TRANSACTION PROCESSING

AND FINANCIAL REPORTING SYSTEM OVERVIEW

Tugas Mata Kuliah

Auditing EDP

Oleh :
Sherindityas Aulia S. NIM 170810301083
Aulia Nurma Dahani NIM 170810301119
Niken Asmoro B. NIM 170810301148
Latifah Rahmawati NIM 170810301177
Fatoni Ahmad Balyan NIM 170810301188

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS JEMBER
2020
 PENDHULUAN

Akuntansi merupakan suatu proses pengumpulan data, pengolahan data,

hingga penyajian data yang mencatat setiap transaksi yang terjadi di suatu
perusahaan. Dalam pelaporan suatu perusahaan, baik di bidang keuangan,
operasional, maupun pemsaran tentu membutuhkan suatu pertanggungjawaban yang
dibuat oleh perusahaan untuk stakeholder.
Pencatatan transaksi di setiap perusahaanmembutuhkan suatu ketelitian agar
tidak terjadi kesalahan yang dapat mengakibatkan dampak buruk yang fatal, karena
apabila terjadi dampak yang fatal maka akan enimbulkan kerugian yang signifikan bagi
perusahaan. Oleh karena itu, di dalam era yang semakin modern dan serba teknologi
ini, perusahaan perlu menerapkan suatu sistem pencatatan berbasis komputer yang
tentunya akan memudahkan perusahaan dalam melakukan sistem pencatatan dan
mengurangi kemungkinan risiko terjadinya kesalahan pencatatan.
Dengan sistem pencatatan berbasis teknologi ini tentunya dibutuhkan suatu
skill khusus yang mempelajari mengenai metode pengoperasian sistem tersebut. Oleh
karena itu materi ini sangat perlu untuk dibahas guna menambah wawasan mengenai
sistem pencatatan berbasis teknologi.
 PEMBAHASAN

AN OVERVIEW TRANSAACTION PROCESSING

Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan
ekuitas perusahaan dicerminkan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan mata
uang. Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan
pihak eksternal. Hal ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan,
pembebasan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan. Transaksi
keuangan juga terdiri atas peristiwa-peristiwa internal seperti depresiasi aktiva tetap,
aplikasi tenaga kerja, bahan baku, overhead proses produksi, dan transaksi
persediaan dari satu departemen ke departemen lain.
Transaksi keuangan adalah kegiatan bisnis umum yang terjadi secara rutin.
Misalnya, ribuan transaksi dari satu jenis tertentu (penjualan ke pelanggan) bisa terjadi
setiap hari. Untuk mengahadapi volume yang besar tersebut secara efisiensi
perusahaan mengelompokkan jenis-jenis transaksi yang sama ke dalam siklus-siklus
transaksi.

ACCOUNTING RECORDS

Documents

Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat diguanakan untuk
memulai pemrosesan transaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari pemrosesan
transaksi.

 Dokumen Sumber (Source Documents)

Peristiwa ekonomi menimbulkan beberapa dokumen yang diciptakan

pada awal (sumber) transaksi. Ini disebut dokumen sumber (source document).
Dokumen sumber digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data
transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi.

 Dokumen Produk (Products Documents)

Dokumen Produk (Products Documents) adalah hasil dari memproses

transaksi, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses. Misalnya, cek
pembayaran gaji yang diberikan kepada karyawan adalah dokumen produk dari
sistem penggajian.
  Dokumen Perputaran (Turn Around Documents)

Dokumen Perputaran (Turn Around Documents) adalah dokumen

produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya.

Journals

Jurnal (Journal) adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Pada titik tertentu
dalam proses transaksi, ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi diketahui.
Peristiwa dicatat dalam jurnal secara kronologis. Dokumen adalah sumber utama dari
data bagi jurnal.

 Jurnal Khusus (Special Journals)

Jurnal Khusus digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang

muncul dalam volume besar. Transaksi seperti ini dapat dikelompokkan dalam
jurnal khusus atau diproses secara lebih efisien dari pada yang dilakukan jurnal
umum.

 Register (Register)

Istilah register mengacu pada jenis-jenis tertentu dari jurnal khusus.

Misalnya, jurnal penggajian sering disebut sebagai register penggajian.

 Jurnal Umum (General Journals)

Perusahaaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi

yang jarang terjadi atau yang tidak sama. Misalnya, kita biasanya mencatat
depresiasi periodik dan ayat penutup di jurnal umum.

Ledgers

Buku Besar (Ledgers) adalah buku akun keuangan yang mencerminkan pengaruh
keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Jurnal menunjukkan
efek kronologis dari aktivitas bisnis, sedangkan buku besar menunjukkan aktivitas per
jenis akun. Buku besar menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo lancar dari
setiap akun.
  Buku Besar Umum (General Ledgers)

Buku Besar merangkum aktivitas dari setiap akun organisasi.

