BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu
kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab
yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau
keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor
(dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu
kegiatan.
Laporan informal atau laporan singkat yaitu jika laporan tidak memenuhi
persyaratan sistematika di atas. Sistematika atau struktur penulisannya lebih
sederhana atau memiliki model sistematika sendiri dan tidak bersifat standar.
Pembuatannya lebih cenderung memenuhi kebutuhan informasi atau untuk
mendapatkan data lapangan. Yang termasuk laporan informal, ialah laporan
perjalanan dan laporan kunjungan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Laporan Singkat?
2. Bagaimana cara membuat Laporan Bisnis yang baik?
3. Sebutkan langkah-langkah yang dilakukan dalam Perencanaan Laporan?
4. Bagaimana cara penentuan struktur dasar Laporan Singkat?
5. Bagaimana cara pengorgansasian Laporan Singkat?

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang
atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki
sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana
penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang
disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu
bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain
guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai
keperluan, antara lain:
a. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
b. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan
prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
c. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-
peraturan yang berlaku bagi perusahaan.
d. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi
keperluan internal maupun eksternal.
e. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi
pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu.
f. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
2.1.1 Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup meteri pendukung yang
relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu
sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua
halaman.
Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi
dengan priliminary parts (seperti lembarhalaman judul, surat pengantar,
daftar isi, dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau

2
 dua lembar halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih
menekankan pada tubuh (body) suatu laporan yang mencakup pembuka,
hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Disamping itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa
elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain:
 Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang
pertama atau kedua.
 Grafik untuk lebih menekankan penulisan.
 Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan
 Format memo atau surat.
2.2 Membuat Laporan Bisnis Yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk
berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa
laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanene (tetap), sementara
yang lainnya diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu
pertanyaan. Adakalanya suatu laporan mengalir dari pucuk pimpinan ke bawahan
sebagai pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang
telah dilaksanakan oleh suatu organisasi. Namun, adakalanya suatu laporan
mengalir dari bawah ke pucuk pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-
kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang ada
dalam suatu organisasi.
Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang sangat penting dalam suatu
organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu, sering kali staf manajemen mengalami
kesulitan dalam melakukan pemantauan atas berbagai kegiatan yang ada dalam
unit-unit suatu organisasi. Disamping itu, mereka juga tidak memiliki latar
belakang khusus yang diperlukan baik untuk melakukan penelitian maupun
evaluasi terhadap hal-hal tertentu.
Pada umumnya, apabila orang-orang bisnis berbicara tentang laporan, mereka
berfikir bahwa laporan yang dibuat adalah laporan tertulis yang secara objektif
mengkomunikasikan berbagai informasi penting tentang beberapa aspek bisnis.
Namun, tidak menutup kemungkinan bahwa laporan bisnis dapat pula disampaikan
dalam bentuk lisan.

3
Contoh Laporan Bisnis Dalam Bentuk Memo
PT PERDANA NUSANTARA
Jalan Ir. Sutami 36 D Telepon: (0271) 57123
Kentingan – Jebres
Surakarta

Kepada : Ridho Amirudin

Dari : Muhammad Rifa’i Hidayat
Tanggal : 5 November 2010
Subjek : Laporan Aktifitas Departemen Pelatihan

Mulai tanggal 1 Januari s/d 31 Maret 2011 Departemen Pelatihan merencanakan berbagai
aktifitas antara lain:

Program yang dilakukan oleh Staf Departemen

Frekuensi Peserta Jumlah Jam

Seminar orientasi 10 150 160
Seminar pra-purnakarya 3 25 60
Kursus komunikasi tertulis 5 120 75
Kursus supervisi 4 35 80

Program yang dilakukan oleh Konsultan

Frekuensi Peserta Jumlah Jam
pelatihan komunikasi 2 50 50
Pelatihan dinamika kelompok 5 60 72
Program orientasi sistem
komputerisasi 2 75 60

Saat ini, kami sedang mempersiapkan bahan-bahan untuk kegiatan tersebut. Salah satu
alat/bahan yang sedang kami persiapan adalah kaset video. Salinan untuk bahan-bahan
pelatihan terlampir.
Lampiran:

