Nama : Ervhina Sulim

Nim : 2101036147

Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi

Rangkuman Bab 2

Pengantar Pemrosesan Transaksi

Gambaran Umum Pemrosesan Transaksi

Transaksi keuangan adalah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aset dan ekuitas
perusahaan, tercermin dalam akunnya, dan diukur dalam istilah moneter.

Siklus Transaksi

Ada 3 macam siklus transaksi :

1. Siklus Pengeluaran
Pembelian/Utang Usaha
Pengeluaran Tunai
Gaji
Aset Tetap

2. Siklus konversi
Perencanaan Produksi (perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk fisik
melalui proses manufaktur)
Pengendalian Akuntansi Biaya (Sistem akuntansi biaya memantau arus informasi
biaya yang terkait dengan produksi)

3. Siklus Pendapatan
Pemrosesan Pesanan Penjualan
Penerimaan Tunai

Catatan Akuntansi

Sistem Manual

Bagian ini menjelaskan tujuan dari setiap jenis catatan akuntansi digunakan dalam siklus
transaksi. Dimulai dengan catatan tradisional yang digunakan dalam sistem manual
(dokumen, jurnal, dan buku besar) dan kemudian memeriksa rekan-rekan magnetik dalam
sistem berbasis komputer.
Dokumen

Sebuah dokumen memberikan bukti peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai
pemrosesan transaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksi.

1. Dokumen Sumber
Peristiwa ekonomi menghasilkan beberapa dokumen yang dibuat di awal (sumber)
transaksi. Ini disebut dokumen sumber. Dokumen sumber digunakan untuk
menangkap dan memformalkan data transaksi yang dibutuhkan siklus transaksi untuk
diproses.
2. Dokumen Produk
Dokumen produk adalah hasil dari pemrosesan transaksi daripada mekanisme pemicu
untuk proses tersebut
3. Dokumen Produk
Dokumen produk adalah hasil dari pemrosesan transaksi daripada mekanisme pemicu
untuk proses tersebut.

Jurnal

Jurnal adalah catatan entri kronologis. Pada titik tertentu dalam proses transaksi, ketika
semua fakta relevan tentang transaksi diketahui, peristiwa tersebut dicatat dalam jurnal dalam
urutan kronologis. Dokumen adalah sumber data utama untuk jurnal.

1. Jurnal Khusus
Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas transaksi tertentu yang terjadi dalam
volume tinggi.
2. Daftar
Syaratdaftarsering digunakan untuk menunjukkan jenis jurnal khusus tertentu.
Misalnya, jurnal penggajian sering disebut daftar penggajian.
3. Jurnal Umum.
Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi yang tidak berulang,
jarang, dan berbeda.
4. buku besar
Sebuah buku besar adalah buku akun yang mencerminkan efek keuangan dari
transaksi perusahaan setelah diposting dari berbagai jurnal. Sedangkan jurnal
menunjukkan efek kronologis dari aktivitas bisnis, buku besar menunjukkan aktivitas
berdasarkan jenis akun. Buku besar menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo saat
ini dari setiap akun.
5. Buku Besar
Buku besar (GL) merangkum aktivitas untuk setiap akun organisasi. Departemen
buku besar memperbarui catatan ini dari voucher jurnal yang disiapkan dari jurnal
khusus dan sumber lain yang terletak di seluruh organisasi.
6. Buku Anak Perusahaan
Buku besar pembantu disimpan di berbagai departemen akuntansi perusahaan,
termasuk persediaan, hutang dagang, penggajian, dan piutang.
Jejak Audit

Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya memberikan jejak audit untuk menelusuri
transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Dari sekian banyak tujuan audit trail,
yang terpenting bagi akuntan adalah audit akhir tahun. Meskipun studi tentang audit
keuangan berada di luar cakupan teks ini, sketsa kecil proses audit berikut akan menunjukkan
pentingnya jejak audit.

SISTEM BERBASIS KOMPUTER

Jenis File

File Utama

Sebuah file induk umumnya berisi data akun. Buku besar dan buku besar pembantu adalah
contoh file induk.

File Transaksi

File transaksi adalah file sementara catatan transaksi yang digunakan untuk mengubah atau
memperbarui data dalam file induk. Pesanan penjualan, penerimaan persediaan, dan
penerimaan kas adalah contoh file transaksi.

File Referensi

file referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
Misalnya, program penggajian dapat merujuk ke tabel pajak untuk menghitung jumlah
pemotongan pajak yang tepat untuk transaksi penggajian.

Berkas Arsip

Sebuah berkas arsipberisi catatan transaksi masa lalu yang disimpan untuk referensi di masa
mendatang. Transaksi ini merupakan bagian penting dari jejak audit.

