BAB II

PEMBAHASAN

2.1  PENGERTIAN PENGAWASAN (CONTROLLING)

Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh

seorang controller (pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi
adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan
rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan
pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau
perbaikan.

Seorang controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber daya

dengan kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat atau dengan
pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode
pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal adanya
penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan perencanaan.

Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti
luas. Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-cari
kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam arti
positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau perusahaan berjalan
terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan atau kebocoran di segala bidang.
Sedangkan dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan
pengamatan, penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau
perusahaan yang sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan.

Adapun pengertian pengawasan menurut beberapa pakar ekonomi, antara lain :

a.       Earl P Strong: Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu

perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

b.      Haroold Koontz: Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan

kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan
perusahaah dapat terselenggara.

1
c.       C. G. R. Terry: Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang
harus dicapai yaitu, standar apa yang sedang dijalankan yaitu pelaksanaan, menilai
pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan
sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.

d.      Schermerhorn, menyatakan bahwa pengawasan adalah merupakan proses dalam

menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat  mendukung
pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang teleh ditetapkan
tersebut.
e.       Stoner, Freeman dan Gilbert, menyatakan bahwa pengawasan adalah proses untuk
memastikan bahwa segala akifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah
direncanakan.
f.       Secara lebih lengkap, mockler, dalam Stoner, Freeman, dan Gilbert mengemukakan
fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan
standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain system informasi
umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan yang telah
ditetapkansebelumnya, menentukan,apakah terdapat penyimpangan dan tingkat
signifikan dari setiap penyimpangan tersebut, danmengambil tindakan yang
diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan
secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.
g.      Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak hanya
berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan tetapi
termasuk tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus
penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.

2.2  TUJUAN DAN BIDANG-BIDANG PENGAWASAN

            Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan :

1)        Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi
dengan perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat
internal maupun lingkungan eksternal.dengan demikianfungsi pengawasan tidak saja
dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana
yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan
perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga merubah

2
 rencana perusahaan disebabkan terjadi berbagai perubahan dilingkungan yang dihadapi
perusahaan.
2)        Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan
produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin.oleh
karena itu perusahaaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-
kegagalan tersebut dapat diminimumkan.
3)        Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan
maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan.maka
untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adalah pengawasan.
4)        Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat
mengantispasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.kompleksitas tersebut mulai
dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang terkait
denganmanajemen organisasi.

            Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan :

1.        Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.

2.        Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.

3.        Mencegah penyimpangan

4.        Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,

5.        Memperoleh efisiensi dan efektifitas.

6.        Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.

            Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di
perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat
pengawasan dapat dilakukan pada bidang :

2.2.1   Produksi

Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli,

kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini
meliputi pula pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta
kuantitas produk.

3
 2.2.2   Pemasaran

Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen.
Oleh karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi
perusahaan yang cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan
mengumpulkan informasi dari pasar.

2.2.3   Keuangan

Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan
pengawasan yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam
masalah keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang
digunakan.

2.2.4   Personalia

Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya
tujuan suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas
dari bidang ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta
mengembangkan pegawai agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif
dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.

2.2.5   Administrasi (Perkantoran)

Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran,

yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar
tujuan perusahaan dapat tercapai dan karyawan merasa puas.

2.3  ELEMEN-ELEMEN ESENSIAL DALAM MANAJEMEN PENGAWASAN

            Esensi kontrol terletak pada pengawasan langkah-langkah yang ada dikaitkan dengan
hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan. Elemen-elemen
esensial dalam tiap sistem kontrol adalah :

1.      Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan, standar,

norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur.

2.      Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara kuantitatif).

3.      Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria.

4
 4.      Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai
hasil yang diinginkan.

            Elemen pertama dari suatu sistem melibatkan jawaban atas pertanyaan: kira-kira
hasilnya akan bagaimana? Elemen ini menuntut perhatian akan masa yang akan datang atas
apa yang diinginkan dan apa yang diharapkan. Usaha untuk meramalkan kejadian yang akan
datang merupakan dasar untuk menafsirkan kejadian yang aktual sedang berjalan. Ramalan
yang lemah sekalipun, merupakan kerangka kerja untuk lebih baik memahami pengalaman.
Kriteria yang ditentukan sebelumnya dapat diterapkan dengan bebas. Tujuannya bisa dinilai
oleh orang lain, baik atau tidak baik.

