BAB 13

KONTROLLING

13.1 Pengertian Kontrol dan Pengontrolan

Pengendalian atau dalam bahasa Inggris disebut

dengan Controlling merupakan salah satu fungsi penting manajemen yang harus
dilakukan oleh semua manajer untuk mencapai tujuan organisasinya.
Pengendalian dapat diartikan sebagai fungsi manajemen untuk memastikan bahwa
kegiatan dalam organisasi  dilakukan sesuai dengan yang direncanakan. Fungsi
Pengendalian atau controlling ini juga memastikan sumber-sumber daya
organisasi telah digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan
organisasinya.
Menurut Jones and George (2003:331) mengenai pengertian pengendalian
(controlling) ini, Pengendalian adalah proses dimana para manajer memantau
dan mengatur bagaimana sebuah organisasi dan segenap anggotanya
menjalankan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara
efisien dan efektif. Dalam pengendalian, para manajer memantau dan
mengevaluasi apakah strategi dan struktur organisasi bekerja seperti yang
dikehendaki, bagaimana hal-hal tersebut dapat ditingkatkan dan bagaimana
harus diubah jika tidak bekerja.

Fungsi Pengendalian pada dasarnya dilakukan di semua jenis organisasi baik yang
berupa komersial maupun yang non-komersial dan dilakukan di semua tingkatan
manajemen yaitu manajemen puncak, manajemen tingkat menengah maupun
manajemen tingkat bawah. Fungsi Pengendalian akan membandingkan kinerja
aktual organisasi dengan standar yang ditentukan, menemukan penyimpangan dan
upaya untuk mengambil tindakan korektif. Dalam fungsi pengendalian ini juga
membantu merumuskan perencanaan di masa yang akan datang. Dengan
demikian, Fungsi pengendalian akan membantu dalam membawa siklus
manajemen kembali ke perencanaan.
Empat Langkah dalam Pengendalian Manajemen

Terdapat empat langkah utama dalam pengendalian organisasi yaitu menetapkan

standar, mengukur kinerja, membandingkan kinerja nyata dengan standar yang
ditentukan dan mengambil tindakan koreksi (perbaikan) jika terjadi
penyimpangan. Berikut ini adalah pembahasan singkat mengenai empat langkah
dalam proses pengendalian organisasi.

Langkah 1. Menetapkan Standar (Establishing Standards)

Yang dimaksud dengan Standar disini adalah sasaran atau target yang harus
dicapai dalam menjalankan fungsi manajemen. Standar ini akan digunakan untuk
mengukur dan mengevaluasi kinerja dari suatu unit kerja, departemen ataupun
organisasi secara keseluruhan. Standar dapat juga disebut sebagai kriteria untuk
menilai kinerja organisasi atau unit kerja dari organisasi tersebut.

Pada umumnya, Standar dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis

yaitu Tangible dan Intangible.

 Tangible (terukur atau nyata) – Tangible adalah standar yang dapat

diukur dan nyata. Biasanya disebut juga dengan Standar yang terukur
(Measurable Standards). Standar Terukur yang ditentukan oleh
Manajemen dapat berupa Standar waktu  yang harus dicapai (Time),
standar biaya (Cost), standar penjualan (Sales), standar pangsa pasar
(Market Share), standar produktivitas (Productivity) hingga laba yang
harus dicapai (Profit).
 Intangible (Tidak Terukur atau tidak berwujud) – Intangible adalah
standar yang tidak dapat diukur secara moneter ataupun angka. Standar
Intangible ini lebih sulit diukur jika dibandingkan dengan standar tangible.
Contohnya Standar Intangible seperti sikap dan tingkah laku seorang
karyawan, penyimpangan pekerjaan seorang karyawan, kreativitas
karyawan ataupun kesetiaan pelanggan.
Pekerjaan Pengendalian Manajemen ini akan menjadi lebih mudah dengan adanya
penetapan standar ini. Hal ini dikarenakan pengendalian manajemen dilakukan
berdasarkan standar yang ditetapkan oleh manajemen itu sendiri.

