. Data FlowDiagrams

Diagram alur data (DFD) menggunakan simbol untuk mewakili entitas, proses,
aliran data, dan penyimpanan data yang berhubungan dengan sistem. IWD
digunakan untuk mewakili sistem pada tingkat detail yang berbeda dari yang
sangat umum hingga sangat tinggi.

Entitas dalam DFD adalah objek eksternal pada sistem model batas sedang.
Mereka mewakili sumber dan tujuan untuk data. Entitas dapat berupa fungsi atau
fungsi sistem lain yang berinteraksi, atau mungkin juga di luar organisasi. Entitas
harus selalu diberi label sebagai nomina pada DFD, seperti pelanggan atau
pemasok. Penyimpanan data mewakili catatan akuntansi yang digunakan dalam
setiap proses, dan panah yang dilabeli mewakili arus data di antara proses,
penyimpanan data, dan entitas.

Proses-proses dalam DFD harus diberi label dengan keterangan deskriptif

seperti Kirim Barang, Perbarui Rekaman, atau Terima Pesanan Pelanggan. Objek
proses tidak boleh direpresentasikan sebagai kata benda seperti Gudang,
Departemen Piutang, atau Departemen Penjualan.Panah berlabel yang
menghubungkan objek proses mewakili arus data seperti Sales Order, Invoice,
atau Pemberitahuan Pengiriman. Setiap data flowlabel harus unik-label yang sama
tidak boleh dilekatkan ke dua garis aliran yang berbeda dalam DFD yang sama.
Ketika data mengalir ke suatu proses dan keluar lagi (ke proses lain), mereka,
dalam beberapa hal, telah berubah. Ini benar bahkan jika data belum diubah
secara fisik. Sebagai contoh, pertimbangkan analis Approve Systems
menggunakan DFD secara luas untuk mewakili klasi logis dari sistem.
Dokumentasi teknik ini tidak menggambarkan sistem fisik. Dengan kata lain, DFD
menunjukkan apa yang dilakukan oleh tugas-tugas logis, tetapi tidak bagaimana
mereka dilakukan atau melakukan mereka.
B. Diagram Hubungan Entitas

Diagram hubungan entitas (ER) adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk
merepresentasikan hubungan antar entitas. Entitas memiliki sumber daya fisik (mobil,
uang tunai, atau persediaan), peristiwa (memesan persediaan, menerima uang tunai,
barang pengiriman), dan agen (penjual, pelanggan, atau vendor) yang ingin ditangkap
oleh organisasi. Salah satu penggunaan umum untuk diagram ER adalah untuk
memodelkan basis data organisasi, yang kami teliti secara terperinci di Bab 8. Gambar
6.14 memperlihatkan set simbol yang digunakan dalam diagram ER. Simbol persegi
mewakili entitas dalam sistem. Garis berlabel yang menghubungkan mewakili sifat
hubungan antara dua entitas. Tingkat hubungan, yang disebut kardinalitas, adalah
hubungan antara dua entitas. Tingkat hubungan, yang disebut kardinalitas, adalah
pemetaan numerik antara instance entitas. Suatu hubungan bisa satu-ke-satu (1: 1),
satu-ke-banyak (1: M), atau banyak-ke-banyak (M: M). Jika kita menganggap entitas
dalam diagram RR sebagai file catatan, kardinalitas adalah jumlah catatan maksimum
dalam satu file yang terkait dengan satu catatan di ubin lainnya dan sebaliknya.

Kardinalitas mencerminkan aturan bisnis normal serta kebijakan organisasi.

Misalnya, kardinalitas 1: 1 dalam contoh pertama menunjukkan bahwa setiap staf
penjualan di organisasi diberi satu mobil. Jika alih-alih kebijakan organisasi adalah
menetapkan satu mobil ke satu atau lebih penjual yang membagikannya, kebijakan ini
akan tercermin oleh hubungan 1: M. Demikian pula, hubungan M; M antara vendor dan
persediaan menyiratkan bahwa organisasi membeli jenis produk yang sama dari satu
atau lebih vendor. Suatu kebijakan perusahaan untuk membeli barang-barang tertentu
dari seorang penjual tunggal akan tercermin oleh kardinalitas 1; M. Perancang sistem
mengidentifikasi entitas dan menyiapkan modelnya. Model data ini adalah cetak biru
untuk apa yang akhirnya akan menjadi database fisik. Model data yang disajikan dalam
contoh kami tidak cukup disempurnakan sebagai rencana untuk 'database yang bisa
diterapkan. Membangun model data yang realistis adalah topik lanjutan yang
melibatkan pemahaman dan menerapkan teknik dan peraturan yang berada di luar
lingkup bab ini.

Hubungan Antara Diagram ER dan Data FlowDiagrams

DFDs dan diagram ER menggambarkan aspek yang berbeda dari sistem yang
sama, tetapi mereka terkait dan dapat direkonsiliasi. DFD adalah model proses sistem,
dan diagram ER memodelkan data yang digunakan dalam atau dipengaruhi oleh
sistem. Dua diagram diarsipkan melalui data ; setiap penyimpanan data dalam DFD
mewakili entitas data yang terkait dalam diagram ER.

Flowchart Sistem

Sebuah flowchart sistem adalah representasi grafis dari hubungan fisik di

antara elemen-elemen kunci dari suatu sistem. Unsur-unsur ini mungkin termasuk
departemen organisasi, kegiatan manusia, program komputer, catatan akuntansi hard
copy (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), dan catatan digital (ubin referensi, ubin
transaksi, ubin arsip, dan file master) .Struktur flowchart juga menggambarkan jenis
media komputer yang digunakan dalam sistem, seperti pita magnetik, disk magnetik,
dan terminal.

Contoh-contoh flowchart di bagian-bagian berikut mengilustrasikan teknik-

teknik untuk merepresentasikan kedua proses akuntansi berbasis manual dan
komputer. Kami mulai dengan mendokumentasikan prosedur manual. Kami akan
menambahkan elemen komputer ke sistem nanti.

Kegiatan Manual Flowcharting

Untuk menunjukkan flowcharting kegiatan manual, Ids mengasumsikan bahwa

auditor perlu flowchart sistem pesanan penjualan untuk mengevaluasi kontrol internal
dan prosedurnya. Auditor akan memulai dengan mewawancarai individu yang terlibat
dalam proses pesanan penjualan untuk menentukan apa yang mereka lakukan.
Informasi ini akan ditangkap dalam serangkaian mode tertulis yang serupa dengan 10
di bawah ini. Perlu diingat bahwa tujuan di sini adalah untuk mendemonstrasikan
flowcharting. Jadi, untuk kejelasan, fakta sistem sengaja disederhanakan.

1. Petugas di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan cetak melalui

pos dan secara manual menyiapkan empat salinan cetak pesanan penjualan.
2. Petugas mengirimkan Copy 1 dari pesanan penjualan departemen kredit untuk
persetujuan. Tiga salinan lainnya dan pesanan pelanggan asli diajukan
sementara, menunggu persetujuan kredit.
3. Petugas departemen kredit memvalidasi pesanan pelanggan terhadap catatan
kredit hard copy yang disimpan di departemen kredit. Petugas menandatangani
Salinan 1 untuk menandakan persetujuan dan mengembalikannya ke petugas
penjualan.
4. 'Ketika petugas penjualan menerima persetujuan kredit, dia mengarsipkan
Salinan 1 dan pesanan pelanggan di departemen. Petugas mengirim Salinan 2
ke gudang dan Copies 3 dan 4 ke departemen pengiriman.
5. Petugas gudang mengambil produk dari rak, mencatat transfer dalam catatan
stok hard copy, dan mengirimkan produk dan Menyalin 2 ke departemen
pengiriman,
6. Departemen pengiriman menerima Copy 2 dan barang-barang dari gudang, di-
taches Copy 2 sebagai slip pengepakan, dan mengirimkan barang ke
pelanggan. Akhirnya, petugas file Salinan 3 dan 4 di departemen pengiriman.

Berdasarkan fakta-fakta ini, auditor dapat membuat diagram alur dari sistem
parsial ini. Penting untuk dicatat bahwa flowchart adalah bentuk seni yang sama
besarnya dengan teknik keterampilan, memberi penulis alur alur banyak lisensi.
Namun demikian, tujuan utama harus memberikan gambaran yang tidak ambigu
tentang sistem. Dengan mengingat hal ini, aturan dan konvensi tertentu perlu
diperhatikan:

1. Diagram alur harus diberi label untuk mengidentifikasi dengan jelas sistem yang
diwakilinya.
2. Simbol yang benar harus digunakan untuk mewakili berbagai entitas dalam
sistem.
 3. Semua simbol pada diagram alur harus diberi label.
4. Garis harus memiliki kepala panah untuk menunjukkan proses aliran dan urutan
kejadian dengan jelas.
5. Jika proses kompleks membutuhkan penjelasan tambahan untuk kejelasan,
deskripsi teks harus dimasukkan pada bagan alur atau dalam dokumen
terlampir yang direferensikan oleh diagram alur.

