BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era informasi globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang
sangat pesat dengan tingkat persaingan yang ketat. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan
dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien untuk
mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting
untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu yang
akurat, relavan dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat yang
disesuaikan dengan sistem informasi akuntansi yang diterapkan di masing-masing perusahaan.
Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi dalam penggajian merupakan hal yang sangat
penting untuk dilakukan.
Sistem penggajian manual yang digunakan perusahaan saat ini kurang memberikan informasi
secara tepat dan akurat bagi perusahaan dibandingkan dengan sistem informasi penggajian
terkomputerisasi yang baru akan dirancang penggunaannya, seiring dengan perkembangan
zaman. Sistem penggajian manual merupakan aktivitas proses data dan transaksi yang dilakukan
perusahaan secara manual untuk memenuhi kebutuhan pengguna informasi yang dibutuhkan
untuk melakukan perencanaan, pengendalian, dan menjalankan bisnis. Sistem penggajian
komputerisasi yang disusun serta diterapkan secara benar, akan dapat menyajikan data yang
benar dan tepat pada waktunya.
Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian pesatnya memicu untuk melakukan
inovasi-inovasi baru yang dapat membantu untuk memudahkan mendapatkan informasi. Dan ini
mendorong perusahan-perusahaan melakukan inovasi dalam proses produksi, penjualan,
pemasaran, dan distribusi dengan melibatkan peranan teknologi informasi. Pada masa sekarang,
suatu perusahaan di haruskan dapat bekerja dengan cepat tepat dan benar dengan tingkat
ketelitian yang tinggi agar dapat terus berjalan dan bertahan dalam persaingan yang kompetitif.
Pentingnya sistem informasi dalam penggajian bagi perusahaan adalah untuk menghindari
terjadinya kesalahan, penyimpangan atau pengeluaran perusahaan yang fiktif sehingga dapat
menimbulkan kerugian pada perusahaan. Sistem informasi dalam penggajian menggambarkan
atau mendeskripsikan sistem pencatatan yang terkomputerisasi ke pencatatan yang berupa bagan
alurflowchart.
Sistem penggajian yang memadai sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan, terutama untuk
perusahaan yang sudah memiliki cukup banyak karyawan. Perusahaan dengan banyak karyawan
tentunya membutuhkan sistem penggajian yang dapat memudahkan mereka untuk membayarkan
gaji secara tepat dan efisien. Dengan adanya sistem informasi penggajian dari awal sampai gaji
itu dibayarkan sesuai dengan hak masing-masing karyawan dapat dilaksanakan dengan sistematis
dan diharapkan tidak akan terdapat kesalahan dalam prosedur penggajian. Dengan
berkembangnya Teknologi Informasi yang semakin pesat, sistem penggajian secara manual
dirasakan sudah kurang mampu memberikan manfaat yang memadai bagi perhitungan gaji
karyawan. Perusahaan kini mulai beralih pada sistem yang berbasis komputerisasi.
Oleh sebab itu, sistem informasi penggajian yang komputerisasi mulai digalakkan. Salah satu
bidang usaha yang memerlukan sistem informasi penggajian adalah PT SCG
READYMIX, perusahaan pemasok beton siap pakai (readymix concrete) pertama dan terbesar di
Indonesia.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengemukakan permasalah yang berhasil
dirumuskan, yaitu :
1. Bagaimanakah sistem informasi penggajian bagian produksi yang diterapkan pada perusahaan?
2. Bagaimana pengaruh sistem penggajian yang baru terhadap kinerja perusahaan?

1.3 Batasan Masalah

Agar penulis lebih terarah, maka penulis membatasi pembahasan penulisan ilmiah ini dengan
lebih terfokus pada sistem informasi akuntansi penggajian terhadap karyawan buruh yang
bekerja di PT. SCG meliputi prosedur, dokumen, bagian yang terkait, dan pengendalian intern.

