Teknik Dokumentasi dan Penyusunan Sistem

disusun untuk memenuhi salah satu tugas

Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Dosen Pengampu : Vera Rizki Amelia, S.E, M.Acc

Disusun oleh :

Bayu Virdaus (211414029275)

Mutia (2114140287)

Eka Novia Ramadani (2114140297)

Institut Agama Islam Negeri (IAIN)

Palangka Raya Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam

Jurusan Akuntansi Syari’ah

Tahun 2023
i
 KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmaanirrahiim

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT karena berkat limpahan rahmat dan karunia-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Pada makalah ini kami
membahas tentang “Teknik Dokumentasi dan Penyusunan Sistem”.

Kami menyadari bahwa pada makalah ini terdapat banyak kekurangan dan jauh dari kata
sempurna. Oleh sebab itu kami mengharapkan pembaca untuk memberikan kritik dan saran yang
sifatnya membangun. Kritik konstrutif dari pembaca sangat kami harapkan untuk
penyempurnaan makalah kami selanjutnya.

Kami berharap makalah ini dapat menambah wawasan serta pengetahuan mengenai Bahasa
Indonesia sebagai bingkai keberagaman budaya bangsa dalam bhinneka tunggal Ika.

Palangka Raya, 13 Maret 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................................................2

DAFTAR ISI...............................................................................................................................................3

BAB I..........................................................................................................................................................4

PENDAHULUAN.......................................................................................................................................4

BAB II.........................................................................................................................................................5

PEMBAHASAN.........................................................................................................................................5

BAB III......................................................................................................................................................23

PENUTUP.................................................................................................................................................23

DAFTAR PUSTAKA................................................................................................................................24

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Akuntan biasanya berpartisipasi dalam tim perancangan, penyusunan, dan implementasi

sistem informasi akuntansi. Selain itu, ketika melaksanakan audit internal dan Independen, akuntan
juga mengkaji ulang sistem informasi yang berlaku saat itu. Bab ini secara spesifik membahas
berbagai macam teknik dokumentasi untuk membantu akuntan dalam melaksanakan tugas di atas.
Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram, dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana diagram arus data?

2. Bagaimana hirarki diagram arus data?
3. Bagaimana diagram subsistem perusahaan dagang?
4. Bagaimana simbol bagan alir?
5. Bagaimana bagan struktur?
6. Bagaimana diagram jaringan?

C. Tujuan

1) Mengetahui dan memahami diagram arus data?

2) Mengetahui dan memahami
3) Mengetahui dan memahami
4) Mengetahui dan memahami
5) Mengetahui dan memahami
6) Mengetahui dan memahami
hirarki diagram arus data?
diagram subsistem perusahaan dagang?
simbol bagan alir?
bagan struktur?
diagram jaringan?

iv
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Teknik Dokumentasi Dan Penyusunan Sistem

Akuntan biasanya berpartisipasi dalam tim perancangan, penyusunan, dan implementasi

sistem informasi akuntansi. Selain itu, ketika melaksanakan audit internal dan Independen, akuntan
juga mengkaji ulang sistem informasi yang berlaku saat itu. Bab ini secara spesifik membahas
berbagai macam teknik dokumentasi untuk membantu akuntan dalam melaksanakan tugas di atas.
Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram, dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem. Informasi yang dicakup adalah tentang who, what,
where, why, how of peng-input-an data, pengolahan data, penyimpanan, pembuatan laporan, dan
pengawasan terhadap sistem. Ada ungkapan bahwa "sebuah gambar memiliki nilai sama dengan
ribuan kata", maka untuk menyederhanakan permasalahan, cara untuk mendokumentasikan sistem
adalah dengan membuat diagram, bagan alir, tabel, dan lain- lain. Dokumentasi ini selanjutnya
dilengkapi dengan uraian naratif, yaitu penjelasan tertulis komponen-komponen sistem tahap-tahap
interaksi komponen-komponen tersebut. Pemahaman seseorang terhadap dokumentasi tergantung
pada pekerjaan yang dilakukannya. Namun demikian, paling tidak seseorang harus memahami
dokumentasi pada salah satu tingkatan atau derajat pemahaman sebagai berikut:

1) Mampu membaca. Dengan memiliki kemampuan membaca, maka seseorang akan dapat
mengetahui cara kerja sebuah sistem.

