PEMROSESAN TRANSAKSI: DOKUMEN DAN PROSEDUR

Salah satu fungsi dasar sebuah sistem informasi akuntansi adalah melakukan pemrosesan Data
tentang transaksi perusahaan secara efisien dan efektif. Pemrosesan transaksi terdiri alas tiga tahap
yang dilakukan secara berurutan sebagai berikut:

1. Merekam data transaksi pada sebuah dokumen

2. Yang bersifat kronologis Mencatat transaksi ke dalam jurnal yang merupakan catatan tentang apa
yang telah terjadi

3. Membukukan (memposting) data dari jurnal ke dalam rekening-rekening buku besar,Yang

meringkas data berdasarkan jenis rekening

 Merekam transaksi pada dokumen

Meskipun data tentang aktivitas bisnis dapat dicatat pada secarik kertas kosong atau bahkan ditulis
di papan tulis, namun pengawasan dan pengendalian serta akurasi yang lebin balk akan dapat
dicapai dengan digunakannya formulir khusus yang disebut dengan dokumen sumber Salah satu
contoh dokumen sumber yang digunakan dalam siklus pengeluaran adalah order pembelian (lihat
Gambar 22). Dokumen tersebut digunakan untuk memesan Barang dari pemasok.

Dengan menggunakan dokumen tersebut, maka pengawasan terhadap pengumpulan data dapat
dilakukan antara lain dengan menggunakan nomor dokumen yang telah tercetak secara urut (pre-
numbered) di sebelah kanan atas dokumen. Penggunaan nomor ini menyederhanakan pengecekan
untuk memastikan bahwa semua transaksi telah terekam dan bahwa tidak ada dokumen yang salah
tempat. Dengan dokumen ini pula akurasi dapat ditingkatkan karena dokumen ini merinci informasi
apa saja yang harus direkam.

Akurasi dan efisiensi dalam pencatatan transaksi dapat diperbaiki jika dokumen sumber dirancang
dengan tepat. Prinsip dan pedoman untuk merancang dokumen secara tepat dapat dilihat pada
Tabel 2.2 Dengan melihat uraian pada tabel tersebut, jika dikaitkan dengan Gambar 2.2, maka bisa
dilihat bagaimana prinsip-prinsip tersebut diimplementasikan. Pada bagian atas ditunjukkan secara
jelas bahwa dokumen tersebut merupakan order pembelan yang dibuat oleh PT Catur Mitra Lestari.
Pada bagian atas juga ditegaskan kemana barang harus dikirimkan dan ke mana tagihan (faktur)
harus dikirimkan. Pada bagian ini juga dapat dilihat adanya nomor urut dokumen yang tercetak di
sebelah kanan atas.

Pada bagian tengah, order pembelian ini menggunakan baris dan kotak untuk mengelompokkan
informasi yang secara logis berkaitan. Rancangan semacam ini tidak hanya memudahkan pengisian
formulir secara tapat, namun juga membantu para penerima dokumen untuk membacanya secara
tepat. Bagian tengah juga menyediakan ruang untuk merekam tanggal pesanan, tanggal barang
dibutuhkan, dan termin yang diinginkan. Selain itu, pada bagian ini pula tersedia ruang untuk
mencantumkan total nilai pesanan.

Pada bagian bawah dokumen order pembelian ini juga menyediakan ruang untuk memilih moda
pengiriman sehingga bagian pembelian tidak perlu menuliskan moda pengiriman. Selain itu, juga
tersedia daftar distribusi tembusan dokumen sesuai dengan warna kertas. Terakhir pada bagian
bawah juga tersedia ruang untuk tanda tangan kepala bagian pembelian, yang mengindikasikan
bahwa order pembelian telah dikaji ulang dan disetujui.
  Pencatatan ke Dalam Jurnal

