Nama LATIFAH AINI

Nim 19002125

Jurusan Administrasi Pendidikan

Mata Kuliah Pengawasan Pendidikan

PROSES
Dosen Dr. Rifma, M.Pd

Dr. Novriyanti Achyar, M.Pd

Pertemuan Ke Tugas 5

PENGAWASAN

Pengawasan terdiri dari kegiatan-kegiatan yang merupakan upaya agar peristiwa dan
kegiatan dalam organisasi serasi dengan rencana. Meskipun setiap organisasi mempunyai
karakteristik yang berbeda (tergantung pada misi, jenis, bentuk dan sebagainya), tetapi dalam
kegiatan pengawasan semua organisasi melaksanakan tahapan-tahapan pokok yang sama.
Tahapan-tahapan tersebut yaitu : penentuan standar, pengukuran, perbandingan hasil pengukuran
dengan standar, dan upaya “correction action”. Oteng Sutisna (1986) bahkan meringkasnya
menjadi tiga langkah besar:

1) menyelidiki apa yang sedang dilakukan;

2) Identifikasi Penyimpan gan Perbandinga n antara standar dengan yang nyata Penilaian
prestasi nyata Pres tasi nyat a Analis is penye bab Progra m tindak an koreks i Implem
entasi koreksi Prestasi yang diharapka n membandingkan hasil-hasil dengan harapan;

3) menyetujui hasil-hasil itu atau tidak menyetujuinya, dalam hal yang terakhir perbaikan
yang hendaknya diambil.
 Pengawasan manajemen biasanya meupakan sistem umpan balik. Hubungan antara
standar; penilaian dan koreksi terhadap penyimpangan yang terjadi dapat dilihat pada gambar
berikut :

Identifikasi Perbandingan Penilaian Prestasi

Prestasi
Penyimpanan nyata
antara standar

Program tindakan
Implementasi Prestasi yang
Anlisis koreksi
koreksi diharapka
Penyebab Impleentasi

koreksi
Fungsi pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi terhadap setiap pegawai yang
berada dalam organisasi adalah merupakan wujud dari pelaksanaan fungsi administrasi dari
pimpinan organisasi terhadap para bawahan. Oleh karena itu, sebagai suatu fungsi maka proses
pelaksanaan pengawasan oleh pimpinan dilakukan melalui beberapa tahap, seperti yang
diungkapkan Tanri Abeng (dikutip Harahap, 2000:11) bahwa:

Manajemen kontrol adalah pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang pimpinan untuk
meneliti dan mengatur pekerjaan yang sedang berlangsung maupun yang telah selesai. Fungsi ini
dapat dilakukan melalui kegiatankegiatan antara lain: establishing performance
standard, measuring performance, evaluating performance, and correcting performance.

Berdasarkan pendapat yang diungkapkan oleh Tanri Abeng di atas, dapat diungkapkan
bahwa pengawasan yang dilakukan harus melalui tahapan?tahapan sebagai bentuk dari suatu
proses kegiatan pengawasan. Bersamaan dengan pendapat tersebut, terdapat banyak pendapat
yang mengungkapkan beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan
pengawasan. Hal tersebut diungkapkan dalam bentuk langkah umum mengenai proses
pengawasan, seperti yang diungkapkan oleh Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa:
 Pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah?langkah
yang bersifat universal yakni: (1) mengukur hasil pekerjaan, (2) membandingkan hasil pekerjaan
dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan), dan (3) mengoreksi
penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

Sementara Koontz, et. al (dalam Hutauruk, 1986:197) menyebutkan: Proses dasar

pengendalian, di manapun penerapannya atau apa saja yang diawasi, meliputi tiga langkah: (1)
menetapkan standar, (2) mengukur prestasi kerja atau standar ini, dan (3) memperbaiki dan
mengoreksi penyimpangan yang tak dikehendaki dari standar dan perencanaan”.

Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan?tahapan yang selalu
terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:

1. Ukuran?ukuran yang menyajikan bentuk?bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa
nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih
menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.

2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan
kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.

3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran?pengukuran laporan dalam suatu pengawasan

tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas
umum tidak mengarah ke hasil?hasil yang diinginkan.

TAHAP-TAHAP DALAM PROSES PENGAWASAN.

Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap :

1. Penetapan standar pelaksanaan.

Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar

mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan”
untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan
sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian
pasar , marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi.
 Tiga bentuk standar yang umum adalah :

1) Standar-standar phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan,
atau kualitas produksi.

2) Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dan mencakup biaya penjualan,
laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.

3) Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan harus
diselesaikan.

Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat
dihitung. Ini memungkinkan manajer untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang
diharapkan kepada para bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses
perencanaan dapat ditangani dengan lebih efektif.

Standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima mereka yang bersangkutan. Standar-
standar yang tidak dapat dihitung juga memainkan peranan penting dalam proses pengawasan.
Memang, pengawasan dengan standar kualitatif lebih sulit dicapai, tetapi hal ini tetap penting
untuk mencoba mengawasinya. Misal, standar kesehatan personalia, promosi karyawan yang
terbaik, sikap kerjasama, dan berpakaian yang pantas dalam bekerja.

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan.

Penetapan standar pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan

kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran
pelaksanaan kegiatan secara tepat. Misalkan timbul beberapa pertanyaan yang penting berikut ini
dapat digunakan : Berapa kali (how aften) pelaksana seharusnya diukur setiap jam, harian,
mingguan, dan bulanan?. Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan-laporan
tertulis, inspeksi visual, melalui telephone?. Siapa (who) yang akan terlibat-manajer, staf
depatemen? Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat
diterapkan kepada para karyawan.

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan.

 Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pemgukuran pelaksanaan
dilakukan sebagai proses yang berulangulang dan terus menerus. Ada berbagai cara untuk
melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu :

1) Pengamatan (observasi)

2) Laporan-laporan , baik lisan dan tertulis.

3) Metode-metode otomatis.

4) Inspeksi dan pengujian (test), atau dengan pengambilan sempel. Banyak perusahaan
sekarang mempergunakan pemeriksa intern (in-ternal auditor) sebagai pelaksana
pengukuran.

4. Pembandingan Pelaksanaan dengan standart evaluasi.

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan
pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling
mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat mengimplementasikan adanya
penyimpangan (deviasi). Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan
mengapa standar tidak dapat dicapai. Hal ini menunjukkan bagaimana pentingnya bagi pembuat
keputusan untuk menidemtifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan.

5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil
dalam berbagai bentuk. Standar mungkin ditambah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya
dilakukan bersamaan. Ada beberapa tindakan koreksi yang mungkin terjadi :

1) Mengubah standar mula-mula, barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah.

2) Mengubah pengukuran pelaksanaan, inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau
bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.

3) Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-

penyimpangan.