RANGKUMAN MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB 13: SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Disusun oleh :

Kelompok 2 Kelas J-Akuntansi

Arya Pratama Putra (17013010295)

Enrico Alief Vareza (17013010284)

Dio Farras Savero (17013010277)

Muhammad Fariz Arfiansyah (17013010237)

Pandu Rizky Mahendra (17013010158)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

JURUSAN AKUNTANSI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

JAWA TIMUR

2019
Siklus pengeluaran: Pembelian dan pengeluaran kas

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan

informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa. Dalam sikluas pengeluaran, pertukaran informasi
eksternal utama dengan pemasoknya. Di dalam perusahaan, informasi mengenai
kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku mengalir ke siklus pengeluaran dari
siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen.
Setelah barang dan bahan baku tiba, pemberitahuannya mengalir dari siklus
pengeluaran ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya
perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang
diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Empat siklus pengeluaran dasar:
1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktur pemasok.
4. Pengeluaran kas.

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-

aktivitas dasar yang dijalankan dalam silus pendapatan. Hubungan aktivitas siklus
pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual memiliki implikasi untuk
mendesain SIA kedua pihak. Menerapkan perkembangan TI baru untuk merakayasa
ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan menciptakan peluang bagi para
pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pendapatannya dan begitu
sebaliknya.

Aktivitas Siklus Pendapatan Aktivitas Siklus Pengeluaran

Entri pesanan penjualan – memproses Pemesanan bahan baku, perlengkapan,
pesanan dari pelanggan. dan jasa –mengirimkan pesanan ke
pemasok.
Pengiriman – mengantar barang
dagangan atau jasa ke pelanggan Penerimaan – menerima barang atau
(logistic outbond). jasa dari pemasok (logistic inbound).

Penagihan – mengirimakan faktur ke Memproses faktur – meninjau dan

pelanggan. menyetujui faktur dari pemasok.

Penerimaan kas – memproses Pengeluaran kas – memproses

pembayaran dari pelanggan. pembayaran ke pemasok.

PROSES

Figure 13-3 menunjukkan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE

memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kuantitas yang cukup atas bahan
baku dan perlengkapan, setiap departemen dapat mengirimkan permintaan untuk
membeli barang. Setelah permintaan pembelian disetujui, sistem akan mencari file
induk persediaan untuk mengidentifikasi pemasok yang cocok. Sistem kemudian
menciptakan pesanan pembelian melalui EDI. Departemen penerimaan memiliki akses
ke file pemesanan secara terbuka, sehingga dapat merencanakan dan memverifikasi
validitas pengiriman. Bagian utang diberitahukan pesanan dan dapat merencanakan
komitmen keuangan yang tertunda.

Para pemasok besar mengirimakan pemberitahuan jika pengiriman datang,

memungkinkan AOE untuk merencanakan denagn memiliki staf yang memadai guna
memproses pengiriman yang datang ke gudangnya. Ketika kiriman tiba pekerja dok
penerimaan menggunakan sistem pemrosesan permintaan untuk memverifikasi bahwa
sebuah pesanan. Sebagian pemasok melabeli kode batang atau RFID produknya.
Pekerja dok menginspeksi barang dan memasukkan informasi mengenai kuantitas dan
kondisi barang ke terminal online.

Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan memverifikasi

perhitungan barang dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Pemasok yang
tidak mengirimkan faktur akan otomatis dijadwalkan pembayaran oleh sistem. Petugas
bagian utang memasukkan informasi dari pemasok yang mengirimkan faktur EDI dan
sistem langsung membandingkannya.

AOE seperti kebanyakan perusahaan, meenggunakan pemrosesan batch untuk

membayar pemasoknya. Setiap hari bendahara menggunakan sistem pemrosesan
inquiry untuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui pembayarannya. AOE
membuat pembayaran ke beberapa pemasok yang lebih besar menggunakan financial
electronic data interchange (FEDI). Ketika sebuah pembayaran electronic funds transfer
(EFT) diotorisasi atau sebuah cek dicetak, sistem tersebut memperbarui file utang,
faktur terbuka, dan buku besar umum dan proses lain sebagainya.

Kasir akan meninjau cek tersebut dengan dokumen pendukung dan kemudian
menandatanganinya. Cek tersebut adalah sejumlah tertentu dan bertanda tangan
kedua oleh bendahara atau manajer lain yang berwenang. Kasir kemudian mengirimkan
cek yang bertandatangan dan nota pengiriman uang ke pemasok. Transaksi EFT
dijalankan oleh kasir dan ditinjau oleh bendahara.