Jejak Audit Digital

Dimulai dengan penangkapan peristiwa ekonomi. Dalam contoh ini, penjualan dicatat secara
manual pada dokumen sumber, seperti pada sistem manual. Langkah selanjutnya dalam
proses ini adalah mengkonversi dokumen sumber ke bentuk digital. Ini dilakukan pada tahap
input data, ketika transaksi diedit dan file transaksi pesanan penjualan dibuat. Beberapa
sistem komputer tidak menggunakan dokumen sumber fisik. Sebaliknya, transaksi ditangkap
langsung di media digital. Langkah selanjutnya adalah memperbarui berbagai file induk anak
perusahaan dan akun kontrol yang mempengaruhi transaksi. Selama prosedur pembaruan,
pengeditan tambahan atas transaksi terjadi. Beberapa transaksi mungkin terbukti salah atau
tidak valid karena alasan seperti nomor rekening yang salah, jumlah yang tidak mencukupi,
atau masalah kredit pelangganSetiap catatan yang ditolak karena masalah kredit ditransfer ke
file kesalahan. Catatan baik yang tersisa digunakan untuk memperbarui file induk. Hanya
transaksi ini yang ditambahkan ke file arsip yang berfungsi sebagai jurnal penjualan. Dengan
menyalin transaksi yang valid ke jurnal, file transaksi asli tidak diperlukan untuk tujuan audit
trail.

Teknik Dokumentasi

Diagram Aliran Data dan Diagram Hubungan Entitas

Diagram Aliran Data (DFD)

Menggunakan simbol untuk mewakili entitas, proses, aliran data, dan penyimpanan data yang
berkaitan dengan sistem. DFD digunakan untuk merepresentasikan sistem pada tingkat detail
yang berbeda dari yang sangat umum hingga yang sangat detail.

Diagram Hubungan Entitas

Sebuah diagram hubungan entitas (ER) adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk
merepresentasikan hubungan antar entitas.Entitasadalah sumber daya fisik (mobil, uang tunai,
atau inventaris), peristiwa (pemesanan, persediaan, penerimaan uang tunai, pengiriman
barang), dan agen (penjual, pelanggan, atau vendor) yang ingin diambil datanya oleh
organisasi.

Diagram Alur Sistem

Representasi grafik dari fisik hubungan antara elemen kunci dari suatu sistem.

Diagram Alur Program

sebuah diagram yang menjelaskan alur proses dari sebuah program. Dalam membangun
sebuah program, flowchart berperan penting untuk menerjemahkan proses berjalannya
sebuah program agar lebih mudah untuk dipahami.

Diagram Tata Letak Rekaman

Flowchart Sistem

Diagram alur sistemadalah representasi grafis darifisikhubungan antara elemen kunci dari
suatu sistem. Elemen-elemen ini dapat mencakup departemen organisasi, aktivitas manual,
program komputer, catatan akuntansi hard-copy (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), dan
catatan digital (file referensi, file transaksi, file arsip, dan file induk
Aktivitas Manual Flowchart

1. Petugas di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan dalam bentuk cetak

melalui surat dan secara manual menyiapkan empat salinan cetak dari pesanan penjualan.
2. Petugas mengirimkan Salinan 1 dari pesanan penjualan ke bagian kredit untuk disetujui.
Tiga salinan lainnya dan pesanan pelanggan asli diajukan sementara, menunggu
persetujuan kredit.
3. Petugas departemen kredit memvalidasi pesanan pelanggan terhadap salinan catatan
kredit yang disimpan di departemen kredit. Petugas menandatangani Salinan 1 untuk
menandakan persetujuan dan mengembalikannya kepada petugas penjualan.
4. Ketika petugas penjualan menerima persetujuan kredit, dia mengarsipkan Salinan 1 dan
pesanan pelanggan di departemen. Petugas mengirimkan Salinan 2 ke gudang dan
Salinan 3 dan 4 ke departemen pengiriman.
5. Petugas gudang mengambil produk dari rak, mencatat transfer dalam catatan stok hard
copy, dan mengirimkan produk dan Copy 2 ke departemen pengiriman.
6. Bagian pengiriman menerima Copy 2 dan barang dari gudang, melampirkan Copy 2
sebagai slip pengepakan, dan mengirimkan barang ke pelanggan. Akhirnya, petugas
menyimpan Salinan 3 dan 4 di departemen pengiriman.

LAY OUT AREA AKTIVITAS FISIK

diagram alur yang mencerminkan sistem fisik, yang direpresentasikan sebagai kolom vertikal
peristiwa dan tindakan yang dipisahkan oleh garis demarkasi.

Dari fakta sistem tertulis, ada empat area aktivitas yang berbeda:

departemen penjualan, departemen kredit, gudang, dan departemen pengiriman.

Langkah pertama dalam mempersiapkan flowchart adalah untuk meletakkan area kegiatan
ini dan memberi label masing-masing.

Gambar 2-16 flowchart yang menunjukkan area kegiatan

TRANSKRIPSI FAKTA yang TERTULIS KE DALAM FORMAT VISUAL

Pada titik ini merepresentasikan fakta sistem secara visual.

