RESUME BAB III

Kelas: Sistem Informasi Akuntansi (C)

Prodi: S1 Akuntansi
Anggota Kelompok H:
 Nova Fadia Annaja (220810301156)
 Muthia Amanda Khansa (220810301072)
 Calvin Nathaniel Kristanto (220810301210)

SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI

Dokumentasi menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, di mana,
mengapa dan bagaimana entri data, penyimpanan data, output informasi, dan sistem
pengendalian. Pendokumentasian sistem meliputi diagram, bagan alir, tabel, representasi
grafis lainnya dari data dan informasi yang dilengkapi dengan deskripsi naratif. Deskripsi
naratif yaitu penjelasan tertulis langkah demi langkah dari komponen-komponen sistem dan
interaksi dari semua itu. Terdapat alat-alat dokumentasi sebagai berikut:
Diagram Arus Data (DAD)
Diagram arus data yaitu penjelasan grafis dari arus data dalam organisasi, meliputi
sumber data, tujuan data, arus data, proses dan penyimpanan data.
 Sumber data (data source): entitas yang menghasilkan atau mengirimkan data yang
dimasukkan ke dalam sistem
 Tujuan data (data destination): entitas yang menerima data yang dihasilkan oleh
sistem
 Arus data (data flow): pergerakan data diantara proses, penyimpanan, sumber, dan
tujuan
 Proses (processes): proses yang menstransformasikan data ke dalam data atau
informasi lain
 Penyimpanan data (data store): tempat atau media penyimpanan data sistem.

Subpembagian diagram arus data adalah DAD dibagi kedalam level-level yang lebih
rendah untuk memberikan jumlah detail yang semakin meningkat. Selain itu, pengguna
memiliki kebutuhan yang berbeda sehingga DAD dalam berbagai level dapat lebih baik untuk
memnuhi permintaan yang berbeda. Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks
(contex diagram) yang berguna untuk proses penggajian karyawan. Dalam proses penggajian
karyawan terdapat lima proses yang terdiri dari.

1. Memperbarui file penggajian karyawan meliputi formulir karyawan baru, formulir

perubahan karyawan (input data) dan meliputi file penggajian yang diperbarui (output
data)
 2. Menangani kompensasi karyawan meliputi kartu waktu, file penggajian, tabel tarif
pajak (input data) dan meliputi cek karyawan, register penggajian, file penggajian
yang diperbarui, voucher pengeluaran kas penggajian (output data)
3. Membuat laporan manajemen meliputi file penggajian (input data) dan meliputi
laporan penggajian (output data)
4. Membayar pajak meliputi file penggajian (input data) dan meliputi laporan pajak,
pembayaran pajak, voucher pengeluaran kas pajak penggajian, file penggajian yang
diperbarui (output data)
5. Memasukkan entri ke buku besar meliputi voucher pengeluaran kas pajak
penggajian, voucher pengeluaran kas penggajian (input data) dan meliputi buku besar
yang diperbarui (output data)
Terdapat pedoman untuk menggambar diagram arus data yaitu sebagai berikut:
1. Memahami sistem (dengan melakukan wawancara terhadap pengolah data,
mengobservasi arus data organisasi, dan menelusuri sistem)
2. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem (hanya jalur kesalahan penting yang tercakup,
tapi jalur kesalahan yang tidak penting diabaikan dengan menetukan sistem dimulai
dan berhenti tidak ditunjukkan)
3. Menentukan batasan sistem (dengan menetukan elemen data relevan yang masuk dan
data yang non relevan tidak masuk)
4. Mengembangkan diagram konteks
5. Mengidentifikasi arus data (semua arus data datang dari dan menuju ke proses
transformasi, penyimpanan data atau tujuan.)
6. Mengelompokkan arus data (arus data dapat terdiri dari satu kepingan datum atau
lebih)
7. Mengidentifikasi proses transformasi (menempatkan lingkaran dimanapun yang
dibutuhkan mentransformasikan satu arus data ke arus data lainnnya)
8. Mengelompokkan proses transformasi (tidak boleh mengkombinasikan komponen
yang tidak terkait ke dalam proses transformasi tunggal
9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data (mengidentifikasi setiap data
temporer atau data permanen dan mengidentifikasi setiap arus data ke dalam dan
keluar)
10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data
11. Memberi nama semua elemen DAD (kecuali untuk arus data ke dalam atau keluar
penyimanan data)
12. Membagi DAD menjadi subbagian tertentu (membagi proses level tinggi ke dalam
proses level yang berurutan yang lebih rendah)
13. Berikan nomer yang berurutan pada setiap proses (membantu pembaca menavigasi
antar level DAD)
14. Menyempurnakan DAD (memproses arus data selama beberapa kali)
15. Mempersiapkan salinan akhir (garis arus data tidak boleh melintasi satu dengan yang
lain).
Terdapat beberapa simbol untuk mempersiapkan diagram arus data yaitu sebagai berikut :

