Teknik Pendokumentasian

Sistem

Susan Naiggolan,SE,MSi
Pendokumentasian
 Menjelaskan bagaimana cara kerja sebuah
system, termasuk siapa, apa, dimana,kapan,
mengapa, dan bagaimana data di-entry,
diproses, dan disimpan berserta output
berupa informasi dan pengendalian
sistemnya.
Teknik Pendokumentasian sistem
 flowchart (diagram alur)
 logical data flow (DFD)
 diagram Aktivitas.
FLOWCHART
 Flow chart merupakan diagram simbolik
yang menggambarkan aliran data.
 Digambarkan dengan menggunakan symbol
yang dihubungkan dengan garis berpanah.
 Flochart merekam bagaimana proses bisnis
dilakukan dan bagimana dokumen mengalir
dalam organisasi.
Simbol dalam flowchart terbagi dalam 4
katergori:

 Input/Output
 Pemrosesan
 Penyimpanan
 Aliran dan Lainnya
Jenis flowchart
 Flowchart dokumen (paperwork flowchart).
Flowchart dokumen berfungsi untuk
menelusuri alur form dari satu bagian ke
bagian yang lain, termasuk bagaimana laporan
diproses, dicatat, dan disimpan.
 Flowchart system adalah flowchart yang
menampilkan tahapan atau proses kerja yang
sedang berlangsung di dalam sistem secara
menyeluruh. Selain itu flowchart sistem juga
menguraikan urutan dari setiap prosedur yang
ada di dalam sistem
Jenis flowchart
 Flowchart Program Flowchart ini
menggambarkan secara rinci prosedur dari
proses program. Flowchart program terdiri
dari dua macam, antara lain: flowchart
logika program (program logic flowchart)
dan flowchart program komputer terinci
(detailed computer program flowchart).
Data flow diagram
 Data flow diagram merupakan aliran data yang
memisahkan proses logis dalam analisis sistem
dari proses fisik perancangan sistem.
 DFD adalah suatu diagram yang
menggambarkan aliran data dari sebuah proses
yang sering disebut dengan sistem informasi.
Di dalam data flow diagram juga menyediakan
informasi mengenai input dan output dari tiap
entitas dan proses itu sendiri.
 Data flow diagram terdiri dari tiga jenis yakni,
context diagram, zero diagram, dan level
diagram.
Simbol DFD
DFD Penggajian
Diagram Aktivitas
 Adalah aktivitas menggambarkan aliran
kejadian dari suatu proses tunggal.
 Kejadian –kejadian terbagi dalam kolom yang
menunjukkan pihak/bagian/ departemen yang
bertanggungjawab atas kejadian tersebut.
 Pihak luar seperti palanggan, atau pemasok.
 Membuat diagram akvitas, kita dapat
menggunakan program Microsoft Visio atau
menggunakan Drawing Toolbars (MSWord
atau Ms.Excel)
Simbol Diagram Aktivitas
Penjelasan Diagram :

 Setelah bagian Gudang memberikan daftar informasi barang

yang akan dipesan ke bagian ke bagian Pembelian.
 Kemudian bagian Pembelian akan membuat SPP (Surat
Permintaan Pembelian) yang akan dikirimkan ke bagian Suplier.
 Bagian Suplier selanjutnya mengirimkan barang beserta faktur
ke bagian Gudang. Dan bagian Gudang akan membuat SPBJ
(Surat Penyedia Barang/Jasa) yang ditandatangani oleh bagian
Pembelian dan diserahkan ke Suplier.
 Terakhir akan dilakukan transaksi pembayaran antara bagian
Pembelian dan Suplier dilengkapi dengan kwitansi.