SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA 2)

GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI DAN

SISTEM ERP
(OVERVIEW OF TRANSACTION PROCESSING & ERP SYSTEM)

OLEH :

MOKHAMMAD ALI ALBANA (023001818006)

AULIA RAHMA ARFAN MANGGABARANI (023001818009)

SHAFITRI VERADIANA (023001818018)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS TRISAKTI

JAKARTA

2019
A. PENDAHULUAN

Bab ini dibagi menjadi dua bagian utama. Bagian pertama membahas siklus pemrosesan
data dan perannya dalam mengatur kegiatan bisnis dan memberikan informasi kepada pengguna.
Itu menjelaskan bagaimana organisasi menangkap dan memasukkan data tentang kegiatan bisnis
ke dalam sistem informasi akuntansi (AIS) mereka dan bagaimana perusahaan memproses data
dan mengubahnya menjadi informasi yang berguna. Ini juga membahas konsep penyimpanan
data dasar, menunjukkan bagaimana data disimpan untuk digunakan lebih lanjut. Akhirnya,
output informasi dibahas, termasuk berbagai cara informasi diberikan kepada pengguna. Bagian
kedua membahas peran sistem informasi dalam organisasi modern dan memperkenalkan konsep
sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). ERP dapat membantu mengintegrasikan
semua aspek operasi perusahaan dengan AIS tradisionalnya. Bagian ini juga menjelaskan
keunggulan signifikan dari ERP serta tantangan signifikan yang harus diatasi untuk menerapkan
sistem ERP.

B. PEMROSESAN TRANSAKSI: SIKLUS PEMROSESAN DATA

Akuntan dan pengguna sistem lainnya memainkan peran penting dalam siklus
pemrosesan data. Misalnya, mereka berinteraksi dengan analis sistem untuk membantu
menjawab pertanyaan seperti ini: Data apa yang harus dimasukkan dan disimpan oleh organisasi,
dan siapa yang harus memiliki akses ke sana? Bagaimana seharusnya data disusun, diperbarui,
disimpan, diakses, dan diambil? Bagaimana informasi yang terjadwal dan tak terduga dapat
dipenuhi? Untuk menjawab pertanyaan ini dan pertanyaan terkait, konsep pemrosesan data yang
dijelaskan dalam bab ini harus dipahami. Salah satu fungsi AIS yang penting adalah untuk
memproses transaksi perusahaan secara efisien dan efektif. Dalam sistem manual (non-
komputer), data dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar yang disimpan di atas kertas. Dalam
sistem berbasis komputer, data dimasukkan ke dalam komputer dan disimpan dalam file dan
database. Operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan
relevan disebut secara kolektif sebagai siklus pemrosesan data. Seperti yang ditunjukkan pada
Gambar 2-1, proses ini terdiri dari empat langkah: input data, penyimpanan data, pemrosesan
data, dan output informasi.
1. DATA INPUT

Langkah pertama dalam memproses input adalah untuk menangkap data transaksi dan
memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis.
Data harus dikumpulkan tentang tiga aspek dari setiap kegiatan bisnis:
a. Setiap aktivitas yang menarik
b. Sumber daya dipengaruhi oleh setiap kegiatan
c. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap kegiatan
Misalnya, transaksi siklus pendapatan yang paling sering adalah penjualan, baik tunai maupun
kredit. S&S mungkin berguna untuk mengumpulkan data berikut tentang transaksi penjualan:
 Tanggal dan waktu penjualan terjadi
 Karyawan yang melakukan penjualan dan petugas kasir yang memproses penjualan
 Checkout register tempat penjualan diproses
 Barang terjual
 Jumlah setiap item yang terjual
 Daftar harga dan harga aktual dari setiap barang yang dijual
 Jumlah total penjualan
 Instruksi pengiriman
 Untuk penjualan kredit: nama pelanggan, tagihan pelanggan dan alamat pengiriman
Secara historis, sebagian besar bisnis menggunakan dokumen sumber kertas untuk
mengumpulkan data tentang aktivitas bisnis mereka. Mereka kemudian mentransfer data itu ke
komputer. Ketika data dimasukkan menggunakan layar komputer, mereka sering
mempertahankan nama dan format dasar yang sama dengan dokumen sumber kertas yang
diganti.

