Mei Astrid 041911535004

Resume SIA TM 2
“Transaction processing”

GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI

SIKLUS TRANSAKSI
Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan, yaitu
siklus pengeluaran, siklus konversi dan siklus pendapatan. Siklus-siklus ini ada dalam semua jenis
bisnis-baik yang mencari laba maupun nirlaba.
Siklus Pengeluaran: Aktivitas bisnis dimulai dengan pemerolehan bakan baku,properti dan tenaga
kerja melalui pertukaran dengan kas-siklus pengeluaran. Kebanyakan transaksi pengeluarkan
didasarkan pada hubungan kredit diantara mitra dagang. Pengeluaran kas aktual didasarkan pada
saat yang sama dengan penerimaan barang/jasa. Berhari-hari bahkan berminggu-minggu dapat
berlalu diantara kedua peristiwa ini. Jadi dari perspektif sistem, transaksi ini memiliki dua bagian:
komponen fisik (akuisisi barang) dan komponen keuangan (pengeluaran kas ke pemasok).
Siklus Konversi: Sistem konversi terdiri atas dua subsistem utama, yaitu sistem produksi dan sistem
akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaa, penjadwalan dan pengendalian produk
fisik melalui proses produksi. Sistem akuntansi biaya memantau arus informasi biaya yang
berkaitan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan oleh sistem ini digunakan untuk
pengendalian persediaan, penganggaran, pengendalian biaya, pelaporan kinerja dan keputusan
manajemen.
Siklus Pendapatan: Perusahaan menjual barang jadi ke pelanggan melalui siklus pendapatan, yang
melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas setelah penjualan
kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki komponen fisik dan keuangan, yang diproses
terpisah.

PENCATATAN AKUNTANSI

Sistem Manual

a) Dokumen
b) Journals

c) Ledgers
d) Jejak Audit
Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejak audit (audit trail) untuk menelusuri
transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Diantara berbagai tujuan dari jejak audit, yang
paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan
akun –akun dan transaksi tertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapan.

Digital
Sistem akuntansi modern menyimpan data dalam empat jenis file komputer digital:
a) File Induk, SEBUAH file yang berisi data akun. Nah, buku besar dan buku besar pembantu
adalah contoh file induk. Nilai data dalam file master diperbarui (diubah) oleh transaksi.
b) File Transaksi, adalah file sementara dari catatan transaksi yang digunakan untuk memperbarui
data dalam file induk. Pesanan penjualan, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah
contoh file transaksi.
c) File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
Misalnya, program penggajian dapat merujuk ke tabel pajak untuk menghitung jumlah
pemotongan pajak yang tepat untuk transaksi penggajian. File referensi lainnya termasuk daftar
harga yang digunakan untuk menyiapkan faktur pelanggan, daftar pemasok resmi, daftar nama
karyawan, file riwayat kredit pelanggan untuk menyetujui penjualan kredit, dan biaya pengiriman
yang digunakan untuk menghitung biaya pengiriman ke pelanggan.
d) File Arsip, Sebuah berkas arsip berisi catatan transaksi masa lalu yang disimpan untuk referensi di
masa mendatang dan merupakan bagian penting dari jejak audit. File arsip termasuk jurnal,
informasi penggajian periode sebelumnya, daftar mantan karyawan, catatan akun yang dihapus,
dan buku besar periode sebelumnya.
Untuk jejak audit di antara arsip digital kurang dapat diamati dibandingkan di antara dokumen hard-copy,
tetapi masih ada. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2-11 untuk mengilustrasikan bagaimana file
digital menyediakan jejak audit. Mulai dengan penangkapan peristiwa ekonomi. Dalam contoh ini,
penjualan dicatat secara manual pada dokumen sumber. Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah
mengkonversi dokumen sumber ke bentuk digital. Ini dilakukan pada tahap entri data. Bergantung pada
sifat dan volume transaksi yang sedang diproses, sistem mungkin tidak menggunakan dokumen sumber
hard-copy. Sebaliknya, transaksi akan ditangkap langsung di media digital. Langkah selanjutnya adalah
memperbarui berbagai file induk dan akun kontrol GL (general leader/jurnal umum) yang terpengaruh oleh
transaksi tersebut. Selama prosedur pembaruan, pengeditan transaksi dilakukan untuk mendeteksi
kesalahan. Beberapa transaksi mungkin salah atau tidak valid karena alasan seperti nomor rekening yang
salah, jumlah yang tidak mencukupi, atau kesalahan administrasi yang dimulai selama entri data. Untuk
catatan yang ditolak karena kesalahan yang terdeteksi ditransfer ke file kesalahan, yang kemudian ditinjau
secara offline, dikoreksi, dan dikirim ulang untuk diproses. Bagi catatan yang berhasil melewati pengeditan
digunakan untuk memperbarui file master. Hanya transaksi yang valid ini yang ditambahkan ke file arsip,
yang berfungsi sebagai jurnal penjualan. Dengan menyalin transaksi yang valid ke jurnal, file transaksi asli
tidak diperlukan untuk tujuan audit trail.
Seperti jejak audit kertas, jejak audit digital ini memungkinkan penelusuran transaksi. Sekali lagi, auditor
yang mencoba mengevaluasi keakuratan angka AR yang dipublikasikan di neraca dapat melakukannya
melalui langkah-langkah berikut, yang diidentifikasi pada Gambar 2-11 dengan panah putus-putus.
1) Bandingkan saldo AR di neraca dengan file induk saldo akun kontrol AR.
2) Rekonsiliasi angka kontrol AR dengan total akun AR.
3) Pilih sampel entri terbaru yang dibuat ke akun di buku besar pembantu AR dan lacak ini ke
transaksi di jurnal penjualan (file arsip).
4) Dari entri jurnal ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang dapat diambil dari file mereka dan
diverifikasi. Jika perlu, auditor dapat mengkonfirmasi keakuratan dan kepatutan dokumen sumber
ini dengan menghubungi pelanggan yang bersangkutan.
STRUKTUR FILE
Struktur file secara luas menjadi dua kelas: (1) model file datar dan (2) model database.
Model file datar
Melayani lingkungan di mana pengguna akhir memiliki file data mereka daripada membaginya dengan
pengguna lain. Dengan demikian, aplikasi yang berdiri sendiri daripada sistem terintegrasi melakukan
pemrosesan data. Akibatnya, ketika beberapa pengguna membutuhkan data yang sama atau serupa untuk
tujuan yang berbeda, mereka perlu mendapatkan kumpulan data terpisah yang terstruktur untuk kebutuhan
spesifik mereka, yang mengarah pada redundansi data yang signifikan. Gambar 2-12 mengilustrasikan
bagaimana data penjualan pelanggan disajikan kepada tiga pengguna berbeda dalam organisasi pengecer
barang tahan lama. Fungsi akuntansi membutuhkan data penjualan pelanggan yang disusun berdasarkan
nomor rekening dan terstruktur untuk menunjukkan saldo terutang. Ini digunakan untuk penagihan
pelanggan, pemeliharaan AR, dan persiapan laporan keuangan. Pemasaran membutuhkan data riwayat
penjualan pelanggan yang diatur oleh kunci demografis. Pemasaran menggunakan ini untuk menargetkan
promosi produk baru dan untuk menjual peningkatan produk. Grup layanan produk membutuhkan data
penjualan pelanggan yang diatur berdasarkan produk dan terstruktur untuk menunjukkan tanggal layanan
terjadwal. Informasi tersebut digunakan untuk membuat kontak purna jual dengan pelanggan untuk
menjadwalkan pemeliharaan preventif dan untuk meminta penjualan perjanjian layanan.