Setelah transaksi direkam dalam dokumen, tahap berikutnya adalah mencatat transaksi tersebut ke
dalam sebuah jurnal. Penjurnalan dibuat untuk setiap transaksi dengan menyebut rekening yang
didebit dan dikredit berikut nilai rupiahnya. Umumnya perusahaan menggunakan jurnal khusus
untuk mencatat jenis transaksi tertentu yang frekuensi terjadinya tinggi, seperti transaksi pembelian,
transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan, dan transaksi penerimaan kas. Untuk transaksi yang
jarang terjadi, atau transaksi non-rutin, biasanya perusahaan akan mencatatnya ke dalam jurnal
umum. Penggunaan jurnal khusus menyederhanakan proses pencatatan sejumlah besar transaksi
yang terjadi secara repetitif (berulang). Untuk memahami bagaimana jurnal khusus dapat
menghemat waktu pencatatan, berikut ini kita lihat salah satu contoh jurnal khusus, yaitu jurnal
penjualan.

 Posting Transakel ke Rekening-rekening Buku Besar

Buku besar digunakan untuk meringkas data keuangan termasuk saldo terkini untuk setiap individu
rekening. Dalam sistem manual, buku besar benar-benar berujud buku, oleh karena itu, istilah
“memelihara buku bormakna proses pemeliharaan buku besar, Buku besar bensi ikhtisar data untuk
setiap jonis aktiva, kewajiban, modal, pendapatan, dan biaya yang dimiliki oleh sebuah organisasi.
Untuk jenis rokoning tertentu yang memerlukan perincian. Disediakan rekening pembantu buku
besar, yang berfungal mencatat data rinci untuk rekening tertentu Rekening buku besar yang
memiliki rekening pembantu antara lain rekening piutang dagang, rekening utang dagang, rekening
persediaan, dan rekening aktiva tetap. Rekening yang dirinci ini disebut dengan rekening kontrol.

Rekening kontrol berisi total saldo setiap rekening pembantu. Misalnya rekening buku besar utang
dagang borisi angka atau saldo sobesar total seluruh saldo rekening pembantu utang, sedangkan
saldo rekening pembantu utang menunjukkan jumlah utang kepada setiap pemasok.

Hubungan antara rekening kontrol dan rekening pembantunya, memainkan peranan penting dalam
memelihara akurasi data yang disimpan dalam sistem informasi akuntansi Jika angka saldo pada
rekening kontrol besarnya tidak sama dengan total saldo rekening- rekening buku pembantunya,
maka hal ini mengindikasikan adanya kesalahan atau ketidak telitian dalam proses akuntansi, baik
pada tahap pencatatan dalam jurnal maupun pada tahap posting ke rekening-rekening buku besar.

