SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

CHAPTER 2

PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Gabriel Clinton M (A31111126)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS HASANUDDIN

MAKASSAR

2012
 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system — TPS) merupakan

aktivitas yang terdiri atas tiga subsistem utama, yaitu siklus pendapatan, siklus

pengeluaran,dan siklus konversi. Meskipun setiap siklus melakukan tugas tertentu yang

berbeda-beda dan mendukung tujuan yang berbeda-beda, siklus-siklus tersebut memiliki

karakteristik yangsama. Misalnya, ketiga siklus TPS ini menangkap transaksi keuangan,

mencatat dampak transaksi dalam catatan akuntansi, dan menyediakan informasi tentang

transaksi kepada parapengguna untuk mendukung kegiatan mereka setiap hari. Selain itu,

siklus transaksimemproduksi banyak data mentah yang digunakan untuk membuat laporan

manajemen danlaporan keuangan. Karena memiliki dampak keuangan terhadap perusahaan,

siklus akuntansimenuntut banyak perhatian dari para akuntan.

B. Rumusan Masalah

1. Apa itu pengertian dari proses transaksi?

2. Jelaskan mengenai siklus yang mempengaruhi aktivitas ekonomi?

3. Apa saja yang termasuk prose pencatatan manual?

A.PEMBAHASAN

1. Bagaimana Gambaran Umum Dari Pemrosesan

Transaksi ?

Transaksi keuangan yang di definisikan dalam makalah ini sebagai berikut:

Kegiatan ekonomi yang memengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan dalam akun-

akunnya, dan diukur dalam satuan mata uang. Transaksi keuangan yang paling umum

adalah pertukaran ekonomi dengan pihak eksternal. Hal ini termaksud penjualan

barang atau jasa, pemebelian persediaan pembebasan kewajiban keungan, dan

penerimaan kas dari pelanggan. Transaksi keuangan juga terdiri dari peristiwa-

peristiwa internal seperti depresiasi aktiva tetapi aplikasi tenaga kerja, bahan baku,

dan averhead proses produksi, dan transaksi persediaan dari suatu departemen ke

departemen lain. Transaksi keuangan adalah kegiatan bisnis umum yang terjadi secara

rutin.

 Siklus Transaksi

Terdapat tiga siklus akuntansi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi

perusahaan, yaitu siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendatan. Siklus-siklus

ini dalam semua jenis bisnis – baik yang mencari laba maupun nirlaba. Misalnya, setiap

bisnis (1) memunculkan pengeluaran sebagai ganti dari sumber daya (siklus pengeluaran),

(2) menyediakan nilai tambah melalui prodak atau jasanya (siklus konversi) (3) menerima

pendapatan dari sumber luar (siklus pendaptan).

 Siklus Pengeluaran
 Aktivitas bisnis dimulai dengan pemerolehan bahan baku, property, dan tenaga kerja

melalui pertukaran dengan kas – siklus pengeluaran (expendeture cycle).

Sistem Pembelian Atau Utang. Mengenai kebutuhan untukmembeli persedian fisik

(seperti bahan baku ) dan melakukan pemesanan ke pemasok. Ketika barang di terima,

sistem pembelian mencatat peristiwa tersebut dengan menambah persediaan dan

membuat akkun utang untuk dibayar pata tanggal yang ditetapkan.

Sistem Pengeluaran Kas. Ketika kewajiban yang dibuat oleh sistem pembelian jatuh

tempo, sistem pengeluaran kas mengotorisasi pembayaran, mengeluarkan dana ke

pemasok, dan mencatat transaksi dengan mengurangi kas dan akun utang.

Sistem Penggajian. Sistem penggajian mengumpulkan data pemakaian tenaga kerja dari

setiap karyawan, menghitung gaji, dan mengeluarkan cek pembayaran kepada karyawan.

Sistem Aktiva Tetap. Sistem aktiva tetap perusahaan memproses transaksi-transaksi yang

berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghentian aktiva tetap.

 Siklus Konversi

Siklus konversi (conversion cycle ) terdiri dari dua subsistem utama: sistem produksi

dan sistem akuntansi biaya. Sistem prosuksi melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan

pengendalian produk fisik melalui proses produksi. Sistem akuntansi biaya memantau

arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi.