Model Databese
Organisasi telah mengatasi beberapa masalah yang terkait dengan file datar dengan menerapkan: model
basis data hingga manajemen data. Gambar 2-13 mengilustrasikan bagaimana pendekatan ini memusatkan
data organisasi ke dalam database umum yang digunakan bersama oleh pengguna lain. Dengan data
organisasi di lokasi terpusat, semua pengguna memiliki akses ke data yang mereka butuhkan untuk
mencapai tujuan masing-masing. Poin penting yang perlu diperhatikan di sini adalah bahwa data disimpan
dalam format yang paling terperinci daripada dibentuk dan dikonfigurasi untuk kebutuhan pengguna
tunggal mana pun. Akses ke sumber data dikendalikan oleh asistem manajemen basis data (DBMS).
DBMS adalah sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mengakses data resmi saja.
Program aplikasi pengguna mengirimkan permintaan data ke DBMS, yang memvalidasi dan mengotorisasi
akses ke database sesuai dengan hak akses pengguna. Jika pengguna meminta data yang tidak diizinkan
untuk diakses, permintaan tersebut ditolak. Jelasnya, prosedur organisasi untuk menetapkan otoritas
pengguna merupakan masalah pengendalian yang penting untuk dipertimbangkan oleh auditor.
DOCUMENTATION TECHNIQUES

Document Techniques

Record Layout
Data Flow Diagrams
Diagrams

System Flowchart
Entity Relationship Program
Diagrams Flowchart

Flowcharting Manual Flowcharting Computer

Activities Processes

Data Flow Diagrams/DFD

Teknik dokumentasi data dalam bentuk diagram alur untuk mempermudah pemahaman pihak tertentu dari
adanya aktivitas -> Sistem.
Entity Relationship Diagram/ERD
Teknik dokumentasi untuk mempresentasikan hubungan antar entitas bisnis > Memodelkan data organisasi
yang digunakan dalam sistem -> Kardinalitas: Pemetaan numerik antara entitas.
Entitas dapat berupa sumber daya fisik (mobil, uang tunai, atau inventaris), suatu peristiwa (pesanan
pelanggan, membeli inventaris, atau menerima pembayaran), atau agen (penjual,pelanggan, atau vendor).

DFD dan diagram ERD mendokumentasikan berbagai aspek sistem, tetapi keduanya saling terkait. model
DFD > proses sistem sementara diagram ER memodelkan data yang digunakan dalam sistem. Setiap
penyimpanan data dalam DFD adalah direpresentasikan sebagai entitas dalam diagram ER yang sesuai.