 Proses Posting.
Proses posting dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut: (1) menjumlah kolom-kolom
pada jurnal yang berisi data rupiah, (2) menylapkan rekening-rekening yang akan menerima
posting. (3) memindah angka-angka dari buku jurnal ke rekening-rekening yang
bersangkutan, (4) menghitung saldo yang baru (jika digunakan rekening berbentuk saldo
berjalan), (5) mencantumkan nomor rekening di kolom referensi posting buku jurnal, (6)
mencantumkan halaman jurnal pada kolom referensi posting rekening buku besar. Posting
semacam ini dilakukan sama baik posting ke rekening buku besar maupun ke rekening.
pembantu Perbedaannya adalah posting ke rekening pembantu dilakukan setiap har
sedangkan posting ke rekening buku besar dilakukan secara periodik (biasanya seminggu
sekal) Contoh proses posting dapat dilihat pada Gambar 2.3
 Jejak Audit.
Gambar 2.3. juga menunjukkan bahwa referensi posting dan nomor dokumen memberikan
jejak budit Jejak audit adalah sarana yang tersedia untuk mengecek akurasi dan validitas
posting ke rekening-rekening buku besar. Contoh, kolom referensi posting pada rekening
penjualan berisi kode JPn-3, untuk posting sebesar Rp24.000.000.00 dapat ditelusur ke
sumbernya, yaitu jurnal penjualan halaman 3. Dengan mengecek jumal penjualan halaman
3, maka kita dapat mengetahui bahwa angka Rp24.000.000,00 merupakan total penjualan
kredit yang dicatat pada tanggal 15 April. Demikian halnya, posting ke rekening rekening
pembantu juga dapat ditelusur sumber angkanya ke jurnal penjualan halaman tertentu
dengan melihat keterangan pada kolom referensi posting di masing-masing rekening
pembantu Selain itu, pada jurnal penjualan juga diselenggarakan kolom khusus untuk
mencantumkan nomor faktur. Hal itu dimaksudkan agar angka yang dicatat dalam jurnal
dapat ditelusur ke sumbernya dengan menelusur nomor faktur yang bersangkutan, sehingga
dapat diketahui bahwa transaksinya benar-benar terjadi dan telah dicatat secara akurat
 Bagan Rekening.
Gambar 2.3 juga menunjukkan bahwa setiap rekening memiliki kode atau nomor, yang
secara akumulatif disebut dengan bagan rekening. Bagan rekening adalah sebuah daftar
yang berisi seluruh rekening buku besar yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi.
Struktur bagan rekening merupakan salah satu aspek penting dalam sistem informasi
akuntansi, karena bagan tersebut berpengaruh terhadap proses pembuatan berbagai
laporan keuangan. Data yang tersimpan dalam setiap individu rekening dapat djumlankan
dengan mudah untuk keperluan pelaporan, namun data yang tersimpan dalam rekening
ikhtisar akan sulit untuk dipecah dan dilaporkan secara lebih ninci. Dengan demikian jelaslah
bahwa bagan rekening seharusnya berisi data yang cukup rinci untuk memenuhi kebutuhan
informasi sebuah perusahaan. Bagan rekening dapat dibuat dengan menggunakan salah satu
dan beberapa metoda. Namun dan berbagai metoda tersebut yang paling banyak digunakan
paling tidak ada 2, yaitu kode angka kelompok (group numerical code), dan kode angka blok
(block numerical code). Contoh kode angka blok dapat dilihat di Tabel 2.4. sedangkan kode
angka kelompok dapat dilihat di Tabel 2.5.
Pada Tabel 2.4, dapat dilihat bahwa setiap rekening diberi kode angka sebanyak 3 digit Digit
pertama menggambarkan kelompok rekening pokok yang akan muncul dalam laporan
keuangan perusahaan, misalnya kelompok rekening aktiva lancar, aktiva tidak lancar,
kewajiban, modal, pendapatan, blaya, dan rekening lain-lain. Untuk setiap kategori rekening
disediakan satu blok angka, yang disesuaikan dengan urutan penyajian rekening-rekening
tersebut dalam laporan keuangan. Dengan demikian, seluruh rekening aktiva lancar diberi
kode angka dalam kisaran 100-an, aktiva tidak lancar diberi kode angka dalam kisaran 200-
an, dan seterusnya.
Digit kedua dalam setiap kode rekening menggambarkan rekening pokok dalam setiap
kategori. Rekening-rekening ini diberi nomor urut sesuai dengan urutan penyajian rekening
tersebut dalam laporan keuangan. Dengan demikian kode 120 gigit ketiga digunakan untuk
mewakili rekening piutang, sedangkan kode 140 mewakili persediaan barang.

