RINGKASAN MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB 2
“Tinjauan Pemrosesan Transaksi dan Sistem Enterprise Resource Planning”

Disusun oleh Kelompok 4:

1. Firda Satria Bima Nugroho 21013010118

2. Muhammad Rafie Nurmatama 21013010217
3. Reinka Sekar Wahyu Setiyarso 21013010317
4. Nadhira Irfanaja Rohim 21013010328

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
TAHUN AJARAN 2021/2022
A. Pendahuluan

Bab ini dibagi menjadi dua bagian besar. Bagian pertama membahas siklus pemrosesan
data dan perannya dalam mengatur kegiatan bisnis dan memberikan informasi kepada
pengguna. Bagian kedua membahas peran sistem informasi dalam organisasi modern dan
memperkenalkan konsep sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). ERP dapat
membantu mengintegrasikan semua aspek operasi perusahaan dengan SIA tradisionalnya.
Bagian ini juga menjelaskan keuntungan signifikan dari ERP serta tantangan signifikan yang
harus diatasi untuk menerapkan sistem ERP.

B. Proses Transaksi: Siklus Pemrosesan Data

Akuntan dan pengguna sistem lainnya memainkan peran penting dalam siklus
pemrosesan data. Salah satu fungsi SIA yang penting adalah memproses transaksi perusahaan
secara efisien dan efektif. Dalam sistem manual (non-komputer), data dimasukkan ke dalam
jurnal dan buku besar yang disimpan di atas kertas. Dalam sistem berbasis komputer, data
dimasukkan ke komputer dan disimpan dalam file dan database. Operasi yang dilakukan pada
data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan relevan disebut secara kolektif sebagai
siklus pemrosesan data. Proses ini terdiri dari empat langkah: input data, penyimpanan data,
pemrosesan data, dan output informasi.

● Input Data

Langkah pertama dalam memproses input data adalah menangkap data transaksi dan
memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh
aktivitas bisnis. Data yang harus dikumpulkan pada tiga aspek dari setiap aktivitas bisnis:
setiap aktivitas yang menarik, sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas, dan
orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap kegiatan. Secara historis, sebagian besar
bisnis menggunakan dokumen sumber untuk mengumpulkan data tentang aktivitas
bisnis mereka. Mereka kemudian mentransfer data itu ke komputer. Ketika data
dimasukkan menggunakan layar komputer, mereka sering mempertahankan nama dan
format dasar yang sama dengan dokumen sumber kertas. Dokumen turnaround adalah
output perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, yang sering menambahkan data ke
dokumen, dan kemudian dikembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input. Mereka
berada dalam bentuk yang dapat dibaca mesin untuk memfasilitasi pemrosesan
selanjutnya sebagai catatan input. Perangkat otomatis data sumber menangkap data
transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya.
 Langkah kedua dalam memproses input adalah memastikan data yang diambil akurat
dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan
otomatisasi data sumber atau dokumen turnaround yang dirancang dengan baik dan
layar entri data. Dokumen dan layar yang dirancang dengan baik meningkatkan akurasi
dan kelengkapan dengan memberikan instruksi atau petunjuk tentang data apa yang
harus dikumpulkan, mengelompokkan bagian informasi yang terkait secara logis secara
berdekatan, menggunakan kotak centang atau menu tarik-turun untuk menyajikan opsi
yang tersedia, dan menggunakan bayangan yang sesuai dan perbatasan untuk
memisahkan item data dengan jelas. Layar input data biasanya mencantumkan semua
data yang harus dimasukkan pengguna. Terkadang layar ini menyerupai dokumen
sumber, dan pengguna mengisi layar dengan cara yang sama seperti dokumen sumber
kertas.

Langkah ketiga dalam memproses input adalah memastikan kebijakan perusahaan

dipatuhi, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi.

● Penyimpanan Data

Data perusahaan adalah salah satu sumber daya terpenting. Namun, keberadaan data
yang relevan saja tidak menjamin bahwa data tersebut berguna. Agar berfungsi dengan
baik, organisasi harus memiliki akses yang siap dan mudah ke datanya. Oleh karena itu,
akuntan perlu memahami bagaimana data diatur dan disimpan dalam SIA dan
bagaimana data tersebut dapat diakses.

Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku pembantu.
Buku besar umum berisi data tingkat ringkasan untuk setiap akun aset, kewajiban,
ekuitas, pendapatan, dan pengeluaran. Buku besar pembantu berisi data terperinci
untuk setiap akun buku besar umum dengan banyak sub-akun individual. Buku besar
pembantu sering digunakan untuk piutang, persediaan, aset tetap, dan utang usaha.
Akun buku besar umum yang sesuai dengan buku besar pembantu disebut akun
kontrol. Hubungan antara akun kontrol buku besar umum dan total saldo akun buku
besar pembantu individu membantu menjaga keakuratan data SIA.

Data dalam buku besar disusun secara logis menggunakan teknik pengkodean.
Pengkodean adalah penugasan sistematis angka atau huruf ke item untuk
mengklasifikasikan dan mengaturnya dengan kode urutan (item diberi nomor secara
berurutan untuk memperhitungkan semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan
kesenjangan dalam urutan numerik), dengan kode blok (blok angka dicadangkan untuk
kategori data tertentu serta pengguna dapat mengidentifikasi jenis dan model item
menggunakan nomor kode), dengan kode grup (dua atau lebih subgrup digit yang
digunakan untuk mengkode item, sering digunakan bersama dengan kode blok), dan
dengan kode mnemonic (kode dan angka diselingi untuk mengidentifikasikan item, kode
ini berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah diingat.

Agar sistem pengkodean dilaksanakan lebih baik, kode harus konsisten dengan
penggunaan yang dimaksudkan, yang mengharuskan perancang kode menentukan
keluaran sistem yang diinginkan sebelum memilih kode; memungkinkan pertumbuhan;
sesederhana mungkin meminimalkan biaya, memfasilitasi menghafal dan interpretasi;
serta konsisten dengan struktur organisasi perusahaan.
Contoh pengkodean yang bagus adalah bagan akun, yakni daftar nomor yang
ditetapkan untuk setiap akun buku besar. Nomor rekening ini memungkinkan data
transaksi dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam rekening yang benar.
Mereka juga memfasilitasi penyusunan laporan keuangan dan laporan karena data yang
disimpan dalam akun individu dapat dengan mudah dijumlahkan untuk presentasi.

Data transaksi sering dicatat dalam jurnal sebelum dimasukkan ke dalam buku besar.
Entri jurnal menunjukkan akun dan jumlah yang akan didebit dan dikredit. Jurnal umum
digunakan untuk mencatat transaksi yang jarang atau tidak rutin, seperti pembayaran
pinjaman dan jurnal penyesuaian dan penutup akhir periode. Jurnal khusus mencatat
sejumlah besar transaksi berulang seperti penjualan, penerimaan kas, dan pengeluaran
kas. Gambar 2-2 menunjukkan cara menjurnal dan memposting transaksi penjualan.
Pertama, setiap penjualan kredit dicatat dalam jurnal penjualan. Kemudian setiap entri
jurnal penjualan diposting ke akun pelanggan yang sesuai di buku besar pembantu
piutang usaha. Secara berkala, total semua entri jurnal penjualan diposting ke buku
besar.
Jejak Audit adalah jalur transaksi yang dapat dilacak melalui sistem pemrosesan data
dari titik asal ke keluaran akhir, atau mundur dari keluaran akhir ke titik asal. Ini
digunakan untuk memeriksa keakuratan dan validitas posting buku besar.