Langkah 2. Mengukur Kinerja (Performance Measurement)

Langkah kedua dalam fungsi Pengendalian Manajemen adalah mengukur kinerja.

Manajemen akan dapat lebih mudah mengukur kinerja apabila unit/satuan ataupun
kriteria kinerja telah ditentukan sebelumnya. Pada dasarnya, Pengukuran kinerja
harus berada pada unit atau satuan yang sama dengan kriteria yang telah
ditentukan. Unit/satuan atau tolak ukur harus terdefinisi dengan baik dan seragam
sepanjang proses pengukuran atau penilaian ini. Misalnya, jika kita menentukan
standar produktivitas adalah dalam bentuk satuan persentasi (%), kita harus tetap
menggunakan persentasi (%) untuk mengukurnya dan tidak boleh menggunakan
satuan lain seperti biaya (Rupiah) untuk mengukurnya.

Langkah 3. Membandingkan kinerja aktual dengan Standar yang ditentukan

(Comparison of actual and standard performance)

Membandingkan kinerja aktual dengan standar yang ditentukan

merupakan langkah yang sangat penting. Langkah penetapan standar dan langkah
pengukuran kinerja pada dasarnya adalah langkah persiapan, sedangkan langkah
perbandingan ini merupakan langkah aktif yang harus dikerjakan oleh
manajemen. Penyimpangan dapat didefinisikan sebagai kesenjangan antara
kinerja aktual dengan target atau standar yang ditetapkan. Seorang Manajer harus
mengetahui dua hal dalam langkah ini, yaitu bentuk penyimpangan yang terjadi
dan penyebab terjadinya penyimpangan.

Manajer juga harus mengetahui dan membedakan yang mana merupakan

penyimpangan minor (kecil) yang dapat diabaikan terlebih dahulu dan yang mana
merupakan penyimpangan utama yang harus segera mengambil tindakan yang
serius.  Sebagai contoh, jika biaya alat-alat tulis terjadi kenaikan dari target 5%
menjadi aktual 8% maka penyimpangan tersebut dapat dikategorikan sebagai
penyimpangan minor (kecil). Namun disisi lain, jika tingkat cacat produksi
bulanan meningkatkan terus menerus maka dapat dikategorikan sebagai
penyimpangan besar yang harus segera diambil tindakan perbaikannya. Setelah
mengetahui penyimpangan yang terjadi, seorang manajer harus segera mencari
penyebab terjadinya penyimpangan tersebut.

Langkah 4. Mengambil tindakan koreksi/perbaikan (Taking Corrective

Action)

Begitu penyimpangan dan penyebab penyimpangan diketahui, tahap selanjutnya

adalah mengambil tindakan perbaikan. Jika penyimpangan yang terjadi
merupakan penyimpangan kecil yang masih dapat diterima maka tidak perlu
melakukan tindakan korektif. Namun jika penyimpangan yang terjadi adalah
penyimpangan besar yang telah melampai batas yang dapat diterima maka harus
segera mengambil tindakan perbaikan dan mengambil tindakan-tindakan
pencegahan supaya tidak terjadi lagi dikemudian hari.

Contohnya, target tingkat kecacatan (reject rate) produk di produksi yang

dapat diterima adalah 2%, namun pada aktualnya tingkat kecacatan produk di
produksi adalah 5%. Tingkat kecacatan tersebut telah melampaui batas yang dapat
diterima sehingga diperlukan penyelidikan terhadap penyimpangan tersebut.
Setelah diselidiki, ternyata yang menyebabkan tingginya tingkat kecacatan produk
ini adalah adanya pengaturan mesin yang salah. Dengan diketahuinya penyebab
terjadinya penyimpangan tersebut, maka kita harus mengambil tindakan perbaikan
yaitu mengatur kembali mesin tersebut ke pengaturan yang benar dan memberikan
indikasi di mesin supaya tidak terjadi pengaturan yang salah lagi di kemudian
hari.

13.2 Tujuan Fungsi Pengawasan

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik

menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar,
menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang
menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan
efektif dan efisien.
 Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan
pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of
measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan
adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual
activities conform the planned activities.

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa

yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila
perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan.

Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya

pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau
mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-
norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan
perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan
nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan.

13.2.1 Prinsip – prinsip Fungsi Controlling

1.    Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf
dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang
harus diselesaikan oleh staf.
2.   Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan
yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3.  Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja
staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan
reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.
 13.2.2 Prinsip Pokok Controlling
Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-
pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang
dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip
pokok, yaitu:
1.      Adanya Rencana
2.      Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.
Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi
tentang perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja
bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan
adalah penting untuk mendapat perhatian.
Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen
bila diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap
orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka
panjang. Hal  ini membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten
satu sama lain dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga
pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.

13.3 Proses Controlling

1)      Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan.
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan
sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria
untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam bentuk
kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan (standard performance) adalah
suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan
dikerjakan secara memuaskan.
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos,
waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:
a)      Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan,
atau kualitas produk.
b)      Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya
tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.
c)      Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu
pekerjaan harus diselesaikan.
2)      Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur
pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian
adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3)      Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran
pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.
Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan
(observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan
pengambilan sampel.
4)      Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata
dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
5)      Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus
diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:
a.       Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
b.      Mengubah pengukuran pelaksanaan
c.       Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-
penyimpangan.

Tujuan Controlling
Adapun tujuannya adalah:
1.      Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,
pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
2.      Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,
pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
3.      Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
 4.      Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas
organisasi
5.      Meningkatkan kelancaran operasi organisasi
6.      Meningkatkan kinerja organisasi
7.      Memberikan opini atas kinerja organisasi
8.      Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah
pencapaian kerja yang ada
9.      Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih

13.4 Beberapa Gejala yang Memerlukan Pengawasan dan

Pengendalian

Bagaimana caranya agar perusahaan dapat mengenali adanya masalah

kegiatan organisasi sehingga memerlukan fungsi pengawasan dan
pengendalian yang lebih intensif? Bagaimana perusahaan mengenali bahwa
terdapat kenyataan yang menunjukkan bahwa kontrol perusahaan lemah? Salah
satu jawabannya adalah dengan mengenali secara pasti gejala dari setiap yang
dilakukan oleh perusahaan. Di antara beberapa gejala yang biasanya
menunjukkan perlu adanya kontrol atau pengawasan dan pengendalian
perusahaan sebagaimana diterangkan oleh Kreitner (1992) adalah  sebagai
berikut:
 Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas
faktor penyebabnya
 Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan
pelanggan)
 Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai,
produktivitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)
 Berkurangnya kas perusahaan
 Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
 Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
 Biaya yang melebihi anggaran
 Adanya penghamburan dan mefisiensi
13.5 TIPE-TIPE PENGAWASAN

Ada tiga tipe dasar pengawasan, yaitu (1) pengawasan pendahuluan, (2)

pengawasan "concurrent", dan (3) pengawasan umpan balik.

1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control). 

Pengawasan pendahuluan, atau sering disebut steering controls, dirancang untuk
mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan
dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap
kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi, pendekatan pengawasan ini lebih aktif
dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil
tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan
efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat
pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang
perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan.

2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan

kegiatan (concurrent control). 
Pengawasan ini, sering disebut pengawasan "Ya-Tidak".screening
control  atau "berhenti--terus';  dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.
Tipe pengawasan ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu
prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum
kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan "double-
check" yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

3. Pengawasan umpan balik (feedback control). 
Pengawasan umpan balik, juga dikenal sebagai past - action controls,  mengukur
hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan
dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk
kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat
historis, pengukuran dilakukan setelah
kegiatan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manaemen. Pengawasan
pendahuluan dan "berhenti-terus", cukup memadai untuk memungkinkan
manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan.
Tetapi ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan disamping kegunaan dua
bentuk pengawasan itu. Pertama, biaya keduanya mahal. Kedua, banyak
kegiatan tidak memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus. Ketiga,
pengawasan yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang. Oleh
karena itu, manajemen harus menggunakan sistem pengawasan yang paling sesuai
bagi situasi tertentu.