Akses mudah terhadap informasi yang baru dan akurat memungkinkan manajer
untuk mengawasi kinerja secara dekat. Kualitas terhadap keputusan tergantung pada
keakuratan informasi dalam database.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Figur 13-3 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus pengeluaran tergantung

pada database terintegrasi yang berisi informasi mengenai pemasok, persediaan, dan
aktivitas pembelian. Ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau
tidak valid. Kesalahan data induk pemasok menyebabkan pemesanan dari pemasok
yang tidak disetujui, pembelian bahan baku kualitas inferior, pengiriman yang tidak tepat
waktu, pengiriman ke alamat yang salah, dan penipuan pembayaran ke pemasok fiktif.
Kesalahan dalam data induk persediaan dapat menghasilkan penundaan produksi
dikarenakan kurangnya bahan baku kunci yang tidak diantisipasi atau pembelian yang
tidak perlu dan kelebihan persediaan. Kesalahan dalam data induk pembelian dapat
menghasilkan pembelian yang tidak diotorisasi dan kegagalan untuk memanfaatkan
diskon yang telah dinegoisasi.

Ancaman Dan Pengendalian Dalam Siklus Pengeluaran

Proses Ancaman Prosedur pengendalian yang

/Aktivitas dapat diterapkan

Pesan Mencegah kehabisan atau Sistem pengendalian persediaan;

barang kelebihan persediaan Catt persediaan perpetual; teknologi
kode garis; penghitungan persediaan
secara periodik

Meminta barang yang tidak Catt persediaan perpetual yang

dibutuhkan akurat; persetujuan permintaan
pembelian

Membeli dgn harga yang Meminta penawaran kompetitif;

dinaikkan gunakan pemasok yang disetujui;
persetujuan pesanan pembelian;
pengendalian anggaran

Membeli barang berkualitas Gunakan vendor yang disetujui;

rendah awasi kinerja vendor; pengendalian
anggaran

Membeli dari pemasok yang Persetujuan pesanan pembelian;

tidak diotorisasi batasi akses ke file utama pemasok

Komisi (kickback) Kebijakan; mintalah bag. Pembelian

untuk mengungkapkan kepentingan
financial dengan pemasok; audit
vendor

Terima dan Menerima barang yang tidak Minta bagian penerimaan untuk
simpan dipesan memverifikasi keberadaan pesanan
barang pembelian yang valid

Membuat kesalahan dalam Dokumentasikan kinerja pegawai;

penghitungan insentif untuk penghitungan yang
akurat

Mencuri persediaan Pengendalian akses fisik;

penghitungan periodic persediaan
dan rekonsiliasi perhitungan fisik
 dengan catt; dokumentasikan semua
kiriman persediaan

Setujui dan Gagal menagkap kesalahan Periksa kembali akurasi faktur;

bayar faktur dalam faktur dari vendor training bagi pegawai bag. Utang
dari vendor usaha

Membayar barang yang tidak Hanya membayar faktur yang

diterima didukung oleh laporan penerimaan
asli

Gagal memanfaatkan diskon Penyimpanan file yang tepat;

pembelian yang tersedia anggaran arus kas

Membayar faktur yang sama Hanya membayar faktur yang

2x didukung oleh bundle voucher asli

Kesalahan mencatat dan Pengendalian edit berbagai entri data

memasukkan data dalam dan pemrosesan
utang usaha

menyalahgunakan kas, cek. Batasi akses ke cek kosong, mesin

penandatangan cek; pemisahan
tugas antara bagian utang usaha
dengan kasir; rekonsiliasi rek bank
oleh orang yang independent dari
proses pengeluaran kas; alat
perlindungan cek termasuk positive
pay.

Pengendalian Kehilangan data Buat cadangan dan rencana

umum pemulihan dari bencana;
pengendalian akses fisik dan logis

Kinerja kurang baik Pembuatan dan peninjauan ulang

secara periodic; laporan kinerja yang
memadai

MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA

Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam silus pengeluaran adalah memesan
bahan baku, perlengkapan, atau jasa. Berikut diagram arus data tingkat 1: memesan
bahan baku, perlengkapan, dan jasa (dijelaskan dengan menyertakan ancaman):

PROSES
Economic order quantity (EQQ): ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan
jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.
Reorder point (titik pemesanan ulang): menentukan tingkat yang mana saldo
persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi stok
dimulai.
Material requirement planning (MRP): sebuah pendekatan untuk manajemen
persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan
dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan
lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.
Sistem persediaan just-in-time (JIT): sebuah system yang meminimalkan atau
mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan memproduksi barang
hanya sebagai respons terhadap penjualan actual, bukannya yang diperkirakan.
Permintaan pembelian (purchase requisition): sebuah dokumen atau formulir
elektronik yang mengidentifikasi requisitioner, menentukan lokasi pengiriman dan
tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga
dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.

Ancaman dan Pengendalian

Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang
akan mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan berlebih
yang dapat meningkatkan biaya (ancaman 5).

Memilih Pemasok
Setelah kebtuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah
memilih pemasok.

Proses
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:
 Harga.
 Kualitas bahan baku.
 Keandalan dalam pengiriman.

Pesanan pembelian adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara

formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga
yang ditentukan. Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah
kontrak setelah pemasok menerimanya.

Pesanan pembelian selimut atau pesanan menyeluruh adalah sebuah

komitmen untuk membeli barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari
pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan. Pesanan pembelian
selimut mengurangi ketidakpastian dari pembeli mengenai sumber bahan baku yang
dapat diandalkan dan membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasinya
dengan lebih efektif.

