RESUME SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

“SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI”

Dosen Pengampu :
Nur’aini Rokhmania, SE., AK., M.Ak., CA

Disusun Oleh :

Kelompok 6

1. Bella Puspa Ramadanti (2018310105)

2. Zahrah Wanda (2018310124)
3. Riza Umami (2018310156)
4. Avifa Febrilianty (2018310255)

PROGRAM STUDI : SARJANA AKUNTANSI

STIE PERBANAS SURABAYA TAHUN 2019/2020

 SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI

Dokumentasi menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, dimana,
mengapa, dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data, output, informasi,
dan sistem pengendalian. Hal tersebut dilengkapi dengan deskripsi naratif dari sistem,
penjelasan langkah-langkah yang tertulis dari komponen sistem dan interaksinya.

Alat dokumentasi sistem yang umum sebagai berikut, :

1. Diagram Arus Data (DAD): deskripsi grafis sumber data,proses transformasi,
penyimpanan data, dan tujuan data.
2. Bagan alir, yang merupakan deskripsi grafis system. Beberapa jenis bagan alir,
meliputi :
a. Bagan alir dokumen : menunjukan arus dokumen dan informasi antardepartemen
atau area pertanggungjawaban,
b. Bagan alir system: menunjukan hubungan antar input, pemrosesan, dan output
system informasi,
c. Bagan alir program: menunjukan urutan operasi logis computer yang menjalankan
program.
3. Diagram Proses Bisnis, merupakan deskripsi grafis dan proses bisnis yang
digunakan oleh perusahaan.

DIAGRAM ARUS DATA

Diagram Arus Data ( DAD-Data Flow Diagram) merupakan penjelasan graris dari
arus data dalam organisasi meliputi empat symbol pertama untuk mempresentasikan empat
elemen dasar yaitu sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, dan penyimpanan
data. Pemakai utamanya adalah analis sistem dan perancang sistem. Diagram arus data
digunakan oleh analis sistem untuk mendokumentasikan perancangan logis sistem guna
membantu pengguna memahami proses kerja sistem. Penggunaan diagram arus data
bertujuan untuk memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dari proses fisik
perancangan sistem.

a. Sumber data dan tujuan data adalah entitas yang mengirim atau menerima data
yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem. Penggunaan symbol pada sumber dan
tujuan data yang digunakan pada diagram arus data merupakan gambaran sebuah

1
 institusi perusahaan maupun orang personal yang menggunakan informasi dari
sistem tsb.
b. Arus data adalah perpindahan data diantara proses, penyimpanan, sumber dan
tujuan. Data yang melewati penyimpanan dan sumber atau tujuan harus melewati
proses transformasi data. Arus data dilabeli untuk menunjukkan data apa yang
mengalir.
c. Proses mempresentasikan transformasi data.
d. Penyimpanan data adalah tempat atau ruang data disimpan. Data yang disimpan
harus diberi label yang jelas dan tempat penyimpanan data ini tidak bisa dilihat
secara fisik, karena berbentuk perangkat lunak.

Subpembagian DAD

DAD dibagi kedalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang
semakin meningkat, karena beberapa sistem dapat secara penuh dibuat menjadi diagram pada
satu lembar kertas. Selain itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda, dan berbagai
level dapat lebih baik untuk memenuhi permintaan yang berbeda. Level DAD tertinggi
disebut sebagai diagram konteks karena memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada
pembaca. Hal ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas yang merupakan
sumber dan tujuan sistem input atau output.

Pedoman untuk Menggambar DAD

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggambar DAD, meliputi:

a. Memahami sistem. Mengembangkan dengan mengobservasi arus data organisasi,

mengolah data dengan membaca deskriptif naratif dari sistem.
b. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem. Hanya jalur kesalahan yang sangat
penting tercakup; jalur kesalahan yang tidak penting diabaikan, serta menentukan cara
sistem dimulai dan berhenti tidak ditunjukkan.
c. Mengembangkan diagram konteks yang menggambarkan batasan sistem.
d. Mengidentifikasi arus data. Mengidentifikasi semua arus data masuk atau keluar
sistem, termasuk asal data dan tujuan akhir data. Semua arus data datang dari dan
menuju ke proses transformasi, penyimpanan data, atau sumber tujuan.
e. Mengelompokkan arus data. Elemen-elemen data yang selalu mengalir bersamanya
sebaiknya dikelompokkan bersama seperti yang ditunjukkan saat satu data mengalir
hingga terpisah.

