Pengantar Pemrosesan Transaksi

PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Tujuan dari bab ini adalah untuk menyajikan beberapa topik pendahuluan
yang umum untuk ketiga siklus pemrosesan transaksi.
Gambaran Umum Pemrosesan Transaksi
Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi
dengan pihak eksternal. Ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian
inventaris, pengeluaran kewajiban keuangan, dan penerimaan kas secara kredit
dari pelanggan.
Transaksi keuangan adalah peristiwa bisnis umum yang terjadi secara
teratur.

SIKLUS TRANSAKSI
Tiga siklus transaksi memproses sebagian besar aktivitas ekonomi
perusahaan:
1. Siklus pengeluaran
Dari perspektif sistem, transaksi ini memiliki dua bagian: komponen fisik
(perolehan barang atau jasa) dan komponen keuangan (pencairan kas ke
pemasok). Terdepat beberapa sistem yaitu :
 Sistem pembelian / hutang dagang (AP).
 Sistem pengeluaran uang tunai.
 Sistem penggajian.
2. Siklus konversi
Siklus konversi terdiri dari dua subsistem utama: sistem produksi dan
biayasistem akuntansi.
3. Siklus pendapatan
Perusahaan menjual barang dan jasanya kepada pelanggan melalui
siklus pendapatan, yang melibatkan proses-menyanyikan penjualan
tunai, penjualan kredit, dan penerimaan tunai setelah penjualan kredit
Siklus ini ada di semua jenis bisnis-baik yang mencari laba maupun jenis nirlaba.

SISTEM MANUAL
Bagian ini menjelaskan tujuan setiap jenis catatan akuntansi yang digunakan
dalam siklus transaksi. Seperti :

Abdullah Muhammad A031191130

Pengantar Pemrosesan Transaksi

 Dokumen, untuk bukti ekonomi acara seperti dokumen sumber, dokumen

produk ments, dan dokumen penyelesaian.
 Dokumen turnaround adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi
dokumen sumber untuk sistem l
 Jurnal adalah catatan kronologis dari suatu transaksi.
Terbagi menjadi :
- Jurnal khusus, untuk mencatat golongan transaksi tertentu
- Jurnal umum, untuk merekam kejadian tidak berulang, jarang, dan
transaksi serupa
 Buku besar adalah buku akun yang mencerminkan efek keuangan dari
transaksi perusahaan setelahnya diposting dari berbagai jurnal. Buku besar
memberikan nilai tunggal untuk setiap akun kontrol, seperti hutang dagang,
 Jejak audit untuk melacak saldo akun
 Audit AR sering kali mencakup prosedur yang disebut konfirmasi.

CATATAN AKUNTANSI DIGITAL

Sistem akuntansi modern menyimpan data dalam empat jenis file
komputer digital: file master, transac-file tion, file referensi, dan file arsip.
MASTER FILE. File
Master berisi data akun.
FILE TRANSAKSI
File transaksi adalah file sementara dari catatan transaksi yang
digunakan untuk perbarui data dalam file master.
FILE REFERENSI
File referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk
pemrosesan trans-tindakan.
BERKAS ARSIP
File arsip berisi catatan transaksi masa lalu yang disimpan untuk ref-
erence dan membentuk bagian penting dari jejak audit. File arsip termasuk jurnal,
daftar gaji periode sebelumnya informasi, daftar mantan karyawan, catatan akun
yang dihapuskan, dan buku besar periode sebelumnya.

Jejak Audit Digital

1. Bandingkan saldo piutang di neraca dengan file induk kendali AR saldo
rekening.

Abdullah Muhammad A031191130

Pengantar Pemrosesan Transaksi

2. Rekonsiliasi angka kontrol AR dengan total akun anak perusahaan AR.

3. Pilih sampel entri terbaru yang dibuat untuk akun di buku besar pembantu
AR dan lacak ini untuk transaksi di jurnal penjualan (file arsip).
4. Dari entri jurnal ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang dapat ditarik
dari mereka file dan diverifikasi.

Struktur File
Struktur file digital dan teknik penyimpanan sangat bervariasi di antara sistem
pemrosesan transaksi.contohnya :
 File besar
 File induk tomer
 File datar (flat)
 File database.

Teknik Dokumentasi
kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik adalah
sebuah keterampilan penting yang harus dikuasai akuntan. Lima teknik
dokumentasi dasar diperkenalkan di bagian ini
1. Diagram aliran data (DFD) menggunakan simbol untuk
merepresentasikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data
yang berhubungan dengan sistem.
2. Diagram relasi entitas (ER) adalah teknik dokumentasi yang digunakan
untuk merepresentasikan relasi-kapal antar badan usaha.
3. Diagram alir sistem adalah representasi grafis dari hubungan fisik antar
elemen kunci.
4. Diagram tata letak rekaman.