Tata Letak Bidang Fisik Kegiatan. Ingat bahwa diagram alur mencerminkan
sistem fisik, yang direpresentasikan sebagai kolom vertikal peristiwa dan tindakan yang
dipisahkan oleh garis demarkasi. Umumnya, masing-masing bidang kegiatan ini adalah
kolom terpisah dengan heading. Dari fakta-fakta sistem ini, kita melihat bahwa ada
empat bidang kegiatan yang berbeda: departemen penjualan, departemen kredit,
gudang, dan departemen pengiriman. Langkah pertama dalam mempersiapkan bagan
alur adalah untuk mengatur area kegiatan ini dan memberi label masing-masing.

Transkripsikan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual. Pada titik ini, kami siap
untuk mulai secara visual mewakili fakta sistem. Simbol yang digunakan untuk tujuan
ini akan dipilih dari himpunan.

Batch Processing

Pemrosesan batch memungkinkan manajemen yang efisien dari volume

transaksi yang besar. Batch adalah kelompok transaksi serupa (seperti pesanan
penjualan) yang terakumulasi dari waktu ke waktu dan kemudian diproses bersama.
Proses balch menawarkan dua keuntungan umum. Pertama, organisasi meningkatkan
efisiensi operasional dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi ke dalam
batch dan memprosesnya sebagai unit kerja daripada memproses setiap peristiwa
secara terpisah.

Kedua, pemrosesan batch menyediakan kontrol atas proses transaksi.

Akuntabilitas proses dibentuk dengan secara berkala mendamaikan bets terhadap figur
kontrol. Sebagai contoh, asumsikan bahwa total nilai balch pesanan penjualan adalah
$ 100.000. Nomor ini dicatat ketika batch pertama kali dirakit dan kemudian dihitung
ulang pada berbagai titik selama pemrosesan. Jika kesalahan terjadi selama
pemrosesan (misalnya, pesanan penjualan adalah 10SI), maka jumlah balch yang
dihitung ulang tidak akan sama dengan jumlah batch asli dan masalah akan terdeteksi.

Kedua keunggulan ini memiliki implikasi untuk merancang sistem batch. Yang
pertama adalah bahwa ekonomi berasal dengan membuat batch transaksi sebesar
mungkin. Dengan demikian, biaya transaksi aver-age dikurangi ketika biaya tetap
pemrosesan yang terkait dengan batch dialokasikan ke sejumlah besar transaksi.

Implikasi kedua adalah bahwa menemukan kesalahan dalam sangat berat

mungkin terbukti sulit, Ketika batch kecil, kesalahan identifikasi jauh lebih mudah.
Dalam mendesain sistem batch, akuntan harus mencari keseimbangan antara
keuntungan ekonomi dari batch besar dan keuntungan pemecahan masalah dari batch
kecil. Tidak ada angka ajaib untuk ukuran bets. Keputusan ini didasarkan pada
sejumlah faktor operasional, bisnis, dan ekonomi. Di antaranya adalah volume
transaksi, daya saing industri, frekuensi enol'S yang normal, implikasi keuangan dari
kesalahan yang tidak terdeteksi, dan biaya pemrosesan. Bergantung pada faktor-faktor
ini, suatu sistem mungkin dirancang untuk memproses banyak batch kecil sepanjang
hari atau aktivitas sehari penuh sebagai satu batch.

Proses Komputer Flowcharting

Kami sekarang memeriksa teknik flowcharting untuk merepresentasikan sistem

yang menggunakan proses manual dan komputer. Simbol yang digunakan untuk
membangun flowchart sistem ini akan berasal dari kedua Gambar 6.17 dan Gambar
6.21. Sekali lagi, contoh kami didasarkan pada sistem pesanan penjualan dengan
beberapa fakta berikut:

1. Petugas di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan melalui pos

dan memasukkan informasi ke dalam terminal komputer yang terhubung ke
program komputer terpusat di departemen operasi komputer. Pesanan
pelanggan asli adalah Jlled di departemen penjualan.
Fakta 2, 3, dan 4 berhubungan dengan aktivitas yang terjadi di departemen
operasi komputer.
 2. Program komputer mengedit transaksi, memeriksa kredit pelanggan dengan
mereferensikan file riwayat kredit, dan menghasilkan transactionfile pesanan
penjualan.
3. Transaksi pesanan penjualan kemudian diproses oleh program pembaruan
yang memposting transaksi ke kata kunci yang sesuai dalam AR dan file
inventaris.
4. Akhirnya, program pembaruan menghasilkan tiga salinan cetak pesanan
penjualan. Salinan 1 dikirim ke gudang, dan Salinan 2 dan 3 dikirim ke
departemen pengiriman
5. Setelah menerima Copy 1, petugas gudang mengambil produk dari rak.
Dengan menggunakan Salin 1 dan komputer pribadi gudang (PC), juru tulis
mencatat transfer inventaris menyebabkan pencatatan stok digital yang
disimpan di PC. Berikutnya; Petugas mengirim persediaan fisik dan Salin 1 ke
departemen pengiriman.
6. Departemen pengiriman menerima Copy 1 dan barang-barang dari gudang.
Petugas mendamaikan barang dengan Salinan 1, 2, dan 3 dan menempelkan
Salinan 1 sebagai slip pengepakan. Selanjutnya, petugas mengirim barang
(dengan Salinan 1 terlampir) ke pelanggan. Akhirnya, panitera mencatat
pengiriman dalam hard copy pengiriman dan Jiles Copies2 dan 3 sakit
departemen pengiriman.

Letakkan Area Fisik Kegiatan. Proses flowcharting dimulai dengan membuat

template yang menggambarkan area aktivitas yang mirip dengan yang ditunjukkan
pada Gambar 6.16. Satu-satunya perbedaan dalam kasus ini adalah bahwa sistem ini
memiliki departemen operasi komputer tetapi tidak memiliki departemen kredit.

Transkripsikan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual. Seperti contoh sistem

manual, langkah selanjutnya adalah secara sistematis mentranskripsikan fakta-fakta
tertulis menjadi objek visual.

Pelanggan, pesanan pelanggan, dan simbol file dalam bagan alur ini sama dengan
contoh sebelumnya. Aktivitas juru tulis, bagaimanapun, sekarang otomatis, dan simbol
proses manual telah diganti dengan simbol terminal komputer. Juga, karena ini adalah
operasi input data, panah pada titik alur diagram alur ke arah program edit dan
pemeriksaan kredit. Jika terminal juga digunakan untuk menerima output (fakta-fakta
tidak menentukan operasi semacam itu), panah akan berada di kedua ujung garis.

Ingat bahwa penekanan dalam flowcharting ada pada sistem fisik. misalnya, terminal
yang digunakan oleh petugas penjualan untuk memasukkan pesanan pelanggan
secara fisik berada di departemen penjualan, tetapi program yang memproses
transaksi dan file yang digunakan dan pembaruan disimpan di departemen operasi
komputer yang terpisah.

Perhatikan bagaimana garis aliran menunjuk dari file sejarah kredit ke program edit. Ini
menunjukkan bahwa file dibaca (direferensikan) tetapi tidak diubah (diperbarui) oleh
program. Sebaliknya, interaksi antara program pembaruan dan AR dan file inventaris
berada dalam arah yang berlawanan. Catatan yang relevan dalam file-file ini telah
diubah ke transaksi. Logika pembaruan file dijelaskan nanti di bab ini.

Mari sekarang menerjemahkan fakta yang tersisa menjadi simbol visual. Fakta 4
menyatakan bahwa program pembaruan menghasilkan tiga dokumen hard copy di
departemen operasi komputer, yang kemudian didistribusikan ke gudang dan
departemen pengiriman. Terjemahan fakta ini diilustrasikan pada Gambar 6.23.

Fakta 5 menyatakan bahwa petugas gudang memperbarui catatan stok pada PC

departemen dan kemudian mengirim persediaan fisik dan Salin 1 ke departemen
pengiriman. Perhatikan pada Gambar 6.23 bagaimana aktivitas komputer ini diwakili.
PC gudang adalah sistem komputer mandiri yang tidak terhubung ke operasi komputer
seperti terminal di departemen penjualan. PC, program pembaruan catatan stok, dan
catatan stok itu sendiri semuanya secara fisik berada di gudang.

Seperti halnya prosedur manual, ketika mendokumentasikan operasi komputer, asisten

diagram alur harus secara akurat mewakili pengaturan fisik dari komponen sistem.
Seperti yang akan kita lihat di bab-bab selanjutnya, pengaturan fisik komponen sistem
(baik manusia-ual dan komputer) sering memainkan peran penting dalam penilaian
auditor terhadap pengendalian internal.

Akhirnya, Fakta 6 menjelaskan bagaimana petugas departemen pengiriman

mendamaikan barang dengan dokumen pendukung, mengirimkan barang dan slip
pengepakan ke pelanggan, memperbarui log pengiriman, dan ubin dua salinan dari
pesanan penjualan. Ini sepenuhnya operasi manual, sebagaimana dibuktikan oleh
simbol pada Gambar 6.23. Perhatikan bahwa log pengiriman menggunakan simbol
yang sama yang digunakan untuk mewakili jurnal dan buku besar.
Diagram Alir Program

Flowchart sistem pada Gambar 6.23 menunjukkan hubungan antara program

komputer, file yang mereka gunakan, dan output yang mereka hasilkan. Dokumentasi
tingkat tinggi ini, bagaimanapun, tidak memberikan rincian operasional yang kadang-
kadang diperlukan. Sebagai contoh, seorang auditor yang ingin menilai kebenaran
logika program edit tidak dapat melakukannya dari flowchart sistem. Ini membutuhkan
diagram alur program. Set simbol yang digunakan untuk diagram alur program
disajikan pada Gambar 6.24.