1.4 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penelitian ini adalah :
Untuk merancang suatu sistem informasi yang mengolah data gaji karyawan secara efektif dan
efisien dengan komputer.

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Kerangka Teori

2.1.1 Pengertian Sistem
Pada umunya orang banyak salah mengartikan bahwa sistem harus berhubungan dengan
komputer dan program, sistem pada kenyataannya memiliki makna yang luas.“Suatu jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan” Mulyadi (2008:5). Menurut Diana Setiawati (2011:3) “sistem adalah serangkaian
bagian yang saling tergantung dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”.
“Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling
berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama” Hall (2007:6). Menurut Narko (2007:1)
“sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen-elemen yang berusaha mencapai
tujuan tertentu”.
Dari uraian mengenai pengertian sistem secara umumdi atas dapat disimpulkan bahwa sistem
dibuat untuk menangani sesuatu yang secara rutin terjadi.

2.1.2 Pengertian Informasi

Definisi informasi menurut Krismiaji (2005:15) dalam buku yang berjudul Sistem Informasi
Akuntansi menjelaskan bahwa “informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki
kegunaan dan manfat”.
Informasi harus dibedakan dari data, “data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang
secara relatif tidak berarti bagi pemakai.Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses,
atau data yang memiliki arti”, menurut Raymond Mc.Leod (2001:18). “Informasi adalah data
yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan
yang tepat,” George H.Bodhar(2003:1).
Menurut tiga definisi yang diterangkan oleh para ahli tersebut bahwa informasi adalah hasil
dari data yang diolah sehingga dapat memberikan manfaat yang lebih berguna bagi yang
menerimanya.
 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
James A.Hall (2001:7) menyatakan bahwa “ sistem informasi adalah sebuah rangkaian
prosedur normal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan
kepada para pemakai.”
PengertianSistem Informasi menurut Jogiyanto(2000) adalah informasi yang
diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi menerima input, yang biasa disebut dengan nama transaksi, yang kemudian
dikonversi melalui berbagai proses menjadi output informasi yang akan didistribusikan kepada
para pemakai informasi. Transaksi adalah sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting
bagi organisasi dan diproses oleh sistem informasinya sebagai suatu unit kerja.Definisi ini
mencakup peristiwa keuangan dan non keuangan.

2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut james A Hallsistem informasi akuntansi adalah subsistem SIA memperoleh
berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi
pemrosesan transaksi keuangan.
“Sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang terintegrasi
menghasilkan laporan berbentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan menjadi sebuah
laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang membutuhkannya”,Mardi (2011:4).
Definisi menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin“SIA adalah suatu komponen
organisasi yang mengumpulkan,mengklasifikasikan, memproses, menganalisis,
mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan
bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen).”
Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dan Amir Abadi Yusuf, sistem
informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang
dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya kedalam informasi.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah seperangkat
organisasi yang mempunyai tujuan untuk menghasilkan informasi yang berguna baik untuk
pihak intern maupun ekstern yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data yang
digunakan sebagai pengambilan keputusan.
Teknik sistem dan dokumentasi dalam SIA merupakan Alat yang digunakan dalam analisis,
desain dan dokumentasi serta memahami kaitan antar-subsitem.Teknik sistem ini biasanya
berupa diagaram.Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart
merupakan diagram simbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah
sistem.

2.2.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan

utama Sistem Informasi Akuntansi (Marshall B.Romney (2003:3)) adalah :
1. Untuk menyediakan informasi yang lebih berkualitas dengan kata lain untuk meningkatkan
sistem pengendalian intern.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen.
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk aset-aset organisasi, termasuk data organisasi
untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan.
 Tujuan utama dari SIA adalah mencatat, memproses, menyimpan meringkas, dan
mengkomunikasikan informasi atas suatu organisasi.

2.2.2 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Ada beberapa fungsi atau peran sistem informasi akuntansi, yaitu sebagai berikut:
1. Mendukung aktivitas sehari-hari perusahaan.
2. Mendukung proses pengambilan keputusan.
3. Membantu dan memenuhi tanggung jawab pengelola perusahaan.
4. Pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pegendalian data termasuk security, dan
penghasil informasi.

