LECTURE NOTES

Introduction to Management and

Business

Week 5

Monitoring and Controlling

Introduction to Management and Business-R6 | 1

 LEARNING OUTCOMES

Mahasiswa diharapkan mampu mendemontrasikan pengetahuan tentang fungsi

bisnis yang berbeda, seperti :

1. Apa itu fingsi kontrol dan pengapa kontrol itu penting?

2. Proses Kontrol
3. Pengendalian Kinerja Organisasi dan Karyawan
4. Alat untuk mengukur Kinerja Organisasi
5. Isu Kontemporer dalam Kendali

OUTLINE MATERI:

• What is Controlling and Why is It Important?

• The Control Process
• Controlling for Organizational and Employee Performance
• Tools for measuring Organizational Performance
• Contemporary Issues in Control

Introduction to Management and Business-R6 | 2

 ISI MATERI
5.1. Monitoring and Controlling
5.1.1. What is Controlling and Why is it Important?

Pengendalian adalah fungsi menejemen terkait dengan proses mengawasi,

membandingkan dan mengoreksi kinerja. Semua manajer harus tetap mengendalikan,
bahkan jika mereka mengira bahwa unitnya telah berjalan sesuai rencana, manajer tidak
akan benar-benar mengetahui kinerja unitnya, kecuali mereka mengevaluasi kegiatan
yang telah dilakukan dan membandingkannya dengan standar yang ditetapkan.

5.1.1.1. Mengapa fungsi pengendalian itu penting?

(1) Pengendalian akan memastikan apakah tujuan perusahaan telah tercapai,
atau jika belum, apa alasannya.
(2) Pemberdayaan karyawan. Dengan sistem pengendalian yang efektif,
dapat memberi informasi dan umpan balik atas kinerja karyawan,
(3) Melindungi perusahaan dan asetnya.

5.1.2. The Control Process

Proses pengendalian adalah proses tiga tahap, yaitu mengukur kinerja

aktual, membandingkan kinerja aktual dengan standar, dan mengambil tindakan
manajerial untuk memperbaiki penyimpangan atau untuk mengetahui ketidaksesuaian
dengan standar.

(1) Pengukuran kinerja Aktual

Empat pendekatan yang dapat digunakan manajer dalam mengukur dan
melaporkan kinerja aktual adalah (1) observasi pribadi, (2) laporan statistik, (3)
laporan secara lisan, dan (4) laporan tertulis. Kriteria pengendalian yang dapat
digunakan manajer seperti kepuasan atau perputaran karyawan, kriteria aktivitas
yang disupervisi oleh manajer.

Introduction to Management and Business-R6 | 3

(2) Membandingan dengan Standar Kinerja
Langkah perbandingan akan menentukan variasi antara kinerja aktual dan
standar. Meskipun variasi kinerja sudah dapat diduga dalam semua aktivitas, perlu
ditentukan adanya batasan variasi yang dapat diterima. Penyimpangan di luar batasan
perlu diperhatikan.

(3) Mengambil tindakan manajerial

Menajer dapat memilih dari tiga kemungkinan tindakan:
a. Tidak melakukan apa-apa,
b. Memperbaiki kinerja aktual; manajer dapat mengambil tindakan perbaikan
segera yaitu mengoreksi masalah saat ini juga, agar segera kembali pada
jalurnya atau dengan tindakan perbaikan dasar yaitu melihat bagaimana
dan mengapa kinerja menyimpang sebelum mengoreksi sumber
penyimpangan,
c. merevisi standar.

Gambar 5.1: The Control Process

Sumber : Management by Robbins, Stephen PCoulter, Merry K, 2018

Introduction to Management and Business-R6 | 4

5.1.3. Controlling for Organizational and Employee Performance

5.1.3.1. Measures for Organizational Performance

Kinerja organisasi adalah hasil akumulasi dari semua aktivitas kerja
dalam perusahaan. Pengukuran kinerja yang umum digunakan dalam organisasi
meliputi:
a) Produktivitas organisasi di mana produktivitas adalah jumlah barang atau jasa
yang diproduksi dibagi input yang dibutuhkan untuk menghasilkan output
tersebut.
b) Efektivitas organisasi; merupakan pengukuran kesesuaian tujuan organisasi dan
bagaimana tujuan tersebut dapat dicapai.
c) Peringkat industri yang memberikan indikator bagi manajer dalam menilai
kinerja perusahaan dan perbandingannya terhadap perusahaan lain.

5.1.3.2. Measures for Employee Performance

Karena manajer mengelola karyawan, mereka juga harus memperhatikan
pengendalian untuk kinerja karyawan; yaitu, memastikan upaya kerja karyawan
sesuai dengan kuantitasnya dan kualitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
organisasi.
(1) Memberikan umpan balik yang efektif, Manajer perlu memberikan umpan
balik kepada karyawan mereka sehingga karyawan tahu di mana mereka
berdiri dalam hal pekerjaan mereka. Saat memberikan umpan balik kinerja,
kedua belah pihak perlu merasa didengar, dipahami, dan dihormati.
(2) Tindakan disiplin Tindakan yang diambil oleh manajer untuk menegakkan
standar kerja organisasi dan peraturan

5.1.4. Tools for measuring Organizational Performance

Manajer dapat menerapkan pengendalian sebelum aktivitas terjadi, selama aktivitas
berlangsung dan setelah aktivitas diselesaikan.

