TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TEKNIK SISTEM DOKUMENTASI

Disusun oleh:
KELOMPOK 2
CHRISTOPHER NATHANAEL K. (F0320027)
EVITA MARCELLA DIASTUTI (F0320037)
NOLA SETIA DININGRUM (F0320087)
SABILA RAHMA CAHYA S. (F0320107)

Program Studi S-1 Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sebelas Maret
SURAKARTA
A. PENDAHULUAN
Dokumentasi menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, di mana,
mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data, output informasi,
dan sistem pengendalian. Arti populer pendokumentasian sistem meliput diagram, bagan
alir, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi. Ini dilengkapi dengan
deskripsi naratif dari sistem, penjelasan langkah-demi-langkah yang tertulis dari
komponen sistem dan interaksinya. Dalam bab ini, kita menjelaskan tiga alat dokumentasi
sistem yang umum: diagram arus data, bagan alir, dan diagram proses bisnis.
Alat dokumentasi sangat penting dalam level berikut ini.
1. Pada level minimum, Anda harus dapat membaca dokumentasi untuk menentukan
cara sistem bekerja.
2. Anda mungkin perlu untuk mengevaluasi dokumentasi guna mengidentifikasi
kekuatan dan kelemahan pengendalian internal, dan merekomendasikan peningkatan.
Selain itu, untuk menentukan jika sistem yang diajukan memenuhi kebutuhan
perusahaan,
3. Lebih banyak keterampilan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan dokumentasi yang
menunjukkan cara beroperasi dari sistem yang sudah ada atau diajukan.

Bab ini membahas alat-alat dokumentasi sebagai berikut.

1. Diagram arus data (DAD), deskripsi grafis sumber data, arus data, proses
transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data.
2. Bagan alir, yang merupakan deskripsi grafis sistem. Ada beberapa jenis bagan alir,
meliputi:
a. Bagan alir dokumen, yang menunjukkan arus dokumen dan informasi antar
departemen atau area pertanggungjawaban.
b. Bagan alir sistem, yang menunjukkan hubungan antar-input, pemrosesan, dan
output sistem informasi.
c. Bagan alir program, yang menunjukkan urutan operasi logis koraputer yang
menjalankan program.
3. Diagram Proses Bisnis, yang merupakan deskripsi grafis dari proses bisnis yang
digunakan oleh perusahan.

B. DIAGRAM ARUS DATA (DAD)

 Menjelaskan Arus Data dalam organisasi secara grafis. Diagram ini menggunakan
empat simbol pertama yang ditunjukkan dalam Figur3-1 untuk merepresentasikan 4
elemen dasar. Figur 3-2 menujukkan bahwa input untuk memproses C adalah arus
data B dari sumber data A.
 Output proses C adalah arus data D dan E yang kemudian dikirim ke data J. Proses F
menggunakan arus data D dan G sebagai Input dan hasilnya arus data I dan G sebagai
output. Arus data G datang dan kembali ke data H, arus data I dikirim ke tujuan data
K.
Empat Elemen Dasar DAD

1. Sumber Data dan Tujuan Data yaitu entitas (sumber dan tujuan) yang mengirim
atau menerima data yang digunakan oleh sistem. Diwakili persegi yang diilustrasikan
komponen A (pelanggan), J (bank), dan K (manajer kredit) dalam figur 3.1.
2. Arus Data yaitu perpindahan data diantara proses, penyimpanan, sumber tujuan,
melewati penyimpanan data dan sumber dari proses transformasi data. Arus data
dilabeli menunjukkan data apa yang mengalir. Diwakili tanda anak panah yang
diilustrasikan arus data B (pembayaran pelanggan), D (data pengiriman uang), E
(deposito), I (informasi piutang), dan G (dari file piutang diambil, diperbarui dan
disimpan kembali dalam file) dalam figur 3.1. Jika dua atau lebih arus data bergerak
bersama, garis tunggal digunakan seperti figur 3.1. Jika data mengalir secara terpisah,
dua garis digunakan seperti figur 3.2.

Figur 3.1
 Figur 3.2

3. Proses yaitu mempresentasikan transformasi data. Figur 3.1 menujukkan proses

pembayaran (C) membagi pembayaran pelanggan ke data pembayaran cek, yang di
deposit dalam bank. Proses piutang yang diperbaharui (F) menggunakan data
pembayaran (D) dan piutang (H) untuk memperbaharui catatan piutang dan mengirim
data piutang ke manajer kredit.

