Systems Techniques and

Documentation
Makalah
Untuk Memenuhi Tugas
Matakuliah Sistem Informasi Akuntansi
Yang diampu oleh bapak Angga Kurniawan, S.E., M.Sc.

Disusun oleh

KELOMPOK II

Agnes Nova Liana 17630003

Ailien Anmareta 17630005
Anisa Viatri Dewi 17630009
Aris Dwi Laksono 17630044
Saras Febriyani 17630034

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH METRO

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

JURUSAN AKUNTANSI A

MARET 2020
 KATA PENGANTAR

Sebagai puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang
berjudul Systems Techniques and Documentation, dengan baik dan lancar tanpa
hambatan dan dapat selesai dengan tepat waktu. Pada kesempatan ini tak lupa
penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Allah SWT yang telah memberikan petunjuk dan kemudahan dalam

menyelesaikan makalah ini.
2. Bapak Angga Kurniawan, S.E., M.Sc. selaku dosen pengampu matakuliah
sistem informasi akuntansi.
3. Kedua orangtua yang telah mendukung dan memberi semangat untuk
menyelesaikan makalah ini.
4. Serta teman-teman yang telah bekerja sama dalam makalah ini.

Kami menyadari dalam penulisan makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun dari dosen dan rekan-rekan
mahasiswa-mahasiswi tetap kami nantikan demi kesempurnaan makalah ini. Atas
kekurangan dan kesalahan dalam penyusunan makalah ini, kami mohon maaf.
Harapan kami makalah ini dapat diterima dan bermanfaat.

Metro, Maret 2020

Penulis

DAFTAR ISI

i
KATA PENGANTAR................................................................................... i

DAFTAR ISI..................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN..............................................................................1

1.1 Latar Belakang Masalah.....................................................................1

1.2 Rumusan dan Pertanyaan....................................................................1
1.3 Tujuan dan Manfaat Pembahasan.......................................................1
1.4 Metode Pembahasan...........................................................................1

BAB II TINJAUAN TEORITIS...................................................................2

2.1 Pengertian Sistem dan Teknik Sistem.................................................2

2.2 Pengertian Dokumentasi......................................................................2
2.3 Pengertian Teknik Sistem dan Dokumentasi.......................................2

BAB III ANALISIS........................................................................................3

3.1 Teknik Sistem Dan Dokumentasi........................................................3

3.2 Pengguna Teknik-Teknik Sistem.........................................................3
3.3 Teknik-Teknik Sistem.........................................................................5
3.4 Teknik-Teknik Sistem Beserta Simbolnya..........................................7

BAB IV PENUTUP.......................................................................................22

4.1 Kesimpulan ........................................................................................22

4.2 Saran ..................................................................................................22

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................23

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi akuntansi, analisis sistem
informasi akuntansi, analisis sistem akan dihadapkan pada beberapa permasalahan
yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh berbagai pihak. Untuk
menyelesaikan masalah tersebut informasi oleh berbagai pihak. Untuk menyelesaikan
masalah tersebut, seseorang analisis sistem harus memiliki bekal teknik
pendokumentasian yang baik. Teknik tersebut diharapkan dapat digunkan untuk
diharapkan dapat digunkan untuk menganalisis setiap permasalahan yang dihadapi.
Dalam Statement of Auditing Standard {sas} 55. Consideration of the Internal
Control Structure in a Financial Statement Audit mensyaratkan auditor independen
memiliki pemahaman atas sistem pengendalian internal perusahaan sebelum
melakukan audit (Romney,2005). Atas alasan tersebut, para auditor sistem
direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir ketika mendokumentasikan sebuah
sistem yang komplek dan rumit. Dengan gambaran tersebut, auditor sistem akan
mudah melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu perusahaan.

1.2 Rumusan dan Pertanyaan

1. Apa pengertian teknik sistem dan dokmentasi?
2. Siapa saja pengguna teknik-teknik sistem ?
3. Bagaimana teknik-teknik sistem ?
4. Apa saja simbol dalam teknik sistem ?

