RANGKUMAN MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB 2 : TINJAUAN PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

KELAS D

KELOMPOK 5

1. Bening Novita Ayuningrum (21013010167)

2. Farania Dwi Noer Rahmah (21013010173)
3. Diva Aulia Hanif (21013010197)

Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Universitas Pembangunan Nasional
Veteran Jawa Timur
TA 2021/2022
 BAB 2
Tinjauan Pemrosesan Transaksi dan Sistem Enterprise Resource Planning

Pemrosesan Transaksi: Siklus Pengolahan Data

Salah satu fungsi penting SIA adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara efektif
dan efisien. Dalam sistem manual, data dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar yang
disimpan dalam bentuk buku. Sedangkan, dalam sistem komputer, data dimasukkan ke dalam
komputer dan disimpan dalam file dan database. Operasi yang dilakukan pada data untuk
menghasilkan informasi yang penting dan relevan yang disebut secara kolektif sebagai siklus
pengolahan data atau data processing cycle.

A. Input Data

Langkah pertama dalam pemrosesan input adalah mengambil data transaksi dan
memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas
bisnis. Data harus dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis,

1. Setiap aktivitas yang menarik

2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas
3. Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas

Sebagian besar bisnis menggunakan dokumen sumber (source documents) untuk

mengumpulkan data mengenai aktivitas fisik mereka mereka. Kemudian memindahkan data ke
dalam komputer, ketika data dimasukkan menggunakan layar komputer mereka menyimpan
nama yang sama dan format dasar seperti dokumen sumber kertas yang digantikannya.

Dokumen turnaround (turnaround documents) merupakan output perusahaan untuk

pihak eksternal, yang seringkali menambahkan data ke dokumen dan kemudian
mengembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input. Dokumen turnaround ada dalam
bentuk mesin yang dapat dibaca untuk mempermudah pemrosesan berikutnya sebagai catatan
input.
 Langkah kedua dalam pemrosesan input data adalah memastikan data yang
diinput akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan
menggunakan otomatisasi data sumber. Dokumen dan layar yang di desain dengan baik
dan meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan memberikan instruksi data yang
dikumpulkan mengelompokkan secara logis informasi-informasi yang memiliki
kedekatan, menggunakan kotak check out atau menu pull down untuk memberikan opsi
yang tersedia, dan menggunakan bayangan dan garis yang sesuai untuk memisahkan
item-item data dengan jelas. Layar input data biasanya berisi daftar semua data yang
dibutuhkan penggunaan untuk dimasukkan. Terkadang layar-layar ini menyerupai
dokumen sumber dan penggunaan mengisi layar menggunakan cara yang sama
dengan dokumen sumber kertas.

Langkah ketiga dalam pemrosesan input adalah meyakinkan kebijakan

perusahaan diikuti seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi.

B. Penyimpanan Data

Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling penting. Relevansi
data tidak menjamin bahwa data tersebut berguna, agar tetap berfungsi sebagaimana
mestinya organisasi harus siap dan bisa mengakses data tersebut dengan mudah.
Akuntan perlu memahami bagaimana data diatur dan disimpan dalam SIA dan
bagaimana data-data tersebut dapat diakses. Akuntan harus tahu bagaimana mengelola
data untuk penggunaan perusahaan secara maksimum.

Buku Besar dibedakan menjadi dua yaitu:

1. Buku besar umum (general ledger) berisi ringkasan level data untuk Setiap
akun aktiva kewajiban ekuitas pendapatan dan beban organisasi.
2. Buku besar pembantu (subsidiary ledger) berisi data detail untuk beberapa
akun buku besar dengan banyak sub akun terpisah.

Kedua akun buku besar tersebut disebut akun kontrol atau control account.
Hubungan antara akun kontrol buku besar umum dan total saldo pada tiap-tiap akun
buku besar pembantu membantu menjaga keakuratan data SIA. Khususnya jumlah dari
 semua saldo akun buku besar pembantu yang harus sama dengan jumlah akun kontrol
buku besar umum yang terkait. Perbedaan diantara keduanya mengindikasikan telah
terjadi kesalahan pencatatan.