Simbol Nama Penjelasan

Sumber dan tujuan data
Arus data
Proses-proses transformasi
Penyimpanan data
Orang dan organisasi mengirim data dan
menerima data dari sistem yang diwakili oleh
kotak persegi.
Arus data kedalam atau keluar proses
disajikan oleh garis lengkung atau garis lurus
dengan panah.
Proses yang mentransformasikan data dari
input ke output diwakili oleh lingkaran
(bubbles).
Penyimpanan data diwakili oleh dua garis
horizontal

Pengendaalian internal -

Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) teknik analitis yang menggunakan seperangkat simbol standar
untuk menjelaskan gambar beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan
logis. Manfaat bagan alir adalah mencatat cara proses bisnis yang dilakukan, mencatat cara
dokumen mengalir melalui organisasi, dan untuk menganalisis cara meningkatkan proses
bisnis dan arus dokumen. Seperangkat simbol standar dalam bagan alir terbagi kedalam
empat kategori.
1. Simbol input/output: menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2. Simbol pemrosesan: menunjukkan pengolahan data, baik secara eletronik maupun
dengan tangan.
3. Simbol penyimpanan: menunjukkan tempat data disimpan
4. Simbol arus dan lain-lain: menunjukkan arus data, dimana bagan alir dimulai dan
berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.
Jenis-jenis bagan alir adalah sebagai berikut.

 Bagan alir dokumen (document flowchart): digunakan untuk mengilustrasikan arus

data dan dokumen di antara area-area pertanggungjawaban dalam organisasi
  Bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart): digunakan untuk
menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk
mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, atau inefisiensi sistem.
 Bagan alir sistem (system flowchart): digunakan untuk menggambarkan hubungan
antar input-output, pemrosesan, penyimpanan, dan output sistem.
 Bagan alir program (program flowchart) digunakan untuk mengilustrasikan urutan
operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam melakukan program
Terdapat pedoman untuk mempersiapkan bagan alir yaitu sebagai berikut.
1. Memahami sistem (dengan mewawancarai pengguna atau memberikan kuisioner yang
lengkap dan dengan menjalankan melalui transaksi sistem)
2. Mengidentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir (mengidentifikasi departemen,
fungsi-fungsi pekerjaan, pihak eksternal, proses bisnis, dokumen, arus data, dan
prosedur pengolahan data).
3. Mengelolah bagan alir (mendesain bagan alir sehingga data mengalir dari atas
kebawah dan dari kiri ke kanan)
4. Secara jelas labeli semua simbol (menuliskan deskripsi sumber, input, proses, output,
dan tujuan didalam simbol)
5. Konektor halaman (terdapat konektor luar halaman untuk memindahkan dari satu
halaman ke halaman lainnya dan terdapat konektor dalam halaman untuk mencegah
kelebihan garis arus).
6. Gambar sketsa kasar dalam bagan alir (beberapa sistem dapat dibuat diagram alir
dalam draft tunggal)
7. Gambarlah salinan final dalam bagian alir (menempatkan nama bagan alir, tanggal
dan nama orang yang mempersiapkan bagan alir pada setiap halaman)

Terdapat beberapa simbol untuk mempersiapkan bagan alir yaitu sebagai berikut:

Simbol Nama Penjelasan

Simbol
Input/Output
Dokumen Dokumen atau laporan elektronik atau kertas

Berbagai salinan dokumen Diilustrasikan dengan melebihi simbol

1 1
2 kertas dokumen dan mencetak.nomor dokumen
3 pada muka dokumen di sudut kanan atas.

Output elektronik Informasi ditampilkan oleh alat output

elektronik seperti terminal, monitor, atau
layar.
 Entri data elektronik Alat entri elektronik seperti komputer,
terminal, tablet, atau telepon.