2.2.3 Unsur-Unsur Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Terdapat beberapa unsur atau komponen pokok dalam Sistem informasi menurut Wilkinson
(2004 : 2) antara lain :
1. Sumber Daya Maunusia
Manusia merupakan suatu unsur sistem akuntansi yang paling berperan di dalam pelaksanaan
sistem informasi akuntansi, yang menentukan apakah suatu sistem itu dapat dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya serta apakah sitem tersebut dapat berperan dalam proses pengambilan keputusan.
2. Alat – alat yang digunakan
Alat merupakan unsure dari sistem akuntansi yang digunakan pada saat terjadi transaksi,
pencatatan transaksi sampai dengan dihasilkanya laporan. Alat yang dimaksud dapat berupa alat
sederhana seperti : formulir, catatan, laporan sampai dengan alat teknologi seperti komputer.

2.2.4 Sistem dan Prosedur Dalam SIA

Sistem dan prosedur merupakan bagian intergral tugas manajemen, sehingga tampak adanya
keterkaitan antara pertimbangan-pertimbangan dalam pengambilan keputusan dengan system dan
prosedur. :
Sistem merupakan jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam
satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan
prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal dilakukan untuk mencatat
informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan
menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih memindahkan dan
membandingkan.

2.2.5 Sistem Teknik dan Dokumentasi dalam SIA

Teknik sistem merupakan Alat yang digunakan dalam analisis, desain dan dokumentasi serta
memahami kaitan antar-subsitem. Teknik sistem ini biasanya berupa diagaram. Flowchart
merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart merupakan diagram simbol
yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem.
Tabel 2.1 Simbol Dasar pada SIA

Tabel 2.2 Simbol Input / Output Spesifik pada SIA

Tabel 2.3 Simbol Proses Khusus dan Tambahan pada SIA
 2.3. Pengertian Gaji
Gaji menurut Mulyadi (2001:373) adalah pembayaran atas pembayaran jasa yang dilakukan
oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya dibayarkan tetap
perbulan.Sedangkan menurut Suwardjono (2002:334) Gaji adalah jumlah yang dibayarkan setiap
bulan.
Menurut Hasibuan (2000:118) gaji adalah balas jasa yang dibayarkan secara periodik kepada
karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti.

2.3.1 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran
gaji maka perlu dibuat suatu sistem penggajian.Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang
oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan
sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Sistem informasi akuntansi penggajian dapat digunakan oleh manajemen perusahaan untuk
merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan.
Secara umum Sistem Informasi Akuntansi Penggajian adalah suatu sistem akuntansi yang
digunakan untuk menangani pembayaan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
yang mempunyai jenjang jabatan manajer.

2.3.2 Dokumen yang Digunakan Pada Sistem Penggajian

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi (2001:374) adalah :
1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan
oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan,
seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain
sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah
untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
 2. Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa,
dapat pula berbentuk kartu jam hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh
mandor pabrik dan diserahkan kefungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian
dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung
kepada setiap jenis produk atau pesanan.
4. Daftar Gaji dan Daftar Upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan ,
dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi
karyawan ,lain sebagainya.
5. Rekap Daftar Gaji dan Rekapa Daftar Upah. Dokumen ini merupakan gaji dan upah per
departemen, yang dibuat berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan
upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.
Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi Akuntansi biaya dengan dasar rekap
daftar gaji dan upah.
6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari
pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan
mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang
menjadi beban setiap karyawan.
7. Amplop Gaji dan Upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah setiap karyawan ini yang berisi informasi mengenai nama karyawan,
nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan
tertentu.
8. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang
diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

