Nama : Ardian Dwi Cahyo

Npm : 20.0102.0070
Kelas : Akuntansi 20 B
Mata Kulia : Is Audit and Control
Resume Temu 09
TRANSACTION PROCESSING AND FINANCIAL REPORTING SYSTEMS
OVERVIEW
A. GAMBARAN UMUM PENGOLAHAN TRANSAKSI
Aplikasi TPS memproses transaksi keuangan. Transaksi keuangan didefinisikan sebagai peristiwa
ekonomi yang memengaruhi aset dan ekuitas perusahaan yang tercermin dalam akunnya, dan diukur
dalam istilah moneter. Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran dengan pihak
eksternal. Ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan, pelepasan kewajiban
keuangan, dan penerimaan uang tunai dari pelanggan. Transaksi keuangan juga termasuk peristiwa
internal tertentu seperti depresiasi aset tetap, penerapan tenaga kerja, bahan baku, dan overhead ke
proses produksi dan transfer inventaris dari satu departemen ke departemen lainnya.
Siklus Transaksi
Tiga siklus transaksi memproses sebagian besar kegiatan ekonomi perusahaan: siklus
pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan. Siklus-siklus ini ada di semua jenis bisnis baik
yang mencari untung maupun tidak mencari untung. Misalnya, setiap bisnis mengeluarkan
pengeluaran sebagai imbalan atas sumber daya Gambar 6.1 menunjukkan hubungan siklus ini dan
aliran sumber daya di antara mereka.
a. Siklus Pengeluaran
Kegiatan bisnis dimulai dengan perolehan bahan, properti, dan tenaga kerja dengan imbalan
uang tunai-siklus pengeluaran. Dari perspektif sistem, transaksi ini memiliki dua bagian komponen
fisik (perolehan barang) dan komponen keuangan (pencairan kas kepada pemasok).
 Sistem pembelian/ hutang dagang.
 Sistem pencairan.
 Sistem penggajian.
 Sistem aset tetap.
b. Siklus Konversi
Siklus konversi terdiri dari dua subsistem utama: sistem produksi dan sistem akuntansi biaya.
Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan kontrol produk fisik melalui proses
pembuatan. Ini termasuk menentukan persyaratan bahan baku, mengotorisasi pekerjaan yang akan
dilakukan dan melepaskan bahan mentah ke dalam produksi, dan mengarahkan pergerakan pekerjaan-
dalam-proses melalui berbagai tahap pembuatannya. Sistem akuntansi biaya memantau aliran
informasi biaya yang berkaitan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan sistem ini digunakan
untuk penilaian inventaris, penganggaran, pengendalian biaya, pelaporan kinerja. dan keputusan
manajemen, seperti keputusan membuat atau membeli. Perusahaan manufaktur mengkonversi bahan
baku menjadi produk jadi melalui operasi siklus konversi formal. Siklus konversi biasanya tidak
formal dan dapat diamati di perusahaan jasa dan ritel.
b. Siklus Pendapatan
Perusahaan menjual barang jadi mereka kepada pelanggan melalui siklus pendapatan, yang
melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan uang tunai setelah
penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki komponen fisik dan finansial, yang
diproses secara terpisah. Subsistem utama dari siklus pendapatan diuraikan di bawah ini.
 Pemrosesan pesanan penjualan.
 Penerimaan tunai.

B. CATATAN AKUNTANSI
Manual System
Bagian ini menjelaskan tujuan setiap jenis catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus
transaksi. Kita mulai dengan catatan tradisional yang digunakan dalam sistem manual (dokumen,
jurnal , dan buku besar) dan kemudian memeriksa dalam sistem berbasis komputer.
a. Dokumen
Sebuah dokumen memberikan bukti peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai
pemrosesan transaksi. adalah hasil dari pemrosesan transaksi. Bagian ini. kita membahas tiga jenis
dokumen: sumber dokumen, dokumen produk, dan Turnaround document.
 Dokumen Sumber.
 Dokumen Produk.
 Turnaround document.

b. Jurnal
Jurnal adalah catatan entri kronologis. Ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi
diketahui, peristiwa tersebut dicatat dalam jurnal dalam urutan kronologis. Dokumen adalah sumber
utama data untuk jurnal. Setiap transaksi membutuhkan entri jurnal terpisah, yang mencerminkan
akun yang terpengaruh dan jumlah yang akan didebit dan dikreditkan. Ada dua jenis jurnal utama:
jurnal khusus dan jurnal umum.
 Jurnal khusus.
 Register.
 Jurnal Umum.
c. Buku Besar
Buku besar adalah buku rekening yang mencerminkan efek keuangan dari transaksi
perusahaan setelah diposting dari berbagai jurnal. Sementara jurnal menunjukkan efek kronologis dari
aktivitas bisnis, buku besar menunjukkan aktivitas berdasarkan jenis akun. Buku besar menunjukkan
kenaikan, penurunan, dan saldo saat ini dari setiap akun. Gambar 6.8 menunjukkan aliran informasi
keuangan dari dokumen sumber ke jurnal dan ke dalam buku besar. Ada dua jenis dasar buku besar:
(1) buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk akun kontrol yang
dirangkum tinggi, dan (2) buku besar pembantu, yang berisi rincian masing-masing akun yang
membentuk akun kontrol tertentu.
 Buku Besar Umum
 Buku Besar pembantu.

