TRANSACTION PROCESSING & FINANCIAL REPORTING

SYSTEM OVERVIEW

Tugas Mata Kuliah

Auditing EDP

Oleh :
Hafindatama Akbar P.
NIM 170810301304
Syarif Hidayatullah
NIM 170810301305
Ilona Asteria
NIM 170810301306
Nadiya Azzahra
NIM 180810301239

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS JEMBER
2020

1
 PENDAHULUAN
Sistem dan teknologi informasi dalam perkembanganya saat ini sangatlah pesat,
perusahan-perusahaan yang ada saat ini harus memiliki keunggulan dalam
menjalankan proses bisnisnya agar tetap bertahan dalam dunia bisnis. Oleh karena itu
saat ini banyak perusahaan yang mulai memanfaatkan sistem dan teknologi informasi
sebagai komponen utama dalam mencapai keunggulan dalam bersaing. Karena
persaingan bisnis pada era ini semakin ketat, penggunaan sistem informasi dan
teknologi akan menjadi salah satu strategi perusahaan dalam menghadapi competitor
dalam bersaing dengan perusahaan lain. Dengan sistem informasi dan teknologi yang
ada akan membantu para manajer untuk mencapai visi dan misi perusahaan. Sistem
informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses
bisnis, serta mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif sehingga
membantu perusahaan dalam mencapai tujuan.Transaction Processing System (TPS)
yang secara otomatis melakukan penanganan data tentang kegiatan bisnis atau
transaksi. Data tentang setiap transaksi ditangkap, transaksi diverifikasi dan diterima
atau ditolak dan divalidasi transaksi disimpan untuk pengelompokkan data. Laporan
dapat dihasilkan segera untuk memberikan ringkasan standar transaksi dan transaksi
dapat dipindahkan dari proses ke proses untuk menangani semua aspek kegiatan
usaha. Analisis dan desain TPS berarti berfokus pada prosedur perusahaan saat ini
untuk transaksi pengolahan, apakah prosedur tersebut secara manual atau otomatis.
Fokus pada prosedur saat ini menyiratkan kehati-hatian pelacakan data, aliran
pengolahan,dan output. Tujuan pembangunan TPS adalah untuk meningkatkan
pemrosesan transaksi dengan mempercepat hal tersebut, meminimalisir tenaga
manusia,meningkatkan efisiensi dan akurasi, mengintegrasikannya dengan sistem
informasi organisasi atau memberikan informasi yang sebelumnya tidak tersedia. Oleh
karena itu dalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum dari pemrosesan
transaksi,hubungan antara catatan akuntansi dalam membentuk jejak audit, dan teknik
dokumentasi yang digunakan untuk mewakili sistem manual dan berbasis
komputer.Bab ini juga menguraikan mengenai perubahan yang akan terjadi pada
proses pelaporan keuangan tradisional sebagai hasil dari XBRL oleh SEC

2
 PEMBAHASAN

TRANSACTION PROCESSING & FINANCIAL REPORTING

SYSTEM OVERVIEW

Transaction Cycles
Siklus transaksi adalah seperangkat transaksi akuntansi yang terjadi dalam kegiatan
usaha perusahaan. Siklus ini merekam peristiwa dari sebuah komponen aktifitas
bisnis. Misalnya transaksi penjualan. Transaksi tersebut normalnya diikuti dengan
transaksi pengiriman, penagihan, dan kuitansi kontan.
1. The expenditure cycle
Siklus ini umumnya merupakan transaksi untuk mendapatkan bahan dan
membayar eksploitasi item untuk proses konversi bisnis. Siklus ini memproses
transaksi permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban membayar
barang/jasa.
a. Purchases/accounts payable system : proses pencarian sumber, pemesanan
dan pembelian barang atau jasa untu kegiatan produksi. Contoh: membeli
inventory dari vendor;
b. Cashdisbursements system: kas yang dikeluarkan untuk membayar hutang.
Contoh: bayar utang ke vendor;
c. Payroll system: proses administrasi penggajian dari pekerjaan rutin karyawan
atau pegawai. Contoh: bayar gaji;
d. Fixed asset system: sumber daya atau harta yang dimiliki oleh perusahaan,
memiliki nilai ekonomi yang dapat diukur, memiliki masa manfaat dan tidak
untuk dijual kembali. Contoh: membeli, memelihara, dan menjual Aset Tetap.
2. The conversion cycle
Siklus konversi berisikan transaksi yang benar-benar ada saat input dikonversi
menjadi barang atau jasa yang dapat dijual. Bahan, tenaga kerja, dan biaya
eksploitasi digunakan dalam proses konversi.
a. The production system: kumpulan dari subsistem-subsistem yang saling
berinteraksi untuk mengubah input menjadi output. Subsistem-subsistem
tersebut antara lain:
1) Perencanaan produksi;
2) Pengendalian kualitas hasil produksi;
3) Penentuan standar operasi;

