CONTROLLING

ANGGOTA KELOMPOK
• Reza Milenia R.P (201912010)
• Hezekhia Rico Juliant A (201912020)
• Rizky Dwi Santoso K (201912039)
• Ghina Arih Marindo (201912045)
• Adhella Eria Tiara M (201912050)
• Retno Noviyanti (201912053)
• Siti Nur Haliza (201912057)
• Vieri Arrafi Safina (201912063)
• ShintaKhurrotu Aini (201912066)
• Velyn Febrina Ashelda (201912071)
 P E N G AWA S ATA U C O N T R O L L E R
DA PAT D I I B A R AT K A N D E N G A N
N AV I G AT O R K A PA L . O R G A N I S A S I
ATA U B A DA N U S A H A D I I B A R AT K A N
S E B A G A I K A PA L , S E H I N G G A P E R A N
P E N G AWA S ( C O N T R O L L E R ) S A N G AT
P E N T I N G DA L A M M A J U M U N D U R N YA
S UAT U O R G A N I S A S I ATA U B A DA N
USAHA.
 Controlling merupakan salah
satu fungsi manajemen yang
harus dilaksanakan oleh seorang
controller (pengawas).
 Pengawasan dapat diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti luas.
Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-
cari kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-
larangan.
Dalam arti positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi
atau perusahaan berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan,
penyimpangan atau kebocoran di segala bidang.

Sedangkan dalam arti luas, pengawasan adalah

aktifitas controller untuk melakukan pengamatan,
penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh
kegiatan organisasi atau perusahaan yang sedang
atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang
telah ditetapkan.
TUJUAN DAN
BIDANG-BIDANG
PENGAWASAN
1) Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar
perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang
terjadi dilingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat
internal maupun lingkungan eksternal

2) Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan

melakukan kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan
seminimal mungkin.oleh karena itu perusahaaan perlu menjalankan fungsi
pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan.

3)        Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika

perusahaan mengalami kegagalan maka akan ada
pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi
perusahaan.maka untuk meminimumkan biaya sangat
diperlukan adalah pengawasan.
4)        Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya
adalah agar perusahaan dapat mengantispasi berbagai
kegiatan organisasi yang kompleks.kompleksitas tersebut
mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja
hingga berbagai prosedur yang terkait denganmanajemen
organisasi.
PENGAWASAN BERTUJUAN UNTUK :
• Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.
• Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.
• Mencegah penyimpangan
• Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,
• Memperoleh efisiensi dan efektifitas.
• Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.
PENGAWASAN
DAPAT
DILAKUKAN PADA
BIDANG :
A. Produksi
Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima
pesanan dari pembeli, kemudian melakukan pembelian
bahan sampai dengan produk selesai dibuat.
B. Pemasaran
Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke
pasar atau konsumen.
E. Administrasi (Perkantoran)
Bidang ini merupakan penerapan
fungsi manajemen dibidang
perkantoran, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan kantor agar tujuan
perusahaan dapat tercapai dan
karyawan merasa puas.

C. Keuangan
Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan
akurat. Pengolahan dan pengawasan yang kurang teliti
akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam
masalah keuangan.

D. Personalia
Tugas dari bidang ini adalah mengatur, membina,
menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pegawai
agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan
efisien guna menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau
organisasi.
Elemen – Elemen
Esensial di
Manajemen
Pengawasan
1 .         TU J U A N YA N G D I T EN T U K A N S EBE LU M N YA , D E M I K I A N
J U G A R EN C A N A , K EB I J A K S A N A A N , STA N D A R , N O R M A , ATU R A N
K E PU TU S A N , K R I T ER I A , ATA U TO LA K U K U R .

2 .         A L AT PE N G U K U R U N T U K K EG I ATA N YA N G S E D A N G
B ER J A LA N ( B I LA M U N G K I N S EC A R A K U A N TI TATI F ) .

3.      ALAT UNTUK PEMBANDING KEGIATAN

YANG SEDANG BERJALAN DENGAN KRITERIA.

4.      BEBERAPA SARANA KOREKSI ATAS

KEGIATAN YANG SUDAH BERJALAN SEPERTI
UNTUK MENCAPAI HASIL YANG DIINGINKAN.
     ELEMEN PERTAMA DARI SUATU
SISTEM MELIBATKAN JAWABAN ATAS
PERTANYAAN: KIRA-KIRA HASILNYA
AKAN BAGAIMANA?
ELEMEN INI MENUNTUT PERHATIAN AKAN MASA YANG
AKAN DATANG ATAS APA YANG DIINGINKAN DAN APA YANG
DIHARAPKAN.