Departemen buku besar umum memperbarui catatan-catatan tersebut dari
voucher (tanda bukti) jurnal yang disiapkan dari jurnal khusus dan sumber
lainnya dari seluruh lokasi perusahaan.

 Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledgers)

Buku Besar Pembantu disimpan dalam departemen akuntansi

perusahaan. Buku besar ini mencakup persediaan, utang, penggajian, dan
piutang. Pemisahan ini memungkinkan pengendalian dan dukungan ke operasi
dengan lebih baik.

DOCUMENTATION TECHNIQUES
Akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara terus-menerus, baik untuk
perancang sistem dan auditor. Kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam
bentuk grafik merupakan keterampilan penting bagi para akuntan untuk dikuasai.
Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram
Dua desain sistem yang umum digunakan dan teknik dokumentasi adalah
Entity Relationship Diagram dan Data Flow Diagram. Bagian ini memperkenalkan fitur-
fitur utama dari teknik ini, mengilustrasikan penggunaannya, dan menunjukkan
bagaimana mereka terkait.

 Data Flow Diagram.

Diagram alur data (DFD) menggunakan simbol untuk mewakili entitas, proses,
aliran data, dan penyimpanan data yang berhubungan dengan sistem. Entitas
dalam DFD adalah objek eksternal pada batas sistem yang dimodelkan. Mereka
mewakili sumber dan tujuan untuk data. Proses di DFD harus diberi label dengan
kata kerja deskriptif. Objek proses tidak boleh direpresentasikan sebagai kata
benda. Panah berlabel yang menghubungkan objek proses mewakili arus data.
 Entity Relationship Diagram
Diagram hubungan entitas (ER) adalah teknik dokumentasi yang digunakan
untuk merepresentasikan hubungan antar entitas. Entitas adalah sumber daya fisik
(mobil, uang tunai, atau persediaan), peristiwa (memesan persediaan, menerima
uang tunai, barang pengiriman), dan agen (penjual, pelanggan, atau vendor) yang
ingin ditangkap oleh organisasi.
 Hubungan Antara Diagram ER dan Data Flow Diagram
Diagram DFD dan ER menggambarkan aspek yang berbeda dari sistem yang
sama, tetapi diagram tersebut terkait dan dapat direkonsiliasi. DFD adalah model
proses sistem, dan diagram ER model data yang digunakan dalam atau
dipengaruhi oleh sistem. Kedua diagram tersebut terkait melalui data; setiap
penyimpanan data dalam DFD mewakili entitas data yang terkait dalam diagram
ER.

Flowchart System
Sebuah flowchart sistem adalah representasi grafis dari hubungan fisik di
antara elemen-elemen kunci dari suatu sistem. Elemen-elemen ini mungkin termasuk
departemen organisasi, kegiatan manusia, program komputer, catatan akuntansi hard
copy (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), dan catatan digital (file referensi, file
transaksi, arsip file, dan file master). Sistem flowchart juga menggambarkan jenis
media komputer yang digunakan dalam sistem, seperti pita magnetik, disk magnetik,
dan terminal.