Setiap program yang direpresentasikan dalam flowchart sistem harus memiliki diagram
alur program pendukung yang menjelaskan logikanya. Gambar 6.25 menyajikan logika
program edit yang ditunjukkan pada Gambar 6.26. Simbol terpisah mewakili setiap
langkah logika program, dan setiap simbol mewakili satu atau lebih baris kode program
komputer. Garis penghubung antara simbol membentuk urutan eksekusi logis. Tracing
flowchart ke bawah dari simbol awal, kita melihat bahwa program melakukan langkah-
langkah logis berikut dalam urutan yang tercantum:

1. Program mengambil satu catatan dari file transaksi yang belum diedit dan
menyimpannya dalam memori.
2. Tes logis pertama adalah untuk melihat apakah program telah mencapai
kondisi akhir-file (EOF) untuk file transaksi. Sebagian besar struktur file
menggunakan catatan atau penanda khusus untuk menentukan kondisi EOF.
Ketika EOF tercapai, program edit akan berakhir dan program berikutnya dalam
sistem (dalam hal ini, program pembaruan) akan dieksekusi. Selama ada
catatan dalam file transaksi yang belum diedit, hasil dari tes EOF akan menjadi
"tidak" dan kontrol proses dilewatkan ke langkah logis berikutnya dalam
program edit.
3. Pemrosesan melibatkan serangkaian tes untuk mengidentifikasi kesalahan-
kesalahan administratif dan logis tertentu. Setiap tes, diwakili oleh simbol
keputusan, mengevaluasi ada tidaknya suatu kondisi. Sebagai contoh, tes edit
bisa untuk mendeteksi keberadaan data abjad dalam bidang yang seharusnya
hanya berisi data numerik. Kami memeriksa pengujian pengeditan dan validasi
khusus di Bab 7.
4. Rekaman bebas-kesalahan dikirim ke file transaksi yang diedit.
5. Rekaman mengandung kesalahan dikirim ke file kesalahan.
6. Program akan kembali ke Langkah I, dan prosesnya akan diulang sampai
kondisi EOF tercapai.
Akuntan terkadang menggunakan diagram alur program untuk memverifikasi
kebenaran logika program. Mereka membandingkan diagram alur dengan kode
program yang sebenarnya untuk menentukan apakah program benar-benar melakukan
apa yang dijelaskan dokumentasi. Diagram alur program memberikan rincian penting
untuk melakukan audit IT, yang kami periksa di Bab 7.
Rekam Layout Diagram

Rekam tata letak diagram digunakan untuk mengungkapkan struktur internal

dari catatan yang mengkonstruksikan file atau tabel database. Diagram tata letak
biasanya menunjukkan nama, tipe data, dan panjang masing-masing atribut (atau
bidang) dalam catatan. Detil informasi struktur data diperlukan untuk tugas-tugas
seperti mengidentifikasi jenis kegagalan sistem tertentu, menganalisis laporan
kesalahan, dan merancang tes logika komputer untuk keperluan debugging dan audit.
Bentuk tata letak catatan yang lebih sederhana. Tata letak jenis ini menunjukkan
konten rekaman. Setiap atribut data dan kunci Held ditunjukkan dalam hal nama dan
lokasi relatifnya.

SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Pada bagian ini, kami memeriksa model pemrosesan transaksi berbasis komputer
alternatif. Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelas besar: sistem
batch dan sistem realtime. Sejumlah konfigurasi alternatif ada di masing-masing kelas
ini. Perancang sistem mendasarkan pilihan konfigurasi mereka pada berbagai
pertimbangan.

Perbedaan Antara Sistem Batch dan Real-Time

Kerangka Waktu Informasi

Sistem batch merakit transaksi ke dalam kelompok untuk diproses. Di bawah

pendekatan ini, selalu ada jeda waktu antara titik di mana peristiwa ekonomi terjadi dan
titik di mana hal itu tercermin dalam rekening perusahaan. Jumlah lag tergantung pada
frekuensi pemrosesan batch. Kelambatan waktu dapat berkisar dari menit hingga
minggu. Proses penggajian adalah contoh dari sistem batch umum. Peristiwa ekonomi-
aplikasi karyawan tenaga kerja terjadi terus menerus sepanjang periode pembayaran.
Pada akhir periode, gaji untuk semua karyawan disiapkan bersama sebagai satu
kelompok.

Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa terjadi.
Karena rekaman tidak dikelompokkan menjadi beberapa kelompok, tidak ada jeda
waktu antara kejadian dan perekaman. Contoh pemrosesan real-time adalah sistem
reservasi maskapai penerbangan, yang memproses permintaan untuk layanan dari
seorang pengelana pada suatu waktu ketika dia menunggu.

Sumber Daya
Umumnya, sistem batch menuntut lebih sedikit sumber daya organisasi (seperti biaya
pemrograman, waktu komputer, dan pelatihan pengguna) daripada sistem waktu
nyata. Sebagai contoh, sistem batch dapat menggunakan lalat berurutan yang
disimpan pada pita magnetik. Sistem real-time menggunakan lalat akses langsung
yang memerlukan perangkat penyimpanan yang lebih mahal, seperti disk magnetik.
Namun dalam prakteknya, perbedaan biaya ini menghilang. Akibatnya, organisasi
bisnis biasanya menggunakan disk magnetik untuk pemrosesan batch dan real-time.

Perbedaan sumber daya yang paling signifikan adalah di bidang pengembangan

sistem (pemrograman) dan operasi komputer. Sebagai sistem batch umumnya lebih
sederhana daripada rekan-rekan real-time mereka, mereka cenderung memiliki
periode pengembangan lebih pendek dan lebih mudah bagi programmer untuk
mempertahankan. Di sisi lain, sebanyak 50 persen dari total biaya pemrograman untuk
sistem real-time terjadi sakit merancang antarmuka pengguna. Sistem real-time harus
ramah, mudah memaafkan, dan mudah dikerjakan. Menu pop-up, tutorial online, dan
fitur bantuan khusus memerlukan pemrograman tambahan dan sangat menambah
biaya sistem.

Akhirnya, sistem real-time membutuhkan kapasitas pemrosesan khusus. Sistem real-

time harus berurusan dengan transaksi saat terjadi. Beberapa jenis sistem harus
tersedia 24 jam sehari baik digunakan atau tidak. Kapasitas komputer yang
didedikasikan untuk sistem seperti itu tidak dapat digunakan untuk tujuan lain. Dengan
demikian, menerapkan sistem real-time mungkin memerlukan pembelian komputer
khusus atau investasi dalam kapasitas komputer tambahan. Sebaliknya, sistem batch
menggunakan kapasitas komputer hanya ketika program sedang dijalankan. Ketika
pekerjaan batch selesai diproses, kapasitas yang dibebaskan dapat dialokasikan
kembali ke aplikasi lain.

Efisiensi operasional

Pemrosesan real-time dalam sistem yang menangani volume besar transaksi setiap
hari dapat menciptakan inefisiensi operasional. Satu transaksi dapat mempengaruhi
beberapa akun yang berbeda. Namun, beberapa akun ini mungkin tidak perlu
diperbarui secara waktu nyata. Kenyataannya, tugas melakukan itu membutuhkan
waktu, ketika dikalikan dengan ratusan atau ribuan transaksi, dapat menyebabkan
penundaan pemrosesan yang signifikan. Namun, pengolahan batch dari akun yang
tidak kritis, meningkatkan efisiensi operasional dengan menghilangkan aktivitas yang
tidak perlu pada titik-titik kritis dalam proses.
Efisiensi versus Efektivitas

Dalam memilih mode pemrosesan data, perancang harus mempertimbangkan trade-off

antara efisiensi, dan efektivitas. Misalnya, pengguna sistem reservasi maskapai
penerbangan tidak dapat menunggu hingga 100 penumpang (ukuran batch yang
efisien) berkumpul di kantor agen perjalanan sebelum transaksi mereka diproses.
Ketika akses langsung ke informasi saat ini sangat penting untuk kebutuhan pengguna,
pemrosesan real-time adalah pilihan yang logis. Ketika kelambatan waktu dalam
informasi tidak memiliki efek merugikan pada kinerja pengguna dan efisiensi
operasional dapat dicapai dengan memproses data dalam batch, pemrosesan batch
mungkin adalah pilihan yang unggul.

Pendekatan Pengolahan Data Alternatif

Sistem Legacy versus Sistem Modern

Tidak semua organisasi modern menggunakan sistem informasi modern sepenuhnya.

