CONTROLLING

1.1 Pendahuluan
1.2.1

Latar Belakang
Pengawas atau controller dapat diibaratkan dengan navigator kapal.

Navigator kapal yang sudah terlatih itu membantu kapten kapal. Tanpa seorang
navigator, kapal dapat terkandas pada batu karang atau kehilangan haluan, tetapi
hak untuk memberi komando tetap berada di tangan kapten kapal. Navigator hanya
memberi petunjuk dan memberitahukan kapten, bagaimana posisi kapal yang
sedang dikemudikan itu. Jadi organisasi atau badan usaha juga bisa diibaratkan
sebagai kapal, sehingga peran pengawas (controller) sangat penting dalam maju
mundurnya suatu organisasi atau badan usaha.
Pengawasan (Controlling) sendiri memiliki arti penemuan, penerapan cara
dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang
telah ditetapkan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya manajemen
pengawasan

(controlling)

dimaksudkan

untuk

mengawasi

kegiatan-kegiatan

organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang

ditetapkan.
Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin
kegiatan

organisasi

bergerak

ke

arah

tujuannya.

Dengan

adanya

fungsi

pengawasan, dapat diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana

semestinya atau terjadi kesalahan atau penyimpangan. Jika telah diketahui, tindakan
lebih

lanjut

dapat

dilaksanakan.

Kemudian,

dapat

diusahakan

untuk

meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan.

Menurut konsep modern, kontrol adalah tindakan meramalkan sedangkan
konsep awal pengendalian hanya digunakan ketika kesalahan terdeteksi. Kontrol
dalam manajemen berarti menetapkan standar, mengukur kinerja aktual dan
mengambil tindakan korektif.
1.2.1 Definisi Menurut Beberapa Pakar
1. Henri Fayol, 1916
Pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang
sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah
yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Objek
adalah untuk menunjukkan kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan
dicegah dari berulang.
2. EFL Pelanggaran

Pengendalian memeriksa kinerja saat ini terhadap standar yang telah

ditentukan yang terkandung dalam rencana, dengan maksud untuk
memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.
3. Stafford Beer
Manajemen adalah profesi kontrol.
4. Robert J. Mockler
Kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh
manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah
ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja sejalan
dengan standar tersebut dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan
yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya
perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan
efisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.
1.2

Tujuan dan Bidang-bidang Pengawasan

Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka
pengawasan bertujuan :
1. Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada,
2. Mencegah penyimpangan,
3. Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,
4. Memperoleh efisiensi dan efektifitas,
5. Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.

1.3

Fungsi Pengawasan
Fungsi

pengawasan

dimaksudkan

untuk

mengawasi

kegiatan-

kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan

tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan seluruh unsur yang ada
didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan
bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke
arah tujuannya.

Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain :

1. Menetapkan standar prestasi.
2. Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya
dengan standar yang telah ditetapkan.

3. Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai

dengan standar.

1.2 Pembahasan

1.2.1

Konsep Dasar

Konsep dasar yang memberikan kerangka bagi perancangan dan

penerapan sistem pengendalian manajemen meliputi:
1. Komponen operasi atau kegiatan yang terpasang secara terus menerus
(acontinuous built-in component of operations).
2. Pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia.
3. Memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak.
Secara rinci ketiga hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Komponen operasi yang terpasang secara terus menerus
Pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan aktivitas
yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus
menerus. Pengendalian manajemen bukanlah suatu sistem terpisah dalam suatu
organisasi, melainkan harus dianggap sebagai bagian integral dari setiap sistem
yang dipakai manajemen untuk mengatur dan mengarahkan kegiatannya.
Pengendalian intern dapat disebut pula pengendalian manajemen yang
terpasang dalam organisasi sebagai bagian dari sarana prasarana organisasi
guna

membantu

manajemen

menjalankan

organisasi

dalam

mencapai

tujuannya. Dengan demikian perkembangan pengetahuan dan teknologi yang

menghasilkan

timbulnya

gagasan

baru

berupa

penerapan

mekanisme/metode/cara kerja baru menuntut adanya modifikasi sistem

pengendalian yang berjalan secara terus menerus. Contoh: adanya media akses
nasabah perbankan melalui internet banking system menuntut dilakukannya
modifikasi pengamanan dalam sistem pengendalian manajemen perbankan,
sehingga para nasabah diharapkan tidak mengalami kerugian akibat tindakan
pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
2. Pengendalian Manajemen dipengaruhi oleh manusia
Dalam kenyataan sering dijumpai bahwa suatu organisasi memiliki
pedoman (manual) sistem pengendalian manajemen yang baik, namun tidak
dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga pengendalian manajemen yang
telah dirancang tersebut tidak memberikan kontribusi positif bagi organisasi. A
man behind the gun adalah istilah yang cocok dengan faktor ini. Sistem
pengendalian manajemen dapat berjalan efektif jika dilaksanakan dengan
sungguh-sungguh

oleh

manusia.

