Entri DFD TINGKAT 1 : Penagihan

Pesanan
Penjualan

Pesanan Penjualan
Pengiriman
Slip Pengepakan
3.1 Penagihan
Bill of Lading
Faktur

Penjualan Faktur

Pelanggan
Sistem Buku
Besar dan Pelanggan Penjualan
Pelaporan

Laporan Bulanan
3.2 Pembaruan
Piutang
Mailroom

Daftar Pengiriman Uang

Penjelasan :

Alur proses penagihan dalam siklus DFD ini yaitu saat ada entri pesanan penjualan dan penjualan
tersebut telah dalam proses pengiriman maka dari pengiriman tersebut akan ada bill of lading, atau surat
perjanjian pengangkutan barang antara pengirim barang dan penerima barang. Ketika telah melakukan
proses pengiriman maka akan terjadi event penagihan faktur. Faktur kemudian akan diberikan kepada
pelanggan. Faktur sendiri berisi informasi untuk memberitahukan kepada pelanggan jumlah penjualan dan
kemana pembayaran akan dikirim. Faktur akan dimasukkan ke penjualan dan juga dikirimkan kepada
pelanggan. Penagihan faktur ini akan berdampak pada akun penjualan pada sistem buku besar dan laporan
keuangan. Kemudian apabila terdapat penundaan pembayaran oleh pelanggan maka akan terjadi event
selanjutnya yaitu pembaruan piutang pada sistem buku besar dan laporan keuangan. Atas pembaruan
piutang ini shipper akan mengirimkan laporan bulanan, yaitu sebuah dokumen yang mencantumkan seluruh
transaksi yang terjadi selama sebulan yang lalu dan informasi atas saldo rekening terkahir pelanggan.
Adapun ancaman yang terkait dengan proses penagihan faktur yaiitu kegagalan untuk menagih pelanggan
yang akan menyebabkan kerugian asset dan data yang salah mengenai penjualan, persediaan, dan piutang
 Ancaman 13 : Dalam penagihan faktur terdapat ancaman kegagalan untuk menagih pelanggan
atas barang-barang yang sudah dikirim menyebabkan kerugian aset dan data yang salah mengenai
penjualan, persediaan,dan piutang.

Ancaman 14 : Dalam penagihan faktur terdapat ancaman kesalahan dalam penagihan. Seperti kesalahan
dalam memberikan harga, kesalahan jumlah barang yang dikirim atau menagih pelanggan untuk barang-
barang yang tidak dikirim.

Ancaman 15 : Dalam pembaruan piutang kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat
mengarah pada kerugian penjualan di masa depan dan dapat mengindikasikan pencurian kas.

Ancaman 16 : Dalam penagihan terdapat ancaman pencurian kas kiriman atas tagihan pelanggan.

Prosedur Kontrol Pada Setiap Ancaman :

Ancaman 13 :  memisahkan fungsi pengiriman dan penagihan dapat mengurangi ancaman.

Ancaman 14 : Kesalahan memberikan harga dapat dihindari dengan memerintahkan komputer menarik
data yang tepat dari file induk persediaan. Sedangkan, kesalahan yang melibatkan jumlah barang yang
dikirim dapat diketahui dengan merekonsiliasi jumlah yang tercantum di slip pengepakan dengan jumlah
dalam pesanan penjualan. Selain dari itu, penggunaan pemindai kode garis dapat mengurangi lebih jauh
kemungkinan kesalahan entri data.

Ancaman 15 : Pemeriksaan untuk memastikan akurasi dalam memperbarui rekening pelanggan seperti
memeriksaan validitas atas pelanggan dan nomor faktur, kemudian verifikasi closed-loop untuk
memastikan bahwa rekening yang benar yang dikredit. Selanjutnya memeriksa field memastikan bahwa
hanya nilai numerik yang dimasukkan untuk jumlah pembayaran. Rekonsiliasi harus dilakukan oleh
seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi aslinya karena lebih mudah untuk melihat
kesalahan orang lain daripada kesalahan anda sendiri dan hal ini memberikan suatu cata untuk
mengidentifikasi ketidakberaturan. Terakhir, mengirim melalui surat laporan rekening bulanan ke setiap
pelanggan memberikan tinjauan independen tambahan atas akurasi proses memasukkan data karena
pelanggan akan mengajukan keluhan jika rekening mereka belum dikredit dengan benar untuk
pembayaran yang telah mereka kirimkan.

Ancaman 16 : Prosedur pengendalian untuk ancaman 16 adalah melakukan pemisahan tugas. Pegawai
yang memiliki akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau
mengotorisasi transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Memisahkan pegawai yang menangani
kas atau cek dengan pegawai yang memasukkan data kiriman ke rekening pelanggan. Memisahkan
`pegawai yang menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit. Dan memisahkan pegawai yang
`membuat nota kredit dengan pegawai yang memelihara rekening pelanggan.