Beberapa perusahaan menggunakan sistem warisan untuk aspek-aspek tertentu dari
pemrosesan data mereka. Ketika sistem warisan digunakan untuk memproses
transaksi keuangan yang signifikan, auditor harus tahu cara mengevaluasi dan
mengujinya. Sistem warisan cenderung memiliki fitur pembeda berikut: mereka adalah
aplikasi berbasis mainframe; mereka cenderung berorientasi batch; sistem warisan
awal menggunakan file datar untuk penyimpanan data, tetapi database hierarkis dan
jaringan sering dikaitkan dengan sistem warisan zaman akhir. Sistem penyimpanan
yang sangat terstruktur dan tidak fleksibel ini adalah alat pengolah data yang sangat
efisien, tetapi mempromosikan lingkungan pengguna tunggal yang menghambat
integrasi informasi dalam organisasi bisnis.

Sistem modern cenderung menjadi transaksi server-server (jaringan) dan proses

secara real time. Meskipun ini adalah tren di sebagian besar organisasi, harap dicatat
bahwa banyak sistem modern berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan
batch. Tidak seperti pendahulu mereka, sistem modern menyimpan transaksi dan file
master dalam tabel basis data relasional. Keuntungan utama penyimpanan basis data
adalah tingkat integrasi proses dan pembagian data yang dapat dicapai.

Sisa dari bagian ini berfokus pada teknologi sistem modern yang digunakan untuk
memproses transaksi akuntansi. Beberapa sistem menggunakan kombinasi batch dan
pemrosesan real-time, sementara yang lain murni sistem real-time. Dalam beberapa
bab berikut, kami akan memeriksa bagaimana pendekatan ini dikonfigurasikan untuk
mendukung fungsi-fungsi khusus seperti pemrosesan pesanan penjualan, pembelian,
dan penggajian.

Memperbarui File Master dari Transaksi

Apakah batch atau pemrosesan real-time sedang digunakan, memperbarui catatan file
induk melibatkan perubahan nilai satu atau lebih bidang variabelnya untuk
mencerminkan efek dari suatu transaksi. Gambar 6.28 menyajikan struktur catatan
untuk file transaksi pesanan penjualan dan dua file master terkait, AR dan inventaris.

Kunci utama (PK) - pengenal unik - untuk file inventaris adalah INVENTORY
NUMBER. Kunci utama untuk AR adalah ACCOUNT NUMBER. Perhatikan bahwa
struktur catatan untuk file pesanan penjualan mengandung kunci primer (SALES
ORDER NUMBER) dan dua kolom kunci sekunder (SK), ACCOUNT NUMBER, dan
INVENTORY NUMBER. Kunci sekunder ini digunakan untuk mencari catatan terkait
dalam file master. Untuk menyederhanakan contoh, kami berasumsi bahwa setiap
penjualan adalah untuk satu item inventaris.

Prosedur pembaruan dalam contoh ini melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Catatan pesanan penjualan dibaca oleh sistem.
2. ACCOUNT NUMBER digunakan untuk mencari file master AR dan mengambil
data AR yang sesuai.
3. Prosedur pembaruan AR menghitung saldo pelanggan baru dengan
menambahkan nilai yang disimpan dalam bidang INVOICE AMOUNT dari
 catatan pesanan penjualan ke nilai bidang CURRENT BALANCE dalam catatan
master AR.
4. Selanjutnya, INVENTORY NUMBER digunakan untuk mencari rekaman yang
sesuai dalam file master inventaris.
5. Program pembaruan persediaan mengurangi tingkat persediaan dengan
mengurangkan nilai QUANTITY SOLD dalam catatan transaksi dari nilai bidang
QUANTITY ON HAND dalam catatan inventaris.
6. Catatan pesanan penjualan baru dibaca, dan prosesnya diulang.

Prosedur Cadangan Basis Data

Setiap catatan dalam file database diberi lokasi atau alamat disk unik yang ditentukan
oleh nilai kunci primernya. Karena hanya satu lokasi yang valid untuk setiap catatan,
memperbarui catatan harus dilakukan di tempat. Gambar 6.29 menunjukkan teknik ini.

Dalam contoh ini, catatan AR dengan saldo $ 100 saat ini sedang diperbarui oleh
transaksi penjualan $ 50. Catatan file induk disimpan secara permanen di alamat disk
yang ditunjuk Lokasi A. Program pembaruan membaca catatan transaksi dan catatan
file master ke dalam memori. Piutang ini diperbarui untuk mencerminkan saldo baru
S150 dan kemudian dikembalikan ke Lokasi A. Saldo saat ini, nilai S100, dihancurkan
ketika diganti dengan nilai baru $ 150. Teknik ini disebut pembaruan destruktif.

Pendekatan pembaruan yang merusak tidak meninggalkan salinan cadangan dari

master asli saya. Hanya nilai saat ini tersedia untuk pengguna. Untuk menyimpan
catatan akuntansi yang memadai jika master saat ini menjadi rusak atau rusak,
prosedur pencadangan terpisah, seperti yang diperlihatkan pada gambar 6.30, harus
dilaksanakan.
Sebelum setiap pembaruan batch atau secara berkala (misalnya, setiap 15 menit), file
induk yang sedang diperbarui disalin untuk membuat versi cadangan dari file asli. Jika
master saat ini dihancurkan setelah proses pembaruan, rekonstruksi dimungkinkan
dalam dua tahap. Pertama, program pemulihan khusus menggunakan file cadangan
untuk membuat versi file master pra-pembaruan. Kedua, proses pembaruan file
diulang menggunakan batch transaksi sebelumnya untuk mengembalikan master ke
kondisi saat ini. Karena potensi risiko untuk catatan akuntansi, akuntan secara alami
prihatin tentang kecukupan semua prosedur cadangan.

Pengolahan Batch Menggunakan Pengumpulan Data Real-Time

Pendekatan pemrosesan data populer, terutama untuk operasi besar, adalah

menangkap data transaksi secara elektronik pada sumbernya saat terjadi. Dengan
mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna, kesalahan transaksi tertentu
dapat dicegah atau dideteksi dan diperbaiki pada sumbernya. Hasilnya adalah
transaksi saya yang bebas dari sebagian besar kesalahan yang mengganggu sistem
warisan lama. File transaksi kemudian diproses dalam mode batch untuk mencapai
efisiensi operasional. Gambar 6.31 mengilustrasikan pendekatan ini dengan sistem
pesanan penjualan yang disederhanakan seperti yang digunakan di department store.
Langkah-langkah kunci dalam proses ini adalah:
 Petugas departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang
berkaitan dengan barang yang dibeli dan akun pelanggan.
 Sistem kemudian memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam catatan
pelanggan (file anak perusahaan yang dapat diterima) dan memperbarui saldo
akunnya untuk mencerminkan jumlah penjualan.
 Selanjutnya, sistem memperbarui bidang kuantitas-di-tangan dalam catatan
persediaan (inventaris anak perusahaan saya) untuk mencerminkan
 pengurangan dalam persediaan. Ini memberikan informasi terkini kepada
panitera lain terkait ketersediaan persediaan.
 Catatan penjualan kemudian ditambahkan ke file pesanan penjualan (file
transaksi), yang diproses dalam mode batch pada akhir hari kerja. Proses batch
ini mencatat setiap transaksi dalam jurnal penjualan dan memperbarui akun buku
besar yang terkena dampak.

Anda mungkin bertanya-tanya pada titik ini mengapa jurnal penjualan dan akun buku
besar umum sedang diproses dalam mode batch. Mengapa tidak memperbaruinya
secara real time bersama dengan akun anak perusahaan? Jawabannya adalah untuk
mencapai efisiensi operasional. Kami sekarang memeriksa apa artinya itu.

Anggaplah bahwa organisasi yang menggunakan konfigurasi sistem pesanan

penjualan yang diilustrasikan pada Gambar 6.31 besar dan mampu melayani ratusan
pelanggan secara bersamaan. Juga asumsikan bahwa 500 terminal penjualan
didistribusikan ke seluruh banyak departemen besar. Setiap penjualan pelanggan
memengaruhi enam catatan akuntansi berikut:
 • Piutang akun pelanggan (buku besar pembantu - unik)
• Inventarisasi barang (buku besar pembantu - hampir unik)
• Kontrol inventaris (buku besar - umum)
• Kontrol piutang akun (buku besar - umum)
• Penjualan (buku besar - umum)
• Harga pokok penjualan (buku besar - umum)

Untuk menjaga integritas data akuntansi, setelah catatan telah diakses untuk diproses,
itu dikunci oleh sistem dan dibuat tidak tersedia untuk pengguna lain sampai prosesnya
selesai. Menggunakan catatan yang terpengaruh dicatat di sini sebagai contoh,
pertimbangkan implikasi bahwa aturan penguncian-data ini ada pada pengguna
sistem.

Saat memproses akun pelanggan anak perusahaan piutang, aturan tidak memiliki
implikasi bagi pengguna lain dari sistem. Setiap pengguna hanya mengakses rekaman
uniknya. Misalnya, mengakses akun John Smith tidak mencegah Mary Jones
mengakses akunnya. Memperbarui catatan anak perusahaan persediaan hampir unik.
Karena ada kemungkinan bahwa Mary Jones dan John Smith secara independen
membeli barang yang sama pada saat yang sama, Mary Jones mungkin terus
menunggu beberapa detik hingga transaksi John Smith melepaskan kunci pada akun
persediaan. Ini akan menjadi peristiwa yang relatif jarang terjadi, dan setiap konflik
semacam itu akan menjadi sedikit ketidaknyamanan bagi pelanggan. Sebagai aturan
umum, karena itu, catatan file induk yang unik untuk transaksi seperti akun pelanggan
dan catatan inventaris individu dapat diperbarui secara real time tanpa menyebabkan
penundaan operasional.