TEKNIK PENGODEAN Pengodean adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf
pada item untuk mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut.

1. Kode urutan, item yang diberi nomor secara berurutan untuk akun semua item.
Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan dalam urutan numerik.
Contohnya cek yang dinomori sebelumnya.
2. Kode blok, blok angka dicadangkan untuk kategori data tertentu. Contohnya, 100-
199 merupakan kode untuk jenis produk kompor elektrik, sedangkan 200-200
merupakan kode untuk jenis produk kulkas.
3. Kode grup, dua atau lebih subjek grup dari digit yang digunakan untuk kode item
seringkali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok. Contohnya, kode 1-2
memiliki arti untuk lini produk, ukuran, dan corak.
4. Kode mnemonic huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item kode
mnemonic berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah untuk dihafal. Contoh:
Dry300W05 artinya low end (300), putih (W), pengering (Dry), dan dibuat oleh
Sears (05).

Pedoman berikut ini menghasilkan sistem pengodean yang lebih baik, kode harus:
1. Konsisten dengan tujuan penggunaannya;
2. Memungkinkan untuk penambahan;
3. Sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memudahkan penghafalan,
dan interpretasi, juga memastikan dapat diterima oleh karyawan;
4. Konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan antar divisi perusahaan

BAGAN AKUN Contoh pengkodean yang bagus adalah bagan akun, yang merupakan
daftar dari nomor yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar. Nomor rekening ini
memungkinkan transaksi data untuk dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun
yang tepat. Mereka juga memfasilitasi penyusunan laporan dan laporan keuangan, karena data
yang disimpan dalam rekening perorangan dapat dengan mudah dijumlahkan untuk presentasi.
 Namun, data yang disimpan dalam akun ringkasan tidak dapat dengan mudah dianalisis
dan dilaporkan dalam lebih detail. Akibatnya, penting bahwa bagan akun berisi detail yang cukup
untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi. Sebagai ilustrasi, pertimbangkan konsekuensi
jika S&S hanya menggunakan satu akun buku besar untuk semua transaksi penjualan. Akan
mudah untuk mem- menghasilkan laporan yang menunjukkan jumlah total penjualan untuk
periode waktu tertentu, tetapi itu akan sangat sulit untuk menyiapkan laporan yang memisahkan
penjualan tunai dan kredit. Memang, satu-satunya cara untuk menghasilkan laporan terakhir ini
akan kembali ke catatan penjualan asli untuk mengidentifikasi sifat masing-masing transaksi
penjualan. Jika S&S menggunakan akun buku besar terpisah untuk penjualan tunai dan kredit,
maka laporan yang menunjukkan kedua jenis penjualan dapat dengan mudah diproduksi. Total
penjualan juga bisa dengan mudah dilaporkan dengan menjumlahkan setiap jenis penjualan.

JURNAL Data transaksi sering dicatat dalam jurnal sebelum dimasukkan ke dalam buku
besar. Entri jurnal menunjukkan akun dan jumlah yang akan didebit dan dikredit. Jurnal umum
digunakan untuk mencatat transaksi yang jarang atau tidak rutin, seperti pembayaran pinjaman
dan jurnal penyesuaian dan jurnal penutup akhir periode. Sebuah jurnal khusus mencatat
sejumlah besar transaksi berulang seperti penjualan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas.

JEJAK AUDIT. Jejak audit adalah jalur transaksi yang dapat dilacak melalui pemrosesan
data sistem dari titik asal ke output akhir, atau mundur dari output akhir ke titik asal. Ini digunakan
untuk memeriksa keakuratan dan validitas posting buku besar. Perhatikan bahwa postingan SJ5
referensi untuk kredit $15.511 ke akun penjualan di buku besar mengacu pada halaman 5 dari
jurnal penjualan. Dengan memeriksa halaman 5 jurnal penjualan, adalah mungkin untuk
memverifikasi bahwa $15.511 mewakili total penjualan kredit yang tercatat pada tanggal 15
Oktober. Demikian pula, referensi posting untuk debet $1,876.50 ke akun Pembangun KDR di
buku besar piutang pembant juga merujuk ke halaman 5 jurnal penjualan sebagai sumber entri
itu. Selanjutnya, perhatikan bahwa jurnal penjualan mencantumkan nomor faktur untuk setiap
entri individual. Ini menyediakan sarana untuk menemukan dan memeriksa dokumen sumber
yang sesuai untuk memverifikasi bahwa transaksi terjadi dan dicatat secara akurat.

KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER Entitas adalah sesuatu tentang

informasi yang disimpan, seperti karyawan, barang inventaris, dan pelanggan. Setiap entitas
memiliki atribut, atau karakteristik bunga, yang disimpan, seperti tingkat pembayaran dan alamat.
Setiap jenis entitas memiliki kumpulan atribut yang sama. Misalnya, semua karyawan memiliki
nomor karyawan, tingkat pembayaran, dan alamat rumah. Nilai spesifik untuk atribut tersebut
akan berbeda. Sebagai contoh, tingkat gaji satu karyawan mungkin $12,00 per jam, sedangkan
yang lain mungkin $12,25.

Sebuah file adalah sekelompok catatan terkait. File master, seperti buku besar di AIS
manual, menyimpan informasi kumulatif tentang sebuah organisasi. Penyimpanan file induk
inventaris dan peralatan informasi tentang sumber daya organisasi yang penting. Pelanggan,
pemasok, dan karyawan file master menyimpan informasi tentang agen penting yang berinteraksi
dengan organisasi.

File master bersifat permanen; mereka ada di seluruh periode fiskal. Namun, tuan individu
catatan file mungkin sering berubah. Misalnya, saldo akun pelanggan individu adalah diperbarui
untuk mencerminkan transaksi penjualan baru dan pembayaran yang diterima. Secara berkala,
rekor baru ditambahkan ke atau dihapus dari file induk, misalnya, ketika pelanggan baru
ditambahkan atau mantan pelanggan dihapus.

File transaksi berisi catatan transaksi bisnis individu yang terjadi selama waktu tertentu.
Ini mirip dengan jurnal dalam AIS manual. Misalnya, S&S akan memiliki harian file transaksi
penjualan dan file penerimaan kas. Kedua file akan memperbarui aktivitas pelanggan individu.
menghitung saldo dalam file induk pelanggan. File transaksi tidak permanen dan mungkin tidak
diperlukan di luar periode fiskal saat ini. Namun, mereka biasanya dipertahankan untuk waktu
tertentu periode untuk tujuan pencadangan.

Satu set file yang saling terkait dan terkoordinasi secara terpusat disebut sebagai
database. Sebagai contoh, file piutang dapat digabungkan dengan pelanggan, analisis penjualan,
dan file terkait untuk membentuk database pelanggan.

PENGOLAHAN DATA Setelah data aktivitas bisnis telah dimasukkan ke dalam sistem,
mereka harus diproses untuk menjaga agar database tetap terkini. Empat jenis kegiatan
pemrosesan data yang berbeda, disebut sebagai CRUD, adalah sebagai berikut:

1. Membuat catatan data baru, seperti menambahkan karyawan baru ke database

penggajian.
2. Membaca, mengambil, atau melihat data yang ada.
 3. Memperbarui data yang telah disimpan sebelumnya.
4. Menghapus data, seperti membersihkan file master vendor dari semua vendor
perusahaan tidak longer melakukan bisnis dengan.

Pemutakhiran yang dilakukan secara berkala, seperti harian, disebut sebagai batch
processing. Meskipun pemrosesan batch lebih murah dan lebih efisien, data terkini dan akurat
hanya segera setelah diproses. Untuk alasan itu. pemrosesan batch hanya digunakan untuk
aplikasi, seperti daftar gaji, yang tidak perlu sering diperbarui dan yang secara alami terjadi atau
diproses pada periode waktu tertentu. Pemrosesan real-time karena memastikan bahwa
informasi yang disimpan selalu terkini, sehingga meningkatkan kegunaan pengambilan
keputusannya. Hal ini juga lebih akurat karena kesalahan input data dapat diperbaiki secara real
time atau ditolak, serta memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan. Kombinasi dari dua
pendekatan ini adalah pemrosesan batch online, di mana data transaksi dimasukkan dan diedit
saat terjadi dan disimpan untuk diproses nanti. Pemrosesan batch dan pemrosesan on line, real-
time dirangkum. Dokumen adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Beberapa,
seperti cek dan faktur, dikirimkan ke pihak eksternal..

