SISTEM INFROMASI AKUNTANSI

Teknik-teknik Dokumentasi Sistem

PENGANTAR
Dokumentasi menjelaskan bagaimana suatu sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan,
mengapa dan bagaimana / 5W H entri data , pemrosesan data, penyimpanan data, keluaran
informasi dan pengendalian sistem. Cara populer untuk mendokumentasikan suatu sistem
termasuk diagram, flowchart, tabel dan penyajian grafis lainnya dari data dan informasi.
Dokumentasi sistem tersebut di lengkapai dengan deskripsi narasi dari sistem, penjelasan
langkah demi langkah dari komponen dan interaksi sistem.
Dokumentasi meliputi :
Narasi (deskripsi tertulis), Model bagan alir, Diagram dan materi-materi tertulis lainnya yang
menjelaskan bagaimana suatu sistem bekerja,
Informasi harus meliputi siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana: Entri data,
Pengolahan, Penyimpanan, Output informasi dan Pengendalian sistem
Dalam bab ini dibahas dua alat dokumentasi sistem yang umum, yaitu diagram arus data (Data
Flow Diagram) dan bagan alir (Flowchart)
Alat-alat dokumentasi akan berguna pada tingkatan berikut :
1. Minimal, anda harus bisa membaca dokumentasi untuk memahami bagaimana sistem bekerja.
2. Untuk mengevaluasi dokumentasi sistem pengendalian internal, guna mengidentifikasi
kekuatan dan kelemahan dan tindakan perbaikan yang di rekomendasikan.
3. Dibutuhkan keahlian lebih untuk menyiapkan dokumentasi pengendalian internal, atau
mendokumentasikan bagaimana suatu sistem yang ada atau yang diusulkan bekerja.

Alat-alat dokumentasi yang umum digunakan :

1. Data flow diagram (Diagram Arus Data), deskripsi secara grafis sumber, arus, proses,
penyimpanan dan tujuan data.
2. Document Flowchart (Bagan alir Dokumen), deskripsi secara grafis dari arus suatu dokumen
dan informasi antar departemen atau area yang bertanggung jawab.
3. System Flowchart (Bagan alir System) deskripsi secara grafis dari hubungan antara input,
proses dan ouput dalam suatu sistem informasi.
4. Program Flwochart (Diagram alur program), deskripsi secara grafis dari urutan logika operasi
computer yang dilaksanakan saat mengeksekusi program.

SAS 94 mengharuskan auditor independen untuk memahami semua prosedur pengendalian

internal. Dokumentasi membantu pemahaman auditor dan dokumentasi pemahaman mereka.
Pemahaman ini dapat diperoleh melalui penggunaan flowchart untuk mendokumentasikan sistem
pengendalian internal , karena suatu grafis memberikan gambaran kekuatan dan kelemahan dari
suatu sistem.
SOX (2002) secara efektif mengharuskan laporan pengendalian internal dalam laporan tahunan
perusahaan public, bahwa :
1. Menyatakan menajemen bertanggung jawab atas Penetapan dan pemeliharaan kecukupan
struktur pengendalian internal dan
2. Menilai keefektifan pengendalian internal perusahaan.
3. Baik manajemen dan eksternal auditor harus mendokumentasikan dan menguji IC Sistem
Ari Hadi Prasetyo
 SISTEM INFROMASI AKUNTANSI

DATA FLOW DIAGRAM

Suatu Bagan Arus Data (Data Flow Diagram) secara grafis menggambarkan aliran data dalam
sebuah organisasim yang digunakan untuk :
Suatu data flow diagram terdiri dari empat elemen dasar, yaitu Sumber dan Tujuan Datam Aliran
Data, Proses Transformasi dan Penyimpanan data.

Gambar 3-1 Simbol Diagram Arus Data

Gambar 3-2 menunjukan bahwa input ke proses C adalah aliran data B, yang berasal mdari
sumber data A, Keluran dari proses C merupakanaliran data D dan E yang dikirimkan ke tujuan
data J, Proses F menggunakan aliran data D dan G sebagai input untuk menghasilan aliran data I
dan G sebagai output. Aliran data G berasal dan kembali ke penyimpanan data H. Arus data I
dikirimkan ke tujuan data K.