4
 Tujuan pengembangan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas
mungkin. Katakan kepada para pembaca Anda apa yang mereka perlu ketahui,
tidak lebih tidak kurang, dan anda menyajikan suatu informasi yang dapat
memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka. Meskipun suatu laporan memiliki
berbagai variasi atau jenis, paling tidak laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal
yaitu :
2.2.1 Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan
bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Suatu informasi yang
tidak mengandung kebenaran, tidak akurat, atau tidak lengkap, akan
mengakibatkan pada kemunduran, kemerosotan, atau bahkan semakin
memudarnya reputasi suatu oragnisasi dihadapan masyarakat pada
umumnya. Sayangnya, menyampaikan suatu kebenaran bukanlah hal yang
mudah. Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi
kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berilah bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.
f. Jaga bias pribadi dalam suatu laporan
2.2.2 Keputusan Yang Baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk pihak intern saja, tetapi juga
pihak ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi
yang di baca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga
etika bisnis. Hindari kata-kata atau pendapat yang dapat menyinggung,
menyerang, menjelek-jelekan anda atau lawan bisnis. Dilain pihak, pembaca
akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal
berikut ini:
 Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
 Melihat fakta-fakta yang tersedia.
 Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
 Menggunakan bahasa yang dimengerti.

5
  Mempelajari sesuatu yang dapat menbuat pekerjaan atau tugas-tugas
mereka menjadi lebih mudah
Apapun jenis laporan yang anda buat, usahakan untuk tetap menjaga
perasaan suka maupun tidak suka dalam pikiran pembaca. Karena anda
membuat keputusan tentang isi, kebutuhan audiens anda menjadi perhatian
utama, dan anda harus mengambil keputusan terbaik dalam memenuhi
kebutuhan mereka.
2.2.3 Format, Gaya, Dan Organisasi Yang Responsif
Sebelum menulis, anda harus memutuskan apakah akan menggunakan
format surat, memo, atau manuskrip, apakah menggunakan gaya formal atau
informal. Dalam hal ini, ajukan diri anda sendiri pertanyaan berikut:
 Siapa yang berinisiatif membuat laporan?
 Apa subjek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
 Kapan suatu laporan dibuat?
 Kemana laporan akan dikirim?
 Mengapa suatu laporan dibuat?
 Bagaimana sikap pembaca?
2.3 Perencanaan Laporan Singkat
Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing
elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta oraganisasi suatu
laporan.
2.3.1 Penentuan Format Dan Panjang Laporan
Jika anda sedang mempersiapkan suatu laporan status secara bekala,
anda dapat mengikuti pola standar yang memungkinkan pembaca untuk
membandingkan hasil dari suatu laporan dengan laporan lainnya. Oleh
karena itu, keputusan anda sebaiknya didasarkan pada kebutuhan pembaca.
Pembacasebaiknya tahu tujuan penulis laporan sehingga mereka dapat
menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi yang
diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan.
Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format
laporan diantara empat pilihan beriku ini:
a) Preprinted

