Mengelola Komunikasi dan Memimpin Tim

KELOMPOK 6
KELAS A (AKUNTANSI)

KETUA : ALMIRA ALIFINA ISLAMAY ( 18013010009 )

ANGGOTA : ANISSAK FITRI RAMAHDANI ( 18013010011 )
NATASYA PUTRI APRILLIA ( 18013010014 )
SONIA AGUSTIN ( 18013010015 )
MIKE NUR ACHMAWATI ( 18013010020 )
MIFTAHUL JANNAH ( 18013010034 )

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL

“VETERAN” JAWA TIMUR
2019/2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
karunia-Nya kepada kami sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam
bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan
sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam penulisan
selanjutnya. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu
kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun kami harapkan demi
kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, saya sampaikan terima kasih kepada semua pihak
yang telah berperan dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah
SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.

Surabaya, 1 Desember 2019

Penyusun
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain

dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini
merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil
integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok
ataupun organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah
penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari atasan dan
bawahannya. Menciptakan tim yang efektif adalah hal yang sangat sulit untuk
dilakukan. Ada beberapa komponen penting untuk menciptakan tim yang efektif,
yaitu rancangan pekerjaan, komposisi tim, sumber dan pengaruh kontekstual lain yang
membuat tim menjadi efektif, serta variabel proses yang mencerminkan sesuatu yang
terjadi dalam tim yang mempengaruhi efektivitas. Akhirnya, tim yang efektif
memiliki anggota yang setia pada tujuan bersama, tujuan khusus tim, anggota yang
percaya terhadap kemampuan tim, level konflik yang dapat dikelola, serta tingkat
kemalasan sosial yang minim.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Jelaskan tentang proses komunikasi ?
2. Sebutkan inovasi dalam berkomunikasi ?
3. Jelaskan cara berkomunikasi untuk membujuk dan mempengaruhi orang lain ?
4. Sebutkan jenis – jenis tim ?
5. Apa yang dimaksud dengan tim ?
6. Jelaskan model kepemimpinan tim yang efektif ?
C. TUJUAN
1. Mahasiswa mengetahui tentang proses komunikasi
2. Mahasiswa mengetahui tentang inovasi dalam komunikasi
3. Mahasiswa mengetahui cara komunikasi dalam membujuk dan mempengaruhi
orang lain
4. Mahasiswa mengetahui tentang jenis – jenis tim
5. Mahasiswa mengetahui pengertian dari tim
6. Mahasiswa mengetahui model kepemimpinan tim yang efekti
 BAB II
PEMBAHASAN

BAB 18

MENGELOLA KOMUNIKASI

PROSES KOMUNIKASI

Untuk memahami kompleksitas proses komunikasinsecara lebih baik, dua unsur penting di
setiap situasi komunikasi adalah pengirim dan penerima. Pengirim adalah siapa pun yang
ingin mengemukakan ide atau konsep kepada orang lain, mencari informasi, maupun
mengungkapkan pikiran atau emosi. Penerima adalah orang yang menjadi tujusn informasi.
Pengirim menyandingkan (encodes) ide dengan memilih simbol-simbol yang menyusun
pesan. Pesan (message) adalah rumusan kasat mata dari ide yang dikirimkan kepada
penerima. Pesan dikirimkan melalui saluran (channel) atau pengangkut komunikasi. Saluran
dapat berupa laporan formal, panggilan telepon, pesan surat elektronis, atau rapat tatap muka.
Penerima menafsirkan (decodes) simbol-simbol untuk menerjemahkan makna pesan.
Terakhir, umpan balik (feedback) terjadi ketika penerima merespons komunikasi dari
pengirim dengan memberikan pesan balasan.

BERKOMUNIKASI DENGAN ORANG LAIN

Komunikasi dapat gagal jika penerima dan pengirim tidak menyediakan atau menafsirkan
pesan dengan cara yang sama. Kita semua mengetahui sulitnya berkomunikasi dengan
seseorang yang bahasanya berbeda dengan bahasa kita, dan para manajer dewasa ini sering
mencoba berkomunikasi dengan orang yang bahsanya berebda dengan bahasa yang mereka
gunakan.

SALURAN KOMUNIKASI

Para manajer dapat memilih banyak saluran untuk berkomunikasi dengan banyak manajer
lain atau dengan pegawai. Seorang manajer dapat membahas suatu masalah dengan bertatap
muka, membuat panggilan telepon, menggunakan oleh pesan instan, mengirim e-mail,
menulis memo atau surat, atau membuat entri di blog perusahaan, tergantung jenis pesannya.

