Pengawasan dan Pengendalian Organisasi

Pengawasan adalah sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan
yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah
ditetapkan tersebut. Dengan demikian manajer diperusahaan perlu menetapkan standar kinerja
untuk setiap pekerjaan yang akan dilakukan, apakah misalnya bagian sumber daya manusia,
produksi pemasaran ataupun bagian lain dalam perusahaan. Standar kinerja ini menjadi ukuran
apakah pelaksanaannya nanti, manajer perlu melakukan tindakan koreksi ataukah tidak sekiranya
ditemukan beberapa atau berbagai penyimpangan. Jadi pengawasan adalah proses untuk
memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
 Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam
menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain system
informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar
yang telah ditetapkan sebelumny, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan
tingkat signifikan dari setiap penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan yang
diperlukan untuk memastikan bahwa sumber daya perusahaan dipergunakan secara
efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Pada intinya pengawasan
tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan
tetapi termasuk tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan
sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke
waktu.
Tujuan dari Fungsi Pengawasan.
Menurut Griffin terdapat 4 tujuan dari fungsi pengawasan yaitu :
1. Adaptasi lingkungan = Tujuan pertama dari gungsi pengawasan adalah agar
perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dilingkungan
perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan
eksternal.
2. Meminimumkan kegagalan = Tujuan kedua dari fungsi pengawasan adalah
untuk meminimumkan kegagalan.
3. Meminimumkan biaya = Tujuan ketiga meminimalkan biaya keluar utk hal
pemborosan
4. Antisipasi kompleksitas Organisasi = Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan
adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang
kompleks.
 Agar ke 4 tujuan berfungsi, maka perlu dipahami langkah – langkah dalam
proses pengawasan sehingga kaitan antara apa yang dikerjakan oleh perusahaan
dengan fungsi pengawasan akan lebih dapat dipahami.

Langkah – langkah dalam proses pengawasan, adalah :

 Penetapan standar dan metode penilaian kinerja = Idealnya tujuan yang ingin
dicapai organisasi bisnis atau perusahaan sebaiknya ditetapkan dengan jelas dan
lengkap pada saat perencanaan dilakukan.

 Penilaian kinerja = Upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan

tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula. Penilaian kinerja merupakan
sebuah proses yang berkelanjutan dan terus menerus.
 Membandingkan kinerja dengan standar. = 1) kinerja > standar, dimana dalam
kondisi ini organisasi mencapai kinerja yang terbaik karena berada diatas standar. 2)
Kinerja = standar, dimana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja baik,
namun pada tingkat yang paling minimum karena kinerjanya sama dengan standar.
3) Kinerja < Standar, dimana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja yang
buruk atau tidak sesuai dengan yang diharapkan karena berada dibawah standar.

 Melakukan tindakan korekasi jika terdapat kesalahan. = Ketika kinerja berada

dibawah standar berarti perusahaan mendapat masalah, maka perlu dilakukan
pengendalian yaitu dengan mencari jawaban mengapa masalah tersebut terjadi.
Beberapa gejala yang memerlukan Pengawasan dan Pengendalian yaitu :
• Terjadinya penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas factor
penyebabnya.
• Penurunan kualitas pelayanan ( teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan )
• Ketidakpuasan pegawai ( teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai,
produktifitas kerja yang menurun )
• Berkurangnya kas perusahaan.
• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
• Biaya yang melebihi anggaran
• Adanya penghamburan dan inefesiensi.
Pengawasan Internal dan Pengawasan Eksternal.

 Pengawasan Internal = Pengawasan yang dilakukan secara mandiri olej setiap

pekerja terhadap tugas yang dibebankan terhadapnya.

 Pengawasan Eksternal = Pengawasan yang dilakukan terhadap seseorang atau

bagian oleh orang lain atau oleh bagian dari luar bagian yang diawasi.