System Flowchart
Teknik dokumentasi terkait bagaimana membuat sistem alur bagan dari adanya aktivitas.
Representasi grafis dari hubungan fisik di antara elemen-elemen kunci dari suatu sistem. Elemen-elemen
ini mungkin termasuk departemen organisasi, aktivitas manual, program komputer, catatan akuntansi hard-
copy (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), dan catatan digital (file referensi, file transaksi, file arsip, dan
file master). Bagan alur sistem juga menggambarkan media komputer fisik yang digunakan dalam sistem,
seperti pita magnetik, disk magnetik, dan terminal.

-> Flowcharting Manual Activities: membuat Flowchart degan aktivitas manual.

Contoh: Auditor akan mulai dengan mewawancarai individu yang terlibat dalam proses pesanan
penjualan untuk menentukan apa yang mereka lakukan.

(1) Petugas di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan dalam bentuk cetak melalui surat dan
secara manual menyiapkan empat salinan pesanan penjualan. (2) Petugas mengirimkan Salinan 1 dari
pesanan penjualan ke departemen kredit untuk persetujuan, tiga salinan dan pesanan pelanggan asli lainnya
diajukan sementara, menunggu persetujuan kredit. (3) Petugas departemen kredit memvalidasi pesanan
pelanggan terhadap catatan kredit hard copy disimpan di bagian kredit., petugas menandatangani Salinan 1
untuk menandakan persetujuan dan mengembalikannya ke pegawai sales. (5) Ketika petugas penjualan
menerima persetujuan kredit, dia mengarsipkan Salinan 1 dan pesanan pelanggan di Departemen, petugas
mengirimkan Salinan 2 ke gudang dan Salinan 3 dan 4 ke pengiriman departemen. (6) Petugas gudang
mengambil produk dari rak, mencatat transfer dalam bentuk hard copy catatan stok, dan mengirimkan
produk dan Salinan 2 ke departemen pengiriman. Bagian pengiriman menerima Copy 2 dan barang dari
gudang, melampirkan Copy 2 sebagai slip pengepakan, dan mengirimkan barang ke pelanggan. Akhirnya,
petugas menyimpan Salinan 3 dan 4 di departemen pengiriman.
-> Flowcharting Computer Processes: Membuat Flowchart degan aktivitas dari adanya komputer.

Contoh: (1) Petugas di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan melalui surat dan memasukkan
informasinya ke terminal komputer yang terhubung ke program komputer terpusat di komputer bagian
operasi. Pesanan pelanggan asli diajukan di departemen penjualan. Fakta 2, 3, dan 4 berhubungan dengan
aktivitas yang terjadi di departemen operasi komputer. (2) Program komputer mengedit transaksi untuk
kesalahan entri data, memeriksa kredit pelanggan dengan: referensi file sejarah kredit, dan menghasilkan
file transaksi pesanan penjualan. (3) File transaksi pesanan penjualan kemudian diproses oleh program
pembaruan yang memposting transaksi ke catatan terkait dalam file AR dan inventaris. (4) Terakhir,
program pembaruan menghasilkan tiga salinan pesanan penjualan. Salinan 1 dikirim ke gudang, dan
Salinan 2 dan 3 dikirim ke departemen pengiriman. (5) Saat menerima Salinan 1, petugas gudang
mengambil produk dari rak. Menggunakan Salin 1 dan komputer pribadi gudang (PC), petugas mencatat
transfer persediaan dalam catatan stok digital yang disimpan di PC. Selanjutnya, petugas mengirimkan
inventaris fisik dan Salin 1 ke bagian pengiriman. (6) Bagian pengiriman menerima Copy 1 dan barang
dari gudang. Petugas mendamaikan barang dengan Salinan 1, 2, dan 3 dan melampirkan Salinan 1 sebagai
slip pengepakan. Selanjutnya, petugas mengirimkan barang (dengan Salinan 1) ke pelanggan. Akhirnya,
petugas mencatat pengiriman dalam hard-copy log pengiriman dan file Salinan 2 dan 3 di departemen
pengiriman.

Program Flowchart
Sebagai pendukung gambaran logikanya > System Flowchart
Record Layout Diagrams
Diagram tata letak rekaman digunakan untuk mengungkapkan struktur internal rekaman digital dalam file
datar atau tabel basis data. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama, tipe data, dan panjang setiap
atribut (atau bidang) dalam catatan. Informasi struktur data terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti
mengidentifikasi jenis kegagalan sistem tertentu, menganalisis laporan kesalahan, dan merancang
pengujian komputasilogika untuk tujua audit.

Model Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Models)

Bagian dalam bab ini membahas model pemrosesan transaksi alternatif, yang terbagi menjadi dua jenis: (1)
batch transaction dan (2) Real-time transaction. Batch transaction melibatkan pengumpulan transaksi ke
dalam kelompok atau batch dan kemudian memproses seluruh batch sebagai satu peristiwa. Real-time
transaction system memproses transaksi individu secara terus-menerus saat terjadi.