            Suatu sistem kontrol yang berfaedah tidak dinilai dari baiknya tujuan. dia hanya
menyajikan sarana yang mengarahkan aktifitas ke suatu tujuan aktual. Kriteria yang di
tentukan sebelumnya harus dinyatakan secara eksplisit. Maka dari itu, pernyataan
kuantitatif lebih diutamakan. Dalam manajemen produksi, unit-unit fisik, seperti angkutan
per-ton, jarak, unit-unit per jam, kerja mesin, atau berat limbah per-unit keluaran atau out
put, dapat memberikan tolok ukur yang sederhana dan langsung untuk operasi. Dalam
manajemen financial, nilai uang atau dollar berlaku sebagai pernyataan khusus untuk
norma-norma. Seringkali para manajer financial menggunakan keberhasilan yang lalu
sebagai tolok ukur kasar untuk mengontrol operasi yang berjalan, contohnya, laporan 12
bulan yang lalu. Asumsinya adalah bahwa prestasi yang lalu tidak terlalu jelek dan bahwa
apabila dapat disamakan atau dilewati, maka perusahaan tidak akan mundur. Para manajer
pemasaran sebaliknya seringkali menggunakan data- data industry sebagai tolok ukur yang
dapat digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan hasil-hasil penjualannya sendiri.
Mereka juga mengembangkan yang didasarkan pada potensi pasar untuk digunakan sebagai
tujuan yang ditentukan sebelumnya.

            Elemen kedua dalam sistem kontrol ialah pengukuran prestasi aktual. Langkah ini
pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran, karena pencatatan dan
laporan-laporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi dalam bentuk yang cocok
untuk sistem kontrol. Pengukuran-pengukuran prestasi aktual harus dalam unit sama
dengan yang ditentukan kriteria sebelumnya. Pelaporan prestasi aktual yang benar
menaikkan nilai sistem kontrol. Perbaikan- perbaikan dalam pemprosesan data yang baru ini
meningkatkan kecepatan pelaporan data-data tersebut.

5
            Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan studi pertautan. Teknik tersebut seperti
ratio, kecenderungan, ekuasi matematis, dan peta-peta membantu mengartikan
pengukuran-pengukuran prestasi aktual dengan menunjukan hubungan antara pengalaman
aktual atas kriteria yang ditetapkan terdahulu. Gunanya pembandingan prestasi yang lalu
dengan prestasi yang sudah direncanakan ialah tidak hanya untuk mengetahui apabila ada
kesalahan tetapi juga untuk memungkinkan manajer meramalkan problem di masa datang.
Suatu sistem kontrol yang baik akan memberikan informasi secepatnya sehingga hambatan-
hambatan dapat dicegah.

            Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi. Elemen keempat
ini melibatkan suatu keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun apabila prestasi
“tidak terkontrol”.

            Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam mengambil tindakan
korektif ialah :

1.        Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan.

2.        Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan.

            Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan beberapa dasar yang membantu
manajer mengestimasikan resiko-resikonya sehubungan dengan tipe-tipe kekeliruan di atas.
Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah tindakan korektifnya jatuh pada
waktu yang tepat.

2.4  FUNGSI PENGAWASAN

            Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar

pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan
seluruh unsur yang ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama-sama
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi
ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya.

            Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain :

1.        Menetapkan standar prestasi.

2.        Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar

yang telah ditetapkan.

6
 3.        Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan standar.

            Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan

organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan
nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan
perusahaan.

            Ada tiga tipe pengawasan, berdasarkan proses kegiatan  yaitu :

2.4.1    Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control’s)

            Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau

tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan.

2.4.2    Pengawasan Berjalan (Concurrent Control’s)

            Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan

Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu
atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa
dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah menjamin
ketepatan pelaksanaan kegiatan.

2.4.3    Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control’s)

            Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan
sesuai dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil dari suatu kegiatan
yang telah diselesaikan.

            Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain :

1.        Penetapan standard kegiatan

2.        Penentuan pengukuran kegiatan

7
 3.        Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

4.        Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan

penyimpangan-penyimpangan.