6
 Bentuk sebelum dicetak (Preprinted) pada dasarnya digunakan
untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan Preprinted
relatif pendek, mungkin lima atau kurang dari lima halaman, dan
berkaitan dengan informasi rutin. Jika diminta untuk membuat laporan
otoritas, anda dapat menggunakan format preprinted tersebut.
b) Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah
halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar
organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan
dilengkapi dengan judul, catatan kaki, tabel, dan gambar.
c) Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang
digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo
mencakup beberapa hal berikut: tanggal, kepada, dari, dan subjek.
d) Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan
halaman memerlukan suatu pendekatan formal. Oleh karena
panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen
baik sebelum teks maupun setelah teks.
2.4 Penentuan Struktur Dasar
Selain memutuskan format dan panjangnya suatu laporan, anda juga harus
memutuskan struktur dasar laporan anda. Ada tiga masalah yang muncul dalam
menentukan struktur dasar, yaitu :
 Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data dimasukan
atau anda ingin mengeliminasi beberapa data?
 Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah anda
menggunakan Direct Order atau InDirect Order?
 Metode apa yang akan anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan?
Apakan anda menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat
pentingnya, urutan, kronologis, atau kategori? Atau apakah anda
mengorganisasi ide anda menurut suatu argumen yang logis.
2.5 Pengorganisasian Laporan Singkat
Dalam bagian berikut ini, Anda akan melihat bagaimana orang-orang dalam
berbagai situasi mengembangkan suatu argumentasi. Kuncinya adalah maksud atau
7
tujuan suatu laporan untuk memberikan informasi atau analisis penting.
Selanjutnya, anda dapat memilih suatu rencana organisasional yang sesuai dengan
topik dan tujuan anda.
2.5.1 Pengorganisasian Memo Dan Laporan Informasional
Suatu laporan informasional mempunyai satu tujuan dasar, yaitu
menjelaskan sesuatu dengan istilah yang tegas. Laporan informasional yang
banyak digunakan dalam dunia bisnis mencakup laporan pemantauan
(monitoring) dan operasi pengendalian, pernyataan prosedur dan kebijakan,
laporan aktifitas personal, dan laporan dokumentasi kerja client.
Dalam menulis laporan informasional, anda tidak perlu terlalu
khawatir terhadap reaksi pembaca. Pembaca akan menanggapi materi anda
secara tidak emosional sehingga anda dapat menyampaikan laporan secara
langsung. Apa yang anda khawatirkan dengan laporan informasional adalah
pemahaman atau pengertian pembaca. Informasi harus disajikan secara logis
dan akurat, sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang anda
maksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.
Beberapa laporan informasional terutama untuk pembuat laporan
pemerintah dan yang disusun dalam bentuk belum tercetak, di organisasikan
sesuai dengan instruksi orang-orang yang meminta informasi. Disamping
itu, banyak usulan yang menggunakan format seperti : pernyataan masalah,
latar belakang, cakupan kerja, keterbatasan sumber dan metode, jadwal
kerja, kualifikasi personel, fasilitas, antisipasi biaya, dan hasil yang
diharapkan.
Laporan informasional terdiri atas suatu laporan priodik (berkala) dan
laporan aktivitas personel dalam suatu konferensi.
a. Laporan Periodik (Berkala)
Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang
menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi
selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan suatu
gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat
mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bilamana
perlu.
Laporan periodik biasanya ditulis dalam format memo pada
bagian pendahuluan, materi bahasanya sebaiknya ditulis cukup singkat

8
 dan menyeluruh (komprehensif). Laporan peroidik harus mengikuti
format dan organisasi umum yang sama dari periode ke periode.
Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan berikut ini :
 Peninjauan atas tanggung jawab rutin.
Dalam beberapa kasus, peninjauan lebih memfokuskan pada
hasil statistik atau keuangan. Namun dalam kasus lain,
peninjuan terhadap suatu kasus dapat ditulis dalam bentuk
paragraf.
 Diskusi/pembahasan proyek khusus.
Suatu deksripsi dari proyek baru atau khusus yang telah
dikerjakan selama periode pelaporan.
 Rencana periode yang akan datang
Suatu jadwal kegiatan yang direncanakna untuk periode
pelaporan yang akan datang.
 Analisis masalah/problem.
Meskipun sering kali termasuk kedalam telaah kegiatan rutin
atau kegiatan khusus, analisis masalah kadang-kadang
ditempatkan pada bagian terpisah untuk menarik perhatian
terhadap hal-hal yang mungkin memerlukan interfensi tingkat
tinggi.
Yang paling penting dalam menulis laporan periodik adalah
berlaku jujur tentang masalah dan cara penanganannya. Dalam
kenyataannya, kabar buruk mungkin lebih penting dari pada good
news karena masalah memerlukan suatu tindakan atau aksi, sedangkan
good news sering tidak memerlukan aksi.
b. Laporan Aktivitas Personal (Individu)
Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual
terhadap apa yang terjadi selama suatu konferensi, konvensi, atau
dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan
kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan
yang muncul.
Laporan-laporan aktivitas personal sering kali ditulis dalam
format memo. Disamping memerlukan lebih banyak pendahuluan dari