 Kegiatan Manual Flowcharting

Untuk mendemonstrasikan flowcharting kegiatan manual, kita asumsikan
bahwa auditor perlu menganalisa sistem penjualan pesanan untuk mengevaluasi
kontrol internal dan prosedurnya. Auditor akan memulai dengan mewawancarai
individu yang terlibat dalam proses pesanan penjualan untuk menentukan apa
yang mereka lakukan. Informasi ini akan ditangkap dalam serangkaian fakta
tertulis yang serupa dengan yang ada di bawah. Perlu diingat bahwa tujuan di sini
adalah untuk mendemonstrasikan flowcharting.
Penting untuk dicatat bahwa flowchart adalah bentuk seni yang sama dengan
keterampilan teknis. Namun demikian, tujuan utama harus memberikan gambaran
yang tidak ambigu tentang sistem. Dengan mengingat hal ini, aturan dan konvensi
harus diperhatikan:
1. Diagram alur harus diberi label untuk mengidentifikasi dengan jelas sistem
yang diwakilinya.
2. Simbol yang benar harus digunakan untuk mewakili berbagai entitas dalam
sistem.
3. Semua simbol pada diagram alur harus diberi label.
4. Garis harus memiliki kepala panah untuk secara jelas menunjukkan alur
proses dan urutan kejadian.
 5. Jika proses kompleks membutuhkan penjelasan tambahan untuk kejelasan,
deskripsi teks harus dimasukkan pada bagan alur atau dalam dokumen
terlampir yang direferensikan oleh diagram alur.
 Tata Letak Bidang Fisik Kegiatan.
Umumnya, masing-masing bidang kegiatan ini adalah kolom terpisah dengan
heading. Dari fakta-fakta sistem ini, kita melihat bahwa ada empat bidang
kegiatan yang berbeda: departemen penjualan, departemen kredit, gudang,
dan departemen pengiriman. Langkah pertama dalam mempersiapkan bagan
alur adalah untuk mengatur area kegiatan ini dan memberi label masing-
masing.
 Tuliskan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual.
Seperti contoh sistem manual, langkah selanjutnya adalah secara sistematis
mentranskripsikan fakta-fakta tertulis menjadi objek visual. Pelanggan,
pesanan pelanggan, dan simbol file dalam bagan alur ini sama dengan contoh
sebelumnya. Aktivitas juru tulis, bagaimanapun, sekarang otomatis, dan
simbol proses manual telah diganti dengan simbol terminal komputer.
 Batch Processing
Pemrosesan batch memungkinkan manajemen yang efisien dari volume
transaksi yang besar. Batch adalah kelompok transaksi serupa (seperti pesanan
penjualan) yang terakumulasi dari waktu ke waktu dan kemudian diproses
bersama. Pengolahan batch menawarkan dua keuntungan umum. Pertama,
organisasi meningkatkan efisiensi operasional dengan mengelompokkan sejumlah
besar transaksi ke dalam batch dan memprosesnya sebagai unit kerja daripada
memproses setiap peristiwa secara terpisah. Kedua, pemrosesan batch
menyediakan kontrol atas proses transaksi. Akuntabilitas proses dibentuk dengan
secara berkala mendamaikan bets terhadap figur kontrol. Kedua keunggulan ini
memiliki implikasi untuk merancang sistem batch.

 Proses Komputer Flowcharting

Memeriksa teknik flowcharting untuk mewakili sistem yang menggunakan
proses manual dan komputer. Contoh didasarkan pada sistem pesanan penjualan
dengan fakta-fakta berikut:
1. Petugas di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan melalui pos
dan memasuki formasi ke dalam terminal komputer yang terhubung ke
 komputer terpusat pada program komputer. Pesanan pelanggan asli
diajukan di departemen penjualan.
2. Program komputer mengedit transaksi, memeriksa kredit pelanggan dengan
mereferensikan file riwayat kredit, dan menghasilkan file transaksi pesanan
penjualan.
3. File transaksi pesanan penjualan kemudian diproses oleh program
pembaruan yang memposting transaksi ke catatan terkait dalam file AR dan
persediaan.
4. Akhirnya, program pembaruan menghasilkan tiga salinan cetak pesanan
penjualan. Salinan 1 dikirim ke gudang, dan Salinan 2 dan 3 dikirim ke
departemen pengiriman.
5. Setelah menerima Copy 1, petugas gudang mengambil produk dari rak.
Menggunakan Salin 1 dan komputer pribadi gudang (PC), petugas mencatat
transfer inventaris dalam catatan stok digital yang disimpan di PC.
Selanjutnya, petugas mengirim persediaan fisik dan Salin 1 ke departemen
pengiriman.
6. Departemen pengiriman menerima Salinan 1 dan barang-barang dari
gudang. Petugas mendamaikan barang dengan Salinan 1, 2, dan 3 dan
menempelkan Salinan 1 sebagai slip pengepakan. Selanjutnya, petugas
mengirim barang (dengan Salinan 1 terlampir) ke pelanggan. Akhirnya,
panitera mencatat pengiriman dalam hard copy pengiriman dan menyalin file
2 dan 3 di departemen pengiriman.