Introduction to Management and Business-R6 | 5

5.1.4.1. Tipe fungsi control: Feedforward/Concurrent/Feedback Controls
Manajer dapat menerapkan kontrol sebelum aktivitas dimulai, selama aktivitas
tersebut berlangsung, dan setelah kegiatan selesai.
a. Feedforward Control, control yang dilakukan sebelum aktivitas kerja berjalan.
b. Concurrent Control, control yang dilakukan pada saat pekerjaan sedang
berlangsung.
c. Feedback Control, control yang dilakukan setelah aktivitas kerja selesai
dilakukan.

Gambar 5.2: Type of Control

Sumber: Management by Robbins, Stephen PCoulter, Merry K, 2018

5.1.4.2. Pengendalian keuangan

Pengendalian keuangan dengan cara tradisional akan menggunakan analisis rasio
dan analisis anggaran. (a) Rasio likuiditas mengukur kemampuan perusahaan memenuhi
kewajiban utang lancarnya. (b) Rasio leverage melihat penggunaan utang perusahaan
dalam membiayai asetnya dan apakah perusahaan mampu membiayai bunga utang. (c)
Rasio aktivitas menilai efisiensi perusahaan dalam menggunakan asetnya dan (d) rasio
profitabilitas mengukur efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam menggunakan
asetnya untuk menghasilkan laba.
Anggaran merupakan perangkat perencanaan dan pengendalian. Ketika
anggaran disusun akan menunjukkan aktivitas kerja yang penting, apa dan berapa banyak
sumber daya yang harus dialokasikan, anggaran juga merupakan fungsi pengendalian
karena memberikan standar kuantitatif terhadap apa yang diukur dan membandingkan
konsumsi sumber daya.
Introduction to Management and Business-R6 | 6
 5.1.4.3. Pengendalian informasi
Manajer mengendalikan informasi dengan dua cara:
1. sebagai perangkat untuk membantu manajer mengendalikan aktivitas perusahaan,
2. Sebagai area organisasi.

Sistem Informasi Manajemen (MIS) adalah sistem yang digunakan untuk

memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajer secara teratur.

5.1.5. Contemporary Issues in Control

Sebagai fungsi terakhir dari fungsi-fungsi manajemen, fungsi pengendalian juga

memiliki peran yang sangat menentukan dalam proses manajemen. Kita memahami
bahwa kini keragaman dan latar belakang tenaga kerja begitu mewarnai situasi dan
suasana di berbagai organisasi atau perusahaan. Oleh karena isu-isu pengendalian
yang dihadapi para manajer pada dewasa ini dapat dikemukakan sebagai berikut:

a) Mendeskripsikan bagaimana manajer menyesuaikan pengendalian untuk perbedaaan

lintas.
b) Mendiskusikan masalah di tempat kerja dan bagaimana masalah itu dikendalikan.
c) Menjelaskan pentingnya pengendalian terhadap interaksi.
d) Mendefinisikan tata kelola perusahaan.

Introduction to Management and Business-R6 | 7

 SIMPULAN

Pengendalian adalah proses pengawasan, perbandingan dan perbaikan

kinerja. Pengendalian penting karena (1) membantu manajer mengetahui apakah
tujuan telah tercapai dan jika tidak, mengapa, (2) memberikan informasi dan
umpan balik sehingga manajer merasa yakin dalam pemberdayaan karyawan dan
(3) membantu melindungi perusahaan dan asetnya.

Tiga langkah dalam proses pengendalian adalah pengukuran,

perbandingan, dan pengambilan tindakan.

Kinerja organisasi adalah akumulasi hasil aktivitas kerja perusahaan

secara menyeluruh. Tiga pengukuran kinerja perusahaan yang umum digunakan
adalah (1) produktivitas, yaitu output barang dan jasa yang diproduksi dibagi
input yang dibutuhkan untuk menghasilkan output, (2) efektivitas, yaitu
pengukuran kesesuaian tujuan perusahaan dan apakah tujuan telah tercapai dan
(3) peringkat industri.

Introduction to Management and Business-R6 | 8

 DAFTAR PUSTAKA

• Robbins, S.P., & Coulter, M.K. (2018). Management. 14th Edition. Pearson

Education Limited. New York, USA. ISBN: 978-1-292-21583-9. chapter 18

• http://www.balancedscorecard.org/LinkClick.aspx?fileticket=1Uq6fsxJyaY%3

D&tabid=56

Introduction to Management and Business-R6 | 9