LAY OUT AREA AKTIVITAS FISIK

diagram alur yang mencerminkan sistem fisik, yang direpresentasikan sebagai kolom vertikal peristiwa
dan tindakan yang dipisahkan oleh garis demarkasi.

Dari fakta sistem tertulis, ada empat area aktivitas yang berbeda:

departemen penjualan, departemen kredit, gudang, dan departemen pengiriman.

Langkah pertama dalam mempersiapkan flowchart adalah untuk meletakkan area kegiatan ini dan
memberi label masing-masing.

Gambar 2-16 flowchart yang menunjukkan area kegiatan

TRANSKRIPSI FAKTA yang TERTULIS KE DALAM FORMAT VISUAL

Pada titik ini merepresentasikan fakta sistem secara visual.

Simbol yang digunakan untuk ini akan dipilih dari himpunan yang disajikan pada Gambar 2-17.

dimulai dengan fakta yang dinyatakan pertama:

1.Seorang pegawai di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan dalam bentuk cetak melalui
surat dan secara manual menyiapkan empat salinan cetak dari pesanan penjualan.
mengilustrasikan bagaimana fakta ini dapat direpresentasikan. Pelanggan adalah sumber pesanan,
tetapi bukan bagian dari sistem. Objek oval biasanya digunakan untuk menyampaikan sumber data atau
tujuan yang terpisah dari sistem yang dipetakan. Simbol dokumen yang memasuki departemen
penjualan menandakan hard-copy pesanan pelanggan dan diberi label yang sesuai. Simbol berbentuk
ember mewakili proses manual. Dalam hal ini, petugas di departemen penjualan menyiapkan empat
salinan pesanan penjualan. Perhatikan bahwa tugas juru tulis, bukan juru tulis, yang digambarkan. Panah
antara objek menunjukkan arah aliran dan urutan peristiwa.
2. Petugas mengirimkan Salinan 1 dari pesanan penjualan ke departemen kredit untuk persetujuan. Tiga
salinan lainnya dan pesanan pelanggan asli diajukan sementara, menunggu persetujuan kredit.

3. Petugas departemen kredit memvalidasi pesanan pelanggan terhadap salinan catatan kredit yang
disimpan di departemen kredit. Petugas menandatangani Salinan 1 untuk menandakan persetujuan dan
mengembalikannya kepada petugas penjualan.

Dua simbol baru diperkenalkan pada gambar ini. Pertama, simbol segitiga terbalik mewakili arsip
sementara yang disebutkan dalam Fakta 2. Ini adalah arsip fisik dokumen kertas seperti laci di lemari
arsip atau meja. File tersebut biasanya diatur menurut urutan tertentu. Untuk menandakan sistem
pengarsipan yang digunakan, simbol file biasanya akan berisi ''N'' untuk numerik (nomor faktur), ''C''
untuk kronologis (tanggal), atau ''A'' untuk urutan abjad (nama pelanggan) . Kedua, bentuk jajaran
genjang mewakili catatan kredit yang disebutkan dalam Fakta 3. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan banyak jenis catatan akuntansi hard-copy, seperti jurnal, buku besar pembantu, buku
besar umum, dan log pengiriman.

4.Ketika petugas penjualan menerima persetujuan kredit, dia mengarsipkan Salinan 1 dan pesanan
pelanggan di departemen. Petugas mengirimkan Salinan 2 ke gudang dan Salinan 3 dan 4 ke
departemen pengiriman.

5.Petugas gudang mengambil produk dari rak, mencatat transfer dalam catatan stok hard copy, dan
mengirimkan produk dan Copy 2 ke departemen pengiriman.
6.Bagian pengiriman menerima Copy 2 dan barang dari gudang, melampirkan Copy 2 sebagai slip
pengepakan, dan mengirimkan barang ke pelanggan. Akhirnya, petugas menyimpan Salinan 3 dan 4 di
departemen pengiriman.

Pemrosesan Batch

Pemrosesan batch memungkinkan pengelolaan volume transaksi yang besar secara efisien.
Pemprosesan batch kadalah sekelompok transaksi serupa (seperti pesanan penjualan) yang
diakumulasikan dari waktu ke waktu dan kemudian diproses bersama.