2.3.3 Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penggajian

Menurut Mulyadi (2001:376) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah
sebagai berikut:
a. Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan,
memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah
karyawan, kenaikan perangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian
karyawan.
b. Fungsi Pencatatan Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan perusahaan.
c. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji
Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat
kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji.
d. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek ke
bank.
 2.4 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode danukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”Mulyadi
(2001:165). Tanpa adanya pengendalian yang baik, dimungkinkan akan terjadi biaya
penyimpangan dalam sistem informasi akuntansi penggajian.
Menurut Alvin A.Arens, Randal J.Elder, Mark S. Beesley (2003:432) mendefinisikan
pengendalian intern sebagai suatu proses yang dirancang untuk menyediakan jaminan yang
layak mengenai pencapaian sasaran manajemen dalam tiga golongan tujuan seperti keandalan
pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi dan kepatuhan terhadap hukum yang
berlaku.
Menurut George H. Bochar dan William S. Hopwood (2006:129) mengatakan pengendalian
internal merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen
dan personel lain yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan
tercapainya tujuan berikut (a) reliabilitas pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi
operasi, (c) kesesuaian dengan peraturan dan regulasi yang berlaku.

2.4.1 Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah (mulyadi,2001:387):
1. Organisasi
a. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Harus Terpisah dari Fungsi Keuangan
Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi,
yang bertanggung jawab atas perhitungan penghasilan setiap karyawan. Hasil penghitungan
penghasilan karyawan ini didasarkan pada berbagai surat keputusan yang diterbitkan oleh fungsi
kepegawaian dan dituangkan dalam daftar gaji. Fungsi keuangan merupakan fungsi
penyimpanan.Dengan dipisahkannya dua fungsi tersebut, hasil perhitungan gaji yang dilakukan
oleh fungsi pembuat daftar gaji dicek ketelitiannya dan kendalanya oleh fungsi keuangan,
sebelum gaji dan upah dibayarkan kepada karyawan yang berhak.
b. Fungsi Pencatatan Waktu Hadir Harus Terpisah dari Fungsi Operasi
Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar untuk penghitungan gaji
karyawan. Dengan demikian, ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat
menentukan ketelitian dan keandalan daftar gaji setiap karyawan untuk menjamin keandalan data
waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi
(seperti fungsi produksi dan fungsi teknik)
2. Sistem Otorisasi
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam Daftar Gaji Harus Memiliki Surat Keputusan
Pengangkatan sebagai karyawan Perusahaan yang Ditandatangani oleh Direktur Utama.
Karena pembayaran gaji dan upah didasarkan atas dokumen daftar gaji dan upah, meka perlu
dilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yang dimasukkan ke dalam daftar gaji
dan upah. Untuk menghindari pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak, setiap
pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji harus mendapat otorisasi oleh yang berwenang.
b. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tariff gaji, tambahan
keluarga, harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. Untuk menjamin keandalan
data gaji karyawan, setiap perubahan unsure yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung
penghasilan karyawan harus diotorisasi yang berwenang.
c. Setiap potongan gaji atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus
didasarkan atas surat potongan gaji dan upah diotorisasikan oleh fungsi kepegawaian.
Setiap data yang dipakai sebagai dasar pembuatan gaji karyawan harus diotorisasi oleh oleh yang
berwenang agar data gaji yang tercantum dalam daftar gaji dapat diandalkan.
d. Kartu jam hadir harus diotorisasikan oleh fungsi pencatat waktu.
Data waktu hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu supaya sah
sebagai dasar perhitungan gaji dan untuk keperluan yang lain.
e. Perintah lembur harus diotorisasikan oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
Lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja diluar jam kerja regular. Untuk menjamin
bahwa setiap pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur
harus diotorisasi.
f. Daftar gaji harus diotorisasikan oleh fungsi personalia.
Daftar gaji merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan
yang berhak.Oleh karena itu daftar gaji harus diotorisasi.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Bukti kas keluar merupakan perintah untuk mengeluarkan sejumlah uang pada tanggal, dan
untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
h. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliiasi dengan daftar gaji karyawan.
Untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan, sistem
pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum
dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftra gaji.
3. Praktik yang sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini
dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
Kartu jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan berada di perusahaan, sedangakan kartu
jam kerja merinci penggunaan jam hadir karyawan. Dengan kata lain kartu jam kerja digunakan
untuk mempertanggungjawabkan penggunaan waktu hadir karyawan.
b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatatan
waktu.
Dengan diawasinya perekam jam hadir karyawan oleh fungsi pencatat waktu dapat dihindari
perekam jam hadir oleh karyawan yang tidak benar-benar di perusahaan.
c. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi
akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
Sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji,
fungsi keuangan harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji yang
tercantum dalam daftar gaji.
d. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
 BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Data Perusahaan
3.1.1 Sistem Penggajian pada PT. SCG
Setiap perusahaan memiliki sistem penggajian yang berbeda-beda, namun pada PT. SCG ini,
manajemen perusahaan menggunakan sistem gaji tetap dan variasi. Pada sistem pegawai ini
pegawai mendapat gaji yang besarnya relatif tetap, tetapi ketentuan pada perusahaan tersebut
bagi karryawan yang tidah hadir (absen) maka tidak akan dikenakan pemotongan terhadap gaji
karyawan yang bersangkutan sesuai dengan kebijakan dari perusahaan. Namun pemotongan akan
diberikan pada uang tunjangan. Begitupun yang lembur juga mendapatkan gaji tertentu.