5.        Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu

2.5  PRINSIP-PRINSIP KONTROL

            Beberapa ide dasar tertentu sangat berguna dalam pengembangan sistem kontrol.
Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari :

2.5.1    Titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control)

Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila titik-titik kritis, titik kunci, dan
titik batas dapat diidentifisir dan perhatian khusus diarahkan pada penyesuaian titik-
titik tersebut. Usaha mengontrol semua titik cenderung akan menambah usaha sia-
sia saja dan mengurangi perhatian atas problem-problem penting. Kontrol yang baik
tidak berarti kontrol yang maksimum, karena kontrol itu mahal.

2.5.2   Umpan Balik (Feedback)

Umpan balik adalah proses penyesuaian kegiatan yang akan datang atas
dasar informasi prestasi. Manajemen banyak menggunakan prinsip umpan balik di
bidang-bidang yang pada permulaan nampaknya tidak berhubungan.

2.5.3   Kontrol yang Fleksibel  (Flexible Control)

Setiap sistem kkontrol harus peka terhadap perubahan kondisi. Seringkali

sistem kontrol menuntut penyesuaian diri dengan perkembangan-perkembangan
baru, termasuk kegagalan dari sistem kontrol itu sendiri.

2.5.4   Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability)

Kontrol harus terpola untuk keperluan organisasi. Arus informasi mengenai

prestasi yang sedang berjalan harus sesuai dengan struktur organisasi. Untuk
dapatnya mengontrol keseluruhan kegiatan / operasi, seorang atasan harus
menemukan suatu pola yang akan memberikan kontrol terhadap semua bagian.

8
 2.5.5   Kontrol Diri (Self Control)

Unit-unit dapat direncanakan untuk mengontrol diri sendiri. Apabila suatu

department dapat mempunyai tujuan masing-masing serta system kontrolnya,
control yang mendetail dapat ditangani didalam department itu sendiri.

2.5.6   Kontrol Langsung (Direct Control)

Setiap sistem kontrol harus didesain untuk memelihara kontak langsung

antara pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun telah tersedia sejumlah sistem
kontrol yang dilaksanakan oleh spesialis-spesialis, supervisor pada tingkat pertama
masih diperlukan karena mengenal langsung prestasinya.

2.5.7   Faktor Manusia (Human Factor)

Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang berkaitan dengan cara-cara

psikologis bagaimana orang itu memandang suatu sistem. Suatu sistem kontrol yang
disusun dengan desain rapi kemungkinan akan gagal karena manusianya tidak
menguntungkan untuk sistem itu.

2.6  MACAM DAN JENIS – JENIS PENGAWASAN

            Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa segi antara lain:

2.6.1        Menurut Ruang Lingkupnya

1.      Pengawasan Administrasi yaitu pengawasan yang meliputi seluruh aktifitas

organisasi atau perusahaan.

2.      Pengawasan Manajerial yaitu pengawasan yang bersifat khusus yang berlaku

hanya untuk suatu bagian atau unit tertentu saja.

2.6.2        Menurut Obyek Pengawasan

1.        Pengawasan keuangan

2.        Pengawasan kepegawaian

3.        Pengawasan pemasarann

4.        Pengawasan produksi

5.        Pengawasan kualitas

9
 6.        Pengawasan persediaan

2.6.3        Menurut Pihak yang Mengawasi

a.       Internal control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan yang
ada dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.

b.      External control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari
luar organisasi atau perusahaan.

c.       Direct Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan yang

bersangkutan ( pengawasan langsung ).

d.      Indirect Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan oleh atasan langsung,
misalnya pengawasan oleh kepala biro, atau kepala bagian ( pengawasan tidak
langsung).

e.       Formal Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat ( sosial

control),misalnya oleh berbagai media.

2.6.4        Menurut Waktu

a.       Preventif Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan sebelum

terjadinya kesalahan atau penyimpangan.

b.      Reprensif Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya penyimpangan atau

kesalahan.