Jejak Audit
Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya memberikan jejak audit untuk melacak
transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Dari banyak tujuan jejak audit, yang paling
penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun. Auditor eksternal secara berkala mengevaluasi laporan
keuangan organisasi bisnis yang dimiliki publik atas nama pemegang saham dan pihak
berkepentingan lainnya. Tanggung jawab auditor melibatkan sebagian peninjauan akun dan transaksi
yang dipilih untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapannya. Di asumsikan auditor ingin
memverifikasi keakuratan AR klien seperti yang dipublikasikan dalam laporan keuangan tahunannya.
Auditor dapat melacak angka AR di neraca ke akun kontrol AR buku besar. Dengan mengikuti
pendekatan ini, auditor dapat memilih sejumlah akun dari buku besar AR dan melacaknya kembali ke
jurnal penjualan. Dari jurnal penjualan, auditor dapat mengidentifikasi dokumen sumber spesifik yang
memprakarsai transaksi dan menariknya dari file ke memverifikasi validitas dan akurasi mereka.
Audit AR sering mencakup prosedur yang disebut konfirmasi. Ini melibatkan menghubungi
pelanggan yang dipilih untuk menentukan apakah transaksi yang dicatat dalam akun benar-benar
terjadi dan bahwa pelanggan setuju dengan saldo yang tercatat. Auditor melakukan pengujian serupa
pada semua akun dan transaksi utama perusahaan klien untuk sampai pada pendapat umum tentang
penyajian laporan keuangan yang adil. Jejak audit memainkan peran penting dalam proses ini.

Sistem Berbasis Komputer

Jenis File. Jejak audit dalam sistem berbasis komputer kurang dapat diamati daripada di sistem
manual tradisional, tetapi masih ada. Catatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer ini
dikirimkan oleh empat jenis file magnetik yang berbeda: file master, file transaksi, file referensi, dan
file arsip.
  File Master.
 File Transaksi.
 File Referensi
 Berkas arsip

Jalur Audit Digital

Dalam contoh ini, penjualan dicatat secara manual pada dokumen sumber, seperti pada sistem
manual. Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah mengubah dokumen sumber ke bentuk digital.
Ini dilakukan dalam tahap input data, ketika transaksi diedit dan file transaksi pesanan penjualan
diproduksi. Transaksi ditangkap langsung di media digital.
Langkah selanjutnya adalah memperbarui berbagai file utama anak perusahaan dan akun
kontrol yang mempengaruhi transaksi. Selama prosedur pembaruan, pengeditan tambahan transaksi
berlangsung. Beberapa transaksi mungkin terbukti salah atau tidak valid karena alasan-alasan seperti
nomor rekening yang salah, jumlah yang tidak mencukupi di tangan, atau blem pro kredit pelanggan.
Seperti jejak kertas, jejak audit digital ini memungkinkan pelacakan transaksi.

C. TEKNIK DOKUMENTASI
Akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara terus-menerus, baik sebagai perancang
sistem dan auditor. Kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik dengan
demikian merupakan keterampilan penting bagi para akuntan untuk dikuasai.
Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram
Dua desain sistem yang umum digunakan dan teknik dokumentasi adalah diagram relasi
entitas dan diagram aliran data. Bagian ini memperkenalkan fitur-fitur utama dari teknik ini,
mengilustrasikan penggunaannya, dan menunjukkan bagaimana mereka terkait.
 Data Flow Diagram
 Diagram Hubungan Entitas
 Hubungan Antara Diagram ER dan Data Flow Diagram .