Data Storage

Data Input Data Information

Processing Output
 Perangkat otomatisasi sumber data menangkap data transaksi dalam bentuk yang dapat
dibaca mesin pada waktu dan tempat asal mereka. Contohnya termasuk ATM yang digunakan
oleh bank, pemindai titik penjualan (POS) yang digunakan di toko ritel, dan pemindai kode
batang yang digunakan di gudang.
Langkah kedua dalam memproses input adalah memastikan data yang ditangkap akurat
dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan otomatisasi data
sumber atau dokumen turnaround yang dirancang dengan baik dan layar entri data. Dokumen
dan layar yang dirancang dengan baik meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan
memberikan instruksi atau konfirmasi tentang data apa yang akan dikumpulkan,
mengelompokkan potongan-potongan informasi terkait secara logis yang berdekatan,
menggunakan kotak centang atau menu tarik untuk menyajikan opsi yang tersedia, dan
menggunakan naungan dan batas yang sesuai untuk memisahkan item data dengan jelas. Layar
input data biasanya mencantumkan semua data yang perlu dimasukkan pengguna. Terkadang
layar ini menyerupai dokumen sumber, dan pengguna mengisi layar dengan cara yang sama
seperti yang mereka lakukan pada dokumen sumber kertas.
Pengguna dapat meningkatkan kontrol baik dengan menggunakan dokumen sumber
prumberumber atau dengan memiliki sistem secara otomatis menetapkan nomor urut untuk
setiap transaksi baru. Prenumbering menyederhanakan memverifikasi bahwa semua transaksi
telah dicatat dan tidak ada dokumen yang salah tempat. (Bayangkan mencoba menyeimbangkan
buku cek jika cek tidak diberi nomor sebelumnya.)
Langkah ketiga dalam memproses input adalah memastikan kebijakan perusahaan
dipatuhi, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Misalnya, S&S tidak ingin menjual
barang ke pelanggan yang tidak membayar tagihannya atau menjual barang untuk pengiriman
segera yang kehabisan stok. Masalah-masalah ini dicegah dengan memprogram sistem untuk
memeriksa batas kredit pelanggan dan riwayat pembayaran, serta status persediaan, sebelum
mengkonfirmasi penjualan pelanggan.