Jenis Controlling
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1)      Pengendalian karyawan (Personal control).
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan
pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja,
absensi pegawai dan lain-lain.
2)      Pengendalian keuangan (financial control)
Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang
pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian
anggaranya.
3)      Pengendalian produksi (Production control).
Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas
produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4)      Pengendalian waktu (Time control)
Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu
untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5)      Pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan
dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6)      Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan
organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
7)      Pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan
terjual sesuai rencana yang ditentukan.
8)      Pengendalian inventaris (inventory control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih
ada semuanya atau ada yang hilang.
9)      Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan
dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.

13.6 Jenis-Jenis Pengawasan

Dibawah ini beberapa berbagai jenis pengawasan yang dapat dilakukan,

diantaranya sebagaimana di bawah ini:
I. Pengawasan Preventif dan Represif – Pengawasan preventif adalah lebih
dimaksudkan sebagai, suatu pengawasan yang dilakukan pada kegiatan
sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya
kegiatan yang menyimpang. Misalnya, pengawasan tersebut dilakukan
oleh pemerintah supaya untuk menghindari adanya penyimpangan-
penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan
membebankan/merugikan negara. Sedangkan pengawasan represif adalah,
suatu pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah
kegiatan tersebut sudah dilaksanakan atau dilakukan. Misalnya
pengawasan represif dilakukan pada akhir tahun anggaran, yang dimana
anggaran yang telah ditentukan lalu disampaikan laporannya.
II. Pengawasan Aktif dan Pasif – Pengawasan aktif (dekat) adalah
pengawasan yang dilaksanakan sebagai dari  bentuk pengawasan yang
dilakukan di tempat kegiatan yang bersangkutan. Lalu pengawasan pasif
(jauh) adalah suatu pengawasan yang dilakukan misalnya melalui
“penelitian serta pengujian terhadap surat-surat atau laporan-lapotan
 pertanggung jawaban yang disertai dengan berbagai bukti penerimaan
maupun bukti pengeluaran.
III. Pengawasan kebenaran formil – Pengawasan kebenaran formil dalah
pengawasan menurut hak (rechtimatigheid) & pemeriksaan kebenaran
materiil mengenai maksud serta tujuan pengeluaran (doelmatigheid).

A. Pengertian Pengawasan Dan Pengendalian Pengawasan

 Pengawasan sebagai komponen dalam proses manajemen memiliki
peran penting dalam proses pencapaian tujuan yang sudah
ditetapkan. Proses ini dilaksanakan ketika suatu program sedang
dilaksanakan sampai dengan kegiatan tersebut selesai
dilaksanakan.
 Pengendalian (controlling) merupakan suatu faktor penunjang
penting terhadap efisiensi organisasi, demikian juga pada
perencanaan pengorganisasian, dan pengarahan. Pengendalian
adalah suatu fungsi yang positif dalam menghindarkan dan
memperkecil penyimpangan-penyimpangan dari sasaran-sasaran
atau target yang direncanakan. 

Dari pengertian pengawasan dan pengendalian diatas. Pengawasan dan

pengendalian merupakan hal yang saling berterkaitan yang satu dengan
yang lain. Bahkan pengertian keduanya jika dalam bahasa inggris sama,
yaitu controling.

B. Tujuan Dari Fungsi Pengawasan

 Tujuan pertama dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan
dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di
lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal
maupun lingkungan eksternal.
 Tujuan selanjutnya dari fungsi pengawasan merupankan
meminimalkan kegagalan. Dalam suatu operasi perusahaan, tentu
kegagalan sangat berpeluang untuk terjadi.
 Fungsi selanjutnya dari fungsi pengawasan adalah meminimalkan
biaya
  Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan
dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.
Kompleksitas tersebut dari mulai pengelolaan terhadap produk,
tenaga kerja, hingga berbagai prosedur yang terkait dengan
manajemen organisasi.
C. Langkah-Langkah Proses Pengawasan

Langkah-langkah yang harus perlu dilaksanakan dalam proses pengawasan

antara lain :
1.     Penetapan Standar Dan Metode Penilaian Kinerja
2.      Penilaian Kinerja
3.      Penilaian Apakah Kinerja Memenuhi Standar Ataukah Tidak
4.      Pengambilan Tindakan Koreksi
13.7 Pengawasan Berdasarkan Fungsi Operasional Dalam
Manajemen

  Pengertian Manajemen Operasi Pengertian Manajemen Operasi

rangkaian proses pengelolaan keseluruhan rangkaian proses pengelolaan
keseluruhan sumber daya perusahaan yang dibutuhkan sumber daya perusahaan
yang dibutuhkan dalam menghasilkan barang atau jasa yang dalam menghasilkan
barang atau jasa yang akan ditawarkan kepada konsumen. 