HIERARKI KEKAYAAN SALURAN

Kekayaan saluran (channel richness) adalah jumlah informasi yang dapat disiarkan selama
satu periode komunikasi

BERKOMUNIKASI UNTUK MEMBUJUK DAN MEMENGARUHI ORANG LAIN

Komunikasi tidak hanya untuk menyampaikan informasi, tetapi untuk membujuk dan
memengaruhi orang lain. Untuk membujuk dan memengaruhi, manajer harus sering mudah
berkomunikasi dengan orang lain. Namun sebagian orang mempunyai pengalaman
komunikasi interpersonal yang tidak mengenakkan sehingga mereka cenderung menghindari
situasi ketika komunikasi diperlukan.

PERBEDAAN GENDER DALAM KOMUNIKASI

Kelas, ras, kelompok etnis, dan gender semuanya merupakan faktor-faktor yang
memengaruhi cara orang berkomunikasi. Manajer harus bekerja keras untuk menghapus
pandangan kolot tentang gaya komunikasi seseorang, agar pandangan ini tidak menghambat
pemahaman atau banyak memengaruhi keputusan personel, seperti mengangkat atau
mempromosikan pegawai.

KOMUNIKASI NONVERBAL

Bahasa tubuh merupakan salah satu aspek komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal
(nonverbal communication) adalah pesan yang lebih banyak dikirim lewat tindakan dan
perilaku manusia daripada lewat kata-kata. Para manajer diawasi, dan perilaku, penampilan,
tindakan, dan sikap mereka menjadi simbol dari apa yang mereka nilai dan harapkan dari
orang lain.

MENYIMAK

Salah satu sarana terpenting bagi komunikasi adalah menyimak pegawai maupun konsumen.
Kebanyakan manajer kini menyadari pentingnya aliran informasi dari bawah ke atas, bukan
dari atas ke bawah, dan mereka sebaiknya menyimak lebih baik.

KOMUNIKASI ORGANISASI

Aspek lain dari komunikasi manajemen terkait dengan organisasi secara keseluruhan.
Komunikasi di lingkup organisasi biasanya mengalir ke tiga arah; ke bawah, ke atas, dan
horizontal. Para manajer bertanggung jawab menyediakan dan merawat saluran komunikasi
formal di ketiga arah ini. Mereka juga menggunakan saluran informal, yang berarti mereka
keluar dari kantor mereka untuk berbaur dengan pegawai.

SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

Saluran komunikasi formal (formal communication channel) adalah saluran komunikasi yang
berjalan pada rantai komando atau tanggung jawab tugas yang diberikan organisasi. Ketiga
saluran formal dan jenis infromasi sebagai berikut.

1) Komunikasi ke bawah (downward communication), aliran komunikasi formal yang

paling akrab dan jelas, adalah sebutan untuk pesan dan informasi yang dikirimkan dari
manajemen puncak kepada bawahan ke arah bawah.
Para manajer dapat melakukan komunikasi ke bawah dengan lebih baik dengan berfokus
kepada sejumlah wilayah khusus yang memerlukan komunikasi secra rutin.
1) Komunikasi ke atas (upward communication) formal meliputi pesan-pesan yang
mengalir dari tingkat hierarki organisasi yang lebih bawah ke tingkat yang lebih tinggi.
Menyelaraskan aliran komunikasi ke atas dan ke bawah yang sehat memastikan
lengkapnya sirkuit komunikasi antara para pegawai dan manajer.
2) Komunikasi horizontal (horizontal communication) adalah pertukaran pesan secara
lateral atau diagonal anatra sesama pegawai. Komunikasi horizontal di bagi ke dalam tiga
kategori:
a) Pemecahan masalah di dalam departemen. Komunikasi ini dilakukan oleh para
anggota departemen yang sama dan menyangkut penyelesaian tugas.
b) Komunikasi antardepartemen. Komunikasi antardepartemen memfasilitasi
penyelesaian proyek-proyek atau tugas-tugas gabungan.
c) Inisiatif perubahan dan perbaikan. Komunikasi ini bertujuan untuk membagikan
informasi kepada berbagai tim dan departemen yang dapat membantu organisasi
berubah, berkembang, dan mengalami peningkatan.

