BAB 13

Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas

Sistem Informasi Akuntansi

KELOMPOK 01 Ariya Mutika
(17013010126)
LIMA (5)
02 Siti Famila Karuniansyah
(17013010128)

03 Ima Mukaromah
(17013010133)

04 Angelina Putu Winda S

(17013010238)

05 Dadang Puspita Revani

(17013010266)
 Pendahuluan
Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktifitas bisnis dan operasi pemrosesan iinformasi terkait yang terus-
menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa
Tujuan Siklus Pengeluaran
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya
perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang
diperluakan perusahaan untuk berfungsi.

No Keputusan yang harus dibuat Manajemen

01 Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus diambil?

02 Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?

03 Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk

mendapatkanharga optimal?
04 Bagaimana teknologi informasi (TI-information technology) dapat digunakan untuk
meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?
05 Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon
yang ditawarkan pemasok?
06 Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?
1. Memesan bahan baku,
perlengkapan, dan jasa
2. Menerima bahan baku,
perlengkapan, dan jasa
3. Menyetujui faktur pemasok
4. Pengeluaran kas

Empat Aktivitas Siklus

Pengeluaran Pemasok
Diagram Arus Data Tingkat 0
dari Siklus Pengeluaran
Sistem Informasi
Siklus Pengeluaran
Aktivitas Siklus Pendapatan Aktivitas Siklus
Pengeluaran
Entri pesanan penjualan Pesanan bahan baku,
perlengkapan, dan jasa
Pengiriman (logistik outbound) Penerimaan 01
Penagihan Memproses faktur
Penerimaan kas Pengeluaran kas

02 04

03
 Proses
AOE (Alpha Omega Electronics) menggunakan sistem ERP.
Berikut ikhtisar desain sistem ERP untuk mendukung siklus pengeluaran.
 Ancaman & Pengendalian
Aktivitas Ancaman Pengendalian
Aktivitas Ancaman Pengendalian
Masalah- 1.Data induk yang tidak 1.1 Pengendalian integritas pemrosesan
masalah akurat/valid data Lanjutan.... 13. Kesalahan dalam 13.1 Tidak menginformasikan pegawai
umum Penerimaan perhitungan penerimaan mengenai kuantitas yang
2.Pengungkapan yg 2.1 Pengendalian akses
keseluruhan dipesan
tidak diotorisasi atas
siklus
informasi sensitif 14. Memverifikasi 14.1 Pengendalian anggaran
pengeluaran
3. Kehilangan atau 3.1 Backup dan prosedur pemulihan penerimaan jasa
penghancuran data bencana 15. Pencurian 15.1 Pembatasan akses fisik atas ke
4. Kinerja yang buruk 4.1 Laporan manajerial Persediaan persediaan

Pemesanan 5. Kekurangan dan 5.1 Sistem persediaan perpetual Menyetujui 16. Kesalahan dalam 16.1 Verifikasi atas keakuratan faktur
kelebihan persediaan faktur faktur pemasok
pemasok
6. Membeli barang yang 6.1 Sistem persediaan perpetual 17. Kesalahan dalam 17.1 Pengendalian edit entri data
tidak dibutuhkan mem-posting ke utang

7. Membeli pada harga 7.1 Daftar harga 18. Kegagalan untuk 18.1 Pengisian faktur berdasarkan tanggal
Pengeluaran
yang melambung memanfaatkan diskon jatuh tempo untuk diskon
kas
bagi pembayaran tepat
8. Membeli barang 8.1 Pelacakan dan pemantauan kualitas waktu
berkualitas inferior produk dengan pemasok
19. Membayar untuk 19.1 Mensyaratkan tanda terima bagi biaya
9. Pemasok yang tidak 9.1 Meminta pemasok untuk memiliki barang yg tidak diterima perjalanan
dapat diandalkan sertifikat kualitas.
20. Pembayaran duplikat 20.1 Mensyaratkan sebuah paket voucher
10. Membeli dari 10.1 Tinjauan dan persetujuan atas yg lengkap untuk semua pembayaran
pemasok yang tidak pembelian dari pemasok
21. Pencurian kas 21.1 Keamanan fisik atas cek kososng dan
diotorisasi
mesin penandatanganan cek
11. Penyuapan 11.1 Melarang penerimaan hadiah dari
22. Mengecek 22.1 Mesin perlindungan cek
(kickback) pemasok
perubahan
Penerimaan 12. Menerima barang 12.1 mensyaratkan keberadaan pesanan
yang tidak dipesan pembelian yang disetujui sebelum 23. Masalah arus kas 23.1 Anggran arus kas
menerima setiap pengiriman
 Memesan Bahan baku, Perlegkapan, dan Jasa
Education
Siklus
Plan pengeluaran Ancaman dan pengendalian
Dalam sistem pemesanan
ini melibatkan 2 dua hal
berikut :