Flowchart System

Sebuah flowchart sistem adalah representasi grafis dari hubungan fisik di antara elemen-
elemen kunci dari suatu sistem. Elemen-elemen ini mungkin termasuk departemen organisasi,
kegiatan manusia, program komputer, catatan akuntansi hard copy (dokumen, jurnal, buku besar, dan
file), dan catatan digital (file referensi, file transaksi, arsip file, dan file master). Sistem flowchart juga
menggambarkan jenis media komputer yang digunakan dalam sistem, seperti pita magnetik, disk
magnetik, dan terminal.
Kegiatan Manual Flowcharting
Untuk mendemonstrasikan flowcharting kegiatan manual, mari kita asumsikan bahwa auditor
perlu menganalisa sistem penjualan pesanan untuk mengevaluasi kontrol internal dan prosedurnya.
Auditor akan memulai dengan mewawancarai individu yang terlibat dalam proses pesanan penjualan
untuk menentukan apa yang mereka lakukan. Informasi ini akan ditangkap dalam serangkaian fakta
tertulis yang serupa dengan yang ada di bawah. Perlu diingat bahwa tujuan di sini adalah untuk
mendemonstrasikan flowcharting.
Tata Letak Bidang Fisik Kegiatan.
Umumnya, masing-masing bidang kegiatan ini adalah kolom terpisah dengan heading. Dari
fakta-fakta sistem ini, kita melihat bahwa ada empat bidang kegiatan yang berbeda: departemen
penjualan, departemen kredit, gudang, dan departemen pengiriman. Langkah pertama dalam
mempersiapkan bagan alur adalah untuk mengatur area kegiatan ini dan memberi label masing-
masing.
Tuliskan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual.
Seperti contoh sistem manual, langkah selanjutnya adalah secara sistematis mentranskripsikan
fakta-fakta tertulis menjadi objek visual. Pelanggan, pesanan pelanggan, dan simbol file dalam bagan
alur ini sama dengan contoh sebelumnya. Aktivitas juru tulis, bagaimanapun, sekarang otomatis, dan
simbol proses manual telah diganti dengan simbol terminal komputer.
Batch Processing
Pemrosesan batch memungkinkan manajemen yang efisien dari volume transaksi yang besar.
Batch adalah kelompok transaksi serupa (seperti pesanan penjualan) yang terakumulasi dari waktu ke
waktu dan kemudian diproses bersama. Pengolahan batch menawarkan dua keuntungan umum.
Pertama, organisasi meningkatkan efisiensi operasional dengan mengelompokkan sejumlah besar
transaksi ke dalam batch dan memprosesnya sebagai unit kerja daripada memproses setiap peristiwa
secara terpisah.Kedua, pemrosesan batch menyediakan kontrol atas proses transaksi. Akuntabilitas
proses dibentuk dengan secara berkala mendamaikan bets terhadap figur kontrol. Kedua keunggulan
ini memiliki implikasi untuk merancang sistem batch.

Proses Komputer Flowcharting

Kami sekarang memeriksa teknik flowcharting untuk mewakili sistem yang menggunakan
proses manual dan komputer. Contoh didasarkan pada sistem pesanan penjualan dengan fakta-fakta
berikut:
1. Petugas di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan melalui pos dan memasuki
formasi ke dalam terminal komputer yang terhubung ke komputer terpusat pada program
komputer. Pesanan pelanggan asli diajukan di departemen penjualan.
2. Program komputer mengedit transaksi, memeriksa kredit pelanggan dengan mereferensikan file
riwayat kredit, dan menghasilkan file transaksi pesanan penjualan.
3. File transaksi pesanan penjualan kemudian diproses oleh program pembaruan yang memposting
transaksi ke catatan terkait dalam file AR dan persediaan.
4. Akhirnya, program pembaruan menghasilkan tiga salinan cetak pesanan penjualan. Salinan 1
dikirim ke gudang, dan Salinan 2 dan 3 dikirim ke departemen pengiriman.
5. Setelah menerima Copy 1, petugas gudang mengambil produk dari rak. Menggunakan Salin 1
dan komputer pribadi gudang (PC), petugas mencatat transfer inventaris dalam catatan stok
digital yang disimpan di PC. Selanjutnya, petugas mengirim persediaan fisik dan Salin 1 ke
departemen pengiriman.
6. Departemen pengiriman menerima Salinan 1 dan barang-barang dari gudang. Petugas
mendamaikan barang dengan Salinan 1, 2, dan 3 dan menempelkan Salinan 1 sebagai slip
pengepakan. Selanjutnya, petugas mengirim barang (dengan Salinan 1 terlampir) ke pelanggan.
Akhirnya, panitera mencatat pengiriman dalam hard copy pengiriman dan menyalin file 2 dan 3
di departemen pengiriman.
Diagram Alir Program
Flowchart sistem pada Gambar 6.23 menunjukkan hubungan antara program komputer, file
yang mereka gunakan, dan output yang mereka hasilkan. Dokumentasi tingkat tinggi ini, bagaimana
pun, tidak memberikan rincian operasional yang kadang-kadang diperlukan. Sebagai contoh, seorang
auditor yang ingin menilai kebenaran logika program edit tidak dapat melakukannya dari flowchart
sistem. Ini membutuhkan diagram alur program. Set simbol yang digunakan untuk diagram alur
program disajikan pada Gambar 6.24.
Setiap program yang direpresentasikan dalam flowchart sistem harus memiliki diagram alur
program pendukung yang menjelaskan logikanya. Gambar 6.25 menyajikan logika program edit yang
ditunjukkan pada Gambar 6.26. Simbol terpisah mewakili setiap langkah logika program, dan setiap
simbol mewakili satu atau lebih baris kode program komputer. Garis penghubung antara simbol
membentuk urutan eksekusi logis.

Rekam Tata Letak Diagram

Rekam tata letak diagram digunakan untuk mengungkapkan struktur internal dari catatan yang
mengkonsolidasikan file atau tabel database. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama, tipe
data, dan panjang masing-masing atribut (atau bidang) dalam catatan. Rincian informasi struktur data
diperlukan untuk tugas-tugas seperti mengidentifikasi jenis kegagalan sistem tertentu, menganalisis
laporan kesalahan, dan merancang tes logika komputer untuk keperluan debugging dan audit. Bentuk
tata letak catatan yang lebih sederhana, ditunjukkan pada Gambar 6.27, sesuai dengan tujuan kami.
Tata letak jenis ini menunjukkan konten rekaman. Setiap atribut data dan bidang kunci ditampilkan
dalam hal nama dan lokasi relatifnya.