 Siklus Pendapatan

Perusahaan menjual barang jadi ke pelanggan melalui siklus pendapatan (revenue

cycle), yang melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan

kas setelah penjualan kerdit.

2. Bagaimana Pencatatan Akuntansi Dalam Pemrosesan

Transaksi ?

A. Sistem Manual

Bagian ini mendeskripsikan tujuan setiap jenis catatan akuntansi (accounting record)

yang digunakan dalam siklus transaksi. Pembahasan akan dimulai dengan pencatatan

tradisional yang digunakan dalam sistem manual (dokumen, jurnal dan buku besar) dan

kemudian menkaji perangkat magnetisnya dalam sistem berbasis computer.

 Dokumen

Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan

untuk memulai pemrosesan transaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari

pemrosesan transaksai antara lain sebagai berikut:

Dokumen Sumber. Peristiwa ekonomi menimbulkan beberapa dokumen yang

diciptakan pada awal atau (sumber) transaksi. Ini disebut dengan dokumen sumber

(source document).kegiatan ekonomi (penjualan) menyebabkan staf penjualan

menyiapkan pesanan penjual berbagai bagian, yang merupakan bukti formal bahwa

penjualan terjadi. Salianan dokumen seperti ini memasuki sistem penjualan dan

diguankan untuk membawa informasi ke berbagai fungsi, seperti penagihan,

pengiriman, dan piutang. Informasi dalam penjualan memicu aktivitas khusu dalam

setiap departemen.

Dokumen Produk. Dokumen produk (produk document) adalah hasil dari pemrosesan

transaksi, bukan dokumen yang memicu mekanisme prosses. Misalnya, cek

pembayaran gaji yang diberikan kepada karyawan adalah dokumen produk dari sistem

penggajian.
 Dokumen Perputaran. Dokumen perputaran (turnaround document) adalah dokumen

produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya.

 Jurnal

Jurnal (journal) adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Pada titik tertentu

dalam proses akuntansi, ketika sumua fakta yang relevan tentang transaksi diketeahui,

peristiwa dicatat dalam jurnal secara kronologis. Dokumen adalah sumber utama

dari data bagi jurnal.

Jurnal Khusus. Jurnal khusus untuk mencatat kelas transaksi khusus yang muncul

dalam volume besar. Transaksi seperti ini dapa dikelompokkan dalam jurnal khusus

atau diproses secara lebih efisien daripada yang dilakukan di jurnal umum.

Register. Istilah register mengacu pada jenis-jenis tertentu dari junal khusu. Misalnya,

jurnal penggajian sering disebut sebagai register penggajia. Akan tertapi, Kita juga

menggunakan istilah register untuk menunjukkan catatan harian (log).

Jurnal Umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi yang

jarang terjadi atau yang tidak sama. Misalnya, kita biasanya mencatat dopresiasi

periodic dan ayat penutup di jurnal umum. Kebanyakan perusaan telah mengganti

jurnal umum mereka dengan sistem voucher jurnal. Voucher jurnal pada dasarnya

adalah dokumen sumber khusus yang berisi ayat juranl tunggal yang menentukan

akaun-akun buku besar yang dipengaruhi. Voucher jurnal digunakan untuk mencatat

rangkuman transaksi rutin, transaksi nonrutin, ayat penyesuaian, dan ayat penutup.

 Buku Besar

Buku besar (ledger) adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan

pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat
 dua jenis buku besar: (1) buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahan

dalam bentuk rangkuman dari akun pengendali, dan (2) buku besar pembantu yan

gberisi akun individual yang membentuk akun pengendali tertentu.

Buku Besar Umum. Buku besar umum (general ledger) merangkum aktivitas dari

setiap akkun organisasi. Departemen buku besar umum memperbarui catatan-catatan

tersebut dari voucher (tanda bukti) jurnal yang disispaikan dari jurnal khusus dan

sumber lainnya dari seluruh lokasi perusahaan. buku besar umum menyediakan nilai

tunggal untuk setiapakun pengendali, seeperti uatang, piutang, dan persediaan .