2
 f. Mengidentifikasi proses transformasi. Menempatkan lingkaran dimanapun yang
dibutuhkan untuk mentransformasikan satu arus data ke arus data lainnya.
g. Mengelompokkan proses transformasi. Proses transformasi yang secara logis
terkait atau terjadi pada waktu yang sama dan tempat yang sama sebaiknya
dikelompokkan bersama.
h. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data. Mengidentifikasi setiap data
temporer atau permanen dan arus data masuk dan keluar.
i. Mengidentfikasi semua sumber dan tujuan data serta memasukkan kedalam
DAD.
j. Memberi nama semua elemen DAD. Proses dan penyimpanan data biasanya
mengambil nama dari arus data keluar atau[unmasuk. Pilihlah nama yang atraktif dan
deskriptif, seperti “memperbarui persediaan” dan “memvalidasi transaksi”. Nama
proses sebaiknya kata kerja tindakan seperti memperbaruhi, mengedit,
mempersiapkan, merekonsiliasi, dan mencatat.
k. Membagi subbagian DAD. Membagi proses level tinggi kedalam proses level
berurutan yang lebih rendah.
l. Menyempurnakan DAD. Setiap langkah tambahan membantu menyempurnakan
diagram dan mengidentifikasikan titik penting. Aturlah DAD untuk mengalir dari atas
kebawah dan dari kiri ke kanan.
m. Mempersiapkan salinan akhir. Mengulangi penyimpanan atau tujuan data.
Tempatkan nama dalam DAD, tanggal dipersiapkan, dan nama yang tersedia pada
setiap halama.

BAGAN ALIR

Bagan alir (flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang digunakan untuk
menjelaskan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir
mencatat proses bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir melalui organisasi. Bagan alir
juga menggunakan untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen.
Sebagian bagan alir digambar menggunakan program perangkat lunak seperti Visio,
Microsoft Word, Microsoft Excel, atau Microsoft Powerpoint. Simbol bagan alir dibagi ke
dalam empat kategori seperti :

 Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.

3
  Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau
dengan tangan.
 Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
 Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data, di mana bagan alir dimulai dan
berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelasan untuk bagan alir

JENIS-JENIS BAGAN ALIR

Bagan alir dokumen (document flowchart) dikembangkan untuk mengilustrasikan

arus dokumen dan data antar-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Bagan ini
menelusuri dokumen dari awal hingga akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai,
distribusi, tujuan, disposisi, dan semua hal yang terjadi saat mengalir melewati sistem. Jenis
khusus bagan alir, yang disebut bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart)
digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal. Bagan
tersebut digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan atau inefisiensi sistem, seperti arus
komunikasi yang tidak memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas yang
tidak dibutuhkan pada arus dokumen, atau prosedur tanggung jawab yang menyebabkan
penundaan pemborosan.

PEDOMAN UNTUK MEMPERSIAPKAN BAGAN ALIR

1. Memahami sistem. Mengembangkan pemahaman ini dengan mewawancarai

pengguna, pengembangan, dan manajemen atau memberikan kuesioner yang lengkap;
dengan menjalankan melalui transaksi sistem.
2. Mengidentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir. Mengidentifikasi departemen,
fungsi-fungsi pekerjaan, dan pihak eksternal. Mengidentifikasi proses bisnis,
dokumen arus data, dan prosedur pengolahan data.
3. Mengelola bagan alir. Mendesain bagan alir, sehingga data mengalir dari atas ke
bawah dan dari kiri ke kanan. Ketika sesual, pastikan bahwa semua prosedur dan
proses ada dalam urutan yang sesuai. Tunjukkan tempat dokumen atau proses
dimulai, tempat data diproses, dan tempat data disimpan dan dikirim. Tunjukkan
diposisi final dari semua dokumen untuk mencegah kelonggaran yang membuat
pembaca dibuat berputar-putar. Tunjukkan data yang dimasukkan ke dalam atau
diambil dari database yang melewati operasi pemrosesan (program komputer)
pertama. Dalam bagan alir dokumen, bagilah bagan alir ke dalam kolom-kolom
dengan label.

4
 4. Secara jelas labeli semua simbol. Tulislah sumber, input, proses, output, atau tujuan
di dalam simbol. Gunakan kepala panah pada semua garis arus.
5. Konektor halaman. Jika bagan alir tidak sesuai dengan halaman tunggal, secara jelas
berilah nomor halaman dan gunakan konektor ;uar halaman untuk memindahkan data
halaman dari halaman lainnya. Ketika diinginkan, konektor dalam halaman dapat
digunakan untuk mencegah kelebihan garis arus dan untuk menghasilkan halaman
yang terlihat rapi. Secara jelas labeli semua konektor untuk menghindari
kebingungan.
6. Gambar sketsa kasar dalam bagan alir. Perhatikanlah dengan saksama konten yang
diambil dibandingkan membuat gambar yang sempurna. Beberapa sistem dapat dibuat
bagan alir dalam draf tunggal. Tinjaulah dengan orang-orang yang mengenal sistem.
Pastikan semua bagan alir yang digunakan konsisten.
7. Gambarlah Salinan final bagan alir. Tempatkan nama, tanggal, dan nama orang
yang mempersiapkan bagan alir pada setiap halaman.