TUJUANNYA BISA DINILAI OLEH ORANG LAIN, BAIK ATAU

TIDAK BAIK.
 Elemen kedua dalam
sistem kontrol ialah
pengukuran prestasi aktual.
Langkah ini pada umumnya
menuntut perhatian khusus
dan pengeluaran, karena
pencatatan dan laporan-
laporan haruslah disusun
untuk menyampaikan
Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan

studi pertautan. Teknik tersebut seperti

ratio, kecenderungan, ekuasi matematis,

dan peta-peta membantu mengartikan

pengukuran-pengukuran prestasi aktual

dengan menunjukan hubungan antara

pengalaman aktual atas kriteria yang

ditetapkan terdahulu.
     Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap membuat
        
koreksi. Elemen keempat ini melibatkan suatu keputusan untuk
tidak melakukan kegiatan apapun apabila prestasi “tidak
terkontrol”.
            Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer
dalam mengambil tindakan korektif ialah :
• Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan.
• Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif
diperlukan.
FUNGSI PENGAWASAN

           

Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi

agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.

Fungsi Pengawasan
            Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain :
1.        Menetapkan standar prestasi.
2.        Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan
standar yang telah ditetapkan.
3.        Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan
standar.
            Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik
untuk
Pengawasan manajemen adalah usaha
sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan
tujuan perencanaan, membandingkan
kegiatan nyata dengan standar yang
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyipangan serta
mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan digunakan.
ADA TIGA TIPE PENGAWASAN
Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control’s)
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan
memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan
Pengawasan Berjalan (Concurrent Control’s)
Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan Merupakan proses di
mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus
dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam
peralatan "double check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control’s)
Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai dengan
standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain :
1. Penetapan standard kegiatan
2. Penentuan pengukuran kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan
standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan.
5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu
PRINSIP – PRINSIP KONTROL
• Titik Kontrol Strategis (Strategic Point
Control)
Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila
titik-titik kritis, titik kunci, dan titik batas
dapat diidentifisir dan perhatian khusus
diarahkan pada penyesuaian titik-titik
tersebut.
• Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik adalah proses penyesuaian
kegiatan yang akan datang atas dasar
informasi prestasi. Manajemen banyak
menggunakan prinsip umpan balik di
bidang-bidang yang pada permulaan
nampaknya tidak berhubungan.
• Kontrol yang Fleksibel  (Flexible
Control)
Setiap sistem kontrol harus peka terhadap
perubahan kondisi. Seringkali sistem kontrol
menuntut penyesuaian diri dengan
perkembangan-perkembangan baru,
termasuk kegagalan dari sistem kontrol itu
sendiri.
• Kesesuaian Organisasi (Organizational
Suitability)
Kontrol harus terpola untuk keperluan
organisasi. Arus informasi mengenai prestasi
yang sedang berjalan harus sesuai dengan
struktur organisasi. Untuk dapatnya
mengontrol keseluruhan kegiatan / operasi,
seorang atasan harus menemukan suatu pola
yang akan memberikan kontrol terhadap
semua bagian.
 • Kontrol Langsung (Direct Control)
Setiap sistem kontrol harus didesain untuk
memelihara kontak langsung antara
pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun
telah tersedia sejumlah sistem kontrol yang
dilaksanakan oleh spesialis-spesialis,
supervisor pada tingkat pertama masih
diperlukan karena mengenal langsung
• Kontrol Diri (Self Control)
prestasinya
Unit-unit dapat direncanakan untuk
mengontrol diri sendiri. Apabila suatu
department dapat mempunyai tujuan masing-
masing serta system kontrolnya, control
yang mendetail dapat ditangani didalam
department itu sendiri.
.
• Faktor Manusia (Human Factor)
Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang berkaitan dengan
cara-cara psikologis bagaimana orang itu memandang suatu
sistem. Suatu sistem kontrol yang disusun dengan desain rapi
kemungkinan akan gagal karena manusianya tidak
menguntungkan untuk sistem itu.
MACAM DAN
JENIS
PENGAWASAN
• Menurut Ruang Lingkupnya
1.      Pengawasan Administrasi yaitu
pengawasan yang meliputi seluruh

I
aktifitas organisasi atau perusahaan.
2.      Pengawasan Manajerial yaitu
pengawasan yang bersifat khusus
yang berlaku hanya untuk suatu
bagian atau unit tertentu saja.
• Menurut Obyek Pengawasan
1.        Pengawasan keuangan
2.        Pengawasan kepegawaian
3.        Pengawasan pemasarann
4.        Pengawasan produksi
5.        Pengawasan kualitas
II
6.        Pengawasan persediaan
•  Menurut Pihak yang
Mengawasi
Internal control
External control
Direct Control
Indirect Control
III
Formal Control
• Menurut Waktu
Preventif Control, yaitu pengawasan
yang bersifat pencegahan sebelum
terjadinya kesalahan atau