          Selain macam pengawasan di atas, ada beberapa jenis dari pengawasan, diantaranya :

a)      Pengawasan Kemudi (Steering Control) atau disebut pula pengawasan umpan maju
(feed forward control), pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi adanya
penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil
tindakan koreksi sebelum kegiatan selesai dikerjakan.

b)      Pengawasan Skrening (Screening Control), bisa disebut pengawasan ya atau tidak (yes or
no control). Tipe pengawasan ini merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui
aspek tertentu dari sebuah prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum
kegiatan dilanjutkan. Disini segi keamanan merupakan faktor kunci dan bahkan dapat
memberikan keamanan ekstra kepada manajer.

10
c)      Pengawasan Purnakarya (Post Action Control) atau disebut pengawasan umpan balik
(Feed Back Control), jenis pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang
telah diselesaikan.

2.7    PENGAWASAN MERUPAKAN ASPEK PENTING DALAM MANAJEMEN

            Dalam hal ini, terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengawasan di dalam setiap
organisasi :

a.    Adanya perubahan di lingkungan organisasi

     Menyebabkan fungsi pengawasan harus dilaksanakan agar dampak dari perubahan-

perubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan mampu
menghadapi tantangan dan peluang yang disebabkan oleh perubahan itu. Misalnya
timbulnya perubahan teknologi, adanya pesaing-pesaing baru yang muncul.

b.    Organisasi menjadi semakin kompleks

     Pada umumnya organisasi saat ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan
perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis, lebih luas dan kompleks. Demikian
juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan produk, maka untuk menjaga
kualitas dan profitabilitas, perlu system pengawasan yang lebih teliti.

c.    Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja

     Untuk mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin diperbuat oleh pelaku organisasi,
maka digunakan fungsi pengawasan, semakin jarang pekerja melakukan kesalahan,
semakin sederhana manajemen melakukan fungsi pengawasan.

d.    Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

     Mengimplementasikan sistem pengawasan merupakan cara yang tepat untuk

memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan. Namun
demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara pengawasan dengan
kebebasan pribadi dari pekerja supaya tidak mematikan kreatifitas.

11
2.8    ASAS – ASAS PENGAWASAN

            Harold Kontz dan Cyril O Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut:

1.      Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective). Pengawasan harus

ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi)
untuk menghindarkan penyimpangan-penyimpangan / deviasi dari perencanaan.

2.      Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control). Pengawasan itu
efisien bila dapat menghindarkan deviasi dari perencanaan, sehingga tidak
menimbulkan hal-hal lain di luar dugaan.

3.      Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility). Pengawasan

hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap
pelaksanaan rencana.

4.      Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control). Pengawasan yang
efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan perencanan yang akan
terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

5.      Asas pengawasan langsung (Principle of direct control). Teknik kontrol yang paling
efektif ialah mengusahakan adanya manajer yang berkualitas baik. Pengawasan itu
dilakukan manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang
paling tepat demi pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan
agar petugas memiliki kualitas yang baik.

6.      Asas refleksi perencanaan (Principle of replection of plans). Pengawasan harus disusun

dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.

7.      Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability).

Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan
bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian
pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer,
sehingga mencerminkan struktur organisasi.

8.      Asas pengawasan individual (Principle of individuality of control). Pengawasan dan

teknik pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer, teknik kontrol harus
ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer, ruang

12
 lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung tingkat dan
tugas manajer.

9.      Asas standar (Principle of standard). Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan
standar yang tepat, yang berguna sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang
akan dicapai.

10.  Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control). Pengawasan

yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap
faktor- faktor yang strategis dalam perusahaan.

11.  Asas kekecualian (The exception principle). Efisiensi dalam kontrol membutuhkan

adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat 
terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.

12.  Asas pengendalian pleksibel (Principle of flexibility of control). Pengawasan harus

luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.

13.  Asas Peninjauan Kembali (Principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkali-
kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

14.  Asas tindakan (Principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-
ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing
dan directing.

2.9    SIFAT DAN WAKTU PENGAWASAN.

            Sifat dan waktu pengawasan/ control dibedakan atas :

2.9.1   Preventif Control

Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud

supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan
menggunakan beberapa cara, yaitu :

a.       Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu

kegiatan atau dibuat tata tertib.

b.      Membuat pedoman – pedoman kerja.

c.       Menetapkan sanksi – sanksi terhadap pembuat kesalahan.

13
 d.      Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.

e.       Mengorganisasikan segala macam kegiatan.

f.       Menentukan system koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.