Tanggung

jawab

berjalannya

sistem

pengendalian manajemen sangat tergantung pada manajemen. Manajemen

menetapkan tujuan, merancang dan melaksanakan mekanisme pengendalian,
memantau serta mengevaluasi pengendalian. Dengan demikian, seluruh
pegawai dalam organisasi memegang peranan penting untuk tercapainya sistem
pengendalian manajemen secara efektif. Karakter dan motivasi manusia

memegang peranan penting dalam membangun suatu sistem pengendalian

manajemen yang efektif.
3. Memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak
Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen didasarkan pada
pertimbangan biayamanfaat. Tidak peduli betapa baiknya perancangan dan
pengoperasian suatu pengendalian manajemen dalam suatu organisasi, sistem
itu tidak dapat memberikan jaminan keyakinan yang mutlak bahwa tujuan
organisasi dapat tercapai. Faktor-faktor dari luar yang memengaruhi manajemen
dapat memengaruhi kemampuan organisasi dalam mencapai tujuannya.
Kesalahan manusia, pertimbangan yang keliru, dan adanya kolusi adalah contoh
faktorfaktor

yang

dapat

menghalangi

pencapaian

tujuan

organisasi

sebagaimana yang diinginkan. Dengan demikian, pengendalian manajemen

dapat memberikan keyakinan yang memadai, tidak mutlak dalam mencapai
tujuan organisasi.
1.2.2 Ada tiga tipe pengawasan, berdasarkan proses kegiatan yaitu :
1) Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Controls)
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar
atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan
tertentu diselesaikan.
2) Pengawasan Berjalan (Concurrent Controls)
Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui
dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan
bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3) Pengawasan Umpan Balik (Postaction Controls)
Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang
dihasilkan sesuai dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil
dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain :
1. Penetapan standard kegiatan
2. Penentuan pengukuran kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Membandingkan

pelaksanaan

kegiatan

penganalisaan penyimpangan-penyimpangan.

dengan

standard

dan

5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu

1.2.3

Jenis Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis, yaitu:
1. Pengendalian pencegahan (preventive controls)
2. Pengendalian deteksi (detective controls)
3. Pengendalian koreksi (corrective controls)
4. Pengendalian pengarahan (directive controls)
5. Pengendalian kompensatif (compensating controls)
Rincian kelima jenis pengendalian di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pengendalian pencegahan (preventive controls)
Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu
kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak
diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan
efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh
pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran, personel yang kompeten,
pemisahan fungsi, review pengawas, dan pengendalian ganda.
Sebagaimana peribahasa mengatakan: lebih baik mencegah daripada
mengobati, demikian pula halnya dengan pengendalian. Pengendalian
pencegahan
pendeteksian

jauh

lebih

atau

murah

korektif.

biayanya

Ketika

daripada

dirancang

ke

pengendalian
dalam

sistem,

pengendalian pencegahan diupayakan untuk meminimalkan kesalahan

yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun
demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya
kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain
untuk melengkapinya.
2. Pengendalian deteksi (detective controls)
Sesuai dengan namanya, pengendalian deteksi dimaksudkan untuk
mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas
pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi
merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas.
Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian
pencegahan,
pengendalian

namun
deteksi

tetap
dapat

dibutuhkan
mengukur

dengan

alasan:

efektivitas

pertama,

pengendalian

pencegahan. Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif

dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus
ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi.

Pengendalian deteksi meliputi review dan pembandingan seperti: catatan

kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsiliasi bank,
konfirmasi saldo bank, opname kas, penghitungan fisik persediaan,
konfirmasi piutang/utang dan sebagainya.
3. Pengendalian koreksi (corrective controls)
Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang
teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah supaya
kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau
kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor.
Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud
pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut
dari rekomendasi auditor.
4. Pengendalian pengarahan (directive controls)
Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada saat
kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan
sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku.
Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan
langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan
oleh mandor terhadap aktivitas pekerja.
5.

Pengendalian kompensatif (compensating controls)

Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian
karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung
pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena
tidak dilakukannya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian
kompensatif.