1.3 Tujuan dan Manfaat Pembahasan

1. Untuk mengetahui pengertian teknik sietem dan dokumentasi.
2. Untuk mengetahui pengguna teknik-teknik sistem.
3. Untuk memahami teknik-teknik sistem.
4. Untuk mengetahui simbol teknik sistem.

1.4 Metode Pembahasan

Pembahasan dalam makalah ini menggunakan metode literasi buku yaitu dalam
bentuk membaca buku referensi tentang Teknik Sistem dan Dokumentasi dan
manfaat kecanggihan teknologi yakni menggunakan internet yang terpercaya.

1
 BAB II
TINJAUAN TEORITIS

2.1 Pengertian Sistem dan Teknik Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema), artinya suau
kesatuan komponen atau elemen yang dihubungkan bersama memudahkan aliran
informasi, materi atau energi. Istilah ini sering digunakan untuk menggabarkan
sesuatu set entitas yang berinteraksi, dimana sering kali menggunakan suatu model
matematika. Menurut Hall (2009), sistem adalah sekelompok, dua atau lebih
komponen yang saling berkaitan yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama.
Menurut M.J Alexander (2001), suatu sistem adalah suatu grup dari beberapa elemen,
baik berbentuk fisik maupun bukan fisik, yang menunjukan suatu kumpulan saling
berhubungan di antaranya dan berinteraksi bersama menuju suatu atau akhir dari
sistem. Jadi, sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan antara satu
dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Biasanya dibuat untuk mengenai sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin
terjadi.

2.2 Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi
tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sistem bekerja. Informasi ini meliputi
siapa, apa, kapan di mana, mengapa, dan bagaimana data dimasukan (data entry),
diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian
sistemnya. Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem
adalah diagram, bagan alir, tabel, dan benuk grafis lainnya untuk mewakili informasi.
Alat-alat tesebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu
penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.

2.3 Pengertian Teknik Dokumentasi Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yang berkaitan. Teknik-
teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral). Suatu kegiatan pengujian dilakukan
untuk meyakinkan bahwa mekanisme kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan
memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan tambahan. Kegiatan ini lazim
disebut audit.

2
 BAB III
ANALISIS

3.1 Teknik Sistem Dokumentasi

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam meganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem
penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personal sistem dalam
pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang
melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara
ektern sebagai seorang konsultan. Dengan demikian seorang akuntan harus memiliki
keahlian dan kemampuan untuk mendokumentaikan sistem dalam bentuk grafis.
Untuk menganalisis sebuah sistem, maka diperlukan desain dan teknik dokumentasi
yang akan digunakan secara rutin oleh seorang desainer dan auditor sistem oleh
tenaga akuntansi. Sedangkan dokumentasi itu sendiri meliputi bentuk naratif, bagan
alir (flowchart), diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana
sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa,
dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta
bagaimana pengendalian sistem. Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya
tergantung dari jenis pekerjaan, teknik pendokumentasian memiliki peranan penting
dalam hal berikut ini. Sebuah sistem beroprai dapat terbaca dri dokumentasi yang
tersedia.dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem
pengendalian internal dan dapat menetapkan apakah sistem tersebut memenuhi
kebutuhan perusahaan. Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem
tersebut dapat secara mudah dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam
pengembangan sistem baru harus menunjukan sistem pengendalian internalnya.

3.2 Pengguna Teknik-Teknik Sistem

1. Penggunaan teknik-teknik sistem auditing

Sebagian besar penugasan auditing dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen
pertama yaitu audit intern yang bertujuan untuk menetapkan tingkat keandalan
struktur pengendalian intern dalam organisasi. Biasanya diperlukan beberapa jenis
pengujuian ketaatan. Tujuan pengujian itu adalah untuk melihat eksistensi,
efektivitas, dan kontinuitas operasi pengendalian intern. Komponen kedua yaitu audit
laporan keuangan, meliputi pengujian substansif. Pengujian substansif adalah
verifikasi langsung atas laporan keuangan atas laporan keuangan berdasarkan hasil

3
pengujian pengendalian intern dalam audit intern. Pengujian ketaatan maupun
substansif juga harus dilakukan oleh auditor intern seperti halnya auditor ekstern.