Program Flowchart
Flowchart sistem pada menunjukkan hubungan antara program komputer, file
yang mereka gunakan, dan output yang mereka hasilkan. Dokumentasi tingkat tinggi
ini, bagaimana pun, tidak memberikan rincian operasional yang kadang-kadang
diperlukan. Sebagai contoh, seorang auditor yang ingin menilai kebenaran logika
program edit tidak dapat melakukannya dari flowchart sistem. Ini membutuhkan
diagram alur program.
Setiap program yang direpresentasikan dalam flowchart sistem harus memiliki
diagram alur program pendukung yang menjelaskan logikanya. Simbol terpisah
mewakili setiap langkah logika program, dan setiap simbol mewakili satu atau lebih
baris kode program komputer. Garis penghubung antara simbol membentuk urutan
eksekusi logis. Tracing flowchart ke bawah dari simbol awal, kita melihat bahwa
program melakukan langkah-langkah logis berikut dalam urutan yang tercantum:
 1. Program mengambil satu catatan dari file transaksi yang belum diedit dan
menyimpannya dalam memori.
2. Tes logis pertama adalah untuk melihat apakah program telah mencapai kondisi
akhir-file (EOF) untuk file transaksi. Sebagian besar struktur file menggunakan
catatan atau penanda khusus untuk menandai kondisi EOF. Ketika EOF tercapai,
program edit akan berakhir dan program berikutnya dalam sistem (dalam hal ini,
program pembaruan) akan dijalankan. Selama ada catatan dalam file transaksi
yang belum diedit, hasil tes EOF akan "tidak" dan kontrol proses diteruskan ke
langkah logis berikutnya dalam program edit.
3. Pemrosesan melibatkan serangkaian tes untuk mengidentifikasi kesalahan-
kesalahan administratif dan logis tertentu. Setiap tes, diwakili oleh simbol
keputusan, mengevaluasi ada tidaknya suatu kondisi. Sebagai contoh, tes edit
bisa untuk mendeteksi keberadaan data abjad dalam bidang yang seharusnya
hanya berisi data numerik.
4. Rekaman bebas-kesalahan dikirim ke file transaksi yang diedit.
5. Rekaman berisi kesalahan dikirim ke file kesalahan.
6. Program kembali ke Langkah 1, dan prosesnya diulang hingga kondisi EOF
tercapai.

Rekam Tata Letak Diagram

Rekam tata letak diagram digunakan untuk mengungkapkan struktur internal

dari catatan yang mengkonsolidasikan file atau tabel database. Diagram tata letak
biasanya menunjukkan nama, tipe data, dan panjang masing-masing atribut (atau
bidang) dalam catatan. Rincian informasi struktur data diperlukan untuk tugas-tugas
seperti mengidentifikasi jenis kegagalan sistem tertentu, menganalisis laporan
kesalahan, dan merancang tes logika komputer untuk keperluan debugging dan audit

SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Dalam suatu sistem akuntansi berbasis komputer terdapat dua tingkatan yaitu
Batch System dan Real-Time System. Terdapat beberapa hal yang membedakan
antara Batch System dan Real Time System. Terkait kerangka eaktu informasi, Batch
System cenderung memiliki jeda waktu ketika peristiwa ekonnomi terjadi dan ketika
dicatat, jadi pencatatan tidak dilakukan secara langsung saat itu juga, berdeda dengan
Real Time System, pemrosesan pencatatan dilakukan ketika peristiwa ekonomi terjadi.
Terkait sumberdaya, Batch System umumnya lebih memerlukan lebih sedikit
sumberdaya jika dibandingkan dengan Real Time System. Terkait efisiensi
operasional, Batch system memproses pencatatan tertentu setelah peristiwa terjadi
guna menghindari keterlambatan operasional, dalam Real Time System semua
pencatatan yang berkaitan dengan peristiwa diproses dengan segera.

Dalam memproses data alternatif tidak semua perusahaan ataupun organisasi

yang modern sepenuhnya menggunakan suatu sistem operasi yang modern. Ada juga
beberapa perusahaan yang menggunakan sistem lama untuk aspek-aspek tertentu
dari pemrosesan data perusahaan. Sistem lama cenderung memiliki fitur-fitur yang
menggunakan aplikasi berbasis mainframe, cenderung berorientasi batch, dan sistem
legacy awal digunakan untuk penyimpanan data namun berbasis data hierarkis dan
jaringan seringkali berkaitan dengan sistem legacy di masa depan. Sedangkan sistem
modern cenderung berbasis server (jarigan) klien dan memproses transaksi secara
realtime. Terdapat banyak sistem modern yang mengkolaborasikan sistem lama dan
sistem modern sehingga masih banyak sistem modern yang berbasis mainframe dan
menggunakan batch system. Namun tidak seperti pendahulunya, sistem modern
menyimpan transaksi dan file induk dalam tabel basis data relasional.

Terdapat lima tahap dalam memperbarui file induk transaksi, yaitu mencatat
order pembelian dalam sistem, menggunakan nomer akun mencari AR dari file induk
lalu mengambil catatan AR yang sesuai, dalam prosedur pembaruan AR
diperhitungkan saldo pelanggan baru dengan menambahkan nilai yang disimpan
dalam faktur dari catatan pemesanan penjualan ke nilai saldo saat ini dalam catatan
induk AR, lalu mencari catatan yang sesuai di file induk persediaan menggunakan file
persediaan, melakukan program pembaruan persediaan dengan mengurangi nilai
kuantitas penjualan dalam catatan transaksi dari kuantitas pada nilai lapangan di
catatan persediaan, dan terakhir catatan pemesanan penjualan yang baru telah siap
dan proses akan terulang.