PERBEDAAN ANTARA SISTEM BATCH DAN REAL-TIME (DIFFERENCES BETWEEN

BATCH AND REAL-TIME SYSTEMS)

BATCH REAL-TIME
Information time Ada jeda antara waktu ketika Tidak ada jeda waktu. Pemrosesan
frame peristiwa ekonomi itu terjadi dan terjadi ketika
kapan peristiwa itu direkam. peristiwa ekonomi terjadi.
Resources (Sumber Umumnya, lebih sedikit sumber Lebih banyak sumber daya diperlukan
daya) daya (misalnya, perangkat keras, daripada untuk batch processing.
pemrograman, dan pelatihan)
diperlukan.
Operational Catatan tertentu diproses setelah Keterlambatan operasional tidak menjadi
Efficiency peristiwa terjadi, untuk masalah. Semua catatan
menghindari penundaan berkaitan dengan peristiwa/transaksi
operasional. tersebut segera diproses.

Information Time Frame

Karena sistem batch mengumpulkan transaksi ke dalam kelompok untuk diproses, jeda waktu akan selalu
ada antara titik di mana peristiwa ekonomi terjadi dan titik di mana diproses oleh sistem dan tercermin
dalam rekening perusahaan. Panjang jeda (menit atau minggu) tergantung pada frekuensi pemrosesan
batch. Misalnya, pemrosesan penggajian biasanya merupakan sistem batch dengan waktu jeda yang lama.
Peristiwa ekonomi — penerapan tenaga kerja — terjadi terus menerus sepanjang periode pembayaran.
Pada akhir periode (seminggu atau sebulan), gaji untuk semua karyawan disiapkan bersama sebagai batch.
Di sisi lain, sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa itu terjadi; oleh
karena itu, tidak ada jeda waktu antara kejadian dan pemrosesan. Contoh pemrosesan waktu nyata adalah
sistem reservasi maskapai penerbangan, yang memproses transaksi satu pelancong pada satu waktu
sementara dia menunggu.
Sumber daya (Resources)
Umumnya, sistem batch menuntut lebih sedikit sumber daya organisasi (seperti biaya pemrograman, waktu
komputer, dan pelatihan pengguna) daripada sistem waktu nyata. Misalnya, karena logika pemrograman
sistem batch umumnya lebih sederhana daripada sistem real-time yang setara, mereka cenderung memiliki
periode pengembangan yang lebih pendek dan lebih mudah untuk dipelihara oleh pemrogram. Di sisi lain,
sebagian besar dari total biaya pemrograman untuk sistem real time dikeluarkan dalam merancang
antarmuka pengguna. Sistem waktu nyata harus ramah pengguna, pemaaf, dan mudah digunakan. Menu
pop-up, tutorial online, dan fitur bantuan khusus memerlukan pemrograman tambahan dan menambah
biaya sistem.
Selain itu, sistem waktu nyata memerlukan kapasitas pemrosesan khusus karena mereka harus menangani
transaksi saat terjadi. Beberapa sistem real-time harus tersedia 24 jam sehari apakah sedang digunakan atau
tidak. Kapasitas komputer yang didedikasikan untuk sistem tersebut tidak dapat digunakan untuk tujuan
lain. Dengan demikian, menerapkan sistem waktu nyata mungkin memerlukan pembelian komputer khusus
atau investasi dalam kapasitas komputer tambahan. Sebaliknya, sistem batch menggunakan kapasitas
komputer hanya ketika program sedang dijalankan. Ketika pekerjaan batch menyelesaikan pemrosesan,
kapasitas yang dibebaskan dapat dialokasikan kembali ke aplikasi lain.

Efisiensi operasional (Operational efficiency)

Pemrosesan transaksi dalam jumlah besar secara real-time dapat menciptakan inefisiensi operasional. Satu
transaksi dapat mempengaruhi beberapa akun yang berbeda. Beberapa akun ini, bagaimanapun, mungkin
tidak perlu diperbarui secara real time, dan tugas melakukannya membutuhkan waktu yang, ketika
dikalikan dengan ribuan transaksi, dapat menyebabkan penundaan pemrosesan yang signifikan.
Pemrosesan batch akun nonkritis, bagaimanapun, meningkatkan efisiensi operasional dengan
menghilangkan aktivitas yang tidak perlu pada titik kritis dalam proses.