2. DATA STORAGE

Data perusahaan adalah salah satu sumber daya terpentingnya. Namun, keberadaan data
yang relevan saja tidak menjamin bahwa data tersebut bermanfaat. Agar berfungsi dengan baik,
organisasi harus memiliki akses yang siap dan mudah ke datanya. Oleh karena itu, akuntan perlu
memahami bagaimana data diorganisasikan dan disimpan dalam SIA dan bagaimana mereka
dapat diakses. Intinya, mereka perlu tahu cara mengelola data untuk penggunaan korporat yang
maksimal.
Ledgers (Buku Besar) adalah informasi akuntansi kumulatif yang disimpan dalam buku besar
umum dan anak perusahaan. Buku besar berisi data tingkat ringkasan untuk setiap aset,
kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan akun pengeluaran. Buku besar pembantu berisi banyak data
terperinci untuk setiap akun buku besar umum dengan banyak subakun pribadi. Sebagai contoh,
buku besar memiliki akun piutang yang merangkum jumlah total utang kepada perusahaan oleh
semua pelanggan. Piutang usaha anak perusahaan buku besar memiliki catatan terpisah untuk
setiap pelanggan individu, dengan informasi terperinci seperti nama, alamat, pembelian,
pembayaran, saldo akun, dan batas kredit. Buku besar pembantu sering digunakan untuk piutang,
inventaris, aset tetap, dan hutang dagang.
Akun buku besar umum yang sesuai dengan buku besar pembantu disebut akun kontrol.
Hubungan antara akun kontrol buku besar dan total saldo masing-masing buku besar pembantu
membantu menjaga keakuratan data AIS. Secara khusus, jumlah semua saldo akun buku besar
pembantu harus sama dengan jumlah dalam akun kontrol buku besar umum yang sesuai.
Perbedaan apa pun di antara keduanya menunjukkan bahwa telah terjadi kesalahan dalam input.
Coding Techniques (Teknik Pengodean Data) dalam buku besar disusun secara logis
menggunakan teknik pengkodean. Pengkodean adalah penugasan angka atau huruf ke item
secara sistematis untuk mengklasifikasikan dan mengaturnya.
 Dengan kode urutan, item diberi nomor secara berurutan untuk memperhitungkan semua item.
Setiap item yang hilang menyebabkan kesenjangan dalam urutan numerik. Contohnya
termasuk cek yang telah dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembelian.
 Dengan kode blok, blok angka dicadangkan untuk kategori data tertentu.
 Kode grup, yang merupakan dua atau lebih subkelompok digit yang digunakan untuk
mengkodekan item, sering digunakan bersama dengan kode blok. Jika S&S menggunakan
nomor kode produk tujuh digit, teknik pengkodean grup dapat diterapkan sebagai berikut.
 Dengan kode mnemonik, huruf dan angka diselingi untuk mengidentifikasi item. Kode
mnemonik berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah diingat. Misalnya, Dry300W05
dapat mewakili pengering ujung rendah (300), putih (W) (Kering) yang dibuat oleh Sears
(05).
Chart of Accounts (Bagan Akun) adalah contoh pengkodean yang bagus adalah bagan akun,
yang merupakan daftar angka yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar. Nomor-nomor akun
ini memungkinkan data transaksi dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun
yang tepat. Mereka juga memfasilitasi penyusunan laporan dan laporan keuangan, karena data
yang disimpan dalam akun individu dapat dengan mudah dijumlahkan untuk disajikan.
Namun, data yang disimpan dalam akun ringkasan tidak dapat dengan mudah dianalisis
dan dilaporkan secara lebih rinci. Akibatnya, penting bahwa bagan akun berisi detail yang cukup
untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi. Untuk menggambarkan, pertimbangkan
konsekuensi jika S&S hanya menggunakan satu akun buku besar untuk semua transaksi
penjualan. Akan mudah untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan jumlah total penjualan
untuk periode waktu tertentu, tetapi akan sangat sulit untuk menyiapkan laporan yang
memisahkan penjualan tunai dan kredit. Memang, satu-satunya cara untuk menghasilkan laporan
terakhir ini adalah kembali ke catatan penjualan asli untuk mengidentifikasi sifat dari setiap
transaksi penjualan. Jika S&S menggunakan akun buku besar yang terpisah untuk penjualan
tunai dan kredit, maka laporan yang menunjukkan kedua jenis penjualan dapat dengan mudah
diproduksi. Total penjualan juga dapat dengan mudah dilaporkan dengan menjumlahkan setiap
jenis penjualan.
Journal (Jurnal), dalam sistem manual maupun dalam beberapa software aplikasi akuntansi,
penginputan data pertama kali dilaksanakan dengan jurnal. Jurnal dapat berupa jurnal umum
maupun jurnal khusus. Jurnal umum digunakan untuk mencatat (1) transaksi nonrutin seperti
pelunasan pinjaman, (2) ringkasan dari transaksi rutin, (3) jurnal penyesuaian, dan (4) jurnal
penutup. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat transaksi rutin. Jurnal khusus dapat
merupakan (1) penerimaan kas, (2) pengeluaran kas, (3) penjualan kredit, dan (4) pembelian
kredit.
Audit Trail (Jejak audit), sebuah jejak audit dikatakan ada manakala terdapat dokumentasi yang
mencukupi untuk memungkinkan penelusuran transaksi dari awal sampai dengan akhir dan
sebaliknya. Penyertaan referensi posting dan dan nomor dokumen memungkinkan
dilaksanakannya penelusuran transaksi melalui jurnal dan buku besar.