2) Mengevaluasi dengan kemampuan mengevaluasi, maka seseorang dapat mengetahui kelebihan-

kelebihan dan kelemahan-kelemahan sebuah sistem, dan mengusulkan perbaikan. Selain itu,
orang tersebut dapat pula mengetahui apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan atau tidak.

3) Menyiapkan/membuat. Merupakan kemampuan tertinggi yang sangat diperlukan jika seseorang

menjadi anggota tim.

B. DIAGRAM ARUS DATA (DATA FLOW DIAGRAM/DFD)

Sebuah DFD secara grafis menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini
digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta
mendesain sistem yang baru. Tidak ada cara standar dalam menyusun DFD, karena persoalan yang
berbeda memerlukan metode yang berbeda pula. Pada dasarnya, DFD memfokuskan pada aliran data
dalam organisasi. DFD disusun dengan menggunakan empat simbol utama seperti yang terlihat pada
Tabel 4.1. berikut.

v
Simbol-simbol tersebut digabungkan untuk menunjukkan bagaimana data diproses. Seperti ditunjukkan
oleh Gambar 4.1. bahwa input untuk proses C adalah arus data B yang berasal dari sumber data A. Output
proses C adalah arus data D dan E. Arus data E dikirim ke tujuan data J. Proses F menggunakan arus data
D dan G sebagal input untuk menghasilkan arus data I dan G sebagai output. Arus data G berasal dari dan
dikembalikan ke penyimpan data H. Arus data I dikirim ke tujuan data K.

vi
C. Hirarki Diagram Arus Data

Pada dasarnya DFD dapat dirinci lebih lanjut ke dalam jenjang yang lebih rendah agar dapat
diperoleh pemahaman yang lebih rinci dan mendalam tentang sebuah sistem, karena pada umumnya
sebuah sistem tidak dapat digambarkan seluruhnya hanya dalam selembar kertas saja. Dengan
demikian diagram arus data dapat dibagi ke dalam jenjang-jenjang sesuai dengan kebutuhan sistem.
Jenjang tertinggi disebut dengan diagram konteks (context dia- gram) yang menggambarkan
ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem. Karena sangat ringkas, maka agar dapat diperoleh
gambaran yang utuh mengenai sebuah sistem, diagram ini dilengkapi dengan narasi lengkap. Gambar
4.2. merupakan contoh diagram konteks. Gambar ini dijabarkan lebih rinci ke dalam Gambar.

vi
i
D. BAGAN ALIR (FLOWCHARTS)

Bagan alir merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem
informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk
menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus
menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.

a. Simbol-simbol Bagan Alir

Simbol-simbol yang digunakan untuk membuat bagan alir secara lengkap dapat dilihat
pada Tabel 4.2. Setiap simbol memiliki arti khusus sehingga mudah dikenali dari bentuknya.
Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan, menunjukkan input,
output, pemrosesan, dan media penyimpanan. Simbol-simbol ini dapat dibuat dengan
menggunakan program komputer atau menggunakan template, yaitu penggaris khusus untuk
vi
ii
membuat simbol-simbol bagan alir. Secara garis besar, simbol dapat dikelompokkan ke dalam
empat kelompok sebagai berikut

1. Input/output. Yaitu simbol yang menggambarkan alat atau media yang memberikan
input kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan data.

2. Processing. Merupakan simbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk
mengolah data (dengan komputer atau dikerjakan secara manual)

3. Storage. Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan data
yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.