D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Pada bagian ini, kami memeriksa model pemrosesan transaksi berbasis komputer alternatif.
Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelas besar: sistem batch dan sistem waktu
nyata. Sejumlah konfigurasi alternatif ada di masing-masing kelas ini. Desainer sistem mendasarkan
pilihan konfigurasi mereka pada berbagai pertimbangan.
Perbedaan Antara Sistem Batch dan Real-Time
 Kerangka Waktu Informasi
Sistem batch merakit transaksi ke dalam kelompok untuk diproses. Di bawah pendekatan ini,
selalu ada jeda waktu antara titik di mana peristiwa ekonomi terjadi dan titik di mana hal itu tercermin
dalam rekening perusahaan. Jumlah lag tergantung pada frekuensi pemrosesan batch. Kelambatan
waktu dapat berkisar dari menit hingga minggu. Pemrosesan roll pay adalah contoh sistem batch
umum. Peristiwa ekonomi - penerapan tenaga kerja karyawan - terjadi terus menerus selama periode
pembayaran. Pada akhir periode, gaji untuk semua karyawan disiapkan bersama sebagai satu
kelompok.
Transaksi sistem real-time memproses secara individual pada saat peristiwa terjadi. Karena
rekaman tidak dikelompokkan menjadi beberapa kelompok, tidak ada jeda waktu antara kejadian dan
perekaman. Contoh pemrosesan real-time adalah sistem reservasi maskapai penerbangan, yang
memproses permintaan untuk layanan dari seorang pengelana pada suatu waktu ketika dia menunggu.
 Sumber daya
Umumnya, sistem batch menuntut lebih sedikit sumber daya organisasi (seperti biaya
pemrograman, waktu komputer, dan pelatihan pengguna) daripada sistem waktu nyata. Sebagai
contoh, batch sys tems dapat menggunakan file sekuensial yang disimpan pada pita magnetik. Sistem
real-time menggunakan file akses langsung yang memerlukan perangkat penyimpanan yang lebih
mahal, seperti disk magnetik. Namun dalam prakteknya, perbedaan biaya ini menghilang. Akibatnya,
organisasi bisnis biasanya menggunakan disk magnetik untuk pemrosesan batch dan real-time.
Perbedaan sumber daya yang paling signifikan adalah di bidang pengembangan sistem
(pemrograman) dan operasi komputer. Sebagai sistem batch umumnya lebih sederhana daripada
rekan-rekan real-time mereka, mereka cenderung memiliki periode pengembangan lebih pendek dan
mudah untuk programmer untuk mempertahankan. Di sisi lain, sebanyak 50 persen dari total biaya
pemrograman untuk sistem real-time terjadi dalam mendesain antarmuka pengguna. Sistem real-time
harus ramah, mudah memaafkan, dan mudah dikerjakan. Menu pop-up, tutorial online, dan fitur
bantuan khusus memerlukan pemrograman tambahan dan sangat menambah biaya sistem.
 Efisiensi operasional
Pemrosesan real-time dalam sistem yang menangani volume besar transaksi setiap hari dapat
menciptakan inefisiensi operasional. Satu transaksi dapat mempengaruhi beberapa jumlah ac berbeda.
Namun, beberapa akun ini mungkin tidak perlu diperbarui secara waktu nyata. Kenyataannya, tugas
melakukan itu membutuhkan waktu, ketika dikalikan dengan ratusan atau ribuan transaksi, dapat
menyebabkan penundaan pemrosesan yang signifikan. Pemrosesan batch dari perhitungan ac tidak
kritis, bagaimanapun, meningkatkan efisiensi operasional dengan menghilangkan aktivitas yang tidak
perlu pada titik-titik kritis dalam proses. Ini diilustrasikan dengan contoh di bab selanjutnya.
 Efisiensi versus Efektivitas
Dalam memilih mode pemrosesan data, perancang harus mempertimbangkan trade-off antara
efisiensi dan efektivitas. Misalnya, pengguna sistem reservasi maskapai penerbangan tidak dapat
menunggu hingga 100 penumpang (ukuran batch yang efisien) berkumpul di kantor agen perjalanan
sebelum transaksi mereka diproses. Ketika akses langsung ke informasi saat ini sangat penting untuk
kebutuhan pengguna, pemrosesan real-time adalah pilihan yang logis. Ketika kelambatan waktu
dalam informasi tidak memiliki efek yang merugikan pada kinerja pengguna dan efisiensi operasional
dapat dicapai dengan memproses data dalam batch, pemrosesan batch mungkin adalah pilihan yang
unggul.
Pendekatan Pengolahan Data Alternatif
 Sistem Legacy versus Sistem Modern
Tidak semua organisasi modern menggunakan sistem informasi modern sepenuhnya.
Beberapa perusahaan menggunakan sistem warisan untuk aspek-aspek tertentu dari pemrosesan data
mereka. Ketika sistem warisan digunakan untuk memproses transaksi keuangan yang signifikan,
auditor harus tahu cara mengevaluasi dan mengujinya. Sistem warisan cenderung memiliki fitur
pembeda berikut: mereka adalah aplikasi berbasis mainframe; mereka cenderung berorientasi batch;
sistem warisan awal menggunakan file datar untuk penyimpanan data, tetapi database hierarkis dan
