BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Teknologi merupakan salah satu pendorong dalam sebuah perusahaan untuk dapat
melakukan operasi bisnis secara efektif dan efisien saat ini. Dengan kemajuan
teknologi dapat menunjang alur informasi, perencanaan strategis, kegiatan perasional
yang rutin, kolaborasi antar user hingga department dan juga memberikan bantuan
dalam pembuatan keputusan bagi setiap lini perusahaan sehingga perusahaan dapat
secara responsive menjawab permintaan pasar dan melawan strategi pesaing dengan
cepat dan meningkatkan keunggulan kompetitif dalam dunia persaingan yang dinamis.
Namun penerapan IT dan IS dalam perusahaan bukan persoalan yang mudah, karena
dibutuhkan perhitungan yang tepat dan investasi sumber daya yang tidak sedikit untuk
dapat menerapkan IT dan IS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pasar.
Untuk menjawab dilema ini kebanyakan perusahaan menggunakan jasa eksternal atau
lebih sering dikenal dengan outsourcing untuk meminimalisir dampak resiko ketika
melakukan investasi pada IT dan IS. Outsourcing saat ini mengalami perkembangan
dengan cepat. Banyak perusahaan dengan alasan penghematan biaya, peningkatan
kualitas dalam pelayanan IS dan alasan – alasan operasional lainnya akhirnya
mengambil keputusan untuk bekerjasama dengan para provider sebagai outsourcing
dalam mengatasi permasalahan IT dan IS untuk menunjang core business dari
perusahaan tersebut. Salah satu provider ternama dunia dalam outsourcing IT dan IS
adalah Accenture. Accenture adalah perusahaan konsultan manajemen global dan
perusahaan penyedia outsourcing dan pelayanan IT yang telah memiliki 281.000
pegawai dan melayani client di lebih dari 56 negara. Dalam paper ini akan dijelaskan
bagaimana implementasi outsourcing IT dan IS yang dilakukan Accenture kepada para
clientnya untuk dapat mengatasi permasalahan dan memberikan solusi agar dapat
meningkatkan operasional dan service excellence.

1.2. Tujuan
Adapun tujuan dibuat makalah ini adalah selain sebagai salah satu tugas mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen juga dilakukan untuk :
1. Mengetahui bagaimana implementasi outsourcing IS pada perusahaan –
perusahaan oleh Accenture.
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Informasi

Sistem sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan karena sangat menunjang
terhadap kinerja perusahaan, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat
berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur – unsur yang terkait dalam
sistem tersebut. Menurut Jogiyanto ( 2005:1 ), sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga
mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data,
sedangkan data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian,
sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu.
Dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan. Informasi juga berarti kumpulan
data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya ( Kristanto, 2007:7).
Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang
menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen ( Webopedia,
2014 ). Menurut Alter ( 1992 ) sistem informasi adalah kombinasi dari prosedur kerja,
informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan
dalam sebuh organisasi. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood ( 1993 ), sistem
informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk
mentransformasikan data kedalam bentuk informasi yang berguna. Gelinas, Oram, dan
Wiggins ( 1990 ) berpendapat bahwa sistem informasi adalah suatu sistem buatan
manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis computer dan
manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta
menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. Sedangkan Hall ( 2001 )
berpendapat sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data
dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.
Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) menurut O’Brien ( 2004 ) dikatakan bahwa SIM
adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan
operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.
Dalam pengertian ini, istilah sistem informasi ini digunakan untuk merujuk tidak hanya
pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi ( TIK ), tetapi juga
untuk cara dimana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses
bisnis. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan
pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’Brien
( 2004 ) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software,
communication network dan data resource ( kelima unsur ini disebut komponen
sistem informasi ) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam
organisasi.
Perangkat keras computer : CPU, Storage, perangkat input / output, terminal untuk
interaksi, media komunikasi data.
1. Perangkat lunak computer : perangkat lunak sistem ( sistem operasi dan utilitinya ),
perangkat lunak umum aplikasi ( bahasa pemrograman ), perangkat lunak aplikasi (
aplikasi akuntansi dan lain – lain ).
2. Basis data : penyimpanan data pada media penyimpan computer.
3. Prosedur : langkah – langkah penggunaan sistem.
4. Personil : yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi
keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem.

Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu :

- Mendukung proses bisnis dan operasional
- Mendukung pengambilan keputusan
- Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien ( 2004 ) adalah :

a. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti : fungsi
akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran dan manajemen sumber
daya manusia.
b. Contributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas dan moral pegawai
serta layanan dan kepuasan pelanggan.
 c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untu menyebarluaskan
pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis.
d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang
kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global.
e. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan serta menantang bagi jutaan pria dan
wanita.
f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan
bisnis yang membentuk jaringan.

2.2. Implementasi Sistem Informasi dalam Bisnis

Menurut O’Brien ( 2005 ) tipe sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi dua
bagian besar, yaitu Operational Support System ( OSS ) dan Management Support
System ( MSS ). OSS sendiri terbagi lagi ke dalam tiga model yaitu TPS ( Transaction
Processing System ), PCS ( Process Control System ), ECS ( Enterprise Collaboration
System ). MSS juga terbagi dalam tiga model yaitu MIS ( Management Information
System ), DSS ( Decision Support System ) dan EIS ( Executive Information System ).
Menurut O’Brien ( 2005 ), secara konsep aplikasi sistem informasi yang
diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa
cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem
informasi operasi atau manajemen. O’Brien mengklasifikasikan sistem informasi
kedalam dua kelompok besar, yaitu :
1. Sistem Pendukung Operasi ( Operations Support System )
Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh
dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini
menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para
manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya
dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk
secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial,
mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, serta memperbarui database
perusahaan. Sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu :
 Transaction Processing System
 Sistem ini merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang
bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan
dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time ( or online )
processing. Transaction Processing System ( TPS ) berfungsi pada level
organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan
eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh
manajer.
Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi
dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data,
memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar
lengkap dan ringkasan. Sistem ini tanpa batas yang memungkinkan organisasi
berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Karena manajer melihat data – data
yang dihasilkan oleh Transaction Processing System ( TPS ) untuk
memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi
diperusahaan mereka. Dimana hal ini sangat penting bagi operasi bisnis dari
hari ke hari agar sistem – sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa
interupsi sama sekali. TPS berkembang dari sistem informasi manual untuk
sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data
elektronik ( electronic data processing system ). TPS mencatat dan memproses
data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian dan perubahan
persediaan / inventori. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk
penggunaan internal maupun eksternal.
 Sistem Pengendalian Proses ( Process Control System )
Merupakan sistem yang bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai
proses industrial. PCS ( Process Control System ) adalah sistem yang digunakan
untuk memonitor dan mengkontrol proses industry ( Budiarto, 2008 ). PCS
merupakan bagian dari Operation Support System. Contoh pada penyulingan
minyak bumi, pembangkit listrik, dan sistem produksi baja.
 Sistem Kerjasama Perusahaan ( Enterprise Collaboration System )
Sistem ini merupakan sistem informasi lintas fungsi yang mendukung dan
meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerjasama antara kelompok kerja /
bisnis dalam sebuah perusahaan. Misalnya dalam hal ini antara induk dan anak
 perusahaan. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mempermudah proses
kerjasama, sehingga menjadi lebih efektif. Peralatan yang digunakan untuk
mendukung sistem ini berupa alat komunikasi dan konferensi elektronik, serta
alat manajemen kegiatan kerjasama. Alat komunikasi elektronik antara lain
Electronic Mail ( E-Mail ), pesan suara ( voice mail ), faks, publikasi web dan
sistem telepon internet. Alat – alat ini berfungsi untuk mengirimkan berbagi
pesan, dokumen dan file dalam bentuk data, teks dan suara, bahkan
multimedia, secara elektronik dan melalui jaringan computer. Sedangkan alat
konferensi elektronik berupa konferensi data ( data conference ), suara dan
video ( video conference ), serta sistem perbincangan dan pertemuan
elektronik ( electronic meeting system ). Alat manajemen kegiatan kerjasama
berfungsi untuk membantu dalam pengelolaan kegiatan kelompok kerja
software ini meliputi alat pembuatan kalender dan jadwal, manajemen tugas
dan proyek, sistem aliran kerja, serta manajemen pengetahuan. Organisasi –
organisasi saat ini telah bertransformasi menjadi internetworked interprise
yang menggunakan intranet, ektranet dan internet untuk mendukung e-
business operasional dan kolaborasi di dalam perusahaan, antar perusahaan
dengan konsumen, supplier dan business partners lainnya ( O’Brien, 2005 ).
2. Sistem Pendukung Operasi ( Operations Support System )
Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada
penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif
oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan
dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan professional bisnis
adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi
yang disebut dengan sistem pendukung manajemen.
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1. Implementasi Outsourcing Sistem Informasi di Perusahaan