Gambar 3-2 Elemen Dasar Bagan Alir

Ari Hadi Prasetyo

 SISTEM INFROMASI AKUNTANSI

Entitas

Merupakan sumber atau masukan data ke dalam sistem atau Merupakan tujuan atau output data
dari sistem, dapat berupa orang/organisasi, tempat, benda.
Sebuah sumber dan tujuan data merupakan entitas yang mengirim atau menerima data yang
sistem gunakan atau hasilkan. Entitas dapat menjadi sumber dan tujuanm diwakili oleh kotak,
seperti yang digambarkan oleh item A (pelanggan), J (bank), dan K (manajer kredit) pada
Gambar 3-3.

Arus Data/Aliran data

Merupakan pergerakan data diantara: Entitas (sumber atau tujuan), proses, menyimpan data,
sumber dan tujuan. Data yang melewati diantara menyimpan data dan sumber atau tujuan harus
melalui proses transformasi data. Arus Data diberi label untuk menunjukkan data apa yang
mengalir. Satu-satunya pengecualian adalah aliran data antara proses dan menyimpan data,
seperti aliran data G pada Gambar 3-3, karena aliran data biasanya jelas. Dalam aliran data G,
data dari file akun piutang diambil, diperbarui, dan disimpan kembali dalam file. Aliran data lain
pada Gambar 3-3 adalah B (pembayaran pelanggan), D (data bukti pembayaran), E (Setoran),
dan I (data piutang).

Gambar 3-3 Diagram Alir Proses Pembayaran Pelanggan.

Ari Hadi Prasetyo

 SISTEM INFROMASI AKUNTANSI

Proses

Menggambarkan transformasi data Gambar 3-3 menunjukkan bahwa proses pembayaran (C)
membagi pembayaran pelanggan ke dalam data bukti pembayaran dan cek, yang disetor ke bank.
Proses pemutakhiran piutang (F) menggunakan bukti pembayran (remittance) (D) dan data
piutang (H) untuk memperbarui catatan piutang dan mengirim data piutang kepada manajer
kredit.
Penyimpanan Data
Merupakan tempat penyimpanan data, DFD tidak menunjukkan media penyimpanan fisik
(Seperti server atau kertas) yang digunakan untuk menyimpan data. Gambar 3-3, menunjukan
menyimpan data (H) yang diwakili oleh garis horizontal, dengan nama file yang ditulis dalam
garis.
Arus data dan penyimpanan data biasanya koleksi elemen data.
CONTOH: Sebuah aliran data informasi berlabel mahasiswa dapat mengandung unsur-unsur
seperti nama siswa, tanggal lahir, nomor ID, alamat, nomor telepon, dan besar.

Pengelompokan DFD:

DFD dibagi lagi secara berturut-turut menjadi tingkat yang lebih rendah untuk memberikan
jumlah detail yang terus meningkat, mengingat beberapa sistem dapat digambarkan sepenuhnya
pada selembar kertas. Selain itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, dan berbagai
tingkat yang lebih baik dapat memenuhi kebutuhan yang berbeda..

Akibatnya, DFD dibagi lagi menjadi tingkat rendah berturut-turut untuk memberikan
peningkatan jumlah detail.
Level tertinggi dari DFD disebut diagram konteks, karena diagram ini memberikan bagi
pembacanya pandangan ringkasan tingkat sistem.

Ari Hadi Prasetyo

 SISTEM INFROMASI AKUNTANSI

Diagram ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas eksternal yang merupakan,
sumber dan tujuan dari input dan output sistem.
Sebagai contoh :
Ashton Drew Gambar 3-5 mendokumentasikan prosedur proses penggajian di S & S. Sistem
pemroses penggajian menerima data kartu jam kerja dari berbagai departemen dan data
karyawan dari Departemen sumber daya manusia. sistem memroses data-data ini dan
menghasilkan (1) laporan pajak & pembayaran pajak pada lembaga pemerintah, (2) Cek gaji
karyawan, (3) cek penggajian disetor ke rekening gaji di bank, dan (4) informasi penggajian
untuk manajemen.