Terdapat empat tahap pengumpulan batch menggunakan pengumpulan data

real time, yang pertama yaitu petugas departemen penjualan memperoleh data
penjualan pelanggan yang berkaitan dengan barang yang dibeli dan akun pelanggan,
lalu kemudian sistem memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam pencatatan
pelanggan dan memperbarui saldo akunnya untuk mencerminkan jumlah penjualan,
kemudian sistem memperbarui kuantitas pada catatan persediaan untuk
mencerminkan pengurangan persediaan, dan terakhir catatan penjualan ditambahkan
ke file pemesanan penjualan yang diproses dalam metode batch.
DATA CODING SCHEMES
Kode BerurutanKode Berurutan
Seperti namanya, kode sekuensial mewakili item dalam beberapa urutan
berurutan (naik atau turun). Aplikasi umum kode numerik berurutan adalah pemberian
nomor awal dokumen sumber. Saat mencetak, setiap dokumen cetak diberi nomor
kode berurutan yang unik. Nomor ini menjadi nomor transaksi yang memungkinkan
sistem untuk melacak setiap transaksi yang diproses dan untuk mengidentifikasi
dokumen yang hilang atau tidak berurutan. Dokumen digital juga diberi nomor urut
yang sama oleh komputer saat dibuat.
Pengurutan berurutan mendukung rekonsiliasi dari sejumlah transaksi, seperti
pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Jika sistem pemrosesan transaksi
mendeteksi adanya celah dalam urutan nomor transaksi, itu memberitahu manajemen
tentang kemungkinan transaksi yang hilang atau salah tempat. Dengan melacak
kembali nomor transaksi melalui tahapan-tahapan dalam proses, manajemen pada
akhirnya dapat menentukan sebab dan akibat kesalahan tersebut. Tanpa dokumen
bernomor urut, masalah semacam ini sulit dideteksi dan diselesaikan.
Kode berurutan tidak membawa konten informasi di luar urutannya dalam
urutan. Misalnya, kode berurutan yang ditetapkan untuk item persediaan bahan baku
tidak memberi tahu kita apa pun tentang atribut item (jenis, ukuran, bahan, lokasi
gudang, dan sebagainya). Juga, skema pengkodean berurutan sulit untuk
diubah. Memasukkan item baru di beberapa titik tengah membutuhkan penomoran
ulang item berikutnya di kelas sesuai. Dalam aplikasi di mana jenis rekaman harus
dikelompokkan bersama secara logis dan di mana penambahan dan penghapusan
terjadi secara teratur, skema pengkodean ini tidak sesuai.

Kode Blok

Kode blok numerik adalah variasi pada pengkodean berurutan yang

memperbaiki sebagian kerugian yang baru saja dijelaskan. Pendekatan ini dapat
digunakan untuk mewakili seluruh kelas item dengan membatasi setiap kelas pada
rentang tertentu dalam skema pengkodean. Aplikasi umum dari pengkodean blok
adalah pembuatan bagan akun.

Bagan akun yang dirancang dengan baik dan komprehensif adalah dasar untuk
buku besar dan karenanya penting untuk sistem pelaporan keuangan dan manajemen
perusahaan. Semakin luas grafik akun, semakin tepat suatu perusahaan dapat
mengklasifikasikan transaksinya dan semakin besar jangkauan informasi yang dapat
diberikannya kepada pengguna internal dan eksternal. Gambar 2-33 menyajikan
contoh akun menggunakan kode blokir.

Perhatikan bahwa setiap jenis akun diwakili oleh serangkaian kode atau blok
unik. Dengan demikian, klasifikasi dan subklasifikasi akun laporan laba rugi dapat
digambarkan. Dalam contoh ini, masing-masing akun terdiri dari kode tiga digit. Digit
pertama adalah digit pemblokiran dan mewakili klasifikasi akun, misalnya, aset lancar,
kewajiban, atau biaya operasi. Digit lainnya dalam kode ditetapkan secara berurutan.

Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru di dalam suatu blok

tanpa harus mengatur ulang seluruh struktur pengkodean. Misalnya, jika biaya iklan
adalah nomor akun 626, makadigit pertama menunjukkan bahwa akun ini merupakan
biaya operasional. Karena jenis-jenis item pengeluaran baru dikeluarkan dan harus
secara khusus dicatat, mereka dapat ditambahkan secara berurutan dalam 600
klasifikasi akun. Kode tiga digit ini mengakomodasi 100 item individual (X00 hingga
X99) dalam setiap blok. Jelas, semakin banyak digit dalam rentang kode, semakin
banyak item yang dapat diwakili.

Seperti halnya kode berurutan, konten informasi dari kode blok tidak mudah
terlihat. Misalnya, nomor akun 626 tidak berarti apa-apa sebelum dicocokkan dengan
bagan akun, yang mengidentifikasikannya sebagai biaya iklan.