Accenture merupakan perusahaan global dalam jasa konsultasi manajemen, teknologi
dan outsourcing dengan pegawai lebih dari 281.000 dan beroperasi di lebih dari 200
kota di 56 negara. Accenture berhasil membukukan pendapatan bersih pada tahun
2013 sebesar 28,6 miliar dolar. Accenture saat ini berada di posisi pertama menurut
International Association of Outsourcing Professional ( IAOP ) sebagai penyedia jasa
outsourcing terbaik, dan prestasi ini berhasil dipertahakan oleh Accenture selama 5
( lima ) tahun berturut – turut. Accenture memiliki platforms utama mereka yaitu
Accenture Strategy, Accenture Digital , Accenture Teknology dan Accenture Business
Pricess Outsourcing. Dimana platform – platform ini adalah mesin inovasi mereka
untuk dapat membangun kemampuan berkelas dunia untuk dapat mengembangkan
pengetahuan untuk menciptakan, mendapatkan dan mengelola aset penting untuk
pengembangan pelayanan yang terintegrasi dan solusi pada klien – klien mereka. Dan
dalam makalah ini akan dijabarkan beberapa studi kasus mengenai implementasi
Accenture pada perusahaan – perusahaan klien sehingga mereka dapat mewujudkan
operasional dan service excellence pada perusahaan mereka.

3.1.1. Accenture on BRE Bank

BRE Bank mengeluarkan mbank, yaitu bank online pertama di Polandia, dan
sekarang menjadi bank terbesar ke 3 di Polandia dan memiliki 4 juta klien di 3
negara. Mbank menghadapi permasalahan dimana banyaknya pesaing yang
menawarkan fitur online yang lebih baik dan kemampuan mbank pada
memperkenalkan produk baru, meningkatkan pengalaman konsumen dan
cross-selling yang efektif terbatas dikarenakan sistem yang sudah menua.
Mbank tidak hanya menginginkan platform online yang baru, tapi
menginginkan online platform yang next generation yang merevolusi
konsumen dalam pengalamannya melakukan kegiatan online banking.
Accenture lalu menjawab tantangan ini dengan menciptakan large-scale
project unified global team terdiri dari 130 orang dan 4 vendor penting.
 Accenture membantu mbank dengan riset yang ekstensif, menganalisa proyek
dan mengidentifikasi teknologi dan vendor yang tepat. Para arsitek teknologi,
ahli fungsional, manajer proyek, pemimpin tim dan para developer Accenture
bekerjasama dengan department IT dan bisnis mbank selama fase
pengembangan. Accenture membantu mbank mengelola vendor dan
menggunakan keahlian teknis dan prosesnya untuk menjaga proyek tetap keep
on track dan sesuai dengan jadwal pengembangannya. Ketika waktunya untuk
mengeluarkan solusi, Accenture membantu coordinate roolout, membantu
organisasi IT dan mentracking kesiapan kerjanya.
Dan pada akhirnya mbank launching pada juni 2013 sebagai salah satu online
bank paling mutakhir dan user centric. Dengan desain yang responsive
menciptakan pengalaman pengguna yang unik, mbank yang baru sangat
ergonomic, mobile ready dan user interface yang modern. Integrasi yang
mendalam dari fungsi – fungsi banking dengan merchant funded offers, social
media integration, “P2P” payment, full text search, gamification dan video
banking yang mampu menciptakan benchmark baru dalam dunia retail bank
digital. Mbank yang baru sangat diterima oleh klien, dan implementasi telah
melebih target BRE Bank. Para analis mengatakan bahwa mbank menjadi salah
satu bentuk step forward dalam retail banking modern. Dengan kesuksesan
outsourcing yang dilakukan BRE bank membuat BRE bank melanjutkan
kerjasamanya dengan Accenture untuk dapat terus menciptakan inovasi dalam
online banking.

