The Information System: An Accountant’s Perspective

Apa itu Sistem?

Sistem adalah rangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan
berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sebagian besar sistem terdiri dari subsistem
yang lebih kecil untuk mendukung sistem yang lebih besar. Contohnya, dalam
sebuah sekolah tinggi bisnis (sistem) terdiri dari berbagai departemen (subsistem).
Dalam desain subsistem diharuskan adanya sebuah keselarasan tujuan (goal
congruence) terjadi ketika subsistem mencapai tujuannya saat berkontribusi
dengan tujuan keseluruhan organisasi. Serta, tidak adanya konflik tujuan (goal
conflict) terjadi ketika tujuan subsistem tidak konsisten dengan tujuan subsistem
lainnya atau sistem secara keseluruhan. Namun, untuk mencapai keselarasan
tujuan akan semakin sulit terhadap organisasi yang semakin besar dan lebih
kompleks.
Data adalah fakta yang dikumpulkan, disimpan, dan diproses oleh sistem
informasi. Contohnya, bisnis perlu mengumpulkan data mengenai penjualan,
sumber daya yang dijual, dan orang yang berpartisipasi. Data yang telah dikelola
dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan
keputusan disebut dengan informasi. Keputusan yang dibuat akan menjadi lebih
baik sebagai akibat dari peningkatan kualitas dan kuantitas informasi. Namun, ada
batasan jumlah informasi yang dapat diserap dan diproses otak manusia, yang
apabila terlewati akan terjadi kelebihan informasi (information overload) yang
dapat menurunkan kualitas pengambilan keputusan. Sehingga, perancang sistem
informasi menggunakan teknologi informasi untuk membantu pengambil
keputusan menyaring dan meringkas informasi secara efektif.
Seperti halnya bahan baku, biaya tenaga kerja dan biaya overhead penting
dalam akuntansi, informasi juga menempati tempat yang sama pentingnya.
Informasi menjadi pusat utama dalam bisnis kontemporer di mana biasanya
informasi akan terlalu mengalir yang digunakan sebagai pengambil keputusan.
Dalam sebuah perusahaan, penggunaan informasi oleh pihak internal dan
eksternal diringkas dalam segitiga piramida di bawah berikut ini:

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
The Information System: An Accountant’s Perspective

Tingkatan manajemen terbagi menjadi tiga tingkatan, atas untuk pengaturan

perencaaan jangka panjang, tengah untuk perencaan jangka pendek dan
manajemen operasi yang mengimplementasikan praktek dari rencana tersebut.
Informasi terkait kondisi perusahaan seperti informasi jumlah bahan baku, tenaga
kerja dan lainnya sangat penting untuk digunakan oleh tiga tingkatan manajemen
ini dalam pengambilan keputusan, di mana mereka bergerak sebagai pemakai
informasi internal.
Pengguna eksternalpun juga memerlukan informasi seperti bagaimana
kondisi perusahaan yang tergambarkan dalam laporan keuangan guna
memastikan mereka misalnya pemasok ataupun kostumer bisa percaya terhadap
perusahaan.
Selanjutnya, mengenai sistem. Secara singkat, sistem adalah kelompok-
kelompok komponen yang saling terkait untuk mencapai tujuan. Sistem harus
memiliki beberapa elemen di antaranya: memiliki banyak komponen, saling
berkaitan, adanya subsistem dan memiliki tujuan.
Kerangka Sistem Informasi
Sistem informasi adalah seperangkat prosedur formal yaitu data dikumpulkan,
dikelola menjadi informasi dan dipraktekkan ataupun digunakan oleh para
pengguna baik internal maupun eksternal.
Berdasarkan hal tersebut, dalam dunia bisnis informasi dibagi menjadi dua
bagian besar yaitu Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan Sistem Informasi
Manajemen (SIM). Kedua informasi ini di dalam perusahaan diintegrasikan guna
mencapai tingkat efisiensi yang diinginkan.
Perbedaan mendasar dari SIA dan SIM ialah dari konsep transaksinya. Dalam
SIA, transaksi digunakan sebagai input yang menghasilkan informasi dan akan
menghasilkan output yang digunakan pihak pengguna dalam pengambilan
keputusan.
Apa itu transaksi? Transaksi merupakan suatu proses yang memengaruhi
perusahaan. Transaksi mencakup dua hal, yaitu transaksi keuangan dan transaksi
non-keuangan.
Transaksi keuangan adalah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aset dan
ekuitas organisasi, tercermin dalam akunnya, dan diukur dalam istilah moneter
atau dalam bentuk uang. Contohnya adalah pembelian bahan baku, penjualan
produk kepada pelanggan, pengeluaran dan penerimaan kas.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
The Information System: An Accountant’s Perspective

Transaksi non-keuangan adalah peristiwa yang tidak memenuhi definisi

sempit dari transaksi keuangan. Contohnya adalah menambahkan pemasok
bahan baku baru ke daftar pemasok yang valid adalah peristiwa yang dapat
diproses oleh sistem informasi perusahaan sebagai transaksi, dan perusahaan
tidak wajib melaporkan hal ini.
Sistem Informasi Akuntansi memanfaatkan transaksi baik keuangan ataupun
non-keuangan untuk tujuan transaksi keuangan ke depannya. Contohnya adalah
pemanfaatan transaksi nonkeuangan seperti perubahan data, misal nama, pada
perusahaan pemasok perlu dicatat agar menjaga hubungan dengan pemasok ke
depannya.