3
 4) Penentuan fasilitas produksi; dan
5) Penentuan harga pokok produksi.
b. The cost accounting system: prosedur yang dirancang untuk mengumpulkan
dan menyajikan biaya produksi, biaya pemasaran, biaya administrasi, dan
biaya-biaya umum lainnya. Sistem ini cukup erat hubungannya dengan
perusahaan manufaktur karena sebagian besar kegiatannya ada dalam fungsi
produksi.
3. The revenue cycle
Siklus ini merekam hasil penjualan dari output proses konversi. Terdapat
empat peristiwa ekonomi yang dapat menghasilkan pendapatan, misalnya
menerima order pelanggan, mengantarkan barang atau jasa, melakukan
penagihan dari pelanggan, dan menerima pembayaran.
a. Sales order processing: kegiatan menerima dan memproses order dari
pelanggan, mengisi pesanan, mengirim produk, pembayaran dari pelanggan,
dan merekam akun transaksi (accounts receivable [AR], inventory, expenses,
and sales).
b. Sales return procedures: memperkirakan persentase penjualan yang
dikembalikan oleh pelanggan
c. Cash receipts procedures: menjelaskan transaksi kredit yang timbul dari
transaksi piutang. Pembayaran akan dilakukan saat jatuh tempo sesuai dengan
perjanjian. Contoh: Collecting cash, depositing cash in the bank, and recording
these events in the accounts (AR and cash).

Accounting Records
Catatan akuntansi merupakan kumpulan rekening-rekening dalam buku besar yang
selanjutnya secara periodik disusun ke dalam laporan keuangan perusahaan. Catatan
akuntansi terdiri dari:
1. Buku jurnal: catatan akuntansi yang dilakukan fungsi akuntansi untuk mencatat
transaksi keuangan penerimaan kas berdasarkan dokumen transaksi yang sah,
dan menggolongkan transaksi keuangan ke dalam akun-akun. Yang telah dicatat
dan digolongkan ke dalam buku jurnal, selanjutnya diposting ke dalam buku besar;
2. Buku besar: catatan akuntansi yang dilakukan fungsi akuntansi untuk meringkas
catatan transaksi keuangan yang telah digolongkan ke akun-akun, dan
memberikan informasi saldo rekening secara akumulatif;

4
3. Buku pembantu: catatan akuntansi yang dilakukan fungsi akuntansi untuk
melengkapi atau merinci atau menjabarkan informasi rekening-rekening tertentu
dalam buku besar, dan sebagai alat uji silang terhadap rekening tertentu dalam
buku besar.
Manual Sistem
1. Dokumen
a. Source dokumen
b. Product dokumen
c. Turn around dokumen
2. Jurnal
a. Special jurnal : Mencatat transaksi rutin
b. General Jurnal : Mencatat transaksi non rutin
3. Ledger
a. General Ledger
b. Subsidary Ledger

The Audit Trail

Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya memberikan jejak audit untuk
melacak transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Audit trail sebagai
catatan telah mengakses sistem operasi komputer dan apa yang telah dilakukan
selama periode waktu tertentu. Dalam telekomunikasi, audit trail digunakan untuk
melacak transaksi yang telah mempengaruhi isi record. Dalam informasi atau
keamanan komunikasi, audit informasi berarti catatan kronologis kegiatan sistem untuk
memungkinkan rekonstruksi dan pemeriksaan dari urutan peristiwa dan/atau
perubahan dalam suatu kegiatan.