Mengidentifikasi apa, kapan,

dan berapa banyak untuk Sistem persediaan
pemesanan bahan baku, tradisonal/kuantitas Pemilihan pemasok
pemesanan ekonomis
perlengkapan, dan jasa (EOQ)

Perencanaan
kebutuhan material Pemesanan
Memilih Pemasok yang (MRP) pembelian
tepat untuk membeli
bahan baku,
pelengkapan, dan jasa
Sistem persediaan just
in time (JIT)
0 Kuantitas Pemesanan
Ekonomis- EOQ

Biaya Pemesanan
Biaya yang terkait dengan pemrosesan transaksi
pembelian

Biaya Penyimpanan
Biaya yang terkait dengan penahanan persediaan

Biaya Kehabisan Stok

Biaya yang dihasilkan dari kekurangan persediaan,
seperti penjualan yang hilang atau penundaan
produksi

Formula EOQ Reorder Point

Sistem Persediaan
Just in Time- JIT
Sebuah sistem yang meminimalkan atau
mengeliminasi persediaan secara virtual
dengan membeli dan memproduksi barang
hanya pada saat adanya permintaan penjualan,
bukan yang diperkirakan.
Perbedaan
Sistem MRP
Menjadwalkan produksi untuk memenuhi
penjualan yang diperkirakan
Sisitem MRP lebih cocok digunakan oleh
perusahaan yang memiliki produk yang memiliki
pola permintaan yang dapat diprediksi.
Persamaan : Mengurangi biaya dan mengkatkan efisiensi
Perencanaan Kebutuhan
Material- MRP
Pendekataan manajemen persediaan yang
berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan
yang dbutuhkan dengan meningkatkan
akurasi(ketepatan) teknik perkiraan untuk
menjadwalkan pembelian dengan lebih baik
guna memenuhi kebutuhan produksi.
Sistem JIT
Menjadwalkan produksi hanya pada saat adanya
permintaan konsumen
Cocok untuk produk ang relatif memiliki siklus
hidup yang pendek dan permintaannya tidak
dapat diprediksi dengan akurat.
Permintaan
Pembelian
Sebuah dokumen atau formulir elektronik yang
mengidentifikasikan requisitioner, menentukan lokasi
pengiriman dan tanggal yang diperlukan, mengidentifikasi
nomor barang , deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap
barang yang diminta, dan mungkin akan meyarankan
seorang pemasok.

Permintan pembelian ada dipicu oleh fungsi pengendalian persediaan

dan ketika pegawai memberitahukan kekurangan bahan.
 Ancaman
Catatan persedian yang tidak akurat
Kesalahan entri data dapat menyebabkan
catatan persedian prepetual tidak akurat.
Pembelian barang yang saat ini tidak
dibutuhkan
Pembelian barang yang sama oleh sub
unit yang berbeda dari perusahaan
Pengendalian
Menggunakan metode pencatatan
persediaan prepetual
- Penggunaan teknologi informasi seperti
melekatkan label RFID pada setiap Ancaman dan
barang. Pengendalian
- Menghitung persediaan ditangan secara
periodik dan menyelidiki setiap dalam
ketidaksesuaian antara hitung mengidentifikasi
persediaan tersebut dengan catatan
persediaan prepetual. Perhitngan apa, kapan, dan
tersebut dapat dilakukan dengan terlebih berapa banyak
dahulu melakukan Analisis biaya ABC pemesanan
- Catatan persediaan prepetual yang pembelian
akurat
- Para penyelia perlu meninjau dan
menyetujui permintaan pembelian.
Menjalankan fungsi pembelian
tersentralisasi.
Pemilihan Pemasok
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih pemasok :

Setelah pemasok dipilih, identitas

pemasok harus dicacat oleh induk
persediaan produk
 Pesanan
Pembeliaan
Pemesanan pembeliaan
Dokumen atau formulir elektronik yang secara
formal meminta pemasok untuk menjual dan
mengirimkan produk tertentu pada harga yang
telah ditentukan.

