SIA 1

Sistem Informasi : Perspektif Seorang Akuntan

Pada bab ini adalah menempatkan subjek sistem informasi akuntansi dalam
perspektif akuntan. Untuk mencapai tujuan ini, akan menjadi empat bagian utama,
tiap bagian berkaitan dengan aspek yang berbeda dari sistem informasi akuntansi.
Bagian pertama mengupas lingkungan informasi perusahaan. Bagian ini
memperkenalkan sistem konsep dasar, mengidentifikasi jenis-jenis informasi yang
digunakan dalam bisnis dan menjelaskan arus informasi dalam suatu organisasi.
Bagian ini juga memberikan kerangka kerja untuk memandang sistem informasi
akuntansi dalam hubungannya dengan komponen sistem informasi lainnya.
Hal ini terfokus pada kebutuhan akuntan untuk membedakan antara informasi
keuangan dan non keuangan. Bagian yang kedua membicarakan tentang pengaruh
struktur organisasi pada SIA. Fungsi Akuntansi disini berperan penting sebagai
penyedia informasi akuntansi bagi seluruh anggota organisasi. Bagian ketiga
memaparkan evolusi model-model sistem informasi. Bagian yang terakhir adalah
peran akuntan sebagai pemakai, desainer dan auditor SIA.
Gambar 1 : Arus Informasi Internal dan Eksternal. Pada gambar tsb menunjukkan
bagaimana informasi mengalir dalam dua arah dalam organisasi yaitu secara
horizontal dan vertikal.
Arus horizontal mendukung tugas-tugas ditingkat operasional dengan informasi
yang sangat rinci tentang transaksi-transaksi bisnis yang mempengaruhi perusahaan.
Dalam informasi ini termasuk peristiwa-peristiwa seperti penjualan dan pengiriman
barang, penggunaan tenaga kerja dan bahan baku dalam proses produksi serta transfer
sumber daya secara internal dari satu departemen ke departemen lainnya. Arus
vertikal mendistribusikan rangkuman informasi tentang kegiatan informasi dan
kegiatan-kegiatan lainnya ke atas, ke semua manajer di semua tingkatan. Pihak
manajemen menggunakan informasi ini untuk mendukung berbagai fungsi
perencanaan dan kontrol.
Informasi juga mengalir ke bawah dari manajer senior ke manajer yunior dan
personel operasi dalam bentuk instruksi, kuota dan anggaran-anggaran. Arus
informasi yang ketiga menunjukkan pertukaran antara organisasi dan para
pemakainya dalam lingkungan eksternal.
Elemen – elemen sebuah Sistem
Tanpa memperhatikan asal usulnya, semua sistem memiliki beberapa elemen yang
sama. Defenisi berikut ini menjelaskan :
Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang
saling berkaitan atau subsistem – subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang
sama.
Komponen Ganda : Sebuah sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian.
Misalnya, sebuah yoyo yang terbuat dari satu bentuk kayu dan diikatkan dengan
benang adalah sebuah sistem. Tanpa benang, yoyo tsb bukan sebuah sistem.
Keterkaitan : Suatu tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu
sistem. Walaupun fungsi setiap bagian bersifat independen satu sama lain, semua
bagian mendukung tujuan yang sama. Jika suatu komponen tertentu tidak
memberikan kontribusi ke tujuan bersama, maka bagian itu bukan bagian dari sistem
tsb. Misalnya sepasang papan seluncur es dan bola volli, keduanya merupakan
komponenn namun mereka tidak memiliki tujuan yang sama dan karenanya tidak
membentuk satu sistem.
Sistem versus Subsistem : Pembedaan antara istilah sistem dan subsistem semata-
mata merupakan masalah perspektif. Untuk tujuan kita, kedua istilah tsb dapat
dipertukarkan. Suatu sistem disebut subsistem ketika ia dilihat dalam kaitannya
dengan sistem yang lebih besar dimana dia menjadi bagiannya. Sebaliknya sebuah
subsistem disebut sistem ketika ia menjadi fokus perhatian.
Tujuan : Sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi ia juga dapat
melayani beberapa tujuan. Apakah suatu sistem memberikan pengukuran waktu, daya
listrik atau informasi, memberikan tujuan bagi justifikasi dasarnya. Ketika sebuah
sistem tidak lagi dapat memenuhi tujuan, maka ia harus diganti.
Dekomposisi Sistem : Dekomposisi adalah proses membagi bagian-bagian subsistem
yang lebih kecil. Ini adalah cara yang nyaman untuk memaparkan, memandang dan
memahami relasi diantara subsistem.
Interdependensi Subsistem : Kemampuan suatu sistem untuk mencapai tujuanya
bergantung pada efektivitas fungsi dan interaksi yang harmonis di antara
subsistemnya. Jika sebuah subsistem yang vital gagal dan tidak lagi dapat memenuhi
tugasnya, keseluruhan sistem akan gagal memenuhi tujuannya.
Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai.
 Gambar Transaksi yang di proses oleh Sistem Informasi