4. Penyimpanan Data yaitu tempat data disimpan. DAD tidak menunjukkan media
penyimpanan fisik (penyedia atau kertas) yang digunakan menyimpan data. Seperti
pada Figur 3.1, penyimpanan data (H) di representasikan oleh garis horizontal dengan
file yang tertulis di dalam garis.

Pengelompokan DFD
1. Diagram konteks
Diagram yang paling awal dalam aliran data adalah disebut diagram konteks.
Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk
memperlihatkan interaksi sistem informasi tersebut dengan lingkungan di mana
sistem tersebut ditempatkan. Misalnya, Ashton menggambar diagram konteks untuk
mendokumentasikan prosedur pemrosesan penggajian di S&S. Sistem pemrosesan
penggajian menerima data kartu waktu dari berbagai departemen dan data karyawan
dari bagian sumber daya manusia. Sistem memproses data ini dan menghasilkan
laporan pajak dan pembayaran untuk instansi pemerintah, gaji karyawan, cek
penggajian yang disimpan di rekening penggajian di bank, dan informasi penggajian
untuk manajemen.
2. Diagram level 0
Diagram level 0, yaitu sebuah gambaran yang memperlihatkan proses apa saja
yang akan dilakukan serta melibatkan data data eksternal. Tahapan 0 menggambarkan
database yang akan menampung aliran data, namum dalam tahap ini, semua proses
hanya digambarkan sebagai sebuah sistem secara umum dan tidak terinci. Ashton
meledakkan diagram konteksnya dan membuat DFD Level 0. Jika diperhatikan pada
gambar di bawah, bahwa beberapa input dan output data telah dikeluarkan dari DFD
ini. Misalnya, dalam proses 2.0, arus masuk dan keluar data yang tidak terkait dengan
entitas eksternal atau ke proses lain tidak digambarkan (tabel pajak dan daftar
penggajian). Arus data ini bersifat internal untuk "membayar aktivitas karyawan dan
ditampilkan pada level DFD berikutnya

3. Diagram level 1, dan seterusnya

Setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah adalah tahapan 1, 2 dan
seterusnya, maka proses-proses tersebut akan diuraikan lebih rinci dengan spesifikasi
yang lebih jelas. Penurunan tahapan dilakukan jika perlu untuk memperinci beberapa
proses, namum tidak semua proses yang ada harus diturunkan dengan jumlah tahapan
yang sama. Ashton meledakkan proses 2.0 (membayar karyawan) untuk membuat
DFD Tingkat 1. Gambar di bawah memberikan detail lebih lanjut tentang proses data
terlibat dalam pembayaran karyawan, dan itu termasuk tabel tarif pajak dan aliran
 data daftar penggajian dihilangkan dari gambar di bawah. Dengan cara yang sama,
masing-masing proses pada gambar di bawah dapat diledakkan, menggunakan DFD
Tingkat 1, untuk menunjukkan tingkat detail yang lebih besar.

C. FLOWCHART / BAGAN ALIR

Flowchart adalah teknik bergambar, analitis yang digunakan untuk menggambarkan
beberapa aspek sistem informasi dengan cara yang jelas, ringkas, dan logis. Flowchart
merekam bagaimana proses bisnis dilakukan dan bagaimana dokumen mengalir melalui
organisasi. Mereka juga digunakan untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan
alur dokumen. Sebagian besar bagan alur digambar menggunakan program perangkat lunak
seperti Visio, Word, Excel, atau PowerPoint. Flowchart diatur menggunakan serangkaian
simbol standar untuk menggambarkan secara gambar prosedur pemrosesan transaksi yang
digunakan perusahaan dan aliran data melalui sistem. Simbol bagan alur dibagi menjadi
empat kategori:
1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2. Simbol pemrosesan menunjukkan pemrosesan data, baik secara elektronik maupun
tangan.
3. Simbol penyimpanan menunjukkan di mana data disimpan.
4. Simbol aliran dan lain-lain menunjukkan aliran data, di mana flowchart dimulai atau
berakhir, di mana keputusan dibuat, dan cara menambahkan catatan penjelasan ke dalam
flowchart.
Jenis Flowchart
1. Flowchart Dokumen
Dikembangkan untuk mengilustrasikan rendahnya dokumen dan data di antara
bidang tanggung jawab dalam suatu organisasi. Mereka melacak dokumen dari asalnya
ke tempat akhir, menunjukkan dari mana setiap dokumen berasal, distribusinya,
tujuannya, disposisinya, dan segala sesuatu yang terjadi saat mengalir melalui sistem.
Flowchart Dokumen Pemrosesan Penggajian di S&S

