PENGANTAR

MANAJEMEN
Nurul Fadilah Aswar, S.E., M.M.
PENGAWASAN DAN PENGEN-
DALIAN ORGANISASI
 CPMK
01 Mengetahui konsep dasar fungsi pengawasan dan pen-
gendalian.

02 Mengetahui langkah-langkah dalam fungsi pengawasan

dan pengendalian.

03 Mengetahui fungsi pengawasan dan pengendalian

dalam praktik

04 Mengetahui beberapa pendekatan untuk mempertahankan

konsistensi dalam menjalankan fungsi pengawasan
Mengapa fungsi
pengawasan
diperlukan?
 DEFINISI PENGAWASAN
Schermerhorn (2002)

Mendefinisikan pengawasan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan
tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah
ditetapkan tersebut. (Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure
desired results). Berdasarkan pengertian ini, Schemerhorn menekankan fungsi pengawasan pada
penetapan standar kinerja dan tindakan yang harus dilakukan dalam rangka pencapaian kinerja yang
telah ditetapkan.

Stoner,Freeman,&Gilbert (2000)

Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetukan

standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain sistem
informasi umpan balik, membandingkan standar yang dicapai dengan yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan tingkat
signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan yang
diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan digunakan
secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan
 Tujuan dari Fungsi Pengawasan

Adaptasi Meminimumkan
Lingkungan biaya Antisipasi Kom-
Meminimumkan pleksitas Organ-
kegagalan isasi
Tujuan pertama Fungsi pengawasan
dari fungsi pen- melalui penetapan
gawasan adalah Ketika perusahaan standar tertentu Pekerjaan organisasi
agar perusahaan melakukan dalam memini- menjadi tidak sederhana
kegiatan produksi, mumkan kegagalan dan cenderung kompleks.
dapat terus be- Kompleksitas tersebut
perusahaan produksi misalnya,
radaptasi dengan akan dapat memini- dimulai dari pengelolaan
perubahan yang berharap agar mumkan biaya yang terhadap produk, tenaga
terjadi di lingkun- kegagalan semi- harus dikeluarkan kerja, hingga berbagai
gan perusahaan. nimal mungkin. oleh perusahaan. prosedur yang terkait
dengan manajemen or-
ganisasi.
 Langkah-Langkah dalam Proses Pengawasan

1. Penetapan 2. Penilaian 3. Penilaian 4. Pengambilan

standar dan kinerja apakah kinerja tindakan ko-
metode penila- memenuhi reksi
ian kinerja standar
ataukah tidak
 1. Penetapan Standar dan Penilaian Kinerja

Idealnya, tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan sebaiknya
ditetapkan dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan dilakukan.
Terdapat tiga alasan mengapa tujuan harus ditetapkan dengan jelas dan memuat
standar pencapaian tujuan.
Pertama adalah bahwa seringkali tujuan bersifat umum, sehingga sulit untuk
dinilai pada saat implementasi dilakukan.
Kedua, tujuan sebaiknya ditetapkan dengan memuat standar yang lebih jelas.
Ketiga, memudahkan manajemen dalam melakukan komunikasi dalam
organisasi, termasuk juga menentukan metode yang akan digunakan dalam
mengevaluasi standar yang telah ditetapkan.
 2. Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai

dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan. Penilaian kinerja merupakan
sebuah proses yang berkelanjutan dan terus-menerus.
 3. Membandingkan kinerja dengan standar
Secara garis besar, ada 3 kemungkinan hasil penilaian antara kinerja dan standar.
1. Kinerja > Standar, di mana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja terbaik
2. Kinerja = Standar, di mana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja terbaik, namun pada
tingkat yang paling minimum karena kinerjanya sama dengan standar
3. Kinerja < Standar, di mana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja yang buruk atau tidak
sesuai dengan yang diharapkan karena berada di bawah standar.

Penjualan tahun ini 10.000 unit

Penjualan tahun lalu 9.000 unit

Standar yang ditetapkan = 150%

Penjualan tahunini 10.000 unit
Kinerja yang diperoleh = x 100% = x 100% = 111,1%
Penjualan tahunlalu 9.000 unit
Jumlah produk yang diproduksi = 10.000 unit
Jumlah produk yang rusak = 300 unit
Standar keberhasilan yang ditetapkan = 95% (yang berarti 5% maksimum kegagalan)

Maka kinerja dapat dihitung sebagai berikut :

Kinerja = Jumlah produk yang diproduksi− jumlah produk yang rusak

x 100%
Jumlah produk yang diproduksi

Kinerja = 10.000 − 300 x 100% = 97% (kegagalan 3%)

10.000
4. Melakukan Tindakan Koreksi Jika Terdapat Masalah

Dari tahap sebelumnya, melalui perbandingan antara kinerja dengan standar, kita
mendapatkan informasi dari proses pengawasan yang kita lakukan bahwa kinerja
berada di atas standar, sama dengan standar, atau di bawah standar.