Transaksi adalah sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting bagi organisasi
dan diproses oleh sistem informasinya sebagai sebuah unit kerja.
Transaksi Keuangan adalah : Sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva
atau ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akun-akunnya dan diukur dalam
satuan moneter. Contoh : penjualan produk ke para pelanggan, pembelian persediaan
dari para pemasok dan pengeluaran serta penerimaan kas adalah contoh-contoh dari
transaksi keuangan. Setiap organisasi bisnis secara hukum terikat untuk memproses
jenis transaksi ini.
Transaksi Non Keuangan adalah : Termasuk dalam suatu peristiwa yang diproses
oleh sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi defenisi sempit dari transaksi
keuangan. Misalnya : menambah seorang pemasok baru bahan mentah dalam daftar
para pemasok yang sah merupakan sebuah peristiwa yang dapat di proses oleh sistem
informasi perusahaan sebagai sebuah transaksi. Hasil dari proses tsb dapat berupa
keputusan untuk melakukan pemesanan baru kepada pemasok baru tsb. Hal penting
adalah bahwa informasi ini jelas bukan merupakan transaksi keuangan dan karenanya
perusahaan tidak memiliki kewajiban hukum untuk memprosesnya secara benar atau
semuanya.

Sistem Informasi Akuntansi

Subsistem-subsistem SIA memproses transaksi keuangan dan non keuangan yang
secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri atas tiga
subsistem utama :
1. Sistem pemrosesan transaksi : yang mendukung operasi bisnis setiap hari
dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh
organisasi.
 2. Sistem pelaporan buku besar/keuangan : yang menghasilkan laporan
keuangan tradisional seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas dan
laporan lainnya yang ditetapkan oleh hukum.
3. Sistem Pelaporan Manajemen ( SPM ) : yang menyediakan manajemen
internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang
diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran dan laporan
pertanggung jawaban.
Sistem Pemrosesan Transaksi ( SPT )
SPT merupakan pusat dari seluruh fungsi sistem informasi dengan :
 Mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan.
 Mencatat transaksi keuangan dalam record akuntansi
 Mendistribusikan informasi keuangan yang utama ke personel operasi untuk
mendukung kegiatan operasi harian mereka.
Sistem pemrosesan transaksi menangani peristiwa-peristiwa yang muncul secara
berkala, pada situasi seperti sekarang ini, sebuah perusahaan dapat berhadapan
dengan ribuan transaksi. Untuk dapat secara efisien menangani volume transaksi
sebesar itu , jenis-jenis transaksi yang sejenis dikelompokkan dalam siklus transaksi.
SPT terdiri atas tiga siklus yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran dan siklus
konversi. Setiap siklus menangkap dan memproses jenis transaksi keuangan yang
berbeda.
Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan
Sistem buku besar (SBB) dan sistem pelaporan keuangan (SPK) adalah subsistem
yang saling erat terkait. Rangkuman aktivitas siklus transaksi ini di proses oleh SBB
untuk mempebarui akun-akun kontrol buku besar. SPK mengukur dan melaporkan
status sumber daya keuangan dan perubahan dalam sumber daya-sumber daya tsb.
SPK mengkomunikasi kan informasi ini terutama kepada para pemakai eksternal.
Kebanyakan dari informasi ini terdiri atas laporan keuangan tradisional,
pengembalian pajak dan dokumen hukum lainnya.
Sistem Pelaporan Manajemen (SPM)
SPM menyediakan informasi keuangan internal yang diperlukan untuk memanajemen
sebuah bisnis. Para manajer harus segera menangani banyak masalah bisnis hari demi
hari, juga rencana dan kontrol atas kegiatan operasi mereka. Para manajer
memerlukan informasi yang berbeda untuk berbagai jenis keputusan yang harus
