FUNGSI

PENGAWASAN
AURELIA SYAHRAH (3190018)
DIKA AFRISKA DONELLY (3190085)
FANNY RAHMA SARI (3190001)
SHEILLA NABILAH (3190098)
SISKA DWI OKTAVIANI (3190072)
RAFNI CANIA (3190102)
Pengertian Pengawasan
Secara umum pengertian pengawasan adalah proses
untuk menjamin segala kegiatan yang dilaksanakan telah
sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan. Selain itu
pengawasan secara keseluruhan merupakan aktivitas
membandingkan antara hasil yang telah dilaksanakan
dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Oleh karena
itu dalam pengawasan diperlukan adanya acuan, standar,
alat ukur terkait hasil yang ingin dicapai.
Pengertian Pengawasan Menurut
para Ahli

1. Earl P. Strong mendefinisikan Controlling adalah proses pengaturan berbagai faktor

dalam suatu perusahaan agar terlaksana sesuai dengan ketetapan-ketetapan
dalam rencana
2. Harold Koontz memberikan definisi Controlling adalah pengukuran dan perbaikan
terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat
untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggarakan.
3. Menurut G.R. Terry Controlling mendefinisikan sebagai proses penentuan, apa
yang harus dicapai yatu standar apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksaan,
menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga
pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.
Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah
memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan:

“Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar

pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merencang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber
daya perusahaan dipergunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam
pencapaian tujuan-tujuan perusahaan”.
 Fungsi Pengawasan dalam Manajemen
1. Pengawasan menilai apakah setiap elemen/unit dalam organisasi menjalankan kebijakan dan
aturan yang sesuai dengan tugas masing-masing.
2. Untuk menilai surat maupun laporan apakah telah mendeskripsikan aktivitas yang aktual
dengan tepat dan teliti.
3. Sebagai penilai terkait pengontrolan aktivitas manajemen apa sudah memadai dan
dilaksanakan dengan efektif.
4. Menganalisis apakah aktivitas yang telah dikerjakan secara efektif meraih sasaran yang
ditentukan sebelumnya.
5. Meneliti apakah aktivitas dijalankan seefisien mungkin.
 Asas-Asas Pengawasan
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel, mengemukakan asas-asas pengawasan, yaitu:
1. Asas tercapainya tujuan, artinya pengawasan harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan
mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.
2. Asas efisiensi pengawasan, artinya jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak
menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan, artinya pengawasan hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan, artinya pengawasan yang efektif harus ditujukan ke arah
pencegahan penyimpangan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa depan.
5. Asas pengedalian langsung, artinya pengawasan itu dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu
sering berbuat salah, ini untuk mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas baik.
6. Asas refleksi rencana, artinya pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan
karakter dan susunan rencana.
7. Asas penyusunan dengan organisasi, artinya pengawasan harus dilakukan sesuai dengan besarnya
wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual, artinya pengawasan sesuai dengan kebutuhan manajer. Yaitu tergantung pada
kebutuhan akan informasi setiap manajer, sebab ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama
lain, tergantung pada tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standar, artinya pengawasan harus memerlukan standar yang tepat sebagai tolak ukur pelaksanaan
dan tujuan yang akan dicapai.
10. Asas pengawasan strategis, artinya memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang
strategis dalam perusahaan.
11. Asas kekecualian, artinya pengawasan juga memerlukan adanya perhatian dalam keadaan tertentu terhadap
faktor kekecualian, yaitu ketika situasi berubah atau tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel, artinya pengawasan harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan
perencanaan.
13. Asas peninjauan kembali, artinya sistem pengawasan harus ditinaju beberapa kali, agar setiap sistem yang
digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan, artinya pengawasan dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi
penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.
 Tujuan Pengawasan

1. Menjamin berjalanannya pekerjaan sesuai dengan perencanaan, kebijakan dan prosedur yang ditetapkan.
2. Melakukan koordinasi antar aktivitas yang dilaksanakan.
3. Menghindari terjadinya penyalahgunaan dan pemborosan anggaran.
4. Melakukan penjaminan akan terwujudnya kepuasan konsumen terhadap produk yang dihasilkan (apabila
perusahaan nirlaba)
5. Membangun kepercayaan konsumen/publik pada kepemimpinan organisasi/perusahaan/pemerintahan.
 Syarat –Syarat Pengawasan

Agar pengawasan berjalan dengan efektif dan efisien perlu adanya sistem yang baik dari pengawasan tersebut.
Sistem yang baik ini memerlukan syarat-syarat antara lain sebagai berikut :
•Harus memperhatikan dan disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi
•Harus mampu menjamin adanya tindakan perbaikan
•Harus bersifat fleksibel
•Harus memperhatikan faktor-faktor dan tata organisasi dimana pengawasan itu dilakukan
•Harus ekonomis dalam hubungan biaya
 Controlling
Fungsi Pengawasan wajib ada disetiap
organisasi manajemen.
Biasanya untuk evaluasi kinerja