Kode Grup

Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item atau peristiwa kompleks
yang melibatkan dua atau lebih data terkait. Kode terdiri dari zona atau bidang yang
memiliki arti spesifik. Misalnya, rantai department store mungkin memberi kode
transaksi pesanan penjualan dari cabang-cabangnya sebagai berikut:

Kode grup memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan kode sekuensial dan

blok.

1. Mereka memfasilitasi representasi sejumlah besar data yang

beragam.

2. Mereka memungkinkan struktur data yang kompleks untuk diwakili

dalam bentuk hierarkis yang logis dan lebih mudah diingat oleh
manusia.
 3. Mereka mengizinkan analisis terperinci dan pelaporan baik dalam
kelas item maupun lintas kelas item yang berbeda.

kelemahan utama hasil pengkodean grup dari keberhasilannya sebagai alat

klasifikasi. Karena kode grup dapat secara efektif menyajikan beragam informasi,
mereka cenderung digunakan secara berlebihan. Data yang tidak terkait dapat
dihubungkan hanya karena itu bisa dilakukan. Ini dapat menyebabkan kode grup rumit
yang tidak perlu yang tidak dapat dengan mudah ditafsirkan. Akhirnya, penggunaan
yang berlebihan dapat meningkatkan biaya penyimpanan, mempromosikan kesalahan
administrasi, dan meningkatkan waktu dan upaya pemrosesan.

Kode Alfabet

Kode alfabet digunakan untuk banyak tujuan yang sama dengan kode
numerik. Karakter alfabet dapat ditetapkan secara berurutan (dalam urutan abjad) atau
dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok dan grup.

Kapasitas untuk merepresentasikan sejumlah besar item meningkat secara

dramatis melalui penggunaan kode alfabet murni atau karakter alfabet yang tertanam
dalam kode numerik (kode alfanumerik). Contoh sebelumnya dari bagan akun yang
menggunakan kode tiga digit dengan satu digit pemblokiran membatasi representasi
data menjadi hanya 10 blok akun — 0 hingga 9. Namun, menggunakan karakter
alfabetis untuk memblokir, meningkatkan jumlah blok yang mungkin menjadi 26— A
hingga Z. Selanjutnya, sedangkan porsi dua digit dari kode tersebut memiliki kapasitas
hanya 100 item (102), kode alfabet dua posisi dapat mewakili 676 item (262). Jadi,
dengan menggunakan kode alfabet dalam ruang pengkodean tiga digit yang sama, kita
melihat peningkatan geometris dalam potensi representasi data.

Kelemahan utama dengan pengkodean alfabet adalah (1) seperti dengan kode
numerik, ada kesulitan merasionalisasi makna kode yang telah ditetapkan secara
berurutan, dan (2) pengguna cenderung mengalami kesulitan menyortir catatan yang
diberi kode berdasarkan abjad.

Kode Mnemonik

Kode mnemonik adalah karakter alfabet dalam bentuk akronim dan kombinasi
lain yang menyampaikan makna. Misalnya, seorang siswa yang mendaftar di kursus
perguruan tinggi dapat memasukkan kode kursus berikut pada formulir pendaftaran:
 Kombinasi kode mnemonik dan numerik ini menyampaikan banyak informasi
tentang kursus-kursus ini, dengan sedikit analisis, kita dapat menyimpulkan bahwa
Acctg adalah akuntansi, Psyc adalah psikologi, Mgt adalah manajemen, dan Mktg
adalah pemasaran. Bagian nomor urut kode menunjukkan tingkat setiap
kursus. Contoh lain dari penggunaan kode mnemonik adalah menetapkan kode negara
di alamat surat:

Skema pengkodean mnemonik tidak mengharuskan pengguna untuk

menghafal makna, kode itu sendiri menyampaikan informasi tingkat tinggi tentang item
yang diwakili.

Meskipun kode mnemonik berguna untuk mewakili kelas item, mereka memiliki
kemampuan terbatas untuk mewakili item dalam suatu kelas. Misalnya, seluruh kelas
piutang yang dapat diwakili oleh kode mnemonic AR, tetapi kami akan dengan cepat
menghabiskan kombinasi karakter alfabet yang bermakna jika kami mencoba mewakili
masing-masing akun yang membentuk kelas ini. Akun ini akan direpresentasikan lebih
baik dengan teknik pengurutan berurutan, blok, atau grup.

SISTEM BUKU BESAR UMUM

Sistem buku besar umum merupakan suatu jaringan yang menghubungkan

dengan berbagai sistem lain dari perusahaan melalui arus informasi. Di dalam sistem
buku besar umum terdapat voucher jurnal yang merupakan sumber input ke buku
besar. Voucher jurnal digunakan untuk mewakili suatu ringkasan transaksi serupa atau
transaksi unik tunggal yang mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar
yang terpengaruh.