Simbol yang digunakan untuk ini akan dipilih dari himpunan yang disajikan pada Gambar 2-
17.

dimulai dengan fakta yang dinyatakan pertama:

1. Seorang pegawai di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan dalam bentuk

cetak melalui surat dan secara manual menyiapkan empat salinan cetak dari pesanan
penjualan.
mengilustrasikan bagaimana fakta ini dapat direpresentasikan. Pelanggan adalah sumber
pesanan, tetapi bukan bagian dari sistem. Objek oval biasanya digunakan untuk
menyampaikan sumber data atau tujuan yang terpisah dari sistem yang dipetakan. Simbol
dokumen yang memasuki departemen penjualan menandakan hard-copy pesanan pelanggan
dan diberi label yang sesuai. Simbol berbentuk ember mewakili proses manual. Dalam hal
ini, petugas di departemen penjualan menyiapkan empat salinan pesanan penjualan.
Perhatikan bahwa tugas juru tulis, bukan juru tulis, yang digambarkan. Panah antara objek
menunjukkan arah aliran dan urutan peristiwa.
2. Petugas mengirimkan Salinan 1 dari pesanan penjualan ke departemen kredit untuk
persetujuan. Tiga salinan lainnya dan pesanan pelanggan asli diajukan sementara,
menunggu persetujuan kredit.
3. departemen kredit memvalidasi pesanan pelanggan terhadap salinan catatan kredit yang
disimpan di departemen kredit. Petugas menandatangani Salinan 1 untuk menandakan
persetujuan dan mengembalikannya kepada petugas penjualan.
4. Ketika petugas penjualan menerima persetujuan kredit, dia mengarsipkan Salinan 1 dan
pesanan pelanggan di departemen. Petugas mengirimkan Salinan 2 ke gudang dan Salinan
3 dan 4 ke departemen pengiriman.
5. Petugas gudang mengambil produk dari rak, mencatat transfer dalam catatan stok hard
copy, dan mengirimkan produk dan Copy 2 ke departemen pengiriman.
6. Bagian pengiriman menerima Copy 2 dan barang dari gudang, melampirkan Copy 2
sebagai slip pengepakan, dan mengirimkan barang ke pelanggan. Akhirnya, petugas
menyimpan Salinan 3 dan 4 di departemen pengiriman.

Pemrosesan Batch

Pemrosesan batch memungkinkan pengelolaan volume transaksi yang besar secara efisien.
Pemprosesan batch kadalah sekelompok transaksi serupa (seperti pesanan penjualan) yang
diakumulasikan dari waktu ke waktu dan kemudian diproses bersama.
Pemrosesan batch menawarkan dua keuntungan umum.

Pertama, organisasi meningkatkan efisiensi operasional dengan mengelompokkan sejumlah

besar transaksi ke dalam batch dan memprosesnya sebagai unit kerja daripada memproses
setiap peristiwa secara terpisah.

Kedua, pemrosesan batch memberikan kontrol atas proses transaksi. Keakuratan proses
ditetapkan dengan mendamaikan batch secara berkala terhadap angka kontrol.

Flowcharting Proses Komputer

Pada bagian ini akan memeriksa teknik diagram alur untuk mewakili sistem yang
menggunakan proses manual dan komputer.

didasarkan pada sistem pesanan penjualan dengan fakta-fakta berikut:

1. Petugas di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan melalui surat dan

memasukkan informasi tersebut ke terminal komputer yang terhubung dengan program
komputer terpusat di departemen operasi komputer. Pesanan pelanggan asli diajukan di
departemen penjualan.

Fakta 2, 3, dan 4 berhubungan dengan aktivitas yang terjadi di departemen operasi komputer.

2. Program komputer mengedit transaksi, memeriksa kredit pelanggan dengan merujuk file
riwayat kredit, dan menghasilkan file transaksi pesanan penjualan.
3. File transaksi pesanan penjualan kemudian diproses oleh program pembaruan yang
memposting transaksi ke catatan terkait dalam file AR dan inventaris.
4. program pembaruan menghasilkan tiga salinan keras dari pesanan penjualan. Salinan 1
dikirim ke gudang, dan Salinan 2 dan 3 dikirim ke departemen pengiriman.
5. Saat menerima Salinan 1, petugas gudang mengambil produk dari rak. Menggunakan
Copy 1 dan komputer pribadi gudang (PC), petugas mencatat transfer persediaan dalam
catatan stok digital yang disimpan di PC. Selanjutnya, petugas mengirimkan inventaris
fisik dan Salinan 1 ke departemen pengiriman.
6. Departemen pengiriman menerima Copy 1 dan barang dari gudang. Petugas mencocokan
barang dengan Salinan 1, 2, dan 3 serta melampirkan Fotokopi 1 sebagai slip pengepakan.
Selanjutnya, petugas mengirimkan barang (dengan Copy 1 terlampir) ke pelanggan.
Terakhir, petugas mencatat pengiriman dalam log pengiriman hardcopy dan mengarsipkan
Salinan 2 dan 3 di departemen pengiriman.