3.1.2. Accenture on Procter and Gamble

Procter dan Gamble adalah salah satu perusahaan fortune 500 dalam industry
consumer goods dan telah memenangi penghargaan yang begitu banyak untuk
program talenta kepemimpinan dan retensi. P&G dikenal dalam merekrut
pekerja berkualitas tinggi dan menempatkan mereka pada posisi yang tepat
dan mengembangkannya. Salah satu komponen penting dalam retensi talenta
ini adalah suksesi, karir dan perencanaan tenaga kerja. P&G menyadari bahwa
dengan teknologi dapat memberikan visibilitas yang lebih baik pada keputusan
perencaan karir bagi tim sumber daya manusia ( HR ) dan pegawai secara
global. Dimana akan membantu individu mendapatkan performa terbaik dan
membuat keputusan tenaga kerja. P&G telah merancang proses perekrutan
bakat, pelatihan dan pengembangan bakat secara global untuk
memungkinkannya mendapatkan orang yang tepat pada peran yang tepat.
Untuk melakukan hal ini, P&G berfokus pada pengembangan ketrampilan
karyawan, membimbing mereka pada karir yang sesuai dan membantu mereka
ke peran berikutnya dalam waktu tiga sampai lima tahun dan juga
mengembangkan sumber daya berpotensial tinggi untuk peran kepemimpinan.
Pengembangan bakat yang sangat baik telah menjadi bagian dari DNA P&G
selama puluhan tahun dan ini merupakan kunci kesuksesan mereka. Digitalisasi
perencanaan tenaga kerja dan manajemen bakat akan memberikan P&G
kemampuan untuk melakukan praktek bisnis secara konsisten di seluruh
organisasi dengan peningkatan visibilitas perencaan bakat untuk HR maupun
karyawan tersebut. Secara khusus, solusi digital akan menawarkan akses real
time ke analisis HR, desain organisasi, talent pipeline dan perencanaan tenaga
kerja. Hal ini akan memungkinkan visi P&G yaitu sistem talent management HR
yang terintegrasi dan user friendly yang dapat meningkatkan produktifitas
secara real time dan keputusan pengembangan kepemimpinan. Dan para
pemimpin P&G HR Solutions and Service ( HRSS ) menyadari bahwa mereka
perlu pihak eksternal untuk dapat mengembangkan dan mengelola aplikasi
untuk mendukung visi P&G dan Accenture merupakan pilihan P&G dikarenakan
pengalaman dan kemampuan di bidang IT dan IS.
Accenture mewujudkan visi tersebut dengan program yang bernama “ Talent
by Design Solutions “ dimana ini adalah buah kerja dari Accenture dan P&G top
leadership dan tim HRSS dimana mereka mendefinisikan data, proses dan
sistem yang dibutuhkan untuk memungkinkan perencanaan tenaga kerja dan
proses pengelolaan talenta.
Accenture mengembangkan 3 aplikasi penting pada program Talent by Design
Solutions yaitu :
1. My Career, dimana pekerja dapat mengupdate data karirnya, dengan user
interface yang intuitif, kemampuan, review kinerja dan preferensi karir.
2. Career by Design, adalah homepage HR untuk mengelola talenta perencaan
suksesi yang terintegrasi pada karyawan, manager dan data HR.
3. Workforce by Design, adalah otomatisasi perencanaan headcount dan
perbandingan dengan data actual secara realtime.
Secara keseluruhan program manajemen talenta ini memberikan :
1. Menyederhanakan karir pegawai dan manajemen kinerja
2. Memberikan budaya produktifitas dan akuntabilitas yang disediakan oleh
HR dengan :
- Informasi pegawai yang lebih lengkap dan berkualitas
- Visibilitas yang lebih baik terhadap talent pipeline dan masalah
potensial talenta.
- Pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih baik mengenai
talenta dengan usaha manual yang lebih sedikit.
Accenture memanfaatkan aliansi dengan SAP dan pengalaman implementasi
SAP yang luas untuk mengembangkan aplikasi, mengintegrasikan mereka
dengan inti gunakan untuk pengelolaan data SDM perusahaan baik orang, gaji
dan tunjangan selama lebih dari 15 tahun. Tim Accenture telah menulis dan
menerapkan coding program yang memungkinkan komunikasi antara aplikasi
baru dengan SAP HCM. Coding ini memungkingkan aplikasi untuk menarik data
dari SAP HCM, mendorong data baru kembali ke SAP HCM, dan memulai aliran
otomatis secara bolak balik antara SAP HCM dan aplikasi untuk mengkonfirmasi
ini P&G memiliki satu versi realtime dari data. Aplikasi ini memberikan
landasan bagi kemampuan analisis dimana hal ini telah meningkatkan
kemampuan P&G untuk membuat keputusan perencanaan terinformasi yang
sukses sampai saat ini. Accenture telah memberikan P&G serangkaian alat –
alat perencanaan dan analisis yang lengkap yang memfasilitasi untuk dapat
memiliki orang yang tepat, di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat.
P&G telah memperoleh data bakat dan posisi yang terintegrasi secara real time
melalui aplikasi SAP Business Warehouse HR yang diimplementasikan oleh
Accenture. Dengan memberikan P&G kemampuan untuk meningkatkan proses
pengembangan kepemimpinan dan perencaan suksesi di seluruh organisasi,
perusahaan dapat mempertahankan dan meningkatkan kualitas tenaga
kerjanya untuk jangka panjang untuk dapat memberikan produk dan jasa yang
lebih baik sesuai harapan konsumen.
P&G sekarang memiliki kemampuan manajemen kinerja secara end to end
dimana diperlukan di empat kunci pilar proses yaitu : perencanaan tenaga
kerja, model organisasi, manajemen bakat dan pengembangan karir.
Kemampuan ini berfungsi sebagai landasan penting bagi bisnis P&G yang
berkinerja tinggi dengan memungkinkan mereka berbudaya “ membangun dari
dalam “ dan membangun talent pipeline yang akurat dan terukur untuk
memenuhi tujuan bisnis saat ini dan masa depan.
 BAB IV
KESIMPULAN

Dengan penjabaran beberapa studi kasus diatas terlihat bahwa saat ini perusahaan selalu
berusaha secara berkelanjutan mencapai tingkatan inovasi yang baru dan keunggulan
operasional sehingga mereka lebih kompetitif ketimbang pesaing. Salah satu caranya adalah
dengan pemanfaatan teknologi baru sebagai strategi kunci mencapai performa yang tinggi.
Pengimplementasian ini pun harus tepat guna, dibuat oleh orang yang tepat dan dikelola
dengan baik agar terus dapat mengelola maintainability sistem informasi tersebut sesuai
perkembangan teknologi yang begitu cepat, dan bagi sebuah organisasi atau perusahaan
memerlukan bantuan eksternal dalam hal ini outsourcing agar sistem informasi dan
teknologi diberikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Dan Accenture sebagai
perusahaan dibidang outsourcing sistem teknologi dan informasi telah dipercaya bagi
perusahaan – perusahaan besar sebagai sebuah solusi memecahkan masalah mereka
dimana mereka menginginkan sebuah efektifitas yang efisiensi biaya dan memberikan
mereka kelincahan bermanuver dalam pasar yang kompetitif dan dinamis, dan
meningkatkan kemampuan untuk terus focus sejalan dengan pertumbuhan dan tujuan
organisasi.