Oktavia-2022122011

PROSES PEMROSESAN TRANSAKSI MANUAL DAN BERBASIS COMPUTER

SIKLUS AKUNTANSI
Transaksi adalah kegiatan yang memengaruhi atau merupakan kepentingan dari
perusahaan serta diproses oleh sistem informasinya sebagai unit pekerjaan. Dalam satu
haritertentu, perusahaan dapat memproses ribuan transaksi. Agar dapat memprosesnya
secara efisien, berbagai transaksi yang akan dikelompokkan menjadi satu ke dalam
beberapa siklus transaksi. Sebagai suatu kegiatan yang terdiri dari tiga subsistem utama
yang disebut siklus transaksi : siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus
konversi. Meskipun setiap siklus melakukan tugas-tugas tertentu yang berbeda dan
mendukung tujuan yang berbeda, mereka berbagi karakteristik umum.
- Siklus Pengeluaran, Aktivitas bisnis dimulai dengan pemerolehan bakan baku,
properti dan tenaga kerjamelalui pertukaran dengan kas-siklus pengeluaran.
Kebanyakan transaksipengeluarkan didasarkan pada hubungan kredit diantara mitra
dagang. Pengeluaran kas aktual didasarkan pada saat yang sama dengan penerimaan
barang/jasa. Berhari-hari bahkan berminggu-minggu dapat berlalu diantara kedua
peristiwa ini. Jadi dari perspektif sistem, transaksi ini memiliki dua bagian:
komponen fisik (akuisisi barang) dan komponen keuangan (pengeluaran kas ke
pemasok)
- Siklus konversi, Sistem konversi terdiri atas dua subsistem utama, yaitu sistem
produksi dan sistem akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaa,
penjadwalan danpengendalian produk fisik melalui proses produksi. Sistem
akuntansi biaya memantauarus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi.
Informasi yang dihasilkan olehsistem ini digunakan untuk pengendalian persediaan,
penganggaran, pengendalianbiaya, pelaporan kinerja dan keputusan manajemen.
- Siklus Pendapatan, Perusahaan menjual barang jadi ke pelanggan melalui siklus
pendapatan, yang melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan
penerimaan kassetelah penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki
komponen fisikdan keuangan, yang diproses terpisah.
PENCATATAN AKUNTANSI
Sistem Manual
Bagian ini menjelaskan tujuan dari setiap jenis catatan akuntansi yang
digunakandalam siklus transaksi. Pembahsan akan dimulai dengan catatan tradisionla
yang digunakan dalam sistem manual (dokumen, jurnal, dan buku besar)
dankemudian memeriksa perangkat magnetisnya dalam sistem berbasis komputer.
- Dokumen
Sebuah dokumen memberikan bukti adanya peristiwa ekonomi dan dapatdigunakan
untuk memulai proses transaksi. Bererapa dokumen adalah hasildari proses transaksi.
Pada bagian ini, kita mambahas tiga jenis dokumen: dokumen sumber, dokumen
produk, dan dokumen perputaran.
- Jurnal
Sebuah jurnal adalah catatan secara kronologis. Pada titik tertentu dalamproses
akuntansi, ketika semua fakta yang relevan tentang transaksidiketahui, peristiwa
dicatat dalam jurnal secara kronologis. Dokumen adalahsumber utama dari data bagi
jurnal.
- Buku Besar
Buku Besar Adalah Buku akun keuangan, yang mencerminkan pengaruhkeuangan
dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat dua jenis buku besar:
(1) buku besar umum yang berisi informasi akunperusahaan dalam bentuk
rangkuman dari akun pengendali, dan (2) buku besar pembantu yang berisi akun
individual yang membentuk akun pengendali tertentu. Buku besar umum
menyediakan nilaitunggal untuk setiap akun pengendali seperti utang, piutang, dan
persediaan.
Jejak Aduit
Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya memberikan jejak audit untuk
melacak transaksi dari sumber dokumen laporan keuangan. Dari sekian banyak
tujuan jejak audit, yang paling penting untuk akuntan adalah audit akhir tahun. Audit
eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan organisasi bisnisyang
dimilki publik atas nama pemegang saham dan pihak-pihak lain yang
berkepentingan. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan
ransaksi tertentu untuk menentukan validilitas, akurasi dan kelengkapannya. Audit
piutang dagang sering kali berisi prosedur yang disebut konfirmasi. Hal ini
melibatkan kontak dengan pelanggan tertentu untuk menentukan apakaht ransaksi
yang dicatat dalam akun benar-benar terjadi dan bahwa pelanggansetuju dengan
saldo yang dicatat. Informasi yang terdapat dalam sumberdokumen dan anak
perusahaan account memungkinkan auditor untukmengidentifikasi dan menemukan
pelanggan yang dipilih untuk konfirmasi.