jaringan sering dikaitkan dengan sistem warisan era akhir. Sistem penyimpanan yang sangat
terstruktur dan tidak fleksibel ini adalah alat pengolah data yang sangat efisien, tetapi
mempromosikan lingkungan Single-user yang menghambat integrasi informasi dalam organisasi
bisnis.
 Memperbarui File Master dari Transaksi
Apakah batch atau pemrosesan real-time sedang digunakan, memperbarui catatan file master
melibatkan perubahan nilai dari satu atau lebih bidang variabelnya untuk mencerminkan efek dari
suatu transaksi. Gambar 6.28 menyajikan struktur catatan untuk file transaksi pesanan penjualan dan
dua file master terkait, AR dan inventaris. Kunci utama (PK) - pengenal unik untuk file inventaris
adalah INVENTORY NUMBER. Kunci utama untuk AR adalah NOMOR AKUN. Perhatikan bahwa
struktur catatan untuk file pesanan penjualan berisi kunci utama (SALES ORDER NUMBER) dan dua
kolom kunci sekunder (SK), NOMOR AKUN dan INVENTARISAL NUMBER. Kunci sekunder ini
digunakan untuk mencari rekaman yang sesuai dalam file master. Untuk menyederhanakan contoh,
kami berasumsi bahwa setiap penjualan untuk satu item inventaris.
 Prosedur Cadangan Basis Data
Setiap catatan dalam file database diberi lokasi atau alamat disk unik yang dapat ditambang
berdasarkan nilai kunci primernya. Karena hanya satu lokasi yang valid untuk setiap catatan,
memperbarui catatan harus dilakukan di tempat. Gambar 6.29 menunjukkan teknik ini.
Dalam contoh ini, catatan AR dengan saldo saat ini $lOO sedang diperbarui oleh transaksi
penjualan $50. Catatan file induk disimpan secara permanen pada alamat disk yang ditentukan oleh
Lokasi A. Program pembaruan membaca catatan transaksi dan catatan file master ke dalam memori.
Piutang ini diperbarui untuk mencerminkan saldo baru sebesar $150 dan kemudian dikembalikan ke
Lokasi A. Saldo saat ini, nilai $100, dihancurkan ketika diganti dengan nilai baru $150. Teknik ini
disebut pembaruan destruktif.
Pendekatan pembaruan yang merusak tidak meninggalkan salinan cadangan dari file master
asli. Hanya nilai saat ini tersedia untuk pengguna. Untuk menyimpan catatan akuntansi yang memadai
jika master saat ini menjadi rusak atau rusak, prosedur pencadangan terpisah, seperti yang ditunjukkan
pada Gambar 6.30, harus diterapkan.
Batch Processing Using Real-Time Data Collection
Dengan mendistribusikan kemampuan input data kepada pengguna, kesalahan transaksi
tertentu dapat dicegah atau dideteksi dan diperbaiki pada sumbernya. Hasilnya adalah file transaksi
yang bebas dari sebagian besar kesalahan yang mengganggu sistem lama. File transaksi kemudian
diproses dalam mode batch untuk mencapai efisiensi operasional. Langkah-langkah kunci dalam
proses ini adalah:
 Petugas departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang berkaitan dengan
barang yang dibeli dan akun pelanggan.
 Sistem kemudian memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam catatan pelanggan (file anak
perusahaan piutang) dan memperbarui saldo akunnya untuk mencerminkan jumlah penjualan.
 Selanjutnya, sistem memperbarui bidang kuantitas di tangan dalam catatan persediaan (file anak
perusahaan persediaan) untuk mencerminkan pengurangan persediaan. Ini memberikan informasi
terkini kepada pegawai lainnya tentang ketersediaan inventaris.
 Catatan penjualan kemudian ditambahkan ke file pesanan penjualan (file transaksi), yang
diproses dalam mode batch pada akhir hari kerja. Proses batch ini mencatat setiap transaksi
dalam jurnal penjualan dan memperbarui akun buku besar umum yang terpengaruh.
Real-Time Processing
Sistem real-time memproses seluruh transaksi saat itu terjadi. Karena informasi transaksi
ditransmisikan secara digital, dokumen sumber fisik dapat dihilangkan atau sangat dikurangi.
Pemrosesan real-time cocok untuk sistem yang memproses volume transaksi yang lebih rendah dan
yang tidak berbagi catatan umum. Sistem ini menggunakan jaringan area lokal dan teknologi jaringan
area luas. Terminal di situs yang didistribusikan di seluruh organisasi digunakan untuk menerima,
memproses, dan mengirim informasi tentang transaksi saat ini. Ini harus ditautkan dalam pengaturan
jaringan agar pengguna dapat berkomunikasi.
Controlling the TPS
Kontrol semacam itu, pada dasarnya, aplikasi dan spesifik teknologi. Sebagai contoh,
sementara itu adalah prinsip dasar teori pengendalian internal bahwa semua transaksi material
disahkan, mencapai hal ini dilakukan secara berbeda dalam sistem pesanan penjualan daripada dalam
sistem pembelian. Juga, manual, sistem batch otomatis, dan sistem real-time membutuhkan teknik
kontrol yang berbeda untuk mencapai tujuan kontrol yang sama.