Database sistem buku besar umum memiliki beragam file yang bervariasi,
antara lain: file buku besar induk, (merupakan file yang paling prinsip dalam database
sistem buku besar umum), file riwayat buku besar umum (sama seperti buku besar
induk namun lebih rinci), file riwayat voucher jurnal (berisi voucher jurnal periode
terakhir), file pusat pertanggungjawaban (berisi pendapatan, beban, dan sumberdaya
utilisasi lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban di dalam suatu perusahaan),
serta file induk anggaran (berisi anggaran pendapatan, beban, dan anggaran
sumberdaya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban)
SISTEM PELAPORAN KEUANGAN (FINANCIAL REPORTING SYSTEM / FRS)

Setiap perusahaan, khususnya gopublic, bertanggung jawab dam memiliki

kewajiban untuk memberikan informasi pelayanan terutama kepada pihak
eksternal, seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga pemerintah. Secara umum,
mereka membutuhkan informasi terkait sistem laporan keuangan karena tertarik pada
kinerja organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, mereka membutuhkan
informasi yang memungkinkan mereka untuk mengamati tren dari waktu ke waktu dan
membuat perbandingan antar-organisasi yang berbeda.

Pengguna pintar dengan kebutuhan informasi yang beragam

Karena komunitas pengguna eksternal sangat luas dan kebutuhan informasinya

berbeda-beda, laporan keuangan ditargetkan atau ditujukan pada khalayak umum.
Dengan demikian, diasumsikan bahwa pengguna laporan keuangan memahami
konvensi dan prinsip akuntansi terapan dan laporan keuangan memiliki kandungan
informasi yang berguna.Sistem pelaporan keuangan tentu memiliki prosedur dalam
perhitungan dan pelaporannya.

Prosedur pelaporan keuangan

Pelaporan keuangan adalah langkah akhir dalam proses akuntansi secara

keseluruhan. Proses ini dimulai pada awal tahun fiskal.Berikut langkah-langkah yang
terjadi :

1) Menangkap transaksi,
2) Rekam dalam jurnal khusus,
3) Posting ke buku besar pembantu,
4) Posting ke buku besar,
5) Siapkan neraca saldo disesuaikan,
6) Membuat jurnal penyesuaian,
7) Posting jurnal penyesuaian,
8) Siapkan neraca saldo disesuaikan,
9) Siapkan laporan keuangan,
10) Jurnal dan posting ayat jurnal penutup,
11) Siapkan neraca saldo setelah penutupan.
REKAYASA ULANG PELAPORAN KEUANGAN ( EXTENDABLE BUSINESS
REPORTING LANGUAGE )

Pelaporan data keuangan secara online telah menjadi kebutuhan perusahaan

dalam kompetisi bisnis. Banyak dari perusaahan dan bisnis yang memposting laporan
keuangan dan laporan keuangan lainnya dalam situs web masing-masing sebagai
HTML (HyperTextMarkupLanguage). Dokumen-dokumen tersebut dapat di-
download oleh pengguna atau pihak-pihak yang berkepentingan.

1. XML
XML adalah metabahasa untuk menggambarkan bahasa markup.pembuatan
bahasa markup yang mampu menyimpan data dalam bentuk
relasionaldimanatag (atau perintah pemformatan) dipetakan ke nilai data.
2. XBRL
Menyadari potensi manfaat XML, AICPA mendorong penelitian ke dalam
penciptaanakuntansi khusus berbahasa markup.  XBRL adalah bahasa
berbasis XML, yang dirancang untuk memberikan  komunitas keuangan
dengan metode standar untuk mempersiapkanpenerbitan, dan secara otomatis
akan bertukar informasi keuangan termasuk laporan keuangan perusahaan
publik.XBRL biasanya digunakan untuk melaporkan data keuangan gabungan,
namun juga dapat diterapkan untuk mengkomunikasikan informasi yang
berkaitan dengan transaksi individual.Tujuan XBRL adalah untuk memfasilitasi
publikasi, pertukaran, dan pengolahan informasi keuangan dan bisnis. Proses
pelaporan XLBR sebagai berikut :
a. Memilih taksonomi XBRL,
b. Referensi silang setiap akun di buku besar organisasi pelapor, untuk
unsur  XBRL yang sesuai.
3. Keadaan Pelaporan XBRL
Semua anggota komunitas pelaporan keuangan harus menyadari XBRL
karena merupakan tekhnologi pertukaran informasi yang sangat penting.

Mengendalikan atau mengontrol FRS

Melakukan pemeriksaan hanya pada kontrol yang berhubungan dengan FRS.