A. Evaluasi Struktur Pengendalian Intern

Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan
perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor
umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen.
Struktur pengendalian intern terdiri dari 3 elem :
1) Pengawan lingkungan.
2) Sistem akuntansi.
3) Pengawasan prosedur.
Teknik yang digunakan anatara lain adalah flowchart analisis, flowchart dokumen,
bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

B. Pengujian Ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang
digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujiaan ketaatan dilakukan untuk
memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi
pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Tekni yang biasa digunakan
adalah IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

C. Kertas Kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian
yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yang ditarik selama
melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan
menganalisis isi kertas kerja. Diagram alir data, bagan HIPO, bagan arus program,
teble pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas
kerja.

2. Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari 3 fase, yaitu :

A. Analisis Sistem
Analisis sistem melibatkan pengumpulan dan pengirganisasian fakta. Teknik sistem
yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart
analisis.

4
B. Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara langkap dan utuh.
Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart
program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk
mendokumentasikan perancangan sistem.

C. Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang
telah dibuat. Dokumen adalah bagian terpenting dalam implementasi sistem.
Dokumen yang baik, sebagai akibat dari penggunaan teknik sistem adalah proses
analisis dan desain sistem informasi, sangat membantu pelaksanaan pelatihan
karyawan dan berguna untuk memeastikan bahwa spesifikasi desain dapat terpenuhi.

3.3 Teknik-Teknik Sistem

A. Teknik Bagan Arus

Merupakan teknik sistem yang paling umum. Bagan arus adalah diagram simbolik
yang menunjukan aliran data dan urutan operasi dalam suatu sistem. Bagan arus
digunakan baik oleh auditor maupun personel-sonel sistem. Bagan arus banyak
dipakai jika pemrosesan data bisnis dilakukan secara terkomputerisasi. Dengan
meningkatkan arti penting bagan arus sebagai alat komunikasi sehubungan dengan
makin kompleks dan berkembangnya pemrosesa komputer, maka dibutuhkan symbol-
symbol standar dan penggunaan konvensi.

B. Teknik Narasi
Teknik ini sering bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta
di perusahaan. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analisis untuk
mengenal pihak-pihak pengambilan keputusan di perusahaan dan masalah yang
mereka hadapi. Wawancara mendalam memungkinkan analisis sistem untuk
membangun hubungan personal yang baik dengan manager. Wawancara terstruktur
dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan.
Kuesioner terbuka merupakan teknik dengan serangkaian pertanyaan. Kuesioner
terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan cara memberi kesempatan kepada
responden untuk menjawab pertanyaan secara bebass.

5
C. Teknik Analisis Pemanfaatan Sumber Daya
Yaitu analisis berikutnya yang perlu dilakukan setelah semua tahap dalam pembuatan
yang dijelaskan diatas dimulai dari pembuatan flowchart, mengidentifikasi peubahan
yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah hingga menerapkan desain prosedur
yang baru adalah mencocokan sumber daya yang dimiliki dengan tugas yang harus
terselesaikan. Analisis ini harus dipertimbangkan oleh personel pengembangan sistem
ketika menginmplementasikan sistem. Auditor harus mempertimbangkan penggunaan
sumber daya saat melakukan audit. Penugasan kepada staf untuk suatu fungsi audit
tertentu dapat diselesaikan dengan teknik sitem. Oleh karena itu, teknik sistem dalam
analisis pengelokasian sumber daya dapat digunakan oleh auditor maupun personel
sistem.