3.1.2 Jenis-Jenis Penggajian PT. SCG

Penghasilan karyawan adalah jumlah penerimaan yang diterima oleh karyawan tiap
bulannya terdiri dari :
1. Gaji Pokok
Gaji pokok diberikan setiap bulan. Paket gaji tersebut terdiri dari gabungan komponen gaji
utama. Besarnya gaji ditentukan oleh perusahaan sesuai dengan pendidikan karyawan dan
jabatan.
2. Tunjangan
Tunjangan merupakan salah satu komponen penghasil karyawan yang diberikan oleh perusahaan
untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan yang ditetapkan oleh keputusan Direksi. Biasanya
tunjangan tersebut terdiri dari tunjangan kesehatan, istri, anak, pangan, transport.
3. Overtime (lembur)
Lembur diberikan setiap bulan sesuai dengan hasil perhitungan standar Depnaker (Departemen
Tenaga Kerja). Lembur dibayar sekaligus bersama gaji pokok.

3.1.3 Dokumen yang Digunakan Perusahaan

1. Daftar Kehadiran
Dibuat oleh staff HRD yang didapatkan berdasarkan hasil dari pengolahan absensi secara manual
menggunakan kartu dan mesin. Biasanya daftar hadir digunakan untuk menghasilkan dokumen
laporan perhitungan gaji bulanan.
2. Laporan perhitungan gaji bulanan
Dibuat oleh staff HRD yang didapatkan berdasarkan hasil dari daftar kehadiran. Laporan
perhitungan gaji bulanan digunakan untuk menghasilkan dokumen daftar transfer gaji.
3. Daftar Transfer Gaji
Dibuat oleh staff HRD yang didapatkan berdasarkan hasil dari laporan perhitungan gaji bulanan.
Biasanya digunakan untuk menghasilkan dokumen slip gaji dan dikirim
kedepartemen finance untuk melakukan internet banking di bagian finance.
4. Voucher pembayaran gaji
 Dibuat olef staff HRD yang didapat berdasarkan hasil laporan perhitungan gaji bulanan. Dan
dikirim ke departemen finance yang digunakan sebagai bukti instruksi pembayaran yang akan
dipostinggeneral ledger.
5. Daftar transfer
Dibuat oleh staff departemen finance berdasarkan software internet banking yang akan
di approve oleh director finance lalu dikirim kebeberapa bank.
6. Slip gaji
Dibuat oleh staff HRD yang berisi penghasilan bersih karyawan.

