Nama : Faradiba Nurjannah Faatin

NIM : 2042520060

Systems Documentation Techniques

Dokumentasi menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, di
mana, mengapa dan bagaimana pemasukan data, pemrosesan data, penyimpanan data,
keluaran informasi dan kontrol sistem. Biasanya kita dapat mendokumentasikan sistem
termasuk diagram, diagram alir, tabel dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi
yang pastinya dilengkapi dengan deskripsi naratif tentang sistem, penjelasan langkah demi
langkah tertulis tentang komponen dan interaksi sistem. Alat dokumentasi penting untuk
beberapa hal yaitu kita harus dapat membaca dokumentasi untuk menentukan cara kerja
suatu sistem, kita perlu mengevaluasi dokumentasi untuk mengidentifikasi kekuatan dan
kelemahan pengendalian internal dan merekomendasikan perbaikan serta menentukan
apakah sistem yang diusulkan memenuhi kebutuhan perusahaan, terakhir diperlukan
keahlian lebih untuk menyiapkan dokumentasi yang menunjukkan bagaimana sistem yang
sudah ada atau yang diusulkan beroperasi.
1. Data Flow Diagrams / Diagram Aliran Data

Aliran data adalah pergerakan data antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan. Data
yang melewati antara penyimpanan data dan sumber atau tujuan harus melalui proses
transformasi data. Aliran data diberi label untuk menunjukkan data apa yang mengalir.
Subdividing DFD
DFD dibagi lagi menjadi beberapa level yang lebih rendah secara berurutan untuk
memberikan jumlah detail yang semakin banyak, karena hanya sedikit sistem yang dapat
didiagramkan secara lengkap dalam satu lembar kertas. Selain itu pengguna memiliki
kebutuhan yang berbeda dan berbagai level dapat memenuhi kebutuhan yang berbeda lebih
baik.
DFD tingkat tertinggi disebut sebagai diagram konteks karena memberikan pandangan
tingkat ringkasan suatu sistem kepada pembaca yang menggambarkan sistem pemrosesan
data dan entitas yang menjadi sumber dan tujuan input dan output sistem.
Cara/ Panduan untuk Menggambar DFD
1. Memahami sistem
2. Mengabaikan aspek-aspek tertentu dari sistem
3. Menentukan batas-batas sistem
4. Mengembangkan diagram konteks
5. Mengidentifikasi aliran data
6. Mengelompokkan aliran data
7. Mengidentifikasi proses transformasi
8. Mengelompokkan proses transformasi
9. Identifikasi semua file atau tempat penyimpanan data
10. Identifikasi semua sumber dan tujuan data
11. Beri nama semua elemen DFD
12. Membagi DFP
13. Berikan nomor urur pada setiap proses
14. Sempurnakan DFD
15. Siapkan Salinan akhir

2. Flowcharts / Diagram Alir

Diagram alir adalah teknik analisis bergambar yang digunakan untuk menggambarkan
beberapa aspek sistem informasi dengan cara yang jelas, ringkas, dan logis serta mencatat
bagaimana proses bisnis dilakukan dan bagaimana dokumen mengalir di dalam organisasi
yang pastinya dapat digunakan juga untuk menganalisis bagaimana cara meningkatkan
proses bisnis. Diagram alir dibuat menggunakan program perangkat lunak seperti Visio,
Word, Excel, atau Powerpoint.
Di dalam diagram alir ini menggunakan seperangkat simbol standart untuk menggambarkan
secara bergambar prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan dan aliran
data melalui suatu sistem. Simbol-simbol ini dibagi menjadi empat kategori :
1. Simbol input/output
2. Simbol pemrosesan (pemrosesan data baik secara elektronik maupun manual)
3. Simbol penyimpanan (tempat penyimpanan data)
4. Simbol aliran dan simbol lainnya (aliran data dimana dimulai atau diakhiri, dimana
keputusan dibuat, dan bagaimana menambahkan catatan penjelasan pada diagram
alir)
Jenis-jenis diagram alir
Diagram alir dokumen untuk menggambarkan alur dokumen dan data di antara bidang-
bidang tanggung jawab dalam organisasi yang melacak dokumen dari awal hingga akhir, dari
mana dokumen berasal, distribusinya dan tujuannya, disposisinya dan segala sesuatu yang
terjadi ketika mengalir melalui sistem.

Jenis diagram alur khusus yang disebut diagram alur pengendalian internal digunakan untuk
menggambarkan, menganalisis dan mengevaluasi pengendalian internal. Mereka digunakan untuk
mengidentifikasi kelemahan atau inefisiensi sitem seperti arus komunikasi yang tidak memadai,
pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas arus dokumen yang tidak diperlukan, atau
prosedur yang menyebabkan penundaan yang sia-sia.

Diagram alir sistem menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, penyimpanan, dan output
sistem kemudian menggambarkan aliran data dan prosesur dalam SIA yang pastinya memberikan
gambaran umum tentang cara kerja setiap proses bisnis.

Cara/ Pedoman Penyusunan Flowchart

1. Memahami sistem
2. Mengidentifikasi entitas yang akan dibuat diagram alirnya
3. Mengatur diagram alir
4. Memberi label yang jelas pada semua simbol
5. Konektor halaman
6. Buatlah sketsa kasar diagram alir
7. Gambarlah salinan akhir dari diagram alir

Diagram alir program mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam
menjalankan suatu program yang menjelaskan logika spesidik yang digunakan untuk melakukan
proses yang ditunjukkan pada diagram alur sistem.

3. Business Process Diagrams/ Diagram Proses Bisnis

Diagram proses bisnis (BPD) adalah cara visual untuk menggambarkan berbagai langkah atau
aktivitas dalam proses bisnis misalnya di dalam siklus pendapatan terdapat beberapa aktivitas seperti
menerima pesanan, memeriksa kredit pelanggan, mengkonfirmasi penerimaan pesanan pelanggan
dll. Meskipun BPD dapat menggambarkan interaksi di dalam suatu entitas serta interaksi antar
entitas, BPD dalam buku teks tidak mendokumentasikan aktivitas yang dilakukan oleh pihak
eksternal. Dengan demikian, BPD untuk siklus pendapatan hanya akan menggambarkan fungsi-fungsi
yang dilakukan oleh perusahaan penjual.

Cara / Pedoman Penyusunan Diagram Proses Bisnis

1. Mengidentifikasi dan memahami prosesn bisnis

2. Mengabaikan item tertentu
3. Tentukan berapa banyak detail yang akan disertakan
4. Mengatur diagram
5. Masukkan setiap proses bisnis pada diagram
6. Menggambar sketsa kasar BPD
7. Buatlah Salinan akhir BPD