1.2.4

Prinsip-prinsip Kontrol
Beberapa ide dasar tertentu sangat berguna dalam pengembangan
sistem kontrol. Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari :

Titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control)

Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila titik-titik kritis, titik kunci, dan titik
batas dapat diidentifisir dan perhatian khusus diarahkan pada penyesuaian
titik-titik tersebut. Usaha mengontrol semua titik cenderung akan menambah
usaha sia-sia saja dan mengurangi perhatian atas problem-problem

penting. Kontrol

yang

baik

tidak

berarti kontrol

yang

maksimum,

karena kontrol itu mahal.

Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik adalah proses penyesuaian kegiatan yang akan datang
atas dasar informasi prestasi. Manajemen banyak menggunakan prinsip
umpan balik di bidang-bidang yang pada permulaan nampaknya tidak
berhubungan.
Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control)
Setiap sistem kkontrol harus peka terhadap perubahan kondisi.
Seringkali sistem kontrol menuntut penyesuaian diri dengan perkembanganperkembangan baru, termasuk kegagalan dari sistem kontrol itu sendiri.
Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability)
Kontrol harus terpola untuk keperluan organisasi. Arus informasi
mengenai prestasi yang sedang berjalan harus sesuai dengan struktur
organisasi. Untuk dapatnya mengontrol keseluruhan kegiatan / operasi,
seorang atasan harus menemukan suatu pola yang akan memberikan kontrol
terhadap semua bagian.
Kontrol Diri (Self Control)
Unit-unit dapat direncanakan untuk mengontrol diri sendiri. Apabila
suatu department dapat mempunyai tujuan masing-masing serta system
kontrolnya, control yang mendetail dapat ditangani didalam department itu
sendiri.
Kontrol Langsung (Direct Control)
Setiap sistem kontrol harus didesain untuk memelihara kontak
langsung antara pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun telah tersedia
sejumlah

sistem kontrol

yang

dilaksanakan

oleh

spesialis-spesialis,

supervisor pada tingkat pertama masih diperlukan karena mengenal langsung

prestasinya.
Faktor Manusia (Human Factor)
Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang berkaitan dengan caracara psikologis bagaimana orang itu memandang suatu sistem. Suatu
sistem kontrol yang disusun dengan desain rapi kemungkinan akan gagal
karena manusianya tidak menguntungkan untuk sistem itu.

1.2.5

Empat elemen dasar dalam sistem kontrol:

1. karakteristik atau kondisi yang akan dikontrol

2. sensor
3. komparator
4. aktivator
Elemen pertama adalah karakteristik atau kondisi dari sistem operasi yang
akan diukur. Kami memilih karakteristik spesifik karena ada korelasi antara itu
dan bagaimana sistem kinerja. Karakteristik yang dapat menjadi output dari
sistem selama setiap tahap pemrosesan atau mungkin suatu kondisi yang
merupakan hasil dari sistem. Sebagai contoh, mungkin energi panas yang
dihasilkan oleh tungku atau suhu di ruangan yang telah berubah karena
panas yang dihasilkan oleh tungku. Dalam sistem sekolah dasar, para jam
kerja guru atau keuntungan dalam pengetahuan yang ditunjukkan oleh siswa
pada ujian nasional adalah contoh karakteristik yang dapat dipilih untuk
pengukuran, atau kontrol.
Elemen

kedua

kontrol, sensor, merupakan

sarana

untuk

mengukur

karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh, dalam sistem pemanas rumah

perangkat ini akan menjadi termostat, dan dalam sistem kontrol kualitas
pengukuran ini dapat dilakukan oleh inspeksi visual dari produk.
Elemen ketiga dari kontrol, pembanding , menentukan kebutuhan untuk
koreksi dengan membandingkan apa yang terjadi dengan apa yang telah
direncanakan. Beberapa penyimpangan dari rencana yang biasa dan
diharapkan, tetapi ketika berada di luar variasi yang dianggap dapat diterima,
tindakan

korektif

yang

diperlukan. Ini

melibatkan

semacam

tindakan

pencegahan yang menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.