3.1.4 Bagian yang Terkait Dengan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. SCG
Uraian kegiatan tiap organisasi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian PT.
SCG adalah sebagai berikut :
1. Unit HRD (Unit Bagian Umum)
Adalah unit spesifikasi teknis bidang umum karyawan
2. Unit Finance (Unit Keuangan)
Adalah pelaksana kegiatan akuntansi dan pengendalian dana penghasil karyawan.

3.1.5 Jaringan Prosedur yang Membuat Sistem Penggajian

a. Unit HRD (Unit Bagian Umum)
 Validasi jam tenaga kerja karyawan
 Membuat daftar kehadiran dan laporan perhitungan gaji bulanan sebanyak 2 lembar
 Membuat daftar transfer gaji, dan slip gaji sebanyak 2 lembar
 Menyiapkan perhitungan gaji, dan validasi DTG
 Mengarsip DK dan LPG lembar 1
 Menyerahkan LPG 2 ke departemen finance
 Mengirim daftar transfet gaji ke departemen finance
 Slip gaji diarsipkan, dan diserahkan kepada karyawan
 MengarsipVPG 1 dan VPG 2 diserahkan ke bagian finance

b. Unit Finance (Unit Keuangan)

 Menerima laporan perhitungan gaji bulanan, daftar transfer gaji dari departemen HRD.
 Mencocokkan perhitungan gaji dengan daftar transfer gaji.
 Daftar transfer gaji diotorisasi oleh pihak yang berwenang (direktur finance)
 Mengarsipkan perhitungan gaji bulanan dan mengirim ke bank daftar transfer gaji setelah
ditandatangani oleh direktur finance.
 Menerima VPG dari bagian HRD dan mencatat jurnal penggajian lalu membuat jurnal umum
dan diposting ke dalam buku besar.

3.1.6 Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Terdahulu
Pada PT. SCG

BAGIAN HRD
Keterangan : DK/DH = Daftar Kehadiran
LPG = Laporan Perhitungan Gaji bulanan
SG = Slip Gaji
DTG = Daftar Transfer Gaji / Daftar Gaji
VPG = Voucher Pembayaran Gaji / Bukti pembayaran gaji
 BAGIAN FINANCE

3.2 Analisis Sistem

Sistem informasi akuntansi sangat penting bagi sebuah perusahaan karena menggambarkan
sistem pencatatan yang terkomputerisasi ke pencatatan yang berupa bagan alir flowchart. Sistem
akuntansi hampir mewakili semua informasi yang ada selama perusahaan tersebut berjalan.
Penggunaan bagan alur berupa flowchart untuk merancang sistem informasi, sangat diperlukan
sebagai dasar pengambilan keputusan.

3.2.1 Kelebihan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Terdahulu

Adapun kelebihan sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG yang sudah berjalan
adalah sebagai berikut :
1. Dokumen yang diperlukan pada proses penggajian sudah cukup lengkap sehingga
mempermudah proses penggajian.

3.2.2 Kekurangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Terdahulu

Adapun kekurangan sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG yang sudah berjalan
adalah sebagai berikut :
1. Pada sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG terdahulu untuk daftar hadir masih
menggunakan daftar hadir atau kartu hadir, sehingga banyak memakan waktu untuk membuat
kartu hadir dan mengakibatkan kecurangan pun mudah untuk terjadi.
2. Bagian HRD seharusnya membuat rekapitulasi absensi kehadiran karyawan untuk
meminimalkan kecurangan waktu masuk dan keluar dan dikonsolidasikan oleh pihak security
yang mengawasi absensi.
3. Bukti instruksi pembayaran yang akan diposting pada buku besar, seharusnya dilakukan oleh
departemen keuangan bagian akuntansi, karena sesuai dengan fungsi penggajian yang bertugas
mencatat jurnal yang dibutuhkan.
3.3 Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Yang Diusulkan Pada PT. SCG
1. Bagian HRD (unit bagian umum)
 Validasi jam tenaga kerja karyawan
 Membuat rekapitulasi daftar kehadiran dan laporan perhitungan gaji bulanan sebanyak 2 lembar
serta melakukan konsolidasi dengan security jika ada masalah
 Membuat daftar transfer gaji, dan slip gaji sebanyak 2 lembar
 Menyiapkan perhitungan gaji, dan validasi DTG
 Mengarsip DK dan LPG lembar 1
 Menyerahkan LPG 2 ke departemen finance
 Mengirim daftar transfer gaji ke departemen finance
 Slip gaji diarsipkan, dan diserahkan kepada karyawan