4. Lain-lain. Simbol yang menunjukkan arus data dan barang. Simbol ini juga
menggambarkan saat mulai dan berakhirnya bagan alir, serta penjelasan-penjelasan tambahan
pada bagan alir tersebut.

ix
x
xi
 b. Jenis-jenis Bagan Alir:

1. Bagan alir dokumen (document flowcharts) Bagan alir dokumen menggambarkan aliran
dokumen dan informasi antararea pertanggungjawaban di dalam sebuah organisasi. Bagan alir ini
menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai dengan tujuannya. Secara rinci bagan alir ini
menunjukkan darimana dokumen tersebut berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut,
kapan tidak dipakai lagi, dan hal-hal lain yang terjadi ketika dokumen tersebut mengalir melalui sebuah
sistem.

Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah
sistem seperti internal checks dan pemisahan fungsi Bagan alir (flowchart) yang menjelaskan dan
mengevaluasi pengawasan intern disebut internal control flowchart. Bagan alir dokumen dapat
mengungkapkan kelemahan atau inefisiensi sebuah sistem, seperti aliran komunikasi yang tidak memadai,
kompleksitas dalam aliran dokumen, dan lain-lain. Contoh bagan alir dokumen dapat dilihat pada Gam
bar 4.4.

xi
i
2. Bagan alir sistem (system flowcharts)

Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output
sebuah sistem informasi akuntansi. Bagan alir sistem ini dimulai dengan identifikasi input (yang
masuk ke dalam sistem dan sumbernya). Input dapat berupa data baru yang masuk ke dalam
sistem, data yang saat ini tersimpan dalam sistem untuk digunakan di masa mendatang, atau
gabungan antara keduanya. Setelah input, berikutnya adalah bagan alir pemrosesan, yang dapat
mencakup lebih dari satu tahap pengolahan data. Bagian ketiga adalah berupa bagan alir output.
Output dari pemrosesan dapat disimpan dalam tempat penyimpanan data atau disajikan dalam
berbagai laporan yang dapat dicetak atau sekadar ditayangkan di layar monitor.

Bagan alir sistem merupakan salah satu alat penting untuk menganalisis, mendesain, dan
mengevaluasi sebuah sistem. Bagan alir sistem ini secara universal dipakai dalam sistem kerja
dan merupakan sarana berkomunikasi yang efektif di antara para pekerja. Bagan alir sistem
merupakan alat yang sempurna untuk menguraikan arus informasi dan prosedur dalam sebuah
sistem informasi akuntansi. Contoh bagan alir sistem dapat dilihat pada Gambar 4.5

xi
ii
3. Bagan alir program (program flowcharts)

Bagan alir program menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam
menjalankan sebuah program. Hubungan antara bagan alir sistem dan bagan alir program dapat
dilihat pada Gambar 4.6. Bagan alir program menggunakan simbol-simbol yang dirancang secara
khusus. Anak panah menghubungkan simbol-simbol sekaligus menunjukkan urutan kegiatan.
Simbol pemrosesan menggambarkan perpindahan data atau perhitungan aritmatika Simbol input
dan output menggambarkan pembacaan input sekaligus penulisan output Simbol keputusan
menggambarkan perbandingan satu atau lebih variabel dan mentransfer aliran data ke alternatif
yang sesuai.

xi
v
Titik mulai dan berakhirnya bagan alir digambarkan dengan menggunakan simbol terminal Selain itu juga
digunakan simbol penghubung (konektor) untuk menghubungkan proses satu dengan proses lainnya, baik
pada halaman yang sama maupun pada halaman yang berbeda. Contoh bagan alir program dapat dilihat
pada Gambar 4.7.

x
v
4. Bagan konfigurasi komputer (computer configuration charts)

Simbol bagan air dapat juga digunakan untuk membuat bagan konfigurasi komputer
Bagan ini digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem komputer Dalam
kaitannya dengan penyusunan sistem informasi akuntansi, terutama sistem yang berbasis
komputer, bagan ini akan memberikan manfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen
perangkat keras yang direkomendasi dan akan digunakan oleh perusahaan. Contoh bagan
konfigurasi komputer ini dapat dilihat pada Gambar 4.8