Pemicu biaya besar dalam fungsi pembelian adalah jumlah pesanan pembelian
yang diproses. Oleh karena itu, menemukan cara untuk mengurangi jumlah pesanan
yang diproses dan mempersingkat langkah-langkah yang terlibat dapat menghsilkan
penghematan yang signifikan. Penggunaan EDI adalah salah satu cara untuk
meningkatkan proses pembelian. Pengembangan standar bagi EDI melalui Internet
(EDINT), seperti protokol AS2 untuk mengamankan pertukaran elektronik atas
dokumen, telah memotong biaya EDI secara drastis.
 Program vendor-managed inventory menyediakan sarana lain untuk megurangi
pembelian dan biaya persediaan. Sebuah program vendor-managed inventory (VMI-
persediaan vendor yang dikelola), praktik dimana para produsen dan distributor
mengelola persediaan pelanggan eceran dengan menggunakan EDI. Pemasok
mengakses sistem point of sale pelanggannya untuk mengawasi persediaan dan secara
otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat yang telah
disepakati.

Pelelangan terbaik (reverse auction) menyediakan teknik ,lain untuk mengurangi

biaya yang terkait pembelian. Dalam pelelangan terbaik, para pemasok bersaing
dengan satu sama lain untuk memenuhi permintaan pada harga terendah.

Salah satu cara untuk mengurangi biaya yang terkait pembelian lainnya adalah
melakukan audit pre-award.

EDI, vendor-managed inventory, pelelangan terbalik, dan audit pre-award

adalah teknik-teknik untuk mengurangi biaya terkait pembelian bahan baku dan
persediaan barang jadi. Perkembangan TI baru dapat juga mengubah bagaimana
perusahaan menghitung persediaannya.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman untuk menempatkan pesanan dengan pemasok, salah satunya

melibatkan pembelian barang pada harga yang melambung. Biaya komponen yang
dibeli menunjukkan sebuah porsi substansial dari total biaya beberapa produk yang
diproduksi. Pengendalianya adalah daftar harga bagi barang yang sering dibeli
seharusnya disimpan dalam komputer dan dikonsultasikan ketika pesanan dibuat.
Harga dari barang-barang berbiaya rendah dapat langsung ditentukan oleh katalog.
Tawaran kompetitif dan tertulis seharusnya diminta untuk produk berbiaya tinggi dan
khusus. Pesanan pembelian seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa kebijakan
ini telah diikuti.

Ancaman lainnya adalah membeli produk berkualitas inferior. Produk di bawah

standar dapat menghasilkan penundaan produksi yang mahal. Pengalaman para
pembeli biasa mempelajari pemasok mana yang menyediakan barang berkualitas
terbaik pada harga yang kompetitif. Pengetahuan informasi tersebut harus digabungkan
ke dalam prosedur pengendalian formal sehingga tidak hilang ketika seorang pegawai
tertentu meninggalkan perusahaan. Salah satu praktik terbaik adalah menetapkan
daftar pemasok yang disetujui dan diketahui menyedikan barang dengan kualitas yang
dapat diterima. Pesanan pembelian seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa
hanya para pemasok yang disetujui ini yang digunakan. Selain itu, system inforasi
akuntansi harus mengumpulkan data kualitas produk yang detail.

Pembelian dari pemasok yang tidak diotorisasi dapat menghasilkan berbagai

masalah. Pembelian menyebabkan masalah hukum. Seluruh pesanan pembelian
seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang
digunakan.

Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur

pengendalian tambahan. Akses ke sistem EDI seharusnya dikendalikan dan dibatasi ke
personel diotorisasi melalui penggunaan kata sandi (password), ID pengguna, matriks
kontrol akses, dan pengendalian akses fisik.

Tabel 13-2 menunjukkan bahwa penyuapan (kickbacks). yang merupakan

hadiah dari pemasok ke agen pembelian untuk tujuan memengaruhi proses pilihan
mereka mengenal pemasok. adalah ancaman yang lain nya. Bagi penyuapan untuk
membuat alasan ekonomi pemasok harus menemukan cara untuk memullhkan uang
yang dihabiskan pada aogokannya. Ini biasanya dicapai dengan harga yang
melambung pada pembelian berikutnya atau dengan menggantikan barang berkualitas
rendah. Bahkan Jika tidak ada dari masalah ini yang terjadi, penyuapan mengganggu
objektlvitas pembeli.