IV
penyimpangan.
Reprensif Control, yaitu
pengawasan setelah terjadinya
penyimpangan atau kesalahan.
SELAIN MACAM PENGAWASAN DI ATAS, ADA
BEBERAPA JENIS DARI PENGAWASAN, DIANTARANYA :

Pengawasan Kemudi (Steering Control) atau disebut pula pengawasan umpan

maju (feed forward control)

Pengawasan Skrening (Screening Control), bisa disebut pengawasan ya atau tidak

(yes or no control).

Pengawasan Purnakarya (Post Action Control) atau disebut pengawasan umpan balik
(Feed Back Control)
ASAS – ASAS
PENGAWASAN
HAROLD KONTZ  DAN  CYRIL O DONNEL  MENETAPKAN ASAS
PENGAWASAN SEBAGAI BERIKUT:

• Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective).

Pengawasan harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan
(koreksi) untuk menghindarkan penyimpangan-penyimpangan / deviasi dari perencanaan.

• Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control).

Pengawasan itu efisien bila dapat menghindarkan deviasi dari perencanaan, sehingga tidak
menimbulkan hal-hal lain di luar dugaan.

• Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility).

Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap
pelaksanaan rencana.
• Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control).
Pengawasan yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan perencanan yang
akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

• Asas pengawasan langsung (Principle of direct control).

Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer yang berkualitas baik.
Pengawasan itu dilakukan manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang
paling tepat demi pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan agar petugas
memiliki kualitas yang baik.

• Asas refleksi perencanaan (Principle of replection of plans).

Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan
perencanaan.
• Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability).
Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannya
merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif
harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur
organisasi.

• Asas pengawasan individual (Principle of individuality of control).

Pengawasan dan teknik pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer, teknik kontrol harus
ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer, ruang lingkup informasi
yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung tingkat dan tugas manajer.
• Asas standar (Principle of standard).
Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang berguna sebagai tolak ukur
pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.

• Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control).

Pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap
faktor- faktor yang strategis dalam perusahaan.

• Asas kekecualian (The exception principle).

Efisiensi dalam kontrol membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor
kekecualian. Kekecualian ini dapat  terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau
tidak sama.
• Asas pengendalian pleksibel (Principle of flexibility of control).
Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.

• Asas Peninjauan Kembali (Principle of review).

Sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai
tujuan.

• Asas tindakan (Principle of action).

Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-
penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.
SIFAT DAN
WAKTU
PENGAWASAN
• Preventif Control

• Represive Control

• Pengawasan yang dilakukan di tengah proses penyimpangan

terjadi.
• Pengawasan berkala

• Pengawasan mendadak

• Karakteristik Sistem Pengawasan Yang Efektif

CARA
PENGAWASAN
YANG BAIK
• Pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk masing-masing kegiatan cara
pengawasannya pun berbeda – beda, antara organisasi kecil dan besar juga berbeda.

• Pengawasan harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika ada penyimpangan yang terlambat
diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit tindakan korektif yang akan dilakukan.

• Pengawasan harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat perkiraan situasi yang
mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan.

• Pengawasan harus akurat dan obyektif. Agar pengawasan menjadi obyektif, maka mutlak diperlukan
suatu ukuran sebagi pedoman pelaksanaannya.

• Pengawasan harus fleksibel. Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari alternatif-alternatif rencana
untuk situasi yang memungkinkan.

• Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat kekeliruan, maka hal itu
harus diatasi bersama- sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan organisasi .
Langkah dan
Proses
Pengawasan
Menetapkan  standard and metode  untuk mengukur prestasi.
Misalkan beberapa target yang harus dicapai/ beberapa
jumlah produksi yang harus dicapai.

Mengukur prestasi kerja, hal ini merupakan proses yang

berkesinambungan dan berulang-ulang yang frekuensinya
tergantung pada jenis aktiitasnya, sebaiknya dilakukan
dengan segera agar waktunya tidak terlalu panjang.

Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar

Merupakan kelanjutan dari kedua langkah terdahulu yaitu

membandingkan antara langkah pertama dan langkah kedua.

Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada penyimpangan

pada langkah pertama dan kedua maka manajemen tidak perlu
melakukan tindakan apa-apa. Tapi jika sebaliknya, maka
manajemen perlu melakukan tindakan korektif. Tindakan ini
dapat berupa perubahan aktifitas organisasi atau pada
standar kerja yang telah ditetapkan semula.
TERIMA KASIH