Tabel 3-5, Context Diagram Pemrosesan Penggajian

Asthon menggunakan pemaparan prosedur pemrosesan penggajian dari S & S dalam tabel 3-1
untuk menguraikan context diagram kedalam tingkat yang lebih rendah secara berturut-turut,
Bacalah deskripsi beriku dan tetapkan hal-hal sebagai berikut :
• Berapa banyak aktivitas pemrosesan data utama yang terlibat ?
• Apakah input dan output data dari masing-masing aktivitas (abaikan semua referensi untuk
orang, departemen dan tujuan dokumen)?

Ari Hadi Prasetyo

 SISTEM INFROMASI AKUNTANSI

Narasi pada tabel 3-1 memaparkan lima aktivitas pemrosesan data :

1. Memperbarui master file pegawai/gaji (paragraf pertama).

Ari Hadi Prasetyo

 SISTEM INFROMASI AKUNTANSI

2. Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, dan keenam). Kemudian dalam
bab ini, Anda akan melihat pemecahan kegiatan ini menjadi bagian-bagian yang lebih kecil
pada diagram arus data tingkat yang lebih rendah.
3. Menghasilkan laporan manajemen (paragraf ketiga).
4. Membayar pajak (alinea keempat).
5. Posting entri ke buku besar (paragraf terakhir).

Paragraf pertama dari narasi proses penggajian berbunyi sebagai berikut:

Saa karyawan dipekerjakan, mereka mengisi formulir karyawan baru. Saat terjadi perubahan
status penggajian karyawan, seperti kenaikan gaji atau perubahan jumlah potongan, Departemen
sumber daya manusia melengkapi formulir perubahan karyawan. Satu salinan formulir ini
dikirim ke penggajian. Formulir-formulir ini digunakan untuk membuat atau memperbarui
catatan dalam berkas karyawan / penggajian dan kemudian disimpan dalam file. Catatan
karyawan disimpan berdasarkan abjad.

Beberapa karyawan S & S dibayar gaji, tetapi kebanyakan pekerja per jam-jaman yang mencatat
waktu mereka pada kartu jam kerja. Pada setiap akhir periode pembayaran, manajer departemen
mengirim kartu jam kerja kepada departemen penggajian. Petugas penggajian menggunakan data
kartu jam kerja, data dari file karyawan (seperti upah dan gaji tahunan), dan tabel pajak yang
sesuai untuk menyiapkan dua bagian cek untuk setiap karyawan. Petugas juga menyiapkan dua
bagian daftar penggajian yang menunjukkan gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk setiap
karyawan. Petugas meng-update file karyawan untuk mencerminkan pendapatan masing-masing
karyawan saat ini. Salinan asli dari gaji karyawan diteruskan ke Susan. Daftar Gaji diteruskan ke
petugas hutang usaha. Kartu jam kerja dan duplikat salinan dari daftar gaji dan cek gaji
disimpan berdasarkan tanggal di file penggajian.

Setiap periode membayar, petugas penggajian menggunakan data dalam file karyawan /
penggajian untuk mempersiapkan laporan ringkasan penggajian untuk Susan sehingga ia dapat
mengontrol dan memantau biaya tenaga kerja. Laporan ini diteruskan ke Susan, dengan salinan
asli dari Cek gaji karyawan.

Setiap bulan, petugas penggajian menggunakan data dalam file karyawan / penggajian untuk
mempersiapkan dua bagian laporan pajak. aslinya diteruskan ke petugas hutang usaha, dan
duplikat ditambahkan ke recor pajak dalam file penggajian. Petugas hutang menggunakan
laporan pajak untuk menyiapkan dua bagian cek untuk pajak dan dua bagian voucher
pengeluaran kas. Laporan pajak, dan salinan yang asli dari setiap dokumen akan diteruskan ke
Susan. Duplikat disimpan berdasarkan tanggal dalam file hutang usaha.

Susan mengulas setiap paket informasi yang diterimanya, menyetujuinya, dan menandatangani
cek. Dia meneruskan voucher pengeluaran kas kepada Ashton, laporan pajak dan pembayaran
kepada lembaga pemerintah yang sesuai, cek penggajian ke bank, dan cek karyawan pada
karyawan. Dia memfile laporan penggajian secara kronologis.

Ari Hadi Prasetyo

 SISTEM INFROMASI AKUNTANSI

Ashton menggunakan pajak gaji dan voucher pengeluaran kas cek penggajian untuk
memperbarui buku besar. Dia kemudian membatalkan voucher jurnal menandainya "diposting"
dan memfile voucher secara numerik.