Untuk mencegah penyuapan. perusahaan harus melarang agen pembelian

menerima segala hadiah (pengendalian 1 1.1) dari pemasok potenslal atau yang sudah
ada. (Pernak-pernik yang jelas jelas bernilal rendah mungkin terizinkan.) Kebijakan ini
seharusnya menerapkan tidak hanya terhadap hadiah barang berwujud, tetapi Juga
terhadap jasa. Sebagai contoh, perencana pertemuan harus diinformasikan bahwa inl
melawan kebijakan perusahaan untuk menerima poin pelancong sering dari hotel untuk
pemesanan pertemuan perusahaan di sana. Melatih para pegawai untuk bagaimana
merespons “hadiah” yang tidak diinginkan dari pemasok juga penting, karena banyak
skema penyuapan dimulai ketika pemasok yang tidak etis mengirimkan semacam
“hadiah apresiasi”, biasanya dalam bentuk tunai, kepada pegawai yang tidak waspada.
Setelah pegawai menerima hadiah tersebut, pemasok mengancam untuk mengungkap
pembayaran tersebut ke seorang penyelia kecuali pegawai membuat pembelian
tambahan dari pemasok itu.
Rotasi pekerjaan (pengendalian 1 1.2) adalah pengendalian penting lainnya
untuk mengurangi risiko atas penyuapan: Agen pembelian seharusnya tidak
berhadapan dengan pemasok yang sama terus-menerus, karena melakukannya
meningkatkan risiko bahwa agen tersebut mungkin tergoda dengan godaan konstan
yang ditawarkan oleh pemasok yang tidak etis. Jika perusahaan terlalu kecil untuk
merotasi tugas pekerjaan antar-agen pembelian yang berbeda, ia seharusnya secara
periodik melakukan sebuah audit yang mendetail terhadap aktivitas agen pembelian.
Agen pembelian juga harus disyaratkan untuk mengambil waktu berlibur yang
dialokasikan setiap tahun, karena banyak penipuan ditemukan ketika pelaku absen dan
tidak mampu untuk terus menutupi aktivitas yang tidak sah tersebut .Terakhir, agen
pembelian harus disyaratkan untuk menandatangani konflik tahunan atas pernyataan
kepentingan (pengendalian 11.3) mengungkap setiap kepentingan keuangan yang
mungkin mereka miliki dalam pemasok saat ini atau potensial.
Penyuapan sangat sulit dicegah, sehingga pengendalian detektif juga
diperlukan. Fokus 13-1 mendiskusikan satu pengendalian deteksi yang efektif: audit
pemasok (pengendalian 11.4).
Penerimaan .

Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran (lingkaran 2.0 dalam
Figur 13-2) adalah penerimaan dan penyimpanan atas barang yang dipesan. Figur 13-
6 menunjukkan dua jenis sebagai proses yang berbeda karena masing-masing
dijalankan oleh suatu fungsi organisasi yang berbeda. Departemen penerimaan
bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari para pemasok. Ia biasanya
melapor ke manajer gudang, yang kemudian melapor ke wakil direktur manufaktur.
Departemen penyimpanan persediaan , yang juga melapor ke manajer gudang, yang
bertanggung jawab untuk penyimpanan barang. Infomasi mengenai tanda terima
barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian
persediaan untuk memperbarui catatan persediaan.

Terbuka untuk memverifikasi bahwa barang dipesan. Petugas penerimaan

kemudian menghitung kuantitas atas barang yang dikirimkan. Sebelum melakukan rute
persediaan ke gudang atau pabrik, petugas penerimaan juga harus memeriksa setiap
pengiriman sebagai tanda-tanda atas kerusakan yang jelas.

Laporan penerimaan (receiving report) mendokumentasikan detail-detail

mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor
pesanan pembelian. Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukkan nomor barang,
deskripsi, unit ukuran, dan kuantitas (jumlah). Laporan penerimaan juga berisi ruang
untuk mengidentililmsi orang yang menerima dan menginspeksi barang serta untuk
penjelasan mengenai kualitas barang yang diterima.

Tiga pengecualian yang mungkin terhadap proses ini adalah ( l) menerima

kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak,
atau (3) menerima barang berkualitas inferior yang gagal inspeksi. Dalam seluruh tiga
kasus tersebut, departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan pemasok.
Biasanya pemasok akan memberi pembeli izin untuk mengoreksi faktur bagi semua
ketidaksesuaian (diskrepanst) dalam kuantitas. Dalam kasus barang rusak atau
berkualitas buruk. sebuah dokumen yang disebut memo debit disiapkan setelah
pemasok setuju mengambil kembali barang atau memberikan pengurangan harga
Memo debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang dimana . Satu salinan memo
debit dikirimkan ke pemasok, yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah
memo kredit dalam pengakuan. Departemen utang diberitahu dan menyesuaikan saldo
rekening terutang kepada pemasok tersebut. Sebuah salinan memo debit menyertai
barang ke departemen pengiriman untuk mengotorisasi returnya ke pemasok.

Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah sebuah tugas intensif

tenaga Raja. Salah satu cara bagi perusahaan seperti AOE untuk meningkatkan
efisiensi dari proses ini adalah mensyaratkan pemasok untuk menempelkan kode
batang atau label RFID ke Produk-produknya. Pendekatan tersebut meringkas
perhitungan barang diterima tetapi tidak mengeliminasi kebutuhan untuk menginspeksi
kualitas EDI dan teknologi satelit menyediakan cara lain untuk meningkatkan efisiensi
logistik ii , dalam (inbound). Pemberitahuan pengumpulan di awal EDI
menginformasikan perusahaan .