SISTEM BERBASIS KOMPUTER

Jenis File
Audit dalam sistem berbasis komputer kurang diamati daripada sistem manual
tradisional, tetapi jejak audit tetap ada. Catatan akuntansi dalam sistem berbasis
komputer yang diwakili oleh empat jenis magnetik file: file induk, file transaksi, file
referensi, dan file arsip.
- File Induk
Sebuah file induk umumnya berisi data akun. Buku besar dan buku besar pembantu
adalah contoh dari file induk. Nilai data dalam file induk diperbarui dari transaksi.
- File Transaksi.
Sebuah file transaksi adalah file sementara yang menyimpancatatan transaksi yang
akan digunakan untuk mengubah atau memperbari datadalam file induk. Pesanan
penjual, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah contoh file transaksi.
- File Referensi
File referensi menmpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses
transaksi. File referensi lainnya yang termasuk daftar harga. yang digunakan untuk
menyiapkan faktur pelanggan, daftar pemasok resmi,daftar nama karyawan, dan file
kredit pelanggan untuk menyetujui penjualan kredit.
- File Arsip.
File arsip berisi catatan transaksi masa lalu yang disimpan untuk referensi di masa
mendatang. File arsip ini meliputi jurnal, informasi penggajian sebelumnya, catatan
akun yang dihapus dan buku besar periode sebelumnya.
Record Akuntansi
Record akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file
magnetis yang berbeda: file induk, file transaksi, file referensi dan file arsip.
Jejak Audit Digital
1. Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun pengendali
piutang dagang di file induk.
2. Rekonsiliasikan angka akun pengendali piutang dagang dengan total akun
pembantu piutang dagang.
3. Pilih sampel dari ayat-ayat yang diperbaharui pada akun dibuku besar.
4. Dari ayat-ayat jurnal berikut ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang
dapat ditarik dari file-file ini dan diverifikasi.
Flowchart
Flowchart dapat digunakan untuk menyajikan kegiatan manual, kegiatan pemrosesan
komputer atau keduanya. Flowchart adalah rangkaian simbol yang digunakan untuk
mengkonstruksi. Simbol yang digunakan adalah :
TEKNIK DOKUMENTASI
Para akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara rutin. Oleh sebab itu,
kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik merupakan
keahlian penting yang harus dikuasai oleh para akuntan. Ada enam teknik
dokumentasi dasar yang diperkenalkan dalam bagian ini yaitu: diagram arus data
(menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses arus data, dan
penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem), diagram relasi entitas (teknik
dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi entitas, entitas adalah sumber
daya fisik, pelaku, yang akan digunakan untuk mendapatkan data), bagan alir
dokumen (digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual),
bagan alir sistem (menggambarkan aspek-aspek computer dalam sebuah sistem),
bagan alir program (harus memiliki sebuah bagan alir program pendukung yang
mendeskripsikan logikanya), dan diagram tata letak (digunakan untuk
mengungkapkan struktur internal catatan yang merupakan file atau tabel database).

SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Bagian terakhir dalam bab ini membahas alternatif model pemrosesan transaksi
berbasis komputer. Sistem akuntansi berbasis komputer terbagi ke dalam
duakelompok besar : sistem batch dan sistem real-time.
Perbedaan antara Sistem Batch dan Real-Time
Informasi Time Frame (Jeda Waktu)
Sistem batch (batch system) menyusun transaksi kedalam kelompok-kelompok untuk
pemrosesan. pemosesan gaji adalah salah satu contoh dari sistem batch. Peristiwa
ekonomi-aplikasi tenaga kerja-muncul secara terus-menerus selama periode
pembayaran. Pada akhir periode, pembayaran gaji disiapkan bersama-sama sebagai
sebuah batch.
Sistem real-time (real-time system) memproses transaksi secara individual pada saat
peristiwa ekonomi muncul. Karena catatan tidak dikumpulkan dalam batch, tidak
terdapat jeda waktu antara munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatannya. Salah
satu contoh dari pemrosesan real-time adalah system pemesanan tiket pesawat
terbang, yang memproses permintaan calon penumpang.

JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI KANTOR

Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu :
(1). Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau
cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang
lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
(2). Electronik Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer
yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan
dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
(3). Electronic Calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat
khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya
komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi. Contoh : softwarenya ada.
(4). Audio Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak
memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio
dua arah.
(5). Video Conferencing
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada
dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi
lain selagi konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan ),
yaitu :
1. Video satu arah dan audio satu arah
2. Video satu arah dan audio dua arah
3. Video dan audio dua arah