EXECUTIVE SUMMARY

Transaction Processing and Financial

Reporting Systems Overview

Diajukan untuk Memenuhi Tugas

Mata Kuliah Audit Sistem Informasi

Dosen Pembimbing :
Drs. Erwin Abubakar, MBA., Ak.

Disusun Oleh :
Adinda Andarestha Sihombing
(170503022)

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2019
 Transaction Processing and Financial Reporting Systems Overview
Learning Objectives:
Setelah mempelajari bab ini, Anda harus:
1. Memahami tujuan luas dari tiga siklus transaksi dan jenis transaksi yang diproses oleh
masing-masing.
2. Memahami hubungan antara catatan akuntansi tradisional dan padanan digitalnya
dalam sistem berbasis komputer.
3. Akrab dengan teknik dokumentasi yang digunakan untuk merepresentasikan sistem
berbasis komputer dan manual.
4. Memahami teknologi yang digunakan untuk mengotomatisasi dan merekayasa ulang
sistem informasi akuntansi.
5. Memahami fitur operasional dari sistem buku besar umum (GLS) dan sistem
pelaporan keuangan (FRS).

Bab ini membahas berbagai masalah yang melibatkan aplikasi AIS, termasuk prosedur
otomatis, kontrol internal, uji audit, dan skema penipuan. Sebagai latar belakang, bab ini
memberikan tinjauan umum tentang pemrosesan transaksi sistem (TPS) dan sistem pelaporan
keuangan (FRS) dan menyajikan pendahuluan topik yang umum untuk semua aplikasi TPS
dan FRS. Dalam bab-bab selanjutnya, kita akan menarik banyak dari bahan ini saat kami
memeriksa sistem individu secara rinci. Bab ini disusun dalam tujuh bagian utama. Yang
pertama adalah ikhtisar dari pemrosesan transaksi. Bagian ini mendefinisikan tujuan luas dari
tiga transaksi siklus dan menentukan peran masing-masing subsistem. Bagian kedua
menggambarkan hubungan antara catatan akuntansi dalam membentuk jejak audit di
keduanya sistem manual dan berbasis komputer. Bagian ketiga membahas dokumentasi
teknik yang digunakan untuk mewakili sistem manual dan berbasis komputer. Yang keempat
bagian membahas sistem berbasis komputer. Ini meninjau fitur dasar teknologi batch dan
real-time dan implikasinya untuk pemrosesan transaksi. Bagian kelima membahas skema
pengkodean data dan perannya dalam pemrosesan transaksi. Bagian keenam menggambarkan
peran sentral dari buku besar sebagai hubungan aplikasi TPS dan memberikan input ke FRS.
Akhirnya, bab ini menguraikan perubahan segera pada proses pelaporan keuangan tradisional
sebagai hasil dari XBRL inisiatif (bahasa pelaporan bisnis yang dapat diperpanjang) oleh
SEC.

AN OVERVIEW OF TRANSACTION PROCESSING

Aplikasi TPS memproses transaksi keuangan. Transaksi keuangan didefinisikan
sebagai Peristiwa ekonomi yang memengaruhi aset dan ekuitas perusahaan, tercermin di
dalamnya akun, dan diukur dalam bentuk moneter. Transaksi keuangan yang paling umum
adalah pertukaran ekonomi dengan eksternal Para Pihak. Ini termasuk penjualan barang atau
jasa, pembelian inventaris, pembuangan kewajiban keuangan, dan penerimaan uang tunai dari
pelanggan. Transaksi keuangan juga termasuk peristiwa internal tertentu seperti penyusutan
aset tetap; itu aplikasi tenaga kerja, bahan baku, dan overhead ke proses produksi; dan
transfer inventaris dari satu departemen ke departemen lainnya. Transaksi keuangan adalah
peristiwa bisnis umum yang terjadi secara teratur. Misalnya, ribuan transaksi dari jenis
tertentu (penjualan ke pelanggan) dapat terjadi harian. Untuk menangani secara efisien
dengan volume seperti itu, perusahaan bisnis mengelompokkan jenis transaksi yang serupa ke
dalam siklus transaksi.
Transaction Cycles
1. The Expenditure Cycle
a. Purchases/accounts payable system → beli inventory dari vendor
b. Cashdisbursements system → bayar utang ke vendor
c. Payroll system → bayar gaji
d. Fixed asset system → beli, pelihara, dan jual AT
2. The Conversion Cycle
a. The production system → planning, scheduling, and control of the physical
product through the manufacturing process.
b. The cost accounting system→ monitors the flow of cost information related to
production
3. The Revenue Cycle
a. Sales order processing → preparing sales orders, granting credit, shipping
products (or rendering of a service) to the customer, billing customers, and
recording the transaction in the accounts (accounts receivable [AR], inventory,
expenses, and sales).
b. Cash receipts → collecting cash, depositing cash in the bank, and recording
these events in the accounts (AR and cash).