Laporan digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan kegiatan operasional dan oleh
manajer untuk membuat keputusan dan merumuskan strategi bisnis. Pengguna eksternal
membutuhkan laporan untuk dievaluasi profitabilitas perusahaan, menilai kelayakan kredit, atau
mematuhi persyaratan peraturan. Beberapa laporan, seperti laporan keuangan dan analisis
penjualan, dibuat secara teratur. Lainnya diproduksi atas dasar pengecualian untuk menarik
perhatian pada kondisi yang tidak biasa. Laporan juga dapat diproduksi sesuai permintaan.
Kebutuhan akan laporan harus dinilai secara berkala, karena seringkali dibuat lama setelah
dibutuhkan, membuang-buang waktu, uang, dan sumber daya.

Kueri basis data digunakan untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk
menangani masalah dan pertanyaan yang memerlukan tindakan atau jawaban cepat. Seorang
pengguna memasukkan permintaan untuk sepotong informasi tertentu; itu diambil, ditampilkan,
atau dianalisis seperti yang diminta. Kueri berulang sering dikembangkan oleh spesialis sistem
informasi. Kueri satu kali sering dikembangkan oleh pengguna. Sistem Perencanaan Sumber
Daya Perusahaan (ERP) Secara tradisional, AIS telah disebut sebagai sistem pemrosesan
transaksi karena satu-satunya perhatiannya adalah data keuangan dan transaksi akuntansi.
Seringkali data yang sama harus ditangkap dan disimpan oleh lebih dari satu sistem, yang tidak
hanya menghasilkan redundansi di seluruh sistem tetapi juga dapat menyebabkan perbedaan
jika data diubah dalam satu sistem tetapi tidak di sistem lainnya. Selain itu, sulit untuk
mengintegrasikan data dari berbagai sistem. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan
(ERP) mengatasi masalah ini karena mereka mengintegrasikan semua aspek operasi
perusahaan dengan AIS tradisional. Paling besar dan banyak sedang organisasi berukuran besar
menggunakan sistem ERP untuk mengoordinasikan dan mengelola data, proses bisnis, dan
sumber daya mereka. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data dan
menyediakan informasi yang dibutuhkan manajer dan pihak eksternal untuk menilai perusahaan.
Sistem ERP yang dikonfigurasi dengan benar menggunakan database terpusat untuk berbagi
informasi di seluruh proses bisnis dan mengoordinasikan aktivitas. Ini penting menyebabkan
suatu aktivitas yang merupakan bagian dari satu proses bisnis sering memicu serangkaian
aktivitas yang kompleks P dari f ikatan di berbagai bagian organisasi. Sistem ERP yang dirancang
dengan baik memberi manajemen akses mudah ke informasi terkini tentang semua kegiatan ini
untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi proses bisnis organisasi secara lebih
efektif. Sistem ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik
untuk mengotomatisasi proses bisnis standar. Desain modular ini memungkinkan bisnis untuk
menambah atau menghapus modul sesuai kebutuhan. Modul ERP yang umum meliputi:
Keuangan (buku besar dan sistem pelaporan)-buku besar, piutang, hutang, aset tetap,
penganggaran, manajemen kas, dan penyusunan laporan manajerial dan laporan keuangan.