D. Teknik Analisis Keputusan

a. Tabel pencabangan dan keputusan
digunakan terutama oleh para ahli pengembangan sistem. Seringkali logika yang
disyaratkan dalam program komputer cukup kompleks untuk digambarkan dengan
simbol-simbol standar bagan arus keputusan. Tabel membuat pernyataan keputusan
yang akan dibuat, daftar kondisi yang akan timbul, dan jalur yang harus di ikuti setiap
kondisi. Bagian menuju ke (Go To) membuat referensi penghubung atau garis aliran
tunggal yang keluar dari simbol lain. Tabel keputusan menggambarkan tabulasi dari
proses pengambilan keputusan. Ini mirip dengan tabel pencabangan tetapi lebih
kompleks karena berhubungan dengan kriteria keputusan yang banyak. Tabel
keputusan dibuat dengan premis JIKA-MAKAdan tampak sebagai matriks dua
dimensi dalam format umum. Tabel dibagi dalam empat area : penghentian kondisi,
entri kondisi, penghentian aksi, dan entri kegiatan.

b. Metode-Metode Matriks
Yaitu tabel keputusan pada dasarnya adalah penyajian matriks. Format matriks dan
perjanjian dalam bentuk “array” memiliki banyak kegunaan dalam pekerjaan sistem
karena merupakan metode yang baik untuk menganalisis dan menampilkan volume
data yang besar. Kertas kerja yang digunakan sistem akuntasni untuk menghitung dan
mendistribusikan saldo perkiraan dalam subklasifikasi atau untuk memebantu proses
penutupan merupakan contoh-contoh umum dalam teknik-teknik matriks. Ciri-ciri
analiti penting dari teknik-teknik matriks adalah menyebar entri-entri baris dalam
beragam entri-entri kolom. Ini menjamin bahwa setiap kombinasi baris/kolom telah
dianalisis dan didokumentasikan secara jelas. Dalam matriks pengendalian aplikasi,
entri baris adalah pengendalian data sedangkan entri kolom adalah kegiatan

6
pemrosesan. Teknik ini dapat digunakan secara sistematis untuk mengevaluasi
pengendalian intern dalam sistem aplikasi. Dalam matriks pengendalian data, entri
baris adalah elemen-elemen data, dan entri kolom adalah formulir atau laporan.
Analsis dapat diarahkan langsung pada eliminasi data yang tidak berguna dalam
formulir atau data dalam laporan.

4.4. Teknik-Teknik Sistem Beserta Contoh Simbol-Simbol Yang Digunakan

1. Bagan Alir (flowchart)

Merupakan kumpulan dari notasi diagram simbolik yang menunjukan aliran data dan
urutan operasi dalam sistem. Bagan alir (flowchart) merupakan metode teknik analisis
yang dipergunakan untuk mendeskripsikan sejumlah aspek dari sistem informasi yang
jelas, ringkas dan logis. Sebuah bagan alir akan representasikan grafikal pada suatu
sistem yang menggabarkan terjadinya relasi fisik antara entitas kuncinya. Auditor,
analisis sistem, perancang sistem dan pemrograman., merupakan orng-orang yang
paling mengenal notasi ini.

A. Simbol Bagan Alir

Notasi yang digunakan untuk membuat bagan alir dapat dibagi menjadi kelompok
berikut :

7
B. Pembuatan Bagan Alir
Dalam pembuatan bagan alir digunakan symbol bagan alir, garisan aliran dan variasi
yang tepat penggunaan symbol pada bagan alir untuk mewakili fungsi-fungsi
informasi atau jenis lain dari sistem. Arah aliran dipresentasikan dengan garis yang
ditarik diantara symbol. Arah normal dari aliran adalah kiri ke kanan dan dari atas ke
bawah. Jika garis aliran terputus karena keterbasatan halaman, symbol penghubung
harus digunakan untuk menunjukan keterputusan tersebut. Jika akiran dua arah, dapat
ditunjukan dengan garis tunggal atau ganda, tetapi anak panah harus digunakan untuk
menunjukan arah aliran normal dan arah sebaliknya.pada gambar2.5 berikut
menunjukan bentuk bagan alir tentang penyerahan/ pelunaan dari pelanggan.