Pada flowchart diwabah ini menyatakan bahwa program pembaruan menghasilkan tiga
dokumen hard copy di departemen operasi komputer, yang kemudian didistribusikan ke
departemen gudang dan pengiriman.

selanjutnya menyatakan bahwa petugas gudang memperbarui catatan stok di PC departemen

dan kemudian mengirimkan inventaris fisik dan Salinan 1 ke departemen pengiriman. PC
gudang adalah sistem komputer yang berdiri sendiri yang tidak terhubung ke departemen
operasi komputer seperti terminal di departemen penjualan. PC, program pembaruan catatan
stok, dan catatan stok itu sendiri semuanya secara fisik berada di gudang. Seperti prosedur
manual, ketika mendokumentasikan operasi komputer, pembuat diagram alur harus secara
akurat mewakili pengaturan fisik komponen sistem. Seperti yang akan kita lihat di bab-bab
selanjutnya, susunan fisik komponen sistem (baik manual maupun komputer) seringkali
memainkan peran penting dalam penilaian auditor atas pengendalian internal.
Selanjutnya ada symbol tambahan

Simbol diagram alur program

program melakukan langkah-langkah logis berikut dalam urutan yang tercantum:

1. Program mengambil satu record dari file transaksi yang belum diedit dan menyimpannya
di memori.
2. Uji logika pertama adalah untuk melihat apakah program telah mencapai kondisi end-of-
file (EOF) untuk file transaksi. Sebagian besar struktur file menggunakan catatan atau
penanda khusus untuk menunjukkan kondisi EOF. Ketika EOF tercapai, program edit
akan dihentikan dan program berikutnya dalam sistem (dalam hal ini, program
 pembaruan) akan dijalankan. Selama ada record dalam file transaksi yang belum diedit,
hasil tes EOF akan menjadi ''tidak'' dan kontrol proses diteruskan ke langkah logis
berikutnya dalam program edit.
3. Pemrosesan melibatkan serangkaian tes untuk mengidentifikasi kesalahan klerikal dan
logis tertentu. Setiap tes, diwakili oleh simbol keputusan, mengevaluasi ada atau
tidaknya suatu kondisi. Misalnya, tes edit bisa untuk mendeteksi keberadaan data alfabet
di bidang yang seharusnya hanya berisi data numerik.
4. Catatan bebas kesalahan dikirim ke file transaksi yang diedit.
5. Catatan yang berisi kesalahan dikirim ke file kesalahan.
6. Program mengulang kembali ke Langkah 1, dan proses diulang sampai kondisi EOF
tercapai.

REKAM LAYOUT DIAGRAM

Rekam diagram tata letak digunakan untuk mengungkapkan struktur internal catatan yang
merupakan file atau tabel database. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama, tipe
data, dan panjang setiap atribut (atau bidang) dalam catatan.
PERBEDAAN ANTARA BATCH DAN SISTEM REAL-TIME

Kerangka Waktu Informasi

Sistem batch merakit transaksi ke dalam kelompok untuk diproses. pada pendekatan ini,
selalu ada jeda waktu antara titik di mana peristiwa ekonomi terjadi dan titik di mana hal itu
tercermin dalam akun perusahaan. Jumlah waktu tergantung pada frekuensi pemrosesan
batch. Jeda waktu dapat berkisar dari menit hingga minggu. Pemrosesan penggajian adalah
contoh sistem batch yang khas.

Sistem real time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa itu terjadi.
Karena catatan tidak dikelompokkan ke dalam batch, tidak ada jeda waktu antara kejadian
dan perekaman.

Sumber daya

sistem batch menuntut lebih sedikit sumber daya organisasi (seperti biaya pemrograman,
waktu komputer, dan pelatihan pengguna) daripada sistem waktu nyata.

Sistem real time menggunakan file akses langsung yang memerlukan perangkat
penyimpanan yang lebih mahal, seperti disk magnetik. sistem waktu nyata memerlukan
kapasitas pemrosesan khusus. Sistem waktu nyata harus menangani transaksi saat terjadi.
Beberapa jenis sistem harus tersedia 24 jam sehari apakah sedang digunakan atau tidak.
Kapasitas komputer yang didedikasikan untuk sistem tersebut tidak dapat digunakan untuk
tujuan lain.

Perbedaan sumber daya yang paling signifikan adalah di bidang pengembangan sistem
(pemrograman) dan operasi komputer. Karena sistem batch umumnya lebih sederhana
daripada yang real-time, mereka cenderung memiliki periode pengembangan yang lebih
pendek dan lebih mudah dipelihara oleh programmer.
Efisiensi operasional

Pemprosesan real-time dalam sistem yang menangani volume transaksi yang besar setiap
hari dapat menciptakan inefisiensi operasional. Satu transaksi dapat mempengaruhi beberapa
akun yang berbeda.

Pemrosesan batch akun nonkritis, bagaimanapun meningkatkan efisiensi operasional dengan

menghilangkan aktivitas yang tidak perlu pada titik kritis dalam proses.