Preventif & Represif

Jenis-Jenis Pengawasan
Aktif & Pasif

Internal & Eksternal

 Jenis Jenis Pengawasan
1. Preventif dan Represif
Pengawasan preventif dilaksanakan sebelum suatu aktivitas maupun program dijalankan. Pengawasan ini
memiliki tujuan agar mencegah penyimpangan dalam suatu kegiatan. Sebagai contoh pengawasan dalam
perusahaan pada bidang keuangan terkait penyusunan usulan anggaran, laporan keuangan (neraca
dan laporan laba rugi). pengawasan represif yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada aktivitas setelah
aktvitas tersebut telah selesai dijalankan. Contohnya pengawasan yang dilakukan pada akhir tahun
anggaran baik pengawasan dana desa hingga anggaran nasional dimana dana telah ditetapkan saat
perencanaan kemudian telah dilaksanakan kegiatan hingga laporan pertanggungjawabannya.
2. Aktif dan Pasif. Pengawasan aktif disebut juga pengawasan dekat. Pengawasan ini dijalankan langsung di
lokasi kegiatan yang akan diawasi. Sedangkan pengawasan pasif dilakukan dari jarak jauh seperti
pengawasan dengan penelitian dan pengujian pada surat ataupun laporan hasil kegiatan yang disertai bukti
-bukti terkait dengan pelaksanakan kegiatan
3. Pengawasan Kebenaran Formil. Jenis pengawasan ini merupakan pengawasan menurut menurut hak
(rechtimatigheid) dan memeriksa kebenaran materiil terkait tujuan dilakukannya pengeluaran
(doelmatigheid).
 Tipe-Tipe Pengawasan
Ada tiga tipe dasar pengawasan :
1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control) atau sering disebut steering controls, dirancang untuk
mengantisipasi masalah-masalah dari standar atau tujuan dan memungkin koreksi dibuat sebelum suatu tahapan
kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi pendekatan pengawasan ini mendeteksi masalah-masalah dan mengambil
tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi.
2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control), atau sering
disebut screening control. Pengawasan ini dilakukn selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe ini merupakan
proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur atau syarat harus disetujui dulu sebelum kegiatan-kegiatan
bisa dilanjutkan atau menjadi semacam peralatan “double check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control) dikenal juga dengan istilah past-action controls, yaitu mengukur
hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sehinga pengawasan ini bersifat historis karena
pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.
Dalam proses pelaksanaan pengawasan ada beberapa cara yang dapat dilakukan di dalam pelaksanaan
nya, yaitu dibedakan menjadi tiga;
1. Pengawasan langsung, yaitu pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang
manajer.
2. Pengawasan tidak langsung, yaitu pengawasan jarak jauh artinya dengan melalui laporan yang
diberikan oleh bawahan. Laporan ini dapat berupa laporan tertulis atau lisan tentang pelaksanaan
pekerjaan dan hasil-hasil yang telah dicapai.
3. Pengawasan berdasarkan kekecualian, pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan
yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengawasan semacam ini dilakukan dengan
cara mengkombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.
MACAM MACAM PENGAWASAN
1. Internal control (pengawasan intern), adalah pengawasan yang dilakukan oleh
seorang atasan kepada bawahannya, meliputi hal-hal yang cukup luas baik
pelaksanaan tugas, kedisplinan karyawan dan lain-lainnya.
2. External control (pengawasan ekternal), adalah pengawasan yang dilakukan oleh
pihak luar. Pengawasan ekstern ini dapat dilakukan secara formal dan informal,
misalnya pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaiaan yang
dilakukan oleh masyarakat.
3. Formal control (pengawasan resmi), adalah pengawasan yang dilakukan oleh
instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern.
Misalnya pemeriksaan yang dilakukan Badan Pemeriksaan Keuangan (BPK)
terhadap BUMN, Dewan Komisariat terhadap PT yang bersangkutan dan
sebagainya
4. Informal control (pengawasan konsumen), adalah penilaian yang dilakukan oleh
masyarakat atau konsumen baik langsung maupun tidak langsung, misalnya
melalui media massa cetak atau elektronik dan sebagainya.
 Bagaimana Pengawasan Dijalankan?
Berdasarkan peraturan perusahaan. Juga peraturan perundang undangan. Dan berdasarkan acuan yang telah
direncanakan sebelumnya.