A.    Beberapa konsep seputar manajemen operasi

Pelaksaan manajemen operasi melibatkan berbagai hal, diantaranya adalah :

1.    Teknik Perencanaan Teknik Perencanaan dan Pengawasan Produksi dan

Pengawasan Produksi dan Jaringan dengan Perencanaan Jaringan dengan
menggunakan PERT menggunakan PERT berbagai teknik lainnnya .

2.    Manajemen PersediaanManajemen  Persediaan adalah Pengertian

Persediaan berbagai produk yang Persediaan adalah berbagai produk yang
diperlukan perusahaan untuk melakukan proses diperlukan perusahaan untuk
melakukan prosesproduksi.produksi.Terdapat 5 jenis konsep persediaan :Terdapat
5  bahan baku jenis konsep persediaan :  komponen - komponen produk dalam
proses pengerjaan (produk dalam barang jadi (barang proses pengerjaan barang
pasokan.

   Produktivitasasi dalam organisasi perusahaan

Produktifitas Pengertian ukuran sampai sejauh mana sebuah ukuran sampai sejauh
mana sebuah kegiatan mampu mencapai target kegiatan mampu mencapai
target  kuantitas dan  kualitas yang telah kuantitas dan kualitas yang telah
ditetapkan.

Beberapa metode Beberapa metode  bagi Peningkatan Produktifita sebagi

Peningkatan Produktifitas adalah sebagai berikut :

1.   Metode  Metode Just in TimeJust in Time (JIT)(JIT)

2.   Metode Desain dan Pengerjaan Metode Desain dan Pengerjaan dengan

Bantuan Komputer (CAD) & dengan Bantuan Komputer (CAD &CAM)CAM)
Manajemen Supply Chain Supply Chain .

B.    Manajemen Jasa

Manajemen Jasa adalah pendekatan keseluruhan dari perusahaan dalam

keseluruhan dari perusahaan dalam mewujudkan tercapainya kualitas
mewujudkan tercapainya kualitas  pelayanan atau jasa sebagaimana pelayanan
atau jasa yang diinginkan oleh konsumen,yang merupakan faktor pendorong dan
merupakan faktor pendorong utama dalam operasi bisnis utama Karl Albrecht
dalam Dessler.

 C.  Tiga prinsip asa menurut Albrecht

1.    strategi pelayanan yang baik (strategi pelayanan yang baik (well-well-

conceived service strategyconceived service strategy)

2.    penempatan orang-orang yang berorientasi pelanggan untuk

berorientasi pelanggan untuk berhadapan dengan pelanggan (customer-oriented
front-line peoplecustomer-oriented front-line people)

3.    penerapan sistem pelayanan yangpenerapan sistem pelayanan yang

bersahabat (customer-friendly customer- friendly systems systems)

D.  Manajemen perubahan

Pada hakikatnya adalah , kehidupan manusia dan organisasi selalu

bergerak dan diliputi oleh perubahan secara berkelanjutan. Perubahan terjadi
karena lingkungan internal dan eksternal. Perubahan berarti bahwa kita harus
mengubah dalam cara mengerjakan atau berpikir tentang sesuatu. Perubahan
tersebut dapat terjadi pada struktur organisasi, manajemen, proses mekanisme
kerja, SDM, dan budaya.

13.8 Mempertahankan Fungsi Pengawasan

Fungsi pengawasan adalah fungsi manajemen yang diarahkan untuk

melakukan pengawasan atas apa yang telah direncanakan dan bagaimana langkah-
langkah koreksinya. Fungsi dari pengawasan memiliki arti yaitu mengontrol,
mengendalikan, mengevaluasi, menilai atau mengukur, dan mengoreksi.
Sedangkan artinya secara luas adalah merupakan suatu proses yang dilakukan
untuk memastikan agar apa yang telah direncanakan dapat berjalan sebagaimana
mestinya.