C. Jenis-Jenis Bagan Alir

Ada beberapa jenis-jenis bagan alir (flowchart) diantaranya :

a. Bagan Alir sistem

Adalah bagan yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan
ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.
Bagan alir sistem menunjukan apa yang dikerjakan sistem.

b. Bagan Alir Dokumen

Merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk
tembusan-tembusannya.

c. Bagan Alir Skematik

Merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk
menggambarkan prosedur didalam sistem. Perbedaanya adalah, bagan alir skematik
selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-

8
gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan
gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang
paham dengan simbol-simbol alir. Penggunaan gambar-gambar ini mudah dipahami,
tetapi sulit dan lama menggambarnya.

d. Bagan Alir Program

Merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses
program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir
program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program digunakan
untuk menggambar tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika.
Bagan alir ini depersiapkan oleh analisis sistem. Dan bagan alir program komputer
terinci.digunakan untuk menggambarkan intruksi-intruksi program komputer secara
terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.

e. Bagan Alir proses

Merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini
berguna bagi analisis sistem untuk menggambar proses dalam suatu prosedur.

D. Langkah-langkah Menggambar diagram alir :

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam

program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat

bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan

alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut

ini:

a. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari

suatu halaman.

b. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.

c. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan

berakhirnya.

d. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata

yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya: -"Persiapkan" dokumen “Hitung" gaji

e. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan yang

semestinya.

9
f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan

dengan jelas menggunakan simbol penghubung.

g. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.

2. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Diagram Arus Data (DAD) (Data Flow Diagram) atau DFD adalah Suatu gambaran
grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk simbol-simbol untuk
menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan.
Walau nama diagram ini menekankan pada data, situasinya justru sebaliknya
penekanannya ada pada proses. DAD menggambarkan arus dari data sistem, yang
penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur
dan jelas. DAD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan
sistem yang sedang berjalan logis. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble
chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. DFD
merupakan salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila
fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada
data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan
model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan
alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi
dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang
mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat
program.

A. Fungsi Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

 DAD membantu para analis sitem meringkas informas tentang sistem,
mengetahui hubungan antar sub-sub sistem, membantu perkembangan aplikasi
secara efektif.
 DAD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan analis
sistem.
 DAD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomasi untuk pengembangan
alternative sistem fisik.

10
B. Simbol-Simbol Diagram Arus Data

Penjelasan:

a. Terminator / Entitas Luar (External Entity)

Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang
sedang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas luar
(external entity).  Terdapat dua jenis terminator :

1. Terminator Sumber (source) : merupakan terminator yang menjadi sumber.

2. Terminator Tujuan (sink) : merupakan terminator yang menjadi tujuan data /
informasi sistem.

Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam

organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi diluar kendali sistem yang sedang
dibuat modelnya.  Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem
diluar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan.
Komponen terminator ini perlu diberi nama sesuai dengan dunia luar yang
berkomunikasi dengan sistem yang sedang dibuat modelnya, dan biasanya
menggunakan kata benda, misalnya Bagian Penjualan, Dosen, Mahasiswa. Ada tiga
hal penting yang harus diingat tentang terminator :

11
 1. Terminator merupakan bagian/lingkungan luar sistem. Alur data yang
menghubungkan terminator dengan berbagai proses sistem, menunjukkan
hubungan sistem dengan dunia luar.
2. Profesional Sistem Tidak berhak mengubah isi atau cara kerja organisasi atau
prosedur yang berkaitan dengan terminator
3. Hubungan yang ada antar terminator yang satu dengan yang lain tidak
digambarkan pada DFD.

b. .Proses (Process)
Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan
input menjadi output. Proses diberi nama untuk menjelaskan proses/kegiatan apa
yang sedang/akan dilaksanakan. Pemberian nama proses dilakukan
dengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan obyek),
seperti Menghitung Gaji, Mencetak KRS, Menghitung Jumlah SKS. Ada empat
kemungkinan yang dapat terjadi dalam proses sehubungan dengan input dan output :

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :

1. Proses harus memiliki input dan output.
2. Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau proses
melalui alur data.
3. Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem
digambarkan dengan komponen proses.
Berikut ini merupakan suatu contoh proses yang salah :

12
Umumnya kesalahan proses di DFD adalah :

1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini

disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses
dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam (lihat
proses 1).
2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini
disebut dengan miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah
menerima input (lihat proses 2).