Elemen keempat kontrol, aktivator, adalah tindakan korektif diambil untuk
mengembalikan sistem ke output yang diharapkan. Orang yang sebenarnya,
perangkat, atau metode yang digunakan untuk mengarahkan input korektif ke
dalam sistem operasi dapat mengambil berbagai bentuk. Ini mungkin sebuah
pengendali hidrolik diposisikan oleh motor solenoid atau listrik dalam
menanggapi sinyal elektronik error, seorang karyawan diarahkan untuk ulang
bagian-bagian yang gagal lulus pemeriksaan mutu, atau kepala sekolah yang
memutuskan untuk membeli buku-buku tambahan untuk menyediakan
peningkatan jumlah siswa. Selama rencana dilakukan dalam batas-batas

yang diijinkan, tindakan korektif tidak diperlukan; Namun, hal ini jarang terjadi
dalam praktek.
1.2.6

Cara-Cara Mengawasi dalam Manajemen

Beberapa cara untuk mengumpulkan fakta-fakta dalam melakukan
Pengawasan yaitu :
1. Personal observation (Personal Inspection)
2. Oral report (laporan lisan)
3. Written report (laporan tertulis)
4. Control by expection.
Penjelasannya :
1. Peninjauan pribadi (personal inspection, personal observation), adalah
mengawasi dengan jalanmeninjau secara pribadi sehingga dapat dilihat
sendiri pelaksanaan pekerjaan.
2. Interview atau lisan (pengawasan melalui laporan lisan), ialah pengawasan
melalui orang report.
3. Pengawasan melalui laporan tertulis (Written report), laporan tertulis
merupakan suatu pertanggung jawaban kepada atasannya mengenai
pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas
yang diberikan oleh atasannya kepadanya.
4. Pengawasan

melalui

laporan

kepada

hal-hal

yang

bersifat

khusus, pengawasan yang berdasarkan kekecualian atau control by

expection adalah suatu sistem pengawasan dimana pengawasan itu
ditujukan kepada soal-soal kekecualian.
1.2.7

Obyek Pengawasan
Berdasarkan obyek pengawasan, pengawasan dapat dibedakan atas
pengawasan di bidang-bidang sebagai berikut :
1. Produksi
2. Pemasaran
3. Keuangan
4. Waktu dan
5. Personalia
6. Administrasi
Produksi

Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari

pembeli, kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk
selesai dibuat. Hal ini meliputi pula pengawasan persediaan barang dan
pengawasan kualitas serta kuantitas produk.
Pemasaran
Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau
konsumen. Oleh karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi
adakalanya bagi perusahaan yang cukup besar sebelumnya sudah dimulai
dengan riset dan mengumpulkan informasi dari pasar.
Keuangan
Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat.
Pengolahan

dan

pengawasan

yang

kurang

teliti

akan

berakibat

terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan yang bertujuan

agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan.
Personalia
Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan
tercapainya

tujuan

suatu

organisasi

sehingga

perlu

mendapatkan

perhatian yang serius. Tugas dari bidang ini adalah mengatur, membina,
menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pegawai agar
mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna
menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.
Administrasi (Perkantoran)
Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang
perkantoran, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan kantor agar tujuan perusahaan dapat tercapai dan karyawan
merasa puas.
1.2.8

Pengawasan merupakan Aspek Penting dalam Manajemen

Dalam hal ini, terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengawasan di dalam setiap
organisasi :
a. Adanya perubahan di lingkungan organisasi
Menyebabkan fungsi pengawasan harus dilaksanakan agar dampak dari
perubahan-perubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan
mampu menghadapi tantangan dan peluang yang disebabkan oleh perubahan itu.
Misalnya timbulnya perubahan teknologi, adanya pesaing-pesaing baru yang muncul.
b. Organisasi menjadi semakin kompleks
Pada umumnya organisasi saat ini cenderung bercorak desentralisasi, maka
kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis, lebih luas dan kompleks.

Demikian juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan produk, maka untuk
menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu system pengawasan yang lebih teliti.
c. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja
Untuk mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin diperbuat oleh pelaku
organisasi, maka digunakan fungsi pengawasan, semakin jarang pekerja melakukan
kesalahan, semakin sederhana manajemen melakukan fungsi pengawasan.
d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Mengimplementasikan sistem pengawasan merupakan cara yang tepat untuk
memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan. Namun demikian,
manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara pengawasan dengan kebebasan
pribadi dari pekerja supaya tidak mematikan kreatifitas.

1.2.9

Asas asas Pengawasan

Harold Kontz dan Cyril O Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai

berikut:
1. Asas

tercapainya

tujuan

(Principle

of

assurance

of

objective).

Pengawasan harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan

mengadakan perbaikan (koreksi) untuk menghindarkan penyimpanganpenyimpangan / deviasi dari perencanaan.
2. Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control).
Pengawasan

itu

efisien

bila

dapat

menghindarkan

deviasi

dari

perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain di luar dugaan.

3. Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility).
Pengawasan

hanya

dapat

dilaksanakan

apabila

manajer

bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.

4. Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control).
Pengawasan yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan
penyimpangan perencanan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang
maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (Principle of direct control). Teknik kontrol
yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer yang berkualitas
baik. Pengawasan itu dilakukan manajer atas dasar bahwa manusia itu
sering berbuat salah. Cara yang paling tepat demi pelaksanaan yang
sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan agar petugas memiliki
kualitas yang baik.
6. Asas refleksi perencanaan (Principle of replection of plans). Pengawasan
harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan
susunan perencanaan.

7. Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational

suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur
organisasi.

Manajer

dan

bawahannya

merupakan

sarana

untuk

melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif

harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga
mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (Principle of individuality of control).
Pengawasan dan teknik pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan
manajer, teknik kontrol harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan
akan informasi setiap manajer, ruang lingkup informasi yang dibutuhkan
itu berbeda satu sama lain, tergantung tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standar (Principle of standard). Kontrol yang efektif dan efisien
memerlukan standar yang tepat, yang berguna sebagai tolok ukur
pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10. Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control).
Pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang
ditujukan terhadap faktor- faktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas kekecualian (The exception principle). Efisiensi dalam kontrol
membutuhkan

adanya

perhatian

yang

ditujukan

terhadap

faktor

kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika

situasi berubah atau tidak sama.
12. Asas

pengendalian

pleksibel

(Principle

of

flexibility

of

control).

Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan

rencana.
13. Asas Peninjauan Kembali (Principle of review). Sistem kontrol harus
ditinjau berkali-kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai
tujuan.
14. Asas tindakan (Principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila
ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan
rencana, organisasi, staffing dan directing.
1.2.10

Sifat dan Waktu Pengawasan.

Sifat dan waktu pengawasan/ control dibedakan atas :
a

Preventif Control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan
maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa
dilakukan dengan menggunakan beberapa cara, yaitu :

a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu

kegiatan atau dibuat tata tertib.
b. Membuat pedoman pedoman kerja.
c. Menetapkan sanksi sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
f.

Menentukan system koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.

Represive Control
Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan dalam
pelaksanaan kegiatan, agar tidak terjadi pengulangan kesalahan,
sehingga sasaran dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara
sebagai berikut :

a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah

ditentukan.
b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan dan mencari
solusinya.
c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para
penanggungjawabnya.
d. Melaksanakan

sanksi

yang

telah

ditentukan

terhadap

pembuat

kesalahan.
e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
Mengecek kebenaran laporan yang dibuat para petugas pelaksana.
c

Pengawasan yang dilakukan di tengah proses penyimpangan

terjadi.
Pengawasan ini dilakukan di tengah proses penyimpangan yang
terjadi untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
.

Pengawasan berkala
Pengawasan berkala yaitu pengawasan yang dilakukan secara
berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.

Pengawasan mendadak
Pengawasan mendadak ialah pengawasan yang dilakukan secara
mendadak tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu.

1.2.11 Karakteristik Sistem Pengawasan yang Efektif

1. Akurat ; setiap data harus akurat, jika tidak mengakibatkan organisasi
tidak tepat dalam mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu
penyimpangan.
2. Tepat waktu ; informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan dievaluasi jika
hendak diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan.
3. Obyektif dan Komprehensif ; informasi dalam sistem pengawasan harus
dapat

dipahami

dan

dianggap

obyektif

oleh

individu

yang

menggunakannya.
4. Dipusatkan pada titik pengawasan strategis ; sistem pengawasan
sebaiknya dipusatkan pada daerah yang paling banyak kemungkinan
akan terjadi penyimpangan dari standar.
5. Ekonomis ; biaya untuk implementasi sistem sebaiknya lebih kecil
daripada keuntungan yang diperoleh dari sistem itu.
6. Fleksibel ; sistem harus fleksibel agar organisasi lebih mudah bertindak
untuk

mengatasi

perubahan

yang

kurang

menguntungkan

atau

memanfaatkan kesempatan-kesempatan baru.

7. Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi ; idealnya jika sistem
tersebut dapat menghasilkan prestasi yang tinggi diantara para anggota
organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki
otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai tujuan.
8. Dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini
disebabkan oleh:
-

Setiap

langkah

dalam

proses

pekerjaan

dapat

mempengaruhi

keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi.