Computer-Based Systems
Tipe file yang ada di CBS berupa magnetic file bukan file fisik. Jenisnya yaitu:
1. Master File generally
a. File induk acuan: recordnya relatif statis dan jarang berubah nilainya. Contoh:
file daftar gaji dan file mata pelajaran;
b. File induk dinamik: recordnya sering berubah/dimutakhirkan sebagai hasil dari
suatu transaksi. Contoh: file data barang.
2. Transaction File: biasa disebut file input yang digunakan untuk merekam data hasil
transaksi yang terjadi. Contoh: file penjualan;

5
3. Reference File;
4. Archive File.

Documentation Techniques
Akuntan menggunakan teknik dokumentasi secara transparan, baik sebagai
perancang sistem maupun sebagai auditor. Lima dokumen dasar teknik dokumentasi
sebagai berikut:
1. Diagram aliran data (DAD)
Diagram aliran data (DAD) menggunakan simbol untuk mewakili entitas,
proses, aliran data dan menyimpan data yang berhubungan dengan sistem. DAD
digunakan untuk mewakili sistem pada tingkat detail yang berbeda dari yang
sangat umum hingga sangat detail. Entitas sebagai objek eksternal dalam batas
sistem yang dimodelkan. Entitas dapat saling berinteraksi dengan sistem atau
fungsi atau dengan bagian yang berada di luar perusahaan. Entitas harus selalu
memberi label sebagai nomina pada DAD, seperti pelanggan atau pemasok.
Pemberian label harus diberi dengan kata kerja deskriptif seperti barang
kapal, perbarui rekaman, atau terima pesanan pelanggan. Objek dari proses tidak
boleh diwakili sebagai kata benda, contohnya warehouse, account receive dept,
atau sales dept. Panah berlabel menghubungkan objek proses mewakili arus data
seperti sales order, invoice, atau pemberitahuan pengiriman. Setiap label aliran
data harus unik yang sama tidak seharusnya melekat pada dua garis aliran yang
berbeda di DAD yang sama. Ketika data mengalir ke suatu proses dan keluar lagi
ke proses lain.
2. Diagram hubungan entitas (ER): teknik dokumentasi untuk mewakili hubungan
antar entitas. Entitas merupakan sumber daya fisik (mobil, uang tunai, atau
inventaris), proses (memesan inventaris, menerima uang tunai, pengiriman
barang), dan agen (tenaga penjual, pelanggan, atau vendor) tentang apa yang
organisasi inginkan untuk mendapatkan data. ER biasanya digunakan untuk
memodelkan basis data organisasi.
3. Diagram hubungan antara diagram (DFD): model proses sistem, setiap
penyimpanan data dalam DFD mewakili entitas data yang terkait dalam diagram
ER.
4. Diagram alur: representasi grafis dari hubungan fisik di antara elemen kunci dari
suatu sistem. Elemen-elemen tersebut mungkin masuk dalam departemen
organisasi, program komputer, catatan akuntansi, dan catatan digital. Sislem

6
 flowchart juga menggambarkan jenis media komputer yang menjadi dikerjakan
dalam sistem, seperti pita magnetik, disk magnetik dan terminal. Aturan yang
harus diperhatikan:
a. Diagram alur harus diberi label untuk mengidentifikasi dengan jelas sistem yang
diwakili;
b. Simbol digunakan untuk mewakili entitas-entitas yang ada dalam sistem;
c. Semua simbol pada diagram alur harus diberi label;
d. Garis harus memiliki kepala panah untuk menunjukkan aliran proses dan urutan
kejadian; dan
e. Apabila proses kompleks membutuhkan penjelasan tambahan untuk kejelasan,
deskripsi teks seharusnya dimasukkan pada bagan alur atau dalam dokumen
terlampir yang direferensikan oleh flowchart.
5. Diagram tata letak rekam
Umumnya, masing-masing bidang kegiatan ini adalah kolom terpisah dengan
sebuah heading.