5. Bagan struktur (structure charts)

Bagan ini digunakan untuk merancang program komputer yang menggunakan

pendekatan modul. Dengan menggunakan pendekatan ini, program komputer yang besar dan
kompleks dipecah ke dalam modul-modul yang semakin dipecah semakin kecil sampai tidak
dapat dipecah lagi. Setiap modul akan dibuat dan diuji secara terpisah. Setelah selesai kemudian
modul-modul tersebut digabung satu sama lain, sehingga akan membentuk satu kesatuan program
yang besar dan kompleks. Manfaat pendekatan ini adalah pembuatan program menjadi lebih
sederhana, lebih cepat, lebih akurat. Contoh bagan konfigurasi komputer ini dapat dilihat pada
Gambar 4.9. berikut ini
x
vi
Perbedaan antara Diagram Arus Data dan Bagan Alir

Secara ringkas perbedaan antara diagram arus data dan bagan alir adalah :

1. Diagram arus data menekankan pada aliran data (logical view), sedangkan bagan alir atau
flowchart lebih menekankan pada aliran dokumen (physical view) atau pencatatan transaksi.

2. Flowchart digunakan terutama untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada, karena
menjelaskan tentang bagaimana data diolah dan disimpan, sementara bagan arus data
digunakan untuk mendesain sistem baru.

3 Bagan arus data hanya menggunakan empat simbol saja, sedangkan flowchart menggunakan
lebih banyak simbol

4. Flowchart menunjukkan urutan proses, dokumen yang terlibat, pihak-pihak yang terkait,
dan aliran data, sedangkan bagan arus data hanya menggambarkan aliran data saja.

x
vi
E. TABEL KEPUTUSAN (DECISION TABLE)

Alat sistem lain yang juga bermanfaat untuk membuat dokumentasi adalah tabel keputusan.
Tabel ini membantu membuat keputusan yang kompleks dan keputusan merupakan sebuah
representasi tabular logika keputusan. Dibandingkan dengan flowchart, tabel keputusan ini memiliki
keunggulan yaitu mampu menangani lebih banyak alternatif, namun kelemahannya tabel ini tidak
menjelaskan urut-urutan kegiatan. Tabel keputusan berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga
bagian, Bagian kiri tabel terdiri atas dua bagian, yaitu daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian
kanan tabel berisi kolom-kolom yang masing-masing merepresentasikan aturan keputusan (decision
rule) yang merupakan kombinasi antara kondisi dan tindakan. Setiap aturan (rule) menunjukkan
tindakan yang diambil jika kondisi terpenuhi. Bentuk umum tabel keputusan dapat dilihat pada Tabel
4.3.

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang tabel keputusan, lihat contoh pada
Tabel 4.4 yang memiliki tiga alternatif kondisi. Ketiga alternatif kondisi ini berhubungan dengan
tiga simbol kondisi pada flowchart program. Isian kondisi, terdiri atas kolomn-kolom vertikal
yang masing-masing menggambarkan aturan keputusan yang harus dimasukkan, yaitu berupa ya
(Y), tidak (T), atau strip (-). Tanda strip menunjukkan bahwa hasil pengujian kondisi tidak
relevan. Sebagai contoh, pada Tabel 4.4, jika kredit tidak disetujui, maka kuantitas atau barang
yang tersedia tidak relevan

x
vi
 Daftar findakan berisi alternatif tindakan yang harus dilakukan oleh program. Tabel 4.4.
berisi empat alternatif tindakan, yaitu menolak pesanan, menunda pesanan (back-order),
memenuhi pesanan tanpa diskon, dan memenuhi pesanan dengan diskon. Kolom isian tindakan
menunjukkan kapan sebuah tindakan dilakukan. Sebuah sel pada kolom tindakan akan te tanda
silang (X) jika tindakan dilaksanakan (jika input memenuhi tes kondisi), sedangkan kosong
menunjukkan bahwa tindakan tidak dilakukan.