2. Finance (Unit Keuangan)

 Menerima laporan perhitungan gaji bulanan, daftar transfer gaji dari departemen HRD.
 Mencocokkan perhitungan gaji dengan daftar transfer gaji
 Daftar transfer gaji diotorisasi oleh pihak yang berwenang (direktur finance)
 Mengarsipkan perhitungan gaji bulanan dan mengirim ke bank daftar transfer gaji setelah
ditandatangani oleh direktur finance.

3. Accounting (Unit akuntansi)

 Menerima VPG dari bagian HRD dan mencatat jurnal penggajian lalu membuat jurnal umum
dan diposting ke dalam buku besar

3.4 Bagan Alir Sistem Dokumen (Flowchart) Usulan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
pada PT. SCG

BAGIAN HRD
BAGIAN FINANCE

BAGIAN AKUNTANSI
1.5 3.5 Pengaruh Usulan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Yang Baru
Usulan baru tersebut mendatangkan banyak manfaat bagi perusahaan yaitu, mengurangi
adanya manipulasi kehadiran karyawan, karena adanya rekapitulasi absensi daftar kehadiran
karyawan oleh pihak HRD. Dan tidak adanya perangkapan tugas yang bisa menimbulkan adanya
kecurangan dalam melakukan penggajian sehingga lebih terorganisir.
Penambahan fungsi bagian akuntansi ini merupakan fungsi tambahan yang harus ada dalam
sistem penggajian pada perusahaan PT. SCG, karena didalam sistem penggajian suatu
perusahaan terdapat fungsi bagian keuangan dan fungsi bagian akuntansi, dimana kedua fungsi
bagian tersebut saling berhubungan dalam menentukan pemrosesan penggajian yang akurat.
Fungsi bagian akuntansi pada PT.SCG ini bertugas untuk mencatat adanya kewajiban yang
timbul dengan pembayaran gaji karyawan, misalkan :
a. pencatatan atau pelaporan gaji keryawan
b. membuat bukti kas keluar, serta melakukan penjurnalan

3.6 Resiko Dari Penambahan Fungsi Baru Yang Mungkin Terjadi

Dari segi Sumber Daya Manusia (SDM), perusahaan harus memilih karyawan yang
berkompeten di bidangnya masing-masing karena karyawan yang tidak berkompeten
dibidangnya bisa membuat rugi perusahaan itu sendiri.