Ketika produk telah dikirimkan. Dengan menggunakan perusahaan pengiriman

yang truknya dilengkapi dengan terminal data yang bertautan dengan satelit, sebuah
bisnis dapat melacak lokasi pasti dari seluruh pengiriman yang datang dan memastikan
bahwa staf yang cukup akan berada di sana untuk membongkar truk Para pengemudi
truk juga dapat diarahkan untuk menarik ke dok pemuatan tertentu yang paling dekat
dengan tempat yang mana barang akan digunakan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan (ancaman 12) menghasilkan

biayav biaya yang terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian
pengembalian barang-barang tersebut. Prosedur pengendalian terbaik untuk
menanggulangi ancaman ini adalah menginstruksikan departemen penerimaan untuk
menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui
(pengendalian 12.1). Itulah mengapa Figur 13-6 menunjukkan departemen penerimaan
perlu akses untuk membuka file pesanan pembelian.

Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang

diterima. Menghitung dengan benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk
memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Ini juga memastikan bahwa
perusahaan membayat hanya barang yang benar-benar diterima. Untuk mendorong
petugas penerimaan agar tepat menghitung apa yang dikirimkan, banyak perusahaan
mendesain sistem pemrosesan permintaan sehingga ketika meninjau pesanan
pembelian terbuka, para pekerja dokumen penerimaan tidak melihat kuantitas yang
dipesan (pengendalian IBJ). (Jika dokumen kertas masih digunakan. field kuantitas
yang dipesan digelapkan dalam salinan departemen penerimaan atas pesanan
pembelian.) Meskipun demikian, petugas penerimaan masih mengetahui kuantitas
barang yang diharapkan karena pemasok biasanya menyertakan sebuah slip
pengepakan dengan setiap pesanan. Akibatnya. ada godaan untuk hanya melakukan
perbandingan visual kilat atas kuantitas yang diterima dengan yang diindikasikan dalam
slip pengepakan, untuk dengan cepat rute barang ke tempat di mana barang
dibutuhkan? Oleh karena itu, perusahaan harus dengan jelas berkomunikasi pada
petugas penerima akan pentingnya menghitung secara cermat dan akurat seluruh
pengiriman.

Komunikasi efektif adalah mensyaratkan petugas penerimaan untuk tidak hanya

mencatat kuantitas yang diterima. tetapi juga menandatangani laporan penerimaan atau
memasukkan nomor ID pegawainya dalam sistem (pengendalian 13.2). Prosedur
seperti itu mengindikasikan sebuah asumsi atas tanggung jawab, yang biasanya
menghasilkan pekerjaan yang lebih rajin. Beberapa perusahaan juga menawarkan
bonus (pengendalian 13.3) bagi petugas penerimaan untuk menangkap
ketidaksesuaian antara slip pengepakan dan kuantitas aktual yang diterima sebelum
orang yang mengirim pergi. Di manapun layak, penggunaan kode barang dan “bel RFID
(pengendalian 13.4) dapat mengurangi kesalahan yang tidak disengaja dalam
perhitungan secara signifikan. Terakhir, sistem ERP harus dikonfigurasikan secara
otomatis untuk menandai ketidaksesuaian antara hitungan penerimaan dan kuantitas
pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah ditentukan sebelumnya sehingga
dengan segera dapat dijilid (pengendalian 13.3).

Sejauh ini. diskusi telah memusatkan pada pembelian barang persediaan.

prosedur posesif yang berbeda diperlukan untuk mengendalikan pembelian jasa,
seperti pekerjaan pengecatan dan pemeliharaan. Tantangan besar dalam area ini
adalah menetapkan bahwa juga ini benar-benar dijalankan (ancaman 14), yang
mungkin sulit. Sebagai contoh, inspeksi visual dapat mengindikasikan apakah sebuah
ruangan telah dicat ; ini tidak mengungkap, meski demikian, apakah tembok dengan
layak diberi cat dasar, kecuali inspeksi dilakukan selama proses pengecatan, yang
mungkin tidak selalu memungkinkan.

Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan penyelia
yang sesuai agar bertanggung jawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan departemen
tersebut. Penyelia tersebut perlu mengakui tanda terima jasa, dan biaya-biaya terkait
yang kemudian dibebankan ke rekening yang ia pertanggungjawabkan. Biaya aktual
versus biaya yang dianggarkan seharusnya secara rutin dibandingkan dan setiap
ketidaksesuaian diselidiki (pengendalian 14.1).

Sulit untuk mencegah penagihan yang curang bagi jasa. Oleh karena itu,
pengenda ian detektifjuga diperlukan. Salah satu teknik yang paling efektif adalah bagi
fungsi audit internal untuk menjalankan tinjauan mendetail secara periodik atas kontrak
bagi jasa (pengenda ian 14.2), termasuk audit catatan pemasok, sebagaimana yang
didiskusikan di Fokus 13-1.