Memperbarui catatan dalam buku besar adalah hal yang berbeda. Semua akun buku
besar yang sebelumnya terdaftar perlu diperbarui oleh setiap transaksi penjualan. Jika
pemrosesan transaksi John Smith dimulai sebelum Mary Jones, maka dia harus
menunggu sampai semua enam catatan telah diperbarui sebelum transaksinya dapat
dilanjutkan. Namun, penundaan 20 atau 30 detik yang ditimbulkan oleh pertikaian ini
mungkin tidak akan merepotkan Mary Jones. Masalah ini menjadi nyata ketika volume
transaksi meningkat. Penundaan 20 detik di masing-masing dari 500 transaksi
pelanggan akan menciptakan inefisiensi operasional pada tingkat yang kacau. Masing-
masing dari 500 pelanggan harus menunggu sampai orang di depannya dalam antrian
selesai memproses transaksi mereka. Orang terakhir dalam antrian akan mengalami
penundaan 500 x 20 detik = 2¾ jam
Pemrosesan Real-Time

Sistem real-time memproses seluruh transaksi saat terjadi. Sebagai contoh, pesanan
penjualan yang diproses oleh sistem pada Gambar 6.32 dapat diambil, diisi, dan
dikirim pada hari yang sama. Sistem seperti itu memiliki banyak manfaat potensial,
termasuk peningkatan produktivitas, pengurangan persediaan, peningkatan perputaran
persediaan, penurunan kelambatan dalam penagihan pelanggan, dan peningkatan
kepuasan pelanggan. Karena informasi transaksi ditransmisikan secara digital,
dokumen sumber fisik dapat dihilangkan atau sangat berkurang.

Pemrosesan real-time sangat sesuai untuk sistem yang memproses volume transaksi
yang lebih rendah dan yang tidak berbagi catatan umum. Sistem ini memanfaatkan
luas jaringan area lokal dan teknologi jaringan area luas. Terminal di situs
didistribusikan di seluruh organisasi digunakan untuk menerima, memproses, dan
mengirim informasi tentang transaksi saat ini. Ini harus dihubungkan dalam pengaturan
jaringan sehingga pengguna dapat berkomunikasi.

Mengontrol TPS

Kontrol semacam ini, berdasarkan sifatnya, aplikasi dan teknologi spesifik. Sebagai
contoh, sementara itu adalah prinsip dasar dari teori pengendalian internal yang semua
transaksi material diberi wewenang, mencapai hal ini dilakukan berbeda dalam sistem
pesanan penjualan daripada dalam sistem pembelian. Juga, sistem batch manual,
otomatis, dan sistem real-time memerlukan teknik kontrol yang berbeda untuk
mencapai tujuan kontrol yang sama.

DATA CODING SCHEMES

Dalam konteks pemrosesan transaksi, pengkodean data melibatkan pembuatan kode

numerik atau alfabet sederhana untuk mewakili fenomena ekonomi kompleks yang
memfasilitasi pemrosesan data yang efisien. Pada Gambar 6.28, misalnya, kita melihat
bagaimana kunci sekunder dari catatan file transaksi dihubungkan ke kunci utama dari
catatan file induk. Kunci sekunder dan primer dalam contoh adalah contoh dari
pengkodean data. Pada bagian ini, kami mengeksplorasi beberapa skema pengkodean
data dan contoh penerapannya dalam SIA. Untuk menekankan pentingnya kode data,
pertama-tama kita mempertimbangkan sistem hipotetis yang tidak menggunakannya.

Sebuah Sistem tanpa Kode

Perusahaan memproses volume besar transaksi yang serupa dalam atribut dasarnya.
Misalnya, file AR suatu perusahaan dapat berisi akun untuk beberapa pelanggan yang
berbeda dengan nama dan alamat yang sama. Untuk memproses transaksi secara
akurat terhadap akun yang benar, perusahaan harus dapat membedakan satu Entitas
dari yang lain. Tugas ini menjadi sangat sulit untuk mengetahui jumlah atribut dan item
yang serupa dalam kelas meningkat

Entri tanpa kode ini membutuhkan banyak ruang perekaman, memakan waktu untuk
merekam, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan. Efek negatif dari
pendekatan ini dapat dilihat di banyak bagian organisasi:

1. Staf penjualan. Dengan benar mengidentifikasi barang yang dijual membutuhkan

transkripsi sejumlah besar detail ke dokumen sumber. Terlepas dari waktu dan
upaya yang terlibat, ini cenderung untuk mempromosikan kesalahan administrasi
dan pengiriman yang salah.
2. Personel gudang. Mencari dan mengambil barang untuk dikirim: kesalahan yang
dihaluskan dan kesalahan pengiriman kemungkinan akan terjadi.
3. Personel akuntansi. Posting ke akun buku besar membutuhkan pencarian
melalui file anak perusahaan menggunakan deskripsi panjang sebagai kuncinya.
Ini akan sangat lambat, dan posting ke akun yang salah akan menjadi hal biasa.

Sebuah Sistem dengan Kode

Masalah-masalah ini dipecahkan, atau paling tidak sangat berkurang, dengan

menggunakan kode untuk mewakili setiap item dalam inventaris dan akun pemasok.
Mari kita asumsikan item inventaris dalam contoh sebelumnya telah diberi kode
numerik 896, dan pemasok di akun hutang dagang diberi nomor kode 321. Versi kode
dari entri jurnal sebelumnya sekarang dapat sangat disederhanakan:
Ini bukan untuk menyarankan bahwa informasi rinci tentang inventaris dan pemasok
tidak menarik bagi organisasi. Tentunya itu! Fakta-fakta ini akan disimpan dalam file
referensi dan digunakan untuk tujuan seperti penyusunan daftar bagian, katalog,
tagihan materi, dan informasi pengiriman. Dimasukkannya rincian seperti itu,
bagaimanapun, akan mengacaukan tugas pemrosesan transaksi dan bisa
membuktikan disfungsional, seperti contoh sederhana ini mengilustrasikan. Kegunaan
lain dari pengkodean data dalam AIS adalah untuk:
1. Secara ringkas merepresentasikan sejumlah besar informasi kompleks yang
jika tidak dapat diatur.
2. Menyediakan sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan transaksi yang
diproses.
3. Identifikasi transaksi unik dan akun dalam file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

Diskusi berikut menguji beberapa teknik pengkodean yang lebih umum digunakan dan
mengeksplorasi kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Skema Coding Numerik dan Alfabetik

Kode Berurutan

Seperti namanya, kode sekuensial mewakili item dalam beberapa urutan berurutan
(naik atau turun). Aplikasi umum kode sekuensial numerik adalah penomoran dokumen
sumber. Saat mencetak, setiap dokumen hard copy diberi nomor kode sekuensial unik.
Nomor ini menjadi nomor transaksi yang memungkinkan sistem melacak setiap
transaksi yang diproses dan mengidentifikasi dokumen yang hilang atau tidak
berurutan. Dokumen digital sama diberi nomor urut oleh komputer saat dibuat.

Keuntungan. Pengkodean berurutan mendukung rekonsiliasi sekelompok transaksi,

seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Jika sistem pemrosesan transaksi
mendeteksi celah dalam urutan nomor transaksi, ini akan memberi tahu manajemen
kemungkinan adanya transaksi yang hilang atau salah tempat. Dengan menelusuri
kembali nomor transaksi melalui tahapan dalam proses, manajemen akhirnya dapat
menentukan penyebab dan akibat dari kesalahan tersebut. Tanpa dokumen berurutan
bernomor, masalah semacam ini sulit untuk dideteksi dan diselesaikan.
Kekurangan. Kode sekuensial tidak memuat konten informasi di luar urutannya.
Misalnya, kode sekuensial yang ditetapkan untuk item persediaan bahan mentah tidak
memberi tahu apa pun tentang atribut item (jenis, ukuran, bahan, lokasi gudang, dan
sebagainya). Juga, skema pengkodean berurutan sulit untuk diubah. Memasukkan
item baru di beberapa titik tengah membutuhkan penomoran ulang item berikutnya di
kelas yang sesuai. Dalam aplikasi di mana jenis catatan harus dikelompokkan bersama
secara logis dan di mana penambahan dan penghapusan terjadi secara teratur, skema
pengkodean ini tidak tepat.

Kode Blok

Kode blok numerik adalah variasi pada pengkodean berurutan yang sebagian
memperbaiki kerugian yang baru saja dijelaskan. Pendekatan ini dapat digunakan
untuk mewakili seluruh kelas item dengan membatasi setiap kelas ke kisaran tertentu
dalam skema pengkodean. Aplikasi umum dari pengkodean blok adalah pembangunan
bagan akun.
Bagan akun yang dirancang dengan baik dan komprehensif adalah dasar untuk buku
besar dan dengan demikian penting untuk sistem pelaporan keuangan dan manajemen
perusahaan. Semakin luas bagan akun, semakin tepat suatu perusahaan dapat
mengklasifikasikan transaksinya dan semakin banyak rentang informasi yang dapat
diberikannya kepada pengguna internal dan eksternal. Gambar 6.33 menyajikan
contoh akun menggunakan kode blok.