2.9.2        Represive Control

Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan dalam

pelaksanaan kegiatan, agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran
dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :

a.         Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah

ditentukan.

b.         Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan dan mencari solusinya.

c.         Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para

penanggungjawabnya.

d.        Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.

e.         Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.

f.          Mengecek kebenaran laporan yang dibuat para petugas pelaksana.

2.9.3        Pengawasan yang dilakukan di tengah proses penyimpangan terjadi.

Pengawasan ini dilakukan di tengah proses penyimpangan yang terjadi untuk

menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.

2.9.4        Pengawasan berkala

Pengawasan berkala yaitu pengawasan yang dilakukan secara berkala

sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.

2.9.5        Pengawasan mendadak

Pengawasan mendadak ialah pengawasan yang dilakukan secara mendadak

tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu.          

14
2.10  KARAKTERISTIK SISTEM PENGAWASAN YANG EFEKTIF

1)      Akurat ; setiap data harus akurat, jika tidak mengakibatkan organisasi tidak tepat
dalam mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu penyimpangan.

2)      Tepat waktu ; informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan dievaluasi jika hendak
diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan.

3)      Obyektif dan Komprehensif ; informasi dalam sistem pengawasan harus dapat

dipahami dan dianggap obyektif oleh individu yang menggunakannya.

4)      Dipusatkan pada titik pengawasan strategis ; sistem pengawasan sebaiknya

dipusatkan pada daerah yang paling banyak kemungkinan akan terjadi
penyimpangan dari standar.

5)      Ekonomis ; biaya untuk implementasi sistem sebaiknya lebih kecil daripada

keuntungan yang diperoleh dari sistem itu.

6)      Fleksibel ; sistem harus fleksibel agar organisasi lebih mudah bertindak untuk
mengatasi perubahan yang kurang menguntungkan atau memanfaatkan
kesempatan-kesempatan baru.

7)      Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi ; idealnya jika sistem tersebut
dapat menghasilkan prestasi yang tinggi diantara para anggota organisasi dengan
membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki otonomi, tanggung jawab dan
kesempatan untuk mencapai tujuan.

8)      Dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh:

  Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau

kegagalan seluruh operasi.

  Informasi pengawasan harus sampai kepada orang yang memerlukannya.

2.11  CARA – CARA PENGAWASAN YANG BAIK

1.      Pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk masing-
masing kegiatan cara pengawasannya pun berbeda – beda, antara organisasi kecil
dan besar juga berbeda.

15
 2.      Pengawasan harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika ada
penyimpangan yang terlambat diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan
memperumit tindakan korektif yang akan dilakukan.

3.      Pengawasan harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat

perkiraan situasi yang mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan.

4.      Pengawasan harus akurat dan obyektif. Agar pengawasan menjadi obyektif, maka
mutlak diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman pelaksanaannya.

5.      Pengawasan harus fleksibel. Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari alternatif-

alternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan.

6.      Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat
kekeliruan, maka hal itu harus diatasi bersama- sama dengan kegiatan lain yang
merupakan satu kesatuan organisasi.

2.12  Langkah-langkah dan Proses Pengawasan

1)      Menetapkan standard and metode untuk mengukur prestasi. Misalkan beberapa

target yang harus dicapai/ beberapa jumlah produksi yang harus dicapai.

2)      Mengukur prestasi kerja, hal ini merupakan proses yang berkesinambungan dan
berulang-ulang yang frekuensinya tergantung pada jenis aktiitasnya, sebaiknya
dilakukan dengan segera agar waktunya tidak terlalu panjang.

3)      Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar

4)      Merupakan kelanjutan dari kedua langkah terdahulu yaitu membandingkan antara

langkah pertama dan langkah kedua.

5)      Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada penyimpangan pada langkah

pertama dan kedua maka manajemen tidak perlu melakukan tindakan apa-apa. Tapi
jika sebaliknya, maka manajemen perlu melakukan tindakan korektif. Tindakan ini
dapat berupa perubahan aktifitas organisasi atau pada standar kerja yang telah
ditetapkan semula.

16
 BAB III

PENUTUP

3.1    Kesimpulan

            Adapun kesimpulan yang telanh dirangkum dari bagian awal sampai akhir :

1.      Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh

seorang controller ( pengawas).

