Teknik Pendokumentasian

Sistem
Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem
informasi akuntansi, analisis sistem
akan dihadapkan pada beberapa permasalahan
yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh
berbagai pihak.
Untuk menyelesaikan masalah tsb, seorang
analis sistem harus memiliki bekal teknik
pendokumentasian yang baik.
Teknik tsb diharapkan dapat digunakan untuk
menganalisis setiap permasalahan yang dihadapi.
Kegunaan Pendokumentasian
Sistem
Untuk merancang atau membuat sebuah sistem.
Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan
komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi
kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun
pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang
berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah
(1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi
sistem lama yang sudah berjalan) dan
(2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal).
Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data
laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang
berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang
andal).
Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang
mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan.
Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan
karyawan baru
Teknik pendokumentasian sistem
akuntansi dibagi dua yaitu
Pendokumentasian sistem seacra
manual
Pendokumentasian sistem berbasis
komputer
Karakteristik pendokumentasian
sistem secara Manual
Sistem manual berperan sebagai pengendali
Keterbatasan output pada saat selesainya pekerjaan
laporan akhir. Sedangkan laporan di bagian awal,
tengah, sulit untuk dibuat dengan segera
Pengamanan bukti-bukti pembukuan, baik dokumen
sumber maupun dokumen pendukung harus dijaga
dengan ketat dan rahasia
Membutuhkan waktu dan tenaga yang optimal untuk
melakukan jejak audit
Maksimalisasi pemakaian tenaga manusia untuk proses
entry data
Penerapan aturan yang berlapis sesuai hirarki organisasi
dalam penerapan control terhadap manusia
Karakteristik pendokumentasian
sistem bebasis Komputer

Modul buku besar menjadi sebagai data stronge

Kebutuhan informasi dapat dilakukan langsung ke database
sistem
Informasi keuangan dapat dimunculkan secara serentak
melalui media windows
Pencatatan data akuntansi berupa buku besar dan buku
pembantu disimpan disistem database
Perangkat keras dan perangkat lunak teknologi dominan
digunakan
Dapat dilakukan jejak audit berdasarkan bagan alir
program dan bagan alir sistem yang tersedia
Peranan tenaga manusia terbatas pada entry data
Rawan terhadap serangan virus computer
 DATA FLOW DIAGRAM

DFD merupakan sebuah grafik yang

mnunjukkan arus data yang mencakup
darimana data berasal, arus data, proses
yang dilaksanakan, penyimpanan dan tujuan
data untuk mendokumentasikan atau
merancang suatu sistem.
Fungsi Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem
sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu
sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun
komputerisasi.
DFD adalah salah satu alat pembuatan model yang sering
digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan
bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang
dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat
pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada
fungsi sistem.
DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada
alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk
penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah
dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai
maupun pembuat program.
 Elemen Elemen dalam Data
Flow Diagram
Diagram arus data disusun berdasarkan beberapa indicator dasar yang
dikombinasikan guna memperlihatkan bagaimana data diproses, yaitu:
1. sumber dari tujuan data,
Sumber dan tujuan data yang digunakan pada diagram arus data merupakan gambaran sebuah
institusi perusahaan maupun orang personal yang menggunakan informasi dari sistem tsb. Pada
dasarnya, sumber dan tujuan tsb disebut sebagai entitas, sumber dan tujuan data tsb dinotasikan
dengan kotak persegi empat.
2. arus data
Arus data merupakan pergerakan data yang menggambarkan aliran data melalui pemrosesan, file data dan
entitas data. Pergerakan data melalui file data dan entitas data akan mengalir melalui tahapan
pemrosesan data sesuai dengan modul yang tersedia.
3. proses,
Kegiatan proses pada sistem adalah kegiatan mentransformasikan data keuangan yang diterima.
4. tempat penyimpanan data
Pada sistem dikenal dengan data store atau tempat penyimpanan data, tempat penyimpanan data ini
berfungsi menyimpan data yang disimpan berdasarkan sementara. Data yang disimpan harus
diberi label yang jelas dan tempat penyimpanan data ini tidak bisa dilihat secara fisik, karena
berbentuk perangkat lunak.
5. kamus data.
Kamus data (data dictionary) menggambarkan deskripsi semua elemen data, penyimpanan dan arus data
pada sebuah sistem. Adakalanya kamus data ini berbentuk sebuah salinan utama (master copy)
dari kamus data untuk menunjukkan konsistensi dan akurasi dalam pengembangan sistem
informasi yang tersedia.
Menggambar Data Flow
Diagram
Menggambar diagram arus data dapat dimulai dengan
menggunakan empat symbol dasar bagan alir, symbol diagram
arus data memiliki makna dan tujuan yang penting, yaitu sebagai
proses penekanan terdapatnya analisis aliran data dan penekanan
terhadap pendekatan logika dalam merancang sistem dari
tampilan fisik.
Beberapa pedoman yang perlu diperhatikan dalam membuat
diagram arus data adalah perancang sistem memahami terlebih
dahulu sistemnya sebelum membuat bagan alir, tentukan sub-sub
yang akan menjadi entitas, awali dengan membuat diagram
konteks, lakukan pengidentifikasian arus data, apa saja yang
menjadi kelompok arus data, identifikasi kegiatan transformasinya,
pelajari seluruh dokumen atau tempat penyimpanan data dan
pelajari sumber tujuan data, tandai setiap langkah proses kerja
dan lengkapi dengan notasi yang jelas (terutama pada sub-sub
bagian) guna memudahkan penelusuran kejadian.
Simbol Data Flow Diagram
Contoh Data Flow Diagram Pada
Proses Pembayaran Gaji
 Context Diagrams
Context Diagram merupakan tingkatan
tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya
memuat satu proses, menunjukkan sistem
secara keseluruhan. Proses tersebut diberi
nomor nol. Berikut contoh contex diagram
pada aktivitas pemesanan.
 Flowchart

Merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap

penyelesaian masalah (prosedur), beserta aliran data dengan simbol-
simbol standar yang mudah dipahami.
Digunakan untuk mendokumentasikan standar proses yang telah
ada sehingga menjadi pedoman dalam menjalankan proses produksi.
Digunakan untuk analisis terhadap proses produksi sehingga dapat
melakukan peningkatan dan/atau perbaikan proses yang
berkesinambungan (secara terus menerus).
Digunakan untuk melakukan Perencanaan Proses, Analisis Proses
dan Dokumentasi Proses sebagai standar Proses Produksi.
Jenis- Jenis Flowchart
a. Flowchart Sistem (System Flowchart)
Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa
yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan
menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.
B. Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document
Flowchart)
Kegunaan utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporan system
dari satu bagian ke bagian lain baik bagaimana alur form dan laporan
diproses, dicatat dan disimpan.
C. Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)
Flowchart Skematik mirip dengan Flowchart Sistem yang menggambarkan
suatu sistem atau prosedur.
D. Flowchart Program (Program Flowchart)
Flowchart Program merupakan keterangan yang lebih rinci tentang
bagaimana setiap langkah program atau prosedur sesungguhnya
dilaksanakan.
E. Flowchart Proses (Process Flowchart)
Flowchart Proses merupakan teknik penggambaran rekayasa industrial yang
memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam suatu
prosedur atau sistem.
Pedoman dalam membuat
Flowchart
1) Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke
kanan.
2) Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan
definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3) Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4) Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan
deskripsi kata kerja
5) Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
6) Lingkup dan range dari aktivitas yang sedang digambarkan harus
ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang
memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu
digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus
digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang
terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak
berkaitan dengan sistem.
7) Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.
Simbol- simbol Flowchart
A. Simbol Mulai/Awal atau Selesai/Akhir (Start/End)
Simbol Start dan End biasanya dilambangkan dengan Oval, Lingkaran
ataupun Kotak Persegi Panjang yang sudutnya dibulatkan.
b. Simbol Proses atau Kegiatan (Process)
Simbol untuk proses/langkah atau kegiatan yang akan dilakukan pada
umumnya berbentuk Kotak Persegi Panjang (rectangle).
C. Simbol Kondisional atau Keputusan (Conditional or Decision)
Simbol kondisional atau keputusan biasanya dilambangkan dengan Kotak
yang berbentuk Diamond (Rhombus) yang pada umumnya akan
mempunyai output (keluaran) seperti Ya atau Tidak; Benar atau Salah.
D. Simbol Arah Aliran (Flow)
Simbol arah aliran proses dilambangkan dengan panah (arrow) dengan
anak panahnya menuju ke proses selanjutnya.
E. Simbol Masukan/Keluaran (Input/Output)
Simbol untuk menunjukan masukan dan keluaran data (Input dan
Output)dilambangkan dengan kotak yang berbentuk jajaran genjang
(Parallelogram).
Simbol-simbol Flowchart