c. Data Store
Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi
nama dengan kata benda jamak, misalnya Mahasiswa. Data store ini biasanya
berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang
berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file
harddisk, file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara
manual seperti buku alamat, file folder, dan agenda. Suatu data store dihubungkan
dengan alur data hanya pada komponen proses, tidak dengan komponen DFD lainnya.
Alur data yang menghubungkan data store dengan suatu proses mempunyai
pengertian sebagai berikut :
1. Alur data dari data store yang berarti sebagai pembacaan atau pengaksesan
satu paket tunggal data, lebih dari satu paket data, sebagian dari satu paket
tunggal data, atau sebagian dari lebih dari satu paket data untuk suatu proses
(lihat gambar 2 (a)).
2. Alur data ke data store yang berarti sebagai pengupdatean data, seperti
menambah satu paket data baru atau lebih, menghapus satu paket atau lebih,
atau mengubah/memodifikasi satu paket data atau lebih (lihat gambar 2 (b)).
Pada pengertian pertama jelaslah bahwa data store tidak berubah, jika suatu paket
data/informasi berpindah dari data store ke suatu proses. Sebaliknya pada pengertian
kedua data store berubah sebagai hasil alur yang memasuki data store. Dengan kata
lain, proses alur data bertanggung jawab terhadap perubahan yang terjadi pada data
store.

13
d. Data Flow / Alur Data
Suatu data flow / alur data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukkan arah
menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan
perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya.
Selain menunjukkan arah, alur data pada model yang dibuat oleh profesional sistem
dapat merepresentasikan bit, karakter, pesan, formulir, bilangan real, dan macam-
macam informasi yang berkaitan dengan komputer. Alur data juga dapat
merepresentasikan data/informasi yang tidak berkaitan dengan komputer. Alur data
perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud, biasanya pemberian
nama pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata benda, contohnya Laporan
Penjualan. Ada empat konsep yang perlu diperhatikan dalam penggambaran alur data,
yaitu :
1. Konsep Paket Data (Packets of Data)
Apabila dua data atau lebih mengalir dari suatu sumber yang sama menuju ke tujuan
yang sama dan mempunyai hubungan, dan harus dianggap sebagai satu alur data
tunggal, karena data itu mengalir bersama-sama sebagai satu paket.

2. Konsep Alur Data Menyebar (Diverging Data Flow)

Alur data menyebar menunjukkan sejumlah tembusan paket data yang yang berasal
dari sumber yang sama menuju ke tujuan yang berbeda, atau paket data yang
kompleks dibagi menjadi beberapa elemen data yang dikirim ke tujuan yang berbeda,
atau alur data ini membawa paket data yang memiliki nilai yang berbeda yang
akan dikirim ke tujuan yang berbeda.

14
3. Konsep Alur Data Mengumpul (Converging Data Flow)
Beberapa alur data yang berbeda sumber bergabung bersama-samamenuju ke tujuan
yang sama.

4. Konsep Sumber atau Tujuan Alur Data

Semua alur data harus minimal mengandung satu proses. Maksud kalimat ini adalah :

 Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu data store
dan/atau terminator (lihat gambar 6 (a)).
 Sutu alur data dihasilkan dari suatu data store dan/atau terminator dan menuju
ke suatu proses (lihat gambar 6 (b)).
 Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu proses (lihat
gambar 6 (c)).

15
C. Tipe dalam Data Flow Diagram
Ada tiga jenis DFD yaitu :

a. .Konteks diagram
Gambar 3.2 adalah contoh dari jenis DFD diagram konteks kami pertama. Diagram
konteks adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang menggambarkan aliran
data ke dan dari entitas eksternal. Mari kita gunakan Gambar 3.2 untuk mempelajari
beberapa istilah penting sistem. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari
pentingnya diagram konteks. Lingkaran dalam konteks diagram mendefinisikan batas
sistem. Batas adalah perbatasan antara sistem dalam minat dan sistem lingkungan.
Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan entitas
dalam konteks diagram menunjukkan lingkungan relevan. Lingkungan yang relevan
adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi sistem dari minat seperti sistem
didefinisikan. Sebagai contoh, dalam Gambar 3.2, hanya konsumen dan bank berada
dalam lingkungan yang relevan. Bisa kita sertakan penyewa sebagai sumber
pembayaran untuk penyewa? Ya – dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan
mencakup masa penggunaan kotak entitas dan aliran data yang menggambarkan
pembayaran sewa. Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah
aliran menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan. Di Gambar 3.2 pembayaran
dan deposit adalah antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu antara
subsistem) juga merupakan antarmuka.