Jenis flowchart khusus, yang disebut flowchart pengendalian internal,

digunakan untuk menggambarkan, menganalisis, dan mengevaluasi kontrol internal.
 Mereka digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan atau ketidakefisienan sistem,
seperti aliran komunikasi yang tidak memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai,
kompleksitas yang tidak perlu dalam aliran dokumen, atau prosedur yang bertanggung
jawab untuk menyebabkan keterlambatan yang boros.

2. Flowchart Sistem
Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, penyimpanan, dan
output sistem. Bagan alur pemrosesan penjualan untuk menangkap data penjualan
menggunakan terminal penjualan mutakhir. Terminal akan menangkap dan mengedit
data penjualan dan mencetak tanda terima pelanggan. Terminal secara berkala
mengirimkan semua data penjualan ke kantor pusat perusahaan sehingga basis data
piutang, inventaris, dan penjualan / pemasaran dan buku besar umum dapat
diperbarui. Manajemen dan pengguna lain dapat mengakses file kapan saja dengan
menggunakan sistem pemrosesan pertanyaan. Flowchart sistem juga digunakan untuk
menjelaskan alur dan prosedur data dalam SIA.
Flowchart Sistem Pemrosesan Penjualan di S&S

4. Flowchart Program
Menggambarkan urutan operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam
menjalankan program. Flowchart program menjelaskan logika spesifik yang
digunakan untuk melakukan proses yang ditunjukkan pada flowchart sistem.

Hubungan Antara Flowchart Sistem dan Flowchart Program

 Panduan untuk Mempersiapkan Flowchart:
1. Pahami sistemnya.
2. Identifikasi entitas yang aka dibuat flowchart.
3. Atur flowchart.
4. Beri label yang jelas pada semua simbol.
5. Konektor halaman.
6. Gambar sketsa kasar flowchart.
7. Gambarlah salinan akhir flowchart.

D. DIAGRAM PROSES BISNIS (DPB)

Diagram proses bisnis (business process diagram): cara visual untuk menjelaskan
langkah-langkah atau aktivitas yang berbeda dalam proses bisnis. Misalnya, ada banyak
aktivitas dalam siklus pendapatan. Di antaranya adalah menerima pesanan, memeriksa kredit
pelanggan, memverifikasi ketersediaan inventaris, dan mengkonfirmasikan penerimaan
pesanan pelanggan. Demikian pula, ada banyak kegiatan yang terlibat dalam siklus
pengeluaran. Di antaranya adalah pengiriman barang yang dipesan, penagihan ke pelanggan,
dan penagihan pembayaran pelanggan.
Semua aktivitas ini dapat ditampilkan di DPB untuk memberikan pembaca sebuah
pandangan bergambar yang mudah dipahami tentang apa yang terjadi dalam proses bisnis.
Meskipun DPB dapat menggambarkan interaksi suatu entitas serta interaksi antar entitas,
DPB dalam buku teks tidak mendokumentasikan kegiatan yang dilakukan pihak luar. Dengan
demikian, DPB untuk siklus pendapatan hanya akan menggambarkan fungsi-fungsi yang
dilakukan oleh perusahaan penjual dan DPB untuk siklus pengeluaran hanya menggambarkan
kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan pembeli.
Simbol-simbol diagram proses bisnis yaitu:

Beberapa pedoman untuk mempersiapkan diagram proses bisnis:

1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis.

2. Mengabaikan komponen-komponen tertentu.
3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukan.
4. Mengelola bagan alir.
5. Memasukan setiap proses bisnis dalam diagram.
6. Menggambarkan sketsa kasar DPB.
7. Menggambarkan Salinan final DPB.