Ketika kinerja di bawah standar, berarti perusahaan mendapatkan masalah, oleh

karena itu perusahaan kemudian perlu melakukan pengendalian, yaitu dengan
mencari jawaban mengapa masalah tersebut terjadi, yaitu kinerja berada di bawah
standar, lalu kemudian perusahaan melakukan berbagai tindakan untuk mengoreksi
masalah tersebut.
 Tahap-tahap dalam Proses Pengawasan

Umpan Balik

Penentuan Standard Pengambilan Tindakan

dan Metode Penilaian Penilaian Koreksi dan Melakukan
Kinerja Apakah Kinerja
Kinerja yang dicapai evaluasi ulang atas Standar
sesuai dengan yang telah ditetapkan
Standar ? Tidak

Ya

Tujuan Tercapai
 Fungsi Pengawasan dalam Praktik

Pengawasan berdasarkan proses

01 kegiatan

02 Pengawasan Internal dan Eksternal

03 Pengawasan berdasarkan fungsi op-

erasional dalam manajemen
1. Fungsi Pengawasan Berdasarkan Proses Kegiatan

01 Pengawasan Awal

02 Pengawasan Proses

03 Pengawasan Akhir
 2. Fungsi Pengawasan Internal dan Eksternal

Pengawasan Internal
01 Pengawasan yang dilakukan secara mandiri
oleh setiap pekerja terhadap tugas yang
dibebankan terhadapnya.

Pengawasan Eksternal
Pengawasan yang dilakukan terhadap seseo-
02 rang atau bagian oleh orang lain atau oleh
bagian di luar bagian yang diawasi (biasanya
bagian yang lebih tinggi)
3. Fungsi Pengawasan Berdasarkan Fungsi Operasional dalam Manajemen
1. Pengawasan di bagian SDM
Pengawasan di bagian sdm dilakukan un-
tuk memastikan bahwa seluruh SDM
yang dimiliki perusahaan bekerja sesuai
dengan tugas yang diberikan.
2. Pengawasan di bagian informasi
Pengawasan di bagian informasi bertugas
untuk memastikan apakah setiap infor-
masi yang dibutuhkan perusahaan setiap
saat tersedia atau tidak
3. Pengawasan di bagian keuangan
Pengawasan di bagian keuangan bertu-
gas untuk memastikan penyediaan sum-
ber-sumber dana perusahaan dan
kegiatan alokasi dana-dana tersebut.
4. Pengawasan di bagian pemasaran
Bagian ini menyangkut bagaimana perusahaan
mampu mengidentifikasi apa sebenarnya yang di-
inginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan, dan
dengan cara apa perusahaan dapat memenuhi
keinginan pelanggan.
5. Pengawaasan di bagian produksi
Kegiatan dari bagian produksi adalah mencakup
dari mulai kegiatan mendesign, mengop-
erasikan, hingga mengawasi apakah sistem
produksi atau sistem operasi tertentu mampu
menghasilkan barang atau jasa tertentu atau
tidak, dari berbagai faktor produksi yang dimiliki
oleh perusahaan.
 Bagan Kegiatan Keuangan

Perusahaan
Sumber pendanaan Alokasi
(Bagian Keuangan)

Kewajiban Return
Mempertahankan Fungsi Pengawasan

Dessler (2004)

Mengemukakan bahwa terdapat 2 pendekatan dalam

mempertahankan fungsi pengawasan (maintaining control-
ling function).

1. Sistem pengawasan tradisional

Adalah upaya atau sistem untuk mempertahankan fungsi pengawasan melalui
prosedur dan kegiatan yang melibatkan penentuan standar dan berbagai upaya
untuk mencapai standar tersebut

2. Pengawasan berdasarkan komitmen

Berdasarkan komitmen lebih menekankan fungsi pengawasan dari sisi internal
daripada eksternal. Sehubungan dengan hal tersebut, fungsi pengawasan yang
berdasarkan komitmen mendasarkan sistem pengawasan kepada kesadaran diri
dari setiap individu atau pekerja akan apa yang terbaik yang seharusnya ditun -
jukkan oleh mereka dari setiap pekerjaan yang mereka lakukan.
 Terdapat 3 Pendekatan dalam Sistem Tradisional

1. Pengawasan Diagnostik
Pengawasan yang dilakukan oleh manager di mana setelah
2. Pengawasan berdasarkan batasan
standar ditetapkan, manajer melakukan pengawasan dan
penilaian apakah standar telah dicapai atau belum Pengawasan berdasarkan Batasan adalah pengawasan
yang dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur
yang dengan aturan dan prosedur tersebut keseluruhan
3. Pengawasan interaktif anggota dan pihak yang terkait dengan perusahaan akan
menyesuaikan diri dengan aturan tersebut.
Pengawasan yang dilakukan oleh manajer yang secara inter-
aktif dan terus menerus melakukan komunikasi dengan pe-
gawai secara personal mengenai berbagai hal yang terkait
dengan pekerjaan yang dilakukan.
THANK YOU