A. Tujuan dari fungsi pengawasan

Terdapat empat tujuan dari fungsi pengawasan. Keempat tujuan tersebut adalah: 

1.    Adaptasi lingkungan, yaitu agar perusahaan dapat terus beradaptasi

dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan
yang bersifat internal maupun eksternal.

2.    Meminimumkan kegagalan, yaitu untuk menekan tingkat kegagalan

seingga memiminimallisirkan kerugian
 3. Meminimumkan biaya, yaitu untuk menekan tingkat pemborosan
sehingga pengeluaran dapat di minimallisirkan.

4. Antisipasi kompeksitas, yaitu agar perusahaan dapat mengantisipasi

berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.

B. Fungsi pengawasan dalam praktik

Fungsi pengawasan dalam praktik ialah suatu kegiatan untuk mengawasi

suatu kegiatan didalam praktikna agar meminimallisirkan hal-hal yang tidak
diinginkan.

Terdapat tiga jenis fungsi pengawasan pada umumnya yang dilakukan manajemen
di organisasi salah satunya dalam faktor menjalankan waktunya, yaitu:

1.    Pengawasan awal (feedforwaard controlling)

2.    Pengawasan proses (concurrent controlling)

3.    Pengawasan akhir (feedback controlling)

C. Mempertahankan fungsi menejemen

Fungsi pengawasan dan pengendalian merupakan fungsi penting dalam

manajemen organisasi, khususnya manajemen organisasi perusahaan. Selain untuk
memastikan bahwas tujuan dari organisasi perusahaan dapat tercapai, fungsi
pengawasan dan pengendalian juga perlu dilakukan agar efisiensi dalam
pencapaian tujuan perusahaan juga dapat tetap diraih.

13.9 Jenis-Jenis Pengawasan

Berikut ini adalah beberapa jenis pengawasan yang bisa dilakukan antara lain
yakni:

Pengawasan Internal dan Eksternal

Pengawasan Internal (intern) merupakan pengawasan yang dijalankan oleh

orang maupun badan yang terdapat pada lingkungan unit organisasi/lembaga yang
berhubungan. Sedangkan pengawasan eksternal (ekstern) merupakan pengawasan
atau pemeriksaan yang dijalankan oleh unnit pengawasan yang terdapat di luar
unit organisasi/lembaga yang diawasi.

Pengawasan Preventif dan Represif

 Pengawasan preventif merupakan sebuah pengawasan yang dijalankan di
aktivitas sebelum kegiatan tersebut dilakukan menjadi dapat mencegah terjadinya
kegiatan yang menyimpang. Contohnya adalah pengawasan yang dilaksanakan
oleh pemerintah untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan
negara yang membebankan atau merugikan negara.

Sedangkan pengawasan represif merupakan suatu pengawasan yang

dijalankan kepada suatu kegiatan setelah kegiatan tersebut dijalankan atau
dilakukan. Contohnya pengawasan yang dilakukan pada akhir tahun anggaran
yang mana anggaran yang telah ditentukan lalu disampaikan laporannya.

Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan aktif dekat yaitu pengawasan yang dijalankan sebagai bentuk

dari pengawasan yang dilakukan ditempat aktivitas yang berkaitan.

Sedangkan pengawasan pasif jauh yaitu pengawasan yang dijalankan seperti

melalui penelitian dan pengujian terhadap surat atau laporan pertanggung jawaban
yang disertai dengan berbagai bukti penerimaan ataupun bukti pengeluaran.

13.10 Membuat Pengawasan Agar Sukses

Pengawasan Yang Efektif

Agar pengawasan efektif, maka para manajer  harus memahami reaksi

manusia terhadap sistem pengawasan. Manusia tidak begitu saja menerima
pengawsan yang dilakukan manajer. Reaksinya bermacam-macam menolak
pengawsan terhadapnya, mempertahankan diri dari sistem pengawasan yang
diterapkan padanya dan membela kinerja. Hal ini makin jelas bila sumber daya
terbatas dan situasi penuh tekanan. Dalam situasi seperti itu, orang cenderung
untuk mempertahankan  hasil kerja yang dibatasi oleh kendala sehingga
pengawasan biasanya tidak dikehendaki.