Anda dapat mempraktikkan membuat bagan alir dokumen dengan menggambar satu
permasalahan komprehensif, yang disebut Accuflow Disbursements Process, pada akhir
setiap konten bab, anda kemudian dapat membandingkan diagram anda pada solusi di bagian
akhir bab, anda juga dapat membaca detail penjelasan mengapa solusi dipersiapkan.

Bagan alir sistem (system flowchart) menggambarkan hubungan antar-input,

pemrosesan, penyimpanan, dan output sistem. Bagan alir pemrosesan penjualan dalam figure
3-10 merepresentasikan proposal Ashton untuk mendapatkan data penjualan menggunakan
terminal penjualan state-of0the-art. Terminal akan mengambil dan mengedit (semua tanggal
yang dibutuhkan dimasukkan, dll.) data penjualan dan mencetak penerimaan pelanggan.
terminal secara periodic mengirim semua data penjualan untuk kantor pusat perusahaan,
sehingga piutang, persediaan, dan database penjualan/pemasaran dan buku besar dapat
diperbarui. Manajemen dan pengguna lainnya dapat mengakses file kapan pun dengan
menggunakan sistem pemrosesan penyelidikan.

Bagan alir sistem digunakan untuk menjelaskan arus dan prosedur data dalam SIA. Setiap
bab proses bisnis (Bab 12-16) menggunakan bagan alir sistem untuk memberikan tinjauan
mengenai cara setiap proses bisnis bekerja.

5
BAGAN ALIR PROGRAM

Bagan alir program (program flowchart) mengilustrasikan urutan operasi logis yang
dilakukan oleh komputer dalam mengeksekusi program. Hubungan antarsistem dan program
bagan alir ditunjukkan dalam Figur 3-11. Bagan alir program menjelaskan logika khusus
yang digunakan untuk melakukan proses yang ditunjukkan pada bagan alir sistem.

DIAGRAM PROSES BISNIS

Diagram proses bisnis (DPB-Business Process Diagram) adalah cara visual untuk
menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis. Contohnya, ada
banyak aktivitas dalam siklus pendapatan. Diantaranya adalah menerima pesanan, mengecek
kredit pelanggan, memverifikasi ketersediaan persediaan, dan mengonfirmasi penerimaan
pesanan pelanggan. Seperti halnya, ada berbagai aktivitas yang terlibat dalam siklus
pengeluaran. Di antaranya adalah mengirimkan barang yang dipesan, menagih pelanggan,
dan mengumpulkan pembayaran pelanggan. Semua aktivitas ini ditunjukkan pada DPB untuk
memberikan pemahaman yang lebih mudah kepada pembaca menganai gambaran yang
terjadi dalam proses bisnis.

Saat DPB dapat menjelaskan interaksi dalam entitas dan juga interaksi antar-entitas,
DPB dalam buku teks tidak mendokumentasikan aktivitas yang dilakukan oleh pihak
eksternal. Oleh karena itu, DPB untuk siklus pendapatan hanya akan menjelaskan fungsi-
yang dilakukan oleh perusahaan penjual dan DPB untuk siklus pengeluaran hanya
menggambarkan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan pembelian.

PEDOMAN UNTUK MEMPERSIAPKAN DIAGRAM PROSES BISNIS

1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis. Mengembangkan pemahaman ini

dengan mengobservasi proses bisnis organisasi dan arus data, mengobservasi dan
mewawancarai mereka yang terlibat dalam proses bisnis, membaca deskripsi naratif
sistem, atau memasuki sistem transaksi. Mengidentifikasi departemen, fungsi-fungsi
bisnis, dan pihak eksternal. Mengidentifikasi proses bisnis, dokumen, arus data, dan
prosedur pengolahan data.
2. Mengabaikan komponen-komponen tertentu. Seperti DAD, DPB menggambarkan
apa yang terjadi, tetapi tidak memerinci bagaimana itu terjadi (contohnya dengan
teknologi apa) aktivitas proses terjadi. Oleh karena itu, DPB tidak perlu untuk direvisi
setiap kali teknologi yang digunakan untuk menyelesaikan aktivitas berubah. Tidak

