Pertemuan ke-10 dan 11 Mata Kuliah

Rita Afyenni
The Center for Software Technology and Management (Softam) -
Jurusan Teknologi Informasi - Politeknik Negeri Padang
 Pertemuan ke-10 dan ke-11
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah selesai mempelajari modul ini mahasiswa mengetahui tentang sistem informasi
akuntansi.

Tujuan Pembelajaran Khusus

Setelah mempelajari modul ini mahasiswa mampu :
1. Menjelaskan tentang sistem informasi akuntansi dan keuangan pada organisasi.
2. Menjelaskan sistem informasi akuntansi secara umum.
3. Menjelaskan sistem informasi akuntansi dan keuangan untuk sistem distribusi

1. Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan pada Organisasi

Pada sebagian organisasi/perusahaan, departemen akuntansi dan keuangan merupakan
satu entitas, sedangkan pada organisasi yang lebih besar kedua departemen ini akan menjadi
departemen yang terpisah sehingga akan membutuhkan sistem informasi yang terpisah juga.
Misi utama dari area fungsional akuntansi/keuangan adalah untuk mengelola arus uang
masuk dan keluar di organisasi beserta aktivitas yang berkaitan dengan audit. Ini adalah misi
yang sangat luas karena uang dilibatkan dalam semua fungsi perusahaan.
Sistem informasi akuntansi/keuangan bertanggung jawab untuk mengumpulkan data
mentah yang diperlukan untuk keperluan akuntansi kemudian mengubah data tersebut
menjadi informasi sesuai kebutuhan para pengguna. Disamping itu sistem informasi
akuntansi/keuangan juga menyediakan jejak audit yang lengkap serta andal untuk semua
transaksi yang ditransmisikan melalui jaringan untuk para akuntan dan auditor. Tujuan utama
audit adalah untuk memastikan akurasi dan kondisi kesehatan keuangan organisasi. Audit

1
 internal dilakukan oleh personil akuntansi/keuangan di dalam organisasi sedangkan audit
eksternal dilakukan oleh personil atau lembaga di luar organisasi.

2. Sistem Informasi Akuntansi secara Umum

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bertugas melakukan pengolahan data perusahaan,
system inilah yang mengumpulkan data dan menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data
menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam ataupun di luar
perusahaan. SIA melaksanakan 4 (empat) tugas dasar pengolahan data:
a. Pengumpulan data, SIA akan mencatat semua data yang menjelaskan setiap
tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
b. Manipulasi data, operasi manipulasi data pada SIA berupa: pengklasifikasian,
penyortiran, penghitungan, dan pengikhtisaran. Pengklasifikasian adalah
membuat kode untuk elemen-elemen data tertentu, seperti: untuk mengidentifikasi
pegawai maka akan dibuatkan (kode pegawai) atau (nomor pegawai); untuk
departemen pegawai tersebut dibuatkan (kode departemen), klasifikasi gaji
dibuatkan (kelas gaji), dan lain-lain. Penyortiran adalah menyusun catatan-catatan
yang telah dibuat sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain.
Misal file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai
terkumpul menjadi satu. Penghitungan adalah melakukan operasi aritmatika dan
logika pada elemen-elemen data sehingga menghasilkan elemen tambahan. Misal
(upah perjam) dikalikan dengan (jam kerja) maka akan didapatkan elemen baru
berupa (upah kotor). Pengikhtisaran adalah melakukan proses sintesis ataupun
merangkumkan data sehingga terbentuklah suatu total, subtotal, rata-rata, dan
seterusnya.
c. Penyimpanan data, semua data yang dikumpulkan perlu disimpan di dalam media
penyimpanan agar dapat dipanggil kembali pada saat dibutuhkan. Biasanya data
tersimpan secara logis pada suatu database, sedangkan media penyimpanan yang
digunakan adalah media penyimpanan sekunder.

2
 d. Penyiapan dokumen, SIA menghasilkan output untuk perorangan maupun
organisasi, output ini untuk kebutuhan internal ataupun eksternal perusahaan.
Output dapat berbentuk dokumen kertas maupun dokumen file (berupa perangkat
lunak).
Karakteristik SIA dapat dilihat pada uraian berikut ini:
a. Melaksanakan tugas yang diperlukan.
b. Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
c. Menangani data yang rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit.
d. Terutama berfokus historis, karena menjelaskan data masa lampau terutama jika
masih menggunakan metode batch processing.
e. Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal, yaitu output berupa
laporan-laporan akuntansi yang standar, seperti Laporan Neraca, Laporan Laba
Rugi, dan lain-lain.

3. Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan untuk sistem distribusi

Salah satu contoh sistem informasi akuntansi pada perusahaan adalah sistem
distribusi. Model umum pada sistem distribusi biasanya terdiri dari subsistem sebagai
berikut:
a. Subsistem untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Berisikan proses untuk:
1) Sistem Pemasukan pesanan (order entry), perusahaan biasanya
menggunakan formulir pesanan penjualan untuk mencatat datanya.
Pesanan penjualan yang diterima dari pelanggan diperiksa untuk
menemukan data yang salah ataupun yang hilang. Petugas pemasukan
pesanan memperbaiki kesalahan jika mungkin, misalnya dengan
memeriksa nomor pelanggan. Tetapi jika tidak mungkin maka petugas
menyiapkan nota penolakan pesanan yang dikirimkan kepada pelanggan
agar pelanggan memperbaiki pesanannya lalu mengirimkan kembali hasil
perbaikan tersebut. Biasanya juga ada proses untuk pemeriksaan kredit,

3
 jika penjualan dilakukan dengan cara kredit. Terdapat juga proses log
pesanan untuk mencatat open order, yaitu pesanan belum dipenuhi yang
nantinya akan dilanjutkan dengan proses menandai pesanan yang telah
dipenuhi. Dengan mencatat tanggal pemenuhan dalam log pesanan, nilai
informasi pada file tersebut meningkat karena dengan membandingkan
tanggal pesanan dipenuhi dan tanggal pesanan diterima akan diperoleh
informasi tentang berapa lama waktu yang diperlukan untuk memenuhi
pesanan. Informasi ini berharga bagi pihak manajemen.
2) Sistem Persediaan (inventory system), setelah dibuat keputusan untuk
menerima pesanan maka perlu ditentukan apakah pesanan tersebut dapat
dipenuhi. Langkah pertama adalah memeriksa saldo persediaan dari tiap
jenis barang yang dipesan. Jika pesanan tidak terpenuhi maka catatannya
akan masuk ke dalam file pesanan tertunda (backorder) tetapi jika
terpenuhi maka proses dilanjutkan ke proses pengurangan saldo
persediaan.
3) Sistem penagihan (billing system), menyiapkan faktur kepada pelanggan.
4) Sistem piutang dagang (accounts receivable system), mengumpulkan
uang dari pelanggan.

b. Subsistem untuk mengisi kembali persediaan, berisikan subsistem-subsistem

sebagai berikut:
1) Sistem pembelian, mengeluarkan pesanan pembelian persediaan yang
diperlukan kepada pemasok.
2) Sistem penerimaan, menerima persediaan tersebut.
3) Sistem hutang dagang, melakukan pembayaran
c. Subsistem untuk melaksanakan proses buku besar, berisikan subsistem-
subsistem sebagai berikut:
1) Sistem pemeliharaan buku besar, membukukan catatan-catatan yang
menjelaskan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar.

4
 2) Sistem penyiapan pelaporan, menggunakan buku besar untuk
menyiapkan laporan manajerial.

4. Kesimpulan
Dari uraian di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa modul ini menjelaskan
tentang:
a. Pada sebagian organisasi, departemen akuntansi dan keuangan merupakan satu
entitas, sedangkan pada organisasi yang lebih besar kedua departemen ini akan
menjadi departemen yang terpisah sehingga akan membutuhkan sistem informasi
yang terpisah juga.
b. Terdapat 4 (empat) tugas dasar pengolahan data oleh SIA: 1)Pengumpulan data;
2)Manipulasi data; 3)Penyimpanan data; 4)Penyiapan dokumen.
c. Karakteristik SIA dapat dilihat pada uraian berikut ini:
i. Melaksanakan tugas yang diperlukan.
ii. Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
iii. Menangani data yang rinci.
iv. Terutama berfokus historis.
v. Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal.
d. Sistem distribusi merupakan salah satu contoh dari SIA.

5. LATIHAN:
a. Melakukan diskusi kelompok untuk membahas contoh sistem informasi akuntansi.
b. Carilah contoh dari SIA, lalu diskusikan dengan anggota kelompok Anda!
c. Buatlah makalahnya dan slide presentasi! Untuk isi makalah dapat dicari lebih
lanjut dari jurnal ilmiah, buku-buku dan lain-lain. Makalah harus dilengkapi dengan
daftar Pustaka. Makalah dan slide presentasi dikumpulkan dalam bentuk softcopy.
d. Presentasikan hasil diskusi kelompok!

5
6. Keterangan Tambahan untuk Presentasi Kelompok
Laksanakanlah diskusi kelompok sesuai dengan kelompok yang telah dibentuk
sebelumnya. Buatlah makalahnya dalam bentuk file PDF, dan buatlah file presentasinya (file
PPTX dan PDF). Untuk isi makalah dapat dicari lebih lanjut dari jurnal ilmiah, buku-buku
dan lain-lain. Makalah harus dilengkapi dengan Daftar Pustaka. Hasil diskusi kelompok
nantinya akan berupa tiga buah file, yaitu:
a. Satu file makalah dalam bentuk PDF.
b. satu file presentasi dalam bentuk PPTX.
c. satu file presentasi dalam bentuk PDF.
Sedangkan untuk nama filenya adalah:

a. 11a-nama kelompok masing-masing.PDF (untuk file makalah)

b. 11b-nama kelompok masing-masing.PPTX (untuk file presentasi)
c. 11c-nama kelompok masing-masing.PDF (untuk file presentasi)

Sebaiknya file-file tersebut dikirimkan oleh ketua kelompok masing-masing dan sudah
di-submit ke SPADATI pada pertemuan ke-11 sebelum pelaksanaan

presentasi.