Risiko potensial terhadap FRS meliputi :

a. Jejak audit yang rusak,

 b. Akses tidak sah ke buku besar,
c. Rekening GL yang tidak seimbang dengan akun anak perusahaan,
d. Salah saldo rekening GL karena voucher jurnal yang tidak sah atau tidak benar.

Jika tidak dikendalikan, risiko ini dapat mengakibatkan laporan keuangan salah saji
materiil dan laporan lainnya sehingga menyesatkan pengguna informasi.

COSO INTERNAL CONTROL

Otorisasi transaksi

Jurnal voucer adalah dokumen yang mengotorisasi entri ke buku besar. Jurnal
ini memiliki banyak sumber seperti pengolahan penerimaan kas, pemrosesan order
penjualan, dan kelompok pelaporan keuangan.

Pemisahan tugas

Untuk mengontrol verifikasi proses akuntansi, tugas memperbarui buku besar

harus terpisah dari semua tanggung jawab akuntansi, dan pengamanan aset dalam
organisasi. Oleh karena itu, individu dengan otoritas akses ke GL akun tidak harus:

1) Memiliki tanggung jawab pencatatan, untuk jurnal khusus atau buku besar
pembantu,
2) Menyiapkan voucher jurnal,
3) Memiliki hak asuh aset fisik.

Akses kontrol

Untuk menghindari kesalahan dan penipuan, akses ke GL hanya bisa dilakukan

oleh individu yang memiliki wewenang saja.

Catatan akuntansi

Memberikan kemampuan untuk menjawab pertanyaanmisalnya dari pelanggan

atau vendor, dapat merekonstruksi file jika data sepenuhnya atau sebagian hancur,
menyediakan data historis yang diperlukan oleh auditor, memenuhi peraturan
pemerintah, dan menyediakan sarana untuk mencegah, mendeteksi, dan mengoreksi
kesalahan.
Verifikasi Independen

Fungsi buku besar sebagai langkah verifikasi independen dalam sistem informasi
akuntansi. Daftar jurnal voucer memberikan rincian yang relevan terkait setiap jurnal
voucer yang diposting ke GL.

Implikasi Pengendalian Internal XBRL

1) Pembuatan taksonomi
Taksonomi dapat dihasilkan secara tidak benar, yang menghasilkan salah
pemetaan antara data dan elemen taksonomi yang mengakibatkan salah data
keuangan.
2) Eror pemetaan taksonomi
Proses pemetaan accountdatabase internal untuk taksonomi perlu dikontrol.
3) Validasi dokumen contoh
Setelah pemetaan selesai dan telah disimpan dalam database internal,
dokumen XBRL, misalnya laporan akan dapat dihasilkan.
 KESIMPULAN

Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan

ekuitas perusahaan dicerminkan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan mata
uang. Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan
pihak eksternal. Hal ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan,
pembebasan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan. Transaksi
keuangan juga terdiri atas peristiwa-peristiwa internal seperti depresiasi aktiva tetap,
aplikasi tenaga kerja, bahan baku, overhead proses produksi, dan transaksi
persediaan dari satu departemen ke departemen lain.

Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat diguanakan untuk
memulai pemrosesan transaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari pemrosesan
transaksi. Dokumen tersebut terdiri dari: Dokumen Sumber, Dokumen Produk,
Dokumen Perputaran, jurnal dan buku besar

Akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara terus-menerus, baik untuk

perancang sistem dan auditor. Kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam
bentuk grafik merupakan keterampilan penting bagi para akuntan untuk dikuasai. Dua
desain sistem yang umum digunakan dan teknik dokumentasi adalah Entity
Relationship Diagram dan Data Flow Diagram. Bagian ini memperkenalkan fitur-fitur
utama dari teknik ini, mengilustrasikan penggunaannya, dan menunjukkan bagaimana
mereka terkait.
Sebuah flowchart sistem adalah representasi grafis dari hubungan fisik di
antara elemen-elemen kunci dari suatu sistem. Elemen-elemen ini mungkin termasuk
departemen organisasi, kegiatan manusia, program komputer, catatan akuntansi hard
copy (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), dan catatan digital (file referensi, file
transaksi, arsip file, dan file master). Sistem flowchart juga menggambarkan jenis
media komputer yang digunakan dalam sistem, seperti pita magnetik, disk magnetik,
dan terminal.
Dalam suatu sistem akuntansi berbasis komputer terdapat dua tingkatan yaitu
Batch System dan Real-Time System. Terdapat beberapa hal yang membedakan
antara Batch System dan Real Time System.
 REFERENSI

James A. Hall. 2011. Information Technology Auditing and Assurance. Cengage

Learning