Perhatikan bahwa setiap jenis akun diwakili oleh berbagai kode atau blok unik, Dengan
demikian, neraca dan laporan akun laporan laba rugi dan subklasifikasi dapat
dilukiskan. Dalam contoh ini, masing-masing akun terdiri dari kode tiga digit. Digit
pertama adalah digit pemblokiran dan mewakili klasifikasi akun; misalnya, aset lancar,
kewajiban, atau biaya operasional. Digit lain dalam kode secara berurutan ditetapkan.

Keuntungan. Blokir pengkodean memungkinkan penyisipan kode baru dalam blok

tanpa harus mengatur ulang seluruh struktur pengkodean. Misalnya, jika biaya iklan
adalah nomor akun 626, digit pertama menunjukkan bahwa akun ini adalah biaya
operasional. Karena jenis barang biaya baru terjadi dan harus diperhitungkan secara
khusus, mereka dapat ditambahkan secara berurutan dalam klasifikasi akun 600. Kode
tiga digit ini menampung 100 item individual (X00 hingga X99) dalam setiap blok.
Tentunya, semakin banyak digit dalam rentang kode, semakin banyak item yang dapat
diwakili.

Kekurangan. Seperti halnya kode sekuensial, isi informasi dari kode blok tidak mudah
terlihat. Misalnya, nomor rekening 626 tidak berarti apa-apa sampai dicocokkan
dengan bagan akun, yang mengidentifikasi itu sebagai biaya iklan.

Kode Grup

Kode grup numerik digunakan untuk merepresentasikan item atau kejadian kompleks
yang melibatkan dua atau lebih bagian data terkait. Kode ini terdiri dari zona atau
bidang yang memiliki arti khusus. Misalnya, rantai toko serba ada dapat mengkodekan
transaksi pesanan penjualan dari toko cabangnya sebagai berikut:

Keuntungan. Kode grup memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan kode sekuensial

dan blok.
1. Mereka memfasilitasi representasi sejumlah besar data yang beragam.
2. Mereka memungkinkan struktur data yang kompleks untuk diwakili dalam
bentuk hierarkis yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia.
3. Mereka mengizinkan analisis rinci dan melaporkan baik dalam kelas item dan di
berbagai kelas item.

Menggunakan contoh sebelumnya untuk mengilustrasikan, Store Number 04 dapat

mewakili toko Hamilton Mall di Allentown; Dept Nomor 09 mewakili departemen barang
olahraga; Nomor Item 476214 adalah tongkat hoki; dan penjual 99 adalah Jon Innes.
Dengan tingkat informasi ini, manajer perusahaan dapat mengukur profitabilitas
dengan menyimpan, membandingkan kinerja departemen serupa di semua toko,
melacak pergerakan barang inventaris tertentu, dan mengevaluasi kinerja penjualan
oleh karyawan di dalam dan di antara toko.

Kekurangan. Ironisnya, kerugian utama dari hasil pengkodean kelompok dari

keberhasilannya sebagai alat klasifikasi. Karena kode kelompok dapat secara efektif
menyajikan beragam informasi, mereka cenderung digunakan secara berlebihan. Data
yang tidak terkait dapat dihubungkan hanya karena itu bisa dilakukan. Ini dapat
menyebabkan kode grup yang kompleks yang tidak dapat dengan mudah ditafsirkan.
Akhirnya, penggunaan berlebihan dapat meningkatkan biaya penyimpanan,
mempromosikan kesalahan administrasi, dan meningkatkan waktu dan upaya
pemrosesan.

Kode Alfabet

Kode alfabet digunakan untuk banyak tujuan yang sama dengan kode numerik.
Karakter alfabet dapat ditugaskan secara berurutan (dalam urutan abjad) atau dapat
digunakan dalam teknik blok dan pengkodean grup.

Keuntungan. Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar barang meningkat secara

dramatis melalui penggunaan kode abjad murni atau karakter alfabetik yang tertanam
dalam kode numerik (kode alfanumerik). Contoh sebelumnya dari bagan akun yang
menggunakan kode tiga-digit dengan satu digit pemblokiran tunggal membatasi
representasi data menjadi hanya 10 blok dari akun-0 hingga 9. Menggunakan karakter
abjad untuk memblokir, bagaimanapun, meningkatkan jumlah kemungkinan
pemblokiran menjadi 26- A sampai Z. Selanjutnya, sedangkan bagian sekuensial dua
digit dari kode tersebut memiliki kapasitas hanya 100 item (102), kode abjad dua-posisi
dapat mewakili 676 item (262). Dengan demikian, dengan menggunakan kode abjad
dalam ruang pengkodean tiga digit yang sama, kami melihat peningkatan geometrik
dalam potensi representasi data

(10 blok x 100 item masing-masing) = 1.000 item

untuk
(26 blok x 676 item) = 17,576 item

Kekurangan. Kelemahan utama dengan pengkodean alfabetis adalah (1) seperti kode
numerik, ada kesulitan merasionalisasi arti kode yang telah ditetapkan secara
berurutan; dan (2) pengguna cenderung memiliki kesulitan menyortir catatan yang
dikodekan menurut abjad.

Kode Mnemonik

Kode mnemonik adalah karakter alfabet dalam bentuk akronim dan kombinasi lain
yang menyampaikan makna. Misalnya, siswa yang mendaftar di program kuliah dapat
memasukkan kode kursus berikut pada formulir pendaftaran:

Kombinasi kode mnemonik dan numerik ini menyampaikan banyak informasi tentang
kursus-kursus ini; dengan sedikit analisis, kita dapat menyimpulkan bahwa Acctg
adalah akuntansi, Psyc adalah psikologi, Mgt adalah manajemen, dan Mktg adalah
pemasaran. Bagian nomor urut kode menunjukkan tingkat setiap kursus. Contoh lain
dari penggunaan kode mnemonik adalah menetapkan kode negara di alamat surat:

Keuntungan. Skema pengkodean mnemonic tidak mengharuskan pengguna untuk

menghafal makna; kode itu sendiri menyampaikan informasi tingkat tinggi tentang item
yang sedang direpresentasikan.

Kekurangan. Meskipun kode mnemonic berguna untuk mewakili kelas item, mereka
memiliki kemampuan terbatas untuk mewakili item dalam suatu kelas. Sebagai contoh,
seluruh kelas piutang dapat diwakili oleh kode mnemonik AR, tetapi kita akan dengan
cepat membuang kombinasi karakter alfabet yang bermakna jika kita mencoba untuk
mewakili akun individu yang membentuk kelas ini. Akun-akun ini akan diwakili lebih
baik dengan sekuensial, blok, atau teknik pengkodean grup.
THE GENERAL LEDGER SYSTEM
Subsistem TPS memproses berbagai aspek peristiwa ekonomi, yang dicatat
dalam jurnal khusus masing-masing dan akun anak perusahaan. Ringkasan dari
transaksi ini mengalir ke GLS dan menjadi sumber input untuk sistem pelaporan
keuangan (FRS). Namun, perlu diketahui bahwa informasi itu juga mengalir dari FRS
sebagai umpan balik ke GLS. Kita akan mengeksplorasi titik ini lebih teliti nanti. Pada
bagian ini kami meninjau elemen kunci GLS. Juga, perhatikan bahwa GLS
menyediakan data untuk sistem pelaporan manajemen (MRS). Ini adalah sistem
pelaporan internal, atau diskresi organisasi. Sejak MRS tidak berdampak langsung
pada proses pelaporan keuangan, kami hanya memberikan perawatan tambahan
untuk sistem ini.
1. The Journal Voucher
Voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk merepresentasikan ringkasan
transaksi serupa atau satu transaksi unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan
mempengaruhi akun buku besar umum (GL). Transaksi rutin, entri penyesuaian, dan
entri penutup semuanya dimasukkan ke GL melalui voucher jurnal. Karena seorang
manajer yang bertanggung jawab harus menyetujui voucher jurnal, mereka
menawarkan tingkat kontrol terhadap entri GL yang tidak sah.
2. The GLS Database
Database GLS mencakup berbagai file. Sedangkan ini akan bervariasi dari
perusahaan ke perusahaan, contoh-contoh berikut ini representatif. File induk buku
besar adalah file prinsip dalam database GLS. File ini berdasarkan bagan akun yang
dipublikasikan oleh organisasi. Setiap catatan dalam master GL adalah akun GL
terpisah (misalnya, penjualan) atau akun kontrol (seperti kontrol AR) untuk buku besar
pembantu terkait dalam sistem pemrosesan transaksi. FRS mengacu pada master GL
untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan. MRS juga menggunakan file ini
untuk mendukung pelaporan informasi internal.
File riwayat buku besar memiliki format yang sama dengan master GL. Tujuan
utama adalah untuk menyediakan data keuangan historis untuk laporan keuangan
komparatif.
File voucher jurnal adalah koleksi total voucher jurnal yang diproses di periode saat ini.
File ini memberikan catatan semua transaksi buku besar dan menggantikan jurnal
umum tradisional. File riwayat voucher jurnal berisi voucher jurnal untuk periode
sebelumnya. Ini informasi historis mendukung tanggung jawab penatagunaan
manajemen untuk memperhitungkan pemanfaatan sumber daya. File voucher jurnal
saat ini dan sejarah adalah tautan penting dalam jejak audit perusahaan.
File pusat pertanggungjawaban berisi pendapatan, pengeluaran, dan lainnya
data pemanfaatan sumber daya untuk masing-masing pusat pertanggungjawaban di
dalam organisasi. MRS mengacu pada data ini untuk dimasukkan dalam persiapan
laporan tanggung jawab untuk manajemen.
Akhirnya, file master anggaran berisi jumlah yang dianggarkan untuk
pendapatan, pengeluaran, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat
pertanggungjawaban. Data ini, bersama dengan file pusat pertanggungjawaban,
adalah dasar untuk akuntansi pertanggungjawaban.