ACCOUNTING RECORDS
Manual Systems
1. Dokumen → Lihat Figur 6.2,6.3,6.4 (hal 227-228)
 Source Dokumen
 Product Dokumen
 Turnaround Dokumen
2. Jurnal → (hal. 229) dan liat Figure 6.5- 6.8
 Spesial jurnal →mencatat transaksi rutin
 General Jurnal → mencatat transaksi non rutin
3. Ledger → (hal. 231) dan liat Figure 6.9A-B, 6.10
 General Ledger
 Subsidary Ledger

The Audit Trail

The accounting records described previously provide an audit trail for tracing
transactions from source documents to the financial statements.

Computer-Based Systems
Tipe file yang ada di CBS berupa magnetic file bukan file fisik. Jenisnya yaitu sbb:
(rincian definisi ada di hal 234)
1. Master File → generally contains account data. Contoh: GL dan Subsidary Ledger.
2. Transaction File → a temporary file of transaction records used to change or update
data in a master file. Contoh: Sales orders, inventory receipts, and cash receipts.
3. Reference File →stores data that are used as standards for processing transactions.
4. Archive File → contains records of past transactions that are retained for future
reference.
DOCUMENTATION TECHNIQUES
Data Flow Diagrams and Entity Relationship Diagrams
1. DFD (Data Flow Diagrams) : menggunakan simbol untuk merepresentasikan entities,
processes, data flows, and data stores dalam sebuah sistem. Lihat Figure 6.12 hal 237
dan 6.13 hal 238
2. ERD (Entity Relationship Diagrams) : sebuah teknik dokumentasi yang
merepresentasikan relationship antar entitas. Misal: One to One, One to Many, Many
to Many. Lihat Figure 6.14 hal 238.

Hubungan antara DFD dan ERD

DFD dan ERD sama-sama dapat menggambarkan sebuah sistem, namun dalam sudut
pandang yang berbeda. DFD merupakan model dari proses suatu sistem, sedangkan ERD
merupakan model data yang digunakan dalam suatu sistem. Hubungannya dapat dilihat
dalam Figure 6.15 hal 2.39

System Flowcharts
Merupakan grafis yang menggambarkan hubungan fisik (physical relationships)
antara elemen-element kunci dari suatu sistem. Elemen yang dimaksud meliputi
organizational departments, manual activities, computer programs, hard-copy accounting
records (documents, journals, ledgers, and files), and digital records (reference files,
transaction files, archive files, and master files).
Simbol-simbol penyusun System Flowcharts terdiri dari 2 jenis:
1. Simbol Manual Prosedur, dapat dilihat di Figure 6.17 (Hal 242)
2. Simbol Computer Processes, dapat dilihat di Figure 6.21 (Hal 246)

Program Flowcharts
Adalah sebuah teknik dokumentasi yang menggambarkan program logic. Simbol
penyusun program flowchart ada di Figure 6.24 hal 249.

Record Layout Diagrams

Digunakan untuk mengungkapkan struktur internal suatu record dari file atau tabel
database.

COMPUTER-BASED ACCOUNTING SYSTEMS

Computer-based accounting systems fall into two broad classes: batch systems and realtime
systems.

Differences Between Batch and Real-Time Systems

Pembeda Batch Real Time

Information Time Frame Ada jeda antara kapan Proses pencatatan yang
economic even terjadi dan dilakukan saat economic
kapan hal tsb dicatat even terjadi
Sumber Daya Umumnya, membutuhkan Membutuhkan sumber daya
sumber daya yang lebih yang lebih banyak dari
sedikit seperti (hardware, Batch processing
programming, training)
Efisiensi operasional Akan mendorong efisiensi Sejalan dengan efisiensi
hanya jika pencatatan karena pencatata dilakukan
tertentu dilakukan setelah seketika, kecuali atas
kejadian untuk menghindari pencatatan yang melibatkan
penundaan operasional beberapa akun berbeda
yang mana akan lebih baik
jika diproses secara batch

Alternative Data Processing Approaches

Legacy Systems versus Modern Systems

Legacy Systems (sistem warisan): Modern Systems

-Aplikasi berbasis mainframe -Menggunakan basis clent-server

(network)
-Menggunakan flat file untuk penyimpanan -Menggunakan database
data
-Cenderung menggunakan batch -Cenderung menggunakan realtime
prosecessing processing.