Ashton meledakan diagram konteks dan menciptakan Level 0 DFD (disebut Level 0 karena ada
nol poin-1.0 yang berarti desimal, 2.0, dll) ditampilkan pada Gambar 3-6. Perhatikan bahwa
beberapa input data dan output telah dikeluarkan dari DFD ini. Misalnya, dalam proses 2.0, arus
data masuk dan arus keluar yang tidak terkait dengan entitas eksternal atau untuk proses lain
tidak digambarkan (tabel pajak dan gaji register).

Gambar 3-6 Diagram Arus Data level 0 dari pemrosesan penggajian S&S

Ashton meledakan proses 2,0 (Membayar karyawan) untuk menciptakan DFD Level 1 (yang
memiliki satu tempat decimal berarti 2.1, 2.2, dll). Gambar 3-7 memberikan detail lebih lanjut
tentang proses data yang dilibatkan dalam membayar karyawan.

Ari Hadi Prasetyo

 SISTEM INFROMASI AKUNTANSI

Gambar 3-7 Diagram Arus Data level 1 untuk proses 2.0 mdalam pemrosesan penggajian S&S
PETUNJUK DALAM MENGGAMBAR DATA FLOW DIAGRAM

1. Fahami Sistem. dengan mengamati arus data organisasi, amati dan wawancarai orang-orang
pengguna dan pemrosesan data atau melengkapi kuesioner; membaca deskripsi narasi
sistem; atau dengan penelusuran melalui transaksi sistem.

2. Abaikan asfek tertentu dari sistem, Sebuah DFD merupakan diagram asal-usul, aliran,
transformasi, penyimpanan, dan tujuan dari data. Hanya jalur kesalahan yang sangat penting.
3. Tentukan batasan sistem, tentukan apa yang harus dimasukan dan apa yang tidak
masukan semua elemen data yang relevan.
4. Kembangkan Diagram konteks menggambarkan batasan sistem. Lingakaran ditengah
diagram dengan nama sistem. entitas diluar sistem berinteraksi secara langsung berada di
kotak di kedua sisi, dihubungkan oleh aliran data, yang menganggambarkan data yang
melewati antara mereka.
5. Identifikasi semua arus data, identifikasi semua arus data yang masuk dan keluar dari
sistem, termasuk berasal dari mana data dan tujjuan akhirnya.
6. Kelompokan Aliran Data, data yang mengalir dapat berisi satu atau lebih data, Elemen
data yang selalu mengalir bersama-sama harus dikelompokkan bersama-sama. Mereka yang
tidak mengalir bersama-sama harus ditampilkan pada baris yang berbeda.
7. Indentifikasi proses transformass, tempatkan lingkaran, saat pekerjaan mengharuskan
mengubah satu data ke data yang lain. Semua proses transformasi harus memiliki satu atau
lebih arus data yang masuk dan keluar.
8. Kelompokan proses transformasi, Proses tranformasi yanrkait g tberlabel 5.0 akan
meledak pada tingkat berikutnya dalam proses bernomor 5.1, 5.2, dll Sebuah proses berlabel
5.2 akan meledak menjadi 5,21, 5,22, dll
9. Identifikasi Semua penyimpanan data nama Proses harus mencakup kata kerja, seperti
update, mempersiapkan, dll
10. Identifikasi semua sumber dan tujuan dan label semua toko data, baik sementara atau
permanen.

Ari Hadi Prasetyo

 SISTEM INFROMASI AKUNTANSI

11. Identifikasi dan label semua sumber dan tujuan. Entitas dapat menjadi sumber dan tujuan.
Anda mungkin ingin untuk memasukkan barang-barang seperti dua kali pada diagram, jika
diperlukan, untuk menghindari garis berlebihan atau persimpangan.
12. Sebisa mungkin, mengatur aliran dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
13. Anda tidak mungkin untuk mendapatkannya indah pertama kalinya, jadi rencana untuk pergi
melalui beberapa iterasi dari perbaikan.
14. Pada salinan akhir, garis tidak harus menyeberang. Pada setiap halaman,
Termasuk.

Ari Hadi Prasetyo

 SISTEM INFROMASI AKUNTANSI

Nama DFD
Tanggal disiapkan
Nama preparer ini

Ari Hadi Prasetyo