PENDEKATAN PEMROSESAN DATA ALTERNATIF

Sistem Legacy Versus Sistem Modern

sistem legacy cenderung memiliki fitur seperti: aplikasi berbasis mainframe, cenderung
berorientasi pada batch, sistem legacy menggunakan file datar untuk penyimpanan data.
Sistem penyimpanan yang sangat terstruktur dan tidak fleksibel ini mempromosikan
lingkungan pengguna tunggal yang menghambat integrasi informasi dalam organisasi bisnis.

`Sistem modern cenderung berbasis client-server (jaringan) dan memproses transaksi secara
real time. sistem modern menyimpan transaksi dan file master dalam tabel database
relasional.

Memperbarui File Induk dari Transaksi

1. Catatan pesanan penjualan dibaca oleh sistem.

2. nomor rekening digunakan untuk mencari file induk AR dan mengambil catatan AR yang
sesuai.

3. Prosedur pembaruan AR menghitung saldo pelanggan baru dengan menambahkan nilai

yang tersimpan di

bidang jumlah faktur dari catatan pesanan penjualan ke nilai bidang saldo lancar di

catatan induk AR.

4. Selanjutnya, nomor persediaan digunakan untuk mencari record yang sesuai pada master
file inventory.

5. Program pembaruan inventaris mengurangi tingkat inventaris dengan mengurangi nilai

kuantitas yang terjual

dalam catatan transaksi dari jumlah di tangan nilai lapangan dalam catatan persediaan.

6. Catatan pesanan penjualan baru dibaca, dan proses diulangi

Prosedur Pencadangan Basis Data

Setiap record dalam file database diberi lokasi atau alamat disk yang unik yang ditentukan
oleh nilai kunci utamanya. Karena hanya ada satu lokasi yang valid untuk setiap rekaman.

Pendekatan pembaruan yang merusak tidak meninggalkan salinan cadangan dari file master
asli. Hanya nilai saat ini yang tersedia untuk pengguna. Untuk menjaga catatan akuntansi
yang memadai jika master saat ini menjadi rusak atau rusak, prosedur pencadangan terpisah
harus diterapkan.

Sebelum setiap pembaruan (setiap 15 menit), file master yang diperbarui disalin untuk
membuat versi cadangan dari file asli. Jika master saat ini dihancurkan setelah proses
pembaruan, rekonstruksi dapat dilakukan dalam dua tahap. Pertama, program pemulihan
khusus menggunakan file cadangan untuk membuat versi pra-pembaruan file master. Kedua,
proses pembaruan file diulang menggunakan kumpulan transaksi sebelumnya untuk
mengembalikan master ke kondisi saat ini.

PEMROSESAN BATCH MENGGUNAKAN PENGUMPULAN DATA REAL-TIME

Pendekatan pemrosesan data untuk operasi besar, adalah menangkap data transaksi secara
elektronik pada sumbernya saat terjadi. Dengan mendistribusikan kemampuan input data
kepada pengguna, kesalahan transaksi tertentu dapat dicegah atau dideteksi dan diperbaiki
pada sumbernya. Hasilnya adalah file transaksi bebas dari sebagian besar kesalahan yang
mengganggu sistem lama. File transaksi kemudian diproses dalam mode batch untuk
mencapai efisiensi operasional.
Setiap penjualan pelanggan mempengaruhi enam catatan akuntansi berikut:

- Piutang pelanggan (Anak Perusahaan—unik)

- Item inventaris (Anak Perusahaan—hampir unik)

- Kontrol inventaris (GL—umum)

- Kontrol piutang usaha (GL—umum)

- Penjualan (GL—umum)

- Harga pokok penjualan (GL—umum)

PEMROSESAN WAKTU NYATA

Sistem waktu nyata memproses seluruh transaksi saat terjadi. Misalnya, pesanan penjualan
yang diproses oleh sistem dapat diambil, diisi, dan dikirim pada hari yang sama.

Sistem seperti itu memiliki banyak manfaat potensial, termasuk peningkatan produktivitas,
pengurangan inventaris, peningkatan perputaran inventaris, penurunan kelambatan dalam
penagihan pelanggan, dan peningkatan kepuasan pelanggan

Skema Pengkodean Data

pengkodean data melibatkan pembuatan kode numerik atau alfabet sederhana untuk mewakili
fenomena ekonomi kompleks yang memfasilitasi pemrosesan data yang efisien.

1. sistem tanpa kode.

Sebuah sistem jika tidak menggunakan kode, akan memerlukan ruang pencatatan yang luas,
memakan waktu mencatat, resiko terjadi kesalahan besar. Berikut efek negatif bagi
perusahaan jika tidak melakukan pengkodean dilihat dari beberapa subsistemnya :

a.       Penjualan. Dalam mengidentifikasi barang-barang yang dijual memerlukan rincian

yang banyak ke dokumen sumber, hal ini membuat pengiriman barang menjadi beresiko
terjadi kesalahan.

b.      Gudang. Para pekerja gudang dalam menempatkan dan mengambil barang jadi
kesulitan dan membuat pengiriman terhambat juga sering kali terjadi salah pengiriman
barang.

c.       Akuntansi. Dalam mempostingkan akun-akun ke buku besar akan memerlukan

pencarian file-file yang keterangannya cukup panjang sebagai kuncinya. Hal ini akan
memperlambat proses posting dan sering terjadi kesalahan posting..