MEMPERBARUI FILE UTAMA DARI TRANSAKSI (UPDATING MASTER FILES FROM

TRANSACTIONS)
Gambar 2-30 menyajikan struktur catatan untuk file transaksi pesanan penjualan dan dua file induk terkait,
buku besar pembantu AR dan buku besar pembantu persediaan. Kunci utama (PK)—pengidentifikasi unik
— untuk file inventaris adalah NOMOR PERSEDIAAN. Kunci utama untuk AR adalah NOMOR
REKENING. Perhatikan bahwa struktur catatan untuk file pesanan penjualan berisi kunci utama (NOMOR
PESANAN PENJUALAN) dan dua bidang kunci sekunder (SK), NOMOR REKENING dan NOMOR
PERSEDIAAN. Kunci sekunder ini digunakan untuk menemukan catatan yang sesuai dalam file master.
Untuk menyederhanakan contoh, kami berasumsi bahwa setiap penjualan hanya untuk satu item
persediaan. Prosedur pembaruan dalam contoh ini melibatkan langkah-langkah berikut:
• Program pembaruan komputer membaca catatan pesanan penjualan.
• NOMOR ACCOUNT digunakan untuk mencari file master AR dan mengambil catatan AR yang
sesuai.
• Program pembaruan menghitung saldo pelanggan baru dengan menambahkan nilai yang disimpan
dalam bidang JUMLAH INVOICE dari catatan pesanan penjualan ke nilai bidang SALDO
LANCAR dalam catatan master AR.
• Selanjutnya, NOMOR PERSEDIAAN digunakan untuk mencari catatan yang sesuai dalam file
induk persediaan.
• Program pembaruan mengurangi tingkat persediaan dengan mengurangi nilai QUANTITY SOLD
dalam catatan transaksi dari nilai bidang QUANTITY ON HAND dalam catatan persediaan.
 • Catatan pesanan penjualan baru dibaca, dan proses diulang.

Prosedur Pencadangan File Induk (Master File Backup Procedures)

Master file backup is a standard procedure in transaction processing systems to maintain master file
integrity in the event that any of the following problems should occur:
1) An update program error corrupts the master files being updated.
2) Undetected errors in the transaction data result in corrupted master file balances.
3) A disaster such as a fire or flood physically destroys current master files.
Pencadangan file master adalah prosedur standar dalam sistem pemrosesan transaksi untuk menjaga
integritas file master jika terjadi salah satu masalah berikut:
4) Kesalahan program pembaruan merusak file master yang sedang diperbarui.
5) Kesalahan yang tidak terdeteksi dalam data transaksi mengakibatkan saldo file induk rusak.
6) Bencana seperti kebakaran atau banjir secara fisik menghancurkan file master saat ini.
Jika file master saat ini rusak atau rusak, profesional TI perusahaan dapat mengambil file cadangan terbaru
dari arsip dan menggunakannya untuk merekonstruksi versi file master saat ini. Prosedur pencadangan
akan bervariasi tergantung pada apakah pemrosesan batch atau real-time sedang digunakan.

PEMROSESAN BATCH MENGGUNAKAN PENGUMPULAN DATA REAL-TIME (BATCH

PROCESSING USING REAL-TIME DATA COLLECTION)
Pendekatan pemrosesan data yang populer, terutama untuk operasi besar, adalah menangkap dan
memproses aspek transaksi secara digital pada sumbernya saat terjadi, dan memproses aspek lain dari
transaksi dalam mode batch. Gambar 2-31 mengilustrasikan pendekatan ini dengan sistem pesanan
penjualan seperti yang digunakan di department store. Perhatikan bahwa meskipun hanya satu departemen
penjualan yang diwakili dalam diagram alur sistem, sistem seperti itu dapat memiliki lusinan atau bahkan
ratusan lokasi penjualan yang semuanya terhubung ke sistem pusat yang sama. Langkah-langkah kunci
dalam proses adalah sebagai berikut:
 Petugas departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang berkaitan dengan barang
yang dibeli dan rekening pelanggan.
 Sistem kemudian memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam catatan pelanggan (file anak
perusahaan piutang) dan memperbarui saldo akunnya untuk mencerminkan jumlah penjualan.
 Selanjutnya sistem memperbarui bidang kuantitas di tangan dalam catatan persediaan (file anak
perusahaan persediaan) untuk mencerminkan pengurangan persediaan. Ini memberikan informasi
terkini kepada pegawai lain mengenai ketersediaan persediaan.
 Catatan penjualan kemudian ditambahkan ke file pesanan penjualan (file transaksi), yang diproses
dalam mode batch pada akhir hari kerja. Proses batch ini mencatat setiap transaksi dalam jurnal
penjualan dan memperbarui akun buku besar yang terpengaruh.
Mungkin bertanya-tanya pada titik ini mengapa jurnal penjualan dan akun buku besar sedang diproses
dalam mode batch. Mengapa tidak memperbaruinya secara real time bersama dengan akun anak
perusahaan? Jawabannya adalah untuk mencapai efisiensi operasional dengan menghindari kemungkinan
penundaan pemrosesan. Kami memeriksa masalah ini selanjutnya.