E. DATA CODING SCHEMES

A System without Codes
Perusahaan memproses volume besar transaksi yang serupa dalam atribut dasarnya. Untuk
memproses transaksi secara akurat terhadap akun yang benar, perusahaan harus dapat membedakan
satu dari yang lain. Tugas ini menjadi sangat sulit karena jumlah atribut dan item serupa di kelas
meningkat.
Entri yang tidak dikode membutuhkan banyak ruang perekaman, memakan waktu untuk
merekam, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan. Efek negatif dari pendekatan ini dapat
dilihat di banyak bagian organisasi:
1. Staf penjualan. Identifikasi barang yang dijual dengan benar membutuhkan transkripsi detail
dalam jumlah besar ke dokumen sumber. Terlepas dari waktu dan upaya yang terlibat, ini
cenderung mempromosikan kesalahan administrasi dan pengiriman yang salah.
2. Personil gudang. Lokasi dan pengambilan barang untuk pengiriman terhambat dan kesalahan
pengiriman kemungkinan besar terjadi.
3. Personil akuntansi. Posting ke akun buku besar akan membutuhkan pencarian melalui file anak
perusahaan menggunakan deskripsi panjang sebagai kuncinya. Ini akan sangat lambat, dan
posting ke akun yang salah akan umum.
A Systems with Codes
Masalah-masalah ini diselesaikan, atau setidaknya sangat berkurang, dengan menggunakan
kode untuk mewakili setiap item dalam persediaan dan akun pemasok. Penggunaan lain dari
pengkodean data dalam AIS adalah untuk:
1. Secara ringkas mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang seharusnya tidak dapat
dikelola.
2. Memberikan sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan transaksi yang diproses.
3. Identifikasi transaksi dan akun unik dalam file.
4. Mendukung fungsi audit dengan memberikan jejak audit yang efektif.

Numeric and Alphabetic Coding Schemes

1. Sequential Codes
Kode sekuensial mewakili item dalam beberapa urutan berurutan (naik atau turun). Aplikasi
umum kode numerik berurutan adalah pemberian nomor awal dokumen sumber.
a. Keuntungan
Pengkodean berurutan mendukung rekonsiliasi sejumlah transaksi, seperti pesanan penjualan,
pada akhir pemrosesan. Jika sistem pemrosesan transaksi mendeteksi adanya celah dalam urutan
nomor transaksi, itu memberitahu manajemen tentang kemungkinan transaksi yang hilang atau
salah tempat. Dengan melacak kembali nomor transaksi melalui tahapan-tahapan dalam proses,
manajemen pada akhirnya dapat menentukan sebab dan akibat kesalahan. Tanpa dokumen
bernomor berurutan, masalah seperti ini sulit dideteksi dan diselesaikan.
b. Kelemahan
Kode berurutan tidak membawa konten informasi di luar urutan mereka dalam urutan. Misalnya,
kode berurutan yang ditetapkan untuk item persediaan bahan baku tidak memberi tahu kita
tentang atribut item (jenis, ukuran, bahan, lokasi gudang, dan sebagainya). Juga, skema
 pengkodean berurutan sulit untuk diubah. Memasukkan item baru di beberapa titik tengah
membutuhkan penomoran ulang item berikutnya di kelas sesuai dalam aplikasi di mana tipe
catatan harus dikelompokkan bersama secara logis dan di mana penambahan dan penghapusan
terjadi secara teratur, skema pengkodean ini tidak tepat.
2. Block Codes
Kode blok numerik adalah variasi pada pengkodean sekuensial yang sebagian memperbaiki
kerugian yang baru saja dijelaskan. Pendekatan ini dapat digunakan untuk mewakili seluruh kelas
item dengan membatasi setiap kelas pada rentang tertentu dalam skema pengkodean. Aplikasi umum
dari pengkodean blok adalah pembuatan bagan akun.
a. Keuntungan
Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru di dalam blok tanpa harus menata ulang
seluruh struktur pengkodean.
b. Kelemahan
Seperti halnya kode berurutan, konten informasi dari kode blok tidak mudah terlihat.
3. Group Codes
Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item atau peristiwa kompleks yang melibatkan
dua atau lebih data terkait. Kode terdiri dari zona atau bidang yang memiliki arti spesifik.
a. Keuntungan
Kode Group memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan kode sekuensial dan blok.
 Mereka memfasilitasi representasi sejumlah besar data yang beragam.
 Mereka memungkinkan struktur data yang kompleks untuk diwakili dalam bentuk hierarkis
yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia.
 Mereka mengizinkan analisis terperinci dan pelaporan baik dalam kelas item maupun lintas
kelas item yang berbeda.
b. Kelemahan
Kelemahan utama hasil pengkodean grup dari keberhasilannya sebagai alat klasifikasi. Karena
kode grup dapat secara efektif menyajikan informasi yang beragam, mereka cenderung
digunakan secara berlebihan. Data yang tidak terkait dapat dihubungkan hanya karena dapat
dilakukan. Ini dapat menyebabkan kode grup rumit yang tidak perlu yang tidak dapat dengan
mudah ditafsirkan. Akhirnya, penggunaan yang berlebihan dapat meningkatkan biaya
penyimpanan, mempromosikan kesalahan administrasi, dan meningkatkan waktu dan upaya
pemrosesan.
4. Alphabetic Codes
Kode abjad digunakan untuk banyak tujuan yang sama dengan kode numerik. Karakter alfabet
dapat ditugaskan secara berurutan (dalam urutan abjad) atau dapat digunakan dalam teknik
pengkodean blok dan grup.
a. Keuntungan
Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan
kode alfabet murni atau karakter alfabet yang tertanam dalam kode numeric (kode alfanumerik).
b. Kelemahan
Kelemahan utama dengan pengkodean alfabet adalah:
 Ada kesulitan merasionalisasi makna kode yang telah secara berurutan dimasukkan
 Pengguna cenderung mengalami kesulitan menyortir catatan yang diberi kode berdasarkan
abjad.
5. Mnemonic Codes
Kode mnemonik adalah karakter alfabet dalam bentuk akronim dan kombinasi lain yang
menyampaikan makna.
a. Keuntungan
Skema pengkodean mnemonik tidak mengharuskan pengguna untuk menghafal makna; kode itu
sendiri menyampaikan informasi tingkat tinggi tentang item yang diwakili.
b. Kelemahan
Meskipun kode mnemonik berguna untuk mewakili kelas item, mereka memiliki kemampuan
terbatas untuk mewakili item dalam suatu kelas.
F. SISTEM PELAPORAN KEUANGAN
 Undang-undang menentukan tanggung jawab manajemen untuk memberikan informasi
kepengurusan kepada pihak eksternal. Kewajiban pelaporan ini dipenuhi melalui FRS. Banyak
informasi yang diberikan dalam bentuk laporan keuangan standar, pengembalian pajak, dan dokumen
yang disyaratkan oleh badan pengatur seperti Komisi Sekuritas dan Bursa (SEC). Penerima informasi
laporan keuangan adalah pengguna eksternal, seperti pemegang saham kreditor dan lembaga
pemerintah. Secara umum, pengguna informasi dari luar tertarik dengan kinerja organisasi secara
keseluruhan.
Pengguna canggih dengan kebutuhan informasi homogen
Karena komunitas pengguna ekstrnal sangat luas dan kebutuhan individu mereka dapat
bervariasi, laporan keuangan ditargetkan pada khalayak umum. Mereka siap dengan proposisi bahwa
audiensi terdiri dari pengguna canggih dengan kebutuhan yang relatif homogen. Dengan kata lain
diasumsikan bahwa pengguna laporan keuangan memahami konvensi dan prinsip akuntansi yang
diterapkan dan laporan keuangan memiliki konten informasi yang berguna.