Pencurian persediaan adalah ancaman yang lainnya. Beberapa prosedur

pengenda. ian dapat digunakan untuk mengamankan persediaan terhadap kehilangan.
Pertama, persediaan seharusnya disimpan dalam lokasi yang aman dengan akses yang
terbatas (pengendalian 15.1 ). Kedua, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan
seharusnya didokumentasikan (pengendalian 15.2). Sebagai contoh, baik departemen
penerimaan maupun departemen penyimpanan persediaan seharusnya mengakui
transfer barang dari dok penerimaan ke dalam persediaan. Sama halnya, baik
departemen simpanan persediaan maupun produksi Seharusnya mengakui keluarnya
persediaan ke dalam produksi. Dokumentasi tersebut memberikan informasi yang
diperlukan dalam menetapkan akuntabilitas untuk setiap kekllrangan persediaan,
dengan demikian mendorong pegawai untuk mengambil perawatan “luas ; untuk
mencatat segala pergerakan persediaan secara akurat. Ketiga. penting untUk
menghitung persediaan di tangan secara periodik dan merekonsiliasi perhitungan
tersebut dengan persediaan (pengendalian 15.3).

Menyetujui Faktur Pemasok

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur

pemasok unt) pembayaran (lingkaran 3.0 dalam Figur 13-2).
PROSES

Departemen bagian utang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran,

Sebuah main hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang diterima.
Untuk alasan praktis, meski demikian, sebagian besar perusahaan mencatat utang
hanya setelah penerimaan dipersetujuan atas faktur pemasok. Perbedaan waktu ini
biasanya tidak penting bagi pembuatan keputusan harian, tetapi ini memerlukan
pembuatan jurnal penyesuaian yang sesuai untuk menyiapkan laporan keuangan yang
akurat pada akhir periode siskal.

Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian utang bertanggung jawab

untuk mencocokkannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang
berkaitan; Kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait ini
menciptakan spam disebut sebagai paket voucher (voucher package). Setelah pemberi
persetujuan (approved memverifikasi bahwa perusahaan telah menerima apa yang
telah ia pesan. faktur tersebut disetujui untuk pembayaran.

Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, disebut sebagai sistem
nonvomrheratau voucher. Dalam sebuah sistem nonvoucher (nonvoucher system), tiap-
tiap fakturyang disetujui (bersama dengan dokumen pendukung) di-posting ke catatan
pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka.
Ketika sebuah cek dituliskan untuk membayar sebuah faktur, paket voucher dihapus
dari file faktur terbuka, faktur diundi dibayar, dan kemudian paket voucher disimpan
dalam file faktur dibayar. Dalam sebuah sistem voucher (voucher system), sebuah
dokumen tambahan yang disebut sebagai voucher pencairan juga dibuat ketika sebuah
faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan (disbursement
voucher) mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan
mengindikasikan jumlah bersih untuk dibayarkan setelah dikurangi dengan diskon dan
potongan yang berlaku.

Sistem voucher menawarkan tiga manfaat atas sistem nonvoucher. Pertama,

sistem tersebut mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur
mungkin W dalam satu voucher pencairan. Kedua, karena voucher pencairan adalah
sebuah dalam yang dihasilkan secara internal, ia dapat diberi nomor sebelumnya untuk
menyederhanakan pelacakan seluruh utang. Ketiga, karena voucher menyediakan
sebuah catatan eksplisit yang faktur pemasok telah disetujui untuk pembayaran,
voucher tersebut memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur dari waktu
pembayaran faktur. Ini mempennudah untuk menjadwalkan kedua aktivitas untuk
memaksimalkan efisiensi.

Proses utang, yang mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian

4310 laporan penerimaan, adalah kandidat utama untuk otomatisasi. Pemahaan global
bem dapat memproses lebih dari jutaan faktur pemasok setiap tahun. Efisiensi
pemrosesan dan ditingkatkan dengan mensyaratkan kepada pemasok untuk
menyerahkan faktur seca” elektonik, dengan EDI, dan sistem secara otomatis
mencocokkan faktur-faktur terus dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan
yang sesuai. Hanya faktur pema yang gagal dalam proses pencocokan ini yang perlu
diproses secara manual.

Opsi lain adalah mengeliminasi faktur pemasok. Bagaimanapun, bagi pembelian

paling banyak terjadi, perusahaan mengetahui harga barang dan jasa pada waktu
dipesan. Dengan demikian, segera saat tanda terima barang atau jasa divisi informasi
yang diperlukan untuk membayar pemasok telah diketahui.