2.      Pengawasan memiliki tujuan untuk menemukan kemacetan, mencegah

penyimpangan, melakukan koreksi,memperoleh efisiensi dan efektifitas, dan
mempertebal rasa tanggung jawab dan dapat dilakukan pada bidang produksi,
pemasaran, keuangan, personalia, dan administrasi.

3.      Elemen-elemen esensial dalam sistem kontrol adalah sebagai alat ukur, pembanding,
dan sarana koreksi kegiatan yang sedang berjalan untuk mencapai hasil yang
diinginkan.

4.      Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi

agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.dan
meemiliki tiga tipe pengawasan berdasarkan proses kegiatan, yaitu ada tipe
pengawasan pendahuluan, pengawasan berjalan, dan pengawasan umpan balik.

5.      Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control),
Umpan Balik (Feedback), Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control), Kesesuaian
Organisasi (Organizational Suitability), Kontrol Diri (SelfControl), Kontrol Langsung
(Direct Control), Faktor Manusia (Human Factor).

6.      Menurut tinjauan dari beberapa segi, ada beberapa macam dan jenis pengawasan,
yaitu menurut ruang lingkupnya, obyek pengawasan, pihak yang mengawasi, dan
waktu.

7.      Pengawasan merupakan aspek penting dalam manajemen karena jika adanya

perubahan di lingkungan organisasi, jika organisasi semakin kompleks, jika timbulnya
kesalahan-kesalahan dalam bekerja, manajemen akan mampu menghadapi semua
tantangan tersebut dan kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenangnya.

17
8.      Harold Kontz dan Cryil O Donnell menetapkan asas pengawasan menjadi beberapa
asas, diantaranya Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), Asas
efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control), Asas tanggung jawab
pengawasan (Principle of control responsibility), Asas pengawasan terhadap masa
depan (Principle of future control), Asas pengawasan langsung (Principle of direct
control), Asas refleksi perencanaan (Principle of reflection of plans), Asas
penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability), Asas
pengawasan individual (Princple of individuality of control), Asas standar (Principle of
standard),Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control),
Asas kekecualian (The exception principle), Asas pengawasan fleksibel (Principle of
flexibility of control), Asas peninjauan kembali (Principle of review), Asas tindakan
(Principle of action).

9.      Sifat dan waktu pengawasan (control) dibedakan atas preventive control, represive
control, pengawasan yang dilakukan tengah proses penyimpangan terjadi,
pengendalian berkala, dan pengendalian mendadak.

10.  Karakteristik pengawasan yang efektif yaitu, akurat, tepat waktu, obyektif dan
komprehensif, dipusatkan pada titik pengawasan strategis, ekonomis, fleksibel,
dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi, dapat diorganisasikan dengan arus
pekerjaan organisasi.

11.  Cara-cara pengawasan yang baik itu, diantaranya pengawasan harus mendukung

sifat atau kebutuhan dari kegiatan, harus segera melaporkan setiap ada
penyimpangan, harus berorientasi jauh kedepan, harus akurat dan obyektif, harus
fleksibel, harus serasi dengan pola organisasi.

12.  Langkah-langkah dan proses pengawasan terdiri dari, menetapkan standard and

metode untuk mengukur prestasi, mengukur prestasi kerja, menentukan apakah
prestasi kerja memenuhi standar, mengambil tindakan korektif.

18
3.2 Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada
pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan
yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu
komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta
pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan
suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi.
Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu
organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu
lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.

19
 DAFTAR PUSTAKA

T. Hani Handoko, 2003, Manajemen Edisi 2. Yogyakarta, BPFE - YOGYAKARTA .

Sule, Ernie Tisnawati, dkk. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana Penada Media
Group

http:\\www.elearning.gunadarma.ac.id/.../bab7_dasar_dan_teknik_pengawasan\ (17 Mei
2013)

http://evynurhidayah.blogspot.com/2011/04/makalah-mpk-pengawasan-manajemen.html (
17 Mei 2013)

http://zahranmirzan.blogspot.com/2013/01/makalah-pengantar-manajemen-
controlling.html

 (17 Mei 2013)

http://thohamuhammad.blogspot.co.id/2014/09/makalah-manajemen-controlling.html

20