PENGAWASAN / CONTROLING`

A. Difinisi menurut para ahli :

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan
dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan
nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi
yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan
efisien.

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang
dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan
tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired
results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the
planned activities.

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah
dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-
tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses
aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas
dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha
memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.

Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang
telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila
diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu
dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti
memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang
direncanakan.

Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah
keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah
dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan
sebelumnya.

Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses
pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua
pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya.

Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar

pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan
balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan.
B. Prinsip – prinsip Fungsi Controlling
1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur.
Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.
2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam
upaya mencapai tujuan organisasi.
3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai oleh
pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu
bekerja.

C. Prinsip Pokok Controlling

Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan
terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk dapat
menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:
1. Adanya Rencana
2. Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.
Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya
disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama. Sosialisasi perlu dilakukan
terus menerus, karena usaha pencegahan adalah penting untuk mendapat perhatian.
 Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila diikerjakan
dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten
dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal ini membantu menyakinkan bahwa
tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga
dalam menjaga pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.
Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan
kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2
tipe standar:
• Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas, kualitas, biaya
atau waktu.
• Standar in-put (masukan): mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas penampilan.

D. Manfaat Controlling
Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:
1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, apakah sesuai dengan standar
atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.
2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-
tugasnya.
3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah
dimanfaatkan secara efisien.
4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
5. Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan
mereka
6. Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang
7. Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan
8. Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu
membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja.
9. Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif
10. Untuk memastikan kualitas pekerjaan
 E. Proses Controlling
1) Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung
arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian
hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria
tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan (standard
performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan
dikerjakan secara memuaskan.
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos, waktu, kuantitas,
dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:
a) Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas
produk.
b) Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja,
biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.
c) Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus
diselesaikan.
2) Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan
kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran
pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3) Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan
dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk
melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan
tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.
4) Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan
yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
5) Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
 Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan
koreksi mungkin berupa:
a. Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
b. Mengubah pengukuran pelaksanaan
c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.

F. Obyek Controlling
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan
sasaran pengawasan.
1. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.

2. Keuangan

3. Pelaksanaan program dilapangan

4. Obyek yang bersifat strategis

5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

G. Jenis Controlling
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1) Pengendalian karyawan (Personal control).
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai,
apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.
2) Pengendalian keuangan (financial control)
Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan
pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.
3) Pengendalian produksi (Production control).
Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang
dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4) Pengendalian waktu (Time control)
 Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan
suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5) Pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan
dan teknis pelaksanaan.
6) Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah
dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
7) Pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai
rencana yang ditentukan.
8) Pengendalian inventaris (inventory control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya
atau ada yang hilang.
9) Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor
terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.

H. Tujuan Controlling
Adapun tujuannya adalah:
1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,
hambatan, dan ketidakadilan
2. Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,
hambatan, dan ketidakadilan
3. Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
4. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi
5. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi
6. Meningkatkan kinerja organisasi
7. Memberikan opini atas kinerja organisasi
8. Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja
yang ada
 9. Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih

I. Asas- Asas Controlling

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus ditujukan
kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreks) untuk menghindari
penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.
2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu efisien bila
dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain
yang diluar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan hanya
dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yang efektif
harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu
sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang paling efektif
ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan
oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk
menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat
mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan harus disusun dengan
baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability). Pengawasan
harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan bawahannya merupakan sarana
untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan
dengan besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan harus sesuai
dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan
informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain,
tergantung pada tingkat dan tugas manager.
 9. Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan standar yang
tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.
10. Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control). Pengawasan yang
memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam
perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan adanya
perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan
tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes untuk
menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali agar
sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran
untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.

J. Cara - Cara Controlling

1. Pengawasan Langsung
Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.Manajer memeriksa
pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah apakah dikerjakan dengan benar dan
hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Kebaikan :
a. Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan
cepat.
b. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat
hubungan antara atasan dan bawahanya.
c. Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan atasanya.
d. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi
kebijaksanaan selanjutnya.
e. Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang” (ABS).

KEBURUKAN :
 • Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya
berkurang,misalnya planning lain-lainya.
• Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya.
• Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di tempat (on the spot
observation) dan laporan di tempat (on the spot report))
2. Pengawasa Tidak Langsung
Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan
tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai. Kebaikan :
a. Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya
perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain.
b. Biaya pengawasan relatif kecil.
c. Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.

KEBURUKAN :
• Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan yang baik-
baik saja.
• Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat.
• Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.
• Pengawasan berdasarkan kekecualian, pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-
kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan,pengendalian ini dilakukan
dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.

K. Sifat dan Waktu Controlling

Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :
1. Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk
menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya.
Cara melakukannya:
a. Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan
b. Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu
c. Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan
 d. Mengorganisasi segala macaam kegiatan
e. Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap karyawan
f. Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan
g. Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan
preventive control ini adalah pengendalian yang terbaik karena dilakukan
sebelum terjadi kesalahan.
2. Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam
pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan datang. Cara
melakukannya:
a. Membandingkan antara hasil dengan rencana
b. Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya
c. Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman
kepadanya
d. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada
e. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana
f. Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training atau
education.
3. Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
4. Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.
5. Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui
apa pelasakanaan atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan dengan baik.Pengendalian
mendadak ini sekali-kali perlu dilakukan,supaya kedisiplinan karyawan tetap terjaga dengan baik.
6. Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat, dan sesudah
kegiatan dilakukan.