Prosedur penyimpanan data dalam sistem manual yang terdiri dari peristilahan di atas
adalah.

a. pada saat transaksi rutin terjadi, transaksi tersebut dicatat dalam jurnal khusus (special
journal).
b. pada saat transaksi nonrutin terjadi, transaksi tersebut dicatat dalam jurnal umum.
c. secara periodik, transaksi dalam jurnal khusus dijumlahkan dan sebuah jurnal atas jumlah
tersebut dibuat pada jurnal umum.
d. setiap item transaksi dalam jurnal khusus diposting ke buku besar pembantu.
e. setiap item transaksi dalam jurnal umum diposting ke buku besar.
f. secara periodik, saldo dalam dalam buku besar dicocokkan dengan hasil penjumlahan dari
saldo akun dalam buku besar pembantu.

Sebelum melangkah lebih lanjut untuk mempelajari konsep penyimpanan data berbasis
komputer, akan diperkenalkan terlebih dahulu istilah-istilah terkait penyimpanan data berbasis
komputer, yaitu:
a. Entitas (entity)
Entitas adalah sesuatu yang informasi tentangnya disimpan. Misalnya, salah satu entitas
dalam sistem informasi mahasiswa pada sebuah universitas adalah mahasiswa.
b. Atribut (attribute)
Atribut adalah karakteristik tertentu dari entitas yang menjadi perhatian. Atribut-atribut dalam
sebuah sistem informasi mahasiswa, dalam kaitannya dengan mahasiswa sebagai entitas
antara lain adalah - Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) - Nomor telepon - Alamat rumah
c. Record
Record merupakan sejumlah atribut yang disimpan untuk sebuah entitas tertentu
d. Field
Field merupakan tempat di mana atribut tertentu disimpan secara fisik.
e. Nilai data (data value)
Nilai data merupakan perpotongan dari baris dan kolom.
f. File
File adalah sebuah kelompok dari records yang saling berkaitan. Kumpulan records tentang
seluruh siswa pada univeristas boleh disebut sebagai file mahasiswa.
g. File master (master file)
File master adalah sebuah file yang menyimpan kumpulan informasi dari entitas-entitas
sebuah organisasi. Secara konseptual, file master dapat dipersamakan dengan buku besar pada
sistem penyimpanan data manual dalam hal: - keduanya bersifat permanen, - kedua file
tersebut digunakan antar periode akuntansi, dan - keduanya akan dimutakhirkan sebagai
akibat daria adanya transaksi-transaksi baru.
h. File transaksi (transaction file)
File transaksi adalah file yang berisi records dari sebuah transaksi atau peristiwa tertentu yang
terjadi dalam satu periode akuntansi. Secara konseptual, file transaksi dapat disamakan
dengan jurnal dalam hal keduanya: - bersifat sementara, dan - hanya diperlihara untuk satu
periode akuntansi.
i. Database
Database adalah sekumpulan file yang saling terkait yang dikoordinasikan secara terpusat.
Sebagai contoh, ketika file mahasiswa diintegrasikan dengan file kelas dan file dosen maka
akan membentu suatu database.
3. PEMROSESAN DATA

Setelah data terkait suatu aktivitas tertentu dikumpulkan dan diinput ke dalam sistem maka
proses selanjutnya yang harus dilakukan adalah pemrosesan data. Pemrosesan data dapat
diklasifikasikan ke dalam empat tipe, yaitu:
a. Creating, membuat record data baru, seperti menambahkan data karyawan yang baru
dipekerjakan ke database penggajian.
b. Reading, membaca, mengambil, atau melihat data yang sudah ada.
c. Updating, memperbarui data yang tersimpan sebelumnya.
d. Deleting, menghapus data seperti membersihkan file induk vendor untuk semua vendor
dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan bisnis dengan perusahaan.