FLOWCHART PROGRAM
Akuntan terkadang menggunakan diagram alur program untuk memverifikasi
kebenaran logika program. Mereka membandingkan diagram alir dengan kode
program aktual untuk menentukan apakah program tersebut dijalankan.

TRANSCRIBE FAKTA TERTULIS KE DALAM FORMAT VISUAL.

Langkah selanjutnya adalah secara sistematis mentranskripsikan fakta-fakta
tertulis ke dalam objek visual

Abdullah Muhammad A031191130

Pengantar Pemrosesan Transaksi

Departemen Penjualan Departemen Operasi Komputer

Pelanggan
Edit dan sejarah file
pesanan pelanggan kredit
pemeriksaan kredit
memasukkan pesanan
Order penjualan File AR
pesanan pelanggan
Perbarui Program Inventaris

“mengilustrasikan bagaimana diterjemahkan secara visual.”

Gambar 2-24

REKAM DIAGRAM TATA LETAK

Diagram tata letak rekaman digunakan untuk mengungkap struktur
internal rekaman digital dalam file datar atau tabel database.

“File Pelanggan”
Key
Nomor Nama Alamat Kota Negara Kode Batas
Pelangga Pelangga Jalan Zip Kredit
n n

Bentuk tata letak rekaman yang lebih sederhana, ditunjukkan pada tabel
diatas. sesuai dengan kami tujuan terbaik. Jenis tata letak ini menunjukkan
konten rekaman. Setiap atribut data dan bidang kunci adalah ditampilkan dalam
kaitannya dengan nama dan lokasi relatifnya dalam catatan.

Model Pemrosesan Transaksi

Bagian dalam bab ini membahas model pemrosesan transaksi alternatif,
yang termasuk dalam kategori luas menjadi dua jenis:
1. pemrosesan batch
2. pemrosesan waktu nyata (real-time)
PERBEDAAN ANTARA BATCH DAN SISTEM REAL-TIME

Abdullah Muhammad A031191130

Pengantar Pemrosesan Transaksi

Pemrosesan Batch Pemrosesan Waktu Nyata (Real-

Time)
Contohnya , pemrosesan penggajian Contoh pemrosesan real-time
biasanya merupakan sistem batch adalah sistem reservasi maskapai
dengan jeda waktu yang lama. penerbangan, yang memproses
Peristiwa ekonomi - penerapan transaksi dari satu pelancong pada
tenaga kerja - terjadi terus menerus satu waktu sementara dia
selama periode pembayaran. menunggu.
Sumber daya lebih sedikit (seperti Sumber daya lebih banyak (seperti
biaya pemrograman, komputer biaya pemrograman, komputer
waktu, dan pelatihan pengguna) waktu, dan pelatihan pengguna)
pemrosesan batch akun nonkritis Pemrosesan transaksi dalam jumlah
meningkatkan efisiensi operasional besar secara real-time dapat
dengan menghilangkan aktivitas menyebabkan inefisiensi
yang tidak perlu pada titik kritis operasional.
dalam proses.

MEMPERBARUI FILE MASTER DARI TRANSAKSI

Menyajikan struktur rekaman untuk file transaksi pesanan penjualan dan
dua file master terkait, AR buku besar pembantu dan buku besar pembantu
persediaan. Kunci utama (PK) pengenal unik untuk file inventaris adalah
INVENTORY NUMBER. Kunci utama untuk AR adalah ACCOUNT JUMLAH.
Perhatikan bahwa struktur rekaman untuk file pesanan penjualan berisi kunci
utama (SALES ORDER NUMBER) dan dua bidang kunci sekunder (SK),
NOMOR REKENING dan NOMOR INVENTARISASI.

Prosedur Pencadangan File Master

Pencadangan file master adalah prosedur standar dalam sistem
pemrosesan transaksi untuk mempertahankan master integritas file jika salah
satu dari masalah berikut ini terjadi:
1. Kesalahan program pembaruan merusak file master yang sedang diperbarui.
2. Kesalahan yang tidak terdeteksi pada data transaksi mengakibatkan saldo file
master rusak.
3. Bencana seperti kebakaran atau banjir secara fisik menghancurkan file induk
saat ini.