Digit ketiga digunakan untuk mengidentifikasi rekening khusus yang akan digunakan untuk
menerima data posting. Contohnya kode 501 digunakan untuk rekening Penjualan Tuna, 502
untuk Penjualan Kredit, 503 untuk Pendapatan Jasa. Hal penting yang perlu digaris bawahi
adalah bahwa bagan rekening yang digunakan oleh setiap organisasi tentunya tidak sama,
tergantung pada sifat dan tujuan dan organisasi yang bersangkutan. Selain itu, dalam
perancangan bagan rekening juga perlu diperhatikan bahwa kode rekening harus cukup
fleksibel untuk menampung berbagai perubahan yang terjadi dalam organisasi, sehingga
kalau ada penambahan rekening cukup disisipkan saja dan tidak perlu mengubah struktur
pengkodean secara keseluruhan.
Pada Tabel 2.5. dapat dilihat contoh bagan rekening yang disusun dengan metoda angka
kelompok Perhatikan bahwa pada metoda kedua tersebut, setiap digit memiliki arti khusus,
misalnya digit ke-1 menggambarkan kelompok rekening, digit kedua menggambarkan
subkelompok rekening, digit ke-3 menggambarkan rekening pokok yang akan menerima
posting dan dimunculkan dalam laporan keuangan, dan ditambah dua atau tiga digit lagi
untuk menggambarkan rekening pembantu Selanjutnya kelompok rekening akan diberi
nomor urut sesuai dengan kelompok masing-masing misalnya kelompok rekening aktiva
diberi kode 1, kewajiban diberi kode 2, modal diberi kode 3, pendapatan diberi kode 4, dan
biaya diberi kode 5. Demikian pula subkelompok rekening, rekening, dan rekening pembantu
juga diberi nomor urut sesuai dengan kebutuhan. Secara lengkap struktur pengkodean dapat
dijelaskan sebagai berikut:

Dengan menggunakan struktur semacam ini, maka dapat dicapai fleksibilitas yang lebih
tinggi Artinya kalau ada perubahan (penambahan atau pengurangan jumlah rekening) dalam
organisasi sepanjang perubahan tersebut bukan perubahan mendasar, maka struktur kode
rekening tidak perlu diubah.
PENGENDALIAN INTER

Fungsi : ketiga sistem informasi akuntansi adalah melakukan pengawasan yang memadai untuk

1. Menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat dipercaya

2. Menjamin bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan sesuai dengan tujuan
manajemen serta sejalan dengan peraturan yang telah digariskan
3. Melindungi dan menjaga aset organisasi termasuk data lain yang dimiliki oleh perusahaan

Untuk mencapai tujuan tersebut dapat digunakan metoda-metoda antara lain:

1. Dokumentasi yang memadai untuk seluruh aktivitas bisnis. Dokumentasi yang tepat bagi
seluruh transaksi bisnis adalah kunci untuk pertanggung Jawaban Dokumentasi
memungkinkan manajemen melakukan pengujian apakah tanggung jawab yang dibebankan
telah dijalankan secara memadal Dokumen dan catatan yang dirancang dengan baik juga
meningkatkan akurasi dan efisiensi pemrosesan) transaksi. Salah satu contoh dokumen yang
dirancang baik adalah pencantuman nomor urut dokumen yang tercetak Dengan nomor urut
semacam ini, maka kemungkinan adanya dokumen yang disalahgunakan atau hilang dapat
dilacak dengan mudah.
2. Pemisahan fungsi atau tugas Pemisahan fungsi merupakan pemecahan tanggung jawab
untuk melaksanakan sebagian transaksi diantara beberapa karyawan. Tujuan dilakukannya
pemisahan fungs adalah untuk mencegah seseorang secara penuh melaksanakan sebuah
transaksi. Secara umum ada tiga fungsi yang harus dipisahkan secara tegas dan dilaksanakan
oleh karyawan yang berbeda, yaltu fungsi persetujuan atau otorisasi dilaksanakannya
sebuah transaksi, lungs pencatatan transaksi, dan fungsi pemeliharaan atau perlindungan
terhadap aktiva perusahaan Pemisahan ketiga fungsi ini membantu perusahaan dalam
menjaga aktiva dan memperbaiki akurasi karena setiap karyawan dapat melihat dan
membatasi aktivitas karyawan lain. Pemisahan fungsi yang efektif harus menciptakan kondisi
yang sulit atau tidak memungkinkan bagi seseorang untuk mencuri kas atau aktiva lainnya.