PEMROSESAN TRANSAKSI

1
Latar Belakang
 Salah satu tujuan utama sistem informasi adalah mendukung
kegiatan bisnis perusahaan sehari-hari.

 Untuk memenuhi tujuan tersebut, diperlukan pengolahan data

transaksi (transaction processing), yaitu aktivitas pemrosesan
data yang timbul akibat transaksi yang dilaksanakan perusahaan
sebagai bahan masukan dan penyajian laporan keuangan
kepada manajemen
Latar Belakang
 Dalam sistem informasi akuntansi, pemrosesan transaksi
memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap kelancaran
bisnis organisasi. Karena pada dasarnya pemrosesan
transaksi merupakan langkah awal untuk membuat laporan
keuangan.
 Sesuai dengan perkembangan, saat ini pemrosesan
transaksi dapat dilakukan dengan komputer karena memiliki
banyak keunggulan dibandingkan secara manual.
Sistem Pemrosesan Transaksi
 Merupakan jenis Sistem Informasi yang pertama kali
diimplementasikan
 Fokus utamanya adalah pada data transaksi
 Digunakan untuk menghimpun, menyimpan, dan
memproses data transaksi
Sistem Pemrosesan Transaksi
 Sistem pemrosesan transaksi yaitu memproses data yang
berasal dari kejadian atau peristiwa ekonomi sebagai akibat
dari operasi atau aktivitas internal perusahaan dan sebagai
akibat dari aktivitas perusahaan dengan pihak luar menjadi
informasi keuangan atau informasi akuntansi keuangan
yang berguna bagi manajemen di tingkat operasional dan
pihak lain.
Sistem Pemrosesan Transaksi
 Dengan menggunakan komputer, aktivitas pemrosesan
transaksi meliputi mengumpulkan, mengirimkan,
memasukkan, mengolah dan menyimpan data-data tentang
kejadian atau peristiwa ekonomi yang berasal dari aktivitas
atau operasi perusahaan.
 Proses transaksi melibatkan tiga langkah:
1. Masukan data (data entry)
2. Pemrosesan data dan file (data and file processing)
3. Persiapan Keluaran data (output preparation)
Unsur-Unsur Pengolahan Data Transaksi

• Wilkinson (1986) membagi dengan klasifikasi :

1. Daur Pendapatan
2. Daur Pengeluaran
3. Daur Manajemen Sumber Daya
4. Daur Buku Besar dan Pelaporan Keuangan
5. Daur Konversi Produk (product conversion cycle)*

*) Penambahan bila untuk perusahaan manufaktur

Komponen Pengolahan Transaksi
 Transaksi diproses dengan prosedur standar yang
melibatkan komponen seperti dokumen sumber, file dan
jejak audit.
 Prosedur untuk berbagai macam transaksi dilakukan oleh
sistem pemrosesan transaksi dan bergabung menjadi
sistem buku besar umum. Data transaksi harus memasuki
prosedur pemrosesan secara lengkap dan harus diproses
secara tepat dan akurat.
Komponen Pengolahan Data Transaksi
 Dokumen
Berperan sebagai :
1. alat pendukung kejadian dari suatu transaksi
2. alat pemantauan aliran fisik
3. alat pendukung akuntabilitas
4. alat pemutakhiran database
5. bahan pembuatan output dokumen lainnya
Komponen Pengolahan Data Transaksi
 Jurnal dan register
jurnal merupakan alat perekam akuntansi yang memuat
transaksi secara kronologis
register merupakan pengganti jurnal atau catatan
kronologis mengenai data atau kejadian nonfinansial
jurnal terdiri dari : jurnal umum dan jurnal khusus
Komponen Pengolahan Data Transaksi
 Buku Besar dan File
Buku besar adalah kumpulan record yang memuat
ikhtisar data keuangan mengenai seluruh akun aktiva,
pasiva, pendapatan dan beban perusahaan.
File adalah tempat penyimpanan data dan merupakan
bagian dari keseluruhan database perusahaan.
Ada 4 macam file : (1) master file, (2) transaction file,
(3) reference file, (4) history file
Komponen Pengolahan Data Transaksi
 Laporan-laporan dan dokumen
Pemrosesan transaksi menghasilkan berbagai macam
jenis laporan. Salah satu yang terpenting adalah
laporan keuangan, dan juga laporan manajerial.
Sistem pemrosesan transaksi juga menghasilkan
berbagai dokumen operasional. Sebagian diantaranya
dimaksudkan sebagai dasar untuk mengambil tindakan
seperti pesanan pembelian yang dikirimkan kepada
pemasok untuk meminta barang dagangan
Komponen Pengolahan Data Transaksi
 Kode Akun
Kode akun adalah suatu daftar kode dari semua akun
yang terdapat dalam buku besar perusahaan.
Pada dasarnya kode akun merupakan struktur data
keuangan dari suatu perusahaan. Sebagai alat
klasifikasi, kode akun juga digunakan untuk merincikan
data untuk menyajikan informasi laporan keuangan
Komponen Pengolahan Data Transaksi
 Jejak Audit
Adalah kesinambungan yang terbentuk oleh tahapan
pengolahan data transaksi, yaitu karena adanya
keterkaitan antara dokumen-dokumen yang menjadi
sumber data, catatan pada jurnal dan buku besar, serta
laporan-laporan yang dihailkan.
manfaat dari jejak audit adalah : (1) mempermudah
penemuan dan koreksi kesalahan, (2) mempermudah
pemberian pertanyaan jawaban, (3) mempermudah
pemulihan kerusakan file.
 Laporan,
Pemrosesan Dokumen,
Pemasukan
Transaksi Dan Keluaran
Data
yang lain