Asumsikan bahwa sebuah organisasi menggunakan sistem pesanan penjualan volume tinggi, mirip dengan
yang ada di Gambar 2-31, yang mampu memproses ribuan transaksi bersamaan dari terminal terdistribusi
di banyak departemen besarnya.
Setiap transaksi penjualan pelanggan akan mempengaruhi perubahan enam catatan akuntansi berikut:
 Piutang pelanggan (Anak perusahaan unik untuk pelanggan)
 Item inventaris (Anak perusahaan hampir unik)
 Kontrol inventaris (GL umum untuk semua pelanggan)
 Kontrol piutang usaha (GL umum)
 Penjualan (GL umum)
 Harga pokok penjualan (GL umum)
Untuk menjaga integritas data akuntansi, sekali catatan tertentu diakses untuk memperbarui, itu
dikunci oleh sistem dan dibuat tidak tersedia untuk proses lain (transaksi pelanggan) sampai proses
saat ini selesai. Menggunakan enam catatan di sini sebagai contoh, pertimbangkan implikasi aturan
penguncian data ini pada pelanggan yang menggunakan sistem.
Namun, dalam sistem pemrosesan data volume tinggi, memperbarui catatan buku besar secara real time
dapat menyebabkan penundaan akses data. Akun buku besar yang terdaftar sebelumnya adalah umum
untuk semua transaksi pelanggan yang diproses oleh sistem dan perlu diperbarui oleh setiap transaksi
sebelum dapat diselesaikan. Jika pemrosesan transaksi John Smith secara real time dimulai sebelum Mary
Jones, maka dia akan menunggu hanya beberapa detik sampai keempat catatan buku besar telah diperbarui
sebelum transaksinya dapat dilanjutkan. Namun, waktu tunda yang singkat ini bila dikalikan dengan
ratusan atau ribuan pengguna yang memproses transaksi secara bersamaan, dapat mengakibatkan
penundaan yang lama bagi pelanggan yang transaksinya ditunda hingga mereka dapat mengakses akun GL
yang diperlukan untuk menyelesaikan proses.
Untuk menghindari masalah ini dan untuk mencapai manfaat pengendalian internal yang terkait dengan
pemrosesan batch (dibahas dalam Bab 3), akun buku besar sering diperbarui secara berkala dalam mode
batch. Pemrosesan batch dapat dilakukan sebagai prosedur akhir hari atau lebih sering sepanjang hari.

PEMROSESAN WAKTU NYATA (REAL-TIME PROCESSING)

Real-time systems process the entire transaction as it occurs
Sistem waktu nyata memproses seluruh transaksi saat terjadi. Misalnya, pesanan penjualan yang diproses
oleh sistem pada Gambar 2-32 dapat diambil, diisi, dan dikirim pada hari yang sama. Sistem seperti itu
memiliki banyak manfaat potensial, termasuk peningkatan produktivitas, pengurangan inventaris,
peningkatan perputaran inventaris, penurunan kelambatan dalam penagihan pelanggan, dan peningkatan
kepuasan pelanggan. Karena informasi transaksi ditransmisikan secara elektronik, dokumen sumber fisik
dapat dihilangkan atau sangat dikurangi. Pemrosesan real time sangat cocok untuk sistem yang memproses
volume transaksi yang lebih rendah dan yang tidak berbagi catatan umum.

Skema Pengkodean Data (Data Coding Schemes)

Pengkodean data melibatkan pembuatan kode numerik atau alfabet sederhana untuk mewakili fenomena
ekonomi kompleks yang memfasilitasi pemrosesan data yang efisien
SISTEM TANPA KODE (A SYSTEM WITHOUT CODES)
Organisasi bisnis memproses volume besar transaksi yang serupa dalam atribut dasarnya. Misalnya, file
AR perusahaan mungkin berisi akun untuk beberapa pelanggan berbeda dengan nama dan alamat yang
sama. Untuk memproses transaksi secara akurat terhadap akun yang benar, perusahaan harus dapat
membedakan satu John Smith dari yang lain. Tugas ini menjadi sangat sulit karena jumlah atribut serupa
dalam kelas item meningkat.
Pertimbangkan item paling mendasar yang mungkin dibawa oleh perusahaan grosir toko mesin dalam
inventarisnya — mur mesin. Asumsikan bahwa total persediaan mur hanya memiliki tiga atribut yang
membedakan : ukuran, bahan, dan jenis benang. Akibatnya, seluruh kelas barang inventaris ini harus
dibedakan berdasarkan tiga fitur ini, yaitu sebagai berikut:
1. Atribut ukuran berada dalam kisaran diameter inci hingga 1¾ inci dengan penambahan 1/64
 inci, memberikan 96 ukuran mur.
2. Untuk setiap subkelas ukuran, tersedia empat bahan: kuningan, tembaga, baja ringan, dan
baja yang dikeraskan.
3. Masing-masing subkelas ukuran dan material ini hadir dalam tiga utas berbeda: halus,
standar, dan kasar.
Berdasarkan asumsi ini, kelas persediaan ini dapat berisi 1.152 item terpisah (96 × 4 × 3). Identifikasi satu
item di kelas ini membutuhkan deskripsi yang menampilkan atribut pembeda ini. Untuk
mengilustrasikannya, perhatikan entri jurnal berikut untuk mencatat penerimaan mur baja case-hardened
setengah inci senilai $1.000 dengan ulir standar yang dipasok oleh Industrial Parts Manufacturer of
Cleveland, Ohio.

This uncoded entry takes a great deal of recording space, is time-consuming to record, and is
obviously prone to many types of errors. The negative effects of this approach may be seen in many
parts of the organization:
Entri tanpa kode ini membutuhkan banyak ruang perekaman, memakan waktu untuk merekam, dan jelas
rentan terhadap banyak jenis kesalahan. Efek negatif dari pendekatan ini dapat dilihat di banyak bagian
organisasi:
4. Staf penjualan . Identifikasi barang yang dijual dengan benar memerlukan transkripsi
sejumlah besar detail ke dokumen sumber. Terlepas dari waktu dan upaya yang terlibat, ini
cenderung menyebabkan kesalahan administrasi dan pengiriman yang salah.
5. Personil gudang . Lokasi dan pengambilan barang untuk pengiriman terhambat dan
kesalahan pengiriman kemungkinan akan terjadi.
6. Personil akuntansi . Posting ke akun buku besar akan membutuhkan pencarian melalui file
anak perusahaan menggunakan deskripsi panjang sebagai kuncinya. Ini akan sangat lambat, dan
posting ke akun yang salah akan menjadi hal biasa.