DATA CODING SCHEMES

Menggunakan data coding di SIA bertujuan untuk:
1. Mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang seharusnya dapat diatur
2. Menyediakan sarana akuntabilitas atas kelengkapan transaksi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan rekening unik dalam file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

Teknik Coding
Nama Teknik Coding Keuntungan Kerugian
Sequential Codes
Mewakili item dalam Mendukung rekonsiliasi Kode berurutan tidak
beberapa urutan berurutan sejumlah transaksi, seperti membawa konten informasi
(naik atau turun). pesanan penjualan, pada di luar urutannya dalam
akhir pemrosesan. urutan.
Block Codes
Pendekatan ini dapat Dapat menginsert kode baru Sama seperti sequential
digunakan untuk mewakili tanpa harus mengatur ulang codes, tidak memberikan
seluruh kelas item dengan keseluruhan coding informasi mengenai item
membatasi setiap kelas structure. yang diwakili oleh kode.
pada rentang waktu tertentu
dalam skema pengkodean.
Contoh: COA
Group Codes
Dapat digunakan untuk 1.Memfasilitasi representasi Dapat meningkatkan biaya
merepresentasikan item sejumlah besar data yang penyimpanan,
atau peristiwa kompleks beragam. mempromosikan kesalahan
yang melibatkan dua atau 2.Memungkinkan struktur administrasi, meningkatkan
lebih data terkait data yang kompleks untuk waktu proses dan usaha.
diwakili dalam bentuk
hirarki yang logis dan lebih
mudah diingat oleh
manusia.
3. mengizinkan analisis
rinci dan pelaporan baik di
dalam kelas barang dan
seluruh kelas yang berbeda
dari item.

Alphabetic Codes
Digunakan untuk banyak Kapasitas untuk mewakili
tujuan yang sama dengan sejumlah besar item
kode numerik. meningkat secara dramatis
melalui penggunaan kode
abjad murni atau karakter
abjad tertanam dalam kode
numerik (kode alfanumerik)
1. Seperti kode numerik,
ada kesulitan rasionalisasi
makna kode yang telah
ditetapkan secara berurutan;
2. Pengguna cenderung
mengalami kesulitan
menyortir catatan yang
dikodekan abjad.

Mnemonic Codes
Adalah karakter alfabet Memudahkan pengguna Meskipun kode mnemonik
dalam bentuk akronim dan untuk memahami informasi berguna untuk mewakili
kombinasi lainnya yang tentang item yang diwakili kelas item, mereka
menyampaikan makna. memiliki kemampuan
terbatas untuk mewakili
item dalam suatu kelas

THE GENERAL LEDGER SYSTEM (lihat figure 6.34 hal 265)

The Journal Voucher
Journal voucher merupakan input bagi general ledger. Routine transactions, adjusting
entries, and closing entries dimasukkan ke dalam GL melalui journal vouchers.

The GLS Database.

Basis data GLS mencakup berbagai file:
1. File master buku besar umum adalah file prinsip dalam database GLS
2. File histori buku besar umum memiliki format yang sama dengan master GL.
Tujuan utamanya adalah untuk menyediakan data keuangan historis untuk laporan
keuangan komparatif.
3. File voucher jurnal adalah total koleksi voucher jurnal yang diproses dalam periode
berjalan.
4. File riwayat voucher jurnal berisi voucher jurnal untuk periode terakhir.
5. File pusat pertanggungjawaban berisi pendapatan, pengeluaran, dan data
pemanfaatan sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam
organisasi.
6. File induk anggaran berisi jumlah yang dianggarkan untuk pendapatan,
pengeluaran, dan sumber daya lainnya untuk pusat pertanggungjawaban.
THE FINANCIAL REPORTING SYSTEM
Financial Reporting Procedures
Financial reporting is the final step in the overall accounting process that begins in the
transaction cycles. Prosedurnya:
1. Capture the transaction
2. Record in special journal
3. Post to subsidiary ledger
4. Post to general ledger
5. Prepare the unadjusted trial balance
6. Make adjusting entries
7. Journalize and post adjusting entries.
8. Prepare the adjusted trial balance
9. Prepare the financial statements
10. Journalize and post the closing entries
11. Prepare the post-closing trial balance

XBRL—REENGINEERING FINANCIAL REPORTING

eXtensible business reporting language (XBRL) merupakan standar Internet yang
dirancang khusus untuk pelaporan bisnis dan pertukaran informasi. Tujuan XBRL adalah
untuk memfasilitasi publikasi, pertukaran, dan pemrosesan informasi keuangan dan bisnis.
XBRL merupakan turunan dari standar Internet lain yang disebut XML (eXtensible Markup
Language).

XML (eXtensible Markup Language)

XML adalah metalanguage untuk menggambarkan markup language. Istilah
extensible berarti bahwa setiap markup language dapat dibuat dengan menggunakan XML.
Dengan demikian, XML dapat digunakan untuk memodelkan struktur data database internal
organisasi.

CONTROLLING THE FRS

Risiko potensial terhadap FRS meliputi:
1. Jejak audit yang rusak.
2. Akses tidak sah ke buku besar.
3. Akun GL yang tidak seimbang dengan akun anak perusahaan.
4. Saldo akun GL salah karena voucher jurnal tidak sah atau salah.

COSO Internal Control Issues

Internal control menurut COSO untuk memitigasi potential risk to the FRS:
1. Transaction Authorization
2. Segregation of Duties
3. Access Controls
4. Accounting Records
5. Independent Verification

Internal Control Implications of XBRL

1. Taxonomy Creation
2. Taxonomy Mapping Error
3. Validation of Instance Documents