Upload

Basis
Download Data

15
Jenis Pemrosesan Transaksi
 Pemrosesan Tumpuk (Batch processing)
 Data ditumpuk dulu dalam rentang waktu tertentu,
baru kemudian diproses
 Pemrosesan Seketika (online processing atau
real time processing)
 Setiap transaksi terjadi segera dilakukan proses
 Pemrosesan hibrid (inline)
 Perpaduan antara batch dan online
 Contoh : POS
Penerapan Pada Siklus Pemrosesan
Transaksi
 Siklus Penerimaan
Dalam Transaksi penjualan, pesanan pelanggan
mengakibatkan timbulnya faktur penjualan. Jumlah
penjualan tertera pada faktur tersebut dipindahkan ke
jurnal dan diposkan sebagai piutang usaha.
Dalam transaksi penerimaan kas, cek digunakan
sebagai dasar untuk menyiapkan bukti pengiriman uang
dan jumlahnya dimasukkan ke jurnal penerimaan kas
dan diposkan ke piutang usaha
Penerapan Pada Siklus Pemrosesan
Transaksi
 Siklus Pengeluaran
Transaksi pembelian dimulai dengan permintaaan
pembelian yang menjadi dasar untuk menyiapkan
pesanan pembelian dan, setelah barang yang dipesan
diterima, laporan penerimaan akan disiapkan. Setelah
faktur diterima pemasok, maka akan dimasukkan ke
jurnal pembelian dan buku besar hutang
Klasifikasi dan Pengkodean
 Pengkodean sangat menentukan efisiensi dan keektifan
penyimpanan data.
 Klasifikasi adalah pengelompokan dalam kelas-kelas
 Pengkodean adalah pemberian simbol, seperti huruf
dan nomor yang sesuai dengan rencana klasifikasi.
 Sistem pengkodean memberikan identitas kepada
peristiwa atau kesatuan khusus.
Sistem Pengkodean
 Sistem Pengkodean Berurut
Memberikan nomor atau huruf berdasarkan urutan atau
kejadian secara berurutan
Kelebihan sistem Pengkodean Berurutan
1. Memudahkan pencarian dokumen
2. Memudahkan pengawasan
Kekurangan sistem pengkodean berurutan
1. Tidak fleksibel
2. Kurang logis
Sistem Pengkodean
 Sistem Pengkodean Blok
memberikan sekelompok nomor yang berurut untuk
kesatuan atau peristiwa yang mempunyai sifat-sifat
yang sama
Kelemahan sistem pengkodean blok adalah apabila
kisaran kode sudah penuh digunakan, maka sulit
memasukkan kode baru yang timbul karena munculnya
akun baru
Sistem Pengkodean
 Sistem Kode Berkelompok
sistem kode berkelompok memiliki lebih dari satu klasifikasi atau
segi masalah yang berkaitan dengan suatu objek.
Contoh :
xxx . xx . xxx
Kode untuk Aktiva Tetap
Kode untuk Jenis Aktiva Tetap
Kode untuk spesifikasi Aktiva
Tetap
PENGENDALIAN INTERNAL

Disajikan pada Kuliah “Sistem Informasi Akuntansi”