Entitas adalah sesuatu tentang informasi yang disimpan, seperti karyawan, item
inventaris, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau karakteristik bunga, yang
disimpan, seperti tingkat pembayaran dan alamat. Setiap jenis entitas memiliki set atribut
yang sama. Bidang yang berisi data tentang atribut entitas merupakan catatan. Sebuah
file adalah sekelompok catatan terkait. File master, seperti buku besar dalam SIA
manual, menyimpan informasi kumulatif tentang suatu organisasi. File induk inventaris
dan peralatan menyimpan informasi tentang sumber daya organisasi yang penting. File
induk pelanggan, pemasok, dan karyawan menyimpan informasi tentang agen penting
yang berinteraksi dengan organisasi. File master bersifat permanen; mereka ada di
seluruh periode fiskal. Namun, catatan file master individu dapat sering berubah. Secara
berkala, catatan baru ditambahkan atau dihapus dari file induk, misalnya, ketika
pelanggan baru ditambahkan.

File transaksi berisi catatan transaksi bisnis individu yang terjadi selama waktu tertentu.
Ini mirip dengan jurnal di SIA manual. Kedua file akan memperbarui saldo akun
pelanggan individu dalam file induk pelanggan. File transaksi tidak permanen dan
mungkin tidak diperlukan di luar periode fiskal saat ini. Namun, mereka biasanya
dipertahankan untuk jangka waktu tertentu untuk tujuan pencadangan.

Satu set file yang saling terkait dan terkoordinasi secara terpusat disebut sebagai
database. Misalnya, file piutang dapat digabungkan dengan pelanggan, analisis
penjualan, dan file terkait untuk membentuk database pelanggan.