A. SISTEM DENGAN KODE (A SYSTEM WITH CODES)

These problems are solved, or at least greatly reduced, by using codes to represent each item in the
inventory and supplier accounts. Let’s assume the inventory item in our previous example had been
assigned the numeric code 896, and the supplier in the AP account is given the code number 321. The
coded version of the previous journal entry can now be greatly simplified:
Masalah-masalah ini diselesaikan, atau setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode untuk
mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok. Mari kita asumsikan item inventaris dalam
contoh kita sebelumnya telah diberi kode numerik 896, dan pemasok di akun AP diberi nomor kode 321.
Versi kode dari entri jurnal sebelumnya sekarang dapat sangat disederhanakan:

Keuntungan lain dari pengkodean data di AIS adalah:

1. Secara ringkas mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang tidak dapat dikelola.
2. Memberikan sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan transaksi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun unik dalam file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.
SKEMA KODE NUMERIK DAN ALPHABETIC

Kode Berurutan (Sequential codes)

As the name implies, sequential codes represent items in some sequential order (ascending or descending).
A common application of numeric sequential codes is the prenumbering of source documents.
Seperti namanya, kode sekuensial mewakili item dalam beberapa urutan berurutan (naik atau turun).
Aplikasi umum kode sekuensial numerik adalah penomoran dokumen sumber. Pada saat pencetakan, setiap
dokumen hard copy diberi nomor kode urut yang unik. Nomor ini menjadi nomor transaksi yang
memungkinkan sistem untuk melacak setiap transaksi yang diproses dan untuk mengidentifikasi dokumen
yang hilang atau tidak berurutan. Dokumen digital juga diberi nomor urut oleh aplikasi komputer saat
dibuat.
KEUNTUNGAN. Pengkodean berurutan mendukung rekonsiliasi sejumlah transaksi, seperti pesanan
penjualan, pada akhir pemrosesan. Jika sistem pemrosesan transaksi mendeteksi adanya celah dalam urutan
nomor transaksi, sistem ini akan memperingatkan manajemen tentang kemungkinan adanya transaksi yang
hilang atau salah tempat. Dengan menelusuri kembali nomor transaksi melalui tahapan dalam proses,
manajemen akhirnya dapat menentukan penyebab dan akibat dari kesalahan tersebut. Tanpa dokumen
bernomor urut, masalah semacam ini sulit untuk dideteksi dan diselesaikan.
KEKURANGAN . Kode sekuensial tidak membawa konten informasi di luar urutan mereka dalam urutan.
Misalnya, kode berurutan yang ditetapkan ke item inventaris bahan baku tidak memberi tahu kita apa pun
tentang atribut item (jenis, ukuran, bahan, lokasi gudang, dll.). Juga, skema pengkodean sekuensial sulit
diubah. Memasukkan item baru di beberapa titik tengah memerlukan penomoran ulang item berikutnya di
kelas yang sesuai. Dalam aplikasi di mana jenis catatan harus dikelompokkan bersama secara logis dan di
mana penambahan dan penghapusan terjadi secara teratur, skema pengkodean ini tidak tepat.

Kode Blok (Block Codes)

A numeric block code is a variation on sequential coding that partly remedies the disadvantages just
described. This approach can be used to represent whole classes of items by restricting each class to a
specific range within the coding scheme
Kode blok numerik adalah variasi pada pengkodean sekuensial yang sebagian memperbaiki kelemahan
yang baru saja dijelaskan. Pendekatan ini dapat digunakan untuk mewakili seluruh kelas item dengan
membatasi setiap kelas ke rentang tertentu dalam skema pengkodean. Aplikasi umum dari pengkodean
blok adalah pembuatan bagan akun.

Perhatikan bahwa setiap jenis akun diwakili oleh rentang kode atau blok yang unik. Dengan demikian,
klasifikasi dan subklasifikasi akun neraca dan laporan laba rugi dapat disajikan. Dalam contoh ini, setiap
akun terdiri dari kode tiga digit. Digit pertama adalah digit pemblokiran dan mewakili klasifikasi akun;
misalnya, aset lancar, kewajiban, dan beban operasi. Digit lain dalam kode ditetapkan secara berurutan.
KEUNTUNGAN . Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru di dalam blok tanpa harus
mengatur ulang seluruh struktur pengkodean. Misalnya, jika biaya iklan adalah nomor akun 626, digit
pertama menunjukkan bahwa akun ini adalah biaya operasional. Karena jenis pos pengeluaran baru terjadi
dan harus dipertanggungjawabkan secara khusus, pos tersebut dapat ditambahkan secara berurutan dalam
klasifikasi 600 akun. Kode tiga digit ini menampung 100 item individual (X00 hingga X99) dalam setiap
blok. Jelas, semakin banyak digit dalam rentang kode, semakin banyak item yang dapat diwakili.
KEKURANGAN. Seperti halnya kode sekuensial, isi informasi dari kode blok tidak mudah terlihat.
Misalnya, nomor akun 626 tidak berarti apa-apa sampai dicocokkan dengan bagan akun, yang
mengidentifikasinya sebagai biaya iklan.