16
 Gambar 3.2  konteks diagram

b. Data Flow Diagram Fisik

Data Flow Diagram Fisik adalah representasi bergambar sebuah sistem yang
menampilkan sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas
ini. Entitas internal adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin
(contohnya, komputer) dalam sistem yang mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD
menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah proses sistem dicapai.
Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang dicapai. Sebagai contoh, pada
Gambar 3.3, kita melihat bahwa pelayan toko menerima uang tunai dari pelanggan
dan mengirim uang tunai, bersama dengan  menyalin daftar, untuk kasir. Jadi, kita
melihat dimana uang tunai pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai penerimaan
data diambil (yaitu menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa yang dilakukan
oleh petugas penjualan. Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan kata
benda dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data
ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, pelayan toko mengirim dari 66W
untuk pembukuan Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis dimana
pembekuan dan label file menunjukkan bagaimana buku biru penjualan sistem
mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan Box entitas pada diagram
konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan relevan, lingkaran dalam DFD
fisik menentukan entitas internal.

17
 Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik 

c. Data Flow Diagram Logis

Data Flow Diagram Logis adalah representasi bergambar dari sebuah sistem yang
menampilkan sistem proses dan aliran data ke dan dari proses. Kami menggunakan
DFD logis untuk sistem informasi dokumen karena kami dapat mewakili sifat logis
sistem – sistem tugas yang melakukan – tanpa harus menentukan bagaimana, dimana
atau oleh siapa tugas selesai. Keuntungan dari DFD logis (versus DFD fisik) adalah
bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang melakukan sistem. Lihat, misalnya,
Gambar 3.4, dimana label pada aliran data menggambarkan sifat data, bukan
bagaimana data di transmisikan. Adalah pembayaran dalam bentuk check, uang tunai,
kartu kredit, atau kartu debit? Kita tidak tahu, adalah jurnal penjualan file buku, kartu,
atau komputer? Sekali lagi, kita tidak tahu.

18
 Gambar 3.4 Data Flow Diagram Logis (Diagram Level 0)

Apa yang kita tahu bahwa pelanggan pembayaran diterima, diverifikasi untuk
akurasi, tercatat dalam jurnal penjualan, dan disimpan di bank. Jadi, DFD logis
menggambarkan sistem kegiatan, sedangkan DFD fisik menggambarkan sistem
infrastruktur. Kita perlu kedua gambar untuk memahami sistem yang benar. Pada
akhirnya, catatan bahwa proses pada Gambar 3.4 dilabeli dengan kata yang
menggambarkan tindakan yang dilakukan, daripada dicap dengan kata benda yang
kita lihat pada DFD fisik. Gambar 3.4 adalah tingkatan atas melihat lingkaran di
Gambar 3.2  diagram konteks. Karena semua lingkaran dalam Gambar 3.4 yang
diikuti oleh titik desimal dan nol angka, diagram ini sering disebut tingkat 0 diagram.
Anda harus menyadari bahwa masing-masing data mengalir ke dalam dan keluar dari
konteks lingkaran di Gambar 3.2 juga mengalir ke dan dari lingkaran dalam Gambar
3.4 (kecuali untuk aliran antara lingkaran, seperti rekor penjualan, yang adalah
terkandung dalam lingkaran di Gambar 3.2). ketika dua DFD – dalam kasus ini, DFD
seimbang. Hanya seimbang set DFD (yaitu diagram konteks, DFD logis, dan DFD
fisik) sudah benar. Untuk menyimpulkan Gambar 3.4 kami telah membuktikan tidak
benar konteks diagram pada Gambar 3.2 ke dalam komponennya yang tingkat atas.
Kita telah melihat dalam konteks lingkaran diagram untuk melihat pembagian utama
proses penerimaan uang. Subdivisi berturut-turut, atau meledak dari logis DFD
disebut atas ke bawah partisi dan, ketika dilakukan dengan benar, mengakibatkan