SALURAN KOMUNIKASI TIM

Jenis komunikasi horizontal adalah komunikasi dalam tim. Di W. L. Gore, perusahaan kimia
terkenal dengan produk Gore-Tex-nya, unit-unit operasi intinya terdiri atas tim-tim kecil
swakelola. Para anggota tim tersebut bekerja sama untuk menyelesaikan tugas, dan struktur
komunikasi tim memengaruhi kinerja tim maupun kepuasan pegawai.
SALURAN KOMUNIKASI PRIBADI

Saluran komunikasi pribadi (personal communication channels) berada di luar saluran

kewenangan formal. Komunikasi informal ini berdampingan dengan saluran-saluran formal,
tetapi dapat melewatkan tingkatan hierarkis dan memotong rantai komando vertikal guna
menghubungkan hampir semua orang di organisasi. Tiga jenis saluran komunikasi pribadi
yang penting adalah jaringan pribadi, selentingan, dan komunikasi tertulis.

1) Jaringan pribadi (personal networking) berarti diperoleh dan dipupuknya hubungan

pribadi yang menembus batas-batas departemen, hierarkis, dan bahkan organisasi.
2) Selentingan (grapevine), yaitu jaringan komunikasi infromal dari orang ke orang yang
tidak dikenai sanksi oleh organisasi. Selentingan menautkan para pegawai ke semua arah,
mulai dari CEO hingga manajemen madya, staf pembantu, dan pegawai lini. Selentingan
selalu ada di organisasi, namun dapat menjadi kekuatan dominan bila saluran-saluran
formal ditutup.
3) Komunikasi tertulis. Keahlian komunikasi tertulis menjadi makin penting di tempat kerja
kolaboratif dewasa ini.

INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

Organisasi dengan tingkat efektivitas komunikasi yang tinggi membangun strategi-strategi

untuk mendorong dialog, mengelola krisis komunikasi, menggunakan umpan balik untuk
membina pegawai, dan menciptakan iklim kepercayaan dan keterbukaan.

DIALOG

Dialog (dialogue) adalah proses komunikasi kelompok yang di dalamnya orang-orang

menciptakan aliran makna yang memungkinkan mereka saling memahami dan berbagi sudut
pandang. Orang-orang dapat bertolak dari sudut yang berseberangan, namun dengan
berbicara secara terbuka, mereka menemukan pijakan yang sama, isu-isu bersama, dan
tujuan-tujuan bersama yang dapat mereka bangun untuk masa depan yang lebih baik. Untuk
membangun dan menjaga hubungan yang kuat, para manajer harus mengembangkan
kemampuan berdialog.

KOMUNIKASI KRISIS

Selama beberapa tahun terakhi++r, banyaknya jumlah dan cakupan krisis menjadikan
komunikasi sebagai tugas lebih menantang bagi para manajer. Krisis itu seperti api, dan
komunikasi adalah cara terbaik untuk memadamkannya. Makin lambat respons, makin cepat
krisis tumbuh, yang disulut oleh mis-informasi, rumor, dan rasa takut.

UMPAN BALIK DAN PEMBELAJARAN

Umpan balik terjadi ketika para manajer menggunakan evaluasi dan komunikasi untuk
membantu para individu dan organsisasi belajar dan berkembang. Umpan balik
memungkinkan para manajer untuk mengetahui jika mereka telah berhasil dalam
berkomunikasi dengan orang lain.
BAB 19

MEMIMPIN TIM

PENGERTIAN TIM

Tim adalah unit dari dua / lebih orang yang berinteraksi dan mengoordinasikan kerja mereka
untuk mencapai tujuan tertentu.

Definisi tim memiliki tiga komponen yaitu :

- Diperlukan dua orang / lebih

- Orang-orang dalam sebuah tim akan melakukan interaksi secara rutin
- Orang-orang dalam tim memiliki tujuan kerja baik itu merancang alat penghitung
yang dapat digenggam, membangun sebuah mesin,/ mengerjakan proyek kelas

DILEMA TIM

ada tiga alasan utama mengapa tim memberikan dilemma pada sebagian besar orang

1. Kita harus mengesampingkan kemandirian kita

2. Kita harus berhadapan dengan pembonceng
3. Tim terkadang menjadi kehilangan fungsi

MODEL TIM YANG EFEKTIF

Keefektifan sebuah tim kerja didasarkan pada tiga hasil yaitu :

- Kepuasaan diri : berhubungan dengan kemampuan tim untuk memenuhi kebutuhan

pribadi dari anggota-anggotanya, dan pada akhirnya dapat menjaga keanggotaan dan
komitmen mereka
- Keluaran produktif : berhubungan dengan kualitas dan kuantitas dari keluaran tugas
seperti yang ditentukan oleh tujuan-tujuan tim
- Kemampuan untuk beradaptasi dan belajar : mengacu pada kemampuan tim
untuk membawa pengetahuan dan keterampilan yang lebih besar ke tugas-tugas yang
dikerjakan tim tsb, serta meningkatkan potensi organisasi untuk merespon ancaman /
peluang baru di lingkungan
KEPEMIMPINAN TIM YANG EFEKTIF