Efek negatif dari pendekatan ini dapat dilihat di banyak bagian organisasi:
1.Karyawan bagian penjualan.Identifikasi barang yang dijual dengan benar membutuhkan
transkripsi sejumlah besar detail ke dokumen sumber. Terlepas dari waktu dan upaya yang
terlibat, ini cenderung menyebabkan kesalahan administrasi dan pengiriman yang salah.

2.Personil gudang.Lokasi dan pengambilan barang untuk pengiriman terhambat dan

kesalahan pengiriman kemungkinan akan terjadi.

3.Personil akuntansi.Posting ke akun buku besar akan membutuhkan pencarian melalui file
anak perusahaan menggunakan deskripsi panjang sebagai kuncinya. Ini akan sangat lambat,
dan posting ke akun yang salah akan menjadi hal biasa.

2. SISTEM DENGAN KODE

Masalah-masalah dipecahkan atau setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode-
kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok.

Pentingnya pengkodean data ini adalah :

1. Secara ringkas mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak akan dikode
akan berantakan.
2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transakasi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

SKEMA KODE NUMERIK DAN ALFABAT

Kode sekuensal mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan ( menurun atau menaik).
Suatu aplikasi yang uumu dari kode sekuensal numeric adalah dokumen sumber yang sudah
diberi nomor sebelumnya.

KEUNTUNGAN, Pengkodean berurutan mendukung rekonsiliasi sejumlah transaksi, seperti

pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan.

KEKURANGAN, Kode sekuensial tidak membawa konten informasi di luar urutannya dalam
urutan, . Juga, skema pengkodean sekuensial sulit diubah.

Kode Blok adalah variasi pada pengkodean sekuensial yang sebagian memperbaiki
kelemahan yang baru saja dijelaskan. Pendekatan ini dapat digunakan untuk mewakili seluruh
kelas item dengan membatasi setiap kelas ke rentang tertentu dalam skema pengkodean

Keunggulan. Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa
harus mengorganisasikan kembali struktur kode.

KEKURANGAN. isi informasi dari kode blok tidak mudah terlihat.

Kode Grup , digunakan untuk mewakili item atau peristiwa kompleks yang melibatkan dua
atau lebih bagian data terkait. Kode terdiri dari zona atau bidang yang memiliki arti tertentu

KEUNTUNGAN.
1. Mereka memfasilitasi representasi sejumlah besar data yang beragam.

2. Mereka memungkinkan struktur data yang kompleks untuk direpresentasikan dalam bentuk
hierarki yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia.

3. Mereka mengizinkan analisis dan pelaporan terperinci baik di dalam kelas item maupun di
seluruh kelas item yang berbeda

KEKURANGAN. kelemahan utama dari pengkodean kelompok dihasilkan dari

keberhasilannya sebagai alat klasifikasi. Karena kode grup dapat secara efektif menyajikan
informasi yang beragam, mereka cenderung digunakan secara berlebihan.

Kode Abjad , digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter
alfabet dapat diberikan secara berurutan (dalam urutan abjad) atau dapat digunakan dalam
teknik pengkodean blok dan kelompok.

KEUNTUNGAN.Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis

melalui penggunaan kode alfabet murni atau karakter alfabet yang tertanam dalam kode
numerik (kode alfanumerik).

KEKURANGAN.

(1) seperti halnya kode numerik, ada kesulitan merasionalisasi makna kode yang telah
ditetapkan secara berurutan, dan

(2) pengguna cenderung mengalami kesulitan menyortir catatan yang dikodekan menurut
abjad

Kode mnemonik adalah karakter alfabet dalam bentuk akronim dan kombinasi lain yang
menyampaikan makna.

KEUNTUNGAN.Skema pengkodean mnemonic tidak mengharuskan pengguna untuk

menghafal makna; kode itu sendiri menyampaikan informasi tingkat tinggi tentang item yang
diwakili.

KEKURANGAN.Meskipun kode mnemonic berguna untuk mewakili kelas item, mereka

memiliki kemampuan terbatas untuk mewakili item dalam kelas.

“penyimpanan skunder (Secondary Storage)”

Penyimpanan sekunder komputer termasuk perangkat yang digunakan untuk menyimpan dan
mengambil perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, dan data pada media magnetik
atau optik, seperti pita magnetik, hard atau floppy disk, dan CD-ROM

Magnetic Tape : Pita Magnetik merupakan penyimpanan sekunder dengan pengaksesan

secara squential dan biasanya digunakan untuk komputer jenis ini atau main frame. Media
penyimpanan pita magnetik terbuat dari bahan magnetik yang dilapiskan padda plastik tipis,
seperti data, kepala pita harus menyentuh media.