Pihak atau personil

Ada objek yang pengawas Tindakan
diawasi ada aturan sebagai
landasan dilakukan pengamatan
pengawasan
 TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan
dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
-standar phisik
-standar moneter
-standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode,
Pengujian dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi
demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem
pengawasan dimana dikemukakan jenis pendekatan, yaitu:

Merumuskan hasil Menetapkan Menetapkan standar Menetapkan jaringan

yang di inginkan penunjuk hasil penunjuk dan hasil informasi dan umpan balik

Dimana komunikasi
Dengan tujuan untuk Dihubungkan pengawasan didasarkan pada
Yang dihubungkan mengatasi dan prinsip manajemen by
dengan kondisi
dengan individu memperbaiki excetion yaitu atasan diberi
yang dihadapi.
yang melaksanakan. penyimpangan informasi bila terjadi
sebelum kegiatan di penyimpangan
selesaikan pada standar.
BIDANG BIDANG PENGAWASAN
STRATEGIS
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses
yaitu :
1. Transaksi Keuangan
Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka
membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa
sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang
paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.

2. Hubungan Manajer dan Bawahan

Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin
ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana
manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar
keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga
dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam
menjalankan perusahaan.
 Obyek Pengawasan
Obyek pengawasan atau bidang pengawasan itu tergantung dari kebutuhan pimpinan
dan terutama ditentukan oleh model perusahaan atau kegiatan yang ada. Ini
disebabkan karena dalam setiap oragnisasi satu dengan organisasi lainnya berbeda.
Namun demikian ada bidang-bidang tertentu yang pada umumnya penting, dan pada
umumnya bidang ini ada pada semua model perusahaan atau kegiatan. Bidang-bidang
tersebut dikelompokkan sebagai berikut:
1. Pengawasan terhadap manajemen personalia, meliputi;
a) Struktur Organisasi
b) Pengawasa terhadap kebijakan
c) Pengawasan terhadap prosedur-prosedur
d) Pengawasa terhadap fungsi staff
e) Pengawasa terhadap pegawai-pegawai
2. Pengawasan terhadap produk atau hasil, pengawasan di bidang ini antara lain;
a) Bidang riset atau pengembangan
b) Pengawasan terhadap komposisi hasil
c) Pengawasan terhadap penjualan
d) Pengawasan terhadap penetapan harga produksi
e) Pengawasan terhapat persediaan atau inventaris
f) Pengawasan atas mutu produksi
 ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara
yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen
penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur
manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional
, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan
akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi
perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif
 ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL
3) Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya.
Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan
menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba
organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu
tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan
resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu
dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat
pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau
Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk
mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang
direncanakan.
 KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF

Agar pengawasan efektif, maka para manajer harus menghayati reaksi manusia terhadap sistem
pengawasan.
Stoner mengemukakan bahwa pengawasan yang efektif itu haruslah memenuhi persyaratan sbb:

KETEPATAN REALISTIS OBEJEKTIF FOKUS PADA

SESUAI WAKTU SECARA DAN TITIK
EKONOMIS KOMPHERENSI PENGAWASAN
F STRATEGIS
 Menurut Schermerhorn , agar supaya
pengawasan itu efektif haruslah :
1. Berorientasi pada hal-hal yang strategis pada hasil-hasil
2. Berbasis informasi
3. Tidak kompleks
4. Cepat dan berorientasi perkecualian
5. Dapat dimengerti
6. Luwes
7. Konsisten dengan struktur organisasi
8. Dirancang untuk mengakomodasi pengawasan diri
9. Positif mengarah ke perkembangan , perubahan dan perbaikan
10. Jujur dan objektif
 Alat-Alat Pengawasan
Beberapa alat yang dapat digunakan untuk melakukan fungsi pengawasan yaitu :
•Budget (Anggaran)
Budget adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil
tersebut
•Non Budget
Personal Observation, yaitu pengawasan langsung yang dilakukan secara pribadi oleh pimpinan perusahaan
terhadap karyawan atau bawahan yang sedang bekerja
Report, laporan dibuat oleh para manajer bawahan kepada atasan
Financial Statement, merupakan laaporan keuangan yang biasanya terdiri dari neraca dan laporan laba rugi
Statistik, merupakan proses pengumpulan data, keterangan dan kejadian yang telah berlalu
Break Even Point (titik pulang pokok) yaitu suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak
mendapat laba atau rugi
Internal Audit yaitu pengawasan yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang
kegiatan secara menyeluruh
Karakteristik Pengawasan yang Efektif

Akurat informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data

yang tidak akurat akan dapat menyebabkan organisasi
mengambil tindakan koreksi yang keliru.
Tepat Waktu informasi haus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi
secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.

Objektif dan Menyeluruh informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta
lengkap.
Realistik secara organisas sistem pengawasan harus cocok dengan kenyataan
ional, organisasi.
Fleksibel sebagai tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun
kesempatan dai lingkungan.
Thank you