Kode Grup (Group Codes)

Numeric group codes are used to represent complex items or events involving two or more pieces of
related data. The code consists of zones or fields that possess specific meaning. For example, a department
store chain might code sales order transactions from its branch stores as follows:
Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item atau peristiwa kompleks yang melibatkan dua atau
lebih bagian data terkait. Kode terdiri dari zona atau bidang yang memiliki arti tertentu. Misalnya, rantai
department store mungkin mengkodekan transaksi pesanan penjualan dari toko cabangnya sebagai berikut:

KEUNTUNGAN. Kode grup memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan kode sekuensial dan blok.
1. Mereka memfasilitasi representasi sejumlah besar data yang beragam.
2. Mereka memungkinkan struktur data yang kompleks untuk direpresentasikan dalam bentuk hierarki
yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia .
3. Mereka mengizinkan analisis dan pelaporan terperinci baik di dalam kelas item maupun di seluruh
kelas item yang berbeda.
Menggunakan contoh sebelumnya untuk mengilustrasikan, Nomor Toko 04 dapat mewakili toko Hamilton
Mall di Allentown; Departemen Nomor 09 mewakili departemen barang olahraga; Nomor Barang 476214
adalah tongkat hoki; dan Penjual 99 adalah Jon Innes. Dengan tingkat informasi ini, manajer perusahaan
dapat mengukur profitabilitas berdasarkan toko, membandingkan kinerja departemen serupa di semua
toko, melacak pergerakan item inventaris tertentu, dan mengevaluasi kinerja penjualan oleh karyawan di
dalam dan di antara toko.

Kode Abjad ( Alphabetic Codes)

Alphabetic codes are used for many of the same purposes as numeric codes. Alphabetic characters may be
assigned sequentially (in alphabetic order) or may be used in block and group coding techniques.
Kode abjad digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabet dapat
diberikan secara berurutan (dalam urutan abjad) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok dan
kelompok.
Menggunakan kode alfabet murni atau karakter alfabet yang tertanam di dalam kode numerik (kode
alfanumerik). Contoh bagan akun sebelumnya yang menggunakan kode tiga digit dengan satu digit
pemblokiran membatasi representasi data hanya 10 blok akun—0 hingga 9. Namun, menggunakan karakter
alfabet untuk pemblokiran meningkatkan jumlah blok yang mungkin menjadi 26— A sampai Z. Selain itu,
meskipun bagian urut dua digit dari kode tersebut hanya memiliki kapasitas 100 item (10 2 ), kode abjad
dua posisi dapat mewakili 676 item (26 2 ). Jadi, dengan menggunakan kode alfabet dalam ruang
pengkodean tiga digit yang sama, kita melihat peningkatan geometris dalam potensi representasi data:
KEKURANGAN . Kelemahan utama pengkodean alfabetis adalah (1) seperti halnya kode numerik, ada
kesulitan merasionalisasi makna kode yang telah ditetapkan secara berurutan, dan (2) pengguna cenderung
mengalami kesulitan menyortir catatan yang dikodekan menurut abjad.

Kode Mnemonik: (Mnemonic Codes)

Mnemonic codes are alphabetic characters in the form of acronyms and other combinations that convey
meaning. For example, a student enrolling in college courses may enter the following course codes on the
registration form:
Kode mnemonik adalah karakter alfabet dalam bentuk akronim dan kombinasi lain yang menyampaikan
makna. Misalnya, seorang siswa yang mendaftar di kursus perguruan tinggi dapat memasukkan kode
kursus berikut pada formulir pendaftaran:

Kombinasi kode mnemonik dan numerik ini menyampaikan banyak informasi tentang kursus ini; dengan
sedikit analisis, kita dapat menyimpulkan bahwa Acctg adalah akuntansi, Psyc adalah psikologi, Mgt
adalah manajemen, dan Mktg adalah pemasaran. Bagian nomor urut dari kode menunjukkan tingkat setiap
kursus.
KEUNTUNGAN. Skema pengkodean mnemonic tidak mengharuskan pengguna untuk menghafal makna;
kode itu sendiri menyampaikan informasi tingkat tinggi tentang item yang diwakili.
KEKURANGAN . Meskipun kode mnemonic berguna untuk mewakili kelas item, mereka memiliki
kemampuan terbatas untuk mewakili item dalam kelas. Misalnya, seluruh kelas piutang dapat diwakili oleh
kode mnemonik AR, tetapi kami akan segera kehabisan kombinasi karakter alfabet yang berarti jika kami
mencoba untuk mewakili masing-masing akun yang membentuk kelas ini. Akun-akun ini akan diwakili
lebih baik dengan teknik pengkodean berurutan, blok, atau grup.