G. PELAPORAN KEUANGAN XBRL-REENGINERING

Pelaporan online data keuangan telah menjadi kebutuhan kompetitif bagi organisasi yang
diperdagangkan secara publik. Sebagian besar organisasi menempatkan laporan keuangan mereka di
web masing-masing sebagia dokumen HTML. Dokumen-dokumen ini kemudian dapat diunduh oleh
pengguna seperti SEC, analis keuangan, dan pihak berkepentingan lainnya.
XBRL
Menyadari potensi XML, AICPA mendorong penelitian ke dalam penciptaan bahasa markup
khusus akuntansi. XBRL adalah bahasa berbasi XML yang dirancang untuk menyediakan komunitas
keuangan dengan metode standar untuk menyiapkan, menerbitkan dan secara otomatis bertukar
informasi keuangan termasuk laporan keuangan perusahaan publik. XBRL biasanya digunakan untuk
melaporkan data keuangan gabungan, tetapi juga dapat diterapkan untuk mengkomunikasikan
informasi yang berkaitan dengan transaksi individu.
Langkah pertama dalam XBRL adalah memilih taksonomi XBRL. Taksonomi adalah skema
klasifikasi yang sesuai dengan spesifikasi XBRL untuk mencapai pertukaran informasi atau tujuan
pelaporan tertentu seperti pengarsipan dengan SEC. Langkah selanjutnya adalah melakukan referensi
silang setiap akun dalam buku besar umum organisasi pelapor ke elemen taksonomi XBRL yang
sesuai.
Untuk membuat data yang berguna bagi orang luar dan dapat dibandingkan dengan
perusahaan lain, mereka perlu diatur diberi label, dan dilaporkan dalam cara yang diterima oleh semua
pengguna XBRL. Hal ini melibatkan pemetaan data data internal organisasi ke elemen taksonomi
XBRL. Proses pemetaan dilakukan dengan menggunakan peta taksonomi. Setelah proses pemetaan
selesai, setiap catatan basis data akan berisi 1 tag yang disimpan oleh bidang elemen taksonomi.
Perusahaan yang menggunakan teknologi basis data XBRL asli secara internal sebagai
platform penyimpanan informasi utama mereka selanjutnya dapat mempercepat proses pelaporan.
Pengguna laporan keuangan dapat dengan mudah mengimpor dokumen XBRL ke dalam basis data
internal dan alat analisis untuk memudahkan proses pengambilan keputusan mereka.
Keadaan pelaporan XBRL saat ini
Semua anggota komunitas pelaporan keuangan harus mengetahui XBRL, karena ini
merupakan teknologi pertukaran informasi yang penting. Dalam waktu dekat, XBRL kemungkinan
akan menjadi alat utama untuk menyampaikan laporan bisnis kepada investor dan regulator. Pengguna
XBRL akan memfasilitasi pemenuhan persyaratan hukum yang ditetapkan dalam Sarbanies-Oxley Act
yang disahkan sebagai tanggapan terhadap keprihatinan yang luas dan skeptisisme tentang standar
pelaporan keuangan.