Umumnya tabel keputusan ini digunakan untuk menggambarkan serangkaian kondisi

yang ada dalam program pengolahan data dan berkaitan dengan tindakan tertentu untuk setiap
kondisi Keuntungan tabel keputusan ini adalah bahwa tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh
kemungkinan hubungan logis antardata input. Dengan demikian, sebuah program dapat dibuat
untuk mengakomodasi setiap aturan keputusan. Meskipun demikian, tabel keputusan ini memiliki
kelemahan, yaitu tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program. Tabel keputusan ini
biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart program untuk membantu mendesain dan
menuliskan program komputer.

xi
x
F. BAGAN MANAJEMEN PROYEK (PROJECT MANAGEMENT TOOLS)

Sebuah rancangan sistem akan berhasil jika sistem tersebut diselesaikan dalam periode waktu
yang masuk akal. Pada dasarnya proyek penyusunan sistem memerlukan waktu penyelesaian dari
hitungan bulanan sampai tahunan, dan biasanya realisasi waktu penyelesaian melebihi taksiran waktu.
Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi didasarkan pada apakah proyek
tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Untuk membantu mencapai
tujuan ini, digunakan alat yang disebut dengan alat manajemen proyek. Alat manajemen proyek yang
membantu dalam penyelesaian proyek secara tepat waktu adalah Gantt chart dan diagram jaringan
(network diagram). Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut ini akan diberikan contoh.

Penyusunan sebuah sistem informasi akuntansi baru melibatkan berbagai macam kegiatan
dan tugas sehingga memerlukan koordinasi yang solid. Untuk itu diperlukan teknik manajemen
proyek yang dapat membantu proses koordinasi tersebut. Alat manajemen proyek memerlukan
seorang analis yang dapat membagi proyek ke dalam aktivitas-aktivitas yang berbeda. Setiap aktivitas
memiliki output yang dapat diukur, dan dapat diketahui dengan jelas kapan dimulai dan kapan
berakhir. Analis juga harus mengestimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas,
dan mengidentifikasi urut-urutan kegiatan yang terkait. Contoh tabel yang berisi informasi tentang
kegiatan, waktu yang diperlukan, dan urutannya dapat dilihat pada Tabel 4.5.

x
x
 Dengan menggunakan informasi pada Tabel 4.5. tersebut, dapat disusun skadul waktu dan
rencana penyelesaian sebuah proyek dengan gantt chart seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.10.
Bagian vertikal dari gambar tersebut menunjukkan daftar kegiatan yang terlibat, sedangkan bagian yang
horisontal menggambarkan kisaran waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah kegiatan. Dari
bagian kanan gambar tersebut juga dapat diketahui aktivitas apa saja yang dapat dan tidak dapat
dilakukan secara bersamaan.

Selain digambarkan dengan menggunakan gantt chart, perencanaan sebuah proyek juga dapat
digambarkan dengan diagram jaringan atau disebut juga dengan nama PERT (program evaluation review
technique) atau CPM (critical path method). Contoh diagram ini dapat dilihat pada Gambar 4.11.

x
xi
Gambar tersebut terdiri atas urutan kegiatan dan anak panah yang dirangkai dalam sebuah jaringan,
sehingga dapat diketahui beberapa hal, antara lain:

(1) waktu kritis (terlama) untuk menyelesaikan sebuah proyek,

(2) waktu optimis untuk menyelesaikan sebuah kegiatan;

(3) waktu pesimis untuk menyelesaikan sebuah kegiatan;

(4) biaya untuk menyelesaikan proyek;

(5) kegiatan apa yang mendahului kegiatan lainnya; dan

(6) kegiatan apa yang mengikuti kegiatan lainnya.

x
xi
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Dokumentasi membantu karyawan memahami bagaimana sistem bekerja,membantu akuntan

dalam merancang kontrol/pengendalian, dan memberikan manajer keyakinan bahwa itu akan memenuhi
kebutuhan informasi mereka. Dokumentasi bertujuan untuk menjadi alat bukti dan data akurat terkait
keterangan dokumen. Untuk melindungi dan menyimpan fisik dari isi dokumen serta menghindari
terjadinya kerusakan pada dokumen. Sebagai bahan untuk penelitian. Untuk meningkatkan koleksi
dokumen negara.

x
xi
 DAFTAR PUSTAKA

Drs.Krismiaji, M. A. (2010). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit Dan

Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.

x
xi