dilakukan.
Sumber Data
Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari sumber
internal dan ekternal. Transaksi keuangan eksternal merupakan sumber data yang
umum bagi kebanyakan organisasi. Misalnya penjualan barang-barang dan jasa,
pembelian persediaan, penerimaan kas dan pengeluaran kas (termasuk gaji).
Transaksi keuangan internal melibatkan pertukaran dan pergerakan sumber daya
dalam organisasi. Termasuk dalam transaksi ini adalah pergerakan bahan mentah ke
persediaan dalam proses dll.
Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam sistem informasi.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki
sistem itu sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material. Dalam banyak hal,
tahap ini merupakan tahap penting dalam sistem. Jika transaksi yang salah memasuki
pengumpulan data tanpa terdeteksi, sistem mungkin akan memproses kesalahan dan
menghasilkan output yang keliru dan tidak dapat diandalkan. Hal ini akhirnya, dapat
menghasilkan tindakan yang salah dan keputusan yang buruk dari pihak pemakai.
Pemrosesan Data
Tugas dalam tahap pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai kompleks.
Tugas Manajemen Database
Manajemen database memiliki tugas mendasar yaitu : Penyimpanan, perbaikan dan
penghapusan.
 Tugas penyimpanan menetapkan kunci-kunci untuk record-record yang baru
dan menyimpannya dalam lokasi yang benar dalam database.
 Tugas perbaikan merupakan tugas untuk menempatkan dan menyarikan suatu
record yang ada dari database untuk diproses.
Setelah pemrosesan selesai, tugas penyimpanan menyimpan kembali data yang sudah
diperbarui itu untuk ditempatkan dalam database.
 Tugas penghapusan adalah tugas untuk memindahkan secara permanen record
yang sudah usang atau berlebihan dari database.
Penghasil Informasi
Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat dan
menyajikan informasi untuk para pemakai. Informasi dapat berupa dukumen
operasional seperti pesanan penjualan atau pesan dilayar komputer. Tanpa
memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik
berikut ini : relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan merupakan rangkuman.
Model REA
REA adalah kerangka akuntansi untuk membuat model Resources, events dan agents
yang kritikal dalam organisasi dan relasi diantara mereka. Sekali sudah di spesifikasi,
data akuntansi dan non akuntansi tentang fenomena ini dapat diidentifikasi, ditangkap
dan disimpan dalam sebuah database relasional.
Sumber daya (Resources) : Sumber daya ekonomi adalah aktiva dari organisasi.
Mereka didefenisikan sebagai objek-objek yang jarang sekaligus dikendalikan oleh
perusahaan.
Peristiwa (Events) : Peristiwa-peristiwa ekonomi merupakan fenomena yang
mempengaruhi perubahan sumber daya. Mereka dapat dihasilkan dari kegiatan-
kegiatan seperti produksi, pertukaran, konsumsi dan distribusi. Peristiwa-peristiwa
ekonomi merupakan elemen informasi yang kritikal dari sistem akuntansi dab harus
ditangkap secara rinci untuk menyediakan database yang lengkap.
Agen (Agents) : Agen-agen ekonomi adalah para individu dan departemen yang
berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi. Mereka merupakan pihak-pihak dari dalam
dan luar organisasi dengan kekuasaan yang tak terbatas untuk menggunakan atau
membuang sumber daya ekonomi.
Sistem ERP
Enterprise resource planning (ERP) : (perencanaan sumber daya perusahaan)
merupakan sebuah model sistem informasi yang memampukan suatu organisasi untuk
mengotomatiskan dan mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya. ERP
memecahkan dua hambatan fungsional tradisional dengan memfasilitasi pemakaian
data bersama, arus informasi dan dengan memperkenalkan praktik-praktik bisnis
umum diantara semua pemakai organisasi.