3.7 Analisis Sistem Pengendalian Intern

Dalam sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG telah memenuhi unsur-unsur
pengendalian intern. Dimana telah memenuhi aspek organisasi, otorisasi, dan praktik yang sehat.
Pemenuhan terhadap aspek-aspek tersebut dijabarkan sebagai berikut :
1. Aspek Organisasi : Pisahkan pembuat daftar gaji, petugas akuntansi, dan pembayar gaji.
Penerapan sistem penggajian akuntansi pada PT. SCG tugas tersebut dikelola oleh masing-
masing unit.
- Pembuat Daftar Gaji : Bagian HRD
- Pembayar Gaji : Bagian Keuangan
 - Pencatatan jurnal: Bagian Akuntansi
2. Aspek Otorisasi :
a. Daftar gaji harus diotorisasi pejabat berwenang. Penerapan sistem akuntansi penggajian pada PT.
SCG tugas tersebut dilakukan pada unit Finance pengesahan dilakukan oleh direktur finance.
b. Daftar hadir harus diotorisasikan oleh fungsi pencatat waktu. Karena dalam sistem informasi
akuntansi penggajian perusahaan ini tidak ada unit pencatat waktu, dan sudah otomatis masuk ke
dalam software maka daftar hadir telah diotorisasi oleh bagian HRD.
c. Bukti pembayaran gaji harus diotorisasi ooleh fungsi akuntansi. Pada PT. SCG bukti pembayaran
gaji telah diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Aspek Praktik yang Sehat :
a. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat
waktu. Pelaksanaan absensi karyawan, baik secara manual maupun mesin absensi, harus diawasi
petugas yang cukup berwibawa dengan tujuan untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi
daftar absen. Penerapan sistem akuntansi penggajian pada PT. SCG tugas tersebut dilakukan
dengan manual yang masih menggunakan kartu hadir. Pengawasan dilakukan oleh satpam karena
letak mesin pencatat waktu ada dipos jaga satpam. Dan diadakannya rekapitulasi absensi daftar
kehadiran oleh pihak HRD.
b. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh unit
akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Unit akuntansi pada PT. SCG sebelum melakukan
pembayaran gaji, fungsi ini membandingkan perhitungan gaji dengan daftar transfer gaji terlebih
dahulu. Ketika sama, baru menyetujui daftar transfer tersebut.
c. Catatan penghasil karyawan disimpan oleh bagian HRD dan unitfinance.

BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Setelah melakukan pembahasan mengenai prosedur yang diterapkan sistem akuntansi
penggajian pada PT. SCG, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan dalam perusahaan adalah sistem gaji tetap dan
bervariasi. Karyawan perusahaan mendapat gaji tertentu, tetapi bila lembur atau melakukan
prestasi tertentu akan mendapat uang tambahan, sebaliknya bila tidak masuk kerja gajinya tidak
akan langsung dipotong, tetapi tunjangannya yang akan dikurangi. Unit-unit yang terkait dalam
sistem informasi akuntansi penggajian yaitu Unit HRD dan Unit Finance. Dokumen yang
digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah daftar kehadiran, perhitungan
gaji bulanan, daftar transfer gaji, daftar transfer, dan slip gaji.
Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan terdahulu oleh PT. SCG telah mempunyai
sistem yang baik dan efektif. Walaupun masih menggunakan sistem manual, tetapi sistem
informasi akuntansi penggajian PT. SCG telah memenuhi unsur-unsur pengendalian intern.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi penggajian baru yang terkomputerisasi, dapat
menghemat waktu yang diperlukan untuk pembuatan berbagai macam laporan seperti : laporan
karyawan, laporan lembur, laporan penggajian dan laporan rekapitulasi dana secara cepat dan
tepat. Informasi data yang disajikan menjadi lebih akurat dan tingkat ketelitian lebih tinggi,
kemungkinan membuat kesalahan sangatlah kecil dan koreksi data dapat dilakukan sewaktu –
waktu dan dilaksanakan dengan cepat dan mudah. Misalnya: Bila terjadi suatu kesalahan akan
dapat dengan cepat ditemukan dan segera dapat dibenarkan saat itu juga
4.2 Saran
Dalam sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada PT. SCG maka penulis
memberikan alternatif atau usulan supaya pada bagian HRD diadakannya pembuatan rekapitulasi
daftar kehadiran karyawan serta melakukan konsolidasi kepada security jika terjadi masalah dan
menambahkan fungsi atau bagian akuntansi untuk mencatat adanya kewajiban yang timbul
dengan pembayaran gaji karyawan seperti pencatatan atau pelaporan gaji karyawan, serta
penjurnalan. Di dalam pengelolaan data penggajian yang ada pada perusahaan diperlukan juga
adanya perawatan baik hardware maupun softwarenya agar keamanan data tetap terjaga dan
proses administrasi dapat berlangsung dengan lancar, cepat dan benar.