Pemesanan pembeliaan selimut

Komitmen untuk membeli barang tertentu pada
harga yang telah ditentukan dari pemasok
tertentu untuk jangka waktu yang telah
ditetapkan.

Teknik untuk mengurangi biaya pembelian

bahan baku dan persediaan barang jadi :

Penggunaan EDI Vendor managed Pelelangan terbalik Audit pre-award

Mengeliminasi pekerjaan inventory Para pemasok bersaing satu Audit internal mengaudit atau
klerikal yang terkait dengan sama lain untuk memenuhi mengidentifikasi kesalahan
Mengalihdayakan sebagian matematis sederhana dalam
mencetak dan mengirimkan permintaan pada harga
besar pengendalian persediaan formula pemberian harga yang
dokumen kertas terendah.
dan fungsi pembeliaan. rumit..
 Ancaman
Pembelian barang pada harga yang melambung
Membeli produk kulaitas inferior.
Kinerja yang tidak dapat diandalkan oleh pemasok.
Pembelian dari pemasok yang tidak diotorisasi dapat
mengakibatkan barang akan bekualitas inferior (dihargai mahal),
dan dapat menyebabkan masalah hukum
Penyuapan yang dilakukan pemasok kepada agen pembelian
Pengendalian
- Membuat daftar harga bagi barang yang sering dibeli.
- Meminta tawaran komprehensif dan tertulis untuk produk
berbiaya tinggi dan khusus.
- Meninjau pesanan pembelian.
- Membuat anggaran.
- Menetapkan daftar pemasok yang disetujui dan diketahui
menyediakan barang dengan kualitas yang dapat diterima.
- Meninjau pesanan pembelian untuk memastikan bahwa
hanya pemasok yang disetujui yang digunakan.
- Mengumpulkan data kualitas produk yang detail.
- Pelacakan dan pemantauan kualitas produk.
Ancaman dan
- Meminta pemasok untuk memiliki sertifikat kualitas (ISO Pengendalian
9000)
- Mengumpulkan dan mengawasi data kinerja pengiriman dalam pemilhan
pemasok.
- Mengurus sebuah daftar pemasok yang disetujui dan
pemasok yang
megonfigursi sistem untuk mengizinkan pesanan pembeli
hanya ke pemasok yang dituju (menggunakan sisitem ERP) tepat.
- Tinjauan dan persetujuan atas pembelian dari pemasok baru.
- Menggunakan EDI sebagai prosedur pengendalian
tambahan.
- Melarang penerimaan hadiah dari pemasok
- Rotasi pekerjaan dan liburan wajib
- Agen pembelian tidak berhadapan langsung dengan
pemasok
- Agen pembelian harus disyaratkan untuk menandatangani
konflik tahunan atas pernyataan mengungkapkan
kepentingan keuangan dan peribadi dalam pemasok
- Audit pemasok
PENERIMAAN
 PROSES
Education
Plan Ketika pengiriman tiba, bagian penerimaan membandingkan nomor
pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan
pemasok dengan pesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi
barang yang dipesan. Kemudian bagian penerimaan menghitung
kuantitas atas barang yang diterima. Sebelum melakukan rute
persediaan ke gudang atau pabrik, bagian penerimaan memeriksa
setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas kerusakan yang jelas.
 ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
AKTIVITAS ANCAMAN
12. Menerima barang yang tidak
Penerimaan
dipesan
13. Kesalahan dalam perhitungan
14. Memverifikasi penerimaan jasa
15. Pencurian persediaan
PENGENDALIAN
12.1 Mensyaratkan keberadaan pesanan pembelian lian yang
disetujui sebelum menerima setiap pengiriman
13.1 Tidak menginformasikan pegawai penerima an mengenai
kuantitas yang dipesan
13.2 Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk menandatangani
laporan penerimaan
13.3 Insentif
13.4 Penggunaan kode batang dan label RFID
13.5 Konfigurasi sistem ERP untuk menandai diskrepansi antara
kuantitas dipesan dan di terima yang melebihi toleransi ambang
batas untuk penyelidikan
14.1 Pengendalian anggaran
14.2 Audit
15.1 Pembatasan atas akses fisik ke persediaan
15.2 Dokumentasi atas seluruh transfer persediaan antara para
pegawai penerimaan dan persediaan
15.3 Perhitungan persediaan fisik secara periodic dan rekonsiliasi
untuk mencatat kuantitas
15.4 Pemisahan tugas penyimpanan persediaan versus penerimaan
 MENYETUJUI
FAKTUR PEMASOK
 PROSES
Education Dua cara untuk memproses faktur pemasok:
Plan
Sistem nonvoucher Sistem voucher