THE FINANCIAL REPORTING SYSTEM

Undang-undang menentukan tanggung jawab manajemen untuk menyediakan
informasi penatagunaan kepada pihak eksternal. Kewajiban pelaporan ini dipenuhi
melalui FRS. Sebagian besar informasi yang diberikan berupa laporan keuangan
standar, pengembalian pajak, dan dokumen yang diperlukan oleh badan pengatur
seperti Securities and Exchange Commission (SEC).
Penerima utama informasi laporan keuangan adalah pengguna eksternal, seperti
pemegang saham, kreditor, dan lembaga pemerintah. Secara umum, pengguna
informasi di luar tertarik pada kinerja organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu,
mereka membutuhkan informasi yang memungkinkan mereka untuk mengamati tren
kinerja dari waktu ke waktu dan membuat perbandingan antara organisasi yang
berbeda. Mengingat sifat dari kebutuhan ini, informasi pelaporan keuangan harus
disiapkan dan disajikan oleh semua organisasi dengan cara yang secara umum
diterima dan dipahami oleh pengguna eksternal.
1. Sophisticated Users with Homogeneous Information Needs
Karena komunitas pengguna eksternal sangat luas dan kebutuhan informasi
individu mereka dapat bervariasi, laporan keuangan ditargetkan pada khalayak umum.
Mereka siap dengan proposisi bahwa audiens terdiri dari pengguna yang canggih
dengan kebutuhan informasi yang relatif homogen. Dengan kata lain, diasumsikan
bahwa pengguna laporan keuangan memahami konvensi dan prinsip akuntansi yang
diterapkan dan bahwa pernyataan memiliki konten informasi yang berguna.
2. Financial Reporting Procedures
 Pelaporan keuangan adalah langkah terakhir dalam keseluruhan proses
akuntansi yang dimulai dalam siklus transaksi. Langkah-langkah yang diilustrasikan
dan diberi nomor pada gambar dibahas secara singkat di bagian berikut.
Proses dimulai dengan yang bersih pada awal tahun fiskal baru. Hanya rekening
neraca (permanen) yang dibawa ke depan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini,
langkah-langkah berikut terjadi:
 Tangkap transaksi. Dalam setiap siklus transaksi, transaksi dicatat dalam file
transaksi yang sesuai.
 Rekam dalam jurnal khusus. Setiap transaksi dimasukkan ke dalam jurnal. Ingat itu
kelas transaksi yang sering terjadi, seperti penjualan, ditangkap secara khusus
jurnal. Mereka yang jarang terjadi dicatat dalam jurnal umum atau secara langsung
pada voucher jurnal.
 Posting ke buku besar pembantu. Detail setiap transaksi diposting ke yang
terpengaruh rekening anak perusahaan.
 Posting ke buku besar umum. Secara berkala, voucher jurnal, meringkas entri yang
dibuat untuk jurnal khusus dan buku besar pembantu, disiapkan dan diposting ke
akun GL. Frekuensi pembaruan pada GL akan ditentukan oleh tingkat integrasi
sistem.
 Persiapkan neraca saldo yang belum disesuaikan. Pada akhir periode akuntansi,
saldo akhir setiap akun dalam GL ditempatkan dalam lembar kerja dan dievaluasi
secara total untuk persamaan kredit debet.
 Buat entri penyesuaian. Menyesuaikan entri dibuat ke lembar kerja untuk
memperbaiki kesalahan dan untuk mencerminkan transaksi yang tidak tercatat
selama periode tersebut, seperti depresiasi.
 Buat jurnal dan posting entri penyesuaian. Voucher jurnal untuk entri penyesuaian
disiapkan dan diposting ke akun yang sesuai di GL.
 Persiapkan neraca saldo yang disesuaikan. Dari saldo yang disesuaikan, neraca
saldo disiapkan yang berisi semua entri yang harus tercermin dalam laporan
keuangan.
 Siapkan laporan keuangan. Neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas
disusun menggunakan neraca saldo yang disesuaikan.
 Menjurnal dan memposting entri penutup. Voucher jurnal disiapkan untuk entri
yang menutup akun laporan laba rugi (sementara) dan mentransfer pendapatan
atau kerugian atas laba ditahan. Akhirnya, entri-entri ini diposkan ke GL.
 Persiapkan neraca saldo pasca-penutupan. Sebuah worksheet neraca saldo yang
hanya berisi neraca neraca sekarang dapat dipersiapkan untuk menunjukkan saldo
yang dibawa ke depan ke periode akuntansi berikutnya.

XBRL - REENGINEERING FINANCIAL REPORTING

Pelaporan data keuangan secara online telah menjadi kebutuhan kompetitif
untuk organisasi publik. Saat ini, sebagian besar organisasi mencapai ini dengan
menempatkan laporan keuangan mereka dan laporan keuangan lainnya di situs Web
masing-masing sebagai dokumen HTML (hypertext markup language). Dokumen-
dokumen ini kemudian dapat diunduh oleh pengguna seperti SEC (Securities and
Exchange Commission), analis keuangan, dan pihak lain yang berkepentingan.
Laporan HTML, bagaimanapun, tidak dapat dengan mudah diproses melalui
otomatisasi TI. Melakukan analisis apa pun pada data yang terdapat dalam laporan
mengharuskan mereka untuk dimasukkan secara manual ke sistem informasi
pengguna.
Solusi untuk masalah ini adalah bahasa pelaporan bisnis yang dapat diperluas
(Extensible Business Reporting Language - XBRL), yang merupakan standar Internet
yang secara khusus dirancang untuk pelaporan bisnis dan pertukaran informasi.
Tujuan XBRL adalah untuk memfasilitasi publikasi, pertukaran, dan pengolahan
informasi keuangan dan bisnis. XBRL adalah turunan dari standar Internet lain yang
disebut XML (Extensible Markup Language).
1. XML (Extensible Markup Language)
XML adalah bahasa metal untuk menggambarkan bahasa penanda (markup
language). Istilah extensible berarti bahwa bahasa markup dapat dibuat menggunakan
XML. Ini termasuk pembuatan bahasa markup yang mampu menyimpan data dalam
bentuk relasional di mana tag (atau perintah pemformatan) dipetakan ke nilai data.
Dengan demikian, XML dapat digunakan untuk memodelkan struktur data dari suatu
database internal organisasi.
2. XBRL (Extensible Business Reporting Language)
Menyadari manfaat potensial dari XML, AICPA mendorong penelitian ke dalam
pembuatan bahasa markup khusus akuntansi. XBRL adalah bahasa berbasis XML
yang dirancang untuk menyediakan komunitas keuangan dengan metode standar
untuk mempersiapkan, menerbitkan, dan secara otomatis bertukar informasi
keuangan, termasuk laporan keuangan perusahaan yang dimiliki publik. XBRL
biasanya digunakan untuk melaporkan data keuangan agregat, tetapi juga dapat
diterapkan untuk mengkomunikasikan informasi yang berkaitan dengan transaksi
individu.
3. The Current State of XBRL Reporting
Semua anggota komunitas pelaporan keuangan harus menyadari XBRL, karena
ini adalah teknologi pertukaran informasi yang penting. Dalam waktu dekat, XBRL
kemungkinan akan menjadi kendaraan utama untuk menyampaikan laporan bisnis
kepada investor dan regulator. Kemajuan baru-baru ini ke arah itu telah substansial
baik di Amerika Serikat dan internasional. Beberapa dari perkembangan ini dirangkum
di sini.
 Sejak Oktober 2005, regulator perbankan AS telah mewajibkan "laporan panggilan"
triwulanan untuk dipasang di XBRL. Persyaratan ini berdampak pada lebih dari
8.000 bank.
 Pada bulan April 2005, SEC memulai program pelaporan keuangan sukarela yang
memungkinkan pendaftar untuk melengkapi pengarsipan wajib mereka dengan
pameran menggunakan XBRL.
 Pada bulan September 2006, SEC mengumumkan sistem pelaporan elektroniknya
yang baru untuk menerima pengarsipan XBRL. Sistem baru ini disebut aplikasi
elektronik data interaktif (Interactive Data Electronic Application – IDEA).
 Pada bulan Mei 2008, SEC mengeluarkan peraturan yang mewajibkan perusahaan
publik besar untuk mengadopsi XBRL pada 15 Desember untuk memenuhi
persyaratan pelaporan keuangan.
 Perkembangan yang sepadan untuk mendorong atau mengharuskan XBRL telah
terjadi secara internasional. Sejak awal 2003, Bursa Saham Tokyo telah menerima
informasi XBRL. Pada tahun 2007, Canadian Securities Administrators (CSA)
membentuk program sukarela untuk membantu pasar Kanada memperoleh
pengetahuan praktis dalam mempersiapkan, mengemas, dan menggunakan
informasi XBRL. Regulator di Cina, Spanyol, Belanda, dan Inggris mengharuskan
perusahaan tertentu untuk menggunakan XBRL.
Selain itu, penggunaan XBRL akan memfasilitasi pemenuhan persyaratan hukum
yang ditetapkan dalam Sarbanes-Oxley Act, yang disahkan sebagai tanggapan atas
kekhawatiran yang meluas dan skeptisisme tentang standar pelaporan keuangan.
Secara khusus, XBRL dapat memainkan peran dalam memfasilitasi pelaporan
sebelumnya dari laporan keuangan yang diperlukan di bawah undang-undang SOX.