Alat input dan output Entri data elektronik dan simbol output
elektronik digunakan bersama untuk menunjukkan alat
yang digunakan untuk keduanya.

Simbol
Pemrosesan
Pemrosesan komputer Fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh
komputer, biasanya menghasilkan perubahan
dalam data atau informasi

Operasi manual Operasi pemrosesan yang dilakukan secara

manual

Simbol
Penyimpanan
Database Data yang disimpan secara elektronik dalam
database

Pita magnetis Data yang disimpan dalam pita magnetis;

pita yang merupakan media penyimpanan
backup yang populer..

File dokumen kertas File dokumen kertas; harus mengindikasikan

N file urutan pemesanan, N = secara numerik,
A = Secara alfabet, D = berdasarkan tanggal.

Jurnal/buku besar Jurnal atau buku besar akuntansi berbasis

kertas.

Simbol Arus
dan Lain-lain
 Arus dokumen atau Mengarahkan arus pemrosesan atau
pemesanan dokumen; arus normal ke bawah dan ke
kanan

Hubungan komunikasi Transmisi data dari satu lokasi geografis ke

lokasi lainnya via garis komunikasi.

Konektor dalam-halaman Menghubungkan arus pemrosesan pada

halaman yang sama penggunaannya
menghindari garis yang melintasi halaman

Konektor luar-halaman Entri dari, atau keluar ke halaman lain.

Terminal Awal, akhir, atau titik interupsi dalam

proses; juga digunakan untuk
mengindikasikan pihak luar.

Keputusan Langkah pembaruan keputusan

Anotasi (catatan tambahan) Penambahan komentar deskriptif atau

catatan penjelasan sebagai klarifikasi

Diagram Proses Bisnis (DPB)

Diagram proses bisnis adalah cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau
akvitas yang berada dalam proses bisnis. Diagram proses bisnis atau DPB menggambarkan
aktivitas dalam siklus pendapatan yang dilakuakn oleh perusahaan penjual, yaitu kegiatan
menerima pesanan, mengecek kredit pelanggan, memverifikasi adanya persediaan, dan
mengonfirmasi penerimaan pesanan pelanggan. DPB juga menggambarkan aktivitas dalam
siklus pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan pembelian, yaitu mengirimkan barang
yang dipesan, menagih pelanggan, dan mengumpulkan pembayaran pelanggan.
Terdapat pedoman untuk mempersiapkan diagram proses bisnis
1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis (dengan melakukan wawancara
terhadap mereka yang terlibat dalam proses bisnis, mengobservasi proses bisnis
organisasi dan arus data)
2. Mengabaikan komponen-komponen tertentu (DPB tidak perlu di revisi setiap kali
teknologi yang digunakan untuk menyelesaikan aktivitas berubah)
 3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan (level aktivitas yang lebih tinggi
dapat dipecah ke dalam subaktivitas-subaktivitas yang lebih mendetail)
4. Mengelolah bagan alir (setiap baris mengacu pada “swim lane” berisi akvitas yang
dilakukan oleh karyawan atau departemen yang terindikasi)
5. Memasukkan setiap proses bisnis dalam diagram (menambahkan informasi anotasi
yang sesuai untuk membuat diagram lebih mudah dipahami)
6. Menggambar sketsa kasar DPB (menggambarkan proses bisnis secara akurat dan
diagram yang dapat dipahami dengan mudah)
7. Menggambar salinan final DPB (menempatkan nama DPB, tanggal, dan nama orang
yang mempersiapkan pada setiap halaman).
Terdapat beberapa simbol untuk mempersiapkan diagram proses bisnis yaitu sebagai berikut:

Simbol Nama Penjelasan

Mulai Mulai atau permulaan proses diwakili oleh
lingkaran kecil

Akhir Akhir proses dipresentasikan oleh lingkaran

kecil bergaris tebal.

Aktivitas dalam proses Aktivitas dalam proses diwakili oleh persegi

yang sisinya tumpul. Penjelasan aktivitas
ditempatkan dalam persegi.

Keputusan Keputusan yang dibuat selama proses

diwakili oleh sebuah wajik. Penjelasan
keputusan ditempatkan di dalam simbol.
Arus Arus data atau informasi yang ditunjukkan
oleh panah