Stoner mengemukakan bahwa pengawasan yang efektif itu haruslah

memenuhi persyaratan sbb:
1. Ketepatan

2. Sesuai waktu,

3. Objektif dan kompherensif ,

4. Fokus pada titik pengawasan strategis,

5. Realistis secara ekonomis,

6. Realistis secara organisatoris

7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organiasi,

8. Luwes

9. Prespektif dan opersional,

10.Dapat diterima para anggota organisasi.

            Menurut Schermerhorn , agar supaya pengawasan itu efektif haruslah :

1.      Berorientasi pada hal-hal yang strategis pada hasil-hasil

2.      Berbasis informasi

3.      Tidak kompleks

4.      Cepat dan berorientasi perkecualian

5.      Dapat dimengerti

6.      Luwes

7.      Konsisten dengan struktur organisasi

8.      Dirancang untuk mengakomodasi pengawasan diri

9.      Positif mengarah ke perkembangan , perubahan dan perbaikan

10.  Jujur dan objektif

 Sistem pengawasan yang efektif itu seharusnya mendukung strategis dan
memfokuskan diri pada apa yang harus dilakukan , tidak saja pada usaha
pengukuran. Pokok perhatian ada pada kegiatan yang penting bagi tercapainya
tujuan organisasi.

Sistem pengawasan harus mendukung usaha menyelesaikan masalah

dengan pengambilan keputusan , tidak haanya menunjukkan penyimpangan-
penyimpangan. Sistem tersebut harus dapat menunjukan mengapa terjadi
penyimpangan dan apa yang harus dilakukan untuk perbaikannya.

Sistem pengawasan harus dapat dengan cepat atau dini mendeteksi

penyimpangan sehingga tindakan perbaikan dapat pula dilakukan dengan segera
agar terhindar hal-hal yang tidak diharapkan , kalau perlu dengan cara-cara
pengecualian.

Sistem pengawasan yang efektif memberikan informasi yang cukup bagi

para pengambil keputusan , artinya informasi yang mudah dimengerti , padat.
Sistem pengawasan harus dapat mengakomodasi situasi yang unik atau yang
berubah-ubah. Sistem pengawasan harus pula dapat mengakomodasikan kapasitas
seseorang untuk mengawasi dirinya sendiri. Yang penting harus ada saling
percaya , komunikasi dan partisipasi pihak-pihak yang berkepentingan.
Pengawasan diri tercipta bila rancang bangun kerja itu jelas dan pemilihan orang
yang mampu bagi pekerjaannya dilakukan dengan baik .

Sistem pengawasan harus menentukan pada pengembangan , perubahan

dan perbaikan , kalau sanksi diperlukan haruslah dilaksanakan dengan hati-hati
dan manusiawi. Sistem pengawasan harus jujur dan objektif artinya tidak
memihak , dan satu-satunya tujuan adalah peningkatan kerja .

13.11 Cara Mengatasi Kendala Pengawasan

Bilamana terjadi penyimpangan dapat langsung dan segera mengambil

langkah-langkah perbaikan dan tindakan seperlunya sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan sebelumnya dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 

Pelaksanaan pengawasan melekat oleh pimpinan satuan kerja harus dilakukan

secara berjenjang ke bawah. Kemudian supaya hal itu terwujud, dalam
melaksanakan pengawasan melekat para pimpinan atau atasan langsung harus
mempunyai :

 Kemampuan untuk melaksanakan pengawasan, baik kemampuan

manajerial maupun penguasaan teknis tentang kegiatan yang dilaksanakan
bawahan.
 Kemauan, tekad, dan keberanian untuk melakukan pengawasan dan
melaksanakan tindak lanjutnya.
 Kesungguhan dan kecermatan melakukan secara nyata kegiatan
pengawasan yang menjadi tanggung jawabnya.