Ada 3 subsistem dari SIA, yaitu:

1. Sistem Pemrosesan Transaksi, adalah pusat dari keseluruhan fungsi
sistem informasi dengan mengubah peristiwa ekonomi menjadi transaksi
keuangan, pencatatan transaksi keuangan dalam catatan akuntansi
(jurnal dan buku besar), dan mendistribusikan informasi keuangan penting
kepada personel operasi untuk mendukung operasi sehari-hari mereka.
Sistem Pemorosesan Transaksi ini berkaitan dengan peristiwa bisnis yang
sering terjadi. Pada hari tertentu, perusahaan dapat memproses ribuan
transaksi. Untuk menangani volume tersebut secara efisien, jenis
transaksi yang serupa dikelompokkan ke dalam siklus transaksi.
2. Sistem ini terdiri dari tiga siklus transaksi, yaitu siklus pendapatan, siklus
pengeluaran, dan siklus konversi. Setiap siklus menangkap dan
memproses berbagai jenis transaksi keuangan.Buku Besar / Sistem
Pelaporan Keuangan, yang menghasilkan laporan keuangan tradisional,
seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, pajak pengembalian,
dan laporan lain yang diwajibkan oleh hukum.
3. Sistem Pelaporan Manajemen, yang menyediakan manajemen internal
dengan laporan keuangan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
The Information System: An Accountant’s Perspective

untuk pengambilan keputusan seperti anggaran, laporan varians, dan

laporan pertanggungjawaban.
Dalam Sistem Informasi Manajemen, manajemen seringkali membutuhkan
informasi cenderung digunakan melebihi penggunaan informasi pada SIA. Seiring
berkembangnya perusahaan atau organisasi, maka semakin penting penggunaan
sistem informasi manajemen, khususnya pada transaksi non-keuangan.
MODEL UMUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pada gambar di elemen model umum di atas menggambarkan semua sistem

informasi, terlepas dari arsitektur teknologinya. Elemen model umum adalah
pengguna akhir, sumber data, pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen
basis data, pembuatan informasi, dan umpan balik.
End Users atau pengguna akhir terbagi menjadi dua bagian umum yaitu
internal dan eksternal. Pengguna eksternal termasuk kreditur, pemegang saham,
calon investor, badan pengatur, otoritas pajak, pemasok, dan pelanggan.
Sedangkan untuk pihak internal yaitu manajemen di setiap tingkatan dalam
organisasi.
Sebelum memasuki bagian sumber data pada gambar di atas, kita harus
membuat perbedaan penting antara data dan informasi. Data adalah fakta, yang
mungkin atau tidak diproses (diedit, diringkas, atau disempurnakan) dan tidak
memiliki efek langsung pada pengguna. Sedangkan informasi menyebabkan
penggunanya mengambil tindakan yang tidak dapat, atau tidak akan, atau
telah diambil olehnya. Dengan demikian, informasi bukan hanya

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
The Information System: An Accountant’s Perspective

seperangkat fakta yang diproses yang disusun dalam laporan formal.

Informasi tersebut memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan
untuk menyelesaikan konflik, mengurangi ketidakpastian, dan membuat
keputusan. Kita harus mencatat bahwa tindakan tidak selalu berarti
tindakan fisik.
Sumber Data
Sumber data merupakan transaksi keuangan yang masuk ke dalam sistem
informasi, baik dari sumber internal maupun eksternal. Transaksi keuangan
internal melibatkan pertukaran atau pergerakan sumber daya dalam organisasi.
Contohnya seperti perpindahan bahan baku ke dalam proses (Work In Process).
Sedangkan untuk transaksi keuangan eksternal adalah sumber data yang paling
umum untuk sebagian besar organisasi. Contohnya seperti pembelian dan
penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, penerimaan dan pengeluaran
kas, serta penggajian.
Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam sistem
informasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa data kejadian yang masuk ke
dalam sistem adalah valid, lengkap, dan bebas dari kesalahan. Dalam banyak hal,
ini merupakan tahap yang sangat penting dalam sistem.
Tahap selanjutnya setelah pengumpulan data adalah pemrosesan data. Data
biasanya memerlukan pemrosesan untuk menghasilkan informasi. Dalam tahap
ini biasanya berkisar dari yang sederhana hingga yang kompleks. Contohnya
algoritma matemarika yang digunakan untuk aplikasi penjadwalan produksi.
Pada proses pembuatan informasi, hal ini terdiri dari penyatuan, pengaturan,
dan pemformatan, serta penyajian informasi ke pengguna. Karakteristiknya adalah
relevan, akurat, utuh, dan ringkas.
Karakteristik informasi yang berguna antara lain:
1. Relevan, mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan
keputusan, serta menegaskan atau memperbaiki ekspektasi sebelumnya.
2. Tepat waktu, diberikan pada waktu yang tepat bagi pengambil keputusan
dalam mengambil keputusan.
3. Ketepatan, bebas dari kesalahan atau bias, menyajikan kejadian atau
aktivitas organisasi secara akurat.
4. Kelengkapan, tidak menghilangkanaspek penting dari suatu kejadian atau
aktivitas yang diukur.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
The Information System: An Accountant’s Perspective