Magnetic Disks : Magnetic disk atau dalam bahasa Indonesia di sebut dengan penyimpanan
magnet dan orang Indonesia menyebut nya dengan harddisk atau HDD, merupakan
penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data file pada sistem komputer bisa berubah
file dokumen, foto, video, suara dan lain-lainnya.

Disk Adress: adalah salah satu dari sebagians perangkat keras ( hardwere ) komputer yang
berfungsi sebagai alat pembaca disket atau Floppy Disk, dimana pada dasarnya Floppy Drive
ini memiliki fungsi yang sama dengan perangkat CD / DVD Rom.

Locating Record Based On its

Alamat disk terdiri dari tiga komponen: nomor silinder, nomor permukaan, dan nomor record
(atau blok). Untuk menemukan record, sistem harus mengetahui nilai numerik untuk masing-
masing komponen tersebut

Optical Disks : Dalam istilah komputer, penggerak cakram optis (bahasa Inggris: optical disc
drive, atau ODD) adalah sebuah penggerak cakram yang menggunakan sinar laser atau
gelombang elektromagnetik sebagai bagian dari proses membaca atau menulis data ke dalam
atau dari cakram optis

Sistem Warisan (Legacy Systems)

Sebuah fitur yang menentukan dari sistem warisan adalah penggunaan file datar untuk
penyimpanan data. Bagian berikut menyajikan tinjauan struktur data dan teknik pemrosesan
file datar yang berkembang darinya. Kemudian memeriksa metode pemrosesan data yang
menggunakan struktur file datar ini.

Data Structures : Struktur datamerupakan pengaturan fisik dan logis dari data dalam file dan
database. Memahami bagaimana data diatur dan diakses sangat penting untuk memahami
pemrosesan transaksi. Data struktur memiliki dua komponen mendasar: organisasi dan
metode akses.

Sequential: Struktur berurutan, dimana perintah atau pernyataan dijalankan dalam suatu
urutan yang telah ditentukan.Hanya ada satu cara memulainya yaitu dari bagian atas, dan cara
untuk keluarnya yaitu dari bagian bawah.

Direct Access: struktur akses langsung yaitu metode akses memori yang juga digunakan
beberapa perangkat secara bersamaan, namun sebagai tambahan, setiap unit record dan blok
dilengkapi dengan alamat yang unik yang ditentukan berdasarkan lokasi masing-masing.

Indexed Structured : struktur Index adalah sebuah objek dalam sistem database yang dapat
mempercepat proses pencarian (query) data. Saat database dibuat tanpa menggunakan index,
maka kinerja server database dapat menurun secara drastis.
VIRTUAL STORAGE ACCESS METHOD STRUCTUR : metode akses penyimpanan
virtual (VSAM)Struktur ini digunakan untuk file yang sangat besar yang memerlukan
pemrosesan batch rutin dan pemrosesan rekaman individual tingkat sedang. Misalnya, file
pelanggan dari perusahaan utilitas publik akan diproses dalam mode batch untuk tujuan
penagihan dan langsung diakses sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan individu.

HASHING STRUCTURE : Hashing adalah proses pengindeksan dan pengambilan elemen

(data) dalam struktur data untuk menyediakan cara yang lebih cepat untuk menemukan
elemen menggunakan kunci hash.

*Keuntungan utama dari hashing adalah kecepatan akses

*Struktur hashing memiliki dua kelemahan signifikan.

POINTER STRUCTURE : pointer adalah sebuah variabel dengan tipe tertentu yang dapat
digunakan untuk mencatat alamat dari suatu variabel yang setipe dengannya, mengakses dan
memanipulasi data yang tersimpan dalam alamat tersebut.

Types of Pointers : ada tiga jenis pointer: alamat fisik, alamat relatif, dan pointer kunci logis

1. Alamat fisik ini memungkinkan sistem untuk mengakses catatan secara langsung
tanpa memperoleh informasi lebih lanjut.

2. penunjuk alamat relatifberisi posisi relatif dari catatan dalam file.

3. penunjuk kunci logisberisi kunci utama dari catatan terkait. Nilai kunci ini kemudian
diubah menjadi alamat fisik record dengan algoritma hashing

Batch Processing Using Sequential Files : Pemrosesan Batch Menggunakan File Berurutan
Seluruh file atau kumpulan catatan diproses melalui setiap proses sebelum dipindahkan ke
proses berikutnya. Ketika proses terakhir selesai memproses batch, sesi berakhir

Edut Run : Pada waktu yang telah ditentukan setiap hari, departemen pemrosesan data
menjalankan sistem batch ini. Program edit adalah yang pertama dijalankan. Program ini
mengidentifikasi kesalahan klerikal dalam batch dan secara otomatis menghapus catatan ini

Sort Runs : Sebelum memperbarui file master sekuensial, file transaksi harus diurutkan dan
ditempatkan dalam urutan yang sama dengan file master.