Pemrosesan batch menawarkan dua keuntungan umum.

Pertama, organisasi meningkatkan efisiensi operasional dengan mengelompokkan sejumlah besar

transaksi ke dalam batch dan memprosesnya sebagai unit kerja daripada memproses setiap peristiwa
secara terpisah.

Kedua, pemrosesan batch memberikan kontrol atas proses transaksi. Keakuratan proses ditetapkan
dengan mendamaikan batch secara berkala terhadap angka kontrol.

Flowcharting Proses Komputer

Pada bagian ini akan memeriksa teknik diagram alur untuk mewakili sistem yang menggunakan proses
manual dan komputer.
didasarkan pada sistem pesanan penjualan dengan fakta-fakta berikut:

1.Petugas di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan melalui surat dan memasukkan
informasi tersebut ke terminal komputer yang terhubung dengan program komputer terpusat di
departemen operasi komputer. Pesanan pelanggan asli diajukan di departemen penjualan.

Fakta 2, 3, dan 4 berhubungan dengan aktivitas yang terjadi di departemen operasi komputer.

2.Program komputer mengedit transaksi, memeriksa kredit pelanggan dengan merujuk file riwayat
kredit, dan menghasilkan file transaksi pesanan penjualan.

3.File transaksi pesanan penjualan kemudian diproses oleh program pembaruan yang memposting
transaksi ke catatan terkait dalam file AR dan inventaris.

4. program pembaruan menghasilkan tiga salinan keras dari pesanan penjualan. Salinan 1 dikirim ke
gudang, dan Salinan 2 dan 3 dikirim ke departemen pengiriman.

5.Saat menerima Salinan 1, petugas gudang mengambil produk dari rak. Menggunakan Copy 1 dan
komputer pribadi gudang (PC), petugas mencatat transfer persediaan dalam catatan stok digital yang
disimpan di PC. Selanjutnya, petugas mengirimkan inventaris fisik dan Salinan 1 ke departemen
pengiriman.

6.Departemen pengiriman menerima Copy 1 dan barang dari gudang. Petugas mencocokan barang
dengan Salinan 1, 2, dan 3 serta melampirkan Fotokopi 1 sebagai slip pengepakan. Selanjutnya, petugas
mengirimkan barang (dengan Copy 1 terlampir) ke pelanggan. Terakhir, petugas mencatat pengiriman
dalam log pengiriman hardcopy dan mengarsipkan Salinan 2 dan 3 di departemen pengiriman.
Pada flowchart diwabah ini menyatakan bahwa program pembaruan menghasilkan tiga dokumen hard
copy di departemen operasi komputer, yang kemudian didistribusikan ke departemen gudang dan
pengiriman.

selanjutnya menyatakan bahwa petugas gudang memperbarui catatan stok di PC departemen dan
kemudian mengirimkan inventaris fisik dan Salinan 1 ke departemen pengiriman. PC gudang adalah
sistem komputer yang berdiri sendiri yang tidak terhubung ke departemen operasi komputer seperti
terminal di departemen penjualan. PC, program pembaruan catatan stok, dan catatan stok itu sendiri
semuanya secara fisik berada di gudang. Seperti prosedur manual, ketika mendokumentasikan operasi
komputer, pembuat diagram alur harus secara akurat mewakili pengaturan fisik komponen sistem.
Seperti yang akan kita lihat di bab-bab selanjutnya, susunan fisik komponen sistem (baik manual
maupun komputer) seringkali memainkan peran penting dalam penilaian auditor atas pengendalian
internal.

Selanjutnya ada symbol tambahan

Simbol diagram alur program

program melakukan langkah-langkah logis berikut dalam urutan yang tercantum:

1. Program mengambil satu record dari file transaksi yang belum diedit dan menyimpannya di memori.
2. Uji logika pertama adalah untuk melihat apakah program telah mencapai kondisi end-of-file (EOF)
untuk file transaksi. Sebagian besar struktur file menggunakan catatan atau penanda khusus untuk
menunjukkan kondisi EOF. Ketika EOF tercapai, program edit akan dihentikan dan program berikutnya
dalam sistem (dalam hal ini, program pembaruan) akan dijalankan. Selama ada record dalam file
transaksi yang belum diedit, hasil tes EOF akan menjadi ''tidak'' dan kontrol proses diteruskan ke langkah
logis berikutnya dalam program edit.