Berikut diagram proses bisnis pemrosesan penggajian S&S:

E. KASUS

Anda adalah analis sistem untuk Wee Willie Williams Widget Works (juga dikenal
sebagai Dub 5, yang merupakan versi singkat dari 5 W). Dub 5 telah memproduksi
komponen keyboard komputer selama lebih dari 20 tahun dan baru-baru ini menandatangani
kontrak eksklusif selama 10 tahun untuk menyediakan keyboard untuk semua komputer
pribadi Dell. Sebagai analis sistem, Anda telah diberi tugas untuk mengembangkan DFD
level 0 untuk sistem pemrosesan pesanan Dub 5. Anda telah selesai mengumpulkan semua
informasi yang Anda butuhkan untuk mengembangkan DFD lintasan pertama dan sekarang
ingin menyelesaikan diagram.
Pesanan pelanggan, yang semuanya merupakan penjualan kredit, datang melalui
email dan telepon. Saat pesanan diproses, sejumlah dokumen lain disiapkan. Anda telah
membuat diagram keseluruhan proses dan dokumen yang dihasilkan, seperti yang
ditunjukkan dalam diagram konteks yang ditunjukkan di bawah ini.

Dokumen-dokumen berikut dibuat:

 Pemrosesan pesanan membuat slip pengepakan, yang merupakan gudang digunakan
untuk mengisi pesanan.
 Faktur pelanggan disiapkan dan dikirim setelah barang telah dikirim.
 Ketika pesanan tidak diterima, penolakan pesanan dikirim ke pelanggan, menjelaskan
mengapa pesanan tidak dapat dipenuhi.
 Pemberitahuan piutang, yang merupakan salinan dari faktur pelanggan, dikirim ke
departemen akuntansi sehingga catatan piutang dapat diperbarui.

Setelah meninjau catatan Anda, Anda menulis ringkasan naratif berikut:

 Ketika pesanan masuk, petugas pemrosesan pesanan memeriksa file kredit pelanggan
untuk mengkonfirmasi persetujuan kredit dan memastikan bahwa jumlahnya berada dalam
batas kredit. Jika salah satu dari kondisi ini tidak terpenuhi, pesanan dikirim ke departemen
kredit. Jika pesanan memenuhi kedua ketentuan tersebut, petugas pemrosesan pesanan
memasukkannya ke dalam sistem pada formulir pesanan standar. Informasi di formulir
digunakan untuk memperbarui file pelanggan perusahaan (di mana nama, alamat, dan
informasi lainnya disimpan), dan formulir ditempatkan di file pesanan terbuka perusahaan
Ketika departemen kredit menerima pesanan yang ditolak. petugas kredit menentukan
mengapa pesanan telah ditolak Jika batas kredit telah terlampaui, pelanggan tidak diberi tahu
bahwa barang dagangan akan dikirim segera setelah Dub 5 menerima pembayaran. Jika
pelanggan belum disetujui untuk kredit, aplikasi kredit dikirim ke pelanggan bersama dengan
pemberitahuan bahwa pesanan akan dikirimkan segera persetujuan kredit diberikan. Sebelum
menyiapkan slip pengepakan, sistem memeriksa catatan persediaan untuk menentukan
apakah perusahaan memiliki produk yang dipesan. Jika barang dalam persediaan, slip
pengepakan disiapkan dan dikirim ke gudang.
Setelah pemberitahuan barang yang dikirim telah diterima dari gudang, faktur
pelanggan disiapkan. Salinan diajukan oleh departemen pemrosesan order, satu lagi dikirim
ke pelanggan, dan satu lagi dikirim ke departemen akuntansi sehingga piutang dapat
diperbarui. Catatan ditempatkan di file pelanggan yang menunjukkan bahwa faktur telah
dikirim.
Dari informasi yang disajikan, lengkapi DFD Level 0 untuk pemrosesan pesanan dan
DFD Level 1 untuk proses peninjauan kredit untuk Dub 5.

Langkah 1
Pertimbangan awal:
Mengingat peran analis sistem untuk organisasi tertentu yaitu Dub 5 yang merupakan
produsen keyboard komputer. Ada kebutuhan untuk menggambar diagram alir Data Tingkat
0, Tingkat 1, dan juga proses Bisnis Diagram untuk organisasi tertentu sambil mengambil
seluruh persyaratan yang ada dalam deskripsi yang diberikan.
Langkah 2
DFD level-0:
Representasi diagram dari Diagram Alir Data Level 0 untuk organisasi Dub 5 ditampilkan
sebagai berikut:

Langkah 3
Penjelasan:
Diagram arus data tingkat 0 disediakan untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam dan
tepat atas proses piutang usaha organisasi yang dijelaskan sebagai berikut:
 Untuk mengembangkan DFD tingkat nol, semua proses dan penyimpanan data harus
diidentifikasi dengan jelas.
 Awalnya pelanggan akan memesan produk tertentu dan proses kredit tinjauan akan
menganalisis semua detail pelanggan dan persetujuan pesanan akan diberitahukan
kepada pelanggan masing-masing.
 Setelah mendapat persetujuan, detail untuk pelanggan harus dimasukkan ke sistem
informasi dengan proses entri pelanggan dan detailnya akan disimpan di database
yang disebut file pelanggan.
 Proses selanjutnya adalah proses cek persediaan dimana semua laporan persediaan
harus diperiksa dan slip gaji akan dibuat untuk pesanan.
 Satu salinan slip pengepakan harus dikirim ke bagian gudang untuk dicatat dan
rincian pemberitahuan pengiriman diproses oleh proses persiapan faktur.
 Setelah menyelesaikan pembuatan faktur, satu salinan untuk faktur harus dikirim ke
bagian akuntansi dan rinciannya akan dikirim ke tabel yang disebut faktur di database.

Langkah 4
DFD Tingkat-1:
DFD Tingkat 1 untuk organisasi tertentu adalah sebagai berikut:

Langkah 5
Penjelasan:
 Diagram alir data level 1 memberikan pemahaman mendalam tentang sistem
informasi dan mempertimbangkan arus informasi semua kegiatan harus disediakan
dengan cara yang tepat sehingga pemahaman yang rinci tentang sistem informasi akan
dihasilkan.
 Awalnya pesanan pelanggan diambil sebagai input ke sistem dan proses pemeriksaan
kredit akan memeriksa detail kredit dan prosedur pembayaran.
 Selanjutnya batas kredit akan diperiksa untuk pemrosesan order yang sedang
berlangsung dan detailnya akan disimpan di database akun pelanggan.
 Sistem juga akan memeriksa semua pesanan yang ditolak karena kredit terbatas dan
akan menyetujui pesanan yang valid.
  Akhirnya persetujuan kredit telah dilakukan. Proses pengajuan kredit akan
mempersiapkan pengajuan kredit untuk nasabah.

Langkah 6
Diagram Proses Bisnis:
Berdasarkan uraian yang diberikan dalam pertanyaan ada kebutuhan untuk
menyediakan diagram Proses Bisnis untuk mewakili kegiatan organisasi untuk organisasi
tertentu. Representasi diagram dari diagram Proses Bisnis untuk kegiatan yang dilakukan di
Dub5 adalah sebagai berikut:

Langkah 7
Penjelasan:
 Secara umum Diagram Proses Bisnis digunakan untuk mewakili berbagai aktivitas
bisnis untuk suatu organisasi untuk sistem informasi tertentu dari suatu organisasi.
 Dalam Diagram Proses Bisnis di atas, lingkaran mewakili awal aktivitas dan lingkaran
dengan margin dingin mewakili akhir aktivitas bisnis.
 Untuk diagram proses bisnis di atas, semua karyawan dibagi berdasarkan sifat
tugasnya dari atas ke bawah dan semua aktivitas bisnis disajikan dari pelanggan yang
melakukan pemesanan.
 Awalnya petugas untuk pengerjaan pesanan akan mengambil detail pesanan dari
petugas dan petugas akan memberikan konfirmasi pesanan apakah sudah disetujui
atau belum.
 Setelah mendapat persetujuan dari panitera untuk pemrosesan pesanan, rincian
pelanggan dicatat ke sistem dan memperbarui database untuk file pesanan pelanggan.
 Selanjutnya karyawan di bagian hutang kredit akan memeriksa aplikasi kredit untuk
pelanggan dan akan memberikan pemberitahuan jika pesanan dikirimkan ke
pelanggan setelah pembayaran.
 Gudang bertanggung jawab untuk memelihara inventaris dan pengiriman barang
pesanan ke pelanggan tertentu.
 Karyawan untuk penagihan akan menyiapkan faktur untuk pesanan yang dilakukan
dan akan mengirimkan salinannya ke departemen yang diperlukan untuk dicatat.
 Terakhir, karyawan di departemen akuntansi akan memperbarui rincian piutang.