Faktur“ ini disebut sebagai evaluated receipt settlement (ERS). ERS

menggantikan proses pencocokan tiga cara tradisional (faktur pemasok. laporan
penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan sebuah pencocokan dua cara atas
pesanan pembelian dan laporan penerimaan (Figur 13-7). ERS menghemat waktu dan
uang dengan mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokkan. karenanya, dan
jumlah ketidaksesuaian potensial. Faktanya, sistem ERS sering dikonfigurasi untuk
mengotomatiskan proses pencocokan dua cara dan stream otomatis menghasilkan
pembayaran; tinjauan manual diperlukan hanya ketika ada ketidaksesuaian antara
laporan penerimaan dan pesanan pembelian. ERS juga menghemat waktu dan biaya
pemasok untuk menghasilkan dan melacak faktur. Ini adalah sebuah contoh bagaimana
perbaikan dalam proses siklus pengeluaran satu perusahaan memberikan manfaat
terhadap proses siklus pendapatan perusahaan lainnya. Pada akhirnya, sebagaimana
yang ditunjukkan Fokus 13-2, perbaikan dramatis sering dapat dihasilkan dari rekayasa
ulang proses utang itu sendiri.

Pembelian non-persediaan untuk perlengkapan mungkin menyediakan peluang

terbesar untuk meningkatkan efisiensi atas utang dan pengeluaran kas. Pembelian non-
persediaan biasanya mempertanggungjawabkan sebagian besar proporsi dari transaksi
utang, tetapi merepresentasikan persentase kecil dari total nilai dolar seluruh
pembelian. Sebagai contoh, survei yang disponsori AICPA menemukan bahwa lebih
60% dari seluruh faktur yang diproses oleh departemen utang adalah untuk jumlah di
bawah $2.000. Kartu pengadaan menyediakan satu cara untuk mengeliminasi
kebutuhan bagi utang untuk memproses banyak faktur kecil tersebut. Kartu pengadaan
(procurement card) adalah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan para pegawai
hanya pada pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis-jenis barang tertentu. Batas
pengeluaran dapat diatur untuk setiap kartu. Selain itu, nomor rekening untuk setiap
kartu pengadaan dapat dipetakan ke rekening buku besar tertentu, seperti
perlengkapan kantor. Kartu pengadaan menyederhanakan utang karena perusahaan
menerima satu laporan bulanan yang merangkum pembelian nonpersediaan
berdasarkan kategori rekening. Kartu pengadaan juga meningkatkan efisiensi dari
proses pengeluaran kas karena perusahaan hanya membuat satu pembayaran untuk
semua pembelian nonpersediaan selama satu periode waktu tertentu, bukannya
membuat pembayaran terpisah kepada berbagai pemasok.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Tabel 13-2 mengindikasikan bahwa satu ancaman adalah kesalahan dalam

faktur pemasok. seperti ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga
aktual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. Akibatnya,
ketepatan matematis dari faktur pemasok harus diverifikasi (pengendalian 16.1) dan
harga serta kuantitas yang dicantumkan di sana dibandingkan dengan yang
diindikasikan pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Untuk pembelian kartu
pengadaan, para pengguna harus disyaratkan untuk menyimpan tanda bukti
(pengendalian 16. 2) dan memverifikasi ketepatan atas laporan bulanan. Mengadopsi
pendekatan ERS (pengendalian 16. 3) mengeliminasi potensi atas kesalahan dalam
faktur pemasok karena perusahaan embayar dengan mencocokkan Perhitungan dari
apa yang mereka terima dengan harg yang dicantumkan ketika barang dipesan.
Meskipun demikian, penggunaan ERS memb atnya penting untuk mengendalikan
akses terhadap file induk pemasok (pengendalian .4) dan mengawasi seluruh
perubahan yang dibuat terhadapnya karena file induk pemasok sekarang berisi
informasi mengenai harga dari berbagai barang yang dibeli. Pada saat entri data
mengenai kuantitas barang ‘1 lima. sistem tersebut menggunakan harga-harga tersebut
untuk menetapkan jumlah dibay kan ke pemasok. jadi, perubahan yang tidak diotorisasi
atas harga tersebut dapat lebih banyak ke pemasok.

Ers memerlukan pertimbangan khusus karena kompleksitas menciptakan

berbagai peluang untuk kesalahan terjadi. cara terbaik untuk mengurangi ancaman
yang terkait dengan pengiriman adalah penyediaan para staf pembelian dan utang
dengan pelatihan yang cukup mengenai praktik dan terminologi transportasi sebagai
contoh jika kontrak pembelian mengatakan pemasok bertanggung jawab atas biaya
pengiriman. ketika perusahaan pembelian bertanggung jawab atas biaya pengiriman
menggunakan sebuah akuri yang ditunjuk untuk pengiriman yang datang dapat
mengurangi biaya diskon akan terwujud meski demikian jika para pemasok memenuhi
permintaan untuk menggunakan kurir tsb.
Kesalahan dalam mencatat dan posting pembayaran kepada pemasok
menghasilkan kesalahan tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja pada
akhirnya, yang dapat berkontribusi pada pembuatan keputusan yang buruk
pengendalian entri data dan pemrosesan untuk memastikan integritas pemrosesan
yang didiskusikan di bab 10 diperlukan untuk mencegah jenis masalah ini. salah satu
pengendalian seperti ini adalah untuk membandingkan perbedaan dalam saldo
rekening pemasok dengan jumlah total dari faktor yang diproses sebelum dan sesudah
pengecekan dari seluruh saldo rekening pemasok yang juga harus di rekonsiliasi secara
periodik dengan jumlah dari akun kontrol utang dalam buku besar umum.