Abdullah Muhammad A031191130

Pengantar Pemrosesan Transaksi

PENGOLAHAN BATCH MENGGUNAKAN PENGUMPULAN DATA WAKTU

NYATA
Pendekatan pemrosesan data yang populer, terutama untuk operasi
besar, adalah menangkap dan memproses aspek transaksi pada sumbernya
saat terjadi, dan memproses aspek lain dari transaksi dalam mode batch.
Langkah-langkah utama dalam proses tersebut adalah sebagai berikut:
 Petugas departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang
berkaitan dengan barang yang dibeli dikejar dan akun pelanggan.
 Sistem kemudian memeriksa batas kredit pelanggan dari data di catatan
pelanggan (akun file anak perusahaan piutang) dan memperbarui saldo
akunnya untuk mencerminkan jumlah penjualan.

PENGOLAHAN WAKTU NYATA

Sistem waktu nyata memproses seluruh transaksi saat terjadi.
Pemrosesan waktu nyata sangat cocok untuk sistem yang memproses volume
transaksi yang lebih rendah dan yang lainnya yang tidak berbagi catatan umum.
Sistem ini memanfaatkan jaringan area lokal dan teknologi jaringan area luas.
Skema Pengodean Data
Pengkodean data melibatkan pembuatan kode numerik atau alfabet sederhana
untuk mewakili ekonomi yang kompleks fenomena yang memfasilitasi
pemrosesan data yang efisien.

SISTEM TANPA KODE

Organisasi bisnis memproses volume besar transaksi yang serupa dalam
atribut dasar mereka. butes. Misalnya, file AR perusahaan mungkin berisi akun
untuk beberapa pelanggan yang berbeda dengan nama yang sama dan alamat
yang mirip. Akibatnya, seluruh kelas item dari persediaan ini haruslah dibedakan
atas dasar ketiga ciri tersebut, yaitu sebagai berikut:
1. Atribut ukuran berada dalam kisaran diameter 4 inci hingga 1/4 inci dengan
kelipatan 1 satu inci, memberikan ukuran 96 mur.
2. Untuk setiap subclass ukuran, tersedia empat material: kuningan, tembaga,
baja ringan, dan case-hardened baja
3. Masing-masing subclass ukuran dan material ini memiliki tiga utas berbeda:
halus, standar, dan kasar. Berdasarkan asumsi tersebut, kelompok
persediaan ini dapat berisi 1.152 item terpisah (96 x 4 x 3).

Abdullah Muhammad A031191130

Pengantar Pemrosesan Transaksi

Efek negatif dari pendekatan ini dapat dilihat di banyak bagian organisasi:
1. Staf penjualan. Mengidentifikasi barang yang dijual dengan benar
membutuhkan transkripsi dalam jumlah besar detail ke dokumen sumber.
2. Personel gudang. Menemukan dan mengambil barang untuk pengiriman
terhalang dan pengiriman kesalahan mungkin akan terjadi.
3. Personalia akuntansi. Posting ke akun buku besar akan membutuhkan
pencarian melalui anak perusahaan file deskripsi panjang sebagai kuncinya.
Ini akan sangat lambat, dan memposting ke akun yang salah akan umum
terjadi.

SISTEM DENGAN KODE

Keuntungan lain dari pengkodean data di AIS adalah:
1. Secara ringkas merepresentasikan sejumlah besar informasi kompleks
yang seharusnya menjadi tidak bisa diatur.
2. Memberikan sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan transaksi
yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun unik dalam sebuah file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

SKEMA KODE NUMERIK DAN ALFABETIK

Kode Berurutan
Seperti namanya, kode sekuensial mewakili item dalam beberapa urutan
berurutan (naik atau turun- cending).
Blokir Kode
Kode blok numerik adalah variasi pada pengkodean sekuensial yang
sebagian memperbaiki kerugiannya baru saja dijelaskan.
Kode Grup
Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item atau peristiwa
kompleks yang melibatkan dua atau lebih bagian dari data terkait.
Kode Mnemonik
Kode mnemonik adalah karakter alfabet yang berupa akronim dan
kombinasi lain itu menyampaikan makna.

Abdullah Muhammad A031191130

Pengantar Pemrosesan Transaksi

Bab ini membagi perlakuan sistem pemrosesan transaksi menjadi lima

bagian utama. Bagian pertama memberikan gambaran umum tentang
pemrosesan transaksi, menunjukkan peran vitalnya sebagai penyedia informasi
untuk pelaporan keuangan, pelaporan manajemen internal, dan penunjang
operasi sehari-hari.
Untuk menangani transaksi keuangan dalam volume besar secara efisien,
organisasi bisnis mengelompokkan transaksi sejenis ke dalam siklus transaksi.
Tiga siklus transaksi menjelaskan sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan:
siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus konversi.
Bagian ini juga memeriksa operasi masalah efisiensi nasional yang terkait
dengan setiap konfigurasi. Akhirnya, kami memeriksa skema pengkodean data
dan perannya dalam pemrosesan transaksi dan SIA sebagai alat untuk
mengkoordinasikan dan mengelola transaksi perusahaan. Dalam memeriksa
jenis utama skema pengkodean numerik dan alfabet, kami melihat bagaimana
masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan tertentu.