Tiga ciri spesifik yang dapat digunakan pemimpin untuk berkontribusi pada kesuksesan tim
adalah

- Mengerahkan anggota-anggota untuk mencapai suatu tujuan

- Berbagi kekuasaan
- Mengakui ketidaktahuan

JENIS-JENIS TIM

- Tim Formal : Tim yang dibentuk oleh organisasi untuk menjadi bagian dari struktur
formal dalam organisasi tersebut
- Tim Vertikal : Tim formal yang terdiri atas manajer dan bawahannya dalam rantai
perintah formal
- Tim Horizontal : Tim formal yang terdiri atas pegawai-pegawai dari tingkat hierarki
yang sama tetapi dengan area keahlian yang berbeda
- Komite : Tim yang bertahan lama terkadang permanen dalam struktur organisasi yang
dibentuk untuk menghadapi permasalahan yang timbul secara rutin
- Tim bertujuan khusus : Tim yang dibentuk di luar organisasi formal untuk
menjalankan proyek penting dan membutuhkan kreativitas tersendiri
- Tim penyelesaian masalah : Biasanya terdiri atas 15 hingga 12 pegawai per jam-an
yang berasal dari departemen yang sama secara sukarela bertemu untuk melakukan
diskusi mengenai cara-cara meningkatkan kualitas,efisiensi dan lingkungan kerja
- Tim yang diarahkan sendiri : Tim yang terdiri atas 5 hingga 20 orang pekerja yang
memiliki bermacam-macam keterampilan yang menggilirkan tugasnya untuk
memproduksi keseluruhan produk / layanan / setidaknya satu aspek / posisi dari suatu
produk / layanan
- Tim Virtual : Tim yang terdiri atas anggota-anggota yang terpisah secara geografi /
organisasi dan berhubungan melalui tekhnologi informasi dan telekomunikasi yang
maju
- Tim Global : Tim kerja lintas batas yang terdiri atas anggota-anggota dari bangsa
yang berbeda dan memiliki aktivitas yang mencakup banyak Negara

KARAKTERISTIK TIM
 - UKURAN

Sebuah harus berukuran cukup besar untuk menampung beragam keterampilan yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah tugas , memungkinkan anggota-anggotanya
untuk mengungkapkan perasaan yang baik dan buruk, serta menyelesaikan
permasalahan secara agresif. Namun, sebuah tim juga harus harus berukuran cukup
kecil untuk memberikan kesan keintiman pada para anggotanya serta untuk
memberikan kemudahan berkomunikasi.

- KEBERAGAMAN

Sebuah tim membutuhkan beragam keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman,

kemungkinan besar tim yang bersifat heterogen akan lebih efektif daripada tim yang
bersifat homogen.

PERAN ANGGOTA

- Peran spesialis tugas adalah peran dimana seseorang menggunakan waktu dan
energinya untuk membantu tim menyelesaikan suatu tugas

Perilaku yang sering ditujukan adalah :

- Menciptaka ide
- Mencari informasi
- Meringkas
- Menyemangati

Peran sosioemosional adalah peran dimana seseorang memberikan dukungan untuk

kebutuhan emosi setiap anggota tim dan kesatuan sosial

Perilaku yang sering ditujukan adalah :

- Mendorong
- Menyelaraskan
- Mengurangi ketegangan
- Melakukan kompromi
PROSES TIM

Tahap-tahap perkembangan tim :

 Forming adalah tahap perkembangan tim yang dicirikan dengan dilaksanakannya

orientasi dan perkelanaan
 Storming adalah tahap perkembangan tim di mana kepribadian dan peran setiap
individu muncul dan diiiringi dengan terjadinya konflik
 Norming adalah tahap perkembangan tim di mana konflik yang terjadi pada
tahap storming dapat diselesaikan dan keselarasan tim dan kesatuan terjadi
 Performing adalah tahap perkembangan tim di mana para anggota berfokus pada
pemecahan masalah dan pencapaian tugas yang diemban ini
 Adjourning adalah Tahap perkembangan tim di mana para anggota bersiap untuk
pembubaran tim

KEPADUAN TIM adalah Sejauh mana para anggota tertarik pada timnya dan termotivasi
untuk tetap berada dalam tim tersebut.