Agustus 2009
D3 Akuntansi
Institut Pertanian Bogor

23
Pengendalian Internal
 Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian
dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai
prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional
perusahaan atau organisasi tertentu.
Pengendalian Internal
Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan
sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan
direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk
memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan
yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu :

1. Ke-efektif-an dan efisiensi operasional perusahaan

2. Pelaporan Keuangan yang handal
3. Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang
diberlakukan
Pengendalian Internal
 Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian
dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai
prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional
perusahaan atau organisasi tertentu.
Tujuan Pengendalian Internal
 Pengendalian internal memberikan jaminan yang wajar
bahwa :
aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian
tujuan usaha
Informasi bisnis akurat
karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan
Tujuan Pengendalian Internal
 Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dari pencurian,
penggelapan, penyalahgunaanatau penempatan aktiva pada
lokasi yang tidak tepat. Informasi bisnis yang akurat diperlukan
demi keberhasilan usaha.
 Penjagaan aktiva dan informasi yang akurat merupakan satu
kesatuan yang saling melengkapi, karena karyawan yang ingin
menggelapkan aktiva juga perlu menutupi penipuan tersebut
dengan menyesuaikan catatan akuntansi. Perusahaan harus
mematuhi perundangan dan peraturan yang berlaku serta
standar pelaporan keuangan. Contoh : ketentuan mengenai
CSR, GAAP (Generally Accepted Accounting Principles)
Komponen Pengendalian Internal
Komponen pengendalian intern :
- Lingkungan pengendalian

- Penaksiran risiko

- Aktivitas pengendalian

- Informasi dan komunikasi

- Pemantauan
Komponen Pengendalian Internal
 Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap
para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya
pengendalian yang ada di organisasi tersebut.

 Faktor-faktor lingkungan pengendalian

Komitmen atas integritas
Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi
Struktur organisasi
Pengaruh Eksternal
Komponen Pengendalian Internal
- Penaksiran Resiko
Aktivitas penaksiran risiko adalah indentifikasi dan analisis
entitas terhadap risiko dan menentukan bagaimana risiko
dapat dikelola .
Semua organisasi memiliki resiko, dalam kondisi apapun
yang namanya resiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik
aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit)
maupun non bisnis. Suatu resiko yang telah di identifikasi
dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan
intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.
Komponen Pengendalian Internal
- Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi
proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan
perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya
ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian
meliputi hal-hal sebagai berikut:
 Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.

 Prosedur Pembuktian dan Pengamanan

 Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.

 Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan

operasional.
Komponen Pengendalian Internal
- Informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen
yang penting dari pengendalian intern perusahaan.
Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian
resiko, prosedur pengendalian dan monitoring
diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman
operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan
hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada
perusahaan.
Komponen Pengendalian Internal
- Pemantauan
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan
menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas
pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor
dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan
dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang
terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati
perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang
diberikan oleh sistem akuntansi.
Komponen Pengendalian Internal
- Pemantauan
Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara
berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi
manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan
usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah
pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem
pengendalian intern. Auditor independen juga sering
melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai
bagian dari auditor atas laporan keuangan.
Kontrol dalam Pemrosesan Transaksi
 Prosedur yang dirancang untuk menjamin bahwa
elemen dari proses kontrol internal organisasi
diimplementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang
dikandung dalam setiap siklus transaksi organisasi,
teridiri dari dua bagian besar :
 Kontrol Umum

 Kontrol Aplikasi
Kontrol dalam Pemrosesan Transaksi
 Kontrol Umum
 Kontrol ini mempengaruhi semua pemrosesan transaksi, terdiri
dari :
 Rencana dari organisasi dan operasional pemrosesan data

 Pemisahan kewajiban dan tanggung jawab untuk

otorisasi, penjagaan dan penyimpanan catatan dan
penanganan atau pemrosesan transaksi
 Pemisahan kewajiban dalam pemrosesan data

 Prosedur operasional umum (kemampuan karyawan,

pelatihan, kompetensi, rotasi, prenumbered forms, dll)
 Tampilan kontrol peralatan (backup, recovery, jejak transaksi,
statistik sumber kesalahan)
 Kontrol akses-data dan peralatan (Penjagaan yang aman,
Akses Ganda)
Kontrol dalam Pemrosesan Transaksi
 Kontrol Aplikasi
 Kontrol ini hanya mempengaruhi aplikasi individual, terdiri dari :
 Kontrol Masukan