Sistem yang berbeda dengan satu sistem terpadu

• Layanan pelanggan meningkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses

pesanan, tersedia di persediaan, informasi pengiriman, dan detail transaksi pelanggan
sebelumnya. Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real time, dan
otomatisasi proses manufaktur mengarah pada peningkatan produktivitas. Sistem ERP
juga memiliki kelemahan yang signifikan:
• Biaya. Perangkat keras, perangkat lunak, dan biaya konsultasi ERP berkisar dari $50
hingga $500 juta untuk perusahaan Fortune 500 dan upgrade dapat menelan biaya $50
juta hingga $100 juta. Perusahaan menengah menghabiskan antara $10 dan $20 juta.
Jumlah waktu yang dibutuhkan. Diperlukan waktu bertahun-tahun untuk memilih dan
menerapkan sistem ERP sepenuhnya. tergantung pada ukuran bisnis, jumlah modul yang
akan diimplementasikan, tingkat penyesuaian tion, ruang lingkup perubahan, dan
seberapa baik pelanggan mengambil kepemilikan proyek. Akibatnya, implementasi ERP
memiliki risiko kegagalan proyek yang sangat tinggi. Kecuali jika perusahaan ingin
menghabiskan waktu dan uang cus tomizing modul, mereka harus beradaptasi dengan
 proses bisnis standar yang bertentangan dengan mengadaptasi paket ERP untuk proses
perusahaan yang ada. Kegagalan untuk memetakan proses bisnis saat ini ke perangkat
lunak ERP yang ada merupakan penyebab utama kegagalan proyek ERP.

Kompleksitas. Ini berasal dari pengintegrasian banyak aktivitas dan sistem bisnis yang
berbeda. masing-masing memiliki proses yang berbeda, aturan bisnis, semantik data, hierarki
otorisasi, dan pusat keputusan.

Resistensi. Organisasi yang memiliki banyak departemen dengan sumber daya terpisah, mis
sion, untung dan rugi, dan rantai komando mungkin percaya bahwa satu sistem memiliki sedikit
manfaat. Ini juga membutuhkan banyak pelatihan dan pengalaman untuk menggunakan sistem
ERP secara efektif, dan resistensi karyawan adalah alasan utama mengapa banyak implementasi
ERP tidak berhasil. Perlawanan, dan kaburnya batas-batas perusahaan, dapat menyebabkan
masalah dengan moral karyawan, akuntabilitas, dan garis tanggung jawab. Menuai manfaat
potensial dari sistem ERP dan mengurangi kerugiannya memerlukan upaya dan keterlibatan
sadar oleh manajemen puncak. Komitmen manajemen puncak dan dukungan untuk perubahan
yang diperlukan sangat meningkatkan peluang keberhasilan. Karena sistem ERP rumit dan
mahal, memilih salah satu bukanlah tugas yang mudah. Salah satu cara untuk memilih sistem
yang sesuai adalah dengan memilih paket yang dirancang untuk industri Anda. Meskipun biaya
merupakan masalah besar, membeli terlalu murah bisa lebih mahal dalam jangka panjang jika
sistem tidak memenuhi kebutuhan Anda, karena biaya modifikasi bisa sangat tinggi. Anda dapat
meminimalkan risiko membeli paket yang salah dengan meneliti vendor ERP terbaik. Ada banyak
ERP.

Dapat meminimalkan risiko membeli paket yang salah dengan meneliti vendor ERP
terbaik. Ada banyak vendor ERP, dua yang terbesar adalah SAP dan Oracle. Vendor terkemuka
lainnya adalah The Sage Group. Microsoft, dan Info. Karena terlalu sulit bagi kebanyakan
perusahaan untuk mengimplementasikan software ERP sendiri. mereka sering menyewa vendor
ERP atau perusahaan konsultan untuk melakukannya untuk mereka. Perusahaan-perusahaan
ini biasanya menyediakan tiga jenis layanan: konsultasi, kustomisasi, dan dukungan. Untuk
sebagian besar perusahaan menengah, biaya implementasi berkisar dari harga daftar lisensi
pengguna ERP hingga dua kali lipat dari jumlah tersebut. Perusahaan besar dengan banyak situs
sering menghabiskan tiga hingga lima kali lipat biaya lisensi pengguna. Karena banyak proses
secara otomatis memicu tindakan tambahan di modul lain, konfigurasi yang tepat sangat penting.
Ini membutuhkan pemahaman yang baik tentang semua proses bisnis utama dan interaksinya
sehingga dapat didefinisikan.