Computer Based Accounting Systems

Computer based accounting systems terbagi atas dua bagian besar, yaitu batch
systems dan realtime systems. Adapun perbedaan antara keduanya dijabarkan pada
tabel di bawah:
Pembeda Batch Realtime
Kerangka waktu informasi Memiliki jeda antara kapan Proses pencatatan
peristiwa ekonomi terjadi, dilakukan saat peristiwa
dan kapan kejadiannya. ekonomi terjadi.
Sumber daya Lebih sedikit Lebih banyak.
Efisiensi Pencatatan dilakukan Pencatatan dilakukan
setelah terjadi transaksi seketika, kecuali atas
untuk menghindari pencatatan yang
penundaan operasional. melibatkan beberapa
akun berbeda yang mana
akan lebih baik jika
diproses secara batch.

Alternatif Pendekatan Pemrosesan Data

7
Ada dua alternatif pendekatan pemrosesan data, yaitu legacy systems (sistem
warisan) dan sistem modern. Perbedaannya sebagai berikut:
Sistem warisan Sistem modern
1. Aplikasi berbasis mainframe; 1. Menggunakan basis client-server
2. Menggunakan flat file untuk (network);
penyimpanan data; dan 2. Menggunakan database;
3. Cenderung menggunakan batch 3. Cenderung menggunakan realtime
processing. processing.

Data Coding Schemes

Tujuan penggunaan data koding pada Sistem Informasi Akuntansi:
1. Mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang seharusnya dapat diatur;
2. Menyediakan sarana akuntabilitas atas kelengkapan transaksi yang diproses;
3. Mengidentifikasi transaksi dan rekening unik dalam file;
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

Teknik Coding

Teknik Coding
Nama Teknik Coding Keuntungan Kerugian

Sequential Codes mendukung rekonsiliasi sejumlah Kode berurutan tidak

mewakili item dalam beberapa transaksi, seperti pesanan membawa konten
urutan berurutan (naik atau penjualan, di akhir informasi di luar
menurun) peroses. urutannya dalam
urutan.
Block Codes Dapat menginsert kode baru Sama seperti sequential
Pendekatan ini dapat digunakan tanpa harus mengatur ulang codes, tidak
untuk mewakili seluruh kelas keseluruhan coding structure. memberikan informasi
item dengan membatasi setiap mengenai item yang
kelas pada rentang tertentu diwakili oleh kode.
dalam pengkodean
skema. Contoh: COA
Group Codes 1. memfasilitasi representasi dapat meningkatkan
digunakan untuk sejumlah besar data yang biaya penyimpanan,
merepresentasikan item atau beragam. mempromosikan
peristiwa kompleks yang 2. memungkinkan struktur kesalahan administrasi,
melibatkan dua atau lebih data data yang kompleks untuk dan meningkatkan
terkait diwakili dalam bentuk hirarki waktu proses dan
yang logis dan lebih mudah usaha.
diingat oleh manusia.
3. mengizinkan analisis rinci
dan pelaporan baik di dalam
kelas barang dan seluruh
kelas yang berbeda dari
item.

8
 Alphabetic Codes Kapasitas untuk mewakili 1. seperti kode
digunakan untuk banyak tujuan sejumlah besar item meningkat numerik, ada
yang sama dengan kode numerik. secara dramatis kesulitan
melalui penggunaan kode abjad rasionalisasi makna
murni atau karakter abjad kode yang telah
tertanam dalam kode numerik ditetapkan secara
(kode alfanumerik) berurutan;

2. pengguna
cenderung
mengalami

kesulitan menyortir

Mnemonic Codes
adalah karakter alfabet dalam
bentuk akronim dan kombinasi
lain yang disampaikan
berarti.
catatan yang
dikodekan abjad.
Memudahkan pengguna untuk Meskipun kode
memahami informasi tentang mnemonik berguna
item yang diwakili untuk mewakili kelas
item, mereka memiliki
kemampuan terbatas
untuk mewakili item
dalam suatu kelas

SISTEM LEDer UMUM (lihat gambar 6.34 hal 265) Voucher Jurnal
Voucher jurnal merupakan input bagi buku besar. Transaksi rutin, menyesuaikan entri,
dan menutup entri dimasukkan ke dalam GL melalui voucher jurnal.