5. Dapat dipahami, disajikan dalam format yang dapat dimengerti dan jelas,
sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Masukan atau umpan balik merupakan salah satu bentuk output kepada
sistem sebagai sumber informasi. Umpan balik bisa dari pengguna internal
maupun pengguna eksternal. Umpan balik biasanya digunakan untuk melakukan
sebuah proses atau mengubah sebuah proses. Contohnya ketika persediaan
habis, maka akan ada umpan balik berupa informasi tersebut kepada sistem,
kemudian sistem akan merespon dengan memberikan informasi untuk mengisi
kembali persediaan.
Tujuan Sistem Informasi
1. Mendukung fungsi penatalayanan manajemen.
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen.
3. Mendukung kegiatan atau operasi sehari-hari perusahaan.
Struktur Organisasi

Struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggung jawab, wewenang, dan

akuntabilitas di seluruh organisasi. Aliran ini diilustrasikan pada gambar di atas.
Perusahaan mencapai tujuan mereka secara keseluruhan dengan menetapkan
tujuan keuangan yang terukur untuk unit operasional mereka. Contohnya,
informasi anggaran mengalir ke bawah. Ini adalah mekanisme dimana manajemen
senior menyampaikan kepada bawahannya standar yang akan diukur untuk
periode mendatang. Hasil tindakan bawahan, dalam bentuk informasi kinerja,
mengalir ke atas ke manajemen senior. Memahami pola distribusi tanggung jawab,

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
The Information System: An Accountant’s Perspective

wewenang, dan akuntabilitas sangat penting untuk menilai kebutuhan informasi

pengguna.
Segmen Usaha
Organisasi bisnis terdiri dari unit atau segmen fungsional. Perusahaan
mengatur ke dalam segmen untuk mempromosikan efisiensi internal melalui
spesialisasi tenaga kerja dan alokasi sumber daya yang hemat biaya. Manajer
dalam suatu segmen dapat memusatkan perhatian mereka pada area tanggung
jawab yang sempit untuk mencapai tingkat efisiensi operasi yang lebih tinggi. Tiga
dari pendekatan yang paling umum termasuk segmentasi dengan:
1. Lokasi Geografis
2. Lini Produk
3. Fungsi Bisnis
Segmentasi Fungsional dan Aktivitas Utamanya

1. Manajemen material, tujuannya adalah untuk merencanakan dan

mengendalikan persediaan bahan perusahaan. Dapat dilihat pada gambar
di atas bahwa manajemen material memiliki sub-fungsi:
a. Pembelian
b. Penerimaan
c. Penyimpanan
2. Produksi, aktivitas produksi terjadi dalam siklus konversi di mana bahan
baku, tenaga kerja, dan aset pabrik digunakan untuk membuat produk jadi.
Secara umum, aktivitas produksi terbagi menjadi:

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065
The Information System: An Accountant’s Perspective

a. Aktivitas manufaktur utama

b. Aktivitas pendukung produksi
3. Pemasaran, pasar perlu mengetahui tentang produk perusahaan dan
memiliki akses ke sana. Fungsi pemasaran berkaitan dengan masalah
strayegis promosi produk, periklanan, dan riset pasar.
4. Distribusi, kegiatan mengantarkan produk kepada pelanggan setelah
penjualan. Ini merupakan langkah kritis, banyak yang bisa salah sebelum
pelanggan mengambil alih produk. Keterlambatan yang berlebihan antara
penerimaan dan pengisian yang salah, atau barang dagangan yang rusak
dapat mengakibatkan ketidak puasan pelanggan.
5. Personil atau karyawan yang kompeten dan andal adalah sumber daya
yang berharga dalam bisnis. Fungsinya adalah untuk mengelola sumber
daya secara efektif.
6. Keuangan, fungsinya adalah mengelola sumber daya keuangan
perusahaan melalui aktivitas perbankan dan pembendaharaan,
manajemen portofolio, evaluasi kredit, pengeluaran dan penerimaan kas.

Nama: A. Rezky Aurillia Putri

NIM: A031211065