PENGOLAHAN DATA

Setelah data aktivitas bisnis telah dimasukkan ke dalam sistem, mereka harus diproses
untuk menjaga database saat ini. Empat jenis kegiatan pemrosesan data yang berbeda,
disebut sebagai CRUD, adalah sebagai berikut:
1. Membuat catatan data baru, seperti menambahkan karyawan baru ke database
penggajian.
2. Membaca, mengambil, atau melihat data yang ada.
3. Memperbarui data yang telah disimpan sebelumnya. Gambar 2-4 menggambarkan
langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbarui catatan akun piutang dengan
transaksi penjualan. Kedua catatan dicocokkan menggunakan nomor akun. Jumlah
penjualan ($360) ditambahkan ke saldo akun ($1.500) untuk mendapatkan saldo
baru saat ini ($1.860).
4. Menghapus data, seperti membersihkan file induk vendor dari semua vendor yang
tidak lagi berbisnis dengan perusahaan.
Pemutakhiran yang dilakukan secara berkala, seperti harian, disebut sebagai batch
processing. Meskipun batch pemrosesan lebih murah dan lebih efisien, data terkini dan
akurat hanya segera setelah diproses. Oleh karena itu, pemrosesan batch hanya
digunakan untuk aplikasi, seperti daftar gaji, yang tidak perlu sering diperbarui dan yang
terjadi secara alami atau diproses pada waktu yang tetap periode.
Sebagian besar perusahaan memperbarui setiap transaksi saat terjadi, yang disebut
sebagai pemrosesan waktu nyata karena memastikan bahwa informasi yang disimpan
selalu terkini, sehingga meningkatkan kegunaan pengambilan keputusannya. Juga lebih
akurat karena kesalahan input data dapat diperbaiki secara nyata waktu atau ditolak. Ini
juga memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan.
KELUARAN INFORMASI
Langkah terakhir dalam siklus pemrosesan data adalah keluaran informasi. Informasi
biasanya disajikan dalam salah satu dari tiga bentuk: dokumen, laporan, atau kueri
tanggapan.
Dokumen adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Beberapa, seperti cek
dan faktur, ditransmisikan ke pihak eksternal. Lainnya, seperti menerima laporan dan
pembelian.
Laporan digunakan oleh karyawan untuk mengontrol kegiatan operasional dan oleh
manajer untuk membuat keputusan dan untuk merumuskan strategi bisnis. Pengguna
eksternal memerlukan laporan untuk mengevaluasi profitabilitas perusahaan, menilai
kelayakan kredit, atau mematuhi persyaratan peraturan.
Sebuah query database digunakan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk
menangani masalah dan pertanyaan yang membutuhkan tindakan atau jawaban cepat.
Seorang pengguna memasukkan permintaan untuk bagian tertentu dari informasi; itu
diambil, ditampilkan, atau dianalisis seperti yang diminta. Pertanyaan berulang sering
dikembangkan oleh spesialis sistem informasi. Permintaan satu kali sering dikembangkan
oleh kami.
PEMOSRESAN TRANSAKSI: BLOCKCHAIN
Awalnya, orang melacak, atau memperhitungkan, transaksi ini menggunakan sistem
akuntansi entri tunggal. Kita akhirnya lulus ke sistem pembukuan entri ganda dengan
jurnal dan buku besar dan laporan keuangan berbasis kertas yang telah digunakan
selama ratusan tahun. Ketika komputer ditemukan, kami mendigitalkan jurnal dan buku
besar dan membuat file transaksi dan master file yang melakukan pekerjaan jurnal dan
buku besar berbasis kertas. Ketika jumlah file master berkembang biak dengan
redundansi data yang menyertainya dan ketidakakuratan, kami menggabungkan
beberapa file ke dalam database, yang telah tumbuh lebih besar dan lebih banyak lagi
kompleks dari waktu ke waktu.
Kontrak pintar adalah kontrak reguler dengan persyaratan dan detail yang disepakati
yang dibangun ke dalam blockchain. Organisasi yang menggunakan blockchain dapat
menetapkan aturan yang mengatur interaksi blockchain dengan penggunanya. Di antara
aturan itu adalah siapa yang berwenang untuk meninjau, menambang, menganalisis, dan
mengaudit detail transaksi rantai blok. Interaksi ini dapat diotomatisasi dan disajikan
kepada pengguna dalam data dasbor. Organisasi dapat mengotomatiskan pelaksanaan
kontrak cerdas berdasarkan pemicu eksternal. Misalnya, sensor di gudang dapat
mengenali kapan barang pesanan dikirim dan sistem kemudian dapat memicu
pembayaran jumlah transaksi yang disepakati. Ini transaksi juga bisa memiliki
keuntungan yang dijelaskan dalam Bab 1 seperti transparansi, kekekalan, keamanan,
kepercayaan, dan penghapusan verifikasi pihak ketiga.
SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ERP)
Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mengatasi masalah ini saat
mereka mengintegrasikan semua aspek operasi perusahaan dengan SIA tradisional.
Sebagian besar organisasi berukuran besar dan menengah menggunakan sistem ERP
untuk mengoordinasikan dan mengelola data, proses bisnis, dan sumber daya. Sistem
ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data dan menyediakan informasi
yang dibutuhkan manajer dan pihak eksternal untuk menilai perusahaan.