Database GLS.
Basis data GLS mencakup berbagai file:
1. File master buku besar umum adalah file prinsip dalam database GLS
2. File histori buku besar umum memiliki format yang sama dengan master GL. Tujuan
utamanya adalah untuk menyediakan data keuangan historis untuk laporan keuangan
komparatif.
3. File voucher jurnal adalah total koleksi voucher jurnal yang diproses dalam periode
berjalan.
4. File riwayat voucher jurnal berisi voucher jurnal untuk periode terakhir.
5. File pusat pertanggungjawaban berisi pendapatan, pengeluaran, dan data
pemanfaatan sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam
organisasi.
6. file induk anggaran berisi jumlah yang dianggarkan untuk pendapatan, pengeluaran,
dan sumber daya lainnya untuk pusat tanggung jawab.

9
SISTEM PELAPORAN KEUANGAN
Prosedur Pelaporan Keuangan
Pelaporan keuangan adalah langkah terakhir dalam keseluruhan proses akuntansi
yang dimulai dalam siklus transaksi. Prosedurnya:
1. Tangkap transaksi
2. Rekam dalam jurnal khusus
3. Posting ke buku besar pembantu
4. Posting ke buku besar
5. Mempersiapkan saldo percobaan yang belum disesuaikan
6. Membuat entri penyesuaian
7. Buat jurnal dan posting entri penyesuaian.
8. Siapkan neraca saldo yang disesuaikan
9. Siapkan laporan keuangan
10. Buat jurnal dan posting entri penutupan
11. Mempersiapkan saldo percobaan pasca-penutupan

XBRL — MELAPORKAN PELAPORAN KEUANGAN

Bahasa pelaporan bisnis eXtensible (XBRL) merupakan standar Internet yang
dirancang khusus untuk pelaporan bisnis dan pengalihan informasi Tujuan XBRL
adalah untuk memfasilitasi publikasi, transportasi, dan informasi keuangan dan bisnis.
XBRL merupakan turunan dari standar Internet yang disebut XML (eXtensible Markup
Language).

XML (Bahasa Markup eXtensible)

XML adalah metalanguage untuk menggambarkan bahasa markup. Istilah extensible
artinya setiap markuplanguage dapat dibuat dengan menggunakan XML. Dengan
demikian, XML dapat digunakan untuk memodelkan struktur data basis data internal
organisasi.

MENGONTROL FRS
Risiko potensial terhadap FRS meliputi:
1. Jejak audit yang rusak.
2. Akses tidak sah ke buku besar.
3. Akun GL yang tidak seimbang dengan akun anak perusahaan.
4. Saldo akun GL salah karena voucher jurnal tidak sah atau salah.

10
Masalah Kontrol Internal COSO
Pengendalian internal menurut COSO untuk memitigasi risiko potensial kepada FRS:
1. Otorisasi Transaksi
2. Pemisahan Tugas
3. Kontrol Akses
4. Catatan Akuntansi
5. Verifikasi Independen

Implikasi Kontrol Internal XBRL

1. Penciptaan Taksonomi
2. Kesalahan Pemetaan Taksonomi
3. Validasi Dokumen Instans

KESIMPULAN

Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan

organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-
data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai
apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi

11
bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa
interupsi sama sekali.Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem
informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem
proses data elektronik (electronic data processing systems). Transaction processing
systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan,
pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing systems
menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal.
Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi
penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan.

REFERENSI
James A. Hall. 2011. Information Technology Auditing and Assurance. Cengage
Learning

12