9
 pada laporan periodik, laporan-laporan aktivitas personal sering
disusun secara kronologis dan beberapa diantaranya disusun atas dasar
topik-topik yang menggambarkan minat pembaca.
2.5.2 Pengorganisasian Laporan Analitikal
Tujuan laporan analitikal berbeda dengan laporan informasional.
Tujuan utama laporan informasional adalah untuk mendidik pembaca,
sedangkan laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada
pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Yang
termasuk kedalam laporan analitikal antara lain laporan justifikasi, usulan
client, dan laporan troubleshooting. Dalam laporan analitikal informasi
memainkan peranan yang sangat penting.
Laporan analitikal umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan
terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu
organisasi. Laporan tersebut dirancang untuk memberikan suatu pedoman
atau penuntun kepada pembaca terhadap suatu keputusan.
Apapun jenis laporan analitikal yang anda tulis, anda harus menyusun
ide-ide yang memungkinkan pembaca yakin tehadap pemikiran anda
tersebut. Pemilihan terhadap suatu pendekatan khusus harus didasarkan
pada perkiraan anda atas reaksi pembaca. Jika reaksi pembaca setuju
terhadap ide-ide anda, pendekatan langsung akan lebih tepat bagi anda. Dan
sebaliknya, bila reaksi pembaca adalah tidak sependapat atau tidak setuju
dengan ide-ide anda pendekatan tak langsung akan lebih cocok bagi anda.
Dalam pendekatan langsung, anda mengguanakan kesimpulan dan
rekomendasi sebagai titk tolaknya. Sedangkan dalam pendekatan tak
langsung, anda mengarahkan pembaca pada suatu kesimpulan dan
rekomendasi.
a. Laporan Justifikasi
Laporan justifikasi (justification reports) adalah usulan intern
yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak
untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu. Bila pembaca
ingin mengetahui tindakan apa yang perlu diambil, maka anda dapat
menggunakan rekomendasi sebagai poin utama.
b. Usulan Bisnis Baru Di Luar Client.

10
 Usulan untuk pihak diluar client dimaksudkan untuk
memperoleh proyek, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau
pemerintah di luar client. Pendekatan yang sering digunakan adalah
pendekatan langsung, namun pengorganisasiannya melalui pernyataan
masalah yang selanjutnya diikuti dengan cara pemecahan masalah.
c. Laporan Troubleshooting
Kapan pun suatu masalah muncul, anda harus melakukan
investigasi dan mencari jalan pemecahannya. Suatu laporan
troubleshootimg adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan
yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak. Bila anda ingin
agar pembaca anda berkonsentrasi dan mudah memahami ide-ide
anda, anda perlu memberikan suatu argumen yang logis dalam laporan
yang anda buat. Poin utama dalam kerangka anda harus berkaitan
dengan alasan-alasan yang mendasari kesimpulan dan rekomendasi.
Masing-masing alasan itu perli didukung dengan bukti-bukti yang
telah anda temukan selama melakukan analisis.
Pengorganisasian suatu laporan analitikal dengan sederetan
alasan yang secara keseluruhan mendukung kesimpulan atau
rekomendasi anda adalah pendekatan yang bersifat alami. Banyak
masalah yang dapat dipecahkan dengan pendekatan alami, dan
pembaca cenderung untuk menerima ide yang disampaikan melalui
pengumpulan bukti-bukti tersebut.
Namun, tidak setiap masalah diatasi dengan rencana
organisasional tersebut. Beberapa laporan analitikal disusun melalui
suatu keputusan antar yang pro dan kontra. Laporan analitikal juga
dapat disusun dengan membandingkan beberapa alternatif dari
serangkaian kriteria yang ada. Yang terpenting adalah bahwa anda
memilih suatu struktur yang sesuai dengan proses yang anda gunakan
untu memecahkan masalah. Tujuannya adalah untuk memfokuskan
perhatan pembaca anda atas kesimpulan dan rekomendasi secara
rasional.

11
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Laporan singkat sering disebut juga dengan istilah laporan informal. Laporan
informal memiliki berbagai karakter yang membedakannya dengan laporan yang
lebih formal. Penyusunan suatu draft laporan mencakup berbagai keputusan seperti
panjang, gaya, format, dan pengorganisasian laporan. Laporan singkat atau laporan
informal sering menggunakan bentuk memo atau surat-surat, sedangkan laporan
yang lebih formal disajikan dalam bentuk manuskrip.
Apabila pembaca anda merupakan orang-orang yang memiliki wawasan luas
dan selalu terbuka, anda dapat menyampaikan ide atau gagasan dengan cara
langsung yang dimulai dengan ide-ide pokok. Apabila pembaca anda merupakan
orang-orang yang sering bersikap skeptis dan melawan, gunakanlah pendekatan tak
langsung, dengan menyajikan hasil-hasil temuan, kesimpulan dan rekomendasi
pada bagian yang paling akhir.
Lapran yang bersifat informasional disusun dengan menggunakan sub-sub
topik, sedangkan laporan analitikal disusun dengan menggunakan argumentasi
secara logis atau kesimpulan, dan rekomendasi.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Erlangga

13