Manfaat Sistem Voucher

1. Mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur
mungkin disertakan dalam satu voucher pencairan.
2. Karena voucher pencairan adalah sebuah dokumen yang dihasilkan
secara internal, ia dapat diberi nomor sebelumnya untuk
menyederhanakan pelacakan seluruh utang.
3. Mempermudah menjadwalkan aktivitas untuk memaksimalkan
efisiensi karena voucher tersebut memfasilitasi pemisahan waktu
persetujuan faktur dari waktu pembayaran faktur
 ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

AKTIVITAS ANCAMAN PENGENDALIAN

Menyetujui faktur 16. Kesalahan dalam faktur
16.1 Verifikasi atas keakuratan faktur
pemasok pemasok
17. Kesalahan dalam mem-posting 16.2 Mensyaratkan tanda terima mendetail untuk pembelian kartu
ke utang pengadaan
16.3 ERS
16.4 Pembatasan akses ke data induk pemasok
16.5 Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan saluran
pengiriman yang disetujui
17.1 Pengendalian edit entri data
17.2 Rekonsiliasi catatan utang yang detail dengan akun kontrol
buku besar umum
PENGELUARAN
KAS
Education
PROSES
Plan
Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggung jawab
untuk membayar pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan,
yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang
dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan utang.
Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket
voucher. Meskipun banyak pembayaran terus dibuat dengan cek,
penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.
 ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
AKTIVITAS ANCAMAN
18. Kegagalan untuk
Pengeluaran Kas memanfaatkan diskon bagi
pembayaran tepat waktu
19. Membayar untuk barang yang
tidak diterima
20. Pembayaran duplikat
21. Pencurian kas
22. Mengecek perubahan
23. Masalah arus kas
PENGENDALIAN
18.1 Pengisian faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk
diskon
18.2 Anggaran arus kas
19.1 Mensyaratkan bahwa seluruh faktur pemasok dicocokkan
dengan dokumen pendukung yang diakui baik oleh penerimaan
dan pengendalian persediaan
19.2 Anggaran (bagi jasa)
19.3 Mensyaratkan tanda terima bagi biaya perjalanan
19.4 Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk biaya perjalanan
20.1 Mensyaratkan sebuah paket voucher yang lengkap untuk
semua pembayaran
20.2 Kebijakan untuk membayar hanya dari salinan asli atas faktur
pemasok
20.3 Membatalkan seluruh dokumen pendukung ketika
pembayaran dibuat
AKTIVITAS ANCAMAN PENGENDALIAN
21.1 Keamanan fisik atas cek kosong dan mesin penandatanganan cek
21.2 Akuntansi periodik atas seluruh cek yang dinomori secara urut oleh kasir
21.3 Pengendalian akses terhadap terminal EFT
21.4 Penggunaan komputer dan browser yang didedikasikan bagi perbankan secara online
21.5 Blok ACH pada rekening yang tidak digunakan untuk pembayaran
21.6 Pemisahan fungsi penulisan cek dari utang
21.7 Mensyaratkan tanda tangan rangkap pada cek yang lebih besar dari jumlah tertentu
21.8 Rekonsiliasi rutin pada rekening bank dengan jumlah yang dicatat oleh seseorang yang
independen atas prosedur pengeluaran kas
21.9 Pembayaran akses terhadap file induk pemasok
21.10 Membatasi jumlah pegawai dengan kemampuan untuk membuat pemasok satu kali dan
memproses faktur dari pemasok satu kali
21.11 Menjalankan dana kas kecil sebagai imprest
21.12 Audit kejutan atas dana kas kecil
22.1 Mesin perlindungan cek
22.2 Penggunaan tinta dan kertas khusus
22.3 Pengaturan "Pembayaran Positif" dengan bank
22.4 Anggaran arus kas
Thank You