L. Alat Fungsi Controlling

1. Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai
hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik pemerimaan maupun pengeluaran maupun
hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan.
Tipe-tipe budget:
 a. Sales budget
b. Production budget
c. Cost Production Budget
d. Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan bermacam-macam
tingkat tingkat produksi
e. Purchasing budget
f. Personnel budget
g. Cash & Financial budget
h. Master budget (budget keseluruhan)
2. Non-Budget
Alat pengenalian non budget:
a. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap
para bawahan yang sedang bekerja.
b. Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
c. Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance sheet dan
Income Statement (neraca rugi laba)
d. Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh berlalu.
e. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat
laba ataupun rugi.
f. Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi
bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan. Auditing ini juga
menyangkut pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan
yang cukup, apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima.

M. Tipe- tipe Controlling

Ada tiga tipe dasar dalam controlling (pengawasan) yaitu :
a. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)
Pengawasan ini sering disebut juga dengan Steering Control. Ini dirancang untuk mengantisipasi
masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar dan tujuan dan memungkinkan
koreksi dibuat sebelum suatu tahap diselesaikan (kegiatan belum dilaksanakan).
b. Pengawasan Concurrent
 Pengawasan concurrent maksudnya pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan melakukan
kegiatan. Pengawasan ini sering disebut pengawasan “ Ya-Tidak “, screening control, “berhenti
terus” dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.

c. Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)

Pengawasan ini bias juga dikenal sebagai “Past-Action Control” yang mengukur hasil-hasil dari
suatu kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran ini dilakukan setelah kegiatan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan ini sangat berguna bagi manajemen karena memungkinkan manajemen
membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan

N. Faktor Yang Membuat Controlling diperlukan

1. Perubahan lingkungan organisasi,
melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan- perubahan yang berpengaruh pada
barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi atau memenfaatkan kesempatan yang
diciptakan oleh perubahan-perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi.
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap
terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat.
3. Kesalahan-Kesalahan.
Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan yang ada sebelum
menjadi kritis.
4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Bilamana menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab atasan itu
sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah
melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengiplementasikan
sistem pengawasan.

O. Syarat Controlling
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.
5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

P. Pentingnya Controlling
Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang
yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah
yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Ada beberapa alasan
mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

1. Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti
munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi
pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi
sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan
perubahan yang terjadi.

2. Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga.
Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi
pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem
pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
 Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri
tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan
tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
5. Komunikasi
6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
7. Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan
koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan

Q. Tahap – tahap Controlling

1. Penetapan Standar Pelaksanaan
Maksudnya sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk
penilaian hasil-hasil. Tipe bentuk standar yang umum adalah :
a) Standar-standar fisik, seperti kuantitas barang atau jasa serta kualitas produk.
b) Standar-standar moneter yang ditujukan dalam rupiah yang mencakup biaya tenaga kerja,
penjualan, laba kotor, dll
c) Standar-standar waktu, maksudnya meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan
yang harus diselesaikan.

2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Maksudnya menentukan pengukuran secara tepat dan harus diukur setiap jam, harian, mingguan
dan bulanan. Pengukuran itu dapat berbentuk laporan tertulis.
3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya pengukuran dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.
4. Pembanding Pelaksanaan Dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa
bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan.
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam
pelaksanaan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

a) Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal
irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana.
Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b) Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai
terhadap standar yang telah ditentukan.
c) Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-
penyimpangan yang terjadi.

Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan,
yaitu:
a) Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
b) Mengukur pelaksanaan
c) Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
d) Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

Menurut Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang
dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:
a) mengukur hasil pekerjaan,
b) membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada
perbedaan),
c) mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

Menurut Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang
selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
a) Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata,
mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa
hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
 b) Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada
khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
c) Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak
akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak
mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan
beberapa tahapan yang harus dilakukan:

• Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)

Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.

• Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah
dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.

• Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-

penyimpangan
• Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi

Metode Controlling
Metode controlling (pengawasan) terdiri atas dua kelompok, yaitu metode bukan kuantitatif
(non-quantitative) dan metode kuantitatif.
Ø Metode Controlling Non-Kuantitatif
Metode ini adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen. Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi :
(1) pengamatan (control by observation),
(2) inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection),
(3) pelaporan lisan dan tertulis (control by report),
(4) evaluasi pelaksanaan, dan
 (5) diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
Ø Metode Controlling Kuantitatif
Sebagian besar teknik-teknik pengawasan kuntitatif cenderung untuk menggunakan data khusus
dan metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output).
Metode-metode kuantitatif tersebut terdiri dari :
1. Anggaran (budget) seperti :
a) anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas, dll, dan
b) anggaran-anggaran khusus, seperti planning-programming-budgeting systems (PPBS),dll.
2. Audit, seperti
a) internal audit,
b) external audit, dan
c) management audit.
3. Analisa break-even
4. Analisa Rasio
5. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti Program
Evaluation and ReviewTechnique, dll.

Karakteristik – karakteristik Controlling yang Efektif

Karakteristik-karakteristik controlling yang efektif dapat diperinci sebagai berikut :
a. Akurat

b. Tepat waktu

c. Obyektif dan menyeluruh

d. Terpusat pada titik-titik controlling yang strategik

e. Realistik secara ekonomis

f. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

g. Fleksibel
h. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

i. Realistik secara organisasional

j. Diterima para anggota organisasi