19
serangkaian seimbang DFD. Kami akan menggunakan Gambar 3.5, yang
menggambarkan serangkaian generik DFD seimbang, belajar partisi dan
menyeimbangkan. Pemberitahuan bahwa tingkat 0 DFD (bagian b) memiliki input
yang sama (A) dan output yang sama (B) sebagai konteks diagram (bagian a).
Sekarang lihat pada bagian c, ledakan lingkaran 1.0. bagian c memiliki input yang
sama (A) dan keluaran sama (C dan D) sebagai bagian b. Hubungan ini harus ada
karena diagram 1.0 (bagian c) adalah sebuah ledakan lingkaran 1.0 di bagian b. Yang
sama dapat dikatakan untuk bagian d, partisi yang lingkaran 3.0. Akhirnya, bagian e
menunjukkan diagram 3.1, partisi lingkarang 3.1. studi Gambar 3.5 dan pastikan anda
memahami hubungan antara tingkat dalam set DFD. Sementara anda belajar gambar,
anda mungkin juga melihat konvensi digunakan untuk nomor lingkaran di setiap
tingkat. Juga, lihat kotak entitas muncul dalam konteks diagram dan diagram level 0
tetapi tidak biasanya muncul dalam diagram di bawah tingkat 0. Top - down partisi
DFD ini sering dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang merupakan cara berfikir
tentang solusi untuk masalah dana tentang desain sistem informasi. Pendekatan
sistem meminta kita untuk mempertimbangkan sistem secara keseluruhan yang terdiri
dari beberapa bagian yang saling berhubungan. Menggunakan pendekatan ini, kita
kemudian menganalisis masalah atau sistem oleh membusuk sistem. Meskipun DFD
Fisik demikian pula dinomori, kami tidak menggunakan istilah tingkat 0 bila merujuk
kepada DFD Fisik karena tidak ada tingkat DFD yang lebih rendah.
Gambar 3.5 Satu Set DFD Seimbang

20
(atau masalah situasi) cara Top - down, mengungkapkan progresif, lebih detail.
Setelah memulai dekomposisi kami di bagian atas dengan pemandangan seluruh
sistem (dan sistem tujuan), dan mengakui hubungan.

3. Diagram IPO dan HIPO

Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk
membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart. Bagan IPO
menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi
bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan
kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam
bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari
sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat
kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat
pemakaian pemakai. Bagan HIPO (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua
segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai
modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-
proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem
dan menyediakan daftar isi dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema
penomoran.

21
 BAB IV
PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik pendokumentasian yang baik. Oleh
karena itu, harus memahami teknik-teknik dalam mendokumentasikan dan
memahami apa saja yang harus dikuasainya. Dengan gambaran grafis tersebut,
auditor akan mudah melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu perusahaan.
Teknik dokumentasi yang populer digunakan adalah diagram arus data dan bagan alir
yang terdiri atas bagan alir dokumen, bagan alir sistem dan bagan alir program. Alat
pendokumentasian tersebut dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu
penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.

4.2. Saran
Saran dari penulis untuk pembaca, agar pembaca lebih memahami tentang teknik
sistem dokumentasi di era globalisasi saat ini. Penulis menyadari, dalam pembuatan
makalah ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami sebagai penyusun
berharap agar ada kritik dan saran dari semua pihak terutama dosen.

22
DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, And Hopwood 2006. Accounting Information System Nine Edition.

Pearson Education : Inc Publishing As Pretice Hall.

Akuntansi, D. 2016. TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM.

http://duniaakuntantansi.blogspot.co.id/2016/09/makalah-teknik-dan-dokumentasi-
sistem.html. (Dipetik 18 maret 2020, dari Dunia Akuntansi:)

23