Sistem ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik
untuk mengotomatisasi sebuah proses bisnis standar. Desain modular ini memungkinkan
bisnis untuk menambah atau menghapus modul sebagai diperlukan. Modul ERP yang
umum meliputi:
● Keuangan (buku besar umum dan sistem pelaporan)—buku besar, piutang, utang
usaha, aset tetap, penganggaran, pengelolaan kas, dan persiapan manajerial
laporan dan laporan keuangan
● Sumber daya manusia dan penggajian—sumber daya manusia, penggajian,
tunjangan karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiran, tunjangan, dan pelaporan
pemerintah.
● Order to cash (siklus pendapatan)—entri pesanan penjualan, pengiriman, inventaris,
penerimaan kas, perhitungan komisi.
● Pembelian untuk membayar (siklus pengeluaran)—pembelian, penerimaan dan
pemeriksaan persediaan, manajemen persediaan dan gudang, dan pengeluaran
kas.
● Manufaktur (siklus produksi)—rekayasa, penjadwalan produksi, daftar bahan baku,
pekerjaan dalam proses, manajemen alur kerja, kontrol kualitas, manajemen biaya,
dan proses dan proyek pembuatan pabrik.
● Manajemen proyek—penghitungan biaya, penagihan, waktu dan pengeluaran, unit
kinerja, aktivitas pengelolaan.
● Manajemen hubungan pelanggan—penjualan dan pemasaran, komisi, layanan,
kontak pelanggan, dan dukungan pusat panggilan. Alat sistem—alat untuk membuat
data file induk, menentukan aliran informasi kontrol akses, dan sebagainya.
Sistem ERP, dengan database terpusat, memberikan keuntungan yang signifikan:
● ERP menyediakan tampilan tunggal data organisasi yang terintegrasi di seluruh
perusahaan dan situasi keuangan. Menyimpan semua informasi perusahaan dalam
satu jeda basis data mengurangi hambatan antar departemen dan memperlancar
arus informasi.
● Input data diambil atau dikunci satu kali, bukan beberapa kali, karena dimasukkan ke
dalam sistem yang berbeda. Mengunduh data dari satu sistem ke sistem lain tidak
lagi diperlukan.
● Manajemen memperoleh visibilitas yang lebih besar ke setiap area perusahaan dan
kemampuan pemantauan yang lebih besar. Karyawan lebih produktif dan efisien
karena mereka dapat mengumpulkan data dengan cepat baik dari dalam maupun
dari luar departemen mereka sendiri.
● Organisasi memperoleh kontrol akses yang lebih baik. ERP dapat
mengkonsolidasikan beberapa izin dan model keamanan ke dalam satu struktur
akses data.
● Prosedur dan laporan distandarisasi di seluruh unit bisnis. Standarisasi ini dapat
menjadi sangat berharga dengan merger dan akuisisi karena sistem ERP dapat
menggantikan sistem yang berbeda dengan satu sistem terpadu.
● Layanan pelanggan meningkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses
pesanan, tersedia dalam inventaris, informasi pengiriman, dan detail transaksi
pelanggan sebelumnya.
● Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real time, dan otomatisasi proses
manufaktur mengarah pada peningkatan produktivitas.
Sistem ERP juga memiliki kelemahan yang signifikan:
● Biaya. Perangkat keras, perangkat lunak, dan biaya konsultasi ERP berkisar dari
$50 hingga $500 juta untuk sebuah Perusahaan Fortune 500 dan peningkatannya
dapat menelan biaya $ 50 juta hingga $ 100 juta. Perusahaan menengah
menghabiskan antara $10 dan $20 juta.
● Jumlah waktu yang dibutuhkan. Diperlukan waktu bertahun-tahun untuk memilih dan
sepenuhnya menerapkan sistem ERP, tergantung pada ukuran bisnis, jumlah modul
yang akan diimplementasikan, tingkat penyesuaian, ruang lingkup perubahan, dan
seberapa baik pelanggan mengambil kepemilikan proyek. Akibatnya, implementasi
ERP memiliki risiko kegagalan proyek yang sangat tinggi.
● Perubahan pada proses bisnis. Kecuali jika perusahaan ingin menghabiskan waktu
dan uang untuk menyesuaikan modul, mereka harus beradaptasi dengan proses
bisnis standar sebagai lawan dari mengadaptasi paket ERP dengan proses
perusahaan yang ada. Kegagalan untuk memetakan arus proses bisnis ke
perangkat lunak ERP yang ada merupakan penyebab utama kegagalan proyek ERP.
● Kompleksitas. Ini berasal dari mengintegrasikan banyak aktivitas dan sistem bisnis
yang berbeda, masing-masing memiliki proses yang berbeda, aturan bisnis,
semantik data, hierarki otorisasi, dan pusat keputusan.
● Resistensi. Organisasi yang memiliki banyak departemen dengan sumber daya,
misi, laba rugi, dan rantai komando terpisah mungkin percaya bahwa satu sistem
memiliki sedikit manfaat. Ini juga membutuhkan pelatihan dan pengalaman yang
cukup untuk menggunakan sistem ERP secara efektif, dan resistensi karyawan
adalah alasan utama mengapa banyak implementasi ERP melakukannya. tidak
berhasil. Tidak mudah untuk meyakinkan karyawan untuk mengubah cara mereka
melakukan pekerjaan mereka, melatih mereka dalam prosedur baru, menguasai
sistem baru, dan membujuk mereka untuk berbagi sensitif dalam formasi.
Perlawanan, dan kaburnya batas-batas perusahaan, dapat menyebabkan masalah
dengan moral karyawan, akuntabilitas, dan garis tanggung jawab.