3. Pemrosesan melibatkan serangkaian tes untuk mengidentifikasi kesalahan klerikal dan logis tertentu.
Setiap tes, diwakili oleh simbol keputusan, mengevaluasi ada atau tidaknya suatu kondisi. Misalnya, tes
edit bisa untuk mendeteksi keberadaan data alfabet di bidang yang seharusnya hanya berisi data
numerik.

4. Catatan bebas kesalahan dikirim ke file transaksi yang diedit.

5. Catatan yang berisi kesalahan dikirim ke file kesalahan.

6. Program mengulang kembali ke Langkah 1, dan proses diulang sampai kondisi EOF tercapai.
REKAM LAYOUT DIAGRAM

Rekam diagram tata letak digunakan untuk mengungkapkan struktur internal catatan yang merupakan
file atau tabel database. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama, tipe data, dan panjang setiap
atribut (atau bidang) dalam catatan.
PERBEDAAN ANTARA BATCH DAN SISTEM REAL-TIME

Kerangka Waktu Informasi

Sistem batch merakit transaksi ke dalam kelompok untuk diproses. pada pendekatan ini, selalu ada jeda
waktu antara titik di mana peristiwa ekonomi terjadi dan titik di mana hal itu tercermin dalam akun
perusahaan. Jumlah waktu tergantung pada frekuensi pemrosesan batch. Jeda waktu dapat berkisar dari
menit hingga minggu. Pemrosesan penggajian adalah contoh sistem batch yang khas.

Sistem real time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa itu terjadi. Karena catatan
tidak dikelompokkan ke dalam batch, tidak ada jeda waktu antara kejadian dan perekaman.

Sumber daya

sistem batch menuntut lebih sedikit sumber daya organisasi (seperti biaya pemrograman, waktu
komputer, dan pelatihan pengguna) daripada sistem waktu nyata.

Sistem real time menggunakan file akses langsung yang memerlukan perangkat penyimpanan yang lebih
mahal, seperti disk magnetik. sistem waktu nyata memerlukan kapasitas pemrosesan khusus. Sistem
waktu nyata harus menangani transaksi saat terjadi. Beberapa jenis sistem harus tersedia 24 jam sehari
apakah sedang digunakan atau tidak. Kapasitas komputer yang didedikasikan untuk sistem tersebut
tidak dapat digunakan untuk tujuan lain.

Perbedaan sumber daya yang paling signifikan adalah di bidang pengembangan sistem (pemrograman)
dan operasi komputer. Karena sistem batch umumnya lebih sederhana daripada yang real-time, mereka
cenderung memiliki periode pengembangan yang lebih pendek dan lebih mudah dipelihara oleh
programmer.

Efisiensi operasional

Pemprosesan real-time dalam sistem yang menangani volume transaksi yang besar setiap hari dapat
menciptakan inefisiensi operasional. Satu transaksi dapat mempengaruhi beberapa akun yang berbeda.

Pemrosesan batch akun nonkritis, bagaimanapun meningkatkan efisiensi operasional dengan

menghilangkan aktivitas yang tidak perlu pada titik kritis dalam proses.

PENDEKATAN PEMROSESAN DATA ALTERNATIF

Sistem Legacy Versus Sistem Modern

sistem legacy cenderung memiliki fitur seperti: aplikasi berbasis mainframe, cenderung berorientasi
pada batch, sistem legacy menggunakan file datar untuk penyimpanan data. Sistem penyimpanan yang
sangat terstruktur dan tidak fleksibel ini mempromosikan lingkungan pengguna tunggal yang
menghambat integrasi informasi dalam organisasi bisnis.
`Sistem modern cenderung berbasis client-server (jaringan) dan memproses transaksi secara real time.
sistem modern menyimpan transaksi dan file master dalam tabel database relasional.

Memperbarui File Induk dari Transaksi

1. Catatan pesanan penjualan dibaca oleh sistem.

2. nomor rekening digunakan untuk mencari file induk AR dan mengambil catatan AR yang sesuai.