-

Informasi

pengawasan

harus

sampai

kepada

orang

yang

memerlukannya.
1.2.12 Cara cara Pengawasan yang baik
1. Pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk
masing-masing kegiatan cara pengawasannya pun berbeda beda, antara
organisasi kecil dan besar juga berbeda.
2. Pengawasan harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika
ada penyimpangan yang terlambat diatasi maka hal itu akan menjadi
parah dan memperumit tindakan korektif yang akan dilakukan.

3. Pengawasan harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu

membuat perkiraan situasi yang mungkin akan terjadi pada organisasi di
masa depan.
4. Pengawasan harus akurat dan obyektif. Agar pengawasan menjadi
obyektif,

maka mutlak diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman

pelaksanaannya.
5. Pengawasan harus fleksibel. Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari
alternatif-alternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian
membuat kekeliruan, maka hal itu harus diatasi bersama- sama dengan
kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan organisasi.
1.2.13 Langkah-langkah dan Proses Pengawasan
1. Menetapkan standard and metode untuk mengukur prestasi. Misalkan
beberapa target yang harus dicapai/ beberapa jumlah produksi yang harus
dicapai.
2. Mengukur

prestasi

kerja,

hal

ini

merupakan

proses

yang

berkesinambungan dan berulang-ulang yang frekuensinya tergantung

pada jenis aktiitasnya, sebaiknya dilakukan dengan segera agar waktunya
tidak terlalu panjang.
3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
4. Merupakan

kelanjutan

dari

kedua

langkah

terdahulu

yaitu

membandingkan antara langkah pertama dan langkah kedua.

5. Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada penyimpangan pada
langkah pertama dan kedua maka manajemen tidak perlu melakukan
tindakan apa-apa. Tapi jika sebaliknya, maka manajemen perlu melakukan
tindakan korektif. Tindakan ini dapat berupa perubahan aktifitas organisasi
atau pada standar kerja yang telah ditetapkan semula.

Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang telanh dirangkum dari bagian awal sampai akhir :
1.

Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang
controller ( pengawas).

2.

Pengawasan memiliki tujuan untuk mencegah penyimpangan, melakukan koreksi,

memperoleh efisiensi dan efektifitas, dan mempertebal rasa tanggung jawab dan dapat
dilakukan pada bidang produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dan administrasi.

3.

Elemen-elemen esensial dalam sistem kontrol adalah sebagai alat ukur, pembanding, dan
sarana koreksi kegiatan yang sedang berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

4.

Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar

pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.dan meemiliki tiga
tipe pengawasan berdasarkan proses kegiatan, yaitu ada tipe pengawasan pendahuluan,
pengawasan berjalan, dan pengawasan umpan balik.

5.

Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control), Umpan
Balik (Feedback), Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control), Kesesuaian Organisasi
(Organizational Suitability), Kontrol Diri (SelfControl), Kontrol Langsung (Direct Control),
Faktor Manusia (Human Factor).

6.

Pengawasan merupakan aspek penting dalam manajemen karena jika adanya perubahan
di lingkungan organisasi, jika organisasi semakin kompleks, jika timbulnya kesalahankesalahan dalam bekerja, manajemen akan mampu menghadapi semua tantangan tersebut
dan kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenangnya.

7.

Harold Kontz dan Cryil O Donnell menetapkan asas pengawasan menjadi beberapa asas,
diantaranya Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), Asas efisiensi dan
pengawasan (Principle of efficiency and control), Asas tanggung jawab pengawasan
(Principle of control responsibility), Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of
future control), Asas pengawasan langsung (Principle of direct control), Asas refleksi
perencanaan (Principle of reflection of plans), Asas penyesuaian dengan organisasi
(Principle of organizational suitability), Asas pengawasan individual (Princple of individuality
of control), Asas standar (Principle of standard),Asas pengawasan terhadap strategis
(Principle of strategic point control), Asas kekecualian (The exception principle), Asas
pengawasan fleksibel (Principle of flexibility of control), Asas peninjauan kembali (Principle
of review), Asas tindakan (Principle of action).

8.

Sifat dan waktu pengawasan (control) dibedakan atas preventive control, represive control,
pengawasan yang dilakukan tengah proses penyimpangan terjadi, pengendalian berkala,
dan pengendalian mendadak.

9.

Karakteristik pengawasan yang efektif yaitu, akurat, tepat waktu, obyektif dan komprehensif,
dipusatkan pada titik pengawasan strategis, ekonomis, fleksibel, dapat diterima oleh seluruh
anggota organisasi, dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi.