MENGELOLA PROYEK

A. PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

1. Proyek Macet dan Kegagalan Proyek
Konsekuensi manajemen proyek yang buruk:
a. Biaya yang berlebihan
b. Keterlambatan waktu
c. Keterbatasan teknis yang menghambat kinerja
d. Kegagalan memperoleh manfaat yang diantisipasi
Suatu proyek yang dijalankan dengan manajemen yang tidak tepat akan
mengalami konsekuensi di atas atau mungkin akan mengalami kegagalan.
Seringkali hasil tidak digunakan sesuai dengan maksud pembuatannya. Sebab
rancangan sistem mungkin gagal menangkap kebutuhan bisnis yang penting atau
juga gagal meningkatkan kinerja organisasional.
2. Sasaran Manajemen Proyek
Proyek sistem informasi meliputi pengembangan sistem informasi baru,
perbaikan sistem yang telah ada atau mengganti serta meningkatkan infrastruktur
TI yang ada di perusahaan.
Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keahlian,
perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran
dan waktu yang ditentukan. Aktivitas dari manajemen proyek itu sendiri meliputi
perencanaan pekerjaan, menilai risiko, mengestimasi sumber daya yang
dibutuhkan, pengaturan pekerjaan, penggandaan sumber daya, penugasan, dan lain
sebagainya.

B. MEMILIH PROYEK
1. Struktur Manajemen untuk Proyek Sistem Informasi
Puncak struktur adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan yang
bertanggung jawa dalam mengembangkan rencana strategis perusahaan yang
mungkin membutuhkan penciptaan sistem baru lalu yang ke dua komite pengawas
sistem informasi yang bertanggung jawab mengembangkan sistem dan
operasional. Selanjutnya tim proyek diawasi oleh kelompok manajemen proyek
yang terdiri manajer sistem informasi dan manajer pengguna akhir yang
bertanggung jawab atas beberapa proyek sistem informasi tertentu.
2. Mengaitkan Proyek Sistem dengan Rencana Bisnis
Perusahaan harus mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung
rencana bisnis keseluruhan untuk mengidentifikasi proyek-proyek sistem
informasi yang memberikan nilai bisnis paling tinggi. Rencana bisnis berisi
sasaran perusahaan dan juga menjelaskan bagaimana teknologi informasi akan
mendukung pencapaian sasaran tersebut sedangkan laporannya menunjukkan
bagaimana sasarannya dapat tercapai.
3. Kebutuhan Informasi dan Indikator Kunci Atas Kinerja
Pendekatan yang strategis mengenai kebutuhan informasi, analisis strategi,
atau faktor yang penting untuk keberhasilan yang menyatakan bahwa kebutuhan
informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil indikator-indikator kunci atas
kinerja dari para manajer.
4. Analisis Portofolio
 Setelah analisis strategis selanjutnya analisis portofolio yang digunakan untuk
mengevaluasi alternatif proyek sistem informasi perusahaan dan aktivitas, yang
meliputi infrastruktur, surat kontrak alih daya, dan lisensi. Gambaran dari
portofolio sistem itu sendiri adalah jika manfaat tinggi risiko tinggi akan diperiksa
dengan hati-hati, jika manfaat tinggi risiko rendah akan mengidentifikasi dan
mengembangkan, selanjutnya jika manfaat rendah namun risikonya tingi proyek
ini akan dihindari, dan jika manfaat rendah risiko rendah ini merupakan proyek
yang rutin dilakukan perusahaan.
5. Model Penilaian
Metode penilaian bermanfaat untuk memilih proyek dengan banyak kriteria
yang ada dan harus dipertimbangkan. Terdapat berbagai pertimbangan kualitatif
yang dilibatkan dalam penggunaan metode penilaian ini, sebab metode ini
memerlukan para ahli yang memahami permasalahan dan teknologi.

C. MENENTUKAN NILAI BISNIS DARI SISTEM INFORMASI

1. Biaya dan Manfaat Sistem Informasi
Dalam sistem informasi terdapat biaya biaya dan juga manfaat dari sistem itu
sendiri yang sifatnya umum seperti manfaat berwujud (dapat diukur dan dinilai
secara uang) dan manfaat tak berwujud (layanan konsumen, pegambilan
keputusan, tidak dapat diukur dan dinilai secara uang). Untuk menentukan
manfaat dari suatu proyek tertentu pastinya harus dilakukan perhitungan mengenai
biaya dan semua manfaatnya. Model penganggaran modal merupakan salah satu
dari beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur nilai dari investasi dalam
proyek model investasi jangka panjang. Metode ini bergantung pada pengukuran
arus kas ke dalam dan arus kas keluar perusahaan; proyek modal yang
menghasilkan arus kas tersebut.
Model penganggara modal utama untuk mengevaluasi proyek TI adalah
metode pengembalian investasi, tingkat pengembalian investasi dalam akuntansi,
nilai neto sekarang, dan tingkat bunga pengembalian internal.
2. Model Penentuan Harga Opsi Nyata
Adalah model menggunakan konsep dari penilaian opsi yang dipinjam dari
industri keuangan. Opsi pada dasarnya adalah hak, dan bukan kewajiban, untuk
melakukan tindakan di masa depan. Kekurangan dari model ini adalah dalam
memperkirakan semua variabel kunci yang mempengaruhi nilai opsi, termasuk
arus kas yang diperkirakan dari aset dan oerubahan dalam biaya implementasi.

D. MENGELOLA RESIKO PROYEK

1. Dimensi Risiko Proyek
 Ukuran proyek, semakin besar proyek maka akan semakin besar risiko
yang mungkin dihadapi.
 Struktur proyek, proyek yang terstruktur akan mempermudah dalam
banyak hal, sehingga output dan proses dapat ditentukan dengan mudah.
 Pengalaman dengan teknologi, pengalaman dibutuhkan agar tidak muncul
permasalahan yang akan menimbulkan risiko.
2. Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi
a. Konsep Implementasi
Dalam pengelolaan perubahan organisasi di seputar pengenalan suatu
sistem yang baru dengan efektif, harus mempelajari adanya proses
implementasi.
b. Peran Pengguna Akhir
 Implementasi sistem secara umum lebih baik jika melibatkan pengguna
yang tinggi dan dukungan yang tinggi juga dari manajemen. Hubungan antara
pengguna dan spesialis sistem informasi biasanya menimbulkan masalah yang
dikenal dengan jurang komunikasi antara perancangan dan pengguna.
c. Dukungan dan Komitmen
Jika proyek mendapat dukungan dan komitmen manajemen pada
berbagai tingkatan, hal ini menyebabkan mudahnya dipahami secara positif
baik oleh pengguna dan staf layanan informasi teknis.
d. Tantangan Manajemen Perubahan untuk Rekayasa Ulang Proses Bisnis,
Aplikasi Perusahaan, serta Merger dan Akuisasi
Karena adanya tantangan jadi tidak heran jika akan ada banyak aplikasi
perusahaan dan proyek rekayasa ulang proses bisnis yang membutuhkan
perubahan organisasi yang mengharuskan penggantian teknologi dan sistem.
3. Mengendalikan Faktor Risiko
Langkah awal untuk mengelola risiko proyek meliputi identifikasi sifat dan
tingkat risiko yang sedang dihadapi proyek. Kesuksesan sebuah proyek juga
bergantung pada seberapa baik pengelolaan kerumitan teknisnya, pemimpin
proyek harus memiliki pengalaman yang banyak dari segi teknis dan administratif.
Perangkat perencanaan dan pengendalian formal apabila digunakan dengan benar
dapat membantu proyek besar untuk mendokumentasikan serta mengawasi
rencana proyek.
Dua metode umum yang biasanya digunakan adalah diagram Gantt dan
diagram PERT. Harus adanya peningkatan keterlibatan pengguna dan mengatasi
penolakan dari pengguna, para pengguna harus didorong untuk mendukung salah
satu rancangan serta memperhatikan komitmennya terhadap rancangan tersebut,
namun partisipasi dalam aktivitas implementasi mungkin saja tidak dapat dalam
mengatasi pengguna yang menolak perubahan organisasi yang ada.
4. Merancang untuk Perusahaan
Tujuan sistem baru adalah meningkatkan kinerja perusahaan, proyek sistem
informasi harus secara jelas menyebutkan apa saja perubahan dalam organisasi.
Untuk cara menangani permasalahan manusia dan organisasi adalah dengan
memadukan pelaksanaan desain sosioteknis ke proyek sistem informasi.
5. Alat Bantu Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Perangkat lunak manajemen proyek memiliki kemampuan untuk menentukan
dan memerintahkan tugas, menetapkan tanggan mulai dan selesainya tugas,
memfasilitasi modifikasi pada tugas dan sumber daya. Yang termasuk perangkat
lunak yang paling banyak digunakan untuk saat ini adalah Microsoft Office
Project 2010.
 MENGELOLA SISTEM GLOBAL
A. PERTUMBUHAN SISTEM INFORMASI INTERNASIONAL
1. Mengembangkan Arsitektur Sistem Informasi Internasional
Arsitektur sistem informasi internasional sendiri terdiri dari sistem informasi
dasar yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk mengoordinasikan
perdagangan seluruh dunia dan aktivitas lainnya.
Arsitektur sistem informasi internasional:
a. Lingkungan global: penggerak dan tantangan bisnis
b. Strategi global perusahaan
c. Struktur organisasi
d. Manajemen dan proses bisnis
e. Platform teknologi
Terdapat kesulitan dalam membuat arsitektur internasional dengan tepat antara
lain: perencanaan sistem yang cocok untuk strategi global perusahaan, struktur
organisasi, penyelesaian isu-isu terkait implementasi dan pemilihan platfrom teknis
yang tepat.
2. Lingkungan Global: Penggerak Dan Tantangan Bisnis
Penggerak bisnis dibagi menjadi: faktor budaya umum dan faktor bisnis
khusus. Faktor budaya umum antara lain: komunukasi global dan teknologi
transportasi, perkembangan budaya global, munculnya norma sosial global,
stabilitas politik, dasar pengetahuan global. Sedangkan faktor bisnis khusus: pasar
global, produksi dan operasi global, koordinasi global, tenaga kerja global, skaka
ekonomi global.
Tantangan dan hambatan terhadap sistem bisnis global. Untuk yang secara
global antara lain: partikularisme budaya (kedaerahan, nasionalisme, perbedaan
bahasa), ekspektasi sosial (ekspektasi nama merek, jam kerja), undang-undang
politik (peraturan mengenai data lintas batas dan privasi, peraturan komersial).
Sedangkan secara khusus: pertukaran data elektronik (EDI, e-mail, standar
telekomunikasi), keandalan (jaringan telepon yang tidak dapat diandalkan secara
merata), kecepatan (kecepatan perpindahan data yang berbeda-beda), personel
(langka konsultan yang ahli).

B. MENGELOLA SISTEM INFORMASI INTERNASIONAL

1. Strategi Global dan Organisasi Binsis
Empat strategi global menjadi basis struktur organisasional perusahaan global:
a. Eksportir domestik, terpusatnya aktivitas perusahaan di negara asal
perusahaan.
b. Multidimensional, memusatkan manajemen keuangan dan pengendalian di
luar negara asal namun melakukan desentralisasi operasi produksi, penjualan,
dan pemasaran kepada unit di negara lain.
c. Pewaralaba, penggabungan hal menarik dari yang baru dan lama.
d. Lintas negara, hampir semua aktivitas dilakukan secara global tanpa
memandang batas nasional, mengoptimalkan sumber dari pasokan dan
permintaan di mana pun.
2. Sistem Global untuk Menyesuaikan Strategi
TI dan perkembangan telekomunikasi global memberikan perusahaan
keleluasan untuk mempertajam strategi global mereka. Konfigurasi, manajemen
dan pengembangan sistem mengikuti strategi global yang dipilih. Jenis
 konfigurasi sistem: sistem tersentralisasi, sistem terduplikasi, sistem
terdesentralisasi dan sistem jaringan.
3. Menata Ulang Bisnis
Prinsip perusahaan dalam menata diri untuk berbisnis skala internasional:
a. Menata ulang aktivitas yang dapat memberikan nilai tambah sesuai dengan
keunggulan komparatifnya
b. Mengembangkan dan mengoperasikan unit sistem pada tingkat aktivitas
perusahaan (regional, nasional, internasional)
c. Mendirikan kantor tunggal di kantor pusat dunia yang bertanggung jawab atas
pengembangan sistem internasional, posisi direktur informasi.

C. MENGELOLA SISTEM GLOBAL

1. Skenario yang Umum: Disorganisasi Skala Global
Sebagai contoh sebuah perusahaan multidemensional teradisional yang
bergerak di bidang barang kebutuhan konsumen yang berpusar di Amerika Serikat
dan beroperasi di Korea ingin memperluas pasar di Asia dan perusahaan
menyadari bahwa perusahaan harus mengembangkan strategi lintas negara dan
struktur sistem informasi pendukungnya.
2. Strategi Sistem Global
a. Mengidentifikasi Proses Bisnis Inti
Cara mengidentifikasi proses bisnis inti adalah melakukan analisis proses
bisnis. Lalu mengidentifikasi dan menerapkan prioritas dalam sebuah daftar
pendek 10 proses bisnis yang kritis bagi perusahaan. Ketika telah dipahami
proses bisnis selanjutnya menentukan peringkat proses bisnis yang kemudian
dapat diambil mana yang akan dijadikan aplikasi inti, dikoordinasikan di
pusat, dirancang dan diterapkan di seluruh dunia.
b. Mengidentifikasi Sistem Inti untuk Koordinasi Terpusat
Dengan membagi oposisi menjadi strategi lintas negara maka juga dapat
memusatkan pihak yang menentang oenerapan koordinasi dunia yang terpusat.
c. Memilih Pendekatan: Bertahap, Rancangan Keseluruhan, Evolusioner
Hindari pendekatan yang sifatnya gradual, sebab pasti tidak akan berhasil
karena tidak ada visibilitas, dan adanya oposisi dari semua pihak yang akan
berdampak kurang baik. Hindari juga pendekatan rancangan keseluruhan,
yang mencoba melakukan sesuatu dalam seketika hal ini cenderung gagal
karena ketidakmampuan untuk memfokuskan sumber daya. Pendekatan
alternatif adalah mengembangkan aplikasi lintas negara secara bertahap.
d. Jelaskan Manfaatnya
1) Beralih pemasok secara seketika dari satu wilayah ke wilayah lain ketika
terjadi krisis
2) Peningkatan dalam produksi, operasi serta pasokan dan distribusi
3) Konsumen global dan pemasaran global
4) Mengoptimalkan penggunaan dana perusahaan untuk modal dasar yang
besar
3. Solusi Manajemen: Implementasi
a. Menyepakati Kebutuhan Pengguna Bersama
b. Membawa Perubahan ke dalam Proses Bisnis
c. Mengoordinasikan Pengembangan Aplikasi
d. Menggordinasikan Perilisan Perangkat Lunak
e. Mendorong Pengguna Lokal untuk Mendukung Sistem Global
D. ISU DAN PELUANG TEKNOLOGI UNTUK RANTAI NILAI GLOBAL
1. Platform Komputasi dan Integrasi Sistem
Tujuan perkembangan arsitektur sistem informasi adalah mengembangkan
sistem global, terdistribusi, dan terintegrasi untuk mendukung proses bisnis digital
yang melintasi batas-batas antarnegara.
2. Konektivitas
Masalah jaringan internasional:
a. Kualitas layanan
b. Keamanan
c. Biaya dan tarif
d. Pengelolaan jaringan
e. Penundaan dalam pemasangan
f. Kualitas layanan internasional yang lemah
g. Batasan-batasan peraturan
h. Kapasitas jaringan
3. Penempatan Perangkat Lunak
Penempatan perangkat lunak adalah bahasa kedua dari keseluruhan proses dari
mengubah perangkat lunak untuk mengoperasionalkan.