4. OUTPUT INFORMASI
Tahapan terakhir dari proses informasi adalah output informasi. Output informasi tersebut
dapat berupa:
a. Dokumen
Dokumen adalah catatan-catatan transaksi atau data perusahaan lainnya, contohnya
adalah bukti pembayaran gaji pegawai dan pesanan pembelian persediaan barang dagang.
Dokumen yang dibuat pada akhir transaksi disebut sebagai dokumen operasional.
Dokumen dapat dicetak maupun disimpan dalam bentuk gambar elektronis.
b. Laporan
Laporan digunakan oleh pegawai untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh
manajer untuk membuat keputusan dan merancang strategi. Laporan bisa dibuat secara
reguler maupun berdasarkan permintaan. Organisasi perlu menilai secara periodik apakah
tiap laporan yang dihasilkannya bermanfaat atau tidak.
c. Queries
Queries merupakan permintaan pengguna atas informasi tertentu. Queries dapat diminta
secara periodik maupun dalam sekali waktu baik dalam bentuk softcopy maupun
hardcopy.

Output informasi dapat digunakan untuk berbagai macam tujuan:

a. Laporan keuangan dapat disediakan baik untuk tujuan pihak internal maupun eksternal.
b. Beberapa output secara spesifik dikhususkan untuk keperluan internal.
 Untuk tujuan perencanaan misalnya anggaran dan rencana penjualan.
 Untuk manajemen dalam menjalankan operasi sehari-hari misalnya adalah jadwal
pengiriman.
 Untuk tujuan pengendalian, misalnya laporan kinerja. Laporan kinerja adalah laporan
yang membandingkan standar atau kinerja yang diharapkan dengan kinerja aktual.
Management by exception adalah sebuah pendekatan untuk memanfaatkan laporan
kinerja yang berfokus pada pemeriksaan varians yang signifikan.
 Untuk tujuan evaluasi, misalnya survai kepuasan pelanggan dan laporan tentang
tingkat kesalahan pegawai.

Implikasi laporan manajerial terhadap perilaku:

a. Perusahaan hanya mendapatkan apa yang dia ukur. Dengan kata lain, terdapat
kemungkinan penurunan hasil secara keseluruhan sebagai akibat dilalaikannya faktor-
faktor di luar variabel pengukuran.
b. Implikasi anggaran terhadap perilaku adalah adanya kemungkinan diabaikannya sebuah
pengeluaran yang penting hanya demi untuk menghemat atau taat pada anggaran. Bisa jadi
pengeluaran yang tidak dilaksanakan tersebut berpotensi menimbulkan kerugian yang lebih
besar daripada penghematan yang dihasilkan.
c. Penganggaran juga berpotensi membuat karyawan terfokus pada sekadar memikirkan
angka-angka yang akan disetujui daripada memikirkan pencapaian tujuan organisasi.
C. SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SYSTEMS