6
 seperti bagan alir, anda tidak perlu menunjukkan dokumen ketika dokumen mengalir
melalui sistem atau menunjukkan tempat dokumen itu disimpan.
3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan. Seperti DAD, berbagai level
detail dapat ditunjukkan. DPB hanya dapat menunjukkan level aktivitas yang lebih
tinggi tersebut dapat dipecah ke dalam subaktivitas-subaktivitas yang menunjukkan
secara lebih mendetail. Jika DPB digambarkan secara lebih mendetail, mudah untuk
mengevaluasi apakah tugas-tugas dipisahkan secara sesuai dengan menguji tugas
yang dilakukan dalam setiap baris.
4. Mengelola Bagan Alir. DPB biasanya terdiri dari dua kolom dan sebanyak mungkin
garis yang diperlukan untuk menjelaskan proses. Kolom pertama menunjukkan
karyawan dan department berbeda yang terlibat dalam proses bisnis. Kolom kedua
menunjukkan aktivitas yang dilakukan oleh karyawan yang ditunjukkan dalam kolom
pertama. Setiap baris, mengacu sebagai “swim lane” berisi aktivitas yang dilakukan
oleh department atau karyawan yang terindikasi. DBP menggambarkan langkah
langkah besar dalam proses secara beruntutan, membaca dari kiri ke kanan dan atas ke
bawah.
5. Memasukkan Setiap Proses Bisnis Dalam Diagram. Tunjukkan setiap proses bisnis
dimulai dan berakhir. Menunjukkan setiap aktivitas dalam proses bisnis yang terjadi
dan dalam baris yang sesuai, menggunakan simbol yang sesuai. Menuliskan deskripsi
yang sesuai di dalam setiap simbol, sebagaian besar deskripsi aktivitas akan dimulai
dengan kata kerja tindakan (membuat pesanan, mengirimkan barang, dll). Tambahkan
informasi anotasi yang sesuai untuk membuat diagram lebih dapat dipahami gunakan
kepala panah pada semua garis arus data untuk menunjukkan arah arus.
6. Menggambar Salinan Final DPB. Tempatkan nama DPB, tanggal, dan nama orang
yang mempersiapkan pada setiap halaman.

Dalam menggambar DPB, buku ini hanya menggunakan seperangkat simbol terbatas
untuk menghasilkan DPB yang mudah dibuat dan dipahami. Dalam buku ini, dasar pada DPB
lebih sedikit pada mematuhi aturan yang mengatur persiapan dan lebih banyak pada
mengomunikasikan aktivitas dengan jelas yang terlibat dalam proses bisnis yang
digambarkan. Ashton mempersiapkan DPB untuk mendokumentasikan pemrosesan
penggajian pada S&S berdasrkan pada narasi. Kita dapat mempraktikkan membuat DPB
dengan menggambar salah satu problem komperehensif, yang disebut Accuflow Cash
Disbursment Process, pada akhir konten bab.

7
 CONTOH KASUS IMPLEMENTASI TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI PADA GITA BUSANA

Perusahaan jasa yang merupakan usaha yang dimiliki kedua orang tua saya adalah
Gita Busana yang bergerah dalam bidang penawaran jasa menjahit yang berada di Jl.
WR. Supratman No. 9 Tangerang Selatan. Gita Busana saat ini berkembang pesat,
dilihat dari beberapa faktor seperti pertumbuhan penduduk yang semakin meningkat,
meningkatnya pegawai di daerah Tangerang Selatan dari berbagai instansi yang
membutuhkan textile dan jasa jahit untuk seragam kantor, dan tempat usaha yang strategis
sehingga makin mudah untuk dijangkau. Perusahaan manufaktur di bidang penjualan bahan
baku textile dan penawaran jasa tailor sudah banyak tersebar di kota Tangerang Selatan.
Dengan keberadaan perusahaan-peusahaan baru yang mempunyai fungsi yang sama dapat
menimbulkan persaingan yang cukup ketat. Gita Busana sudah dirintis sejak tahun 1997 dan
hingga saat ini perusahaan jasa telah berjalan selama kurang lebih 22 tahun.

Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. aktivitas yang
biasanya mencakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel,
pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, mendesain sistem secara detail, penulisan
dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi
dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru. Selain menggunakan dokumentasi untuk
memahami dan meningkatkan sistem, perusahaan dapat menggunakannya untuk tujuan
penting lainnya. Sebagai contoh, dokumentasi digunakan untuk menjelaskan sistem dan
untuk melatih personil. Juga, dokumentasi digunakan oleh auditor untuk menggambarkan
sistem informasi untuk memahami sistem dan untuk menilai sistem kontrol. Teknik ini
digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk
merencanakan serta mendesain sistem yang baru. Tidak ada cara standar dalam
penyusunan DFD karena persoalan yang berbeda memerlukan metode yang berbeda pula.