Update Runs : Memperbarui catatan file master melibatkan perubahan nilai dari satu atau
lebih bidang variabelnya untuk mencerminkan efek transaksi.

Sequential File Backup Procedures : Karakteristik penting dari proses pembaruan file
sekuensial adalah menghasilkan file master fisik baru. File baru berisi semua catatan dari file
asli, termasuk yang diperbarui oleh transaksi dan yang tidak diperbarui.

” Batch Processing Using Direct Access File (Pemrosesan Batch Menggunakan File
Akses Langsung) “
Mengubah struktur file dari sekuensial ke akses langsung sangat menyederhanakan sistem.
Pergeseran ke file akses langsung menyebabkan dua perubahan penting pada sistem ini. Yang
pertama adalah penghapusan program sortir. Kerugian dari pembaruan file berurutan adalah
kebutuhan untuk mengurutkan file transaksi sebelum setiap pembaruan dijalankan.
Penyortiran menghabiskan banyak waktu komputer dan rawan kesalahan ketika file besar
yang terlibat. Menggunakan file akses langsung menghilangkan kebutuhan untuk menyortir
transaksi ke dalam urutan yang telah ditentukan. Perubahan kedua adalah penghapusan
backup file otomatis di sistem ini. Pembaruan akses langsung tidak menghasilkan master fisik
baru sebagai produk sampingan dari proses. Sebagai gantinya, perubahan nilai bidang dibuat
ke file fisik asli. Menyediakan cadangan file memerlukan prosedur terpisah.

Direct Accsess File Update and Backup : prosedur pembaruan file dan cadangan akses
langsung Setiap record dalam file akses langsung diberi lokasi disk atau alamat unik yang
ditentukan oleh nilai kuncinya.

General Logic for File Update (Logika Umum untuk Pembaruan File)

Pembaruan File Sekuenlitas

Logika prosedur pembaruan file berurutan didasarkan pada asumsi dan kondisi berikut:

1. File transaksi (T) berisi catatan yang lebih sedikit daripada file master (M). Sebuah
organisasi mungkin memiliki ribuan pelanggan yang terdaftar dalam file pelanggan
(AR), tetapi hanya sebagian kecil dari pelanggan ini yang benar-benar membeli barang
selama periode yang diwakili oleh kumpulan transaksi saat ini.
2. Lebih dari satu record transaksi dapat berhubungan dengan record file master yang
diberikan. Misalnya, sebuah department store menjual TV RCA 27 inci kepada beberapa
pelanggan selama penawaran khusus 1 hari. Semua transaksi ini adalah catatan terpisah
dalam batch dan harus diproses terhadap catatan file induk persediaan yang sama.
3. File transaksi dan file master harus dalam urutan yang sama. Untuk tujuan ilustrasi, kami
akan menganggap ini sebagai urutan menaik.
4. File induk dianggap benar. Oleh karena itu, setiap ketidakteraturan pengurutan dianggap
sebagai kesalahan dalam file transaksi dan akan menyebabkan proses pembaruan
berhenti secara tidak normal.

Start-Up (Memulai)

Proses dimulai dengan membaca record transaksi pertama (T) dan master (M) pertama dari
masingmasing file di memori komputer. Catatan T dan M dalam memori ditetapkan sebagai
catatan saat ini.

Update Loop (Perbarui Lingkaran)

Langkah pertama dalam loop pembaruan adalah membandingkan bidang kunci dari kedua
catatan. Salah satu dari tiga kondisi yang mungkin akan ada: T¼ M, T > M, atau T < M.

End Procedures (prosedur terakhir)

Ketika catatan T terakhir dibaca dan diproses, prosedur loop pembaruan selesai. Ini ditandai
dengan catatan EOF khusus dalam file transaksi. Pada titik ini, salah satu dari dua kondisi
yang mungkin akan ada: 1. Catatan M dalam memori adalah catatan terakhir pada file M,
atau 2. Masih ada record yang belum diproses pada file M. Dengan asumsi kondisi kedua
benar, catatan yang tersisa pada file M harus disalin ke file master baru. Ketika kondisi EOF
tercapai untuk master dan semua catatan M disalin, prosedur pembaruan dihentikan.

(PEMBARUAN FILE AKSES LANGSUNG)

menyajikan logika umum untuk memperbarui file akses langsung. Dua file sampel data yang
disediakan akan digunakan untuk mengilustrasikan proses ini. Perhatikan bahwa logika ini
lebih sederhana daripada yang digunakan untuk file berurutan. Ada tiga alasan untuk ini.
Pertama, karena urutan record tidak relevan, logika tidak perlu mempertimbangkan hubungan
antara nilai kunci T dan M. Kedua, catatan master yang belum diproses tidak disalin ke file
master baru. Ketiga, prosedur kompleks untuk mencari file induk dan mengambil catatan M
yang diinginkan dilakukan oleh sistem operasi komputer daripada oleh program pembaruan.