H. MENGONTROL FRS
Undang-undang SOX mensyaratkan bahwa manajemen merancang dan menerapkan kontrol
atas proses pelaporan keuangan. Risiko potensial terhadap FRS meliputi:
a. Jejak audit rusak
b. Akses tidak sah ke buku besar
c. Akun GL yang tidak seimbang dengan akun anak perusahaan
d. Saldo akun GL yang salah karena voucher jurnal yang tidak sah atau tidak benar.
 Jika tidak dikendalikan, risiko ini dapat mengakibatkan laporan kauangan yang salah saji
sehingga menyesatkan pengguna informasi ini. Konsekuensi potensialnya adalah hukum, kerugian
finansial yang signifikan bagi perusahaan, dan saksi yang ditentukan oleh undang-undang SOX.
Masalah kontrol internal COSO
Kontrol fisik FRS ini akan mengikuti kerangka kerja COSO untuk kegiata kontrol.
Otorisasi transaksi
Voucher jurnal adalah dokumen yang mengotorisasi entri ke buku besar. Voucher jurnal
memiliki banyak sumber, seperti pemrosesan penerimaan kas, pemrosesan pesanan penjualan, dan
grup pelaporan keuangan. Dibutuhkan integritas catatan akuntansi yang menunjukkan bahwa kupon
jurnal disahkan dengan benar oleh manajer yang bertanggung jawab.
Pemisahan tugas
Buku besar memberikan kontrol verifikasi untuk proses akuntansi. Tugas memperbarui buku
besar harus terpisah dari semua tanggung jawab akuntansi dan aset dalam organisasi. Oleh karena itu,
individu dengan otoritas akses ke akun GL tidak boleh memiliku tanggung jawab penyimpanan
catatan untuk jurnal khusus atau buku besar pembantu, dan tidak boleh mempersiapkan voucher
jurnal, tidak boleh memelihara aset fisik.
Kontrol akses
Akses yang tidak sah ke akun GL dapat mengakibatkan kesalahan, penipuan, dan pernyataan
yang salah dalam laporan keuangan. Undang-undang SOX secara eksplisit menangani bidang risiko
ini dengan mengatur organisasi untuk memberi batasan akses kepada yang pihak berwenang.
Catatan akuntansi
Jejak audit adala catatan alur yang dilalui oleh transaksi melalui input, proses, dan output fase
pemrosesan transaksi. Ini melibatkan jaringan jurnal dokumen dan menelusuri sistem dari inisiasi ke
disposisi akhir hingga memastkan bahwa transaksi dapat ditelusuri dengan akurat.
Verifikasi independen
Buku besar berfungsi sebagai langkah verifikasi independen dalam sistem informasi
akuntansi. FRS menghasilkan dua laporan operasional yaitu daftar voucher jurnal dan laporan
perubahan GL yang memberikan bukti keakuratan proses ini. Daftar voucher jurnal memberikan
perincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang diposting ke GL. Laporan perubahan buku
besar umum menyajikan efek posting kupon jurnal kepada GL.
Implikasi kontrol internal XBRL
Meskipun manfaat potensial XBRL dan teknologi web terkait telah diteliti secara ekstendif,
terdapat kurnagnya perhatian pada implikasi kontrol mengggunakan XBRL. Terdapat tiga bidang
perhatian khusus yaitu:
Penciptaan Taksonomi
Taksonomi dihasilkan secara tidak benar, yang menghasilkan pemetaan yang salah antara
data dan elemen taksonomi yang dapat mengakibatkan kesalahan penyajian material atas data
keuangan. Kontrol harus dirancang dan diterapkan untuk memastikan generasi taksonomi XBRL yang
benar.
Kesalahan pemetaan taksonomi
Proses pemetaan akun basis data internal ke tag taksonomi perlu dikendalikan. Tag XBRL
yang dihasilkan dengan benar mungkin tidak benar ditugaskan ke akun basis data internal yang
menghasilkan kesalahan penyajian data keuangan yang material.
Validasi dokumen instan
Setelah pemetaan selesai dan tag telah disimpan dalam basis data internal, dokumen contoh
XBRL dapat dihasilkan. Prosedur verifikasi independen perlu dibuat untuk memvalidasi dokumen
untuk memastikan bahwa taksonomi dan tag yang sesuai telah diterapkan sebelum memposting ke
server web.