PENGENDALIAN FRS (CONTROLLING THE FRS)

 Peraturan SOX mensyaratkan bahwa desain manajemen dan menerapkan
kontrol atas proses pelaporan keuangan. Ini termasuk FRS dan sistem pemrosesan
transaksi individual yang memasukkan data ke dalamnya. Untuk alasan yang sudah
dijelaskan, kita perlu menunda perlakuan kita terhadap kontrol TPS untuk bab-bab
selanjutnya. Di sini kita akan memeriksa hanya kontrol yang berhubungan dengan
FRS. Potensi risiko terhadap FRS meliputi:
 Jejak audit yang rusak.
 Akses tidak sah ke buku besar umum.
 (akun yang tidak seimbang) dengan akun anak perusahaan.
 Saldo akun GL salah karena voucher jurnal tidak sah atau salah.
Jika tidak dikontrol, risiko ini dapat mengakibatkan laporan keuangan yang salah
saji dan laporan lainnya, sehingga menyesatkan pengguna informasi ini. Konsekuensi
potensial adalah litigasi, kerugian finansial yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi
yang ditentukan oleh undang-undang SOX.
1. Masalah Kontrol Internal COSO (COSO Internal Control Issues)
Diskusi tentang kontrol fisik FRS ini akan mengikuti kerangka kerja COSO untuk
aktivitas kontrol, yang diperkenalkan pada Bab 1.
Otorisasi Transaksi (Transaction Authorization)
Voucher jurnal adalah dokumen yang mengotorisasi entri ke buku besar umum.
Voucher jurnal memiliki banyak sumber, seperti pemrosesan penerimaan kas,
pemrosesan pesanan penjualan, dan kelompok pelaporan keuangan. Sangat penting
bagi integritas catatan akuntansi bahwa voucher jurnal diberi wewenang dengan benar
oleh manajer yang bertanggung jawab di departemen sumber.
Pemisahan tugas (Segregation of Duties)
Buku besar menyediakan kontrol verifikasi untuk proses akuntansi. Untuk
melakukannya, tugas memperbarui buku besar harus terpisah dari semua tanggung
jawab akuntansi dan tanggung jawab aset dalam organisasi. Oleh karena itu, individu
dengan otoritas akses ke akun GL tidak boleh:
 Memiliki tanggung jawab penyimpanan catatan untuk jurnal khusus atau buku
besar pembantu.
 Siapkan voucher jurnal.
 Memiliki hak asuh atas aset fisik.
Kontrol Akses (Access Controls)
Akses yang tidak sah ke akun GL dapat menyebabkan kesalahan, penipuan, dan
misrepresentasi dalam laporan keuangan. Peraturan SOX secara eksplisit membahas
bidang risiko ini dengan mewajibkan organisasi untuk menerapkan kontrol yang
membatasi akses basis data hanya kepada individu yang berwenang. Sejumlah kontrol
umum TI yang dirancang untuk melayani tujuan ini disajikan dalam Bab 4, termasuk
pandangan pengguna yang ditetapkan dengan benar, tabel otorisasi, enkripsi data dan
lain-lain.
Catatan Akuntansi (Accounting Records)
Jejak audit adalah catatan dari jalur yang dilakukan transaksi melalui fase input,
pemrosesan, dan output dari pemrosesan transaksi. Ini melibatkan jaringan dokumen,
jurnal, dan buku besar yang dirancang untuk memastikan bahwa transaksi dapat
secara akurat ditelusuri melalui sistem dari inisiasi ke disposisi akhir. Jejak audit
memfasilitasi pencegahan dan koreksi kesalahan ketika file data secara nyaman dan
logis diatur. Juga, buku besar dan file lain yang merupakan jejak audit harus rinci dan
cukup kaya untuk (1) memberikan kemampuan untuk menjawab pertanyaan, misalnya,
dari pelanggan atau vendor; (2) dapat merekonstruksi file jika mereka benar-benar
atau sebagian hancur; (3) menyediakan data historis yang dibutuhkan oleh auditor; (4)
memenuhi peraturan pemerintah; dan (5) menyediakan sarana untuk mencegah,
mendeteksi, dan memperbaiki kesalahan.
Verifikasi Independen (Independent Verification)
Fungsi buku besar berfungsi sebagai langkah verifikasi independen dalam sistem
informasi akuntansi. FRS menghasilkan dua daftar laporan jurnal jurnal operasional
dan laporan perubahan GL yang memberikan bukti keakuratan proses ini. Daftar
voucher jurnal memberikan rincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang
diposting ke GL. Laporan perubahan buku besar umum menyajikan efek dari posting
jurnal jurnal ke akun GL.
2. Implikasi Kontrol Internal XBRL (Internal Control Implications of XBRL)
Meskipun manfaat potensial dari XBRL dan teknologi Web terkait telah banyak
diteliti, kurang perhatian telah diberikan kepada implikasi kontrol potensial
menggunakan XBRL. Ada tiga bidang yang menjadi perhatian khusus, yang dibahas di
sini.
Penciptaan Taxonomy (Taxonomy Creation). Taksonomi dapat dihasilkan secara
salah, yang menghasilkan pemetaan yang salah antara data dan elemen taksonomi
yang dapat menghasilkan kesalahan penyajian data keuangan. Kontrol harus
dirancang dan ditempatkan untuk memastikan generasi taksonomi XBRL yang benar.
Kesalahan Pemetaan Taksonomi (Taxonomy Mapping Error). Proses pemetaan
akun basis data internal ke tag taksonomi perlu dikontrol. Tag XBRL yang dihasilkan
dengan benar mungkin salah dalam menetapkan ke akun basis data internal yang
menghasilkan kesalahan penyajian data keuangan.
Validasi Dokumen Instance (Validation of Instance Documents). Sebagaimana
dicatat, setelah pemetaan selesai dan tag telah disimpan dalam basis data internal,
XBRL. contoh dokumen (laporan) dapat dihasilkan. Prosedur verifikasi independen
perlu ditetapkan untuk memvalidasi dokumen instan untuk memastikan bahwa
taksonomi dan tag yang tepat telah diterapkan sebelum memposting ke server Web.
 KESIMPULAN

Pemrosesan transaksi menunjukkan peran pentingnya sebagai penyedia

informasi untuk pelaporan keuangan, pelaporan manajemen internal, dan dukungan
operasi sehari-hari. Untuk menangani secara efisien dengan volume besar transaksi
keuangan, organisasi bisnis mengelompokkan transaksi jenis serupa ke dalam siklus
transaksi. Tiga siklus transaksi menyumbang sebagian besar aktivitas ekonomi
perusahaan: siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus konversi.
Terkait hubungan antara catatan akuntansi baik dalam sistem manual dan
berbasis komputer. Bagaimana dokumen hard copy dan digital membentuk jejak audit.
Akuntan harus cakap dalam menggunakan alat dokumentasi untuk melakukan tugas
profesional mereka. lima jenis dokumentasi biasanya digunakan untuk tujuan ini:
diagram aliran data, diagram relasi entitas, flowchart sistem, diagram alur program,
dan diagram tata letak catatan.
Ada dua sistem pemrosesan transaksi berbasis komputer: (1) pemrosesan batch,
menggunakan pengumpulan data real-time; dan (2) pemrosesan real-time. Skema
pengkodean data dan peran mereka dalam pemrosesan transaksi dan SIA sebagai
sarana untuk mengkoordinasi dan mengelola transaksi perusahaan. Dalam memeriksa
jenis utama skema koding numerik dan alfabetik, masing-masing memiliki kelebihan
dan kekurangan tertentu. informasi keuangan disediakan untuk pengguna eksternal
dan internal melalui proses pelaporan multistep. Teknologi baru XBRL mengubah
pelaporan keuangan tradisional untuk banyak organisasi.
Referensi

James A. Hall.2011.Information Technology Auditing:E-book.