Secara tradisional, SIA disebut sebagai sistem pemrosesan transaksi karena SIA tersebut
hanya berfokus pada data keuangan dan transaksi-transaksi akuntansi. Sebagai contoh, pada saat
terjadi penjualan, SIA akan mencatat jurnal yang menunjukkan tanggal terjadinya penjualan
tersebut, mendebet akun Kas ataupun Piutang Usaha, dan mengkredit Penjualan. Adapun
informasi-informasi non keuangan terkait penjualan tersebut secara tradisional akan
dikumpulkan dan diproses di luar SIA. Oleh karenanya, banyak organisasi mengembangkan
sistem informasi tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan
informasi yang tidak tercakup dalam SIA. Sayangnya, keberadaan banyak sistem justru
menimbulkan banyak permasalahan dan inefisiensi seperti duplikasi data dan sulitnya
dilaksanakan integrasi sistem.
Sistem Enterprise Resource System (ERP) mengatasi masalah-masalah tersebut dengan
cara mengintegrasikan seluruh aspek operasi perusahaan dengan SIA tradisional. Mayoritas
organisasi besar dan banyak dari organisasi menengah menggunakan sistem ERP untuk
mengkoordinasikan dan mengendalikan data, proses bisnis, dan sumber daya mereka. Sistem
ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data serta menyediakan informasi untuk para
manajer maupun pihak eksternal perusahaan.
Gambar di atas menunjukkan bahwa sistem ERP menggunakan database terpusat untuk berbagi
informasi di antara proses bisnis dan mengkoordinasikan aktivitas. ERP yang dirancang dengan
baik akan mampu menyediakan informasi yang mutakhir bagi manajemen dengan akses yang
mudah, baik untuk keperluan perencanaan, pengendalian, maupun evaluasi organisasi.
Sistem ERP terdiri dari beberapa modul yang mana setiap modul menggunakan praktik
bisnis terbaik untuk mengotomatisasi sebuah proses bisnis yang standar. Biasanya ERP terdiri
atas modul sebagai berikut.
a. Keuangan (buku besar dan sistem pelaporan) – buku besar, piutan usaha, utang usaha, aset
tetap, penganggaran, manajemen kas, penyiapan laporan manajemen dan laporan keuangan.
b. Sumber daya manusia dan penggajian – sumber daya manusia, penggajian, manfaat
karyawan, pelatihan, kehadiran, dan pelaporan pemerintah.
c. Siklus pendapatan – input pesanan penjualan, pengiriman, persediaan, penerimaan kas, dan
perhitungan komisi.
d. Siklus pengeluaran – pembelian, penerimaan dan pemeriksaan persediaan, persediaan dan
manajemen pergudangan, serta manajemen kas.
e. Siklus produksi – rekayasa, penjadwalan produksi, kebutuhan bahan baku, barang dalam
proses, manajemen alur kerja, kontrol kualitas, manajemen biaya, proses produksi.
f. Manajemen proyek – perhitungan biaya, pembebanan, beban dan waktu, kinerja unit, dan
aktivitas manajemen.
g. Manajemen hubungan pelanggan – penjualan dan pemasaran, komisi, pelayanan, kontak
pelanggan, dan call center.
h. Perkakas sistem – perkakas untuk menyajikan file data, pengendalian akses, dll.

Keuntungan penggunaan sistem ERP adalah sebagai berikut.

a. Sistem ERP menyediakan gambaran tentang kondisi keuangan dan organisasi secara
terintegrasi dan menyeluruh.
b. Input data hanya dilakukan satu kali sehingga tidak perlu melakukan input berganda untuk
sistem lain.
c. Manajemen memperoleh gambaran yang lebih luas dan kemampuan monitoring yang lebih
besar terhadap setiap area bisnis dalam organisasi.
d. Organisasi secara keseluruhan memperoleh pengendalian akses yang lebih baik.
e. Prosedur dan pelaporan terstandardisasi di antara unit-unit bisnis.
f. Peningkatan pelayanan pelanggan sebagai akibat adanya pemenuhan pesanan pelanggan yang
lebih cepat, ketersediaan persediaan, informasi pengiriman, dan catatan transaksi sebelumnya.
g. Divisi produksi menerima pesanan produksi secara real time dan adanya produksi yang
terotomatisasi akan meningkatkan produktivitas.

Kelemahan penggunaan sistem ERP adalah sebagai berikut.

a. Sistem ERP membutuhkan biaya yang besar untuk diaplikasikan.
b. Sistem ERP membutuhkan waktu yang lama untuk diaplikasikan.
c. Sistem ERP akan berakibat pada adanya perubahan proses bisnis perusahaan.
d. Sistem ERP adalah sistem yang kompleks untuk diaplikasikan.
e. Sistem ERP seringkali menimbulkan resistensi/penolakan dari karyawan.