STRUKTUR DATA
Struktur data merepresentasikan pengaturan fisik dan logis dari data dalam file
dan basis data.

STRUKTUR BERURUTAN
File berurutan sederhana dan mudah diproses. Aplikasi komputer mulai
membaca data di awal file dan memproses setiap record secara berurutan.

STRUKTUR AKSES LANGSUNG

Struktur akses langsung menyimpan data di lokasi unik, yang disebut alamat,
pada disk. Operator Sistem ating menggunakan alamat ini untuk menyimpan dan
mengambil catatan data untuk diproses.

STRUKTUR TERINDEKS
Struktur yang diindeks dinamai demikian karena, selain file data aktual, terdapat
indeks tingkat yang merupakan file dari alamat catatan. Indeks ini berisi nilai
numerik dari lokasi penyimpanan disk fisik (silinder, permukaan, dan blok record)
untuk setiap record di asosiasi-file data. File datanya sendiri dapat diatur baik
secara berurutan atau acak.

Abdullah Muhammad A031191130

Pengantar Pemrosesan Transaksi

STRUKTUR METODE AKSES PENYIMPANAN VIRTUAL

Struktur metode akses penyimpanan virtual (VSAM) digunakan untuk file yang
sangat besar yang memerlukan pemrosesan batch rutin dan pemrosesan
rekaman individual tingkat sedang.

STRUKTUR VSAM
Struktur VSAM digunakan untuk file yang sering menempati beberapa silinder
penyimpanan yang berdekatan usia pada disk.

STRUKTUR HASHING
Struktur hashing menggunakan algoritme yang mengubah kunci utama rekaman
secara langsung menjadi alamat penyimpanan.

STRUKTUR POINTER
menyajikan struktur penunjuk, yang dalam contoh ini digunakan untuk membuat
daftar tertaut mengajukan. Pendekatan ini menyimpan dalam satu field record
alamat (pointer) dari record terkait

Masalah

1. SIKLUS TRANSAKSI IDENTIFIKASI

Kategorikan setiap aktivitas berikut ke dalam siklus pengeluaran, konversi,
atau pendapatan, dan identifikasi subsistem yang berlaku.
2. JENIS FILE
Untuk setiap record berikut, tunjukkan struktur file terkait yang sesuai: file
master, trans- file tindakan, file referensi, atau file arsip.
3. FLOWCHART SISTEM
Asumsikan lembar waktu digunakan dan departemen penggajian harus
menghitung jam.
4. FLOWCHART SISTEMA
5. sumsikan bahwa faktur vendor diterima dan dikirim ke departemen AP
tempat faktur tersebut ditinjau dan disetujui untuk pembayaran.
6. REKAM STRUKTUR UNTUK PROSES PENERIMAAN INVENTARISASI
Diskusi berkaitan dengan struktur catatan untuk transaksi penjualan.

Abdullah Muhammad A031191130

Pengantar Pemrosesan Transaksi

7. REKAM STRUKTUR UNTUK PENERIMAAN TUNAI PADA REKENING

8. FLOWCHART SISTEM
9. FLOWCHART SISTEM DAN FLOWCHART PROGRAM
10. SIKLUS TRANSAKSI HUBUNGAN
11. MANUAL FLOWCHART SISTEM PROSEDUR PENJUALAN
12. SISTEM DOKUMENTASI- SIKLUS PENGELUARAN (PROSEDUR
MANUAL)
13. SISTEM DOKUMENTASI, PEMBAYARAN
14. SISTEM DOKUMENTASI, PAYROLL Diperlukan
15. SISTEM DOKUMENTASI, PEDOMAN SIKLUS PENDAPATAN DAN
PROSES KOMPUTER
16. SISTEM DOKUMENTASI- SIKLUS PENGELUARAN (PEDOMAN DAN
PROSEDUR KOMPUTER)
17. SISTEM DOKUMENTASI - PROSEDUR PENERIMAAN UANG KOMPUTER
TERPUSAT)
18. SISTEM DOKUMENTASI- PEMBELIAN DAN PROSEDUR AP (KOMPUTER
TERPUSAT)
19. SISTEM DOKUMENTASI- PROSEDUR PENCELAIAN TUNAI (KOMPUTER
TERPUSAT)

Abdullah Muhammad A031191130