Informasi dengan tingkat rangkuman tinggi ini memadai untuk pelaporan keungan,

tetapi tidak berguna dalam mendukung kegiatan operasi bisnis sehari-hari. Misalnya,

untuk tujuan pelaporan keuangan nilai total akun piutang harus disajikan dalamangka

tunggla di neraca. Nilai ini diperoleh dari akun pengendali piutang dalam buk besar

umum.

Buku Besar Pembantu. Buku besar pembantu (subsidiary ledger) disimpan dalam

departemen akuntansi perusahaan. buku besari ini mencakup persediaan , utang,

penggajian, dan peutang. Pemisahan ini meemungkinkan pengendalian dan dukungan

ke operasi dengan lebih baik.

B. Jejak Audit

Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejeak audit (audit trail)

untuk enelusuti transaksi dari dokumen sumber ke lapaoran keungan. Dianatara berbagai

tujuan dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntnan adalah audit akhir tahun.

Audit eksternal berkala mengevaluasi laporan keungan dari organisasi bisnis yang

terbuka atas nama pemegang sahamnya dan pihak-pihak lain yang bekepentingan.

Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untu
menentukan validilitas, akurasi dan kelengkapannya. Misalkan seornag auditor ingin

melakukan verifikasi atas akun piutang kliennya yang di publikasikan dalamlaporan

keungan tahunan.

Audit piutang dagang sering kali mencakup prosedur yang disebut konfirmasi.

prosedur ini melibatkan dengan kontak dengan pelanggan tertentu untuk menentukan

apakah transaksi yang dicatat dalam akun benar-benar terjadi dan bahwa pelanggan setuju

dengan saldo yang dicatat. Informasi yang terdaptdalam dokkumen sumber dan akun

buku besar pembantu memungkinkan auditor menidentifikasi dan mengetahui pelanggan

yang dipolih untuk konfirmasi.

C. Sistem Berbasis Komputer

 Jenis File

Meskipun dalam jejak audit dalamsistem berbasisi computer kurang bisa diamati

daripada sistem manula tradisisonal, jejak audit tetap ada. Catatan akuntansi dalam

sisem berbasisi computer disajiakan dalam empat jenis file meagnetis yang berbeda:

file master, file transaksi, file referensi, dan file arsip.

File Master. File master umumnya berisi data akun. Buku besar umm dan buku besar

pembantu adalah vontoh dari file master. Nilai data dalam file master diperbarui dar

transaksi.

File Transaksi. File transaksi adalah file sementara yang menyimpan catatan transaksi

yang akan dihunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam file master.

Pesanan penjual, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah contoh-contoh

dari file transaksi.

 File Referensi. File refensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk

memproses transaksi. Misalnya, pogram penggajian dapat mengacu ke tabel pajak

uantuk menghitung jumlah yang sebenarnya dari pajak yang ditahan untuk transaksi

penggajian. File refensi lainnya meliputi daftar harga yang digunakan untuk

menyiapkan faktur pelanggan, daftar pemasok yang diotorisasi, jadwal karyawan, dan

file kredit pelanggan untuk persetujuan penjualan kredit.

File Arsip. File arsip berisi catatan transasksi masa lalu yang dipertahankan utnuk

refernsi di masa depan ,file arsip ini meliputi: jurnal, inforamsi penggajian

sebelumnya, catatan akun yang dihapus dan buku besar periode sebelumnya.

 Jejak Audit Digital

Sama dengan jejak kertas. Jejak audit digital memungkinkan penelusuran

transaksi. Auditor yang berusaha utnuk mengevaluasi akurasi dari angka piutang yang

dipublikasi dalam neraca, dapat melakukannya melalui langkah-langkah berikkut ini:

1. Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun pengendali

piutang dagang di file master.

2. Rekonsiliasikan anka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR.

3. Pilih percontoh (sampel)dari ayat-ayat yang diperparui pada akun dibuku besar

4. Dari ayat-ayat jurnal berikut ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang dapat

ditarik dari file-file ini dan diverifikasi.

3. Bagaimana Teknik Dokumentasi Dalam Pemrosesan

Transaksi ?

Para akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara rutin. Oleh sebab itu,

kemampuan untuk mendokumentaswikan sistem dalam bentuk grafik merupaka

 keahlian penting yang perlu dikuasai oleh para akuntan. Ada enam teknik

dokumentasi dasar yang diperkenalkan dlam bagian ini, yaitu: diagram arus data,

diagram relasi entitas, bagan alir dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program, dan

diagram tata letak catata.

A. DIAGRAM TATA LETAK RECORD

Diagram tata letak record (record layout diagram) dihunakan untuk

mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau table basis data

diagram tata letakbiasanya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut

(atau field) dalam record. Informasi struktur data yang terperinsi diperlukan untuk

tugas – tugas seperti identifikasi jenis – jenis tertentu kegagalan sistem ananlisi

laporan kesalahan, dan desai uji logika computer untuk \tujuan audit dan debugging.

4. Bagaimanakah Sistem Akuntansi Yang Berbasis

Computer ?

A. PERBEDAAN ANTARA SISTEM BATCH DAN REAL-TIME

 Jeda Waktu

Sistem batch (batch sistem) menyusun transaksi ke dalam kelompok-kelompok untuk

pemrosesan. Pemrosesan faji adalah sebuah contoh dari sistem batch. Peristiea

ekonomi – aplokasi tenaga kerja – muncul secara terus-menerus selam periode

pembayaran. Pada akhir periode, pembayaran gaji disiapkan besama-sama sebagai

sebuah batch.
 Sistem real-time (real- time sisytem) memproses transaksi secra individual pad

saat peristiwa ekonomi muncul.l karena record tidak dikumpulkan dalam batch, tidak

terdapat jeda waktu antara munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatanya. Salah

satu contoh dari pemrosesan real-time adalah sistem pemesanan tiket pesawat terbang,

yang memprosespermintaan calaon penumpang.

 Sumber Daya

Secata umum, sistem batch memerlukan lebih sedikit sumber daya (seperti biaya

pemrograman, waktu komputer, dan pelatihan bagi pengguna) daripada sistem real-

time. Misalnya, sistem batch dapat menggunakan file berurutan yang disimpan dalam

pita magneris, sistem real-time menggunakan file akses langsung yang memerlikan

peraltan penyipanannya yang lebih mahal, seperti cakram magnetis. Namun demikian,

pada praktiknya, penbedan biaya ini mulai menghilang, sehingga semakin banyak

orhanisasi yang beralih ke cakram magneris untuk pemrosesan batch dan real-time.

 Efisisensi Operasinal

Sistem pemrosewsan real-time yang menangani sejumlah besar transaksi setiap hari

dapat menciptakan ketidkefisienan operasional. Satu transaksi dapat mempengaruhi

berbagai akun. Namun demikian, beberapa dari akkun ini mungkin tidak perlu

diperbarui secara real-time.

 Efisisensi Versus Efektivitas

Dalam memilih cara pemrosesan data, desainer harus mempertimbangakan masalah

efisiensi dan efektivitas.misalnya, para pengguna sistem reservasi penerbangan tidak

bias menunggu hinga 100 orang penumpang (ukuran batch yang efisien) sebelum

transaksi diproses.
B. PENDEKATAN PEMROSESAN DATA ALTERNATIF

 Sistem Warisan Versus Sistem Modern

Sistem warisan umumnya memiliki fitur beriku ini: memiliki aplikasi berbasis

mainframe,berorientasi pada batchm sistem warisan yang awal mengunakan file datar

utnuk penyimpanan data, namun basis data hirearkis dan jaringan sering berkaitan

dengan era sistem warian yang lebih maju.

 Pembaruan File Master Dari Transaksi

Prosedur pembaruan dalam contoh ini mencakup langkh-langkah berikut ini:

1. Record pesanan penjualan dibaca oleh sistem

2. Nomor akun dugunakan untuk mencari file utama AR dan melacak record SR

yang sesuai

3. Prosedur pembaruan Ar menghitung saldo pelanggan baru dengan manambahkan

nilai yang tersimpan dalam field jumlah faktur dari record utama AR

4. Selanjutnya, nomor persediaan digunakan untuk mencari record yang sesuai

dalam file uatam persediaan

5. Profram pembaruan persediaan mengurangi tingkat persediaan dengan

mengurangi nili jumlah yang terjual dalam record transaksi dari nilai field jumlah

yang dimiliki dalma record persediaan

6. Record pesanan penjualan yang baru dibaca dan proses dia atas diulangi

 Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data

Pendekatan pemgaruan destruktif tidak menyediakan salainan cadangan dari

file master yang asli.; hanya nilai saat ini yang tersedia bagi pengguana. Jika file
 utama saat ini rusak, maka tidak akan ada cadangan utnuk mengonstruksi kembali file

tersebut. Untuk mempertahankan record akuntansi yang memadai.

Sebelum pembaruan setiap batch secara berkala (misalnya setiap 15 menit),

file master yang diperbarui dislin untuk menciptakan versi cadangan dari file aslinya.

Jika file master terharus setelah prosw pembaruanm rekonstrusi dapa dilakukan

dengan dua langkah. Pertama, program pemulihan khususs menggunakan file

cadangan untuk menciptakan versi prapembaruan dari file utama. Kedua proses

pembaruan file diulangi denagan menggunakan batch transaksi sebelumnya untuk

memulihkan file master kekondisnya saat ini. Karena potensi risiko terhadap record

akuntansi, akuntan biasanya memerhatikan kecukupan semua prosedur pembuatan

cadangan.

C. PEMROSESAN BATCH DENGAN MENGGUNAKAN PENGUMPULAN

DATA SECARA REAL-TIME

Pendekatan pemrosesan data yang popular, khususnya untuk perusahaan besar,

adalah menangkap secara elktronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi,

dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguan, kesalahan transaksi

tertentu bias di cegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya adalah

file transaksi yang bebas dari kebanyakan kesalahan yang seing terjadi pada sistem

warisan yang lama. File kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai

efisiensi opersional.

Langkah-langkah utama dalam proses ini adalah:

1. Staf departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang berkaitan

dengan item yang dibeli dan akun pelanggan.

 2. Sistem kemudian memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam record

pelanggan (file pembantu piutang dagang) dan memperbarui saldo akunnya untuk

merefleksikan jumlah penjualan.

3. Selanjutnya, sistem meperbarui jumlah yang ada di record persediaan (file

pembantu persediaan) untuk merefleksikan pengurangan persediaan. Hal ini

menyediakan informasi terbaru ke staf lainnya mengenai ketersediaan persediaan.

4. Record penjualan kemudian ditambahkan ke file pesanan penjualan (file transaksi)

yang diproses secara batch pada akhir hari kerja. Proses batch ini mencatat setiap

transaksi dalam jurnal penjualan dan memperbarui akun buku besar umum yang

terkait.

Mungkin anda ingin tahu mengapa jurnal penjualan dan akun buku besar

umum diproses dengan cara batch. Mengapa tidak memperbaruinya secara real-time

dengan akun pembantu? Jawabannya adalah untuk mencapai efisiensi operasional.

Setiap penjualan penjualan pelanggan mempengaruhi enam record akuntansi berikut

ini:

o Piutang dagang pelanggan (bukku besar pembantu – unik).

o Item persediaan (buku besar pembantu – hampir unik).

o Pengendalina persediaan(buku besar umum – umum).

o Penjualan (buku besar umum – umum).

o Harga pokok penjualan (buku besar umum – umum)

D. PEMROSESAN REAL – TIME

 Sistem real – time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Misalnya

pesanan penjualan yang diproses oleh sistem dalam figure 2-32 bisa ditangkap, diisi,

dan dikirim pada hari yang sama. Sistem semacam ini memiliki banyak portensi

keuntungna,termaksuk perbaiakan produktivitas, penguranganpersediaan,pengktan

perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam pengahiahan pelanggan, dan perbikan

kepuasan pelanggan, karena informasi transaksi ditransmisikan secar elektronik,

dokumen semuber fisik bias dielimisasi atau dikurangi.

 Daftar Pustaka

Hall, James. 2010. Principles of Accounting Information Systems. Singapore: Cengage

Learning Asia Pte Ltd

http://andinimirandaqu.blogspot.com/2010/08/pengenalan-pemrosesan-transaksi.html

http://studycubaccounting.blogspot.com/2010/06/sistem-informasi-akuntansi.html

http://agiewahyuwinata.blogspot.com/2010/01/sistem-pemrosesan-transaksi.html

pksm.mercubuana.ac.id/new/.../files.../32012-2-126350145913.doc

Labe