Pengeluaran Kas
Proses

Orang yang melaporkan bendahara Bendahara bertanggung jawab untuk

membayar pemasok. hal ini memisahkan fungsi penyimpanan yang dijalankan kasir dari
fungsi otorisasi dan pencatatan yang dijalankan oleh masing-masing Departemen
pembelian dan utang. pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket
voucher Meskipun banyak pembayaran yang dibuat dengan cek penggunaan EFT dan
FEDI semakin meningkat.

Ancaman dan Pengendalian

 Kegagalan Untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayaran yang tepat
dapat menjadi mahal. sebagai contoh, diskon sebesar 1% untuk membayar dalam 10
hari bukannya 30 hari mempresentasikan penghematan sebesar 18% setiap tahunnya
pengajuan yang tepat dapat mengurangi risiko secara signifikan pada ancaman ini
faktor yang disetujui harus diajukan berdasarkan jatuh tempo dan sistem harus di desain
untuk melacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak sebuah daftar seluruh faktor
yang beredar secara periodik. sebuah anggaran arus kas yang mengindikasikan arus
kas masuk yang diharapkan dan komitmen yang luar biasa dapat membantu
perusahaan berencana memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia dalam
anggaran ini berasal dari sejumlah sumber. piutang menyediakan proyeksi penerimaan
kas di masa depan utang dan file pesanan pembelian terbuka mengidentifikasikan
jumlah komitmen terkini yang tertunda terhadap pemasok.

Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima

pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah membandingkan kualitas
yang diindikasikan dalam faktur pemasok dengan kuantitas yang dimasukkan oleh pihak
pengendalian persediaan yang menerima transfer atas barang-barang tersebut dari
Departemen penerimaan.

Penggantian pembayaran atas biaya perjalanan dan hiburan pegawai menjamin

perhatian khusus karena ini adalah sebuah area yang mana penipuan sering terjadi dan
tren teknologi telah mempermudah bagi para pegawai untuk menyerahkan kelim palsu
sebagai contoh sebagian besar maskapai sekarang mendorong para pelancong untuk
mencetak boarding di rumah.

Beberapa prosedur pengendalian yang terkait akan dapat menanggulangi

ancaman Ini pertama faktur seharusnya disetujui untuk membayar hanya saat disertai
dengan paket voucher lengkap. ketua hanya salinan asli pada faktur yang harus
dibayarkan sebagai faktur duplikat yang termasuk kirimkan dengan jelas
mengindikasikan bahwa faktor tersebut bukan yang asli. pembayar seharusnya tidak
pernah diotorisasi untuk fotocopy sebuah faktur ketiga ketika check untuk membayar
faktur yang telah ditandatangani faktur dan pakai voucher harus dibatalkan dalam cara
akan mencegah pengiriman ulang.
Transaksi perbankan secara online memerlukan pengawasan konstan deteksi
tepat waktu atas transaksi mencurigakan dan notifikasi segera dari bank diperlukan
untuk memulihkan dana yang dijalankan secara ulang. sebuah ancaman serius adalah
bahwa perangkat lunak key stroke logging dapat menginfeksi komputer yang digunakan
untuk perbankan online dan menyediakan para penjahat dengan surat kepercayaan
perbankan milik perusahaan.

Pencairan yang curang terutama penerbitan cek untuk masuk fiktif adalah jenis
umum dari penipuan. pemisahan tugas yang tepat dapat secara signifikan mengurangi
risiko atas ancaman ini fungsi utang harus mengotorisasi pembayaran termasuk
perkaitan sebuah paket voucher meski demikian hanya bendahara atau kasir yang
harus menandatangani cek untuk memastikan bahwa cek dikirimkan ke penerima yang
dikehendaki kasir harus mengirimkan cek yang ditandatangani bukannya
mengembalikan utang lalu dikirim ulang untuk mendukung pengeluaran cek yang lain.

Aset akses terhadap daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi dan setiap
perubahan terhadap daftar tersebut harus dengan cermat ditinjau dan terutama penting
untuk membatasi kemampuan untuk membuat masuk 1 kali dan memproses faktur
sehingga pegawai yang sama tidak dapat membuat pemasok baru dan menerbitkan
sebuah cek kepada pemasok itu.

Banyak bang juga menyediakan layanan khusus untuk membantu melindungi

perusahaan terhadap dakwah Rasul. satu layanan seperti disebut pembayaran positif
melibatkan pengiriman sebuah daftar harian atas seluruh cek saha kepada bank yang
kemudian akan menghapus cek yang muncul dalam daftar tersebut. pada akhirnya
rekonsiliasi bank adalah sebuah pengendalian detektif yang penting untuk
mengidentifikasi penipuan Cek jika dilakukan dengan tepat waktu

Terakhir penting untuk merencanakan dan mengawasi pengeluaran untuk

menghindari masalah arus kas sebuah anggaran arus kas adalah cara terbaik untuk
menanggulangi ancaman ini.