3. Prosedur pembaruan AR menghitung saldo pelanggan baru dengan menambahkan nilai yang
tersimpan di

bidang jumlah faktur dari catatan pesanan penjualan ke nilai bidang saldo lancar di

catatan induk AR.

4. Selanjutnya, nomor persediaan digunakan untuk mencari record yang sesuai pada master file
inventory.

5. Program pembaruan inventaris mengurangi tingkat inventaris dengan mengurangi nilai kuantitas yang
terjual

dalam catatan transaksi dari jumlah di tangan nilai lapangan dalam catatan persediaan.

6. Catatan pesanan penjualan baru dibaca, dan proses diulangi

Prosedur Pencadangan Basis Data

Setiap record dalam file database diberi lokasi atau alamat disk yang unik yang ditentukan oleh nilai
kunci utamanya. Karena hanya ada satu lokasi yang valid untuk setiap rekaman.

Pendekatan pembaruan yang merusak tidak meninggalkan salinan cadangan dari file master asli. Hanya
nilai saat ini yang tersedia untuk pengguna. Untuk menjaga catatan akuntansi yang memadai jika master
saat ini menjadi rusak atau rusak, prosedur pencadangan terpisah harus diterapkan.

Sebelum setiap pembaruan (setiap 15 menit), file master yang diperbarui disalin untuk membuat versi
cadangan dari file asli. Jika master saat ini dihancurkan setelah proses pembaruan, rekonstruksi dapat
dilakukan dalam dua tahap. Pertama, program pemulihan khusus menggunakan file cadangan untuk
membuat versi pra-pembaruan file master. Kedua, proses pembaruan file diulang menggunakan
kumpulan transaksi sebelumnya untuk mengembalikan master ke kondisi saat ini.

PEMROSESAN BATCH MENGGUNAKAN PENGUMPULAN DATA REAL-TIME

Pendekatan pemrosesan data untuk operasi besar, adalah menangkap data transaksi secara elektronik
pada sumbernya saat terjadi. Dengan mendistribusikan kemampuan input data kepada pengguna,
kesalahan transaksi tertentu dapat dicegah atau dideteksi dan diperbaiki pada sumbernya. Hasilnya
adalah file transaksi bebas dari sebagian besar kesalahan yang mengganggu sistem lama. File transaksi
kemudian diproses dalam mode batch untuk mencapai efisiensi operasional.

Setiap penjualan pelanggan mempengaruhi enam catatan akuntansi berikut:

- Piutang pelanggan (Anak Perusahaan—unik)

- Item inventaris (Anak Perusahaan—hampir unik)

- Kontrol inventaris (GL—umum)

- Kontrol piutang usaha (GL—umum)

- Penjualan (GL—umum)

- Harga pokok penjualan (GL—umum)

PEMROSESAN WAKTU NYATA

Sistem waktu nyata memproses seluruh transaksi saat terjadi. Misalnya, pesanan penjualan yang
diproses oleh sistem dapat diambil, diisi, dan dikirim pada hari yang sama.
Sistem seperti itu memiliki banyak manfaat potensial, termasuk peningkatan produktivitas, pengurangan
inventaris, peningkatan perputaran inventaris, penurunan kelambatan dalam penagihan pelanggan, dan
peningkatan kepuasan pelanggan

Skema Pengkodean Data

pengkodean data melibatkan pembuatan kode numerik atau alfabet sederhana untuk mewakili
fenomena ekonomi kompleks yang memfasilitasi pemrosesan data yang efisien.

1. sistem tanpa kode.

Sebuah sistem jika tidak menggunakan kode, akan memerlukan ruang pencatatan yang luas, memakan
waktu mencatat, resiko terjadi kesalahan besar. Berikut efek negatif bagi perusahaan jika tidak
melakukan pengkodean dilihat dari beberapa subsistemnya :

a.       Penjualan. Dalam mengidentifikasi barang-barang yang dijual memerlukan rincian yang banyak ke
dokumen sumber, hal ini membuat pengiriman barang menjadi beresiko terjadi kesalahan.

b.      Gudang. Para pekerja gudang dalam menempatkan dan mengambil barang jadi kesulitan dan
membuat pengiriman terhambat juga sering kali terjadi salah pengiriman barang.

c.       Akuntansi. Dalam mempostingkan akun-akun ke buku besar akan memerlukan pencarian file-file
yang keterangannya cukup panjang sebagai kuncinya. Hal ini akan memperlambat proses posting dan
sering terjadi kesalahan posting..