Faktor-faktor yang menentukan kepaduan tim adalah :

 Interaksi tim
 Konsep tujuan bersama
 Ketertarikan pribadi pada tim
 Adanya kompetisi
 Kesuksesan tim dan evaluasi yang menyenangkan dan dilakukan pihak luar akan
menambah kuatnya kepaduan

- Norma – Norma Tim :

Standar perilaku informal yang dianut oleh semua anggota tim dan dijadikan acuan dalam
berperilaku.

4 Cara Perkembangan Norma Tim :

 - Peristiwa penting dalam riwayat tim
- Keunggulan : Teladan perilaku pertama
- Bawaan dari pengalaman lainnya
- Pernyataan eksplisit dari pemimpin atau anggota

MENGELOLA KONFLIK TIM

KONFLIK

adalah : Interaksi yang bersifat bermusuhan di mana satu pihak berupaya menghalangi niat /
tujuan pihak lain.

MENYEIMBANGKAN KONFLIK DAN KERJA SAMA

Groupthink : kecenderungan orang-orang untuk terlalu berkomitmen pada kepaduan tim

sehingga mereka malas mengungkapkan opini yang berlawanan.

SEBAB-SEBAB KONFLIK

1. Adanya persaingan untuk mendapatkan sumber daya, seperti : uang, informasi dan
pasokan
2. Orang-orang mengejar tujuan yang berbeda
3. Gangguan Komunikasi
4. Persoalan rasa percaya dan merasa tidak disertakan dalam interaksi komunikasi yang
penting

Gaya Penanganan Konflik

a) Gaya bersaing : mencerminkan ketegasan seseorang untuk memenangkan

keinginannya dan dapat juga digunakan ketika tindakan cepat dan tegas menjadi
persoalan penting / tindakan yang tidak biasa
b) Gaya menghindar : tidak mencerminkan ketegasan ataupun kerjasama
c) Gaya berkompromi : mencerminkan jumlah yang cukup dari ketegasan dan
kerjasama
 d) Gaya mengakomodasi : mencerminkan derajat kerjasama yang tinggi, yang akan
sangat cocok ketika orang-orang menyadari bahwa diri mereka salah dan ketika
menjaga keselarasan yang penting
e) Gaya berkolaborasi : mencerminkan tingkat ketegasan dan kerjasama tinggi

NEGOSIASI

Negosiasi adalah Stratesi pengelolaan konflik di mana orang-orang terlibat dalam diskusi
serah terima dan mempertimbangkan berbagai alternative untuk mencapai keputusan bersama
yang dapat diterima oleh kedua belah pihak. Negosiasi terdiri dari :

A. Negosiasi Integratif : Pendekatan kolaboratif dalam melakukan negosiasi yang

didasarkan pada asumsi yang memenangkan kedua belah pihak di mana kedua
belah pihak ingin menciptakan solusi yang kreatif yang dapat menguntungkan
kedua belah pihak
B. Negosiasi Distributif : Pendekatan negosiasi yang kompetitif dan bermusuhan di
mana masing-masing pihak berusaha keras untuk mendapatkan sebanyak mungkin,
semampunya dan biasanya mengorbankan pihak lain

Aturan untuk Mencapai Solusi yang Memenangkan Kedua Pihak

- Memisahkan orang-orang dari permasalahan

- Berfokus pada kepentingan bukan tuntutan
- Menghasilkan banyak alternative untuk keuntungan kedua belah pihak
- Bersikeras bahwa hasil didasarkan pada standart objektif

Tindakan – tindakan yang akan meningkatkan kefektifan tim kerja

- Keluaran Produktif
- Kepuasaan Anggota
- Kapasitas untuk Beradaptasi dan Belajar
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN
Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari dalam
aspek apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan sehari-
hari, dalam kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan agar sebuah
system atau komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan lebih baik.
Fungsi dari tim yaitu dapat merubah sikap, perilaku, dan nilai pribadi serta dapat turut
serta dalam mendisiplinkan anggota tim. Sedangkan manfaat bekerja dalam tim yaitu
untuk pengambilan keputusan, merundingkan, dan bernegosiasi. Tujuan bekerja
dalam tim agar anggota memiliki visi dan misi yang sama dalam menyelesaikan tugas
atau pekerjaan secara efesiensi dan efektif.
B. SARAN
Apabila dalam penulisan makalah ini masih terdapat banyak kekurangan dan
kesalahan mohon dimaafkan, penulis sangat mengharapkan kritik dan sarannya yang
sifatnya membangun dari pembaca demi perbaikan makalah selanjutnya dan penulis
ucapkan terima kasih.