 Otorisasi, persetujuan, masukan terformat, pengesahan,

dll
 Kontrol Pemrosesan

 Mekanisasi, standarisasi, pengimbangan, dll

 Kontrol Keluaran

 Rekonsiliasi, pembuatan umur, audit periodik, dll

Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern
 Sistem Pengendalian Intern yang efektif TIDAK
MEMBERIKAN JAMINAN ABSOLUT akan tercapainya
tujuan perusahaan. Secara sederhananya dapat dikatakan
bahwa SITEM PENGENDALIAN YANG HANDAL TIDAK
BISA MENGUBAH MANAJER YANG BURUK MENJADI
BAGUS.
 Akan tetapi Sistem Pengendalian Intern yang handal dan
efektif dapat memberikan informasi yang tepat bagi manajer
maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil
keputusan maupun kebijakan yang tepat untuk pencapaian
tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.
Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern
 Suatu sistem handal macam apapun selalu memiliki celah
kelemahan. SISTEM PENGENDALIAN INTERN pun bisa
dimanfaatkan oleh personil tertentu untuk kepentingan
pribadinya dengan mengeksploitasi kelemahannya.
Red Flag
 Tanda peringatan yang berhubungan dengan orang :
1. Gaya hidup berubah jadi mewah
2. Hubungan sosial yang dekat dengan pemasok
3. Menolak untuk mengambil cuti
4. Sering meminjam uang dari karyawan lain
5. Mengkonsumsi Alkohol atau obat-obatan secara berlebihan
Red Flag
 Tanda peringatan dari sistem akuntansi :
1. Dokumen-dokumen yang hilang atau nomor-nomor transaksi
yang tidak berurutan
2. Pengembalian uang kepada pelanggan mengalami kenaikkan
yang tidak lazim
3. Perbedaan antara penerimaan tunai harian dengan mutasi
setoran kas ke bank
4. Keterlambatan pembayaran dari pelanggan meningkat secara
tiba-tiba
5. Keterlambatan dalam pencatatan transaksi
Analisa Kasus 1
 THE ROUND TRIP
 Salah satu kecurangan keuangan adalah secara sengaja menaikkan
jumlah pendapatan. Salah satu metode untuk menaikkan jumlah
pendapatan dikenal dengan istilah round tripping. Dengan
menggunakan cara ini, sebuah perusahaan penjual (PJ) meminjamkan
sejumlah uang kepada perusahaan pelanggan (PL).
 Uang itu kemudian digunakan oleh PL untuk membeli produk dari PJ.
Dengan demikian, PJ menjual barang kepada PL dan dibayarkan
dengan uang yang baru saja dipinjamkan kepada PL! Transaksi ini
dicatat sebagai penjualan dalam catatan akuntansi, padahal dalam
kenyaannya PJ menyerahkan barang tersebut secara cuma-cuma.
Kecurangan ini dapat dibuktikan jika diketahui PL tidak mempunyai
keinginan untuk membayar pinjaman tersebut.
Analisa Kasus 2
 KASUS KECURANGAN LABEL HARGA
 Salah satu tantangan bagi para pengecer adalah menentukan
kebijakan return penjualan. Banyak cara yang tidak etis dan ilegal
dilakukan oleh pelanggan untuk menyalahgunakan kebijakan tersebut.
 Pada satu kasus, sepasang suami istri dituduh melakukan penipuan
dengan cara menempelkan label harga Marshall’s pada barang yang
lebih murah yang dibeli atau diperoleh di tempat lain. Kemudian
pasangan tersebut mengembalikan barang yang lebih murah tadi dan
menerima jumlah pengembalian yang jauh lebih tinggi. Kecurangan
tersebut diketahui oleh petugas kemanan yang kemudian menggiring
pasangan tersebut sebagai tahanan setelah dinyatakan bahwa mereka
melakukan kecurangan sebesar 1 Juta dolar AS.
Analisa Kasus 3
 KASUS PENGGELAPAN UANG BEASISWA

 Dalam suatu penggelapan terbesar yang pernah dialami oleh sebuh

universitas, seorang mantan staf pada bagian beasiswa untuk New
York University didakwa telah mencuri $ 4,1 juta dolar dari negara
bagian New York.
 Staf tersebut dituduh memalsukan ribuan cek bantuan beasiswa bagi
para mahasiswa yang tidak berhak menerima bantuan dan yang tidak
tahu menahu mengenai keberadaan cek tersebut. Staf tersebut
menguangkan cek-cek yang dimaksud untuk keperluan pribadi.
Penggelapan ini tercium setelah staf tersebut membelanjakan $
785.000 untuk perhiasan mewah