Efek negatif dari pendekatan ini dapat dilihat di banyak bagian organisasi:

1.Karyawan bagian penjualan.Identifikasi barang yang dijual dengan benar membutuhkan transkripsi
sejumlah besar detail ke dokumen sumber. Terlepas dari waktu dan upaya yang terlibat, ini cenderung
menyebabkan kesalahan administrasi dan pengiriman yang salah.

2.Personil gudang.Lokasi dan pengambilan barang untuk pengiriman terhambat dan kesalahan
pengiriman kemungkinan akan terjadi.

3.Personil akuntansi.Posting ke akun buku besar akan membutuhkan pencarian melalui file anak
perusahaan menggunakan deskripsi panjang sebagai kuncinya. Ini akan sangat lambat, dan posting ke
akun yang salah akan menjadi hal biasa.

2. SISTEM DENGAN KODE

Masalah-masalah dipecahkan atau setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode-kode yang
mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok.

Pentingnya pengkodean data ini adalah :

1. Secara ringkas mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak akan dikode akan
berantakan.
2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transakasi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

SKEMA KODE NUMERIK DAN ALFABAT

Kode sekuensal mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan ( menurun atau menaik). Suatu
aplikasi yang uumu dari kode sekuensal numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor
sebelumnya.

KEUNTUNGAN, Pengkodean berurutan mendukung rekonsiliasi sejumlah transaksi, seperti pesanan

penjualan, pada akhir pemrosesan.

KEKURANGAN, Kode sekuensial tidak membawa konten informasi di luar urutannya dalam urutan, .
Juga, skema pengkodean sekuensial sulit diubah.

Kode Blok adalah variasi pada pengkodean sekuensial yang sebagian memperbaiki kelemahan yang baru
saja dijelaskan. Pendekatan ini dapat digunakan untuk mewakili seluruh kelas item dengan membatasi
setiap kelas ke rentang tertentu dalam skema pengkodean

Keunggulan. Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus
mengorganisasikan kembali struktur kode.

KEKURANGAN. isi informasi dari kode blok tidak mudah terlihat.

Kode Grup , digunakan untuk mewakili item atau peristiwa kompleks yang melibatkan dua atau lebih
bagian data terkait. Kode terdiri dari zona atau bidang yang memiliki arti tertentu

KEUNTUNGAN.

1. Mereka memfasilitasi representasi sejumlah besar data yang beragam.

2. Mereka memungkinkan struktur data yang kompleks untuk direpresentasikan dalam bentuk hierarki
yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia.

3. Mereka mengizinkan analisis dan pelaporan terperinci baik di dalam kelas item maupun di seluruh
kelas item yang berbeda

KEKURANGAN. kelemahan utama dari pengkodean kelompok dihasilkan dari keberhasilannya sebagai
alat klasifikasi. Karena kode grup dapat secara efektif menyajikan informasi yang beragam, mereka
cenderung digunakan secara berlebihan.

Kode Abjad , digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabet dapat
diberikan secara berurutan (dalam urutan abjad) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok
dan kelompok.
KEUNTUNGAN.Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui
penggunaan kode alfabet murni atau karakter alfabet yang tertanam dalam kode numerik (kode
alfanumerik).

KEKURANGAN.

(1) seperti halnya kode numerik, ada kesulitan merasionalisasi makna kode yang telah ditetapkan secara
berurutan, dan

(2) pengguna cenderung mengalami kesulitan menyortir catatan yang dikodekan menurut abjad

Kode mnemonik adalah karakter alfabet dalam bentuk akronim dan kombinasi lain yang menyampaikan
makna.

KEUNTUNGAN.Skema pengkodean mnemonic tidak mengharuskan pengguna untuk menghafal makna;

kode itu sendiri menyampaikan informasi tingkat tinggi tentang item yang diwakili.

KEKURANGAN.Meskipun kode mnemonic berguna untuk mewakili kelas item, mereka memiliki
kemampuan terbatas untuk mewakili item dalam kelas.