RAHMADHANTY KUSUMA A

12030115130178

SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI

Dokumen yaitu bagaimana cara sebuah sistem bekerja. Contoh dari pendokumentasian
sistem di antaranya yaitu diagram, bagan alir, tabel, dan representasi grafis lain. Pendokumentasian
yang dilengkapi dengan penjelasan setiap langkahnya disebut dengan deskripsi naratif. Alat
dokumentasi di antaranya:

1. DAD (diagram arus data), menjelaskan alur data yang ada di dalam organisasi yang
digambarkan dengan grafis menggunakan simbol sebagai berikut

Simbol Nama Penjelasan

Sumber dan tujuan Bertugas mengirim dan menerima data
data untuk sistem
Arus data Perpindahan data di antara proses,
penyimpanan sumber dan tujuan
Proses- proses Proses yang merubah output menjadi input
transformasi
Penyimpanan data Untuk menyimpan data

Pengendalian Untuk pengendalian internal

internal

Panduan dalam menggambar DAD:

 Pahamilah sistem dengan mengobservasi arus data organisasi dan
mewawancarai mereka yang menggunakan data atau menelusuri transaksi
sistem
 Abaikan aspek tertentu dari DAD yang kurang penting dan tentukan batasan
sistemnya agar tetap relevan
 Identifikasi dan kelompokkan arus data
 Identifikasi dan kelompokkan proses transformasi
 Identifikasi setiap data temporer atau permanen atau arus data masuk dan
keluar
 Identifikasi semua sumber dan tujuan data
  Beri nama pada semua elemen DAD kecuali untuk arus data ke luar atau ke
dalam atau tempat penyimpanan data
 Bagi DAD menjadi beberapa sub bagian agar tidak kacau
 Beri nomor berurutan pada setiap proses DAD
 Sempurnakan DAD dan siapkan salinan akhir

2. Bagan alir, yaitu teknik analitis yang menggunakan simbol standar untuk
menjelaskan beberapa aspek SI secara jelas, ringkas dan logis. Bagan alir
menjelaskan proses bisnis dan cara dokumen mengalir di organisasi. Simbol bagan
alir ada empat kategori, yaitu:
a. Simbol input/output dari sistem

1 Dokumen Dokumen atau laporan

2 Berbagai salinan Beberapa simbol dokumen yang diberi no

dokumen dokumen di kanan atas

3 Input/output; Fungsi input/output dan menggambarkan

jurnal jurnal akuntansi dalam sebuah flowchart

4 Display Info yang ditampilkan output elektronik

5 Entri data Alat entri data oleh alat elektronik seperti

elektronik PC atau terminal

6 Alat input dan Entri data elektronik dan simbol output

output elektronik yang sama-sama digunakan

7 Transmittal tape Untuk membandingkan kontrol antara

komputer

b. Simbol pemrosesan

1 Pemrosesan Fungsi pemrosesan yang dilakukan

komputer komputer

2 Operasi manual Fungsi pemrosesan yang dilakukan secara

manual

3 Pemrosesan Fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh

pendukung alat selain komputer

c. Simbol arus dan lain-lain

1 Arus dokumen Mengarahkan arus pemrosesan atau

 atau pemrosesan dokumen

2 Arus data atau Mengarahkan arus informasi atau data,

informasi juga untuk menunjukan data disalin dari
satu dokumen ke dokumen lain

3 Hubungan Transmisi dara dari satu lokasi geografis

komunikasi ke lainnya

4 Konektor dalam Menghubungkan arus pemrosesan yang

halaman sama

5 Konektor luar Entri dari luar ke halaman lain

halaman

6 Terminal Sebagai penanda permulaan atau akhir

dari sebuah proses

7 Keputusan Untuk pembuat keputusan

8 Anotasi Catatan tambahan

Ada tiga jenis bagan alir, yaitu

a. Bagan alir dokumen

 Digunakan untuk mengilustrasikan arus dokumen dan data dalam
organisasi
 Berguna untuk menganalisis prosedur dalam kontrol organisasi
b. Bagan alir sistem
 Digunakan untuk mengilustrasikan urutan operasi yang dilakukan
komputer dalam melakukan program (input, proses, penyimpanan
dan output)
 Berguna untuk analisis desain dan sistem
c. Bagan alir program
 Mempresentasikan urutan operasi logis komputer dalam melakukan
program

Panduan menggambar diagram alir

 Memahami sistem
 Mengidentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir
  Mengelola dan mendesain bagan alir. Pastikan melabeli semua
simbol dengan jelas dan berikan konektor halaman untuk
memindahkan dari halaman satu ke halaman lain
 Gambar sketsa kasar kasar lalu gambarlah salinan final bagan alir

3. Diagram proses bisnis

Diagram proses bisnis adalah diagram yang menjelaskan langkah atau
aktivitas yang ada di dalam bisnis menggunakan visual. Contohnya di dalam transaksi
penjualan barang oleh supermarket, ada beragam aktivitas, di antaranya seperti
memeriksa barcode barang, lalu menerima pembayaran transaksi dari pelanggan,
mencetak struk dan lainnya.

Panduan menggambar diagram proses bisnis:

 Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis dari sebuah

organisasi
 Mengabaikan komponen yang kurang diperlukan dan memasukkan
beberapa detail yang diperlukan
 Mengelola bagan alir dengan baik
 Memasukkan setiap proses bisnis dalam diagram
 Gambar sketsa kasar kasar lalu gambarlah salinan final bagan alir
Simbol diagram di dalam diagram proses bisnis

1 Mulai Sebagai permulaan sebuah proses dalam

proses bisnis

2 Akhir Akhir sebuah proses

3 Aktivitas dalam Aktivitas dalam proses. Aktivitas

proses diletakkan dalam persegi yang ujungnya
tumpul. Penjelasan akuntansi di dalam
persegi

4 Keputusan Untuk membuat keputusan

5 Arus Arus data atau informasi

Kesimpulan

Diagram dibagi menjadi tiga yaitu diagram arus data, bagan alir dan diagram proses
bisnis. Sedangkan bagan alir sendiri dibagi menjadi bagan alir dokumen, bagan alir sistem
dan bagan alir program.
Diagram arus data digunakan untuk mendeskripsikan secara visual arus data yang
ada di dalam sebuah sistem. Diagram arus data memiliki 4 fungsi yaitu entitas, arus data,
penyimpanan data dan proses
Diagram bagan alir digunakan untuk menggambarkan proses transaksi atau operasi
dalam sebuah sistem. Diagram bagan alir dibagi menjadi tiga:
 Bagan alir dokumen: Digunakan untuk mengilustrasikan arus dokumen dan
data dalam organisasi dan untuk menganalisis prosedur dalam kontrol
organisasi
 Bagan alir sistem: Digunakan untuk mengilustrasikan urutan operasi yang
dilakukan komputer dalam melakukan program (input, proses, penyimpanan
dan output) dan untuk analisis desain dan sistem
 Bagan alir program: Mempresentasikan urutan operasi logis komputer
dalam melakukan program
Diagram proses bisnis digunakan untuk menjelaskan langkah atau aktivitas yang ada
di dalam bisnis menggunakan visual